Avantajele decisive ale gestionării datelor electronice

Deși tehnicile de bază ale managementului documentelor au fost utilizate în controlul documentelor corporative de zeci de ani și au evoluat de-a lungul anilor, necesitatea unui sistem de management al documentelor și avantajele sale de aplicare sunt încă subestimate.

Studiile au arătat că angajații petrec până la treizeci la sută din timpul lor căutând documentele necesare în companie. În medie, angajații pierd mai mult de o zi lucrătoare pe săptămână ca rezultat. Se înrăutățește și mai mult, pentru că: În 70% din toate cazurile, căutarea nu reușește. Documentul este creat din nou, iar colegii nu mai pot înțelege starea actuală a documentelor.

Advantages of electronic data management (document management DMS)

Dar care este standardul, la ce se poate aștepta clientul de la un DMS?

În articolul curent, vă vom arăta avantajele utilizării gestionării electronice a datelor (sistem de management al documentelor).

Acest lucru poate fi explicat punct cu punct folosind software-ul de gestionare a documentelor PaperOffice.

Înainte de a intra în beneficii, să explicăm definiția:

Ce este un sistem de management al documentelor?

Un sistem de management al documentelor (DMS) este utilizat pentru a stoca, gestiona și controla fluxul de documente în cadrul unei organizații.

Acest lucru înseamnă că companii dintr-o mare varietate de industrii acumulează documente importante în fiecare zi: pledoarii, documente contractuale, proiecte, scrisori externe, cercetare, opinii ale experților și multe altele. Acestea nu ajung doar prin poștă, multe documente ajung și prin e-mail.

Puteți organiza toate informațiile, cum ar fi documente pe suport de hârtie, fișiere Windows sau e-mailuri, într-o locație centrală, sistemul de gestionare a documentelor, pe care angajații îl pot accesa cu ușurință și fără probleme.

Inclusiv funcții unice pentru lucrul în echipă și partajarea documentelor și o interfață de program inovatoare, care este unică la nivel mondial.

Sistemele de management al documentelor devin din ce în ce mai importante pentru companii, deoarece cantitatea de informații generate de afacerile de astăzi crește exponențial.

Introducerea unui sistem de management al documentelor, DMS pe scurt, vă ajută, de asemenea, să aduceți o structură clară documentelor și să faceți față inundațiilor de informații.

DMS reprezintă, de asemenea, software-ul de gestionare a documentelor și este destinat să gestioneze documente, în special documente digitale, care include conversia de la analogic la digital. PaperOffice DMS este un astfel de software.

Gestionarea și controlul cantității enorme de documente externe și interne care fac parte din procesele de afaceri din administrația publică sau de afaceri a devenit o provocare. Acest lucru promovează introducerea software-ului de gestionare a documentelor care îl face mai ușor de gestionat.

Introducerea DMS asigură reduceri semnificative ale timpului de căutare, manipulării și economiilor de costuri, care sunt foarte importante în procesele noastre administrative.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Inima unui DMS

Un sistem avansat de management al documentelor are "inima" sa într-o bază de date, unde informațiile sunt stocate într-un mod care îi permite să fie găsite și recuperate într-un mod ușor și controlat.

Baza de date poate fi configurată local sau pe un sistem NAS, cum ar fi QNAP NAS sau Synology NAS. Dar prin stocarea informațiilor într-un mod structurat, avem doar o parte din ecuație.

All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form

"Creierul" care controlează sistemul este logica fluxului de lucru, ceea ce face posibilă crearea de dependențe între documente și procese și conectarea acestor informații în fluxuri flexibile și definite anterior.

Un pas esențial în implementarea unui astfel de "flux de lucru" sofisticat este că cât mai multă documentație este disponibilă în formă digitală.

Digitalizarea și gestionarea documentelor

Când vorbim despre sisteme de management al documentelor, nu trebuie să uităm: cu cât este mai mare nivelul de digitalizare a informațiilor care fac parte din procese, cu atât este mai mare nivelul de control și automatizare pe care îl putem atinge. Am scris deja un articol despre avantajele digitalizării, click aici.

În primul pas, stabiliți ce documente aparțin proceselor noastre, cum le integrăm în sistemul nostru de management al documentelor și ce informații urmează să fie extrase și stocate împreună cu documentele din baza de date. Odată ce informațiile sunt incluse, definim ciclul său de viață, modul în care va interacționa cu alte procese și modul în care le putem integra.

Informațiile provin din surse diferite

Cel mai probabil, vom întâlni informații care provin din surse diferite și în diferite formate. Unele dintre ele în formă digitală, stocate în fișiere sau baze de date, iar altele sub formă de documente tipărite.

Ce facem cu documentele digitale în format pdf, doc etc.? Aici procesul este foarte simplu.

Trageți documentul digital în interfața PaperOffice. Sau aveți folderele Windows monitorizate cu ușurință după primirea documentelor.

Documentele pe suport de hârtie pot fi scanate și convertite cu ușurință în format digital datorită scanerului integrat.

Datorită programului Optical Character Recognition (OCR = Optical Character Recognition), am făcut deja un pas important. Folosind un scaner sau alt dispozitiv de digitizare, nu numai că transformăm documentul într-o imagine, dar putem, de asemenea, să "citim" conținutul acestuia electronic.

Nu numai că textul OCR pur este inclus în baza de date, datorită inteligenței artificiale (AI) numită PIA, automatizarea poate fi specificată fie manual, fie automat.

Acesta este modul în care folosim sistemul pentru a recunoaște și a defini zonele de documente care trebuie citite automat. Cum ar fi numărul facturii, data, produsele, sumele etc. În consecință, avem toate informațiile necesare în sistemul nostru de management al documentelor.

Digitalizarea informațiilor prin intermediul OCR facilitează integrarea unei mari varietăți de documentație în gestionarea proceselor și fluxurilor de lucru.

Gestionarea fluxului de lucru și a documentelor

După cum sa menționat deja, este esențial ca gestionarea avansată a documentelor să aibă toate informațiile într-o formă digitală și structurată într-o bază de date. Deci, puteți căuta toate documentele salvate în PaperOffice ca Google. De asemenea, puteți seta regulile persoanelor care vă pot accesa, modifica și șterge/arhiva informațiile.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Dar vrem să mergem și mai departe și să ne eficientizăm procesele de afaceri. Unul dintre pilonii soluției noastre de gestionare a documentelor este motorul fluxului de lucru. Acest lucru ne permite să specificăm fiecare etapă a unui proces de afaceri cu activitățile și dependențele sale asociate, precum și departamentele și rolurile implicate.

De asemenea, putem defini notificări automate care vor fi activate în funcție de activitățile și evenimentele care apar pe tot parcursul procesului.

Toate acestea nu numai că minimizează timpul petrecut pentru gestionarea sarcinilor, ci și minimizează probabilitatea uitării și a erorilor din proces.

Valoarea adăugată și beneficiile arhivării electronice a datelor

Iată câteva dintre cele mai remarcabile beneficii ale implementării unui sistem de management al documentelor:

• Disponibilitate: Prin stocarea și gestionarea tuturor documentelor și a versiunilor acestora, actualizări, note, contacte stocate, date despre documente într-o bază de date centrală, toate informațiile formează treptat o bază de date centrală de cunoștințe.

  Accesul central și ușor la toată această documentație relevantă a companiei și capacitatea mai multor părți de a colabora la același document îl fac în fruntea listei de beneficii.

• Permisiunea de acces: Controlați cine poate accesa documentele, când și ce activități pot fi efectuate pe ele.

  Setările pentru foldere și documente, nivelurile de lansare și drepturile, precum și grupurile și departamentele fac accesul la documente sensibile transparent și securizat.

• Securitatea, nu numai în controlul accesului, ci și în custodia și securitatea care vine odată cu introducerea de noi tehnologii și baze de date.

  În primul rând, PaperOffice DMS criptează toate documentele atunci când sunt salvate pentru securitate, în conformitate cu unul dintre cele mai înalte standarde de securitate disponibile în prezent, AES-1024bit.

  Conversia înapoi în documente care pot fi citite este posibilă în orice format actual, PaperOffice actualizând în mod regulat formatele sale de fișiere, ceea ce înseamnă că documentele vor putea fi citite și în viitor.

• Regăsire și economii de timp: Toate documentele, anterior pe suport de hârtie, sunt acum disponibile digital, precum și e-mailurile, sunt stocate central în baza de date. În același timp, data și ora, un număr de versiune și cuvinte cheie sunt salvate, pe care motorul de căutare PaperOffice le poate utiliza pentru a găsi documente, chiar dacă persoana care caută cunoaște doar conținutul documentului rudimentar.

  Tot ceea ce este stocat în PaperOffice DMS este, de asemenea, recunoscut de text OCR, optimizat cu dicționare de afaceri și indexat pentru o căutare perfectă de cuvinte cheie în baza de date SQL pentru o căutare de cuvinte cheie.

  Economisiți timp căutând documentația și costurile de gestionare și stocare a acesteia.

• Reducerea redundanțelor, cum ar fi duplicarea documentelor, fotocopii, înregistrarea datelor.
• Agilitatea și automatizarea sarcinilor administrative prin crearea de fluxuri de lucru care permit integrarea documentelor și proceselor de afaceri într-un mediu controlat și activități clar definite și monitorizate.
• Să nu uităm de "efectul secundar" pozitiv al satisfacției mai mari a clienților interni și externi. Utilizarea unui sistem de management al documentelor vă permite să reacționați mai rapid și mai fiabil și, astfel, mai bine la dorințele clienților dvs.

  Creșterea satisfacției clienților este vizibilă foarte rapid și, mai presus de toate, durabil - atât în ceea ce privește vânzările, cât și reputația companiei.

Unul dintre cele mai importante aspecte la stocarea documentelor printr-un sistem de management al documentelor este respectarea reglementărilor legale sau a specificațiilor GoBD.

Abrevierea GoBD înseamnă "Principii pentru gestionarea și stocarea corespunzătoare a registrelor, înregistrărilor și documentelor în formă electronică și pentru accesul la date".

În special, datorită auditului, stocarea documentelor foarte criptate direct într-o bază de date SQL centrală PaperOffice îndeplinește toate cerințele pentru standardele de documente și orientările legale sau pentru cel mai înalt standard german GOBD din lume.

Termenul de versiune nu este un cuvânt străin într-un sistem de management al documentelor (DMS). Necesitatea de a utiliza un sistem de gestionare a documentelor care are control al versiunii compatibil cu GoBD și versiuni rezistente la audit este mai clară ca niciodată.

PaperOffice depășește toate cerințele legale

Dezvoltarea PaperOffice DMS este compatibilă cu GoBD, astfel încât să puteți utiliza software-ul fără griji că trebuie să vă faceți să încălcați o regulă. De exemplu, de fiecare dată când cineva modifică un document, se creează o nouă versiune a documentului respectiv. În acest fel, puteți urmări ce conținut a avut documentul la ce oră.

Apropo, există un videoclip pe YouTube pentru Synology NAS setup MariaDB 10 și sistemul de management al documentelor PaperOffice care explică acest proces într-un mod inteligibil:

În ambele cazuri, chiar și în cel mai rău caz, se asigură că bazele de date arhivate sunt restaurate pe termen scurt și, prin urmare, perioadele de păstrare sunt întotdeauna respectate.

Asigurați-vă că evitați această eroare

În timp ce companiile mari au numit de mult timp ofițeri de digitalizare care se ocupă de subiectul conversiei documentelor analogice cu normă întreagă, companiile mici și mijlocii nu dispun de resurse umane, mai ales că sunt necesare calificări profesionale adecvate.
Cu toate acestea, aceasta este o greșeală obișnuită și duce la investiții proaste, deoarece mulți producători profită de această ignoranță.

Concluzie intermediară

Nu ai nevoie de un specialist IT sau de un bibliotecar instruit!

Tot ce ai nevoie este

• software-ul potrivit
• partener IT de încredere
• hardware-ul corespunzător

Uneori, hardware-ul este adesea deja acolo, are mai mult potențial decât înainte și poate fi utilizat imediat.

Sfat

Apropo, există un articol special pe tema "Procesarea digitală a facturilor", care a raportat avantajele digitalizării sau procesării facturilor digitale:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide