Deși tehnicile de bază ale managementului documentelor au fost utilizate în controlul documentelor corporative de zeci de ani și au evoluat de-a lungul anilor, necesitatea unui sistem de management al documentelor și avantajele sale de aplicare sunt încă subestimate.
Studiile au arătat că angajații petrec până la treizeci la sută din timpul lor căutând documentele necesare în companie. În medie, angajații pierd mai mult de o zi lucrătoare pe săptămână ca rezultat. Se înrăutățește și mai mult, pentru că: În 70% din toate cazurile, căutarea nu reușește. Documentul este creat din nou, iar colegii nu mai pot înțelege starea actuală a documentelor.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
Dar care este standardul, la ce se poate aștepta clientul de la un DMS?
În articolul curent, vă vom arăta avantajele utilizării gestionării electronice a datelor (sistem de management al documentelor).
Acest lucru poate fi explicat punct cu punct folosind software-ul de gestionare a documentelor PaperOffice.
Înainte de a intra în beneficii, să explicăm definiția:
Ce este un sistem de management al documentelor?
Un sistem de management al documentelor (DMS) este utilizat pentru a stoca, gestiona și controla fluxul de documente în cadrul unei organizații.
Acest lucru înseamnă că companii dintr-o mare varietate de industrii acumulează documente importante în fiecare zi: pledoarii, documente contractuale, proiecte, scrisori externe, cercetare, opinii ale experților și multe altele. Acestea nu ajung doar prin poștă, multe documente ajung și prin e-mail.
Puteți organiza toate informațiile, cum ar fi documente pe suport de hârtie, fișiere Windows sau e-mailuri, într-o locație centrală, sistemul de gestionare a documentelor, pe care angajații îl pot accesa cu ușurință și fără probleme.
Inclusiv funcții unice pentru lucrul în echipă și partajarea documentelor și o interfață de program inovatoare, care este unică la nivel mondial.
Sistemele de management al documentelor devin din ce în ce mai importante pentru companii, deoarece cantitatea de informații generate de afacerile de astăzi crește exponențial.
Introducerea unui sistem de management al documentelor, DMS pe scurt, vă ajută, de asemenea, să aduceți o structură clară documentelor și să faceți față inundațiilor de informații.
DMS reprezintă, de asemenea, software-ul de gestionare a documentelor și este destinat să gestioneze documente, în special documente digitale, care include conversia de la analogic la digital. PaperOffice DMS este un astfel de software.
Gestionarea și controlul cantității enorme de documente externe și interne care fac parte din procesele de afaceri din administrația publică sau de afaceri a devenit o provocare. Acest lucru promovează introducerea software-ului de gestionare a documentelor care îl face mai ușor de gestionat.
Introducerea DMS asigură reduceri semnificative ale timpului de căutare, manipulării și economiilor de costuri, care sunt foarte importante în procesele noastre administrative.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
Inima unui DMS
Un sistem avansat de management al documentelor are "inima" sa într-o bază de date, unde informațiile sunt stocate într-un mod care îi permite să fie găsite și recuperate într-un mod ușor și controlat.
Baza de date poate fi configurată local sau pe un sistem NAS, cum ar fi QNAP NAS sau Synology NAS. Dar prin stocarea informațiilor într-un mod structurat, avem doar o parte din ecuație.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
"Creierul" care controlează sistemul este logica fluxului de lucru, ceea ce face posibilă crearea de dependențe între documente și procese și conectarea acestor informații în fluxuri flexibile și definite anterior.
Un pas esențial în implementarea unui astfel de "flux de lucru" sofisticat este că cât mai multă documentație este disponibilă în formă digitală.
Digitalizarea și gestionarea documentelor
Când vorbim despre sisteme de management al documentelor, nu trebuie să uităm: cu cât este mai mare nivelul de digitalizare a informațiilor care fac parte din procese, cu atât este mai mare nivelul de control și automatizare pe care îl putem atinge. Am scris deja un articol despre avantajele digitalizării, click aici.
În primul pas, stabiliți ce documente aparțin proceselor noastre, cum le integrăm în sistemul nostru de management al documentelor și ce informații urmează să fie extrase și stocate împreună cu documentele din baza de date. Odată ce informațiile sunt incluse, definim ciclul său de viață, modul în care va interacționa cu alte procese și modul în care le putem integra.
Informațiile provin din surse diferite
Cel mai probabil, vom întâlni informații care provin din surse diferite și în diferite formate. Unele dintre ele în formă digitală, stocate în fișiere sau baze de date, iar altele sub formă de documente tipărite.
Ce facem cu documentele digitale în format pdf, doc etc.? Aici procesul este foarte simplu.
Trageți documentul digital în interfața PaperOffice. Sau aveți folderele Windows monitorizate cu ușurință după primirea documentelor.
Sfat
Apropo, există un videoclip pe YouTube pe tema "Monitorizarea directorului și arhivarea în masă a documentelor" care explică acest proces într-un mod ușor de înțeles:
Documentele pe suport de hârtie pot fi scanate și convertite cu ușurință în format digital datorită scanerului integrat.
Sfat
Pe tema "Arhivarea complet automatizată a documentelor pe suport de hârtie din scaner" există și un videoclip pe YouTube care explică acest proces într-un mod simplu și ușor de înțeles:
Datorită programului Optical Character Recognition (OCR = Optical Character Recognition), am făcut deja un pas important. Folosind un scaner sau alt dispozitiv de digitizare, nu numai că transformăm documentul într-o imagine, dar putem, de asemenea, să "citim" conținutul acestuia electronic.
Nu numai că textul OCR pur este inclus în baza de date, datorită inteligenței artificiale (AI) numită PIA, automatizarea poate fi specificată fie manual, fie automat.
Acesta este modul în care folosim sistemul pentru a recunoaște și a defini zonele de documente care trebuie citite automat. Cum ar fi numărul facturii, data, produsele, sumele etc. În consecință, avem toate informațiile necesare în sistemul nostru de management al documentelor.
Digitalizarea informațiilor prin intermediul OCR facilitează integrarea unei mari varietăți de documentație în gestionarea proceselor și fluxurilor de lucru.
