Cele mai mari oferte de reducere posibile
Exclusivități insider
Upgradări bonus gratuite
Cele mai mari oferte de reducere posibile
Exclusivități insider
Upgradări bonus gratuite
Prietenie-încredere-cuvânt de onoare
Nu vom împărtăşi niciodată adresa dvs de email altora și fiecare email va conține un link de dezabonare cu un singur clic.
Digitalizarea sau transformarea digitală a documentelor pe suport de hârtie este condiția prealabilă pentru eficiența și succesul companiei dumneavoastră. Nevoia de digitalizare este acum un aspect important pentru toată lumea.
Sfaturi de profesionist
În articolul actual, explicăm cele mai importante avantaje ale digitalizării, enumerăm funcțiile și descriem impactul unei implementări reușite.Pe măsură ce întreaga lume devine din ce în ce mai "digitală", tot mai multe companii, în special IMM-uri, au nevoie de un "impuls" pentru a începe. Pentru că mulți sunt deja îngroziți de simplul gând de a se dedica subiectului sau de a se ocupa de el.
În articolul actual, vă vom arăta că tranziția de la documentele pe suport de hârtie la documentele digitale este mult mai ușoară decât pare în coșmarurile dvs. Urmați sfaturile noastre că va plăti pentru afacerea dvs.
Într-o anumită măsură, arhiva analogică este încă o necesitate chiar și astăzi. Cu toate acestea, 99% din timp nu este nevoie să lucrați cu ea.
Dimpotrivă, hârtia tipărită este un anacronism care este menținut fie din obișnuință, fie pur tehnic, deoarece anumite documente trebuie păstrate în forma în care au fost întocmite, cum ar fi faptele sau contractele. Dar acestea pot fi, de asemenea, scanate pentru a lucra cu conținutul lor respectiv pe computer.
Excursia propriu-zisă la arhivă, căutarea pe rafturi sau dulapuri, îndepărtarea documentului, lucrul cu acesta și readucerea acestuia și aranjarea acestuia din nou în arhivă. Doar descrierea și citirea acestui proces durează mult timp. Apelarea arhivei digitale, pe de altă parte, durează câteva clicuri și nimic mai mult.
Înainte de a intra în beneficii, să răspundem la următoarea întrebare:
Lucru flexibil, indiferent unde vă aflați
Optimizarea tuturor fluxurilor de lucru
Chitanță și expediere digitală
Reducerea costurilor în toate domeniile
Gestionarea simplificată a termenelor limită
Comunicare internă și externă mai rapidă
Integrare în software-ul de birou
Căutați conținut utilizând cuvinte cheie
Economisirea orelor de lucru
Arhivare pe termen lung în format PDF/A
În timp ce companiile mari au numit de mult timp ofițeri de digitalizare care se ocupă de subiectul conversiei documentelor analogice cu normă întreagă, companiile mici și mijlocii nu dispun de resurse umane, mai ales că sunt necesare calificări profesionale adecvate.
Cu toate acestea, aceasta este o greșeală obișnuită și duce la investiții proaste, deoarece mulți producători profită de această ignoranță.
Nu ai nevoie de un specialist IT sau de un bibliotecar instruit!
Tot ce ai nevoie este
Uneori, hardware-ul este adesea deja acolo, are mai mult potențial decât înainte și poate fi utilizat imediat.
Sfat
Apropo, există un articol special pe tema "procesarea facturilor digitale", care a raportat avantajele digitalizării sau procesării facturilor digitale:
Foarte simplu spus, este procesul de înlocuire a unui document fizic, în sensul de hârtie, cu un format digital.
Majoritatea oamenilor ar trebui să fie familiarizați cu procesul, cel puțin într-un mod rudimentar. Un document este scanat sau fotografiat, pentru care se utilizează de obicei scanere. Cu toate acestea, depinde de interfața respectivă. Un document poate fi, de asemenea, digitalizat folosind o cameră de telefon mobil.
Pentru multe companii, trecerea de la hârtie și foldere la formate electronice este una dintre cele mai importante și, de asemenea, semnificative măsuri în procesul de digitalizare.
Cu PaperOffice, tot ce trebuie să faceți este să scanați documentul cu scanerul (PaperOffice funcționează cu toată lumea), iar PaperOffice creează o versiune digitală.
Sfat
Pe tema "Arhivarea automată a documentelor pe suport de hârtie" există un videoclip pe YouTube care explică acest proces într-un mod ușor de înțeles:
Documentele de scanare sunt adăugate prin intermediul modulului de scaner integrat ScanConnect, care, printre altele, permite captarea documentelor de la toate scanerele, dispozitivele multifuncționale, aplicațiile mobile și, de asemenea, copiatoarele mari, cum ar fi compania Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox și altele.
Se ia în considerare versiunile automate pentru documentele existente, iar metoda de scanare datorită paginilor separatorului este acceptată pentru scanările în masă ale stivelor de documente și apoi pentru subdivizarea în documente individuale.
Dacă scanați o mulțime de documente, PaperOffice este deosebit de util, deoarece recunoaște foile separator și separă documentele pentru arhivare. O caracteristică excelentă care este deosebit de utilă dacă compania dumneavoastră lucrează în mod regulat cu documente în format complex este că PaperOffice utilizează un AI pentru a recunoaște conținutul documentelor dvs., cum ar fi: totaluri, tipuri de documente, date, detalii de contact etc.
Acum, textul de pe un document nu ar trebui să fie doar lizibil, dar, de asemenea, să fie disponibil în așa fel încât să puteți căuta cu ușurință un fragment de text.
De îndată ce documentele sunt introduse în PaperOffice, PIA are grijă de tot ceea ce este altfel exploatație sus.
Nu contează ce și indiferent de sursa scanerului!
Acest lucru înseamnă că PIA vă oferă propriul motor de căutare puternic pentru toate informațiile dvs., care pot căuta și găsi bazate pe text, cum ar fi motoarele de căutare clasice, cum ar fi Google, dar poate face, de asemenea, totul vizual, adică compara și recunoaște un document vizual poate.
PaperOffice va recunoaște automat toate documentele care au fost predate de PIA din acest moment, ceea ce, la rândul său, poate declanșa reguli automate și măști de depunere.
Pentru a stoca automat documentele și chitanțele, documentul este predat mai întâi în PaperOffice. Măștile de depunere în PaperOffice se ocupă de indexarea și locația de depunere.
De îndată ce un șablon de document predat a fost recunoscut, se declanșează automat o mască de stocare, care este responsabilă pentru cuvintele cheie automate și locația de stocare.
Măștile de stocare nu pot fi declanșate automat doar de șabloanele de documente predate - ele pot fi, de asemenea, selectate manual în caseta de dialog PIA.
PIA devine complet autonomă, fără nicio interacțiune cu utilizatorul și pentru un număr nelimitat de documente în conformitate cu măștile de depozitare definite:
Unul dintre cele mai importante aspecte la stocarea documentelor printr-un sistem de management al documentelor este respectarea reglementărilor legale sau a cerințelor GoBD.
Abrevierea GoBD înseamnă "Principii pentru gestionarea și stocarea corespunzătoare a registrelor, înregistrărilor și documentelor în formă electronică și pentru accesul la date".
În special, datorită auditului, stocarea documentelor foarte criptate direct într-o bază de date SQL centrală PaperOffice îndeplinește toate cerințele pentru standardele de documente și orientările legale sau pentru cel mai înalt standard german GOBD din lume.
Termenul de versiune nu este un cuvânt străin într-un sistem de management al documentelor (DMS). Necesitatea de a utiliza un sistem de gestionare a documentelor care are control al versiunii compatibil cu GoBD și versiuni rezistente la audit este mai clară ca niciodată.
Termenul de versiune poate fi explicat foarte ușor: În general, este vorba despre funcționalitatea utilizată pentru a înregistra modificări ale documentelor sau fișierelor. Modificarea documentului poate fi detectată și salvată ca o copie în umbră ca o nouă versiune de document.
Fiecare modificare a documentului plasează o versiune "mai nouă" a documentului într-o arhivă corespunzătoare. Înregistrarea în jurnal face ca modificările să fie transparente și trasabile în orice moment. În acest moment, vizualizatorul ulterior știe când și prin ce editor a fost făcută modificarea documentului. Acest lucru vă oferă o imagine de ansamblu a întregului ciclu de viață al documentului. Versionarea se poate face automat sau manual.
Pentru a asigura securitatea revizuirii, toate detaliile unei modificări a documentelor și fișierelor trebuie să poată fi urmărite în mod clar. Trebuie să se asigure că numai angajații autorizați pot face o astfel de schimbare. Dar este la fel de important să știm ani mai târziu ce angajați au schimbat ce și când.
Faptul că digitalizarea documentelor analogice are avantaje este demonstrat în mod clar.
Varianta mai scumpă a digitalizării este de a pune în funcțiune o companie specializată în acest lucru. În funcție de circumstanțe, dosarele și folderele din arhivă sunt trimise companiei ca marfă, unde sunt digitalizate și trimise din nou înapoi. Formatul datelor care urmează să fie digitalizate a fost determinat anterior. Dar dați date importante despre companie? Deși toate companiile care se ocupă de arhivarea digitală asigură cel mai înalt nivel de confidențialitate, nu există garanții.
La cerere, companiile pot aduce și un camion cu scanere de tobe și se pot digitaliza direct la fața locului, în parcarea propriei sedii a companiei. Cu toate acestea, care conduce până proiectul de lege enorm. Serviciul costisitor în afara locuinței, care poate dura câteva zile în funcție de dimensiunea arhivei, trebuie plătit separat.
Din fericire pentru toate companiile, în timp ce arhivele trebuie să fie arhive, informațiile pe care le conțin, fie analogice sau digitale, nu trebuie să fie toate disponibile în același timp. Acest lucru permite companiilor să digitalizeze arhivele pas cu pas, în conformitate cu principiul logisticii de la ultimul în <> primul rând. Digitizați mai întâi cele mai recente documente analogice primite.
Documentele contemporane sunt de obicei necesare mult mai mult decât documentele îndepărtate de timp în fluxul de lucru zilnic. Deci, ar trebui să digitalizați mai întâi aceste documente în timp util, ceea ce accelerează procesul de lucru datorită disponibilității mai bune. În cel mai bun caz, există un echilibru între efortul implicat în digitizare (eliminarea arhivei, scanarea, salvarea digitală, readucerea documentului analogic) și accelerarea procesului care este acum disponibil, deoarece nu este nevoie să mergeți la arhivă și puteți face toate procesele de pe computer.
Un alt efect pozitiv al acestei abordări este că perioadele de păstrare pot fi utilizate în mod optim pentru a reduce stocul de arhivă analogică și nu pentru a digitaliza fișierele ale căror perioade de păstrare expiră șase luni mai târziu.
Numărul de angajați administrativi dintr-o companie sau numărul de locuri de muncă VDU care intră în discuție variază uneori foarte mult, deci este imposibil să spunem câți dintre angajați ar trebui să comisionați cu digitalizarea în raport cu dimensiunea companiei.
Cel puțin, fiecare angajat ar trebui să aibă acces la un dispozitiv cu o funcție de scaner, de preferință un scaner de documente care permite scanarea mai multor fluxuri, precum și formate diferite.
Domeniul de aplicare al fiecărei digitalizări este la fel de complicat ca și numărul de persoane implicate în digitalizare, deoarece cu acest sistem, digitalizarea este aproape întâmplătoare. Acest lucru poate fi implementat, de exemplu, în forma în care angajatul Z procesează un proces în legătură cu compania XYZ. În același timp, acesta ar putea fi declanșatorul digitalizării întregului fișier arhivat analogic pe compania XYZ.
Cu toate acestea, o relație de afaceri pe termen lung, de exemplu, se poate manifesta într-un număr destul de mare de fișiere. O altă variantă ar fi digitalizarea doar a anumitor segmente ale relației de afaceri, tocmai cele care sunt supuse celei mai frecvente procesări. De exemplu, note de facturare sau de livrare. Cu software-ul potrivit, digitalizarea care însoțește procesul poate fi implementată fără probleme.
Sfat
Am creat cel mai bun ghid în 5 pași pentru a merge fără hârtie și a vă digitaliza afacerea, detaliind fiecare 5 pași și cât timp durează:
Oricine, în calitate de antreprenor sau persoană responsabilă, dorește să facă viața cu adevărat dificilă pentru ei și angajații lor în ceea ce privește digitalizarea, pune împreună software-ul:
Un program de colectare a datelor din procesul de scanare.
Un software OCR pentru recunoașterea textului.
Un program de baze de date.
Un software de căutare și așa mai departe.
În cele din urmă totul se termină într-un nor.
Pe scurt: Tinerii cercetează fără rimă sau rațiune.
Compoziția software a multor companii seamănă cu istoria companiei lor, o structură care a crescut încet. Este atât de complex încât doar câțiva angajați de lungă durată o înțeleg.
Soluția mai bună este software-ul care efectuează toate procesele, de la scanare la furnizare până la arhivare și, în același timp, oferă interfețe pentru a conecta alte software-uri. Un software cu navigare în meniul auto-explicativ care oferă în cele din urmă documentelor digitale ale unei companii o casă care îndeplinește, de asemenea, toate cerințele în ceea ce privește manipularea și prelucrarea datelor, precum și securitatea.
Așa este, dar ceva patos simplu și funcțional este mai bun decât un torent de jargon tehnic IT care îi face pe angajați să izbucnească într-o sudoare.
PaperOffice este perfect pentru digitalizarea documentelor.
DMS reprezintă software-ul de gestionare a documentelor și este destinat gestionării documentelor, în special a documentelor digitale, care include conversia de la analogic la digital. PaperOffice DMS este un astfel de software. Gama sa de funcții este la fel de remarcabilă ca navigarea în meniu proiectată intuitiv, care necesită doar o pregătire minoră. Nu ai nevoie de consultanți scumpi la fața locului. Tutorialele video bine explicate pe PaperOffice DMS pot face acest lucru la fel de bine și mult mai ieftin, gratuit.
Scanare, OCR, arhivare cu cuvinte cheie automate, fuzionarea documentelor controlate de AI, motor de căutare integrat, funcție de flux de lucru, criptare cu 1024Mbit, integrare directă în MS Office, protecție împotriva ransomware-ului, crearea automată a șabloanelor, funcția de ștampilă, gestionarea sarcinilor și a notelor.
Acestea sunt câteva dintre cele mai importante funcții ale PaperOffice DMS și, așa cum am spus, nici tu, nici angajații tăi nu trebuie să completați o diplomă IT.
Recomandăm clienților noștri să arhiveze datele digitalizate fie într-o bază de date situată pe un dispozitiv NAS, cum ar fi Synology sau QNAP, fie pe un server dedicat. Cu propriul server paperoffice extern (dedicat), obțineți toate avantajele unui cloud cu o protecție perfectă a datelor și economisiți bani și multă muncă în fiecare lună.
Cu un server PaperOffice aveți toate avantajele unei soluții cloud cu o singură diferență uriașă: Este propriul server de baze de date dedicat și nimeni nu îl accesează în afară de tine.
Nu doriți să utilizați un server? Nicio problemă.
Un NAS, un spațiu de stocare atașat la rețea, în limba germană un dispozitiv de stocare cu o conexiune la rețea, precum și software-ul compatibil pentru PaperOffice DMS și cloud-ul intern este gata. Absolut sigur de curiozitatea de stat și non-statală și, datorită funcției de rezervă, de asemenea, în condiții de siguranță de la un accident de hard disk.
2. Nu există un software DMS adecvat. Fiecare DMS are justificarea sa și, în cele din urmă, produsul trebuie să se potrivească scopului.
3. Fie că este vorba de propriul server, serverul dedicat PaperOffice în centrul de date al Strato AG din Berlin (Germania) sau NAS - salvați documentul dvs. NICIODATĂ pe un spațiu de stocare în cloud terță parte care a) nu este utilizat în mod dedicat și b) nu se află într-o țară sigură c) nu puteți exporta cu un singur clicSfat
Dacă urmați sfatul și veți folosi un NAS pentru stocarea securizată a documentelor - PaperOffice nu este numai perfect pentru acest lucru, ci este chiar singurul DMS oficial pentru cel mai mare producător NAS din lume - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
Pentru a finaliza, vom răspunde la câteva întrebări frecvente despre subiectul. "Cele mai importante 10 avantaje ale digitalizării documentelor pe suport de hârtie":
Pentru a scana documentele legate, se recomandă un scaner cu foi cu cel puțin 300dpi. Scanerul a dorit să aibă o funcție scan-to-fodler și drivere WIA /TWAIN opționale. Am avut experiențe bune cu Fujitsu Scansnap, care funcționează foarte fiabil.
Documentele pe suport de hârtie ar trebui, în general, să fie scanate în format PDF/A și apoi salvate într-un software de gestionare a documentelor DMS - sau direct dacă software-ul acceptă acest lucru sau îl automatizează, de exemplu prin monitorizare.
Dacă utilizați un software decent care primește actualizări regulate și aveți o strategie de backup de date, răspunsul este DA pentru documentele non-critice. Tot ceea ce ar putea necesita în mod legal originalul ar trebui să fie, de asemenea, păstrate în original. De exemplu, PaperOffice DMS are opțiunea de a stoca locația de stocare originală în proprietățile documentului.
Lucrul digital și aducerea documentelor vechi în noua eră va fi cea mai bună investiție cheie pentru a economisi o cantitate incredibilă de timp, bani și nervi în viitor.
Nu ai nevoie de propriul specialist IT pentru a profita de toate avantajele digitalizării.
Ceea ce ai nevoie este partenerul potrivit alături de tine care, datorită experienței sale, poate implementa exact ceea ce ai nevoie. Evitați sperietoarea și alegeți pozițiile de testare în loc de prezentări PowerPoint fanteziste fără a fi testat-o cu adevărat.
Experiența a arătat că aproape fiecare operațiune, companie și companie are un copiator mare care nu își folosește potențialul. Aceste dispozitive iubesc scanările în masă, sunt tolerante cu agrafele de hârtie și pot sta la baza unui start digital fără o investiție în scaner.
Evitați capcanele de cost cu sistemele DMS / ECM în care sunteți fără milă la mila producătorilor. Nu faceți compromisuri atunci când vine vorba de propriile opțiuni de administrare, cum ar fi predarea documentelor și realizarea setărilor. Dacă aveți nevoie de ajutor, producătorul va fi fericit să vă ajute, dar să rămână independent.
Procedurile vor fi complet identice în viitor, dar complet automatizate.
Vine factura? Fluxul de lucru este declanșat și totul merge în mod definit.
Căutați prin toate cele 1000 de foldere? Nici o problemă, pentru că aveți propriul Google!
Cu strategia potrivită, conversia de la arhivele analogice la cele digitale nu va fi un proces costisitor. Fiecare antreprenor trebuie să realizeze că acest pas trebuie făcut la un moment dat, mai bine astăzi decât mâine.
După cum se arată aici, cu instrumentele potrivite, schimbarea poate duce la amortizarea rapidă a investițiilor și la reducerea semnificativă a costurilor și a timpului necesar pentru procesele viitoare.
Schimbarea trebuie doar să se întâmple.
Echipa PaperOffice este fericită să împărtășească 20 de ani de experiență și să vă protejeze de greșeli!
