Najwyższe możliwe oferty rabatowe
Wy
Darmowe bonusowe uaktualnienia
Najwyższe możliwe oferty rabatowe
Wy
Darmowe bonusowe uaktualnienia
Przyjaźń Zaufanie Słowo Honoru
Nigdy nie podamy twojego adresu e-mail nikomu innemu, a każdy e-mail zawiera link do wypisania z listy subskrybentów jednym kliknięciem.
Systemy zarządzania dokumentami, w skrócie DMS, wspierają Twoją firmę w elektronicznym i systematycznym zarządzaniu dokumentami biznesowymi. DMS jest zatem pod wieloma względami pierwszym krokiem w kierunku biura bez papieru. Wraz ze skanerem tworzysz idealny zespół do digitalizacji plików analogowych i przyspieszenia procesów wyszukiwania i archiwizacji.
Wskazówka dla profesjonalistów
Podajemy co najmniej 15 powodów, dla których warto używać systemu zarządzania dokumentami (DMS) razem ze skanerem. Łatwe skanowanie i zarządzanie dzięki PaperOffice DMSIstnieje dychotomia w większości biur na całym świecie. Z jednej strony obszar cyfrowy z komputerami indywidualnymi i sieciowymi, z drugiej dokumenty w formie papierowej. To czasami powoduje chaos, a przede wszystkim traci czas. Czas spędzony na wyszukiwaniu treści.
Według międzynarodowego raportu McKinsey pracownicy biurowi spędzają 1,8 godziny dziennie na wyszukiwaniu i zbieraniu informacji, co stanowi średnio 9,3 godziny tygodniowo.
Księgowi, sekretarki, kupujący, urzędnicy, dyspozytorzy i wiele innych grup zawodowych jest zajętych przetwarzaniem procesów administracyjnych każdego dnia. Praca jednego pracownika jest często zależna od pracy innego.
Każda firma ma teraz urządzenie wielofunkcyjne, które obsługuje również funkcję skanowania. Ale dla wielu termin i zastosowanie systemu zarządzania dokumentami jest nadal nieznane.
W bieżącym artykule wyjaśniamy, że warto korzystać z systemu zarządzania dokumentami ze skanerem. Podamy Ci co najmniej 15 powodów, dla których warto z niego korzystać, co pozwoli Ci uczynić swoje biuro elektronicznym i cyfrowym oraz jak możesz go wykorzystać do zwiększenia efektywności podstawowej działalności Twojej firmy.
Zanim przejdziemy do powodów, dla których tak się dzieje, odpowiedzmy na pytanie:
Faktury, listy przewozowe, listy towarzyszące, przesyłki lub instrukcje obsługi nowych urządzeń i związane z nimi certyfikaty gwarancyjne, by wymienić tylko kilka przykładów? Ich cyfryzacja jest często długo oczekiwana, po prostu dlatego, że brakuje personelu i czasu. W rezultacie rośnie góra analogowa.
Dzięki DMS i skanerowi, który jest odpowiedni dla Twoich potrzeb, możesz uzyskać dychotomię i niepotrzebną stratę czasu pod kontrolą.
DMS oznacza również oprogramowanie do zarządzania dokumentami i jest przeznaczony do zarządzania dokumentami, zwłaszcza dokumentami cyfrowymi, co obejmuje konwersję z analogowej na cyfrową. PaperOffice DMS jest takim oprogramowaniem.
Ponieważ PaperOffice DMS umożliwia, aby papier analogowy stał się treścią cyfrową tam, gdzie występuje.
Inteligentnie ustrukturyzowane indeksowanie przypisuje każdy dokument do właściwego procesu, wprowadzając słowo kluczowe. Dzięki własnej wyszukiwarce w PaperOffice można następnie znaleźć i wywołać wszystkie dokumenty. W zależności od wymagań nagrane litery są konwertowane za pomocą rozpoznawania tekstu OCR, aby móc je przetwarzać za pomocą zgodnego oprogramowania Office.
Uznaliśmy taką potrzebę, ale:
W dzisiejszym świecie pracownicy mają do czynienia z dużą liczbą różnych dokumentów: oryginalnych dokumentów papierowych, takich jak listy lub umowy, pliki PDF i dokumenty elektroniczne, takie jak pliki i wiadomości e-mail.
W wielu firmach dokumenty te są kopiowane, drukowane, przekazywane, dystrybuowane i składane w różnych miejscach. Poszukiwanie ważnych informacji staje się coraz trudniejsze i prowadzi do nieekonomicznych przepływów pracy i przeciążenia pracowników. Mamy szczegółowy artykuł, w którym opisano potrzebę systemów zarządzania dokumentami oraz wymieniono zalety ich stosowania.
Jeśli jednak Twoi pracownicy zaczną eliminować lub przynajmniej zmniejszać zużycie papieru w biurach lub całej firmie, usprawnisz również procesy, zwiększysz produktywność poprzez digitalizację danych, zastosujesz metody bezpapierowe, a tym samym obniżysz koszty.
Wiele innych zalet i aspektów zostało już omówionych w szczegółowym artykule "Wdrożenie w biurze bez papieru".
Na przykład urządzenia wielofunkcyjne (MFP), takie jak urządzenia Brother lub Konica Minolta i innych producentów.
Drukarka, skaner i kopiarka all-in-one: Zeskanowane dokumenty trafiają do centralnego katalogu za pośrednictwem tych urządzeń centralnych lub za pośrednictwem "bezpośredniego skanowania do poczty" jako wiadomość e-mail do skrzynki pocztowej w programie Outlook, który jest monitorowany na przykład przez PaperOffice, a tym samym automatycznie wchodzi do oprogramowania do zarządzania dokumentami.
Lub po prostu zintegruj swój niestandardowy adres PaperOffice ze skanerem, tak zwany adres e-mail DropMail, jako miejsce przechowywania zeskanowanych plików. PaperOffice łatwo archiwizuje wszystkie pliki przez e-mail.
Napiwek
Na temat "W pełni zautomatyzowana archiwizacja dokumentów papierowych ze skanera" na YouTube znajduje się również film, który wyjaśnia ten proces w prosty i zrozumiały sposób:
Dla tych, którzy chcą skanować dokumenty papierowe w normalny sposób, moduł "ScanConnect" zintegrowany domyślnie z PaperOffice jest idealny. Ponieważ obsługuje każdy skaner, urządzenie wielofunkcyjne lub kopiarkę o dużej pojemności ze zintegrowanym modułem skanującym i jest bardzo łatwy w użyciu.
Niemniej jednak nie ma znaczenia, w jaki sposób twoje dokumenty papierowe trafiają do PaperOffice, ponieważ dzięki automatycznemu rozpoznawaniu tekstu OCR rozpoznawana jest zawartość całej zeskanowanej dokumentacji.
Bez względu na to, co jest wykonane z papieru, jest on skanowany i rejestrowany z wysoką precyzją dzięki optymalizacji opartej na sztucznej inteligencji.
Gdy tylko dokumenty są rejestrowane, ich zawartość jest indeksowana przy użyciu surowego rozkładu tekstu. Mówiąc prościej, treść jest zapisywana słowo po słowie w specjalnym rejestrze, a algorytm rozpoznaje poszczególne słowa w kombinacji słów i zapisuje je w ten sam sposób.
Kiedy mówimy o systemach zarządzania dokumentami, nie wolno nam zapominać: im wyższy poziom digitalizacji informacji, które są częścią procesów, tym wyższy poziom kontroli i automatyzacji, który możemy osiągnąć. Napisaliśmy już artykuł na temat zalet cyfryzacji, kliknij tutaj.
W pierwszym kroku określasz, które dokumenty należą do naszych procesów, w jaki sposób integrujemy je z naszym systemem zarządzania dokumentami oraz jakie informacje mają być wyodrębniane i przechowywane wraz z dokumentami w Twojej bazie danych. Po dołączeniu informacji definiujemy ich cykl życia, sposób interakcji z innymi procesami i sposób, w jaki możemy je zintegrować.
Najprawdopodobniej natkniemy się na informacje pochodzące z różnych źródeł i w różnych formatach. Część z nich w formie cyfrowej, przechowywana w plikach lub bazach danych, a część w postaci drukowanych dokumentów.
Co robimy z dokumentami cyfrowymi w formacie pdf, doc itp.? Tutaj proces jest bardzo prosty.
Przeciągnij dokument cyfrowy do interfejsu PaperOffice. Lub łatwo monitoruj foldery systemu Windows po otrzymaniu dokumentów.
Napiwek
Nawiasem mówiąc, na YouTube jest film na temat "Monitorowanie katalogów i masowa archiwizacja" , który wyjaśnia ten proces w zrozumiały sposób:
Dokumenty w formie papierowej można łatwo zeskanować i przekonwertować na format cyfrowy dzięki zintegrowanemu skanerowi.
Dzięki programowi Optical Character Recognition (OCR = Optical Character Recognition) zrobiliśmy już ważny krok. Za pomocą skanera lub innego urządzenia digitalizującego nie tylko przekształcamy dokument w obraz, ale także możemy "odczytać" jego zawartość elektronicznie.
Nie tylko czysty tekst OCR jest zawarty w bazie danych, dzięki sztucznej inteligencji (AI) zwanej PIA, automatyzacja może być określona ręcznie lub automatycznie.
W ten sposób używamy systemu do rozpoznawania i definiowania, które obszary dokumentów muszą być odczytywane automatycznie. Takie jak numer faktury, data, produkty, kwoty itp. W związku z tym posiadamy wszystkie niezbędne informacje w naszym systemie zarządzania dokumentami.
Digitalizacja informacji za pośrednictwem OCR ułatwia integrację szerokiej gamy dokumentacji z zarządzaniem procesami i przepływami pracy.
PaperOffice DMS wziął również pod uwagę masową archiwizację ze skanera pod kątem najważniejszych funkcji związanych z rozpoznawaniem tekstu, integracją AI i słowami kluczowymi.
Moduł ScanConnect oferuje nie tylko bezpośrednie połączenie skanera ze skanerem PaperOffice DMS. ScanConnect to potężne narzędzie skanera do skanowania ręcznego i ukrywa inne interesujące funkcje, które pomogą Ci w skanowaniu zbiorczym.
Najpierw przygotuj wszystkie strony dokumentu do skanowania, a następnie umieść strony separatora między poszczególnymi dokumentami, które chcesz oddzielić.
PaperOffice rozpoznaje strony separatora i zapisuje dokumenty indywidualnie.
Indeksowanie pełnotekstowe i wyszukiwanie podobne do Google: w systemie zarządzania dokumentami, takim jak PaperOffice DMS, możesz znaleźć zeskanowane dokumenty, paragony i informacje w ciągu kilku sekund. Jest to możliwe, ponieważ dokumenty są analizowane i indeksowane z rozpoznawaniem pełnotekstowym zaraz po ich zapisaniu.
Wystarczy wpisać wyszukiwane hasło, tak jak w Google, a PaperOffice wyświetli wszystkie wyniki. Tak, podobnie jak w przypadku Google: ponieważ możesz znaleźć dowolną zawartość tekstową dowolnego dokumentu w ciągu kilku sekund za pomocą zintegrowanej wyszukiwarki, wyszukiwania pełnotekstowego i dodatkowych funkcji filtrowania.
Nigdy więcej nie będziesz chciał zrezygnować z wyszukiwania słów kluczowych w PaperOffice, a dzięki filtrowi wyszukiwania znajdziesz każdy dokument, bez względu na to, jak szczegółowy - w tym wysyłanie wiadomości e-mail, eksportowanie do Excela lub systemu plików!
PaperOffice automatycznie wersjonuje każdy zmieniony dokument, tworzy kopię w tle i zapisuje ją osobno, dzięki czemu można ponownie otworzyć żądaną wersję w dowolnym momencie.
Dzięki zintegrowanemu kontrolce VersionControl każda zmiana dokumentu jest rozpoznawana i zapisywana jako kopia w tle jako nowa wersja dokumentu. Możesz otwierać, eksportować i edytować każdą wersję niezależnie.
Po prostu umieść stronę separatora PaperOffice przed każdym dokumentem, który powinien zostać oddzielony. PaperOffice rozpoznaje strony separatora podczas procesu skanowania i zapisuje dokumenty osobno.
PaperOffice oferuje opcję ręcznego składania do w pełni zautomatyzowanego składania bez żadnej interwencji. Wszystkie pola są wypełniane automatycznie, a nawet ścieżka przechowywania może być generowana i używana dynamicznie w zależności od daty.
Przechowuj kody QR z obsługą XML/JSON ze słowami kluczowymi na stronach separatora i skanuj stos dokumentów - PaperOffice rozpoznaje strony separatora i kody QR za pomocą poleceń XML/JSON i słów kluczowych dokumentów, gdy są przechowywane.
W ten sposób można zapisać poszczególne strony separatora z typem dokumentu, na przykład "faktura" i specjalna lokalizacja przechowywania dla skanowania masowego, a tym samym zapisać pliki skanowania w ukierunkowany sposób.
Twoja kopiarka może przechowywać skany w określonym folderze? Świetnie, po prostu monitoruj ten folder, a będziesz mieć w pełni automatyczne składanie dokumentów w ciągu kilku sekund!
Niech PaperOffice automatycznie monitoruje dowolny folder. Gdy tylko nowe pliki pojawią się w tym folderze, są archiwizowane zgodnie z Twoimi specyfikacjami i przetwarzane całkowicie autonomicznie.
Chcesz automatycznie przechwytywać dokumenty papierowe po zeskanowaniu, ale także automatycznie oznaczać je w najdrobniejszych szczegółach? Najpierw zeskanuj wszystkie dokumenty do folderu, a następnie skonfiguruj monitorowanie katalogów. Następnie określ, że określona maska archiwizacji jest używana, gdy tylko coś znajdzie się w folderze.
Oprócz monitorowania można również określić wszystkie istotne informacje, takie jak nazwa, miejsce przechowywania, typ dokumentu itp. PaperOffice zajmie się całym zgłoszeniem za Ciebie.
Pojedyncze strony, skany zbiorcze lub skany zdjęć: Bez względu na to, co jest wykonane z papieru, jest on skanowany i rejestrowany z wysoką precyzją dzięki optymalizacji opartej na sztucznej inteligencji.
Zintegrowany ScanConnect obsługuje każdy skaner, urządzenie wielofunkcyjne lub kopiarkę o dużej pojemności ze zintegrowanym modułem skanującym i jest bardzo łatwy w użyciu.
Jeśli skaner nie jest skanerem WIA lub TWAIN, PaperOffice oferuje opcję Scan2Folder. Zapisz zeskanowane dokumenty w folderze, który jest monitorowany przez PaperOffice.
PaperOffice niezawodnie konwertuje tekst analogowy z ponad 100 języków, w tym cyrylicy i zestawów znaków azjatyckich.
W ten sposób można skanować dokumenty międzynarodowe w Twojej firmie - PaperOffice DMS rozpoznaje język i przeprowadza rozpoznawanie tekstu. Umożliwia to wyszukanie dokumentu w bazie danych i znalezienie go w ciągu kilku sekund.
PaperOffice opiera się na bazach danych używanych lokalnie lub na serwerze NAS, takich jak Synology lub QNAP. W ten sposób wszystkie informacje o dokumentach, takie jak miniatury i rozpoznawanie tekstu, które zostały przeprowadzone, a także inne słowa kluczowe, są przechowywane w bazie danych.
W ten sposób dane nie trafiają do zewnętrznych dostawców usług w chmurze i nie musisz ponosić miesięcznych kosztów przechowywania danych.
Niezależnie od tego, czy usuwasz strony, obracasz je, czy czernisz obszary za pomocą PaperOffice - wszystko jest wersjonowane w sposób odporny na audyt zgodnie z GOBD, aby uzyskać idealne archiwizacje.
PaperOffice automatycznie wersjonuje każdy zmieniony dokument, tworzy kopię w tle i zapisuje ją osobno, dzięki czemu można ponownie otworzyć żądaną wersję w dowolnym momencie.
Zastosowanie kodów QR PaperOffice otwiera doskonałe możliwości, takie jak automatyczne wersjonowanie już zarchiwizowanych i zmienionych dokumentów papierowych, które zawierają ten sam kod QR.
Możesz także łatwo wyszukiwać dokumenty w PaperOffice za pomocą kodu QR - otwórz wyszukiwanie kodów QR i przytrzymaj kod QR dokumentu PaperOffice w kamerze internetowej, aby wyświetlić go w PaperOffice.
Licencje na zakup PaperOffice mają dożywotnią ważność bez kosztów następczych, a dzięki opcjonalnemu PaperOffice PLUS nawet wszystkie aktualizacje uzupełniające, nowe roczne wersje i bezpłatne osobiste wsparcie przez telefon i Teamviewer w obliczalnej stałej cenie bez żadnych nieprzyjemnych niespodzianek.
To tylko 15 powodów, dla których warto używać skanera z systemem zarządzania dokumentami. Oprócz tych wymienionych powyżej, PaperOffice oferuje wiele innych powodów: zarządzanie cyklami życia (okresami przechowywania), rejestrowanie dostępu, ochrona przed nieautoryzowanym dostępem i szyfrowaniem, intuicyjna integracja z Outlookiem / Office, indeksowanie dokumentów (metadanych), rozwiązania przepływu pracy i wiele więcej.
Możesz zobaczyć funkcje, przechodząc do naszej strony i przechodząc do "Co może zrobić PaperOffice".
Skanowanie dokumentów i archiwizowanie ich w DMS daje firmom ogromne korzyści. Wszystkie procesy związane z dokumentami są zoptymalizowane. Ochrona danych i bezpieczeństwo danych pozostają gwarantowane.
Biuro bez papieru odciąża pracowników. Oszczędzasz dużo wysiłku i kosztów wyszukiwania. Zwiększasz też pewność prawną swoich procesów administracyjnych.
Dla wielu firm PaperOffice DMS jest pierwszym krokiem w kierunku cyfryzacji. Skanując dokumenty i archiwizując je cyfrowo, tworzysz znacznie więcej niż tylko cyfrową kopię oryginału. Skanowanie zamienia informacje nieustrukturyzowane w dane strukturalne.
Podczas gdy duże firmy od dawna mianują specjalistów ds. cyfryzacji, którzy zajmują się tematem konwersji dokumentów analogowych w pełnym wymiarze godzin, małym i średnim firmom zwykle brakuje zasobów ludzkich, zwłaszcza, że wymagane są odpowiednie kwalifikacje zawodowe.
Jest to jednak częsty błąd i prowadzi do złych inwestycji, ponieważ wielu producentów korzysta z tej ignorancji.
Nie potrzebujesz specjalisty IT ani wyszkolonego bibliotekarza!
Wszystko, czego naprawdę potrzebujesz, to
Czasami sprzęt często już tam jest, ma większy potencjał niż wcześniej i może być używany natychmiast.
Napiwek
Nawiasem mówiąc, istnieje specjalny artykuł na temat "Cyfrowego przetwarzania faktur", który informował o zaletach digitalizacji lub cyfrowego przetwarzania faktur:
W końcu odpowiemy na kilka innych najczęściej zadawanych pytań na ten temat. "Skanery i zarządzanie dokumentami: korzyści i zastosowania":
Szybka i łatwa odpowiedź na to pytanie brzmi: dla każdej firmy. Wszystkie sektory i rozmiary przedsiębiorstw korzystają z biura bez papieru, od MŚP i start-upów po duże firmy. Jednak konwersja jest szczególnie cenna dla małych i średnich firm: Zmniejszenie nakładu pracy i kosztów przetwarzania uwalnia budżet wymagany do dalszego stymulowania wzrostu.
Nie. Kolejnym czynnikiem, który jest na ustach wszystkich od czasu wejścia w życie RODO najpóźniej w 2018 r., Jest ochrona danych. Rozwiązania DMS i oprogramowanie DMS służą do przetwarzania, zarządzania i przechowywania dokumentów, które często zawierają wrażliwe, osobiste dane. W przypadku naruszeń RODO ustawodawca przewiduje wysokie kary.
Praca cyfrowa i wprowadzanie starych dokumentów w nową erę będzie najlepszą kluczową inwestycją, aby zaoszczędzić niesamowitą ilość czasu, pieniędzy i nerwów w przyszłości.
Nie potrzebujesz własnego specjalisty IT, aby skorzystać ze wszystkich zalet cyfryzacji.
To, czego potrzebujesz, to odpowiedni partner u Twojego boku, który dzięki swojemu doświadczeniu może wdrożyć dokładnie to, czego potrzebujesz. Unikaj paniki i wybieraj pozycje testowe zamiast fantazyjnych prezentacji PowerPoint bez prawdziwego przetestowania.
Doświadczenie pokazało, że niemal każda operacja, firma i firma posiada dużą kopiarkę, która nie wykorzystuje swojego potencjału. Urządzenia te uwielbiają masowe skany, są tolerancyjne na spinacze i mogą być podstawą do cyfrowego startu bez inwestycji w skaner.
Unikaj pułapek kosztowych dzięki systemom DMS / ECM, w których jesteś bezlitośnie na łasce producentów. Nie idź na żadne kompromisy, jeśli chodzi o własne opcje administracyjne, takie jak nauczanie dokumentów i samodzielne wprowadzanie ustawień. Jeśli potrzebujesz pomocy, producent chętnie Ci pomoże, ale pozostanie niezależny.
Procedury będą całkowicie identyczne w przyszłości, ale w pełni zautomatyzowane.
Przychodzi faktura? Przepływ pracy jest wyzwalany i wszystko idzie w swoją zdefiniowaną stronę.
Przeszukaj wszystkie 1000 folderów? Nie ma problemu, ponieważ masz własne Google!
