Birou fără hârtie: Așa reușește digitalizarea în companie

Abordarea biroului fără hârtie este din ce în ce mai mult în centrul rapoartelor mass-media, dar este greu de utilizat în practică - în special nu în întreprinderile mici și mijlocii. Nu este vorba doar despre timpul și banii implicați.

Paperless office can bring many benefits to your business

Cu toate acestea, cu doar câteva măsuri, consumul de hârtie poate fi redus foarte mult. IMM-urile beneficiază de ierarhii plate și structuri flexibile.

În articolul actual, aruncăm o privire mai atentă la subiectul biroului fără hârtie sau "birou digital", așa cum este cunoscut și el. Vă vom arăta că tranziția este mult mai ușoară decât vă imaginați. Veți primi, de asemenea, sfaturi pentru organizarea corporativă, vă vom spune avantajele lucrului fără hârtie și vom descrie efectele implementării cu succes.

Tehnologia devine din ce în ce mai rapidă și mai rapidă

Într-un moment în care tehnologia ne-a împins să contactăm lumea prin intermediul smartphone-urilor noastre, este mai puțin logic să folosim în continuare hârtie în multe dintre activitățile noastre zilnice.

Astăzi suntem obișnuiți să ne ocupăm de conținutul digital (muzică, fotografie, seriale TV), dar digitalizarea documentelor nu este încă larg răspândită în mediul de lucru și de afaceri. În zilele noastre, aproape toate companiile au acces la computere și dispozitive mobile, așa că de ce continuăm să ne umplem birourile cu hârtie?

Principalele motive pentru utilizarea continuă a hârtiei constau în provocările legate de abordarea schimbării și a digitalizării. Multora le place să păstreze o copie fizică a documentelor cu care lucrează.

Cu toate acestea, pe măsură ce angajații încep să elimine sau cel puțin să reducă cantitatea de hârtie utilizată la birou sau în întreaga organizație, îmbunătățiți, de asemenea, procesele cresc productivitatea prin digitalizarea datelor, folosind metode fără hârtie și reducând astfel costurile.

De ce ar trebui să reduceți consumul de hârtie în compania dvs.?

Biroul fără hârtie este un obiectiv pe care tot mai multe companii se străduiesc cu siguranță să-l atingă și oferă multe beneficii dincolo de economiile de costuri și reducerea amprentei de carbon a unei companii.

Se estimează că un angajat care petrece în total două ore cu documente utilizează în medie 10.000 de coli de hârtie pe an (date ale Agenției Federale de Mediu). Din acest motiv, este important să se utilizeze soluții și instrumente care îmbunătățesc atât accesul, gestionarea, cât și localizarea informațiilor. Cu toate acestea, orice schimbare în procesul de afaceri necesită timp și necesită o schimbare treptată a culturii corporative.
Pe lângă impactul pozitiv asupra mediului prin reducerea consumului de hârtie de afaceri, digitalizarea documentelor și a datelor companiei oferă multe alte avantaje.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Avantajele unui birou fără hârtie

Următoarele sunt principalele avantaje ale unui birou fără hârtie:

• Optimizarea tuturor proceselor de lucru

  Datorită trecerii la un birou fără hârtie, puteți fi primul Faceți un pas spre transformarea digitală a companiei dvs.
  Pentru că datorită soluțiilor de flux de lucru de la dvs., puteți simplifica și accelera și mai mult procesele de afaceri. Ei scutesc grefierii preluând o mulțime de lucrări complexe de rutină. Cerințele legale care trebuie respectate sunt integrate direct în fluxul de lucru.

• Lucru flexibil, indiferent unde vă aflați

  Dacă vă digitalizați documentele, o puteți face oricând, oriunde și cu orice dispozitiv accesați documentele. Acest lucru este deosebit de important dacă aveți mai multe sucursale, angajații dumneavoastră doresc / trebuie să-și facă munca de la biroul lor de acasă sau trebuie să emită aprobări.

• Reducerea masivă a costurilor în toate domeniile

  Digitalizarea documentelor are un impact direct asupra reducerii costurilor companiei dvs., nu numai pentru că nu mai cumpărați la fel de multă hârtie, ci și pentru că economisiți la întreținerea imprimantei și achiziționarea de cerneală și piese de schimb.
  Desigur, acest lucru reduce și costurile de depozitare, adică fișiere, dosare, rafturi, dulapuri de depozitare. Spațiul valoros pentru depozitarea documentelor pe suport de hârtie nu mai este irosit.

  Concluzia este că, de îndată ce utilizați date digitale, angajații dumneavoastră lucrează mult mai eficient la birou și investesc timpul prețios câștigat într-o manieră sensibilă și orientată în companie .
  Reducerea semnificativă a spațiului de depozitare prin digitalizare și/sau reducerea consumului de hârtie duce la birouri mai curate și mai ordonate .

• Securitate maximă împotriva furtului și pierderii

  Securitate mai mare a informațiilor prin utilizarea software-ului cu un sistem de stocare a bazelor de date. Securitatea informațiilor stocate digital este net superioară securității documentelor arhivate pe hârtie.

  Aveți grijă să nu utilizați o soluție cloud în compania dvs., deoarece soluțiile DMS bazate pe cloud și software-ul DMS reprezintă un decalaj de securitate.

• Mai puțin stres prin automatizare

  Odată cu trecerea de la fluxuri de lucru manuale la fluxuri de lucru automatizate, procesele de afaceri sunt standardizate și costurile reduse. De exemplu, optimizarea fluxului de lucru poate duce la o colectare mai rapidă și la o reducere a costurilor de achiziție.
  Plățile facturilor nu mai sunt uitate, reducerile pot fi deduse în timp util.

• Reduceți riscurile în procesele de afaceri

• Îmbunătățirea relațiilor cu clienții

  Digitalizarea în compania dumneavoastră oferă relațiilor cu clienții mai multă profunzime și volum. Acest lucru înseamnă că colectarea cuprinzătoare a datelor în tranzacțiile de afaceri cu ajutorul volumelor mari de date, conectarea consecventă a proceselor interne, timpii de reacție în câteva secunde, precum și contactul personalizat cu un număr mare de clienți în același timp și planificarea precisă, extrem de orientată spre cerere a cerințelor, vă vor aduce compania mai departe.

  Digitalizarea este în creștere în toate domeniile companiei - nu în ultimul rând în serviciul pentru clienți. Ar fi o greșeală pentru orice companie să subestimeze acest potențial. Dacă nu vrei să rămâi în urma competiției și chiar să te grăbești în fața lor, este esențial să te ocupi de digitalizare în acest domeniu. Niciodată până acum nu a fost posibilă comunicarea mai agilă și individuală cu clientul despre nevoile și dorințele sale specifice.

• Transparența internă crește

• Imbunatatire remarcabila a mediului de lucru in randul angajatilor

  Companiile care aleg să-și digitalizeze documentele prin utilizarea unui software adecvat de gestionare a documentelor primesc în schimb beneficii mari, cum ar fi:

  • Mai mult spațiu fizic liber
  • Căutare mai rapidă a documentelor
  • O mai bună organizare a documentației
  • Rezultând în mai puțin timp petrecut în căutarea documentelor și mai puțin stres duce.
  • Sustenabilitate și competitivitate
  • Comunicare simplificată și rezolvarea sarcinilor
  • Productivitatea companiei dumneavoastră crește
  • Și cel mai important lucru este - sunteți pe drumul cel bun spre un birou fără hârtie.

Evitați cu orice preț această greșeală!

Mai ales pentru proiectele cu Digitalizare este adesea întâmpinată cu o mare reticență, deoarece multe companii se tem că un astfel de proiect se va dezvolta într-o groapă fără fund. Cel mai frecvent motiv pentru acest lucru este lipsa de cunoștințe de către companiile în sine și încrederea suplimentară în producătorii de software incompetenți care oferă software care nu funcționează. Mulți producători de software profită de ignoranță.

În acest moment, PaperOffice vă va ajuta cu plăcere în implementarea digitalizării. Datorită experienței de 20 de ani în domeniul managementului și automatizării documentelor, PaperOffice vă poate aduce sugestii de lucru din practică și vă poate însoți prin implementarea completă.

Concluzie intermediară 1 / 3

Nu este nevoie nici de un specialist IT, nici de un bibliotecar instruit!

Tot ce ai nevoie este

• software-ul potrivit
• un partener IT de încredere
• hardware-ul corespunzător

Uneori, hardware-ul este adesea deja acolo, are mai mult potențial decât înainte și poate fi utilizat imediat.

Sfat

Apropo, există un articol special pe tema "Digitalizarea documentelor pe suport de hârtie: 10 cele mai importante avantaje", care a raportat avantajele digitalizării generale:

The 10 most important advantages of digitizing paper documents: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Ce 5 pași trebuie să urmați pentru a reduce consumul de hârtie la birou?

Am enumerat cinci pași pe care trebuie să îi urmați pentru a reduce consumul de hârtie la birou și pentru a merge digital:

• Strategia și analiza proceselor

  Planificați-vă bine desfășurarea în biroul fără hârtie. Acordați-vă suficient timp pentru a analiza procesele din compania dvs. Ce trebuie să fie disponibil sau păstrat pe suport de hârtie? Ce documente sunt suficiente în format digital? Documentele și informațiile provin din surse diferite Cel mai probabil veți întâlni informații care provin din surse diferite și în formate diferite. Unele dintre ele în formă digitală, stocate în fișiere sau baze de date, iar altele sub formă de documente tipărite.

  Este posibil să doriți să scanați și să digitalizați toate documentele anterioare sau să treceți la un birou/sistem fără hârtie până la o anumită dată, precum și să utilizați datele digitale pentru a continua și a lucra eficient în viitor. Utilizați o imprimantă/scaner multifuncțional pentru scanare și monitorizarea directorului sau arhivarea în masă pentru cantități mari de documente.

  Prima opțiune necesită mai mult timp și resurse. În mod ideal, tu și echipa ta veți decide cum să organizați fișierele electronice și să configurați un proces continuu de scanare pas cu pas, astfel încât toate documentele viitoare să fie digitalizate.

  Planificarea timpului și a personalului pentru proiectul de birou fără hârtie

  Un sfert sau 90 de zile este un interval de timp rezonabil pentru punerea în aplicare a acțiunilor necesare pentru trecerea la biroul fără hârtie.

  Este, de asemenea, o perioadă care permite o tranziție lină. Soluțiile de remediere rapidă care forțează angajații să facă schimbări de la o zi la alta sunt de obicei de scurtă durată. De asemenea, este posibil, în acest fel, să nu se perturbe operațiunile.

  Practic, atunci când treceți la biroul fără hârtie cu PaperOffice DMS, nu este nevoie de o echipă de proiect formată din mai multe persoane.

  În multe IMM-uri, deducerea acestora din sarcinile lor efective nu este nici posibilă, nici de dorit. Ceea ce are sens, cu toate acestea, este de a face cel puțin o persoană cu autoritatea de a emite directive CDO, Chief Digital Officer. Dacă nu sunteți prea dornici de abrevieri americane, îl puteți numi ca manager de proiect de birou fără hârtie.

  Este important ca persoana în cauză să se familiarizeze temeinic cu Dms PaperOffice.

  Datorită structurii clar structurate a software-ului și a tutorialelor și videoclipurilor extinse și ușor de înțeles cu privire la fiecare aspect, acest lucru nu necesită nici o diplomă IT, nici o pregătire externă. În plus, se poate face ca "învățarea prin practică" care însoțește primele măsuri de conversie.

• Stabilirea perioadelor de tranziție la biroul fără hârtie

  Ruperea celor 90 de zile prevăzute în perioade de timp mai mici are scopul de a se putea concentra pe fiecare fază a tranziției și de a putea reflecta asupra proceselor implicate. În plus, succesele în trecerea la euro pot fi documentate mai ușor. Angajații înțeleg mai bine măsurile și nu se simt copleșiți. În același timp, obiectivele trebuie comunicate intern, ceea ce este în concordanță cu o schimbare mentală. Cât de important este acest lucru a fost deja explicat în prefață.

  Este logic să împărțiți cele 90 de zile în trei secțiuni de câte 30 de zile fiecare.

  Primele 30 de zile sunt folosite pentru a analiza toate procesele care urmează să fie convertite de la analogic la digital.
  În al doilea 30 de zile , PaperOffice DMS și hardware-ul necesar vor fi introduse, dar inițial numai în scopuri de instruire și de însoțire a proceselor în curs de desfășurare, dacă acest lucru apare.

  Ultimele 30 de zile au fost luate cu a face trecerea procesului de la analogic la digital, cu întrebări de la angajați, fără îndoială, care apar. Una sau alta operațiune incorectă este, de asemenea, posibilă, dar acest lucru poate fi corectat în orice moment datorită structurii ierarhice a PaperOffice DMS.

  La sfârșitul ultimelor 30 și, prin urmare, și a celor 90 de zile, există un sistem complet integrat de management al documentelor care permite deja o analiză în acest moment a cât de mari sunt și vor fi economiile și avantajele în viitor.

• Detectarea căilor de achiziție și determinarea stocării datelor

  În primele 30 de zile, accentul se pune acum pe examinarea proceselor în care hârtia a jucat rolul principal până în prezent. Pentru a face acest lucru, este necesar să recunoașteți interfețele comunicării externe și interne în companie și să urmați ciclul lor de viață, care poate fi acolo:

  • Apeluri telefonice (de exemplu, un formular de comandă care este apoi completat)
  • Traficul prin e-mail (de exemplu, e-mailul va fi tipărit pentru următoarea întâlnire)
  • Litere
  • Vizita clientului de afaceri (de exemplu: a se vedea apelurile telefonice)
  • Documente însoțitoare
  • Corespondența internă

  Următorul lucru care trebuie determinat este când și unde, în cazul formularelor electronice, are loc trecerea la hârtia tipărită, precum și calea de la hârtie la arhivare sau doar la coșul de gunoi.

  Proiectați documente digital de acum înainte

  De acum înainte, faceți fără hârtie, pe cât posibil: întâlniri, minute, e-mailuri primite, facturi de ieșire și note pot fi create direct în PaperOffice. Activitățile și fluxurile de lucru sunt, de asemenea, implementate digital.

  Digitalizarea facturilor și implementarea treptată a contabilității fără hârtie

  Emiterea facturilor ca atare face parte și din biroul fără hârtie, deși nu numai că trebuie văzută în acest context. Digitalizarea și procesarea corectă sunt o problemă și trebuie, de asemenea, să fie bine planificate și implementate.

  Oricine își întreține facturile digital și își creează, de asemenea, contabilitatea digitală recunoaște un potențial mai mare de economisire și poate eficientiza procesul contabil general.

  Stocarea datelor

  Dacă ați decis deja că fișierele fizice vor fi acum fișiere digitale, întrebarea imediată este unde veți stoca acele fișiere digitale. Le veți stoca într-o bază de date local sau pe un dispozitiv NAS extern?

  Când treceți la un birou fără hârtie, nu trebuie să vă zgârciți pe una dintre cele mai importante fațete. Stocarea locală a datelor și utilizarea dispozitivelor NAS.

  Sau nu doriți să aveți deloc stocarea datelor sau baza de date în compania dvs.? Cu toate acestea, pentru a evita incendiul, jaful etc., utilizarea unei soluții cloud este în afara întrebării pentru dvs., din motive legale. Apoi, desigur, soluția utilizării bazei de date pe un server dedicat, care vă este atribuită numai dvs., este o soluție foarte bună.
  Selecția este mare.

  De fapt, căutarea de soluții face parte și din secțiunea primelor 30 de zile. Cu managementul documentelor PaperOffice DMS și hardware-ul NAS, integrat în rețeaua companiei, toate soluțiile sunt disponibile pentru a implementa tranziția de la hârtie la digital.

Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile

• Introducerea paperOffice DMS plus hardware-ul

  După ce software-ul a fost instalat pe computerele din companie, nivelurile ierarhice au fost atribuite și serverele NAS au fost configurate și în rețea, software-ul este instruit.

  Nu este nevoie de consultanți externi (de obicei sinonimi cu consultanți "scumpi"). Angajații PaperOffice sunt, desigur, disponibili dacă este necesar. Mai mult de un milion de companii care lucrează cu PaperOffice DMS la nivel mondial au ajuns până în prezent, împreună foarte bine cu tutoriale detaliate și clipuri video sau cu sfaturi de telefon cu privire la întrebările despre PaperOffice DMS.

  Majoritatea proceselor sunt auto-explicative și sunt însoțite de un meniu de ajutor foarte bine pus la punct. Apropo, nu trebuie să fii încăpățânat să te ții de cele 30 de zile. Dacă toți cei implicați în trecerea de la analogic la digital sunt de părere că va funcționa, procesul poate fi scurtat după cum doriți.

  Structura folderului

  O structură semnificativă a dosarului este importantă, astfel încât să vă puteți găsi cu ușurință după trecerea. Organizați-vă cu ușurință structura de foldere digitale în funcție de structura de foldere "reală" existentă.

  Bazați-vă pe automatizare

  Datorită recunoașterii inteligente a IA, puteți recunoaște date importante ale documentelor din document, le puteți extrage și le puteți utiliza pentru cuvinte cheie pentru documente. Acest lucru economisește timp și, prin urmare, bani.

• Finalizați tranziția la biroul fără hârtie

  Ultimele 30 de zile (sau mai puțin) încep, iar angajații termină faza de educație și formare. E-mailurile nu mai sunt tipărite, ci salvate.

  Utilizarea fluxurilor de lucru și a ștampilelor

  Documentele și e-mailurile pot fi accesate, editate și puse la dispoziția altor angajați în orice moment prin intermediul funcției de flux de lucru din PaperOffice DMS. Documentele de transport de marfă din livrări sau scrisori primite sunt digitalizate folosind un scaner sau o cameră de telefon mobil și convertite în documente text folosind software-ul OCR al PaperOffice.

  Funcția de ștampilă permite declanșarea diferitelor fluxuri de lucru și efectuarea de acțiuni suplimentare. Variabilele dinamice pot fi adăugate la ștampile și chiar notificările prin e-mail sunt trimise automat la utilizare.

  Nu uitați să faceți backup

  Există un singur spațiu de stocare central cu o funcție de rezervă. Întrebarea nu se mai pune niciodată cu privire la angajatul care are un anumit document stocat pe computerul său și cum să ajungă la el pentru că este în vacanță și nu este disponibil.

  O metodă de criptare a datelor care este, de asemenea, utilizată de armata americană. În prezent, popular și profitabil joc de hackeri cu ransomware bounces off PaperOffice.

  Rămâi consecvent: Începutul este întotdeauna dificil, deoarece procesele care au fost repetate de ani de zile sunt noi pentru moment. Nu cădea înapoi în vechiul model.

Rămâneți consecvenți și experimentați biroul fără hârtie.

Ghidul final în 5 pași

Sfat

Am creat ghidul final în 5 pași pentru a merge fără hârtie și a vă digitaliza afacerea ca document descărcabil, detaliind fiecare 5 pași și cât timp durează:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Concluzie intermediară 2 / 3

Cu software-ul potrivit, un birou fără hârtie înseamnă nici o muncă suplimentară!

Tot ce este cu adevărat necesar este un software

• Automatizați complet primirea facturilor prin e-mail-uri personalizate, dacă facturile sunt disponibile digital
• În cazul facturilor pe suport de hârtie, datorită integrității scanerului, acestea pot fi captate automat prin scanarea în serie
• Indexarea și citirea documentelor scanate
• și cel mai important lucru: poate stoca automat documente digitale și scanate în funcție de conținutul lor!

Și evitați această greșeală comună

În orice caz, asigurați-vă că alegerea software-ului se încadrează pe un DMS cu care puteți efectua înregistrarea automată (de exemplu, monitorizarea directorului) și predarea documentelor singur pentru a nu păși într-o capcană de costuri incontrolabilă și a nu depinde de producător să fie!

Concluzia transformării digitale

Pentru multe companii, un birou modern și eficient fără hârtie nu este o realizare peste noapte, dar nu este, de asemenea, o utopie. Pentru a realiza în cele din urmă digitalizarea documentelor dvs., trebuie să stabiliți politici de reducere a hârtiei și să găsiți soluții pentru a scăpa de tot ceea ce nu mai aveți nevoie.

Software-ul de gestionare a documentelor de la PaperOffice vă poate ajuta să digitalizați documentele și să implementați un birou fără hârtie. Soluțiile DMS sunt soluții complete care oferă o infrastructură consistentă.
Ca urmare, procesele de afaceri sunt cartografiate transparent, fluxurile de lucru pot fi efectuate digital și toate informațiile importante pot fi vizualizate cu ușurință.

Datorită soluțiilor DMS, puteți, de asemenea, să procesați și să stocați documente și conținut digital într-o manieră rezistentă la audit, de exemplu pentru a vă salva problemele în timpul auditurilor corporative și fiscale.

Sfaturi și trucuri pentru un birou digital

Am rezumat 9 sfaturi pentru tine, astfel încât biroul fără hârtie de fapt, funcționează!

Pe scurt, este vorba despre digitalizarea unei mari varietăți de documente în companie, cum ar fi contracte, chitanțe, note de livrare, facturi primite, adică tot ceea ce este pe hârtie. În plus, nu numai hârtia despre trecut, ci și viitoarea lucrare intră în discuție.

Comunicarea este, de asemenea, un partener relevant în biroul fără hârtie. Nu trebuie să vă faceți griji din punct de vedere legal, doar să acorde o atenție la o pereche de "subtilități". Anumite documente, inclusiv structura dosarului și în format PDF, pot fi predate cu ușurință consultantului fiscal sau colegilor ca o arhivă de auto-susținere - se face cu doar câteva clicuri de mouse.

Software-ul potrivit de gestionare a documentelor rezolvă problema analog-digitală

DMS înseamnă Document Management System și este destinat gestionării documentelor, în special a documentelor digitale, care include conversia de la analogic la digital. PaperOffice DMS este un astfel de sistem. Gama sa de funcții este la fel de remarcabilă ca navigarea în meniu proiectată intuitiv, care necesită doar o pregătire minoră. Nu ai nevoie de consultanți scumpi la fața locului. Tutorialele video bine explicate pe PaperOffice DMS pot face acest lucru la fel de bine și mult mai ieftin, gratuit.

Scanare, OCR, arhivare cu cuvinte cheie automate, fuzionarea documentelor controlate de AI, motor de căutare integrat, funcție de flux de lucru, criptare cu 1024Mbit, integrare directă în MS Office, protecție împotriva ransomware-ului, crearea automată a șabloanelor, funcția de ștampilă, gestionarea sarcinilor și a notelor.

Acestea sunt câteva dintre cele mai importante funcții ale PaperOffice DMS și, așa cum am spus, nici tu, nici angajații tăi nu trebuie să completați o diplomă IT.

Concluzie intermediară 3/ 3

1. Contactați un producător cu know-how și software care respectă GOBD (și, de asemenea, GDPR)!

2. Nu există un software DMS adecvat. Fiecare DMS are justificarea sa și, în cele din urmă, produsul trebuie să se potrivească scopului.

3. Fie că este vorba de propriul server, serverul dedicat PaperOffice din centrul de date al Strato AG din Berlin (Germania) sau NAS - salvați documentul dvs. NICIODATĂ pe stocare în cloud terță parte care a) nu este utilizat în mod dedicat și b) nu se află într-o țară sigură c) nu poate fi exportat cu un singur clic

Sfat

Dacă urmați sfatul și veți folosi un NAS pentru stocarea securizată a documentelor - PaperOffice nu este numai perfect pentru acest lucru, ci este chiar singurul DMS oficial pentru cel mai mare producător NAS din lume - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.