Menoniți
Bielefeld Frații Biserica
Alexander Staruk, director financiar la Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V.
Provocarea
Frăția Mennonită Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) este o biserică protestantă liberă ale cărei rădăcini se întorc departe în trecut. Această Frăție Mennonită Bielefeld a fost fondată la Zürich în timpul mișcării de reformă în secolul al 16-lea. Frăția Mennonită de astăzi Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), care include peste 1000 de membri ai comunității.
PaperOffice DMS este utilizat de municipalitate pentru a sprijini membrii voluntari, în special în arhivarea documentelor, atribuirea fluxurilor de lucru și contabilitatea în biroul de acasă.
Poziția de pornire
Într-o asociație care include Frăția Mennonită Bielefeld e. V., există sarcini administrative destul de extinse, care sunt toate îndeplinite de către membri pe bază de voluntariat.
Acest lucru afectează atât gestionarea contului celor peste 1000 de membri, cât și auditul conturilor pentru diferite proiecte de construcție ale municipalității sau procesarea donațiilor primite.
Problemă existentă
Până la utilizarea PaperOffice DMS, membrilor selectați li s-au încredințat diferitele sarcini administrative, prin care a fost în mare parte lăsat membrilor respectivi cum și în ce interval de timp se face munca.
Nu a fost utilizată o rețea digitală și un software general. În schimb, facturile comercianților care trebuiau verificate au fost luate acasă pentru a fi verificate manual. De asemenea, sa întâmplat că nimeni nu a avut timp și apoi proiectul de lege a fost inițial lăsat pe masă.
În cursul digitalizării, comunitățile se confruntă acum cu nenumărate documente, e-mailuri și alte preocupări prin e-mail. Cu toate acestea, acest potop de e-mail-uri cu greu pot fi gestionate manual.
Consecințele au fost timpii de procesare pe termen lung și ineficiențele în procesarea, recuperarea și transmiterea documentației necesare. În consecință, municipalitatea a plecat în căutarea managementului documentelor digitale.
Ca urmare, au existat întârzieri repetate în transferul sumelor restante către societățile comandate. Au fost emise atenționări cu costuri suplimentare, iar reducerile acordate nu au putut fi utilizate. Este de înțeles că reputația comunității a avut de suferit ca urmare a acestui fapt.
Alexander Staruk, director financiar la Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V., căuta o soluție la această problemă, prin care să se ia în considerare și digitalizarea tuturor sarcinilor administrative ale municipalității, care anterior fuseseră în mare parte similare.
De ce Frăția Mennonită a ales PaperOffice DMS
Dl Staruk a examinat mai întâi diverse oferte de software în legătură cu gestionarea documentelor și, în cele din urmă, a decis să testeze PaperOffice DMS timp de șase luni.
PaperOffice DMS oferă exact cerințele pe care domnul Staruk le căuta. Aceasta include:
- Disponibilitate: Acces central și ușor la toate aceste documente relevante și capacitatea mai multor părți de a colabora la același document.
Un spațiu de stocare intern, central, pe care toți membrii cu sarcini administrative îl pot accesa și de acasă. Datele nu trebuie stocate într-un cloud terț sau pe un computer cu un singur utilizator.
- Agilitatea și automatizarea sarcinilor administrative: Software-ul trebuie să permită distribuirea sarcinilor în rețea și, de asemenea, ca acestea să fie procesate de către membrul respectiv al clubului.
- Regăsire și economii de timp: S-a căutat o modalitate mai simplă de a digitaliza documentele analogice și de a le face ușor de recuperat, dacă este necesar.
- Practic și ușor de înțeles: Software-ul ar trebui să necesite cât mai puțină pregătire posibil și, în același timp, să fie pregătit pentru viitor.
Soluția: Synology a înființat un NAS, un spațiu de stocare atașat la rețea, în centrul comunității, pe care sunt stocate toate datele referitoare la asociație și membrii săi folosind PaperOffice DMS.
Domnul Alexander Staruk și-a dat seama de timpuriu că nu există nicio cale de digitalizare a comunității sale:
"Tocmai am mutat de lucru înainte și acum avem un început de cap."
Soluția: PaperOffice DMS are o funcție cuprinzătoare de flux de lucru care permite atribuirea și procesarea proceselor complexe și controlul informațiilor și sarcinilor documentelor în mod eficient de către companie.
Autorizarea digitală a utilizatorului și confirmarea parolei incluse.
În același timp, toți membrii în cauză sunt informați cu privire la statutul prelucrării. Stocarea versiunilor face posibilă urmărirea etapelor de procesare care au fost efectuate când și de către cine.
Soluția: Este segmentul de bază al PaperOffice DMS, digitalizarea documentelor analogice. Tot ce ai nevoie este un scaner cu o interfață la computer și PaperOffice DMS. Documentele nu sunt doar scanate. Dacă este necesar, acestea sunt convertite în text editabil de către software-ul OCR integrat și salvate automat corect.
Un index de cuvinte cheie configurat de PIA de inteligență artificială asigură că fiecare document poate fi găsit prin intermediul motorului de căutare intern, chiar dacă utilizatorul nu știe nimic despre document.
Soluția: Utilizarea PaperOffice DMS poate fi învățată folosind videoclipuri și tutoriale gratuite de instruire.
Nu există "consultanți" externi și scumpi la fața locului și nimeni nu trebuie să călătorească nicăieri pentru formare. Toată lumea poate defini intervalul de timp pentru învățarea navigării meniului în sine, după cum este necesar și în ceea ce privește viitorul, PaperOffice DMS este bine poziționat datorită structurii sale modulare.
PaperOffice DMS a îndeplinit toate criteriile necesare.
De ce Frăția Mennonită a ales PaperOffice DMS
Dl Staruk a examinat mai întâi diverse oferte de software în legătură cu gestionarea documentelor și, în cele din urmă, a decis să testeze PaperOffice DMS timp de șase luni.
PaperOffice DMS oferă exact cerințele pe care domnul Staruk le căuta. Aceasta include:
- Disponibilitate: Acces central și ușor la toate aceste documente relevante și capacitatea mai multor părți de a colabora la același document.
Un spațiu de stocare intern, central, pe care toți membrii cu sarcini administrative îl pot accesa și de acasă. Datele nu trebuie stocate într-un cloud terț sau pe un computer cu un singur utilizator.
- Agilitatea și automatizarea sarcinilor administrative: Software-ul trebuie să permită distribuirea sarcinilor în rețea și, de asemenea, ca acestea să fie procesate de către membrul respectiv al clubului.
- Regăsire și economii de timp: S-a căutat o modalitate mai simplă de a digitaliza documentele analogice și de a le face ușor de recuperat, dacă este necesar.
- Practic și ușor de înțeles: Software-ul ar trebui să necesite cât mai puțină pregătire posibil și, în același timp, să fie pregătit pentru viitor.
Soluția: Synology a înființat un NAS, un spațiu de stocare atașat la rețea, în centrul comunității, pe care sunt stocate toate datele referitoare la asociație și membrii săi folosind PaperOffice DMS.
Domnul Alexander Staruk și-a dat seama de timpuriu că nu există nicio cale de digitalizare a comunității sale:
"Tocmai am mutat de lucru înainte și acum avem un început de cap."
Soluția: PaperOffice DMS are o funcție cuprinzătoare de flux de lucru care permite atribuirea și procesarea proceselor complexe și controlul informațiilor și sarcinilor documentelor în mod eficient de către companie.
Autorizarea digitală a utilizatorului și confirmarea parolei incluse.
În același timp, toți membrii în cauză sunt informați cu privire la statutul prelucrării. Stocarea versiunilor face posibilă urmărirea etapelor de procesare care au fost efectuate când și de către cine.
Soluția: Este segmentul de bază al PaperOffice DMS, digitalizarea documentelor analogice. Tot ce ai nevoie este un scaner cu o interfață la computer și PaperOffice DMS. Documentele nu sunt doar scanate. Dacă este necesar, acestea sunt convertite în text editabil de către software-ul OCR integrat și salvate automat corect.
Un index de cuvinte cheie configurat de PIA de inteligență artificială asigură că fiecare document poate fi găsit prin intermediul motorului de căutare intern, chiar dacă utilizatorul nu știe nimic despre document.
Soluția: Utilizarea PaperOffice DMS poate fi învățată folosind videoclipuri și tutoriale gratuite de instruire.
Nu există "consultanți" externi și scumpi la fața locului și nimeni nu trebuie să călătorească nicăieri pentru formare. Toată lumea poate defini intervalul de timp pentru învățarea navigării meniului în sine, după cum este necesar și în ceea ce privește viitorul, PaperOffice DMS este bine poziționat datorită structurii sale modulare.
PaperOffice DMS a îndeplinit toate criteriile necesare.
După faza de testare de șase luni, Frăția Mennonită Bielefeld e. V. noastre PaperOffice DMS și este atât de mulțumit că ea recomandă software-ul la alte congregații în biserica ei.
