Instituție publică
Primărie
Carrión de los Condes

Poziția de pornire

În calitate de autoritate în instituția publică, primăria orașului Carrión de los Condes trebuie să gestioneze un număr mare de documente importante: documente, cereri, cărți de identitate, certificate de înmatriculare, dar și dosare de construcție și documente de afaceri, corespondență și multe altele.

Din păcate, primăria nu a beneficiat până acum în mod semnificativ de utilizarea unui software adecvat de gestionare a documentelor, deoarece nu s-a găsit încă o soluție adecvată.

Pentru a face căutarea mai ușoară și mai eficientă, arhiva orașului a planificat digitalizarea documentației și încorporarea conținutului în baza de date internă a arhivei.

Prelucrarea manuală ar fi fost prea consumatoare de timp, motiv pentru care s-a căutat extragerea automată a informațiilor.

Obiectivul administrației orașului a fost de a digitaliza documentele existente pe suport de hârtie, de a aduce optimizarea proceselor și controlul fluxului de lucru asupra tuturor documentelor de intrare și ieșire, de a automatiza o mare parte a proceselor din fundal și, astfel, de a optimiza procesul de gestionare a proprietății.

Problemă existentă

În trecut, întregul sistem guvernamental se baza pe hârtie. Cererile depuse de cetățeni au fost sortate în dosare de către biroul de înregistrare, înaintate primăriei, unde au fost adăugate documente suplimentare.

Documentele au migrat apoi către ziduri de rafturi lungi de metru, care acopereau toți pereții biroului și erau depozitate acolo ani de zile.

Dar, cu documentele existente și primite zilnic, sistemul manual al primăriei din Carrión de los Condes și-a atins limitele: chitanțele individuale au fost adesea depuse incorect sau anterior eliminate de către colegi și nu au fost încă amânate. Implicarea instituțiilor externe a fost, de asemenea, dificilă, de exemplu atunci când primăriile sau experții au avut nevoie de acces pentru a evalua cererile.

"Am avut costuri de depozitare evitabile prin depunerea documentelor în dosare. În plus, căutarea documentelor a fost consumatoare de timp și a implicat adesea o vizită la arhivă",

reamintește dl Carlos A. Garcia director de marketing și comunicare.

Rezultatul a fost timpii lungi de procesare și ineficiențele în procesarea, recuperarea și transmiterea documentației necesare.

Dar cea mai mare problemă a fost vârsta documentelor, pentru că au devenit fragile. În consecință, autoritatea a mers în căutarea gestionării documentelor digitale.

Studiul de caz, realizat împreună cu sistemul de management al documentelor PaperOffice, s-a bazat pe preocuparea, așa cum este comună în orice organism administrativ, de a menține numeroasele înregistrări și fișiere pe suport de hârtie și de a avea la dispoziție un spațiu fizic și personal (unele în stare critică) pentru a stoca, clasifica și organiza.

În ciuda marjei de manevră bugetare, autoritatea municipală din Carrión de los Condes a ajuns la concluzia că acest sistem de modă veche trebuie înlocuit cu unul actualizat, modern, digital. În acest fel, în loc să caute documente, instituția publică se poate dedica sarcinii reale a unei administrații orășenești: cetățenii.

"Tocmai am mutat de lucru înainte și acum avem un început de cap."

Dl Carlos A. García, Director de Marketing și Comunicare al administrației Carrión de los Condes, căuta o soluție pentru digitalizarea tuturor problemelor cu care se confruntă toate instituțiile publice. De asemenea, s-a avut în vedere digitalizarea tuturor sarcinilor administrative ale municipalității, care anterior erau în mare parte similare.

De ce primăria a ales PaperOffice DMS

Cele mai importante criterii de selecție au fost fiabilitatea și securitatea, deoarece documentele gestionate sunt confidențiale, cum ar fi documentele personale sau situația financiară a solicitantului.

Diverși furnizori de cloud sau soluții open source nu au fost luate în considerare din cauza reglementărilor privind protecția datelor în instituția publică, deoarece securitatea datelor cu caracter personal GDPR și securitatea investițiilor pe termen lung nu au putut fi garantate.

Deoarece PaperOffice DMS nu este o aplicație cloud și stochează toate datele într-o bază de date centrală situată în primărie, în cele din urmă sa decis să testeze scenariul necesar cu un test.

"Deja la prima întâlnire cu PaperOffice observați cei 20 de ani de experiență PaperOffice în domeniul gestionării documentelor."

PaperOffice depășește toate standardele de documente și orientările legale, în special datorită stocării foarte criptate a documentelor direct în primărie și nu într-un cloud.

Necesitatea de a utiliza un sistem de gestionare a documentelor care are controlul versiunii conforme și versiuni rezistente la audit este mai clară ca niciodată.

Un motiv enorm al deciziei a fost accesibilitatea sprijinului, deoarece în trecut s-au făcut experiențe foarte proaste cu alți furnizori, ceea ce a dus și la oprirea primăriei.

În special, pentru a asigura fiabilitatea și pentru a simula probleme reale, asistența PaperOffice a fost contactată de mai multe ori pentru a evalua dacă termenele au fost respectate și care a fost calitatea asistenței.

PaperOffice este înaintea oricărui alt producător aici.