Skanery i zarządzanie dokumentami: korzyści i zastosowania

Istnieje dychotomia w większości biur na całym świecie. Z jednej strony obszar cyfrowy z komputerami indywidualnymi i sieciowymi, z drugiej dokumenty w formie papierowej. To czasami powoduje chaos, a przede wszystkim traci czas. Czas spędzony na wyszukiwaniu treści.

Paperless work through digital processes

Według międzynarodowego raportu McKinsey pracownicy biurowi spędzają 1,8 godziny dziennie na wyszukiwaniu i zbieraniu informacji, co stanowi średnio 9,3 godziny tygodniowo.

Księgowi, sekretarki, kupujący, urzędnicy, dyspozytorzy i wiele innych grup zawodowych jest zajętych przetwarzaniem procesów administracyjnych każdego dnia. Praca jednego pracownika jest często zależna od pracy innego.

Każda firma ma teraz urządzenie wielofunkcyjne, które obsługuje również funkcję skanowania. Ale dla wielu termin i zastosowanie systemu zarządzania dokumentami jest nadal nieznane.

W bieżącym artykule wyjaśniamy, że warto korzystać z systemu zarządzania dokumentami ze skanerem. Podamy Ci co najmniej 15 powodów, dla których warto z niego korzystać, co pozwoli Ci uczynić swoje biuro elektronicznym i cyfrowym oraz jak możesz go wykorzystać do zwiększenia efektywności podstawowej działalności Twojej firmy.

Zanim przejdziemy do powodów, dla których tak się dzieje, odpowiedzmy na pytanie:

Do czego służy DMS w firmie?

Faktury, listy przewozowe, listy towarzyszące, przesyłki lub instrukcje obsługi nowych urządzeń i związane z nimi certyfikaty gwarancyjne, by wymienić tylko kilka przykładów? Ich cyfryzacja jest często długo oczekiwana, po prostu dlatego, że brakuje personelu i czasu. W rezultacie rośnie góra analogowa.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Dzięki DMS i skanerowi, który jest odpowiedni dla Twoich potrzeb, możesz uzyskać dychotomię i niepotrzebną stratę czasu pod kontrolą.

DMS oznacza również oprogramowanie do zarządzania dokumentami i jest przeznaczony do zarządzania dokumentami, zwłaszcza dokumentami cyfrowymi, co obejmuje konwersję z analogowej na cyfrową. PaperOffice DMS jest takim oprogramowaniem.

Ponieważ PaperOffice DMS umożliwia, aby papier analogowy stał się treścią cyfrową tam, gdzie występuje.

Inteligentnie ustrukturyzowane indeksowanie przypisuje każdy dokument do właściwego procesu, wprowadzając słowo kluczowe. Dzięki własnej wyszukiwarce w PaperOffice można następnie znaleźć i wywołać wszystkie dokumenty. W zależności od wymagań nagrane litery są konwertowane za pomocą rozpoznawania tekstu OCR, aby móc je przetwarzać za pomocą zgodnego oprogramowania Office.

Uznaliśmy taką potrzebę, ale:

Jakie są zalety biura bez papieru?

W dzisiejszym świecie pracownicy mają do czynienia z dużą liczbą różnych dokumentów: oryginalnych dokumentów papierowych, takich jak listy lub umowy, pliki PDF i dokumenty elektroniczne, takie jak pliki i wiadomości e-mail.

W wielu firmach dokumenty te są kopiowane, drukowane, przekazywane, dystrybuowane i składane w różnych miejscach. Poszukiwanie ważnych informacji staje się coraz trudniejsze i prowadzi do nieekonomicznych przepływów pracy i przeciążenia pracowników. Mamy szczegółowy artykuł, w którym opisano potrzebę systemów zarządzania dokumentami oraz wymieniono zalety ich stosowania.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Jeśli jednak Twoi pracownicy zaczną eliminować lub przynajmniej zmniejszać zużycie papieru w biurach lub całej firmie, usprawnisz również procesy, zwiększysz produktywność poprzez digitalizację danych, zastosujesz metody bezpapierowe, a tym samym obniżysz koszty.

Wiele innych zalet i aspektów zostało już omówionych w szczegółowym artykule "Wdrożenie w biurze bez papieru".

Które skanery nadają się do idealnej współpracy?

Na przykład urządzenia wielofunkcyjne (MFP), takie jak urządzenia Brother lub Konica Minolta i innych producentów.

Drukarka, skaner i kopiarka all-in-one: Zeskanowane dokumenty trafiają do centralnego katalogu za pośrednictwem tych urządzeń centralnych lub za pośrednictwem "bezpośredniego skanowania do poczty" jako wiadomość e-mail do skrzynki pocztowej w programie Outlook, który jest monitorowany na przykład przez PaperOffice, a tym samym automatycznie wchodzi do oprogramowania do zarządzania dokumentami.

Lub po prostu zintegruj swój niestandardowy adres PaperOffice ze skanerem, tak zwany adres e-mail DropMail, jako miejsce przechowywania zeskanowanych plików. PaperOffice łatwo archiwizuje wszystkie pliki przez e-mail.

Dla tych, którzy chcą skanować dokumenty papierowe w normalny sposób, moduł "ScanConnect" zintegrowany domyślnie z PaperOffice jest idealny. Ponieważ obsługuje każdy skaner, urządzenie wielofunkcyjne lub kopiarkę o dużej pojemności ze zintegrowanym modułem skanującym i jest bardzo łatwy w użyciu.

Niemniej jednak nie ma znaczenia, w jaki sposób twoje dokumenty papierowe trafiają do PaperOffice, ponieważ dzięki automatycznemu rozpoznawaniu tekstu OCR rozpoznawana jest zawartość całej zeskanowanej dokumentacji.

Bez względu na to, co jest wykonane z papieru, jest on skanowany i rejestrowany z wysoką precyzją dzięki optymalizacji opartej na sztucznej inteligencji.

Gdy tylko dokumenty są rejestrowane, ich zawartość jest indeksowana przy użyciu surowego rozkładu tekstu. Mówiąc prościej, treść jest zapisywana słowo po słowie w specjalnym rejestrze, a algorytm rozpoznaje poszczególne słowa w kombinacji słów i zapisuje je w ten sam sposób.

Digitalizacja i zarządzanie dokumentami

Kiedy mówimy o systemach zarządzania dokumentami, nie wolno nam zapominać: im wyższy poziom digitalizacji informacji, które są częścią procesów, tym wyższy poziom kontroli i automatyzacji, który możemy osiągnąć. Napisaliśmy już artykuł na temat zalet cyfryzacji, kliknij tutaj.

W pierwszym kroku określasz, które dokumenty należą do naszych procesów, w jaki sposób integrujemy je z naszym systemem zarządzania dokumentami oraz jakie informacje mają być wyodrębniane i przechowywane wraz z dokumentami w Twojej bazie danych. Po dołączeniu informacji definiujemy ich cykl życia, sposób interakcji z innymi procesami i sposób, w jaki możemy je zintegrować.

Informacje pochodzą z różnych źródeł

Najprawdopodobniej natkniemy się na informacje pochodzące z różnych źródeł i w różnych formatach. Część z nich w formie cyfrowej, przechowywana w plikach lub bazach danych, a część w postaci drukowanych dokumentów.

Co robimy z dokumentami cyfrowymi w formacie pdf, doc itp.? Tutaj proces jest bardzo prosty.

Przeciągnij dokument cyfrowy do interfejsu PaperOffice. Lub łatwo monitoruj foldery systemu Windows po otrzymaniu dokumentów.

Dokumenty w formie papierowej można łatwo zeskanować i przekonwertować na format cyfrowy dzięki zintegrowanemu skanerowi.

Dzięki programowi Optical Character Recognition (OCR = Optical Character Recognition) zrobiliśmy już ważny krok. Za pomocą skanera lub innego urządzenia digitalizującego nie tylko przekształcamy dokument w obraz, ale także możemy "odczytać" jego zawartość elektronicznie.

Nie tylko czysty tekst OCR jest zawarty w bazie danych, dzięki sztucznej inteligencji (AI) zwanej PIA, automatyzacja może być określona ręcznie lub automatycznie.

W ten sposób używamy systemu do rozpoznawania i definiowania, które obszary dokumentów muszą być odczytywane automatycznie. Takie jak numer faktury, data, produkty, kwoty itp. W związku z tym posiadamy wszystkie niezbędne informacje w naszym systemie zarządzania dokumentami.

Digitalizacja informacji za pośrednictwem OCR ułatwia integrację szerokiej gamy dokumentacji z zarządzaniem procesami i przepływami pracy.

To wszystko brzmi dobrze, ale jak odbywa się masowa archiwizacja ze skanera?

PaperOffice DMS wziął również pod uwagę masową archiwizację ze skanera pod kątem najważniejszych funkcji związanych z rozpoznawaniem tekstu, integracją AI i słowami kluczowymi.

Moduł ScanConnect oferuje nie tylko bezpośrednie połączenie skanera ze skanerem PaperOffice DMS. ScanConnect to potężne narzędzie skanera do skanowania ręcznego i ukrywa inne interesujące funkcje, które pomogą Ci w skanowaniu zbiorczym.

Najpierw przygotuj wszystkie strony dokumentu do skanowania, a następnie umieść strony separatora między poszczególnymi dokumentami, które chcesz oddzielić.

PaperOffice rozpoznaje strony separatora i zapisuje dokumenty indywidualnie.

15 powodów, dla których warto używać skanera razem z PaperOffice DMS

• Powód 1 - Szybkie znajdowanie dokumentów w PaperOffice DMS

  Indeksowanie pełnotekstowe i wyszukiwanie podobne do Google: w systemie zarządzania dokumentami, takim jak PaperOffice DMS, możesz znaleźć zeskanowane dokumenty, paragony i informacje w ciągu kilku sekund. Jest to możliwe, ponieważ dokumenty są analizowane i indeksowane z rozpoznawaniem pełnotekstowym zaraz po ich zapisaniu.

  Wystarczy wpisać wyszukiwane hasło, tak jak w Google, a PaperOffice wyświetli wszystkie wyniki. Tak, podobnie jak w przypadku Google: ponieważ możesz znaleźć dowolną zawartość tekstową dowolnego dokumentu w ciągu kilku sekund za pomocą zintegrowanej wyszukiwarki, wyszukiwania pełnotekstowego i dodatkowych funkcji filtrowania.

  Nigdy więcej nie będziesz chciał zrezygnować z wyszukiwania słów kluczowych w PaperOffice, a dzięki filtrowi wyszukiwania znajdziesz każdy dokument, bez względu na to, jak szczegółowy - w tym wysyłanie wiadomości e-mail, eksportowanie do Excela lub systemu plików!

• Powód 2 – Automatyczna wersja dokumentów papierowych

  PaperOffice automatycznie wersjonuje każdy zmieniony dokument, tworzy kopię w tle i zapisuje ją osobno, dzięki czemu można ponownie otworzyć żądaną wersję w dowolnym momencie.

  Dzięki zintegrowanemu kontrolce VersionControl każda zmiana dokumentu jest rozpoznawana i zapisywana jako kopia w tle jako nowa wersja dokumentu. Możesz otwierać, eksportować i edytować każdą wersję niezależnie.

• Powód 3 – Separatory do skanowania wsadowego wielu dokumentów

  Po prostu umieść stronę separatora PaperOffice przed każdym dokumentem, który powinien zostać oddzielony. PaperOffice rozpoznaje strony separatora podczas procesu skanowania i zapisuje dokumenty osobno.

• Powód 4 – Inteligentne strony separatora do bezpośredniego archiwizowania ze skanera

  PaperOffice oferuje opcję ręcznego składania do w pełni zautomatyzowanego składania bez żadnej interwencji. Wszystkie pola są wypełniane automatycznie, a nawet ścieżka przechowywania może być generowana i używana dynamicznie w zależności od daty.

• Powód 5 – Kody QR z obsługą XML/JSON na stronach separatora

  Przechowuj kody QR z obsługą XML/JSON ze słowami kluczowymi na stronach separatora i skanuj stos dokumentów - PaperOffice rozpoznaje strony separatora i kody QR za pomocą poleceń XML/JSON i słów kluczowych dokumentów, gdy są przechowywane.

  W ten sposób można zapisać poszczególne strony separatora z typem dokumentu, na przykład "faktura" i specjalna lokalizacja przechowywania dla skanowania masowego, a tym samym zapisać pliki skanowania w ukierunkowany sposób.

• Powód 6 - Monitorowanie katalogu folderu skanowania

  Twoja kopiarka może przechowywać skany w określonym folderze? Świetnie, po prostu monitoruj ten folder, a będziesz mieć w pełni automatyczne składanie dokumentów w ciągu kilku sekund!

  Niech PaperOffice automatycznie monitoruje dowolny folder. Gdy tylko nowe pliki pojawią się w tym folderze, są archiwizowane zgodnie z Twoimi specyfikacjami i przetwarzane całkowicie autonomicznie.

• Powód 7 - Konfigurowanie reguł archiwizacji dla monitorów katalogów

  Chcesz automatycznie przechwytywać dokumenty papierowe po zeskanowaniu, ale także automatycznie oznaczać je w najdrobniejszych szczegółach? Najpierw zeskanuj wszystkie dokumenty do folderu, a następnie skonfiguruj monitorowanie katalogów. Następnie określ, że określona maska archiwizacji jest używana, gdy tylko coś znajdzie się w folderze.

  Oprócz monitorowania można również określić wszystkie istotne informacje, takie jak nazwa, miejsce przechowywania, typ dokumentu itp. PaperOffice zajmie się całym zgłoszeniem za Ciebie.

• Powód 8 – Potężne narzędzie skanera do skanowania ręcznego

  Pojedyncze strony, skany zbiorcze lub skany zdjęć: Bez względu na to, co jest wykonane z papieru, jest on skanowany i rejestrowany z wysoką precyzją dzięki optymalizacji opartej na sztucznej inteligencji.

  Zintegrowany ScanConnect obsługuje każdy skaner, urządzenie wielofunkcyjne lub kopiarkę o dużej pojemności ze zintegrowanym modułem skanującym i jest bardzo łatwy w użyciu.

• Powód 9 – Obsługa Scan2Folder

  Jeśli skaner nie jest skanerem WIA lub TWAIN, PaperOffice oferuje opcję Scan2Folder. Zapisz zeskanowane dokumenty w folderze, który jest monitorowany przez PaperOffice.

• Powód 10 - Rozpoznawanie tekstu OCR dokumentów analogowych w ponad 100 językach

  PaperOffice niezawodnie konwertuje tekst analogowy z ponad 100 języków, w tym cyrylicy i zestawów znaków azjatyckich.

  W ten sposób można skanować dokumenty międzynarodowe w Twojej firmie - PaperOffice DMS rozpoznaje język i przeprowadza rozpoznawanie tekstu. Umożliwia to wyszukanie dokumentu w bazie danych i znalezienie go w ciągu kilku sekund.

• Powód 11 – Automatyczna konwersja do formatu PDF/A w celu długoterminowej archiwizacji
  Dokumenty papierowe są automatycznie zapisywane w prawnie obowiązującej normie ISO 19005 PDF/A. Format PDF/A-1 jest najbardziej restrykcyjnym formatem, który składa się z 2 poziomów: PDF/A-1b dla odtwarzalności wizualnej i PDF/A-1a dla mapowania Unicode i strukturyzacji treści.
• Powód 12 – Nie jest wdrażana i/lub wymagana żadna chmura

  PaperOffice opiera się na bazach danych używanych lokalnie lub na serwerze NAS, takich jak Synology lub QNAP. W ten sposób wszystkie informacje o dokumentach, takie jak miniatury i rozpoznawanie tekstu, które zostały przeprowadzone, a także inne słowa kluczowe, są przechowywane w bazie danych.

  W ten sposób dane nie trafiają do zewnętrznych dostawców usług w chmurze i nie musisz ponosić miesięcznych kosztów przechowywania danych.

• Powód 13 – RODO i przechowywanie GOBD

  Niezależnie od tego, czy usuwasz strony, obracasz je, czy czernisz obszary za pomocą PaperOffice - wszystko jest wersjonowane w sposób odporny na audyt zgodnie z GOBD, aby uzyskać idealne archiwizacje.

  PaperOffice automatycznie wersjonuje każdy zmieniony dokument, tworzy kopię w tle i zapisuje ją osobno, dzięki czemu można ponownie otworzyć żądaną wersję w dowolnym momencie.

• Powód 14 - Wywołaj dokumenty cyfrowe za pomocą kodu QR (skanowanie kamery)

  Zastosowanie kodów QR PaperOffice otwiera doskonałe możliwości, takie jak automatyczne wersjonowanie już zarchiwizowanych i zmienionych dokumentów papierowych, które zawierają ten sam kod QR.

  Możesz także łatwo wyszukiwać dokumenty w PaperOffice za pomocą kodu QR - otwórz wyszukiwanie kodów QR i przytrzymaj kod QR dokumentu PaperOffice w kamerze internetowej, aby wyświetlić go w PaperOffice.

• Powód 15 - Bezkonkurencyjny stosunek jakości do ceny

  Licencje na zakup PaperOffice mają dożywotnią ważność bez kosztów następczych, a dzięki opcjonalnemu PaperOffice PLUS nawet wszystkie aktualizacje uzupełniające, nowe roczne wersje i bezpłatne osobiste wsparcie przez telefon i Teamviewer w obliczalnej stałej cenie bez żadnych nieprzyjemnych niespodzianek.

  To tylko 15 powodów, dla których warto używać skanera z systemem zarządzania dokumentami. Oprócz tych wymienionych powyżej, PaperOffice oferuje wiele innych powodów: zarządzanie cyklami życia (okresami przechowywania), rejestrowanie dostępu, ochrona przed nieautoryzowanym dostępem i szyfrowaniem, intuicyjna integracja z Outlookiem / Office, indeksowanie dokumentów (metadanych), rozwiązania przepływu pracy i wiele więcej.

  Możesz zobaczyć funkcje, przechodząc do naszej strony i przechodząc do "Co może zrobić PaperOffice".

Skanowanie dokumentów i archiwizowanie ich w DMS daje firmom ogromne korzyści. Wszystkie procesy związane z dokumentami są zoptymalizowane. Ochrona danych i bezpieczeństwo danych pozostają gwarantowane.

Biuro bez papieru odciąża pracowników. Oszczędzasz dużo wysiłku i kosztów wyszukiwania. Zwiększasz też pewność prawną swoich procesów administracyjnych.

Dla wielu firm PaperOffice DMS jest pierwszym krokiem w kierunku cyfryzacji. Skanując dokumenty i archiwizując je cyfrowo, tworzysz znacznie więcej niż tylko cyfrową kopię oryginału. Skanowanie zamienia informacje nieustrukturyzowane w dane strukturalne.

Pamiętaj, aby uniknąć tego błędu

Podczas gdy duże firmy od dawna mianują specjalistów ds. cyfryzacji, którzy zajmują się tematem konwersji dokumentów analogowych w pełnym wymiarze godzin, małym i średnim firmom zwykle brakuje zasobów ludzkich, zwłaszcza, że wymagane są odpowiednie kwalifikacje zawodowe.
Jest to jednak częsty błąd i prowadzi do złych inwestycji, ponieważ wielu producentów korzysta z tej ignorancji.

Wniosek częściowy

Nie potrzebujesz specjalisty IT ani wyszkolonego bibliotekarza!

Wszystko, czego naprawdę potrzebujesz, to

• odpowiednie oprogramowanie
• niezawodny partner IT
• odpowiedni sprzęt

Czasami sprzęt często już tam jest, ma większy potencjał niż wcześniej i może być używany natychmiast.

Napiwek

Nawiasem mówiąc, istnieje specjalny artykuł na temat "Cyfrowego przetwarzania faktur", który informował o zaletach digitalizacji lub cyfrowego przetwarzania faktur:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide