7 funcții importante pe care sistemul dumneavoastră de management al documentelor trebuie să le îndeplinească

Cerințele privind un DMS, un sistem de management al documentelor, au crescut enorm sau mai degrabă natural în ultimii ani. Ceea ce a început ca o bază de date, în care majoritatea documentelor analogice inițiale au fost digitalizate prin scanare și stocare, a devenit un software de birou cuprinzător, care astăzi preia partea principală a sarcinilor administrative ale unui birou.

Dar care este standardul, la ce se poate aștepta clientul de la un DMS?

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

În articolul curent vă vom arăta ce funcții importante trebuie să aibă un sistem de management al documentelor. Acest lucru poate fi explicat punct cu punct folosind software-ul inovator de gestionare a documentelor PaperOffice DMS.

Înainte de a intra în beneficii, să răspundem la următoarea întrebare:

Cum ne poate ajuta introducerea unui sistem de management al documentelor pe mine și compania mea?

Introducerea unui sistem de management al documentelor, DMS pe scurt, vă ajută să aveți o structură clară în documentele dumneavoastră și vă ajută să faceți față inundațiilor de informații.

DMS reprezintă, de asemenea, software-ul de gestionare a documentelor și este destinat să gestioneze documente, în special documente digitale, care include conversia de la analogic la digital. PaperOffice DMS este un astfel de software.

PaperOffice DMS elimină toate blocajele consumatoare de timp și creează o imagine de ansamblu clară a documentelor importante, cum ar fi contractele sau scrisorile, gestionându-le digital în DMS în viitor.

PaperOffice nu face diferența între tipurile de documente, indiferent dacă aveți nevoie de ajutor în gestionarea contractelor clienților, a pledoariilor, a declarațiilor de taxe, a hotărârilor judecătorești și a corespondenței prin e-mail: datorită sistemului de gestionare a documentelor, procesele anterioare din compania sau organizația dumneavoastră sunt digitalizate, făcându-le mai eficiente, mai transparente și semnificativ mai flexibile.

Documentele scanate și digitale pot fi găsite, editate, salvate, distribuite, etichetate și redirecționate în câteva secunde folosind PaperOffice. Datele din documente pot fi recunoscute și citite automat și transmise către sisteme externe, cum ar fi CRM sau ERP.

Sunteți cu siguranță conștienți de faptul că documentele analogice pur și simplu nu mai sunt actualizate. Cu toate acestea, veți vedea, de asemenea, complicațiile implicate în conversia arhivei analogice existente în date digitale. Pentru că digitalizarea documentelor este mai mult decât o tendință. De fapt, acum este o condiție prealabilă pentru a rămâne competitivă și actualizată cu toate celelalte societăți din același sector.

Prin urmare, este logic să introduceți un sistem de management al documentelor în compania dvs.

Deci, am clarificat întrebările despre ce este un DMS și ce mi-ar aduce introducerea și am ajuns la întrebarea reală a articolului:

Ce 7 funcții importante trebuie să îndeplinească sistemul dumneavoastră de management al documentelor?

Funcția 1: Loc. Salvarea într-o arhivă digitală

Cea mai importantă și prima funcție a fiecărui sistem de management al documentelor este reunirea tuturor documentelor și a informațiilor acestora. Așa se întâmplă arhivarea și administrarea documentelor scanate și digitale, precum și a e-mailurilor într-o bază de date, o arhivă digitală ca să spunem așa.

PaperOffice stochează toate informațiile direct în bazele de date MySQL / MariaDB, care pot fi operate direct la sediul dumneavoastră pe orice platformă de pe PC-ul local, prin intermediul dispozitivelor NAS, cum ar fi QNAP și Synology sau servere proprii sau dedicate, inclusiv acces de la distanță de la biroul de acasă.

Nu contează ce tip de document este.

Toate tipurile de documente pot fi stocate centralizat în DMS și, prin urmare, sunt accesibile tuturor departamentelor și domeniilor de afaceri.

Toate documentele relevante pentru companie sunt stocate centralizat și pot fi găsite rapid de către toți angajații.

Unde ar trebui să se afle arhiva digitală?

Recomandăm clienților noștri să arhiveze datele digitalizate fie într-o bază de date situată pe un dispozitiv NAS, cum ar fi Synology sau QNAP, fie pe un server dedicat. Cu propriul server paperoffice extern (dedicat), obțineți toate avantajele unui cloud cu o protecție perfectă a datelor și economisiți bani și multă muncă în fiecare lună.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Cu un server PaperOffice aveți toate avantajele unei soluții cloud cu o singură diferență uriașă: Este propriul server de baze de date dedicat și nimeni nu îl accesează în afară de tine.

Nu doriți să utilizați un server? Nicio problemă.

De ce un NAS este ideal pentru arhivarea documentelor

Un NAS, un spațiu de stocare atașat la rețea, în limba germană un dispozitiv de stocare cu o conexiune la rețea, precum și software-ul compatibil pentru PaperOffice DMS și cloud-ul intern este gata. Absolut sigur de curiozitatea de stat și non-statală și, datorită funcției de rezervă, de asemenea, în condiții de siguranță de la un accident de hard disk.

Funcția 2: Recuperarea ușoară a documentelor. Căutare și găsire

PaperOffice scanează documentele primite care nu sunt încă binare și le transformă într-un format digital de citire și scriere folosind propriul software OCR.

În același timp, data și ora, un număr de versiune și un cuvânt cheie sunt salvate, pe care motorul de căutare PaperOffice le poate utiliza pentru a găsi documente, chiar dacă persoana care caută cunoaște doar conținutul documentului rudimentar.

Pentru a facilita acest lucru, PaperOffice afișează cele mai recente documente salvate într-o listă de previzualizare. Tot ceea ce salvați în PaperOffice este automat pe deplin recunoscut de text cu PaperOffice FileOCRmax, optimizat cu dicționare de afaceri și indexate pentru o căutare perfectă de cuvinte cheie în baza de date SQL pentru o căutare de cuvinte cheie.

Recunoașterea și optimizarea automată a limbajului: PaperOffice recunoaște automat limba documentului și, astfel, optimizează recunoașterea textului OCR la un maxim absolut pentru cea mai bună recunoaștere posibilă a textului tuturor documentelor.

Lizibilitatea pe termen lung a documentelor stocate

În primul rând, PaperOffice DMS criptează toate documentele atunci când sunt salvate pentru securitate, în conformitate cu unul dintre cele mai înalte standarde de securitate disponibile în prezent, AES-1024bit.

Conversia înapoi în documente care pot fi citite este posibilă în orice format actual, PaperOffice actualizând în mod regulat formatele sale de fișiere, ceea ce înseamnă că documentele vor putea fi citite și în viitor.

Funcția 3: Asigurarea perioadelor legale de păstrare

Unul dintre cele mai importante aspecte la stocarea documentelor printr-un sistem de management al documentelor este respectarea reglementărilor legale sau a cerințelor GoBD.

Abrevierea GoBD înseamnă "Principii pentru gestionarea și stocarea corespunzătoare a registrelor, înregistrărilor și documentelor în formă electronică și pentru accesul la date".

În special, datorită auditului, stocarea documentelor foarte criptate direct într-o bază de date SQL centrală PaperOffice îndeplinește toate cerințele pentru standardele de documente și orientările legale sau pentru cel mai înalt standard german GOBD din lume.

Termenul de versiune nu este un cuvânt străin într-un sistem de management al documentelor (DMS). Necesitatea de a utiliza un sistem de gestionare a documentelor care are control al versiunii compatibil cu GoBD și versiuni rezistente la audit este mai clară ca niciodată.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Versionarea face ca toate modificările să poată fi urmărite

Termenul de versiune poate fi explicat foarte ușor: În general, este vorba despre funcționalitatea utilizată pentru a înregistra modificări ale documentelor sau fișierelor. Modificarea documentului poate fi detectată și salvată ca o copie în umbră ca o nouă versiune de document.

Asigurați-vă imuabilitatea

Fiecare modificare a documentului plasează o versiune "mai nouă" a documentului într-o arhivă corespunzătoare. Înregistrarea în jurnal face ca modificările să fie transparente și trasabile în orice moment. În acest moment, vizualizatorul ulterior știe când și prin ce editor a fost făcută modificarea documentului. Acest lucru vă oferă o imagine de ansamblu a întregului ciclu de viață al documentului. Versionarea se poate face automat sau manual.

Pentru a asigura securitatea revizuirii, toate detaliile unei modificări a documentelor și fișierelor trebuie să poată fi urmărite în mod clar. Trebuie să se asigure că numai angajații autorizați pot face o astfel de schimbare. Dar este la fel de important să știm ani mai târziu ce angajați au schimbat ce și când.

În ambele cazuri, chiar și în cel mai rău caz, se asigură că bazele de date arhivate sunt restaurate pe termen scurt și, prin urmare, perioadele de păstrare sunt întotdeauna respectate.

Funcția 4: Detectarea automată și cuvintele cheie

PaperOffice este echipat cu un AI care recunoaște independent informațiile din document și le atribuie automat corect.

Acest lucru înseamnă că PIA vă oferă propriul motor de căutare puternic pentru toate informațiile dvs., care pot căuta și găsi bazate pe text, cum ar fi motoarele de căutare clasice, cum ar fi Google, dar poate face, de asemenea, totul vizual, adică compara și recunoaște un document vizual poate.

PaperOffice va recunoaște automat toate documentele care au fost predate de PIA din acest moment, ceea ce, la rândul său, poate declanșa reguli automate și măști de depunere.

PIA va recunoaște cele mai importante valori din document și va completa deja formularul de cuvinte cheie pentru dvs. Apoi puteți verifica valorile și le puteți corecta sau adăuga, dacă este necesar. Acest proces se poate face manual sau automat în fundal.

Funcția 5: Automatizarea capturării documentelor

Monitorizarea inteligentă a dosarelor preia ceea ce vă ține înapoi: automat în fundal, conform specificațiilor dvs., extrem de precise și fiabile.

• Integrați toate dispozitivele

  Integrați toate dispozitivele, cum ar fi copiatoare sau scanere cu doar câteva clicuri. De îndată ce un fișier apare într-un folder specificat, acesta este procesat.

• Orice număr de monitoare

  Creați orice număr de foldere diferite pentru a monitoriza și a specifica ce ar trebui să se întâmple după import. PaperOffice poate muta chiar și fișierele arhivate într-un subfolder nou.

• Șabloane de documente bazate pe IA

  Indexarea automată prin completarea automată PIA și recunoașterea contactelor datorită PIA AutoContact funcționează strălucit împreună cu monitorizarea. Tot conținutul documentului relevant este recunoscut și documentul este indexat automat. Acest lucru funcționează, de asemenea, cu contacte!

• Cuvinte cheie și fluxuri de lucru fixe

  Activați modul optimizat pentru import în bloc, sărind peste procesarea AI pentru o viteză maximă de depunere.

  Puteți specifica exact unde sunt salvate fișierele noi în PaperOffice, puteți atribui un tip de document fix și starea documentului fiecărui document nou și chiar puteți declanșa fluxuri de lucru.

Funcția 6: Gestionarea utilizatorilor și permisiunile de acces

Utilizatorii PaperOffice sunt garantate pentru a vedea numai ceea ce este permis din cauza nivelului de lansare specificat, și cu FolderLock puteți ascunde foldere întregi și subfoldere, precum și de conținut.

De asemenea, puteți specifica ce utilizatori au voie să facă ceea ce și să-i împărțiți în grupuri și departamente de utilizatori fixe, astfel încât să puteți controla cine poate vedea unde și ce.

• Nivelurile de vămuire și drepturile

  Aceasta înseamnă că fiecare utilizator vede doar ceea ce corespunde nivelului său de lansare sau mai mic și are voie să facă doar ceea ce ați definit anterior.

• Ascunderea folderelor și documentelor

  Cu PaperOffice FolderLock puteți ascunde permanent foldere întregi și subfolderele lor, precum și documente de la anumiți utilizatori și, astfel, evitați întrebările curioase. Utilizați FolderLock pentru a ascunde permanent foldere întregi, inclusiv subfoldere și documente de la anumiți utilizatori.

• Grupuri și departamente

  Atribuiți utilizatori grupurilor și departamentelor care pot fi definite în mod liber, pe care le puteți utiliza și pentru fluxuri de lucru și activități.

• Drepturi de utilizator definibile pe mai multe niveluri

  Puteți decide singur cine are acces exact la ce funcții în PaperOffice, fiind capabil să definească drepturile de utilizator exact care se aplică apoi în întreaga rețea.

Caracteristica 7: Sistem puternic de flux de lucru

O mare problemă în trecut, dar și astăzi, este duplicarea fișierelor din cauza stocării multiple și a ambiguității în ceea ce privește starea de procesare a documentelor sau proiectelor. PaperOffice are un management al fluxului de lucru foarte cuprinzător cu atribuirea sarcinilor, care stochează, de asemenea, toate procesele la nivel central. Indiferent dacă funcționează proiectul sau procesarea documentelor.

Fluxurile de lucru digitale automatizează procesele de lucru: Odată definite, totul decurge complet automat: Pur și simplu atribuiți un flux de lucru predefinit unui document sau lăsați PIA să decidă automat. E-mail notificare incluse!

Fiecare angajat este întotdeauna actualizat prin intermediul funcției de flux de lucru PaperOffice. Dacă este necesar, un document poate fi blocat pentru alte persoane până la efectuarea unei modificări. Desigur, versiunile se aplică și aici.

• Orice definiții ale fluxului de lucru

  Fluxurile de lucru pot fi imbricate la orice adâncime și conțin orice număr de decizii roșu/verde pentru a înlănțui fluxurile de lucru și procesele ulterioare.

• Responsabilitatea și data scadenței

  Determinați dacă un utilizator sau un întreg departament poate finaliza activitatea. PaperOffice atribuie automat fluxul de lucru persoanei responsabile.

• Control complet

  Dacă este necesar, starea documentului poate fi ajustată independent pentru diverse evenimente în conformitate cu specificațiile dumneavoastră și chiar trimiteți e-mailuri de notificare.

Asigurați-vă că evitați această eroare

În timp ce companiile mari au numit de mult timp ofițeri de digitalizare care se ocupă de subiectul conversiei documentelor analogice cu normă întreagă, companiile mici și mijlocii nu dispun de resurse umane, mai ales că sunt necesare calificări profesionale adecvate.
Cu toate acestea, aceasta este o greșeală obișnuită și duce la investiții proaste, deoarece mulți producători profită de această ignoranță.

Ghidul final în 5 pași

Sfat

Am creat ghidul final în 5 pași pentru a merge fără hârtie și a vă digitaliza afacerea ca document descărcabil, detaliind fiecare 5 pași și cât timp durează:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months