Cele mai mari oferte de reducere posibile
Exclusivități insider
Upgradări bonus gratuite
Cele mai mari oferte de reducere posibile
Exclusivități insider
Upgradări bonus gratuite
Prietenie-încredere-cuvânt de onoare
Nu vom împărtăşi niciodată adresa dvs de email altora și fiecare email va conține un link de dezabonare cu un singur clic.
Procesarea digitala a facturilor, in combinatie cu sistemul de management al documentelor (DMS), contribuie semnificativ la eficienta si succesul companiei dumneavoastra si la un birou fara hartie. Nevoia de procesare digitală a facturilor este acum un aspect important pentru toată lumea.
Sfaturi de profesionist
În articolul curent, vă arătăm cum să implementați corect procesarea facturilor digitale, să enumerați avantajele implementării și să descrieți efectele implementării cu succes.Nevoia de digitalizare este acum un aspect important pentru toată lumea.
În ghidul nostru veți găsi acum mai multe rapoarte despre cum ar trebui să aibă loc digitalizarea în jurul companiilor și câte avantaje aduce acest lucru pentru dvs.
Dar aproape fiecare întrebare 3 care vine de la clienții noștri se referă la implementarea digitală a procesării facturilor. Așa că am decis să aruncăm o privire mai atentă asupra acestui subiect.
În articolul curent, ne uităm puțin mai adânc în informații despre procesarea facturilor digitale. Avantajele digitalizării facturilor. Vă vom arăta cum puteți implementa totul și descrie impactul unei implementări de succes.
Înainte de a ne întoarce la punerea în aplicare efectivă, să răspundem la întrebarea:
Aceasta este o întrebare pe care tot mai multe companii o pun: "Chiar trebuie să-mi digitalizez contabilitatea"? Răspunsul este da, trebuie. Printre altele, pentru că legiuitorul cere să fie așa. Din ce în ce mai multe companii se confruntă cu necesitatea de a respecta documentația procesului.
Reglementările legale impun respectarea cerințelor privind primirea, prelucrarea și arhivarea tuturor documentelor primite relevante pentru testare.
În articolul nostru actual vă prezentăm câteva exemple practice. Cum puteți rezolva cu ușurință digitalizarea datorită PaperOffice DMS. Dar mai întâi ajungem la avantajele generale ale procesării digitale a facturilor.
În lumea de astăzi de birou acasă și mass-media digitale, este încă comun pentru a vedea facturile de hârtie îngrămădite pe rafturi și mese.
Principalele motive pentru utilizarea hârtiei sunt că angajaților le este greu să accepte digitalizarea sau să înceapă cu ea. Se află în provocările de a face față schimbării și digitalizării.
Multora le place să păstreze o copie fizică a documentelor cu care lucrează. Dar procesul de manipulare a hârtiei care a fost repetat de ani de zile joacă, de asemenea, un rol aici.
Pe tema conversiei fără hârtie am scris deja un articol detaliat. Aici abordăm în mod explicit subiectul contabilității digitale.
Introducerea manuală a facturii nu înseamnă doar mult timp, ci și costuri ridicate ascunse. Noțiuni de bază it dreapta poate salva o mulțime de timp și bani.
Deoarece datorită digitalizării documentelor dvs., puteți găsi toate facturile stocate în PaperOffice în câteva secunde. Nu mai trebuie să treci laborios prin dosare groase. Prin digitalizarea tuturor facturilor din compania dvs., aveți nevoie doar de câteva clicuri pentru a le găsi în sistem.
Acest lucru ne conduce, de asemenea, la al doilea punct:
Nu mai aveți nevoie de spațiu pentru foldere fizice. De acum înainte vă puteți arhiva facturile în PaperOffice. Reducerea consumului de hârtie duce la birouri curate și ordonate.
Prin gestionarea digitală a facturilor, economisiți timp și efort. Precum și costurile pentru crearea, livrarea și prelucrarea. Nu faceți copii pentru activități complexe, fluxuri de lucru și redirecționare. Totul rulează digital și este transparent și inteligibil.
Datorită digitalizării facturilor, nu veți mai rata termene de reducere valoroase.
Drepturile individuale de acces la documente și foldere individuale asigură o securitate clară. Puteți acorda acces la persoane fizice sau departamente întregi. Cum ar fi contabilitatea.
PaperOffice recunoaște în mod inteligent datele adresei în conținutul documentului. Apoi, în mod logic, leagă documentul de persoanele de contact existente. Acest lucru permite, printre altele, afișarea tuturor documentelor pentru un anumit contact cu doar câteva clicuri.
PaperOffice vă sprijină cu recunoașterea inteligentă AI și cuvinte cheie. În acest fel, factura este căutată pentru cele mai importante date document.
KI PIA citește inteligent datele din document. Apoi depuneți documentul cu cuvinte cheie complete. Dacă este necesar cu testul sau automat în fundal.
Puteți preda cu ușurință facturile. Cu atribuirea contului și cuvinte cheie. Datorită căutării avansate, aveți tot ce aveți nevoie pentru export. Ca toate facturile de luna trecută, de exemplu.
Incl. structura folderului, fișierul PDF, fișierul Excel cu toate informațiile. Ca urmare, contabilul sau contabilul poate importa cu ușurință documentația.
Contabilitatea poate fi implementată rapid în viitor. Nu numai că puteți găsi toate documentele imediat, puteți, de asemenea, să le editați / clasificați direct, de exemplu. Toate cerințele legale sunt îndeplinite datorită arhivării bazate pe audit. Verificarea și aprobarea este, prin urmare, jocul copilului.
Digitalizarea facturilor este inevitabilă din mai multe motive. De asemenea, multe companii sunt deja convinse că digitalizarea facturilor este viitorul. Acest lucru trebuie acceptat și astăzi și acum.
Cu toate acestea, mulți încă se tem că acest pas va fi asociat cu un proiect de lungă durată. Ceea ce va fi dificil, costisitor, riscant și destabilizator. Vestea bună este că, în cele din urmă, datorită PaperOffice, acest lucru nu mai este cazul!
În primul rând, este important să nu se confunde sau să se reducă digitalizarea la scanarea facturilor primite. Astfel încât să poată intra apoi în procesul de flux de lucru pentru validare, plată și arhivare mai ușor și mai rapid. Digitalizarea înseamnă mult mai mult.
Avantajele recunoașterii textului OCR: Datorită recunoașterii textului OCR, multe lucruri pot fi automatizate. De exemplu, cu inteligența artificială (IA). În acest fel, funcțiile de învățare devin din ce în ce mai puternice și mai fiabile algoritmi de detecție.
Elementele care apar pe factură pot fi identificate imediat și extrase din document. Documentul este depus si poate fi pus la dispozitia sistemului contabil sau ERP.
De exemplu, odată cu digitalizarea, furnizorul de servicii financiare beneficiază de informații fiabile în timp real atunci când factura este primită.
Ajungem la adevărata întrebare a acestui articol:
Dacă vă gestionați facturile cu PaperOffice, procesarea facturilor primite este complet electronică. Veți primi deja factura primită digital, adică prin e-mail sau prin scanarea acesteia. Acest lucru nu face nici o diferență.
Dacă primiți deja facturile primite în format digital, vă recomandăm modulul DropMail integrat în PaperOffice. Acest lucru vă permite să creați o adresă de e-mail dropmail personală în PaperOffice. Le trimiți doar facturi.
Toate facturile care sunt trimise la adresa dropmail ca atașare de e-mail sunt arhivate automat în PaperOffice. Cu reguli de depunere definibile și fără muncă.
Sfat
Pe tema "DropMail - Arhivați automat documentele prin e-mail atunci când sunteți în deplasare" există și un videoclip pe YouTube care explică acest proces într-un mod simplu și ușor de înțeles:
PaperOffice recunoaște factura și citește datele relevante. Software-ul apoi fișiere factura în folderul corespunzător. Datorită INTELIGENȚEI INTELIGENTE, opțional sunt pornite alte procese de aprobare, sarcini și fluxuri de lucru.
Toți angajații care urmează să fie implicați în proces sunt informați. Fluxul de lucru factură se execută automat.
Procesarea pas cu pas a facturilor digitale:
Pur și simplu creați adresa dorită în formatul "meine_rechnungen@paperoffice.com", specificați o mască de stocare sau activați PIA și asta este!
PaperOffice captează automat factura și începe procesarea
Se execută reguli de depunere definite. Arhivarea bazată pe audit are loc automat în fundal, conform planului.
Puteți să verificați factura, să o aprobați și să rulați fluxuri de lucru.
Exportați facturile către consultantul fiscal sau sistemele terțe cu informații relevante.
În primul rând, digitalizarea facturilor aduce creșteri semnificative și imediate ale productivității. Digitalizarea nu numai că eliberează angajații de o sarcină operațională densă și consumatoare de timp. În plus, problemele de întârziere și dispută din cauza erorii manuale vor fi rezolvate.
Costurile inerente pentru stocarea, căutarea și pierderea documentelor importante pe suport de hârtie sunt reduse drastic. În plus, raționalizarea și automatizarea proceselor de validare și control în întregul proces de plată a conturilor.
De la cererea de cumpărare la plată, înmulțiți și mai mult aceste beneficii.
În general, durata ciclului de procesare a documentelor poate fi redusă cu 5. Costuri administrative cu 80%.
Cu aceste cifre, înțelegeți imediat urgența digitalizării facturilor. În cele din urmă, aceste numere nu sunt singurele de luat în considerare.
În primul rând, este foarte important să rețineți că trebuie respectați factorii pentru arhivarea digitală a documentelor. Potrivit GoBD, documentele pe suport de hârtie pot fi distruse. Cu excepția cazului în care acestea trebuie să fie păstrate în original, în conformitate cu reglementările fiscale sau fiscale străine.
Aceasta include, de exemplu, deschiderea bilanțurilor și a documentelor de drept al construcțiilor. GoBD mai spune că documentele pe suport de hârtie ar trebui retrase de la prelucrarea ulterioară. De asemenea, este posibil ca fișierul să nu fie modificat după procesul de scanare.
Care este dat în orice moment datorită versiunii în PaperOffice. Documentul trebuie să fie accesibil și evaluabil pe durata perioadei de păstrare.
PaperOffice îndeplinește astfel toate standardele necesare prin certificarea și testarea tuturor cerințelor software în conformitate cu GOBD.
Problema perioadei de retenție vine din nou și din nou cu clienții noștri. Deoarece nu există instrucțiuni clare despre cum și dacă factura originală trebuie păstrată. În primul rând, trebuie să contactați autoritatea fiscală responsabilă, și anume auditorul responsabil.
Documentele cu relevanță juridică, cum ar fi contractele, trebuie să fie păstrate în continuare în original.
Sfat
Am creat ghidul final în 5 pași pentru a merge fără hârtie și a vă digitaliza afacerea ca document descărcabil, detaliind fiecare 5 pași și cât timp durează:
Fiscul acceptă chitanțe electronice. Instanța în caz de litigiu numai originale.
Acest lucru are legătură cu faptul că o semnătură poate fi verificată numai pentru autenticitatea documentelor originale. Vă recomandăm să nu aruncați niciodată Originalul.
Se pare că trebuie să luați în considerare mai multe aspecte pentru a procesa cu succes facturile primite.
Pentru a alunga complet hârtia din proces, trebuie să implementați o digitalizare continuă a tuturor facturilor primite. Îmbunătățirile vin din automatizarea procesului cât mai mult posibil.
Un astfel de document digital are un pachet de avantaje pentru companie. Software-ul personalizat asigură o productivitate semnificativ mai mare în companie.
Așadar, digitalizarea facturilor este un pas important în transformarea afacerii tale într-un birou fără hârtie. Economisește timp și muncă. Crește calitatea rezultatelor muncii tale.
Utilizați toate avantajele unui birou fără hârtie.
În timp ce companiile mari au numit de mult timp ofițeri de digitalizare care se ocupă de subiectul conversiei documentelor analogice cu normă întreagă, companiile mici și mijlocii nu dispun de resurse umane, mai ales că sunt necesare calificări profesionale adecvate.
Cu toate acestea, aceasta este o greșeală obișnuită și duce la investiții proaste, deoarece mulți producători profită de această ignoranță.
Nu ai nevoie de un specialist IT sau de un bibliotecar instruit!
Tot ce ai nevoie este
Uneori, hardware-ul este adesea deja acolo, are mai mult potențial decât înainte și poate fi utilizat imediat.
Sfat
Apropo, există un articol special pe tema "procesarea facturilor digitale", care a raportat avantajele digitalizării sau procesării facturilor digitale:
Pentru a finaliza, vom răspunde la câteva întrebări frecvente despre subiectul. "Implementați corect procesarea facturilor digitale în 10 pași":
În primul rând, este foarte important să rețineți că trebuie respectați factorii pentru arhivarea digitală a documentelor. Potrivit GoBD, documentele pe suport de hârtie pot fi distruse. Cu excepția cazului în care acestea trebuie să fie păstrate în original, în conformitate cu reglementările fiscale sau fiscale străine.
Aceasta include, de exemplu, deschiderea bilanțurilor și a documentelor de drept al construcțiilor.
Merită să utilizați un DMS pentru orice dimensiune a companiei pentru a vă digitaliza facturile. Nu numai că puteți arhiva documente în conformitate cu reglementările legale, dar puteți simplifica, de asemenea, procese extinse în contabilitate, de exemplu prin fluxuri de lucru.
În primul rând, digitalizarea facturilor aduce creșteri semnificative și imediate ale productivității. Digitalizarea nu numai că eliberează angajații de o sarcină operațională densă și consumatoare de timp. În plus, problemele de întârziere și dispută din cauza erorii manuale vor fi rezolvate.
Costurile inerente pentru stocarea, căutarea și pierderea documentelor importante pe suport de hârtie sunt reduse drastic. În plus, raționalizarea și automatizarea proceselor de validare și control în întregul proces de plată a conturilor.
De la cererea de cumpărare la plată, înmulțiți și mai mult aceste beneficii.
Lucrul digital și aducerea documentelor vechi în noua eră va fi cea mai bună investiție cheie pentru a economisi o cantitate incredibilă de timp, bani și nervi în viitor.
Nu ai nevoie de propriul specialist IT pentru a profita de toate avantajele digitalizării.
Ceea ce ai nevoie este partenerul potrivit alături de tine care, datorită experienței sale, poate implementa exact ceea ce ai nevoie. Evitați sperietoarea și alegeți pozițiile de testare în loc de prezentări PowerPoint fanteziste fără a fi testat-o cu adevărat.
Experiența a arătat că aproape fiecare operațiune, companie și companie are un copiator mare care nu își folosește potențialul. Aceste dispozitive iubesc scanările în masă, sunt tolerante cu agrafele de hârtie și pot sta la baza unui start digital fără o investiție în scaner.
Evitați capcanele de cost cu sistemele DMS / ECM în care sunteți fără milă la mila producătorilor. Nu faceți compromisuri atunci când vine vorba de propriile opțiuni de administrare, cum ar fi predarea documentelor și realizarea setărilor. Dacă aveți nevoie de ajutor, producătorul va fi fericit să vă ajute, dar să rămână independent.
Procedurile vor fi complet identice în viitor, dar complet automatizate.
Vine factura? Fluxul de lucru este declanșat și totul merge în mod definit.
Căutați prin toate cele 1000 de foldere? Nici o problemă, pentru că aveți propriul Google!
"Obținerea de rezultate cronologice super rapid pentru situațiile financiare anuale și stocuri pentru a determina cel mai mic preț de achiziție pentru fiecare element în parte. Ceea ce obișnuia să dureze zile se poate face acum în ore!"
Lars R. Ludewig
proprietar și director general al ViaCreative Zahntechnik GmbH
