Cum efectuez o versiune legală a documentelor?
Ce rol joacă versionarea în sistemul de gestionare a documentelor (DMS)?
Funcțiile din domeniul versionării sunt importante pentru mulți utilizatori ai software-ului DMS. Aflați mai multe despre avantaje aici.
Termenul de "versionare" nu este străin în cadrul unui sistem de gestionare a documentelor (DMS). Necesitatea utilizării unui sistem de gestionare a documentelor care are o versiune de control conformă cu cerințele GoBD și versionare sigură devine tot mai evidentă.
Deoarece cine nu cunoaște această situație? Un contract este editat de mai multe ori - o modificare aici, o notă acolo, aliniere poziții, modificare sumă și, în cele din urmă, o înțelegere. Fiecare modificare este salvată local pe calculator și trimisă pentru verificări ulterioare.
Dacă colegul este în absență sau clientul sună și întreabă versiunea de lucru "XYZ" de acum o lună, totul stagnează.
Haosul de versiuni și redunțe de date sunt rezultatul.
În cel mai târziu la acest moment, merită să vă gândiți la versionare sau la managementul versiunilor de documente.
PaperOffice DMS are o funcționalitate automată de versionare a documentelor și un control detaliat al versiunilor. Indiferent dacă ștergeți pagini în PaperOffice, le rotiți sau le editați - totul este versionat în conformitate cu cerințele GoBD pentru arhivare perfectă.
Beneficiile unui software DMS
Din centralizarea unui software DMS rezultă diverse avantaje pentru companie. De exemplu, este garantat că toți angajații lucrează cu aceleași date corecte.
De asemenea, se evită procesele de mediere, astfel încât fluxul de informații să fie nelimitat în raport cu fluxurile de lucru.
De asemenea, acest lucru face redundantă dublă a ingestiei de date și evitarea erorilor de transfer, ceea ce are un impact pozitiv asupra calității datelor gestionate.
Multe companii, în special IMM-urile, văd aceasta ca o piedică pentru securitatea datelor și susțin, prin urmare, utilizarea unui sistem de gestionare a documentelor (DMS), precum cel de la PaperOffice.
Soluție
Datorită PaperOffice DMS și modulului integrat pentru managementul versiunilor denumit "VersionControl", aveți control complet asupra documentelor dvs. și modificărilor aferente.
Ce este versionarea?
Pe scurt, versionarea face posibila urmarirea tuturor modificarilor facute asupra documentelor.
Termenul de versionare poate fi usor explicat: consta in modul in care se inregistreaza modificarile aduse documentelor sau fisierelor.
Astfel, orice modificare adusa unui document este detectata si salvata ca o noua versiune a documentului, sub forma de copie de umbra.
La fiecare modificare a unui document, o versiune "mai noua" a documentului este stocata intr-un arhiv dedicat. Inregistrarea face ca modificarea sa fie transparenta si verificabila in orice moment.
In acest fel, urmatorul vizualizator stie cand si cine a modificat un document. Astfel se obtine o imagine de ansamblu asupra intregului ciclu de viata al documentului.
Versionarea poate fi efectuata automat sau manual.
Dar care este diferenta? Aceasta precum si toate metodele de versionare suportate de PaperOffice DMS sunt explicate in detaliu in tutorialul nostru de pe YouTube.
Ce tipuri de versionare exista?
Versionare automata
In cazul unei versionari automate, PaperOffice detecteaza in mod automat ca un document a fost modificat. Acest lucru poate fi realizat atat pentru un document Word, cat si prin intermediul modulului integrat WorkBench pentru documente PDF.
O copie actualizata a documentului modificat este creata automat de PaperOffice dupa editare si este stocata in dosarul "Documente in lucru". Versiunea este actualizata doar atunci cand faceti clic pe "Incheierea editarii".
Astfel, se asigura ca documentele nu pot fi suprascrise in retea. Deoarece cat timp lucrati la un document, acesta este situat in cadrul dosarului mentionat mai sus.
Dupa ce "versiunea mai noua" a documentului este adaugata, PaperOffice actualizeaza imaginea de previzualizare si efectueaza recunoasterea textului din document. Versiunea anterioara ramane disponibila si poate fi accesata.
Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit
Versionare manuala
Versionarea manuala este ideala atunci cand doriti sa printati documente si sa le semnati manual, dupa care sa le scanati ca o noua versiune.
In cazul versionarii manuale, procesul de versionare este declansat manual de catre utilizator.
Sfat
Există și un videoclip pe YouTube despre "Versionarea documentelor conforme cu cerințele de audit și legale cu PaperOffice DMS" care explică procesul asigurând înțelegerea acestuia:";
Prin intermediul inteligentei artificiale integrate, PaperOffice detecteaza daca acest document este deja existent si sugereaza sa il arhivati ca o versiune noua a unui document existent. Sau, in cazul in care nu este recunoscut ca fiind diferit in aspect de catre inteligenta artificială, acesta poate fi arhivat manual ca o noua versiune a unui document existent.
Beneficiile utilizarii unui DMS pentru gestionarea versiunilor
Arhivare uniformă
Dupa ce documentele sunt arhivate in PaperOffice, versionarea integrata asigura ca nu se salveaza numeroase copii ca fisiere separate. In schimb, versiunile diferite ale unui document se afla intr-un singur fisier.
Conformitatea cu securitatea revizuirii și cu cerințele GoBD
Versionarea documentelor asigură conformitatea cu securitatea revizuirii și cu cerințele GoBD.
Pentru a asigura securitatea revizuirii, toate detaliile unei modificări la documente și fișiere trebuie să fie ușor de urmărit. Este important să se asigure că doar angajații autorizați pot efectua astfel de modificări. Dar la fel de important este să se știe ce angajați au făcut ce și când, chiar și după ani de zile.
Structurarea accesului comun
PaperOffice nu este doar un sistem de gestionare a documentelor, ci și o aplicație de colaborare extensive. Aceasta nu este doar furnizată cu fluxuri de lucru, ștampile și instrumente de activități, ci facilitează și colaborarea pe documente în cadrul fluxurilor de lucru integrat.
Datorită controlului versiunilor, fiecare utilizator știe când și cum a fost modificat un document și de către cine. Atunci când un utilizator își ia un document în lucru, acesta este blocat pentru alți utilizatori și nu poate fi editat simultan.
În ceea ce privește ultimul punct, Check-Out și Check-In reglementează colaborarea necomplicată la un document și coordonează drepturile de acces. Prin funcția de Check-Out, editorul blochează temporar documentul.
Prin Check-In ulterior, primul editor generează versiunea nouă a documentului modificat. Blocarea de editare impusă anterior este anulată.
Securitate și conformitate cu multe norme legale și reguli de conformitate
Este evident că cel mai important lucru în ceea ce privește versionarea este că toate cerințele legale și aspectele tot mai importante de conformitate sunt respectate. Pentru că fiecare modificare a documentului poate fi urmărită - până la utilizatorul care a efectuat-o.
Alegerea software-ului DMS potrivit pentru versionare
În concluzie, este clar că administrarea versiunilor asistată de un DMS are multe avantaje.
Cel mai bun lucru la versionare este însă: companiile sunt capabile să gestioneze automat crearea, revizuirea și distribuția documentelor de afaceri importante.
Platforma PaperOffice de gestionare a documentelor permite multor companii să obțină securitatea revizuirii. Este important să puteți urmări toate modificările la documentele de afaceri, în orice moment și rapid.
Porniți cu ușurință, mai simplu decât credeți.
Aveți încă îndoieli că nu veți reuși? Citiți studii de caz ale clienților noștri despre integrarea PaperOffice în viața de afaceri și convingeți-vă singuri de ușurință sau solicitați simplu o instalare de testare.
