Provocarea
Frăția Mennonită Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) este o biserică protestantă liberă ale cărei rădăcini se întorc departe în trecut. Această Frăție Mennonită Bielefeld a fost fondată la Zürich în timpul mișcării de reformă în secolul al 16-lea. Frăția Mennonită de astăzi Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), care include peste 1000 de membri ai comunității.
PaperOffice DMS este utilizat de municipalitate pentru a sprijini membrii voluntari, în special în arhivarea documentelor, atribuirea fluxurilor de lucru și contabilitatea în biroul de acasă.
Poziția de pornire
Într-o asociație care include Frăția Mennonită Bielefeld e. V., există sarcini administrative destul de extinse, care sunt toate îndeplinite de către membri pe bază de voluntariat.
Acest lucru afectează atât gestionarea contului celor peste 1000 de membri, cât și auditul conturilor pentru diferite proiecte de construcție ale municipalității sau procesarea donațiilor primite.
Digitizing documents saves time and money
Problemă existentă
Până la utilizarea PaperOffice DMS, membrilor selectați li s-au încredințat diferitele sarcini administrative, prin care a fost în mare parte lăsat membrilor respectivi cum și în ce interval de timp se face munca.
Nu a fost utilizată o rețea digitală și un software general. În schimb, facturile comercianților care trebuiau verificate au fost luate acasă pentru a fi verificate manual. De asemenea, sa întâmplat că nimeni nu a avut timp și apoi proiectul de lege a fost inițial lăsat pe masă.
În cursul digitalizării, comunitățile se confruntă acum cu nenumărate documente, e-mailuri și alte preocupări prin e-mail. Cu toate acestea, acest potop de e-mail-uri cu greu pot fi gestionate manual.
Consecințele au fost timpii de procesare pe termen lung și ineficiențele în procesarea, recuperarea și transmiterea documentației necesare. În consecință, municipalitatea a plecat în căutarea managementului documentelor digitale.
Alexander Staruk, director financiar la Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V., căuta o soluție la această problemă, prin care să se ia în considerare și digitalizarea tuturor sarcinilor administrative ale municipalității, care anterior fuseseră în mare parte similare.
#image233#>