Instituție publică
Primărie
Carrión de los Condes

Poziția de pornire

În calitate de autoritate în instituția publică, primăria orașului Carrión de los Condes trebuie să gestioneze un număr mare de documente importante: documente, cereri, cărți de identitate, certificate de înmatriculare, dar și dosare de construcție și documente de afaceri, corespondență și multe altele.

Din păcate, primăria nu a beneficiat până acum în mod semnificativ de utilizarea unui software adecvat de gestionare a documentelor, deoarece nu s-a găsit încă o soluție adecvată.

Pentru a face căutarea mai ușoară și mai eficientă, arhiva orașului a planificat digitalizarea documentației și încorporarea conținutului în baza de date internă a arhivei.

Prelucrarea manuală ar fi fost prea consumatoare de timp, motiv pentru care s-a căutat extragerea automată a informațiilor.

Obiectivul administrației orașului a fost de a digitaliza documentele existente pe suport de hârtie, de a aduce optimizarea proceselor și controlul fluxului de lucru asupra tuturor documentelor de intrare și ieșire, de a automatiza o mare parte a proceselor din fundal și, astfel, de a optimiza procesul de gestionare a proprietății.

Paperless work through digital processes

Problemă existentă

În trecut, întregul sistem guvernamental se baza pe hârtie. Cererile depuse de cetățeni au fost sortate în dosare de către biroul de înregistrare, înaintate primăriei, unde au fost adăugate documente suplimentare.

Documentele au migrat apoi către ziduri de rafturi lungi de metru, care acopereau toți pereții biroului și erau depozitate acolo ani de zile.

Dar, cu documentele existente și primite zilnic, sistemul manual al primăriei din Carrión de los Condes și-a atins limitele: chitanțele individuale au fost adesea depuse incorect sau anterior eliminate de către colegi și nu au fost încă amânate. Implicarea instituțiilor externe a fost, de asemenea, dificilă, de exemplu atunci când primăriile sau experții au avut nevoie de acces pentru a evalua cererile.

"Am avut costuri de depozitare evitabile prin depunerea documentelor în dosare. În plus, căutarea documentelor a fost consumatoare de timp și a implicat adesea o vizită la arhivă",

reamintește dl Carlos A. Garcia director de marketing și comunicare.

Rezultatul a fost timpii lungi de procesare și ineficiențele în procesarea, recuperarea și transmiterea documentației necesare.

Dar cea mai mare problemă a fost vârsta documentelor, pentru că au devenit fragile. În consecință, autoritatea a mers în căutarea gestionării documentelor digitale.

Studiul de caz, realizat împreună cu sistemul de management al documentelor PaperOffice, s-a bazat pe preocuparea, așa cum este comună în orice organism administrativ, de a menține numeroasele înregistrări și fișiere pe suport de hârtie și de a avea la dispoziție un spațiu fizic și personal (unele în stare critică) pentru a stoca, clasifica și organiza.

În ciuda marjei de manevră bugetare, autoritatea municipală din Carrión de los Condes a ajuns la concluzia că acest sistem de modă veche trebuie înlocuit cu unul actualizat, modern, digital. În acest fel, în loc să caute documente, instituția publică se poate dedica sarcinii reale a unei administrații orășenești: cetățenii.

"Tocmai am mutat de lucru înainte și acum avem un început de cap."

Dl Carlos A. García, Director de Marketing și Comunicare al administrației Carrión de los Condes, căuta o soluție pentru digitalizarea tuturor problemelor cu care se confruntă toate instituțiile publice. De asemenea, s-a avut în vedere digitalizarea tuturor sarcinilor administrative ale municipalității, care anterior erau în mare parte similare.

De ce primăria a ales PaperOffice DMS

Cele mai importante criterii de selecție au fost fiabilitatea și securitatea, deoarece documentele gestionate sunt confidențiale, cum ar fi documentele personale sau situația financiară a solicitantului.

Diverși furnizori de cloud sau soluții open source nu au fost luate în considerare din cauza reglementărilor privind protecția datelor în instituția publică, deoarece securitatea datelor cu caracter personal GDPR și securitatea investițiilor pe termen lung nu au putut fi garantate.

Deoarece PaperOffice DMS nu este o aplicație cloud și stochează toate datele într-o bază de date centrală situată în primărie, în cele din urmă sa decis să testeze scenariul necesar cu un test.

"Deja la prima întâlnire cu PaperOffice observați cei 20 de ani de experiență PaperOffice în domeniul gestionării documentelor."

PaperOffice depășește toate standardele de documente și orientările legale, în special datorită stocării foarte criptate a documentelor direct în primărie și nu într-un cloud.

Necesitatea de a utiliza un sistem de gestionare a documentelor care are controlul versiunii conforme și versiuni rezistente la audit este mai clară ca niciodată.

Un motiv enorm al deciziei a fost accesibilitatea sprijinului, deoarece în trecut s-au făcut experiențe foarte proaste cu alți furnizori, ceea ce a dus și la oprirea primăriei.

În special, pentru a asigura fiabilitatea și pentru a simula probleme reale, asistența PaperOffice a fost contactată de mai multe ori pentru a evalua dacă termenele au fost respectate și care a fost calitatea asistenței.

PaperOffice a acceptat provocarea - obiective și calendarul

S-a luat decizia de a digitaliza toate documentele pe suport de hârtie existente într-o arhivă digitală.

În special pentru transformarea digitală, o organizație a unui program mixt de formare și ocupare a forței de muncă intitulat "Crearea unei arhive digitale" a fost fondată de consiliul local din Carrión de los Condes. Această organizație, împreună cu specialiștii PaperOffice, pregătește în prezent opt studenți și doi profesori .

În ea, cunoștințele dobândite sunt aplicate într-o practică reală, cu un flux de lucru precis care ajută la optimizarea timpului și la începerea soluției de digitalizare a arhivei istorice, care datează din anii 1820.

"Prelucrarea manuală a documentelor ne-ar fi costat foarte mult timp. Cu soluția automatizată de la PaperOffice DMS, efortul manual ar putea fi redus considerabil, în același timp investit în tehnologia orientată spre viitor."

În calitate de expert în domeniul procesării inteligente a documentelor AI, PaperOffice DMS a fost însărcinat să digitalizeze documentația existentă.

Documentele existente pe hârtie au fost atent scanate de angajații Primăriei și arhivate în PaperOffice DMS. Sistemul de gestionare a documentelor creează apoi o miniatură a tuturor documentelor scanate și efectuează o recunoaștere detaliată a textului. Aceasta înseamnă că orice conținut text al tuturor documentelor poate fi găsit în câteva secunde folosind motorul de căutare integrat în PaperOffice.

Beneficii prin digitalizare cu PaperOffice

Datorită implementării digitalizării PaperOffice, arhiva orașului Carrión de los Condes a reușit deja să:

• Economisiți timp și resurse
• Acces facil la documente
• Disponibilitatea documentelor pentru fiecare angajat autorizat
• Furnizați o depunere clară

Disponibilitatea acum mai ușoară și mai rapidă a datelor și documentelor schimbă fundamental și permanent procesele primăriei. Cunoștințele administrative sunt acum organizate transparent și disponibile la momentul potrivit.

"Securitatea datelor, fluxurile de lucru automatizate, digitalizarea documentelor și integrarea ușoară a PaperOffice într-un mediu administrativ au livrat ceea ce această administrație a orașului avea nevoie pentru a reduce consumul de hârtie pentru a minimiza procesele de hârtie, pentru a arhiva documentele fragile și pentru a le păstra pe termen lung și pentru a câștiga spațiu și, astfel, pentru a economisi costuri."

În acest sens, baza pentru digitalizarea tuturor proceselor bazate pe documente din administrația publică este pusă la dispoziția PaperOffice DMS.

În plus față de procesul de arhivare generală:

• Arhivare rezistentă la revizie
• Optimizarea proceselor organizaționale
• O mai bună organizare a documentației
• Căutare mai rapidă a documentelor
• Comunicare simplificată și rezolvarea sarcinilor

Garantat.

Rezultatul final

Consiliul local a eliminat problema datelor anterioare pe suport de hârtie, toate documentele fragile provenite din arhivă au fost atent scanate și astfel arhivate. Deoarece PaperOffice rulează recunoașterea textului OCR pe toate datele primite, angajații primăriei nu mai trebuie să scoată documentele, ci pur și simplu le pot căuta în cadrul PaperOffice.

Administrația orașului utilizează acum un sistem central, activat pentru fluxul de lucru, de gestionare a documentelor.

Primăria poate localiza acum dosarele, precum și numerele de caz cu numele, locațiile și datele asociate, în câteva secunde. Astfel, arhiva își poate ajuta cetățenii mai repede și cu o precizie mai mare, în timp ce originalele rămân neatinse.

Despre primăria din Carrión de los Condes

Suprafata: 63,37 km². Populație: 2.096 (2018)

Provincie: Palencia. Comunitatea Castiliei și Leonului

Primar: Jose Manuel Otero Sanz.

Centre de populație: Carrión de los Condes;

Acest oraș de peste 2.000 de locuitori este situat în centrul provinciei Palencia. Potrivit descoperirilor arheologice, originile satului datează din perioada preromană.

Astăzi orașul este cunoscut pentru toți pelerinii care merg pe Calea Sf. Iacob, deoarece orașul este pe calea Sf. Iacob și are pensiuni pelerini.