Cele mai importante 10 avantaje ale digitalizării documentelor pe suport de hârtie

Pe măsură ce întreaga lume devine din ce în ce mai "digitală", tot mai multe companii, în special IMM-uri, au nevoie de un "impuls" pentru a începe. Pentru că mulți sunt deja îngroziți de simplul gând de a se dedica subiectului sau de a se ocupa de el.

Digitization brings many advantages

În articolul actual, vă vom arăta că tranziția de la documentele pe suport de hârtie la documentele digitale este mult mai ușoară decât pare în coșmarurile dvs. Urmați sfaturile noastre că va plăti pentru afacerea dvs.

Într-o anumită măsură, arhiva analogică este încă o necesitate chiar și astăzi. Cu toate acestea, 99% din timp nu este nevoie să lucrați cu ea.

Dimpotrivă, hârtia tipărită este un anacronism care este menținut fie din obișnuință, fie pur tehnic, deoarece anumite documente trebuie păstrate în forma în care au fost întocmite, cum ar fi faptele sau contractele. Dar acestea pot fi, de asemenea, scanate pentru a lucra cu conținutul lor respectiv pe computer.

Excursia propriu-zisă la arhivă, căutarea pe rafturi sau dulapuri, îndepărtarea documentului, lucrul cu acesta și readucerea acestuia și aranjarea acestuia din nou în arhivă. Doar descrierea și citirea acestui proces durează mult timp. Apelarea arhivei digitale, pe de altă parte, durează câteva clicuri și nimic mai mult.

Înainte de a intra în beneficii, să răspundem la următoarea întrebare:

10 avantaje ale digitalizării documentelor pe suport de hârtie:

• Flexibilitate

  Lucru flexibil, indiferent unde vă aflați

• Eficiență

  Optimizarea tuturor fluxurilor de lucru

• Rapid

  Chitanță și expediere digitală

• Economie de costuri

  Reducerea costurilor în toate domeniile

• Fiabilitate

  Gestionarea simplificată a termenelor limită

• Împreună

  Comunicare internă și externă mai rapidă

• Fără sudură

  Integrare în software-ul de birou

• Căutați "Google-like"

  Căutați conținut utilizând cuvinte cheie

• Economizor de timp

  Economisirea orelor de lucru

• Pentru eternitate

  Arhivare pe termen lung în format PDF/A

Asigurați-vă că evitați această eroare

În timp ce companiile mari au numit de mult timp ofițeri de digitalizare care se ocupă de subiectul conversiei documentelor analogice cu normă întreagă, companiile mici și mijlocii nu dispun de resurse umane, mai ales că sunt necesare calificări profesionale adecvate.
Cu toate acestea, aceasta este o greșeală obișnuită și duce la investiții proaste, deoarece mulți producători profită de această ignoranță.

Concluzie intermediară 1 / 3

Nu ai nevoie de un specialist IT sau de un bibliotecar instruit!

Tot ce ai nevoie este

• software-ul potrivit
• partener IT de încredere
• hardware-ul corespunzător

Uneori, hardware-ul este adesea deja acolo, are mai mult potențial decât înainte și poate fi utilizat imediat.

Sfat

Apropo, există un articol special pe tema "procesarea facturilor digitale", care a raportat avantajele digitalizării sau procesării facturilor digitale:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Ce înseamnă în detaliu digitalizarea documentelor?

Foarte simplu spus, este procesul de înlocuire a unui document fizic, în sensul de hârtie, cu un format digital.

Majoritatea oamenilor ar trebui să fie familiarizați cu procesul, cel puțin într-un mod rudimentar. Un document este scanat sau fotografiat, pentru care se utilizează de obicei scanere. Cu toate acestea, depinde de interfața respectivă. Un document poate fi, de asemenea, digitalizat folosind o cameră de telefon mobil.

Pentru multe companii, trecerea de la hârtie și foldere la formate electronice este una dintre cele mai importante și, de asemenea, semnificative măsuri în procesul de digitalizare.

Cum se scanează documentele pe suport de hârtie

Documentele de scanare sunt adăugate prin intermediul modulului de scaner integrat ScanConnect, care, printre altele, permite captarea documentelor de la toate scanerele, dispozitivele multifuncționale, aplicațiile mobile și, de asemenea, copiatoarele mari, cum ar fi compania Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox și altele.

Se ia în considerare versiunile automate pentru documentele existente, iar metoda de scanare datorită paginilor separatorului este acceptată pentru scanările în masă ale stivelor de documente și apoi pentru subdivizarea în documente individuale.

Dacă scanați o mulțime de documente, PaperOffice este deosebit de util, deoarece recunoaște foile separator și separă documentele pentru arhivare. O caracteristică excelentă care este deosebit de utilă dacă compania dumneavoastră lucrează în mod regulat cu documente în format complex este că PaperOffice utilizează un AI pentru a recunoaște conținutul documentelor dvs., cum ar fi: totaluri, tipuri de documente, date, detalii de contact etc.

OCR sau cum pot fi căutate documentele pe suport de hârtie?

Acum, textul de pe un document nu ar trebui să fie doar lizibil, dar, de asemenea, să fie disponibil în așa fel încât să puteți căuta cu ușurință un fragment de text.

Depunerea complet automat și fără efort manual.

De îndată ce documentele sunt introduse în PaperOffice, PIA are grijă de tot ceea ce este altfel exploatație sus.

Acest lucru înseamnă că PIA vă oferă propriul motor de căutare puternic pentru toate informațiile dvs., care pot căuta și găsi bazate pe text, cum ar fi motoarele de căutare clasice, cum ar fi Google, dar poate face, de asemenea, totul vizual, adică compara și recunoaște un document vizual poate.

PaperOffice va recunoaște automat toate documentele care au fost predate de PIA din acest moment, ceea ce, la rândul său, poate declanșa reguli automate și măști de depunere.

Stocarea și recunoașterea documentelor pot fi automatizate?

Pentru a stoca automat documentele și chitanțele, documentul este predat mai întâi în PaperOffice. Măștile de depunere în PaperOffice se ocupă de indexarea și locația de depunere.

De îndată ce un șablon de document predat a fost recunoscut, se declanșează automat o mască de stocare, care este responsabilă pentru cuvintele cheie automate și locația de stocare.

Data from the document is recognized and read out

Măștile de stocare nu pot fi declanșate automat doar de șabloanele de documente predate - ele pot fi, de asemenea, selectate manual în caseta de dialog PIA.

PIA devine complet autonomă, fără nicio interacțiune cu utilizatorul și pentru un număr nelimitat de documente în conformitate cu măștile de depozitare definite:

• Citirea automată
• Tag-ul complet
• Faceți căutarea
• Adăugarea și monitorizarea activităților și fluxurilor de lucru care trebuie efectuate
• Index
• Crearea de noi structuri de foldere țintă
• Salvare în folderul țintă
• Crearea miniaturilor
• Completați singur câmpurile obligatorii
• Legarea la persoane de contact și optimizarea pentru căutarea persoanelor de contact

Respectarea digitalizării conforme cu GoBD și a reglementărilor legale

Unul dintre cele mai importante aspecte la stocarea documentelor printr-un sistem de management al documentelor este respectarea reglementărilor legale sau a cerințelor GoBD.

Abrevierea GoBD înseamnă "Principii pentru gestionarea și stocarea corespunzătoare a registrelor, înregistrărilor și documentelor în formă electronică și pentru accesul la date".

În special, datorită auditului, stocarea documentelor foarte criptate direct într-o bază de date SQL centrală PaperOffice îndeplinește toate cerințele pentru standardele de documente și orientările legale sau pentru cel mai înalt standard german GOBD din lume.

Termenul de versiune nu este un cuvânt străin într-un sistem de management al documentelor (DMS). Necesitatea de a utiliza un sistem de gestionare a documentelor care are control al versiunii compatibil cu GoBD și versiuni rezistente la audit este mai clară ca niciodată.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Versionarea face ca toate modificările să poată fi urmărite

Termenul de versiune poate fi explicat foarte ușor: În general, este vorba despre funcționalitatea utilizată pentru a înregistra modificări ale documentelor sau fișierelor. Modificarea documentului poate fi detectată și salvată ca o copie în umbră ca o nouă versiune de document.

Asigurați-vă imuabilitatea

Fiecare modificare a documentului plasează o versiune "mai nouă" a documentului într-o arhivă corespunzătoare. Înregistrarea în jurnal face ca modificările să fie transparente și trasabile în orice moment. În acest moment, vizualizatorul ulterior știe când și prin ce editor a fost făcută modificarea documentului. Acest lucru vă oferă o imagine de ansamblu a întregului ciclu de viață al documentului. Versionarea se poate face automat sau manual.

Pentru a asigura securitatea revizuirii, toate detaliile unei modificări a documentelor și fișierelor trebuie să poată fi urmărite în mod clar. Trebuie să se asigure că numai angajații autorizați pot face o astfel de schimbare. Dar este la fel de important să știm ani mai târziu ce angajați au schimbat ce și când.

Strategia potrivită pentru digitalizare:
"Pas cu pas" și "Ultimul în<>primul rând"

Faptul că digitalizarea documentelor analogice are avantaje este demonstrat în mod clar.

Dar cum pot fi reduse dezavantajele pe termen scurt?

Varianta mai scumpă a digitalizării este de a pune în funcțiune o companie specializată în acest lucru. În funcție de circumstanțe, dosarele și folderele din arhivă sunt trimise companiei ca marfă, unde sunt digitalizate și trimise din nou înapoi. Formatul datelor care urmează să fie digitalizate a fost determinat anterior. Dar dați date importante despre companie? Deși toate companiile care se ocupă de arhivarea digitală asigură cel mai înalt nivel de confidențialitate, nu există garanții.

La cerere, companiile pot aduce și un camion cu scanere de tobe și se pot digitaliza direct la fața locului, în parcarea propriei sedii a companiei. Cu toate acestea, care conduce până proiectul de lege enorm. Serviciul costisitor în afara locuinței, care poate dura câteva zile în funcție de dimensiunea arhivei, trebuie plătit separat.

Din fericire pentru toate companiile, în timp ce arhivele trebuie să fie arhive, informațiile pe care le conțin, fie analogice sau digitale, nu trebuie să fie toate disponibile în același timp. Acest lucru permite companiilor să digitalizeze arhivele pas cu pas, în conformitate cu principiul logisticii de la ultimul în <> primul rând. Digitizați mai întâi cele mai recente documente analogice primite.

Motivul este simplu

Documentele contemporane sunt de obicei necesare mult mai mult decât documentele îndepărtate de timp în fluxul de lucru zilnic. Deci, ar trebui să digitalizați mai întâi aceste documente în timp util, ceea ce accelerează procesul de lucru datorită disponibilității mai bune. În cel mai bun caz, există un echilibru între efortul implicat în digitizare (eliminarea arhivei, scanarea, salvarea digitală, readucerea documentului analogic) și accelerarea procesului care este acum disponibil, deoarece nu este nevoie să mergeți la arhivă și puteți face toate procesele de pe computer.

Un alt efect pozitiv al acestei abordări este că perioadele de păstrare pot fi utilizate în mod optim pentru a reduce stocul de arhivă analogică și nu pentru a digitaliza fișierele ale căror perioade de păstrare expiră șase luni mai târziu.

Este esențial să oferiți hardware sau o conexiune ușoară și să determinați domeniul de aplicare al digitalizării in-house!

Numărul de angajați administrativi dintr-o companie sau numărul de locuri de muncă VDU care intră în discuție variază uneori foarte mult, deci este imposibil să spunem câți dintre angajați ar trebui să comisionați cu digitalizarea în raport cu dimensiunea companiei.

Cel puțin, fiecare angajat ar trebui să aibă acces la un dispozitiv cu o funcție de scaner, de preferință un scaner de documente care permite scanarea mai multor fluxuri, precum și formate diferite.

Domeniul de aplicare al fiecărei digitalizări este la fel de complicat ca și numărul de persoane implicate în digitalizare, deoarece cu acest sistem, digitalizarea este aproape întâmplătoare. Acest lucru poate fi implementat, de exemplu, în forma în care angajatul Z procesează un proces în legătură cu compania XYZ. În același timp, acesta ar putea fi declanșatorul digitalizării întregului fișier arhivat analogic pe compania XYZ.

Cu toate acestea, o relație de afaceri pe termen lung, de exemplu, se poate manifesta într-un număr destul de mare de fișiere. O altă variantă ar fi digitalizarea doar a anumitor segmente ale relației de afaceri, tocmai cele care sunt supuse celei mai frecvente procesări. De exemplu, note de facturare sau de livrare. Cu software-ul potrivit, digitalizarea care însoțește procesul poate fi implementată fără probleme.

Ghidul final în 5 pași

Sfat

Am creat cel mai bun ghid în 5 pași pentru a merge fără hârtie și a vă digitaliza afacerea, detaliind fiecare 5 pași și cât timp durează:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Construi dms software-ul tine sau open source?

Ce software mi se potrivește?

Compoziția software a multor companii seamănă cu istoria companiei lor, o structură care a crescut încet. Este atât de complex încât doar câțiva angajați de lungă durată o înțeleg.

Soluția mai bună este software-ul care efectuează toate procesele, de la scanare la furnizare până la arhivare și, în același timp, oferă interfețe pentru a conecta alte software-uri. Un software cu navigare în meniul auto-explicativ care oferă în cele din urmă documentelor digitale ale unei companii o casă care îndeplinește, de asemenea, toate cerințele în ceea ce privește manipularea și prelucrarea datelor, precum și securitatea.

Sună un pic patetic?

Așa este, dar ceva patos simplu și funcțional este mai bun decât un torent de jargon tehnic IT care îi face pe angajați să izbucnească într-o sudoare.

PaperOffice este perfect pentru digitalizarea documentelor.

Software-ul potrivit degestionarea documentelor rezolvă problema analog-digitală

DMS reprezintă software-ul de gestionare a documentelor și este destinat gestionării documentelor, în special a documentelor digitale, care include conversia de la analogic la digital. PaperOffice DMS este un astfel de software. Gama sa de funcții este la fel de remarcabilă ca navigarea în meniu proiectată intuitiv, care necesită doar o pregătire minoră. Nu ai nevoie de consultanți scumpi la fața locului. Tutorialele video bine explicate pe PaperOffice DMS pot face acest lucru la fel de bine și mult mai ieftin, gratuit.

Scanare, OCR, arhivare cu cuvinte cheie automate, fuzionarea documentelor controlate de AI, motor de căutare integrat, funcție de flux de lucru, criptare cu 1024Mbit, integrare directă în MS Office, protecție împotriva ransomware-ului, crearea automată a șabloanelor, funcția de ștampilă, gestionarea sarcinilor și a notelor.

Acestea sunt câteva dintre cele mai importante funcții ale PaperOffice DMS și, așa cum am spus, nici tu, nici angajații tăi nu trebuie să completați o diplomă IT.

Unde este cel mai bun loc pentru a salva documentele de scanare?

Recomandăm clienților noștri să arhiveze datele digitalizate fie într-o bază de date situată pe un dispozitiv NAS, cum ar fi Synology sau QNAP, fie pe un server dedicat. Cu propriul server paperoffice extern (dedicat), obțineți toate avantajele unui cloud cu o protecție perfectă a datelor și economisiți bani și multă muncă în fiecare lună.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Cu un server PaperOffice aveți toate avantajele unei soluții cloud cu o singură diferență uriașă: Este propriul server de baze de date dedicat și nimeni nu îl accesează în afară de tine.

Nu doriți să utilizați un server? Nicio problemă.

De ce un NAS este ideal pentru arhivarea documentelor

Un NAS, un spațiu de stocare atașat la rețea, în limba germană un dispozitiv de stocare cu o conexiune la rețea, precum și software-ul compatibil pentru PaperOffice DMS și cloud-ul intern este gata. Absolut sigur de curiozitatea de stat și non-statală și, datorită funcției de rezervă, de asemenea, în condiții de siguranță de la un accident de hard disk.

Concluzie intermediară 3/ 3

1. Contactați un producător cu know-how și software care respectă GOBD (și, de asemenea, GDPR)!

2. Nu există un software DMS adecvat. Fiecare DMS are justificarea sa și, în cele din urmă, produsul trebuie să se potrivească scopului.

3. Fie că este vorba de propriul server, serverul dedicat PaperOffice în centrul de date al Strato AG din Berlin (Germania) sau NAS - salvați documentul dvs. NICIODATĂ pe un spațiu de stocare în cloud terță parte care a) nu este utilizat în mod dedicat și b) nu se află într-o țară sigură c) nu puteți exporta cu un singur clic

Sfat

Dacă urmați sfatul și veți folosi un NAS pentru stocarea securizată a documentelor - PaperOffice nu este numai perfect pentru acest lucru, ci este chiar singurul DMS oficial pentru cel mai mare producător NAS din lume - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.