Dijital fatura işlemeyi 10 adımda doğru bir şekilde uygulayın

Dijitalleşme ihtiyacı artık herkes için önemli bir husustur.

Kılavuzumuzda, dijitalleşmenin şirketler etrafında nasıl gerçekleşmesi gerektiği ve bunun sizin için ne kadar avantaj getirdiği hakkında birkaç rapor bulacaksınız.

Ancak müşterilerimizden gelen hemen hemen her 3 soru, fatura işlemenin dijital uygulamasıyla ilgilidir. Bu yüzden bu konuya daha yakından bakmaya karar verdik.

Bu makalede, dijital fatura işleme hakkındaki bilgilere biraz daha derinlemesine bakıyoruz. Faturaları dijitalleştirmenin avantajları. Size her şeyi nasıl uygulayabileceğinizi göstereceğiz ve başarılı bir uygulamanın etkisini açıklayacağız.

Gerçek uygulamaya geçmeden önce, soruyu cevaplayalım:

Şirketlerde fatura ve belgelerin dijitalleştirilmesi neden gereklidir?

Bu, giderek daha fazla şirketin sorduğu bir sorudur: "Muhasebemi gerçekten dijitalleştirmem gerekiyor mu"? Cevap evet, yapmalısınız. Diğer şeylerin yanı sıra, çünkü yasama organı böyle olmasını gerektirir. Giderek daha fazla şirket, süreç belgelerine uymak zorunda kalmaktadır.

Yasal düzenlemeler neleri gerektirir?

Yasal düzenlemeler, testle ilgili tüm gelen belgelerin alınması, işlenmesi ve arşivlenmesi ile ilgili gerekliliklere uyulmasını gerektirir.

Mevcut makalemizde birkaç pratik örnek gösteriyoruz. PaperOffice DMS sayesinde dijitalleşmeyi nasıl kolayca çözebilirsiniz? Ancak önce faturaların dijital olarak işlenmesinin genel avantajlarına geliyoruz.

Dijitalleşmenin avantajları nelerdir?

Günümüzün ev ofis ve dijital medya dünyasında, raflara ve masalara yığılmış kağıt faturaları görmek hala yaygındır.

Kağıt kullanmanın temel nedenleri, çalışanların dijitalleşmeyi kabul etmeyi veya onunla başlamayı zor bulmalarıdır. Değişim ve dijitalleşme ile başa çıkmanın zorluklarında yatmaktadır.

Dijitalleşmeye rağmen fiziksel belge kopyalama

Birçok kişi, birlikte çalıştıkları belgelerin fiziksel bir kopyasını saklamayı sever. Ancak yıllardır prova edilen kağıdın ele alınma süreci de burada rol oynamaktadır.

Kağıtsız dönüşüm konusunda zaten ayrıntılı bir makale yazdık. Burada dijital muhasebe konusunu açıkça ele alıyoruz.

Faturayı manuel olarak girmek sadece çok zaman değil, aynı zamanda gizli yüksek maliyetler anlamına gelir. Doğru yapmak çok zaman ve para tasarrufu sağlayabilir.

Başlıca avantajları şunlardır:

• Herhangi bir faturayı saniyeler içinde bulabilir / zamandan tasarruf edebilirsiniz

  Çünkü belgelerinizin dijitalleşmesi sayesinde PaperOffice'te saklanan tüm faturaları saniyeler içinde bulabilirsiniz. Artık kalın klasörler arasında zahmetli bir şekilde gezinmek zorunda değilsiniz. Şirketinizdeki tüm faturaları dijitalleştirerek, bunları sistemde bulmak için yalnızca birkaç tıklamaya ihtiyacınız vardır.

  Bu da bizi ikinci noktaya götürüyor:

• Optimize edilmiş iş / kağıt tasarrufundan yararlanırsınız

  Artık fiziksel klasörler için alana ihtiyacınız yoktur. Bundan böyle faturalarınızı PaperOffice'te arşivleyebilirsiniz. Kağıt tüketimini azaltmak, temiz ve düzenli ofislere yol açar.

• Muhasebe süreçlerini basitleştirin / Örneğin iş akışları ile

  Faturalarınızı dijital olarak yöneterek zamandan ve emekten tasarruf edersiniz. Oluşturma, teslim ve işleme maliyetlerinin yanı sıra. Gelişmiş görevler, iş akışları ve iletme için kopyalar oluşturmayın. Her şey dijital olarak çalışır ve şeffaf ve anlaşılırdır.

  Faturalarınızın dijitalleştirilmesi sayesinde, değerli indirim tarihlerini artık kaçırmayacaksınız.

• Basmalı düğme erişimi için izni ayarlama

  Tek tek belgelere ve klasörlere bireysel erişim hakları, net güvenlik sağlar. Bireylere veya tüm departmanlara erişim izni verebilirsiniz. Muhasebe gibi.

• Kişileri otomatik olarak algıla

  PaperOffice, belge içeriğindeki adres verilerini akıllıca tanır. Ardından, belgeyi mantıksal olarak varolan kişilerinize bağlar. Bu, diğer şeylerin yanı sıra, yalnızca birkaç tıklamayla belirli bir kişi için tüm belgelerin görüntülenmesini sağlar.

• Otomatik anahtar sözcükler

  PaperOffice, akıllı yapay zeka tanıma ve anahtar sözcüklerle sizi destekler. Bu sayede faturada en önemli doküman verileri aranır.

  KI PIA, verileri belgeden akıllıca okur. Ardından dokümanı tam anahtar kelimelerle dosyalayın. Gerekirse testinizle birlikte veya otomatik olarak arka planda.

• Vergi danışmanları için gömme / dışa aktarma işlevi

  Faturalarınızı kolayca teslim edebilirsiniz. Hesap ataması ve anahtar sözcüklerle. Gelişmiş arama sayesinde, dışa aktarma için ihtiyacınız olan her şeye sahipsiniz. Örneğin, geçen ayki tüm faturalar gibi.

  Klasör yapısı, PDF dosyası, tüm bilgileri içeren Excel dosyası dahil. Sonuç olarak, muhasebeciniz veya muhasebeciniz belgeleri kolayca içe aktarabilir.

• Hızlı düzenleme seçenekleri

  Muhasebe gelecekte hızlı bir şekilde uygulanabilir. Tüm belgeleri hemen bulmakla kalmaz, aynı zamanda örneğin bunları doğrudan düzenleyebilir / sınıflandırabilirsiniz. Denetimden geçmiş arşivleme sayesinde tüm yasal gereklilikler karşılanır. Kontrol etmek ve onaylamak bu nedenle çocuk oyuncağıdır.

  Faturaların dijitalleştirilmesi birkaç nedenden dolayı kaçınılmazdır. Birçok şirket de faturaların dijitalleştirilmesinin gelecek olduğuna ikna olmuş durumda. Bu da bugün ve şimdi kabul edilmelidir.

  Bununla birlikte, birçok kişi hala bu adımın uzun bir projeyle ilişkilendirileceğinden korkuyor. Bu zor, pahalı, riskli ve istikrarsızlaştırıcı olacaktır. İyi haber şu ki, sonuçta, PaperOffice sayesinde, artık durum böyle değil!

Faturaları dijitalleştirmeden önce nelere dikkat edilmelidir?

Her şeyden önce, gelen faturaların taranması ile dijitalleşmeyi karıştırmamak veya azaltmamak önemlidir. Böylece doğrulama, ödeme ve arşivleme için iş akışı sürecine daha kolay ve hızlı bir şekilde girebilirler. Dijitalleşme çok daha fazlasıdır.

OCR metin tanımanın avantajları: OCR metin tanıma sayesinde birçok şey otomatikleştirilebilir. Örneğin yapay zeka (AI) ile. Bu şekilde, öğrenme fonksiyonları giderek daha güçlü ve güvenilir algılama algoritmaları haline gelmektedir.

Faturada görünen kalemler hemen tanımlanabilir ve belgeden çıkarılabilir. Belge dosyalanır ve muhasebe veya ERP sistemine sunulabilir.

Örneğin, dijitalleştirme ile finansal hizmet sağlayıcısı, fatura alındığında gerçek zamanlı olarak güvenilir bilgilerden yararlanır.

Bu makalenin asıl sorusuna geliyoruz:

Fatura işlemeyi nasıl uygulayabilirim?

Faturalarınızı PaperOffice ile yönetiyorsanız, gelen fatura işleme tamamen elektroniktir. Gelen faturayı dijital olarak, yani e-posta yoluyla veya tarayarak zaten alacaksınız. Bu fark etmez.

DropMail ile gelen faturaları dijitalleştirin, nasıl?

Gelen faturalarınızı dijital formatta zaten alıyorsanız, PaperOffice'e entegre DropMail modülünü öneririz. Bu, PaperOffice'te kişisel bir DropMail e-posta adresi oluşturmanıza olanak tanır. Onlara yalnızca fatura gönderirsiniz.

DropMail adresinize e-posta eki olarak gönderilen tüm faturalar otomatik olarak PaperOffice'te arşivlenir. Tanımlanabilir dosyalama kuralları ile ve iş olmadan.

PaperOffice faturayı tanır ve ilgili verileri okur. Yazılım daha sonra faturayı uygun klasöre kaydeder. Akıllı yapay zeka sayesinde, isteğe bağlı olarak daha fazla onay süreci, görev ve iş akışı başlatılır.

Sürece dahil olacak tüm çalışanlar bilgilendirilir. Fatura iş akışı otomatik olarak çalışır.

Adım adım dijital fatura işleme:

Fatura makbuzu

İstediğiniz adresi "meine_rechnungen@paperoffice.com" biçiminde oluşturun, bir depolama maskesi belirtin veya PIA'yı etkinleştirin ve hepsi bu kadar!

Dijital fatura işleme

PaperOffice faturayı otomatik olarak yakalar ve işlemeye başlar

Tanımlanmış dosyalama kuralları yürütülür. Denetimden geçmiş arşivleme, plana göre arka planda otomatik olarak gerçekleşir.

Faturayı kontrol edebilir, onaylayabilir ve iş akışlarını çalıştırabilirsiniz.

İletmek

Faturaları, ilgili bilgilerle birlikte vergi danışmanına veya üçüncü taraf sistemlere aktarın.

Fatura dijitalleştirmenin geleceği nasıl görünüyor? Yolculuk nereye gidiyor?

Her şeyden önce, faturaların dijitalleştirilmesi verimlilikte önemli ve acil artışlar getiriyor. Dijitalleşme sadece çalışanları zaman alıcı, yoğun bir operasyonel görevden kurtarmakla kalmaz. Ayrıca, manuel hatadan kaynaklanan gecikme ve anlaşmazlık sorunları çözülecektir.

Önemli kağıt belgeleri depolamak, aramak ve kaybetmek için doğal maliyetler önemli ölçüde azalır. Ayrıca tüm borç hesapları sürecinde validasyon ve kontrol süreçlerinin rasyonelleştirilmesi ve otomasyonu.

Satın alma talebinden ödemeye kadar, bu avantajları daha da çoğaltın.

Bir şirket dijitalleşme sayesinde neler başarır?

Dijitalleşme yoluyla, şirket önemli insan ve finansal kaynakları serbest bırakmayı başarıyor. Faaliyetin büyümesini sürekli kaynaklarla absorbe etmek olsun. Veya ekiplerinizi dönüşüm projelerinde harekete geçirmek için. Çalışanlar için faturaların dijitalleştirilmesi bir düşman değildir. Aksine, müttefik. Bunlar çalışmalarını daha ilginç hale getirir ve şirketin finansal yönetimi için katma değer yaratır.

Dijitalleşmeden sonra kağıt yok edilebilir mi?

Her şeyden önce, belgelerin dijital arşivlenmesi için faktörlerin gözetilmesi gerektiğine dikkat etmek çok önemlidir. GoBD'ye göre, kağıt belgeler imha edilebilir. Yabancı vergi veya vergi düzenlemelerine uygun olarak orijinalinde tutulmaları gerekmediği sürece.

Bu, örneğin, bilançoların açılmasını ve inşaat hukuku belgelerini içerir. GoBD ayrıca kağıt belgelerin daha sonraki işlemlerden çekilmesi gerektiğini söylüyor. Ayrıca, tarama işleminden sonra dosya değiştirilmeyebilir.

GoBD uyumlu versiyonlamaya göre revizyon geçirmez

PaperOffice'teki versiyonlama sayesinde herhangi bir zamanda verilir. Belge, saklama süresi boyunca erişilebilir ve değerli olmalıdır.

Bu nedenle PaperOffice, GOBD'ye göre tüm yazılım gereksinimlerinin sertifikalandırılması ve test edilmesi yoluyla gerekli tüm standartları karşılar.

Saklama süresi

Elde tutma süresi sorusu müşterilerimizle tekrar tekrar gündeme geliyor. Çünkü orijinal faturanın nasıl ve nasıl saklanması gerektiğine dair net bir talimat yoktur. Her şeyden önce, sorumlu vergi dairenize, yani sorumlu denetçiye başvurmalısınız.

Hangi belgeler kabul edilir?

Sözleşmeler gibi yasal açıdan ilgili belgelerin hala orijinalinde saklanması gerekmektedir.

Konuya girmek için:

Vergi dairesi elektronik makbuzları kabul eder. Uyuşmazlık durumunda mahkeme sadece orijinaldir.

Bu, bir imzanın yalnızca orijinal belgelerde orijinallik açısından kontrol edilebileceği gerçeğiyle ilgilidir. Orijinal'i asla çöpe atmamanızı öneririz.

Gelen faturaları başarılı bir şekilde işlemek için birkaç yönü göz önünde bulundurmanız gerektiği ortaya çıktı.

Özetleyelim:

Kağıdı süreçten tamamen çıkarmak için, gelen tüm faturaların sürekli dijitalleştirilmesini uygulamanız gerekir. İyileştirmeler, süreci mümkün olduğunca otomatikleştirmekten gelir.

Böyle bir dijital belgenin şirket için bir dizi avantajı vardır. Kişiye özel yazılım, şirkette önemli ölçüde daha fazla üretkenlik sağlar.

Bu nedenle, faturaları dijitalleştirmek, işinizi kağıtsız bir ofise dönüştürmede önemli bir adımdır. Zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar. İş sonuçlarınızın kalitesini arttırır.

Kağıtsız bir ofisin tüm avantajlarından yararlanın.

Bu hatadan kaçındığınızdan emin olun

Büyük şirketler uzun zamandır analog belgeleri tam zamanlı olarak dönüştürme konusuyla ilgilenen dijitalleştirme görevlileri atamış olsalar da, küçük ve orta ölçekli şirketler, özellikle uygun mesleki nitelikler gerektiğinden, genellikle insan kaynaklarından yoksundur.
Bununla birlikte, bu yaygın bir hatadır ve kötü yatırımlara yol açar, çünkü birçok üretici bu cehaletten yararlanır.