Cum efectuez o versiune legală a documentelor?

Acțiuni pe care trebuie să le luați în considerare!

Versiunea documentelor este una dintre funcțiile principale în managementul documentelor.
Versiunea asigură faptul că un document nu poate fi editat simultan de către angajați și are, de asemenea, versiuni automate ale documentelor și un control extins al versiunilor.
Astfel, toate modificările la documentele de afaceri pot fi urmărite în orice moment și rapid.

Versionare: Executarea corectă a arhivării în condiții de revizuire a documentelor

Sfaturi de profesionist

Ce rol joacă versionarea în sistemul de gestionare a documentelor (DMS)?

Funcțiile din domeniul versionării sunt importante pentru mulți utilizatori ai software-ului DMS. Aflați mai multe despre avantaje aici.

Termenul de "versionare" nu este străin în cadrul unui sistem de gestionare a documentelor (DMS). Necesitatea utilizării unui sistem de gestionare a documentelor care are o versiune de control conformă cu cerințele GoBD și versionare sigură devine tot mai evidentă.

Deoarece cine nu cunoaște această situație? Un contract este editat de mai multe ori - o modificare aici, o notă acolo, aliniere poziții, modificare sumă și, în cele din urmă, o înțelegere. Fiecare modificare este salvată local pe calculator și trimisă pentru verificări ulterioare.

Dacă colegul este în absență sau clientul sună și întreabă versiunea de lucru "XYZ" de acum o lună, totul stagnează.

Haosul de versiuni și redunțe de date sunt rezultatul.

În cel mai târziu la acest moment, merită să vă gândiți la versionare sau la managementul versiunilor de documente.

PaperOffice DMS are o funcționalitate automată de versionare a documentelor și un control detaliat al versiunilor. Indiferent dacă ștergeți pagini în PaperOffice, le rotiți sau le editați - totul este versionat în conformitate cu cerințele GoBD pentru arhivare perfectă.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Beneficiile unui software DMS

Din centralizarea unui software DMS rezultă diverse avantaje pentru companie. De exemplu, este garantat că toți angajații lucrează cu aceleași date corecte.

De asemenea, se evită procesele de mediere, astfel încât fluxul de informații să fie nelimitat în raport cu fluxurile de lucru.

De asemenea, acest lucru face redundantă dublă a ingestiei de date și evitarea erorilor de transfer, ceea ce are un impact pozitiv asupra calității datelor gestionate.

Multe companii, în special IMM-urile, văd aceasta ca o piedică pentru securitatea datelor și susțin, prin urmare, utilizarea unui sistem de gestionare a documentelor (DMS), precum cel de la PaperOffice.

Soluție

Datorită PaperOffice DMS și modulului integrat pentru managementul versiunilor denumit "VersionControl", aveți control complet asupra documentelor dvs. și modificărilor aferente.

Ce este versionarea?

Pe scurt, versionarea face posibila urmarirea tuturor modificarilor facute asupra documentelor.

Termenul de versionare poate fi usor explicat: consta in modul in care se inregistreaza modificarile aduse documentelor sau fisierelor.

Astfel, orice modificare adusa unui document este detectata si salvata ca o noua versiune a documentului, sub forma de copie de umbra.

La fiecare modificare a unui document, o versiune "mai noua" a documentului este stocata intr-un arhiv dedicat. Inregistrarea face ca modificarea sa fie transparenta si verificabila in orice moment.

In acest fel, urmatorul vizualizator stie cand si cine a modificat un document. Astfel se obtine o imagine de ansamblu asupra intregului ciclu de viata al documentului.

Versionarea poate fi efectuata automat sau manual.

Dar care este diferenta? Aceasta precum si toate metodele de versionare suportate de PaperOffice DMS sunt explicate in detaliu in tutorialul nostru de pe YouTube.

Ce tipuri de versionare exista?

Versionare automata

In cazul unei versionari automate, PaperOffice detecteaza in mod automat ca un document a fost modificat. Acest lucru poate fi realizat atat pentru un document Word, cat si prin intermediul modulului integrat WorkBench pentru documente PDF.
O copie actualizata a documentului modificat este creata automat de PaperOffice dupa editare si este stocata in dosarul "Documente in lucru". Versiunea este actualizata doar atunci cand faceti clic pe "Incheierea editarii".
Astfel, se asigura ca documentele nu pot fi suprascrise in retea. Deoarece cat timp lucrati la un document, acesta este situat in cadrul dosarului mentionat mai sus.

Dupa ce "versiunea mai noua" a documentului este adaugata, PaperOffice actualizeaza imaginea de previzualizare si efectueaza recunoasterea textului din document. Versiunea anterioara ramane disponibila si poate fi accesata.

PaperOffice Mitarbeiter sitzt vor einem Notebook

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Versionare manuala

Versionarea manuala este ideala atunci cand doriti sa printati documente si sa le semnati manual, dupa care sa le scanati ca o noua versiune.

In cazul versionarii manuale, procesul de versionare este declansat manual de catre utilizator.

Sfat

Există și un videoclip pe YouTube despre "Versionarea documentelor conforme cu cerințele de audit și legale cu PaperOffice DMS" care explică procesul asigurând înțelegerea acestuia:";

Prin intermediul inteligentei artificiale integrate, PaperOffice detecteaza daca acest document este deja existent si sugereaza sa il arhivati ca o versiune noua a unui document existent. Sau, in cazul in care nu este recunoscut ca fiind diferit in aspect de catre inteligenta artificială, acesta poate fi arhivat manual ca o noua versiune a unui document existent.

Beneficiile utilizarii unui DMS pentru gestionarea versiunilor

Arhivare uniformă

Dupa ce documentele sunt arhivate in PaperOffice, versionarea integrata asigura ca nu se salveaza numeroase copii ca fisiere separate. In schimb, versiunile diferite ale unui document se afla intr-un singur fisier.

Conformitatea cu securitatea revizuirii și cu cerințele GoBD

Versionarea documentelor asigură conformitatea cu securitatea revizuirii și cu cerințele GoBD.

Pentru a asigura securitatea revizuirii, toate detaliile unei modificări la documente și fișiere trebuie să fie ușor de urmărit. Este important să se asigure că doar angajații autorizați pot efectua astfel de modificări. Dar la fel de important este să se știe ce angajați au făcut ce și când, chiar și după ani de zile.

Structurarea accesului comun

PaperOffice nu este doar un sistem de gestionare a documentelor, ci și o aplicație de colaborare extensive. Aceasta nu este doar furnizată cu fluxuri de lucru, ștampile și instrumente de activități, ci facilitează și colaborarea pe documente în cadrul fluxurilor de lucru integrat.

Datorită controlului versiunilor, fiecare utilizator știe când și cum a fost modificat un document și de către cine. Atunci când un utilizator își ia un document în lucru, acesta este blocat pentru alți utilizatori și nu poate fi editat simultan.

În ceea ce privește ultimul punct, Check-Out și Check-In reglementează colaborarea necomplicată la un document și coordonează drepturile de acces. Prin funcția de Check-Out, editorul blochează temporar documentul.

Prin Check-In ulterior, primul editor generează versiunea nouă a documentului modificat. Blocarea de editare impusă anterior este anulată.

Securitate și conformitate cu multe norme legale și reguli de conformitate

Este evident că cel mai important lucru în ceea ce privește versionarea este că toate cerințele legale și aspectele tot mai importante de conformitate sunt respectate. Pentru că fiecare modificare a documentului poate fi urmărită - până la utilizatorul care a efectuat-o.

Alegerea software-ului DMS potrivit pentru versionare

În concluzie, este clar că administrarea versiunilor asistată de un DMS are multe avantaje.

Cel mai bun lucru la versionare este însă: companiile sunt capabile să gestioneze automat crearea, revizuirea și distribuția documentelor de afaceri importante.

Platforma PaperOffice de gestionare a documentelor permite multor companii să obțină securitatea revizuirii. Este important să puteți urmări toate modificările la documentele de afaceri, în orice moment și rapid.

Porniți cu ușurință, mai simplu decât credeți.

Aveți încă îndoieli că nu veți reuși? Citiți studii de caz ale clienților noștri despre integrarea PaperOffice în viața de afaceri și convingeți-vă singuri de ușurință sau solicitați simplu o instalare de testare.

FAQs

Pentru a finaliza, vom răspunde la câteva întrebări frecvente despre subiectul. "Cum efectuez o versiune legală a documentelor?":

Cui i se potrivește un birou fără hârtii?

Răspunsul rapid și simplu la această întrebare este: oricărei companii. Toate industriile și dimensiunile de afaceri beneficiază de un birou fără hârtii, de la întreprinderi mici și mijlocii până la start-up-uri și companii mari. În special, o tranziție către un birou fără hârtii este valoroasă pentru întreprinderile mici și mijlocii: prin reducerea efortului și costurilor de prelucrare, se eliberează bugetul necesar pentru alte măsuri de creștere.

Pot folosi un furnizor de DMS bazat pe cloud pentru biroul meu fără hârtii în companie?

Nu. Un alt factor, care este foarte discutat în special din momentul intrării în vigoare a GDPR în 2018, este protecția datelor. Soluțiile de DMS și software-ul DMS sunt folosite pentru prelucrarea, administrarea și stocarea documentelor care conțin adesea date personale sensibile. Legea prevede amenzi mari pentru neconformitatea cu GDPR.

Concluzie

Beneficii care justifică efortul și costurile
Lucrul digital și aducerea documentelor vechi în noua eră va fi cea mai bună investiție-cheie pentru a economisi timp, bani și nervi în viitor.
Ai nevoie de cineva care să se priceapă
Nu aveți nevoie de un specialist în IT propriu pentru a beneficia de toate avantajele digitalizării. Ceea ce aveți nevoie este un partener adecvat alături de care să puteți implementa exact ceea ce aveți nevoie pe baza experiențelor sale. Evitați alarmiștii și alegeți testarea în locul prezentărilor Powerpoint atrăgătoare care nu au fost cu adevărat testate.
De obicei, echipamentul hardware există deja
Experiența arată că aproape orice afacere, companie și organizație deține o imprimantă cu funcție de copiere mare, care nu își exploatează pe deplin potențialul. Aceste dispozitive sunt minunate pentru scanări în masă, sunt tolérante în ceea ce privește capsele de birou și pot servi ca bază pentru un start digital fără a investi într-un scaner.
Mai ieftin decât vă așteptați, cu un DMS potrivit
Evitați capcanele costurilor cu sistemele DMS / ECM în care sunteți prizonierii nemiloși ai producătorilor. Nu faceți compromisuri în ceea ce privește propriile posibilități de administrare, cum ar fi instruirea singuri a documentelor și setările. Dacă aveți nevoie de ajutor, producătorul vă va ajuta cu plăcere, dar rămâneți independenți și autonomi.
Automatizarea digitală este viitorul
Procedurile vor decurge în viitor complet identic, dar complet automatizat. A intrat o factură? Fluxul de lucru pornește și totul urmează calea definită o dată. Căutați în toate cele 1000 de dosare? Nicio problemă, pentru că aveți propriul dvs. Google!