Implementați corect procesarea facturilor digitale în 10 pași

Nevoia de digitalizare este acum un aspect important pentru toată lumea.

În ghidul nostru veți găsi acum mai multe rapoarte despre cum ar trebui să aibă loc digitalizarea în jurul companiilor și câte avantaje aduce acest lucru pentru dvs.

Dar aproape fiecare întrebare 3 care vine de la clienții noștri se referă la implementarea digitală a procesării facturilor. Așa că am decis să aruncăm o privire mai atentă asupra acestui subiect.

În articolul curent, ne uităm puțin mai adânc în informații despre procesarea facturilor digitale. Avantajele digitalizării facturilor. Vă vom arăta cum puteți implementa totul și descrie impactul unei implementări de succes.

Înainte de a ne întoarce la punerea în aplicare efectivă, să răspundem la întrebarea:

De ce este necesară digitalizarea facturilor și documentelor în companii?

Aceasta este o întrebare pe care tot mai multe companii o pun: "Chiar trebuie să-mi digitalizez contabilitatea"? Răspunsul este da, trebuie. Printre altele, pentru că legiuitorul cere să fie așa. Din ce în ce mai multe companii se confruntă cu necesitatea de a respecta documentația procesului.

Ce impun reglementările legale?

Reglementările legale impun respectarea cerințelor privind primirea, prelucrarea și arhivarea tuturor documentelor primite relevante pentru testare.

În articolul nostru actual vă prezentăm câteva exemple practice. Cum puteți rezolva cu ușurință digitalizarea datorită PaperOffice DMS. Dar mai întâi ajungem la avantajele generale ale procesării digitale a facturilor.

Care sunt avantajele digitalizării?

În lumea de astăzi de birou acasă și mass-media digitale, este încă comun pentru a vedea facturile de hârtie îngrămădite pe rafturi și mese.

Principalele motive pentru utilizarea hârtiei sunt că angajaților le este greu să accepte digitalizarea sau să înceapă cu ea. Se află în provocările de a face față schimbării și digitalizării.

Copie fizică a documentului în ciuda digitalizării

Multora le place să păstreze o copie fizică a documentelor cu care lucrează. Dar procesul de manipulare a hârtiei care a fost repetat de ani de zile joacă, de asemenea, un rol aici.

Pe tema conversiei fără hârtie am scris deja un articol detaliat. Aici abordăm în mod explicit subiectul contabilității digitale.

Introducerea manuală a facturii nu înseamnă doar mult timp, ci și costuri ridicate ascunse. Noțiuni de bază it dreapta poate salva o mulțime de timp și bani.

Printre beneficiile cheie se numără:

• Puteți găsi orice factură în secunde / economisiți timp

  Deoarece datorită digitalizării documentelor dvs., puteți găsi toate facturile stocate în PaperOffice în câteva secunde. Nu mai trebuie să treci laborios prin dosare groase. Prin digitalizarea tuturor facturilor din compania dvs., aveți nevoie doar de câteva clicuri pentru a le găsi în sistem.

  Acest lucru ne conduce, de asemenea, la al doilea punct:

• Beneficiezi de economii optimizate de lucru / hârtie

  Nu mai aveți nevoie de spațiu pentru foldere fizice. De acum înainte vă puteți arhiva facturile în PaperOffice. Reducerea consumului de hârtie duce la birouri curate și ordonate.

• Simplificați procesele contabile / De exemplu, cu fluxuri de lucru

  Prin gestionarea digitală a facturilor, economisiți timp și efort. Precum și costurile pentru crearea, livrarea și prelucrarea. Nu faceți copii pentru activități complexe, fluxuri de lucru și redirecționare. Totul rulează digital și este transparent și inteligibil.

  Datorită digitalizării facturilor, nu veți mai rata termene de reducere valoroase.

• Setarea permisiunii pentru accesul prin apăsarea butonului

  Drepturile individuale de acces la documente și foldere individuale asigură o securitate clară. Puteți acorda acces la persoane fizice sau departamente întregi. Cum ar fi contabilitatea.

• Detectarea automată a contactelor

  PaperOffice recunoaște în mod inteligent datele adresei în conținutul documentului. Apoi, în mod logic, leagă documentul de persoanele de contact existente. Acest lucru permite, printre altele, afișarea tuturor documentelor pentru un anumit contact cu doar câteva clicuri.

• Cuvinte cheie automate

  PaperOffice vă sprijină cu recunoașterea inteligentă AI și cuvinte cheie. În acest fel, factura este căutată pentru cele mai importante date document.

  KI PIA citește inteligent datele din document. Apoi depuneți documentul cu cuvinte cheie complete. Dacă este necesar cu testul sau automat în fundal.

• Funcția de încorporare / export pentru consultanții fiscali

  Puteți preda cu ușurință facturile. Cu atribuirea contului și cuvinte cheie. Datorită căutării avansate, aveți tot ce aveți nevoie pentru export. Ca toate facturile de luna trecută, de exemplu.

  Incl. structura folderului, fișierul PDF, fișierul Excel cu toate informațiile. Ca urmare, contabilul sau contabilul poate importa cu ușurință documentația.

• Opțiuni rapide de editare

  Contabilitatea poate fi implementată rapid în viitor. Nu numai că puteți găsi toate documentele imediat, puteți, de asemenea, să le editați / clasificați direct, de exemplu. Toate cerințele legale sunt îndeplinite datorită arhivării bazate pe audit. Verificarea și aprobarea este, prin urmare, jocul copilului.

  Digitalizarea facturilor este inevitabilă din mai multe motive. De asemenea, multe companii sunt deja convinse că digitalizarea facturilor este viitorul. Acest lucru trebuie acceptat și astăzi și acum.

  Cu toate acestea, mulți încă se tem că acest pas va fi asociat cu un proiect de lungă durată. Ceea ce va fi dificil, costisitor, riscant și destabilizator. Vestea bună este că, în cele din urmă, datorită PaperOffice, acest lucru nu mai este cazul!

Ce trebuie luat în considerare înainte de digitalizarea facturilor?

În primul rând, este important să nu se confunde sau să se reducă digitalizarea la scanarea facturilor primite. Astfel încât să poată intra apoi în procesul de flux de lucru pentru validare, plată și arhivare mai ușor și mai rapid. Digitalizarea înseamnă mult mai mult.

Avantajele recunoașterii textului OCR: Datorită recunoașterii textului OCR, multe lucruri pot fi automatizate. De exemplu, cu inteligența artificială (IA). În acest fel, funcțiile de învățare devin din ce în ce mai puternice și mai fiabile algoritmi de detecție.

Elementele care apar pe factură pot fi identificate imediat și extrase din document. Documentul este depus si poate fi pus la dispozitia sistemului contabil sau ERP.

De exemplu, odată cu digitalizarea, furnizorul de servicii financiare beneficiază de informații fiabile în timp real atunci când factura este primită.

Ajungem la adevărata întrebare a acestui articol:

Cum implementez procesarea facturilor?

Dacă vă gestionați facturile cu PaperOffice, procesarea facturilor primite este complet electronică. Veți primi deja factura primită digital, adică prin e-mail sau prin scanarea acesteia. Acest lucru nu face nici o diferență.

Digitizați facturile primite cu DropMail, cum?

Dacă primiți deja facturile primite în format digital, vă recomandăm modulul DropMail integrat în PaperOffice. Acest lucru vă permite să creați o adresă de e-mail dropmail personală în PaperOffice. Le trimiți doar facturi.

Toate facturile care sunt trimise la adresa dropmail ca atașare de e-mail sunt arhivate automat în PaperOffice. Cu reguli de depunere definibile și fără muncă.

PaperOffice recunoaște factura și citește datele relevante. Software-ul apoi fișiere factura în folderul corespunzător. Datorită INTELIGENȚEI INTELIGENTE, opțional sunt pornite alte procese de aprobare, sarcini și fluxuri de lucru.

Toți angajații care urmează să fie implicați în proces sunt informați. Fluxul de lucru factură se execută automat.

Procesarea pas cu pas a facturilor digitale:

Chitanță factură

Pur și simplu creați adresa dorită în formatul "meine_rechnungen@paperoffice.com", specificați o mască de stocare sau activați PIA și asta este!

Procesarea facturilor digitale

PaperOffice captează automat factura și începe procesarea

Se execută reguli de depunere definite. Arhivarea bazată pe audit are loc automat în fundal, conform planului.

Puteți să verificați factura, să o aprobați și să rulați fluxuri de lucru.

Înainte

Exportați facturile către consultantul fiscal sau sistemele terțe cu informații relevante.

Cum arată viitorul digitalizării facturilor. Unde merge călătoria?

În primul rând, digitalizarea facturilor aduce creșteri semnificative și imediate ale productivității. Digitalizarea nu numai că eliberează angajații de o sarcină operațională densă și consumatoare de timp. În plus, problemele de întârziere și dispută din cauza erorii manuale vor fi rezolvate.

Costurile inerente pentru stocarea, căutarea și pierderea documentelor importante pe suport de hârtie sunt reduse drastic. În plus, raționalizarea și automatizarea proceselor de validare și control în întregul proces de plată a conturilor.

De la cererea de cumpărare la plată, înmulțiți și mai mult aceste beneficii.

Ce realizează o companie datorită digitalizării?

Prin digitalizare, compania reușește să elibereze resurse umane și financiare importante. Fie că este vorba de a absorbi creșterea activității cu resurse constante. Sau să-ți mobilizezi echipele în proiecte de transformare. Pentru angajați, digitalizarea facturilor nu este un dușman. Dimpotrivă – aliatul. Acestea fac munca lor mai interesantă și creează valoare adăugată pentru managementul financiar al companiei.

Hârtia poate fi distrusă după digitalizare?

În primul rând, este foarte important să rețineți că trebuie respectați factorii pentru arhivarea digitală a documentelor. Potrivit GoBD, documentele pe suport de hârtie pot fi distruse. Cu excepția cazului în care acestea trebuie să fie păstrate în original, în conformitate cu reglementările fiscale sau fiscale străine.

Aceasta include, de exemplu, deschiderea bilanțurilor și a documentelor de drept al construcțiilor. GoBD mai spune că documentele pe suport de hârtie ar trebui retrase de la prelucrarea ulterioară. De asemenea, este posibil ca fișierul să nu fie modificat după procesul de scanare.

Rezistent la revizie în conformitate cu versiunile conforme cu GoBD

Care este dat în orice moment datorită versiunii în PaperOffice. Documentul trebuie să fie accesibil și evaluabil pe durata perioadei de păstrare.

PaperOffice îndeplinește astfel toate standardele necesare prin certificarea și testarea tuturor cerințelor software în conformitate cu GOBD.

Perioada de păstrare

Problema perioadei de retenție vine din nou și din nou cu clienții noștri. Deoarece nu există instrucțiuni clare despre cum și dacă factura originală trebuie păstrată. În primul rând, trebuie să contactați autoritatea fiscală responsabilă, și anume auditorul responsabil.

Ce documente sunt acceptate?

Documentele cu relevanță juridică, cum ar fi contractele, trebuie să fie păstrate în continuare în original.

Pentru a ajunge la punct:

Fiscul acceptă chitanțe electronice. Instanța în caz de litigiu numai originale.

Acest lucru are legătură cu faptul că o semnătură poate fi verificată numai pentru autenticitatea documentelor originale. Vă recomandăm să nu aruncați niciodată Originalul.

Se pare că trebuie să luați în considerare mai multe aspecte pentru a procesa cu succes facturile primite.

Să rezumăm:

Pentru a alunga complet hârtia din proces, trebuie să implementați o digitalizare continuă a tuturor facturilor primite. Îmbunătățirile vin din automatizarea procesului cât mai mult posibil.

Un astfel de document digital are un pachet de avantaje pentru companie. Software-ul personalizat asigură o productivitate semnificativ mai mare în companie.

Așadar, digitalizarea facturilor este un pas important în transformarea afacerii tale într-un birou fără hârtie. Economisește timp și muncă. Crește calitatea rezultatelor muncii tale.

Utilizați toate avantajele unui birou fără hârtie.

Asigurați-vă că evitați această eroare

În timp ce companiile mari au numit de mult timp ofițeri de digitalizare care se ocupă de subiectul conversiei documentelor analogice cu normă întreagă, companiile mici și mijlocii nu dispun de resurse umane, mai ales că sunt necesare calificări profesionale adecvate.
Cu toate acestea, aceasta este o greșeală obișnuită și duce la investiții proaste, deoarece mulți producători profită de această ignoranță.