Am enumerat cinci pași pe care trebuie să îi urmați pentru a reduce consumul de hârtie la birou și pentru a merge digital:
-
Strategia și analiza proceselor
Planificați-vă bine desfășurarea în biroul fără hârtie. Acordați-vă suficient timp pentru a analiza procesele din compania dvs. Ce trebuie să fie disponibil sau păstrat pe suport de hârtie? Ce documente sunt suficiente în format digital?
Documentele și informațiile provin din surse diferite Cel mai probabil veți întâlni informații care provin din surse diferite și în formate diferite. Unele dintre ele în formă digitală, stocate în fișiere sau baze de date, iar altele sub formă de documente tipărite.
Planificarea timpului și a personalului pentru proiectul de birou fără hârtie
Un sfert sau 90 de zile este un interval de timp rezonabil pentru punerea în aplicare a acțiunilor necesare pentru trecerea la biroul fără hârtie.
Este, de asemenea, o perioadă care permite o tranziție lină. Soluțiile de remediere rapidă care forțează angajații să facă schimbări de la o zi la alta sunt de obicei de scurtă durată. De asemenea, este posibil, în acest fel, să nu se perturbe operațiunile.
Practic, atunci când treceți la biroul fără hârtie cu PaperOffice DMS, nu este nevoie de o echipă de proiect formată din mai multe persoane.
În multe IMM-uri, deducerea acestora din sarcinile lor efective nu este nici posibilă, nici de dorit. Ceea ce are sens, cu toate acestea, este de a face cel puțin o persoană cu autoritatea de a emite directive CDO, Chief Digital Officer. Dacă nu sunteți prea dornici de abrevieri americane, îl puteți numi ca manager de proiect de birou fără hârtie.
-
Stabilirea perioadelor de tranziție la biroul fără hârtie
Ruperea celor 90 de zile prevăzute în perioade de timp mai mici are scopul de a se putea concentra pe fiecare fază a tranziției și de a putea reflecta asupra proceselor implicate. În plus, succesele în trecerea la euro pot fi documentate mai ușor. Angajații înțeleg mai bine măsurile și nu se simt copleșiți. În același timp, obiectivele trebuie comunicate intern, ceea ce este în concordanță cu o schimbare mentală. Cât de important este acest lucru a fost deja explicat în prefață.
Este logic să împărțiți cele 90 de zile în trei secțiuni de câte 30 de zile fiecare.
Primele 30 de zile sunt folosite pentru a analiza toate procesele care urmează să fie convertite de la analogic la digital.
În al doilea 30 de zile , PaperOffice DMS și hardware-ul necesar vor fi introduse, dar inițial numai în scopuri de instruire și de însoțire a proceselor în curs de desfășurare, dacă acest lucru apare.
Ultimele 30 de zile au fost luate cu a face trecerea procesului de la analogic la digital, cu întrebări de la angajați, fără îndoială, care apar. Una sau alta operațiune incorectă este, de asemenea, posibilă, dar acest lucru poate fi corectat în orice moment datorită structurii ierarhice a PaperOffice DMS.
-
Detectarea căilor de achiziție și determinarea stocării datelor
În primele 30 de zile, accentul se pune acum pe examinarea proceselor în care hârtia a jucat rolul principal până în prezent. Pentru a face acest lucru, este necesar să recunoașteți interfețele comunicării externe și interne în companie și să urmați ciclul lor de viață, care poate fi acolo:
- Apeluri telefonice (de exemplu, un formular de comandă care este apoi completat)
- Traficul prin e-mail (de exemplu, e-mailul va fi tipărit pentru următoarea întâlnire)
- Litere
- Vizita clientului de afaceri (de exemplu: a se vedea apelurile telefonice)
- Documente însoțitoare
- Corespondența internă
Următorul lucru care trebuie determinat este când și unde, în cazul formularelor electronice, are loc trecerea la hârtia tipărită, precum și calea de la hârtie la arhivare sau doar la coșul de gunoi.
Proiectați documente digital de acum înainte
De acum înainte, faceți fără hârtie, pe cât posibil: întâlniri, minute, e-mailuri primite, facturi de ieșire și note pot fi create direct în PaperOffice. Activitățile și fluxurile de lucru sunt, de asemenea, implementate digital.
Digitalizarea facturilor și implementarea treptată a contabilității fără hârtie
Emiterea facturilor ca atare face parte și din biroul fără hârtie, deși nu numai că trebuie văzută în acest context. Digitalizarea și procesarea corectă sunt o problemă și trebuie, de asemenea, să fie bine planificate și implementate.
Oricine își întreține facturile digital și își creează, de asemenea, contabilitatea digitală recunoaște un potențial mai mare de economisire și poate eficientiza procesul contabil general.
Stocarea datelor
Dacă ați decis deja că fișierele fizice vor fi acum fișiere digitale, întrebarea imediată este unde veți stoca acele fișiere digitale. Le veți stoca într-o bază de date local sau pe un dispozitiv NAS extern?
Când treceți la un birou fără hârtie, nu trebuie să vă zgârciți pe una dintre cele mai importante fațete. Stocarea locală a datelor și utilizarea dispozitivelor NAS.
Sau nu doriți să aveți deloc stocarea datelor sau baza de date în compania dvs.? Cu toate acestea, pentru a evita incendiul, jaful etc., utilizarea unei soluții cloud este în afara întrebării pentru dvs., din motive legale. Apoi, desigur, soluția utilizării bazei de date pe un server dedicat, care vă este atribuită numai dvs., este o soluție foarte bună.
Selecția este mare.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
-
Introducerea paperOffice DMS plus hardware-ul
După ce software-ul a fost instalat pe computerele din companie, nivelurile ierarhice au fost atribuite și serverele NAS au fost configurate și în rețea, software-ul este instruit.
Nu este nevoie de consultanți externi (de obicei sinonimi cu consultanți "scumpi"). Angajații PaperOffice sunt, desigur, disponibili dacă este necesar. Mai mult de un milion de companii care lucrează cu PaperOffice DMS la nivel mondial au ajuns până în prezent, împreună foarte bine cu tutoriale detaliate și clipuri video sau cu sfaturi de telefon cu privire la întrebările despre PaperOffice DMS.
Majoritatea proceselor sunt auto-explicative și sunt însoțite de un meniu de ajutor foarte bine pus la punct. Apropo, nu trebuie să fii încăpățânat să te ții de cele 30 de zile. Dacă toți cei implicați în trecerea de la analogic la digital sunt de părere că va funcționa, procesul poate fi scurtat după cum doriți.
Structura folderului
O structură semnificativă a dosarului este importantă, astfel încât să vă puteți găsi cu ușurință după trecerea. Organizați-vă cu ușurință structura de foldere digitale în funcție de structura de foldere "reală" existentă.
Bazați-vă pe automatizare
Datorită recunoașterii inteligente a IA, puteți recunoaște date importante ale documentelor din document, le puteți extrage și le puteți utiliza pentru cuvinte cheie pentru documente. Acest lucru economisește timp și, prin urmare, bani.
-
Finalizați tranziția la biroul fără hârtie
Ultimele 30 de zile (sau mai puțin) încep, iar angajații termină faza de educație și formare. E-mailurile nu mai sunt tipărite, ci salvate.
Utilizarea fluxurilor de lucru și a ștampilelor
Documentele și e-mailurile pot fi accesate, editate și puse la dispoziția altor angajați în orice moment prin intermediul funcției de flux de lucru din PaperOffice DMS. Documentele de transport de marfă din livrări sau scrisori primite sunt digitalizate folosind un scaner sau o cameră de telefon mobil și convertite în documente text folosind software-ul OCR al PaperOffice.
Funcția de ștampilă permite declanșarea diferitelor fluxuri de lucru și efectuarea de acțiuni suplimentare. Variabilele dinamice pot fi adăugate la ștampile și chiar notificările prin e-mail sunt trimise automat la utilizare.
Nu uitați să faceți backup
Există un singur spațiu de stocare central cu o funcție de rezervă. Întrebarea nu se mai pune niciodată cu privire la angajatul care are un anumit document stocat pe computerul său și cum să ajungă la el pentru că este în vacanță și nu este disponibil.
O metodă de criptare a datelor care este, de asemenea, utilizată de armata americană. În prezent, popular și profitabil joc de hackeri cu ransomware bounces off PaperOffice.
Rămâi consecvent: Începutul este întotdeauna dificil, deoarece procesele care au fost repetate de ani de zile sunt noi pentru moment. Nu cădea înapoi în vechiul model.
Rămâneți consecvenți și experimentați biroul fără hârtie.
Ghidul final în 5 pași
Sfat
Am creat ghidul final în 5 pași pentru a merge fără hârtie și a vă digitaliza afacerea ca document descărcabil, detaliind fiecare 5 pași și cât timp durează:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Concluzie intermediară 2 / 3
Cu software-ul potrivit, un birou fără hârtie înseamnă nici o muncă suplimentară!
Tot ce este cu adevărat necesar este un software- Automatizați complet primirea facturilor prin e-mail-uri personalizate, dacă facturile sunt disponibile digital
- În cazul facturilor pe suport de hârtie, datorită integrității scanerului, acestea pot fi captate automat prin scanarea în serie
- Indexarea și citirea documentelor scanate
- și cel mai important lucru: poate stoca automat documente digitale și scanate în funcție de conținutul lor!
Și evitați această greșeală comună
În orice caz, asigurați-vă că alegerea software-ului se încadrează pe un DMS cu care puteți efectua înregistrarea automată (de exemplu, monitorizarea directorului) și predarea documentelor singur pentru a nu păși într-o capcană de costuri incontrolabilă și a nu depinde de producător să fie!
