Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Мы хотим быть друзьями

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Дружба доверие по чести
Мы никогда не дадим ваш адрес электронной почты кому-либо еще, и каждое электронное письмо включает в себя ссылку на отписка на одном клике.

Эффективная работа благодаря цифровизации


Оцифровка или цифровая трансформация ваших бумажных документов является необходимым условием эффективности и успеха вашей компании. Необходимость оцифровки сейчас является важным аспектом для всех.

Профессиональный совет

В данной статье мы перечислим наиболее важные функции системы документооборота, которые нужны вашей компании для успешной цифровизации.

Требования к DMS, системе управления документами, в последние годы значительно возросли или, скорее, естественным образом. То, что начиналось как база данных, в которой в основном первоначально аналоговые документы были оцифрованы путем сканирования и хранились, стало комплексным офисным программным обеспечением, которое сегодня берет на себя основную часть административных задач офиса.

Но что такое стандарт, что клиент может ожидать от DMS?

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

В данной статье мы покажем вам, какими важными функциями должна обладать система документооборота. Это можно объяснить по пунктам с помощью инновационного программного обеспечения для управления документами PaperOffice DMS.

Прежде чем мы перейдем к преимуществам, давайте ответим на следующий вопрос:

Что такое система управления документами?

Сбор, распространение, архивирование и индексация документов являются неотъемлемыми компонентами процесса повседневной работы во многих организациях. И не забывайте: удаление и поиск документов.

Это означает, что компании из самых разных отраслей ежедневно накапливают важные документы: состязательные бумаги, контрактные документы, черновики, внешние письма, исследования, экспертные заключения и многое другое. Они не только поступают по почте, многие документы также поступают по электронной почте.

Все эти документы должны быть оцифрованы, если они поступают в бумажной форме, требуют структурированной подачи, назначения задач и рабочих процессов и должны быть немедленно доступны по требованию.

Очень важно, чтобы были соблюдены важные сроки и приняты правовые меры для хранения документов.

Это не только отнимает много времени, но и создает ненужную нагрузку на ваш кошелек.

Как внедрение системы документооборота может помочь мне и моей компании?

Внедрение системы управления документами, сокращенно DMS, помогает вам иметь четкую структуру в ваших документах и помогает вам справляться с потоком информации.

DMS также расшифровывается как программное обеспечение для управления документами и предназначен для управления документами, особенно цифровыми документами, что включает в себя преобразование из аналогового в цифровое. PaperOffice DMS является таким программным обеспечением.

PaperOffice DMS устраняет все трудоемкие узкие места и создает четкий обзор важных документов, таких как контракты или письма, управляя ими в цифровом виде в вашей DMS в будущем.

PaperOffice не различает типы документов, независимо от того, нужна ли вам помощь в управлении клиентскими контрактами, состязательными бумагами, отчетами о гонорарах, суждениями и электронной корреспонденцией: благодаря системе управления документами ваши предыдущие процессы в вашей компании или организации оцифровываются, что делает их более эффективными, прозрачными и значительно более гибкими.

Отсканированные и цифровые документы можно найти, отредактировать, сохранить, распространить, пометить и переслать за считанные секунды с помощью PaperOffice. Данные из документов могут быть автоматически распознаны и считаны и переданы во внешние системы, такие как CRM или ERP.

Вы, конечно, знаете, что аналоговые документы просто перестали быть актуальными. Тем не менее, вы также видите сложности, связанные с преобразованием существующего аналогового архива в цифровые данные. Потому что оцифровка документов – это больше, чем просто тренд. Фактически, в настоящее время это необходимое условие для того, чтобы оставаться конкурентоспособным и актуальным со всеми другими компаниями в том же секторе.

Поэтому имеет смысл внедрить в свою компанию систему документооборота.

Итак, мы прояснили вопросы о том, что такое DMS и что принесет мне введение, и подошли к фактическому вопросу статьи:

Какие 7 важных функций должна выполнять ваша система документооборота?

Функция 1: Местоположение. Сохранить в цифровом архиве

Важнейшей и первой функцией каждой системы документооборота является сведение воедино всех документов и их информации. Именно так происходит архивирование и администрирование отсканированных и цифровых документов, а также электронных писем в базе данных, так сказать, цифровом архиве.

PaperOffice хранит всю информацию непосредственно в базах данных MySQL / MariaDB, которые могут управляться непосредственно в вашей локальной среде на любой платформе с вашего локального ПК, через устройства NAS, такие как QNAP и Synology, или ваши собственные или выделенные серверы, включая удаленный доступ из домашнего офиса.

Не имеет значения, к какому типу документа он относится.

Все типы документов могут храниться централизованно в DMS и, следовательно, доступны для всех отделов и бизнес-областей.

Все документы, относящиеся к компании, хранятся централизованно и могут быть быстро найдены всеми сотрудниками.

Где должен находиться цифровой архив?

Мы рекомендуем нашим клиентам архивировать оцифрованные данные либо в базе данных, расположенной на NAS-устройстве, таком как Synology или QNAP, либо на выделенном сервере. С собственным внешним (выделенным) сервером PaperOffice вы получаете все преимущества облака с идеальной защитой данных и экономите деньги и много работы каждый месяц.

Server rooms at STRATO in Berlin
A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

С сервером PaperOffice у вас есть все преимущества облачного решения с одним огромным отличием: Это ваш собственный выделенный сервер баз данных, и никто не обращается к нему, кроме вас.

Не хотите использовать сервер? Ничего.

Почему NAS идеально подходит для архивации документов

NAS, сетевое хранилище, на немецком языке запоминающее устройство с сетевым подключением, а также совместимое программное обеспечение для PaperOffice DMS и внутреннего облака готовы. Абсолютно безопасен от состояния и негосударственного любопытства и, благодаря функции резервного копирования, также безопасен от сбоя жесткого диска.

Функция 2: Простой поиск документов. Поиск и поиск

PaperOffice сканирует входящие документы, которые еще не являются двоичными, и преобразует их в цифровой формат чтения и записи с помощью собственного программного обеспечения OCR.

При этом сохраняются дата и время, номер версии и ключевое слово, которые поисковая система PaperOffice может использовать для поиска документов, даже если ищущий человек знает только содержание документа рудиментарно.

Чтобы упростить задачу, PaperOffice отображает последние сохраненные документы в списке предварительного просмотра. Все, что вы сохраняете в PaperOffice, автоматически полностью распознается с помощью PaperOffice FileOCRmax, оптимизировано с помощью бизнес-словарей и проиндексировано для идеального поиска по ключевым словам в вашей базе данных SQL для поиска по ключевым словам.

Автоматическое распознавание и оптимизация языка: PaperOffice автоматически распознает язык документа и, таким образом, оптимизирует распознавание текста OCR до абсолютного максимума для наилучшего распознавания текста всех документов.

Кончик

На тему «Лучшее решение для БЕЗБУМАЖНЫХ офисов без дополнительной работы + архивирование документов непосредственно со СКАНЕРА» на YouTube есть видео, которое четко объясняет этот процесс:

Долгосрочная читаемость хранимых документов

Прежде всего, PaperOffice DMS шифрует все документы, когда они сохраняются для безопасности, в соответствии с одним из самых высоких стандартов безопасности, доступных в настоящее время, AES-1024bit.

Преобразование обратно в читаемые документы возможно в любом текущем формате, при этом PaperOffice регулярно обновляет свои форматы файлов, что означает, что документы также будут читаемыми в будущем.

Содержание

Функция 3: Обеспечение законных сроков хранения

Одним из важнейших аспектов при хранении документов через систему документооборота является соблюдение правовых норм или требований ГБД.

Аббревиатура GoBD расшифровывается как «Принципы надлежащего управления и хранения книг, записей и документов в электронном виде и доступа к данным».

В частности, благодаря защищенному от аудита, высоко зашифрованному хранилищу документов непосредственно в центральной базе данных SQL PaperOffice отвечает всем требованиям к стандартам документов и юридическим рекомендациям или самому высокому в мире немецкому стандарту GOBD.

Термин «управление версиями» не является иностранным словом в системе управления документами (DMS). Необходимость использования системы управления документами, которая имеет GoBD-совместимый контроль версий и аудит управления версиями, является более очевидной, чем когда-либо прежде.

Three documents with different versions
Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Управление версиями делает все изменения отслеживаемыми

Термин «управление версиями» можно объяснить очень легко: в целом, речь идет о функциональности, используемой для записи изменений в документах или файлах. Изменение документа может быть обнаружено и сохранено в виде теневой копии в виде новой версии документа.

Кончик

Кстати, на YouTube есть видео об архивации электронной почты в соответствии с законом Outlook , которое объясняет этот процесс понятным образом:

Обеспечьте неизменность

Каждое изменение документа помещает «более новую» версию документа в соответствующий архив. Ведение журнала делает изменения прозрачными и отслеживаемыми в любое время. На этом этапе последующий зритель знает, когда и каким редактором было внесено изменение в документ. Это дает вам обзор всего жизненного цикла документа. Управление версиями может выполняться автоматически или вручную.

Чтобы обеспечить безопасность ревизии, все детали изменения документов и файлов должны быть четко прослежены. Необходимо обеспечить, чтобы только уполномоченные сотрудники могли вносить такие изменения. Но не менее важно знать спустя годы, какие сотрудники изменили, что и когда.

PaperOffice превосходит все требования законодательства

Разработка PaperOffice DMS совместима с GoBD, поэтому вы можете использовать программное обеспечение без каких-либо забот о том, чтобы нарушить правило. Например, каждый раз, когда кто-то изменяет документ, создается новая версия этого документа. Таким образом, вы можете отслеживать, какое содержимое было в документе в какое время.

Кончик

Кстати, на YouTube есть видео о настройке Synology NAS MariaDB 10 и системы управления документами PaperOffice , в котором этот процесс объясняется понятным образом:

В обоих случаях, даже в худшем случае, гарантируется, что архивные базы данных будут восстановлены в краткосрочной перспективе, и поэтому периоды хранения всегда соблюдаются.

Функция 4: Автоматическое обнаружение и ввод ключевых слов

PaperOffice оснащен ИИ, который самостоятельно распознает информацию в вашем документе и автоматически назначает ее правильно.

PIA - это AI (PaperOffice Intelligent Filing), интегрированный в PaperOffice , и каждый добавленный документ:
  • Анализируйте и разбивайте на так называемые блокчейны с помощью интегрированного «компьютерного зрения»
  • Распознавание текста с помощью распознавания текста OCR и сравнение его со словарями с помощью PaperOffice SmartSpell
  • Индекс и каталог визуально и по ключевому слову для интегрированной поисковой системы PaperOffice
  • Неважно, от какого источника сканера!

Это означает, что PIA предоставляет вам собственную мощную поисковую систему для всей вашей информации, которая может искать и находить текст, как классические поисковые системы, такие как Google, но также может делать все это визуально, то есть сравнивать и распознавать документ визуально.

PaperOffice автоматически распознает все документы, которые были изучены PIA с этого момента времени, что, в свою очередь, может вызвать автоматические правила и подачу масок.

PIA распознает наиболее важные значения в документе и уже заполнит форму ключевых слов для вас. Затем вы можете проверить значения и исправить или добавить к ним при необходимости. Этот процесс может быть выполнен вручную или автоматически в фоновом режиме.

Функция 5: Автоматизация захвата документов

Интеллектуальный мониторинг папок берет на себя то, что сдерживает вас: автоматически в фоновом режиме в соответствии с вашими спецификациями, высокоточный и надежный.

  • Интеграция всех устройств

    Интегрируйте все устройства, такие как копировальные аппараты или сканеры, всего несколькими щелчками мыши. Как только файл появляется в указанной папке, он обрабатывается.

  • Любое количество мониторов

    Создайте любое количество различных папок для мониторинга и укажите, что должно произойти после импорта. PaperOffice может даже перемещать архивированные файлы в новую вложенную папку.

  • Шаблоны документов на основе ИИ

    Автоматическая индексация с помощью автозаполнения PIA и распознавание контактов благодаря PIA AutoContact блестяще работают вместе с мониторингом. Все соответствующее содержимое документа распознается, и документ автоматически индексируется. Это также работает с контактами!

  • Фиксированные ключевые слова и рабочие процессы

    Включите режим массового импорта, оптимизированный для массового импорта, пропуская обработку AI для максимальной скорости подачи.

    Вы можете точно указать, где новые файлы сохраняются в PaperOffice, назначить фиксированный тип документа и статус документа каждому новому документу и даже запустить рабочие процессы.

Функция 6: Управление пользователями и права доступа

Пользователи PaperOffice гарантированно видят только то, что разрешено из-за указанного уровня выпуска, а с помощью FolderLock вы можете скрыть целые папки и вложенные папки, а также содержимое.

Можно также указать, каким пользователям разрешено что делать, и разделить их на фиксированные группы пользователей и отделы, чтобы можно было контролировать, кто где и что может видеть.

  • Уровни очистки и права

    Это означает, что каждый пользователь видит только то, что соответствует его уровню выпуска или ниже, и ему разрешено делать только то, что вы ранее определили.

  • Скрытие папок и документов

    С PaperOffice FolderLock вы можете постоянно скрывать целые папки и их вложенные папки, а также документы от определенных пользователей и, таким образом, избегать любопытных вопросов. Используйте FolderLock для постоянного скрытия целых папок, включая вложенные папки и документы, от определенных пользователей.

  • Группы и отделы

    Назначайте пользователей свободно определяемым группам и отделам, которые также можно использовать для рабочих процессов и задач.

  • Многоуровневые определяемые права пользователя

    Вы можете решить для себя, кто именно имеет доступ к каким функциям в PaperOffice, имея возможность точно определить права пользователя, которые затем применяются по всей сети.

Особенность 7: Мощная система документооборота

Большой проблемой в прошлом, но все еще сегодня, является дублирование файлов из-за многократного хранения и неоднозначности в отношении статуса обработки документов или проектов. PaperOffice имеет очень комплексное управление рабочими процессами с назначением задач, которое также хранит все процессы централизованно. Будь то проектная работа или обработка документов.

Цифровые рабочие процессы автоматизируют ваши рабочие процессы: после определения все происходит полностью автоматически: просто назначьте документу предопределенный рабочий процесс или позвольте основной сборке взаимодействия принять решение автоматически. Уведомление по электронной почте включено!

Каждый сотрудник всегда в курсе событий с помощью функции рабочего процесса PaperOffice. При необходимости документ может быть заблокирован для других до тех пор, пока не будет внесено изменение. Конечно, версионирование также применимо и здесь.

  • Любые определения рабочих процессов

    Рабочие процессы могут быть вложены на любую глубину и содержать любое количество красных/зеленых решений, чтобы связать последующие рабочие процессы и процессы.

  • Ответственность и срок выполнения

    Определите, может ли пользователь или весь отдел выполнить задачу. PaperOffice автоматически назначает рабочий процесс ответственному лицу.

  • Полный доступ

    При необходимости статус документа можно самостоятельно корректировать для различных событий по вашим спецификациям и даже отправлять уведомления по электронной почте.

Обязательно избегайте этой ошибки

В то время как крупные компании уже давно назначают сотрудников по оцифровке, которые занимаются темой преобразования аналоговых документов на полный рабочий день, малым и средним компаниям обычно не хватает человеческих ресурсов, тем более что требуется соответствующая профессиональная квалификация.
Однако это распространенная ошибка и приводит к плохим инвестициям, потому что многие производители пользуются этим невежеством.

Окончательное 5-шаговое руководство

Кончик

Мы создали окончательное 5-шаговое руководство по переходу на безбумажный документ и оцифровке вашего бизнеса в виде загружаемого документа, подробно описывая каждые 5 шагов и сколько времени это займет:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

FAQs

Наконец, мы отвечаем на несколько чаще задаваемых вопросов по этому вопросу "7 важных функций, которые должна выполнять ваша система управления документами":

Какой сканер использовать для DMS?

Для сканирования связанных документов рекомендуется использовать листовой сканер с разрешением не менее 300 точек на дюйм. Сканер хотел иметь функцию сканирования на fodler и дополнительные драйверы WIA/TWAIN. У нас был хороший опыт работы с Fujitsu Scansnap, которые работают очень надежно.

Как лучше всего архивировать документы?

Бумажные документы, как правило, должны быть отсканированы в формате PDF/A, а затем сохранены в программном обеспечении для управления документами DMS - или непосредственно, если программное обеспечение поддерживает это или автоматизирует его, например, посредством мониторинга.

Могу ли я выбросить оригиналы документов?

Если вы используете приличное программное обеспечение, которое получает регулярные обновления и имеет стратегию резервного копирования данных, ответ ДА для некритических документов. Все, что может юридически требовать оригинала, также должно храниться в оригинале. Например, PaperOffice DMS имеет возможность хранить исходное место хранения в свойствах документа.

Вывод

Оставайтесь инновационными

Термин «управление документами» включает в себя гораздо больше, чем можно было бы себе представить изначально. Внедрение системы документооборота в Вашей компании сейчас является обязательным условием эффективности и успеха Вашей компании. Необходимость оцифровки сейчас является важным аспектом для всех.

Приведенный выше список из 7 функций отнюдь не является полным, а лишь ограничивает ваш собственный творческий потенциал и профессионализм в зависимости от области применения! Если рассмотреть оцифровку аналогового архива с этих точек зрения и произвести контррасчет, то становится понятно, что усилия стоят того и как, например, следует рассматривать инвестиции в новую, более современную и более быструю машину.

Это то, что говорят наши клиенты

Тематическое исследование

Автоматизированная обработка счетов-фактур

15 причин, почему вы должны использовать управление документами со сканером

Цифровая обработка счетов-фактур в сочетании с системой управления документами (DMS) вносит значительный вклад в эффективность и успех вашей компании и в безбумажный офис. Потребность в цифровой обработке счетов-фактур в настоящее время является важным аспектом для всех.