- Gestiune automată a contractelor dvs.
Este una dintre cele mai importante funcții ale unui software de management al contractelor.
Această funcție permite companiilor să gestioneze contractele în mod rapid, eficient și rentabil. Prin intermediul gestionării automate a contractelor, companiile pot urmări și gestiona diferite tipuri de contracte, cum ar fi contracte de cumpărare, contracte de servicii, contracte de licență, contracte de suport și multe altele.
Aceste contracte pot fi căutate și sortate ușor pentru a obține rapid informațiile necesare.
Prin gestionarea automată a contractelor, companiile pot urmări și starea contractelor, cum ar fi aprobate, în așteptare, expirate sau anulate, fără a fi nevoie să creeze fluxuri de lucru în acest sens.
De asemenea, companiile pot urmări informațiile financiare referitoare la contracte, cum ar fi costurile, termenii de plată, datele de expirare și opțiunile de prelungire. Sau pur și simplu pot vizualiza datele documentelor fără a fi nevoie să deschidă contractele.
- Căutare extinsă
Funcția de căutare extinsă este, de asemenea, o funcție foarte importantă pe care un software de management al contractelor trebuie să o aibă. Aceasta permite utilizatorului să găsească rapid și ușor toate contractele relevante aplicând diverse criterii de căutare.
Prin intermediul căutării extinse, utilizatorii pot căuta contracte care au un anumit număr, furnizor sau tip de serviciu.
În plus, pot căuta și în funcție de data de expirare a contractului, costuri, responsabilități și alte detalii relevante.
Căutarea extinsă poate fi realizată și pe baza de criterii personalizate pentru a simplifica căutarea contractelor specifice. De asemenea, este posibil să combinați diferiți parametri de căutare pentru a obține rezultate mai precise.
Această funcție permite utilizatorilor să caute și să analizeze inventarul complet al contractelor într-un mod simplu și rapid. Aceasta poate ajuta companiile să înțeleagă mai bine impactul contractelor asupra afacerii lor și cum pot face contractele mai eficiente și mai rentabile.
- Monitorizarea contractelor
Cu ajutorul acestei funcții, companiile pot urmări contractele și se pot asigura că toate condițiile sunt respectate.
Monitorizarea contractelor poate fi utilizată pentru a stoca toate informațiile relevante despre un anumit contract, pentru a monitoriza ce trebuie îndeplinit și pentru a monitoriza costurile.
În plus, companiile pot utiliza monitorizarea contractelor pentru a se asigura că toate contractele sunt îndeplinite în mod eficient și la timp, urmărind data de finalizare, starea și cerințele deschise. Aceasta poate ajuta la evitarea întârzierilor inutile și asigurarea îndeplinirii la timp a tuturor contractelor.
- Versionare
Versionarea este o parte esențială a managementului contractelor. Prin intermediul versionării, modificările aduse unui contract pot fi urmărite și poate fi înregistrată o întreagă istorie a acestor modificări.
Aceasta oferă un control simplu și transparent asupra modificărilor și permit părților implicate să aibă o versiune coerentă a contractului.
Versionarea este deosebit de importantă atunci când există mai multe versiuni ale contractului, deoarece permite identificarea versiunii valabile. De asemenea, facilitează părților urmărirea modificărilor și compararea cu versiunile anterioare ale contractului.
- Automatizarea termenilor limită
Automatizarea termenilor limită în managementul contractelor ajută companiile să reducă timpul și costurile necesare pentru gestionarea portofoliului lor de contracte.
Prin automatizare, sunt sprijinite activități standard, cum ar fi gestionarea informațiilor contractuale și monitorizarea termenelor limită. Aceasta permite reducerea la minimum a activităților manuale, permițând companiilor să-și concentreze resursele pe sarcini mai importante.
În plus, automatizarea poate contribui și la asigurarea faptului că contractele sunt executate și respectate corect.Cu ajutorul automatizării, companiile pot declanșa automat notificări, fluxuri de lucru și alerte pentru îndeplinirea sarcinilor.
- Recunoaștere și indexare a textului
Recunoașterea textului este una dintre cele mai utile funcții în managementul contractelor. Acesta permite recunoașterea textului în documente digitale sau analogice după procesul de arhivare.
Cu ajutorul recunoașterii textului, companiile și organizațiile pot căuta ușor contractele și pot găsi rapid informațiile relevante, economisind astfel timp și bani.
Recunoașterea textului permite utilizatorilor să caute contracte folosind cuvinte cheie specifice în loc să le parcurgă manual. Cu ajutorul recunoașterii textului, utilizatorii pot căuta rapid anumite termeni, date, nume sau alte cuvinte cheie care se găsesc în documentele contractuale.Această funcție permite utilizatorilor să extragă și să găsească rapid informații relevante din contracte. În plus, permite căutarea ușoară în întreaga bază de date a contractelor, ceea ce facilitează găsirea informațiilor.
- Controlul accesului
Controlul accesului în managementul contractelor ajută companiile să se asigure că doar utilizatorii autorizați au acces la informațiile confidențiale referitoare la contracte. Acest lucru protejează integritatea informațiilor și asigură că nu se fac modificări sau adăugiri neautorizate la contracte.
În plus, poate contribui și la asigurarea conformității cu cerințele reglementare, garantând că doar utilizatorii autorizați au acces la informațiile confidențiale referitoare la contracte.
- IntegrareSoftware-ul poate fi integrat cu alte sisteme, cum ar fi ERP sau CRM, pentru a crește eficiența.
Sfat
Despre subiectul "Cea mai bună soluție pentru birouri fără hârtie fără efort + Arhivarea directă a documentelor de pe SCANER" există un videoclip pe YouTube care explică acest proces simplu și clar:
