Cerințele privind un DMS, un sistem de management al documentelor, au crescut enorm sau mai degrabă natural în ultimii ani. Ceea ce a început ca o bază de date, în care majoritatea documentelor analogice inițiale au fost digitalizate prin scanare și stocare, a devenit un software de birou cuprinzător, care astăzi preia partea principală a sarcinilor administrative ale unui birou.
Dar care este standardul, la ce se poate aștepta clientul de la un DMS?
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
În articolul curent vă vom arăta ce funcții importante trebuie să aibă un sistem de management al documentelor. Acest lucru poate fi explicat punct cu punct folosind software-ul inovator de gestionare a documentelor PaperOffice DMS.
Înainte de a intra în beneficii, să răspundem la următoarea întrebare:
Cum ne poate ajuta introducerea unui sistem de management al documentelor pe mine și compania mea?
Introducerea unui sistem de management al documentelor, DMS pe scurt, vă ajută să aveți o structură clară în documentele dumneavoastră și vă ajută să faceți față inundațiilor de informații.
DMS reprezintă, de asemenea, software-ul de gestionare a documentelor și este destinat să gestioneze documente, în special documente digitale, care include conversia de la analogic la digital. PaperOffice DMS este un astfel de software.
PaperOffice DMS elimină toate blocajele consumatoare de timp și creează o imagine de ansamblu clară a documentelor importante, cum ar fi contractele sau scrisorile, gestionându-le digital în DMS în viitor.
PaperOffice nu face diferența între tipurile de documente, indiferent dacă aveți nevoie de ajutor în gestionarea contractelor clienților, a pledoariilor, a declarațiilor de taxe, a hotărârilor judecătorești și a corespondenței prin e-mail: datorită sistemului de gestionare a documentelor, procesele anterioare din compania sau organizația dumneavoastră sunt digitalizate, făcându-le mai eficiente, mai transparente și semnificativ mai flexibile.
Documentele scanate și digitale pot fi găsite, editate, salvate, distribuite, etichetate și redirecționate în câteva secunde folosind PaperOffice. Datele din documente pot fi recunoscute și citite automat și transmise către sisteme externe, cum ar fi CRM sau ERP.
Sunteți cu siguranță conștienți de faptul că documentele analogice pur și simplu nu mai sunt actualizate. Cu toate acestea, veți vedea, de asemenea, complicațiile implicate în conversia arhivei analogice existente în date digitale. Pentru că digitalizarea documentelor este mai mult decât o tendință. De fapt, acum este o condiție prealabilă pentru a rămâne competitivă și actualizată cu toate celelalte societăți din același sector.
Prin urmare, este logic să introduceți un sistem de management al documentelor în compania dvs.
Deci, am clarificat întrebările despre ce este un DMS și ce mi-ar aduce introducerea și am ajuns la întrebarea reală a articolului:
Ce 7 funcții importante trebuie să îndeplinească sistemul dumneavoastră de management al documentelor?
Funcția 1: Loc. Salvarea într-o arhivă digitală
Cea mai importantă și prima funcție a fiecărui sistem de management al documentelor este reunirea tuturor documentelor și a informațiilor acestora. Așa se întâmplă arhivarea și administrarea documentelor scanate și digitale, precum și a e-mailurilor într-o bază de date, o arhivă digitală ca să spunem așa.
PaperOffice stochează toate informațiile direct în bazele de date MySQL / MariaDB, care pot fi operate direct la sediul dumneavoastră pe orice platformă de pe PC-ul local, prin intermediul dispozitivelor NAS, cum ar fi QNAP și Synology sau servere proprii sau dedicate, inclusiv acces de la distanță de la biroul de acasă.
Nu contează ce tip de document este.
Toate tipurile de documente pot fi stocate centralizat în DMS și, prin urmare, sunt accesibile tuturor departamentelor și domeniilor de afaceri.
Toate documentele relevante pentru companie sunt stocate centralizat și pot fi găsite rapid de către toți angajații.
Unde ar trebui să se afle arhiva digitală?
Recomandăm clienților noștri să arhiveze datele digitalizate fie într-o bază de date situată pe un dispozitiv NAS, cum ar fi Synology sau QNAP, fie pe un server dedicat. Cu propriul server paperoffice extern (dedicat), obțineți toate avantajele unui cloud cu o protecție perfectă a datelor și economisiți bani și multă muncă în fiecare lună.
A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort
Cu un server PaperOffice aveți toate avantajele unei soluții cloud cu o singură diferență uriașă:
Este propriul server de baze de date dedicat și nimeni nu îl accesează în afară de tine.
Nu doriți să utilizați un server? Nicio problemă.
De ce un NAS este ideal pentru arhivarea documentelor
Un NAS, un spațiu de stocare atașat la rețea, în limba germană un dispozitiv de stocare cu o conexiune la rețea, precum și software-ul compatibil pentru PaperOffice DMS și cloud-ul intern este gata. Absolut sigur de curiozitatea de stat și non-statală și, datorită funcției de rezervă, de asemenea, în condiții de siguranță de la un accident de hard disk.
Funcția 2: Recuperarea ușoară a documentelor. Căutare și găsire
PaperOffice scanează documentele primite care nu sunt încă binare și le transformă într-un format digital de citire și scriere folosind propriul software OCR.
În același timp, data și ora, un număr de versiune și un cuvânt cheie sunt salvate, pe care motorul de căutare PaperOffice le poate utiliza pentru a găsi documente, chiar dacă persoana care caută cunoaște doar conținutul documentului rudimentar.
Pentru a facilita acest lucru, PaperOffice afișează cele mai recente documente salvate într-o listă de previzualizare. Tot ceea ce salvați în PaperOffice este automat pe deplin recunoscut de text cu PaperOffice FileOCRmax, optimizat cu dicționare de afaceri și indexate pentru o căutare perfectă de cuvinte cheie în baza de date SQL pentru o căutare de cuvinte cheie.
Recunoașterea și optimizarea automată a limbajului: PaperOffice recunoaște automat limba documentului și, astfel, optimizează recunoașterea textului OCR la un maxim absolut pentru cea mai bună recunoaștere posibilă a textului tuturor documentelor.
Sfat
Pe tema "Cea mai bună soluție pentru birourile PAPERLESS fără muncă suplimentară + arhivarea documentelor direct din SCANER" există un videoclip pe YouTube care explică clar acest proces:
Lizibilitatea pe termen lung a documentelor stocate
În primul rând, PaperOffice DMS criptează toate documentele atunci când sunt salvate pentru securitate, în conformitate cu unul dintre cele mai înalte standarde de securitate disponibile în prezent, AES-1024bit.
Conversia înapoi în documente care pot fi citite este posibilă în orice format actual, PaperOffice actualizând în mod regulat formatele sale de fișiere, ceea ce înseamnă că documentele vor putea fi citite și în viitor.
