Scanere și gestionarea documentelor: beneficii și utilizări

Există o dihotomie în majoritatea birourilor din întreaga lume. Pe de o parte zona digitală cu calculatoare individuale și de rețea, pe de altă parte documente pe suport de hârtie. Acest lucru provoacă uneori haos și, mai presus de toate, timpul este pierdut. Timpul petrecut în căutarea conținutului.

Paperless work through digital processes

Potrivit unui raport internațional al McKinsey, lucrătorii de birou petrec 1,8 ore pe zi căutând și adunând informații, ceea ce reprezintă o medie de 9,3 ore pe săptămână.

Contabilii, secretarii, cumpărătorii, grefierii, dispecerii și multe alte grupuri profesionale sunt ocupați cu procesarea proceselor administrative în fiecare zi. Munca unui angajat este adesea dependentă de cea a altuia.

Fiecare companie are acum un dispozitiv multifuncțional care acceptă și funcția de scanare. Dar pentru mulți, termenul și utilizarea unui sistem de management al documentelor sunt încă necunoscute.

În articolul curent vă explicăm că merită să utilizați un sistem de gestionare a documentelor cu scanerul dvs. Vă vom oferi cel puțin 15 motive pentru utilizarea acestuia, ceea ce vă va permite să vă faceți biroul fără hârtie și digital și cum îl puteți utiliza pentru a crește eficiența activității de bază a companiei dvs.

Înainte de a intra în motivele pentru care, să răspundem la întrebarea:

Pentru ce se utilizează un DMS în cadrul companiei?

Facturi, conosamente, scrisori însoțitoare, expedieri sau instrucțiuni de utilizare pentru dispozitive noi și certificatele de garanție asociate, pentru a numi doar câteva exemple? Digitalizarea lor vine adesea de mult timp, pur și simplu pentru că există o lipsă de personal și de timp. Ca urmare, muntele analogic crește.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Cu un DMS și scanerul care este potrivit pentru nevoile dvs., puteți obține dihotomia și pierderea inutilă de timp sub control.

DMS reprezintă, de asemenea, software-ul de gestionare a documentelor și este destinat să gestioneze documente, în special documente digitale, care include conversia de la analogic la digital. PaperOffice DMS este un astfel de software.

Deoarece PaperOffice DMS face posibil ca hârtia analogică să devină conținut digital acolo unde apare.

Indexarea structurată inteligent atribuie fiecare document procesului corect prin introducerea unui cuvânt cheie. Cu propriul motor de căutare în PaperOffice, toate documentele pot fi apoi găsite și apelate. În funcție de cerințe, literele înregistrate sunt convertite utilizând recunoașterea textului OCR pentru a le putea procesa cu software Office compatibil.

Am recunoscut nevoia, dar:

Care sunt avantajele unui birou fără hârtie?

În lumea de astăzi, angajații se ocupă de un număr mare de documente diferite: documente originale pe suport de hârtie, cum ar fi scrisori sau contracte, PDF-uri și documente electronice, cum ar fi fișiere și e-mailuri.

În multe companii, aceste documente sunt copiate, tipărite, transmise, distribuite și depuse în diferite locuri. Căutarea de informații importante devine din ce în ce mai dificilă și duce la fluxuri de lucru neeconomice și angajați suprasolicitați. Avem un articol detaliat, în care este descrisă necesitatea sistemelor de gestionare a documentelor și sunt enumerate avantajele utilizării acestora.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Cu toate acestea, dacă angajații dumneavoastră încep să elimine sau cel puțin să reducă consumul de hârtie în birouri sau în întreaga companie, veți îmbunătăți, de asemenea, procesele, veți crește productivitatea prin digitalizarea datelor, veți folosi metode fără hârtie și, astfel, veți reduce costurile.

Multe alte avantaje și aspecte au fost deja discutate într-un articol detaliat despre "Implementarea într-un birou fără hârtie".

Ce scanere sunt potrivite pentru colaborarea perfectă?

De exemplu, dispozitive multifuncționale (MFP), cum ar fi cele de la Brother sau Konica Minolta și alți producători.

Imprimantă, scaner și copiator all-in-one: Documentele scanate merg în directorul central prin intermediul acestor dispozitive centrale sau prin "scanare directă la poștă" ca e-mail la o cutie poștală din Outlook, care este monitorizată de PaperOffice, de exemplu și, astfel, intră automat în software-ul de gestionare a documentelor.

Sau pur și simplu integrați adresa paperoffice personalizată în scaner, așa-numita adresă de e-mail DropMail, ca locație de stocare pentru fișierele scanate. PaperOffice arhivează toate fișierele cu ușurință prin e-mail.

Pentru cei care doresc să scaneze documente pe hârtie în mod normal, modulul "ScanConnect" integrat implicit în PaperOffice este ideal. Deoarece acest lucru acceptă fiecare scaner, dispozitiv multifuncțional sau copiator de mare capacitate cu o unitate de scanare integrată și este foarte ușor de utilizat.

Cu toate acestea, este neimportant modul în care documentele pe suport de hârtie ajung la PaperOffice, deoarece datorită recunoașterii automate a textului OCR, conținutul întregii documentații scanate este recunoscut.

Indiferent de ceea ce este fabricat din hârtie, acesta este scanat și înregistrat cu mare precizie datorită optimizării bazate pe AI.

De îndată ce documentele sunt înregistrate, conținutul lor este indexat folosind descompunerea textului brut. Mai simplu spus, conținutul este scris cuvânt cu cuvânt într-un registru special, algoritmul recunoscând cuvintele individuale într-o combinație de cuvinte și înregistrându-le în același mod.

Digitalizarea și gestionarea documentelor

Când vorbim despre sisteme de management al documentelor, nu trebuie să uităm: cu cât este mai mare nivelul de digitalizare a informațiilor care fac parte din procese, cu atât este mai mare nivelul de control și automatizare pe care îl putem atinge. Am scris deja un articol despre avantajele digitalizării, click aici.

În primul pas, stabiliți ce documente aparțin proceselor noastre, cum le integrăm în sistemul nostru de management al documentelor și ce informații urmează să fie extrase și stocate împreună cu documentele din baza de date. Odată ce informațiile sunt incluse, definim ciclul său de viață, modul în care va interacționa cu alte procese și modul în care le putem integra.

Informațiile provin din surse diferite

Cel mai probabil, vom întâlni informații care provin din surse diferite și în diferite formate. Unele dintre ele în formă digitală, stocate în fișiere sau baze de date, iar altele sub formă de documente tipărite.

Ce facem cu documentele digitale în format pdf, doc etc.? Aici procesul este foarte simplu.

Trageți documentul digital în interfața PaperOffice. Sau aveți folderele Windows monitorizate cu ușurință după primirea documentelor.

Documentele pe suport de hârtie pot fi scanate și convertite cu ușurință în format digital datorită scanerului integrat.

Datorită programului Optical Character Recognition (OCR = Optical Character Recognition), am făcut deja un pas important. Folosind un scaner sau alt dispozitiv de digitizare, nu numai că transformăm documentul într-o imagine, dar putem, de asemenea, să "citim" conținutul acestuia electronic.

Nu numai că textul OCR pur este inclus în baza de date, datorită inteligenței artificiale (AI) numită PIA, automatizarea poate fi specificată fie manual, fie automat.

Acesta este modul în care folosim sistemul pentru a recunoaște și a defini zonele de documente care trebuie citite automat. Cum ar fi numărul facturii, data, produsele, sumele etc. În consecință, avem toate informațiile necesare în sistemul nostru de management al documentelor.

Digitalizarea informațiilor prin intermediul OCR facilitează integrarea unei mari varietăți de documentație în gestionarea proceselor și fluxurilor de lucru.

Totul sună bine, dar cum se face arhivarea în masă de la scaner?

PaperOffice DMS a luat, de asemenea, arhivarea în masă de la scaner în considerare pentru cele mai importante caracteristici legate de recunoașterea textului, integrarea AI și cuvinte cheie.

Modulul ScanConnect nu oferă doar o conexiune directă între scaner și PaperOffice DMS. ScanConnect este un instrument puternic de scanare pentru scanări manuale și ascunde alte caracteristici interesante pentru a vă ajuta cu scanarea în masă.

Mai întâi pregătiți toate paginile documentului pentru scanare, apoi plasați paginile separator între documentele individuale pe care doriți să le separați.

PaperOffice recunoaște paginile separatorului și salvează documentele individual.

15 motive pentru a utiliza scanerul împreună cu PaperOffice DMS

• Motivul 1 - Găsiți rapid documente în PaperOffice DMS

  Indexarea textului complet și căutarea Google-Like: Într-un sistem de gestionare a documentelor, cum ar fi PaperOffice DMS, puteți găsi documentele, chitanțele și informațiile scanate în câteva secunde. Acest lucru este posibil deoarece documentele sunt analizate și indexate cu recunoaștere text complet imediat ce sunt stocate.

  Pur și simplu introduceți un termen de căutare, cum ar fi cu Google, iar PaperOffice listează toate rezultatele. Da, la fel ca în cazul Google: Pentru că puteți găsi orice conținut text al oricărui document în câteva secunde folosind motorul de căutare integrat, căutarea text complet și funcțiile suplimentare de filtrare.

  Nu veți dori niciodată să renunțați din nou la căutarea cuvintelor cheie în PaperOffice și cu filtrul de căutare veți găsi fiecare document, indiferent cât de detaliat - inclusiv trimiterea de e-mailuri, exportul în Excel sau în sistemul de fișiere!

• Motivul 2 - Versiunea automată a documentelor pe suport de hârtie

  PaperOffice versiuni automat fiecare document modificat, creează o copie în umbră și salvează-l separat, astfel încât să puteți deschide versiunea dorită din nou în orice moment.

  Datorită VersionControl integrat, fiecare modificare a documentului este recunoscută și salvată ca o copie în umbră ca o nouă versiune de document. Puteți deschide, exporta și edita fiecare versiune în mod independent.

• Motivul 3 – Separatoare pentru scanări în serie ale mai multor documente

  Pur și simplu plasați o pagină separator PaperOffice în fața fiecărui document care ar trebui separat. PaperOffice recunoaște paginile separatorului în timpul procesului de scanare și salvează documentele separat.

• Motivul 4 - Pagini separator inteligent pentru depunerea directă de la scaner

  PaperOffice vă oferă opțiunea de depunere manuală la depunerea complet automatizată fără nicio intervenție. Toate câmpurile sunt completate automat și chiar calea de stocare poate fi generată și utilizată dinamic, în funcție de dată.

• Motivul 5 - XML / JSON activat coduri QR pe pagini separator

  Stocați coduri QR compatibile XML/JSON cu cuvinte cheie pe paginile separatorului și scanați stiva de documente - PaperOffice recunoaște paginile separator și codurile QR cu comenzile XML / JSON și cuvintele cheie ale documentelor atunci când sunt stocate.

  În acest fel, puteți salva pagini separator individuale cu un tip de document, de exemplu "factură" și o locație specială de stocare pentru scanarea în masă și, astfel, salvați fișierele de scanare într-o manieră direcționată.

• Motivul 6 - Scanare folder director de monitorizare

  Copiatorul poate stoca scanările într-un anumit folder? Mare, doar au acest dosar monitorizate și veți avea complet automat de depunere în câteva secunde!

  Solicitați PaperOffice să monitorizeze automat orice folder. De îndată ce apar fișiere noi în acest folder, acestea sunt arhivate în conformitate cu specificațiile și procesate complet autonom.

• Motivul 7 - Configurarea regulilor de depunere pentru monitoarele de directoare

  Doriți să capturați automat documentele pe hârtie după scanare, dar și să le etichetați automat până la cel mai mic detaliu? Mai întâi scanați toate documentele într-un folder, apoi configurați monitorizarea directorului. Apoi specificați că o anumită mască de depunere este utilizată imediat ce ceva se află în dosar.

  În plus față de monitorizare, puteți specifica, de asemenea, toate informațiile relevante, cum ar fi numele, locația de stocare, tipul documentului etc. PaperOffice are grijă de întreaga depunere pentru tine.

• Motivul 8 - Instrument puternic de scanare pentru scanări manuale

  Pagini unice, scanări în masă sau scanări foto: Indiferent de ceea ce este fabricat din hârtie, acesta este scanat și înregistrat cu mare precizie datorită optimizării bazate pe AI.

  ScanConnect integrat acceptă fiecare scaner, dispozitiv multifuncțional sau copiator de mare capacitate cu o unitate de scanare integrată și este foarte ușor de utilizat.

• Motivul 9 - Suport Scan2Folder

  Dacă scanerul nu este un scaner WIA sau TWAIN, PaperOffice oferă opțiunea Scan2Folder. Salvați documentele scanate într-un folder care este monitorizat de PaperOffice.

• Motivul 10 - Recunoașterea textului OCR a documentelor analogice în peste 100 de limbi

  PaperOffice convertește în mod fiabil text analogic din peste 100 de limbi, inclusiv seturi de caractere chirilice și asiatice.

  Acesta este modul în care documentele internaționale pot fi scanate în compania dvs. - PaperOffice DMS recunoaște limba și efectuează recunoașterea textului. Acest lucru vă permite să căutați documentul în baza de date și să îl găsiți în câteva secunde.

• Motivul 11 – Conversia automată în PDF/A pentru arhivare pe termen lung
  Documentele pe suport de hârtie sunt salvate automat în standardul ISO 19005 PDF/A valabil din punct de vedere legal. Formatul PDF/A-1 este cel mai restrictiv format, care constă din 2 nivele: PDF/A-1b pentru reproductibilitate vizuală și PDF/A-1a pentru maparea Unicode și structurarea conținutului.
• Motivul 12 – Nu este necesar să nu fie implementat și/sau necesar un cloud

  PaperOffice se bazează pe bazele de date pe care le utilizați local sau pe NAS- ul dvs., cum ar fi Synology sau QNAP. În acest fel, toate informațiile despre documentele dvs., cum ar fi miniaturile și recunoașterea textului care au fost efectuate, precum și alte cuvinte cheie, sunt stocate în baza de date.

  În acest fel, datele nu ajung la furnizorii terți de cloud și nu trebuie să plătiți costuri lunare pentru stocarea datelor.

• Motivul 13 – Stocarea GDPR și GOBD

  Indiferent dacă eliminați paginile, le rotiți sau înnegriți zonele cu PaperOffice - totul este versiunea într-o manieră rezistentă la audit în conformitate cu GOBD pentru o depunere perfectă.

  PaperOffice versiuni automat fiecare document modificat, creează o copie în umbră și salvează-l separat, astfel încât să puteți deschide versiunea dorită din nou în orice moment.

• Motivul 14 – Apelați documente digitale prin cod QR (scanare cu came)

  Utilizarea codurilor QR PaperOffice deschide posibilități excelente, cum ar fi versiunile automate ale documentelor pe hârtie deja arhivate și modificate care conțin același cod QR.

  De asemenea, puteți căuta cu ușurință documentele în PaperOffice folosind un cod QR - deschideți căutarea codului QR și țineți codul QR al documentului PaperOffice în camera web pentru a-l afișa în PaperOffice.

• Motivul 15 - Valoare imbatabilă pentru bani

  Licențele de achiziție PaperOffice au o valabilitate pe viață fără costuri de urmărire și cu opționalul PaperOffice PLUS chiar și toate actualizările de urmărire, noile versiuni anuale și asistența personală gratuită prin telefon și Teamviewer la un preț fix calculabil, fără surprize neplăcute.

  Acestea au fost doar 15 motive pentru care ar trebui să utilizați scanerul cu un sistem de gestionare a documentelor. În plus față de cele enumerate mai sus, PaperOffice vă oferă mult mai multe motive: gestionarea ciclurilor de viață (perioade de retenție), înregistrarea în jurnal a accesului, protecția împotriva accesului neautorizat și criptarea, integrarea intuitivă în Outlook / Office, indexarea documentelor (metadate), soluții de flux de lucru și multe altele.

  Puteți vedea caracteristicile accesând site-ul nostru și accesând "Ce poate face PaperOffice".

Scanarea documentelor și arhivarea lor în DMS oferă companiilor avantaje enorme. Toate procesele care implică documente sunt optimizate. Protecția datelor și securitatea datelor rămân garantate.

Biroul fără hârtie ușurează angajații. Economisiți mult efort și costuri de căutare. Și îmbunătățiți securitatea juridică a proceselor dumneavoastră administrative.

Pentru multe companii, PaperOffice DMS este primul pas spre digitalizare. Scanând documente și arhivându-le digital, creați mult mai mult decât o copie digitală a originalului. Scanarea transformă informațiile nestructurate în date structurate.

Asigurați-vă că evitați această eroare

În timp ce companiile mari au numit de mult timp ofițeri de digitalizare care se ocupă de subiectul conversiei documentelor analogice cu normă întreagă, companiile mici și mijlocii nu dispun de resurse umane, mai ales că sunt necesare calificări profesionale adecvate.
Cu toate acestea, aceasta este o greșeală obișnuită și duce la investiții proaste, deoarece mulți producători profită de această ignoranță.

Concluzie intermediară

Nu ai nevoie de un specialist IT sau de un bibliotecar instruit!

Tot ce ai nevoie este

• software-ul potrivit
• partener IT de încredere
• hardware-ul corespunzător

Uneori, hardware-ul este adesea deja acolo, are mai mult potențial decât înainte și poate fi utilizat imediat.

Sfat

Apropo, există un articol special pe tema "Procesarea digitală a facturilor", care a raportat avantajele digitalizării sau procesării facturilor digitale:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide