Belgeleri nasıl mevzuata uygun olarak sürümleyebilirim?

Doküman Yönetim Sistemi DMS'deki Versiyonlama Özelliği Ne İşe Yarar?

Versiyonlama özellikleri, birçok DMS yazılımı kullanıcısı için önemli bir rol oynar. Avantajları hakkında daha fazla bilgi edinin.

Bir doküman yönetim sistemi (DMS) içinde versiyonlama kavramı yabancı bir terim değildir. GoBD uyumlu versiyon kontrolü ve revizyon güvenliği için bir doküman yönetim sisteminin kullanılması gerekliliği giderek daha da açık bir şekilde ortaya çıkmaktadır.

Çünkü bu durumu bilmez misiniz? Bir sözleşme birden çok kez düzenlenir - burada bir değişiklik, orada bir not, pozisyon eşleme, toplam değişikliği ve sonunda anlaşma. Bu şekilde her bir değişiklik yerel olarak bilgisayarda kaydedilir ve daha fazla denetim için gönderilir.

Eğer şimdi meslektaşınız yoksa veya müşteri "XYZ" işlemini yaptığınız son ayın versiyonunu sorduğunda her şey aksar.

Version karmaşası ve tekrarlamalar ortaya çıkar.

En azından bu noktada belgelerin versiyon kontrolünü veya yönetimini düşünmek için bir kez değer.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

DMS Yazılımının Avantajları

DMS yazılımının merkezi yönlendirme yaklaşımından kaynaklanan çeşitli avantajlar bulunmaktadır. Örneğin, tüm çalışanların aynı ve doğru verilerle çalışmalarının sağlanması sağlanır.

Ayrıca, medya bozulmaları önlenir, böylece iş akışları çerçevesinde kesintisiz bir bilgi akışı sağlanır.

Bu nedenle, ayrıca bir veri bakımını önlenir, bu da iletilerden kaynaklanan hataların önlenmesi anlamına gelir ve bununla birlikte yönetilen verilerin kalitesine olumlu olarak yansır.

Birçok şirket, özellikle KOBİ'ler, bu durumu veri güvenliği için bir engel olarak görmekte ve PaperOffice tarafından sunulan PaperOffice gibi bir DMS kullanımını desteklemektedir.

Sürümleme nedir?

Kısaca söylemek gerekirse, sürümleme dokümanlardaki tüm değişiklikleri takip eder.

Sürümleme terimi, temel olarak belgelerde veya dosyalarda yapılan değişikliklerin kaydedilmesi için kullanılan işlemin işleyişidir.

Her belge değişikliği tespit edilir ve yeni bir belge sürümü olarak gölge kopyası olarak kaydedilir.

Her belgedeki değişiklik, ilgili bir arşive "yeni" bir belge sürümü olarak eklenir. Kayıtlar değişiklikleri şeffaflaştırır ve istediğiniz zaman takip edilebilir kılar.

Bu noktada, bir sonraki görüntüleyici belgenin ne zaman ve hangi düzenleyici tarafından değiştirildiğini bilebilir. Bu şekilde belge yaşam döngüsünün tam bir özetine sahip olursunuz.

Bir sürümleme otomatik veya manuel olarak gerçekleştirilebilir.

Peki bunların arasındaki fark nedir? Bu ve PaperOffice DMS'in desteklediği tüm sürümleme yöntemleri hakkında daha fazla bilgiyi tam olarak açıklayan Çalışma Atölyesi Eğitimide bulabilirsiniz.

Sürümleme Türleri Nelerdir?

Otomatik Sürümleme

Otomatik sürümleme, belge değişikliği tespit ettiğinde PaperOffice'ın otomatik olarak harekete geçtiği ve yeni bir kopyasını "Düzenleme Belgeleri" belge havuzunda sakladığı yöntemdir. Sürümü sadece "Düzenlemeyi Bitir" düğmesine tıkladığınızda güncellenir.

Bu şekilde, ağdaki belgelerin üzerine yazılamaz. Bir belge üzerinde çalışıyorken, belge havuzunda olduğu sürece korunur.

"Yeni bir sürüm" belge kaydedildikten sonra PaperOffice tarafından güncellenir ve belgenin önizlemesini günceller ve belgenin metnini yeniden tanımlar. Önceki sürüm hala kullanılabilir ve alınabilir.

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Manuel Sürümleme

Manuel sürümleme, belgelerin yazdırılıp imzalandığı ve ardından yeni bir sürüm olarak taramalarının yapılması gerektiği durumlar için idealdir.

Manuel sürümleme, kullanıcı tarafından manuel olarak sürümleme sürecini başlatmak için uygundur.

PaperOffice, entegre yapay zeka sayesinde bu belgenin zaten var olan bir belge olduğunu tespit eder ve yeni taramayı mevcut bir sürüm olarak arşivlemeyi önerir. Veya eğer görünüm bakımından farklı bir belge ise ve yapay zeka tarafından algılanmadıysa, bu manuel olarak yeni bir sürüm olarak arşivlenebilir.

Sürüm Yönetimi için DMS'nin Avantajları

Birleşik Arşivleme

PaperOffice'teki belgelere gömülü sürümleme sayesinde ayrı dosyalar halinde birden fazla kopya saklanmaz. Bunun yerine, bir belgenin farklı sürümleri aynı dosyada bulunur.

Revizyon Güvenliğine Uyumluluk ve GoBD Uyumluluğu

Dokümanların sürüm kontrolü, revizyon güvenliğine ve GoBD uyumluluğuna uymayı sağlar.

Revizyon güvenliğini sağlamak için, dokümanlardaki ve dosyalardaki her değişikliğin ayrıntıları açık bir şekilde takip edilebilmelidir. Bu değişikliği yalnızca yetkilendirilmiş personelin yapabilmesi gerekmektedir. Ancak aynı zamanda yıllar sonra bile hangi personelin ne zaman neyi değiştirdiğini bilmek de önemlidir.

Ortak Erişimin Yapılandırılması

PaperOffice, sadece bir doküman yönetim sisteminden ziyade kapsamlı bir işbirliği uygulaması olarak hizmet vermektedir. Bu nedenle sadece kapsamlı iş akışları, mühürler ve görev araçları sunulmamaktadır, aynı zamanda entegre edildiği iş akışları çerçevesinde dokümanlarda işbirliğini kolaylaştırmaktadır.

Versiyon kontrolü sayesinde, her kullanıcı belirli bir dokümanın ne zaman ve nasıl değiştirildiğini ve kim tarafından değiştirildiğini bilir. Bir kullanıcı bir dokümanı düzenlemeye başladığında, diğer kullanıcılar için kilitlenir ve eşzamanlı olarak düzenleme yapılamaz.

Son noktaya bakılarak, sözü edilen başka bir belgeyle birlikte çalışma ve erişim haklarını koordine etme, sırasıyla Çıkış Yap ve Giriş Yap işlemi tarafından düzenlenir. Çıkış Yap işleviyle, düzenleyen belgeyi geçici olarak engeller.

Takip eden Giriş Yap işlemiyle, ilk düzenleyici değiştirilmiş belgeyi yeni bir sürüm olarak oluşturur. Önceki düzenleme kilitlenmesi kaldırılır.

Güvenlik ve Birçok Hukuk Normu ve Uyum İhlali

Versiyon kontrolünde en önemli olan şey, tabii ki, tüm yasal gerekliliklerin ve giderek önem kazanan uyum yönlerinin belgelenebilir şekilde yerine getirilmesidir. Çünkü her doküman değişikliği izlenebilir - kimin tarafından yapıldığına kadar.

Sürümleme için Doğru DMS Yazılımı Seçimi

Özetlemek gerekirse, DMS tabanlı sürüm yönetiminin birçok avantajı vardır.

Bununla birlikte, en iyi tarafı şudur: Şirketler önemli iş belgelerinin oluşturulmasını, yeniden düzenlenmesini ve dağıtılmasını otomatik olarak yönetebilirler.

Doküman yönetimi PaperOffice, birçok şirketin revizyon güvenliği sağlamasını sağlar. Bu durumda, iş belgelerindeki tüm değişikliklerin her zaman ve hızlı bir şekilde izlenebilmesi önemlidir.

Başlamak düşündüğünüzden daha kolay.

Hâlâ başaramayacağınızdan endişeleriniz mi var? PaperOffice'in iş hayatınıza entegrasyonu hakkında müşteri vaka çalışmalarını okuyun ve kolaylığı kendiniz görün veya sadece bir test kurulumu talep edin.