Instytucja publiczna
Ratusz
Carrión de los Condes
Pan Carlos A. Garcia Kierownik ds. Marketingu i Komunikacji
Pozycja wyjściowa
Jako organ w instytucji publicznej, ratusz miasta Carrión de los Condes musi zarządzać dużą liczbą ważnych dokumentów: dokumentami, wnioskami, dowodami osobistymi, dowodami rejestracyjnymi, ale także aktami budowlanymi i dokumentami biznesowymi, korespondencją i wieloma innymi.
Niestety, ratusz do tej pory nie skorzystał znacząco z zastosowania odpowiedniego oprogramowania do zarządzania dokumentami, ponieważ nie znaleziono jeszcze odpowiedniego rozwiązania.
Aby ułatwić i usprawnić wyszukiwanie, archiwum miejskie zaplanowało digitalizację dokumentacji i włączenie jej zawartości do wewnętrznej bazy danych archiwum.
Ręczne przetwarzanie byłoby zbyt czasochłonne, dlatego poszukiwano automatycznego wyodrębniania informacji.
Celem administracji miejskiej była digitalizacja istniejących dokumentów papierowych, wprowadzenie optymalizacji procesów i kontroli przepływu pracy nad wszystkimi dokumentami przychodzącymi i wychodzącymi, automatyzacja dużej części procesów w tle, a tym samym optymalizacja procesu zarządzania nieruchomościami.
Istniejący problem
W przeszłości cały system rządowy opierał się na papierze. Wnioski składane przez obywateli były sortowane do akt przez urząd meldunkowy, przekazywane do urzędu miasta, gdzie dodano dodatkowe dokumenty.
Dokumenty następnie przeniosły się na metrowe ściany regałów, które pokrywały całe ściany biura i były tam przechowywane przez lata.
Ale dzięki istniejącym i codziennym dokumentom przychodzącym ręczny system ratusza Carrión de los Condes osiągnął swoje granice: indywidualne paragony były często składane nieprawidłowo lub wcześniej usuwane przez kolegów i jeszcze nie odkładane. Zaangażowanie instytucji zewnętrznych było również trudne, np. gdy ratusze czy eksperci potrzebowali dostępu do oceny wniosków.
"Mieliśmy możliwe do uniknięcia koszty przechowywania, składając dokumenty w folderach. Ponadto poszukiwanie dokumentów było czasochłonne i często wiązało się z wizytą w archiwum",
wspomina Carlos A. Garcia kierownik ds. marketingu i komunikacji.
Rezultatem były długie czasy przetwarzania i nieefektywność przetwarzania, pobierania i przekazywania niezbędnej dokumentacji.
Ale największym problemem był wiek dokumentów, ponieważ stały się kruche. W związku z tym organ udał się w poszukiwaniu cyfrowego zarządzania dokumentami.
Studium przypadku, przeprowadzone wraz z systemem zarządzania dokumentami PaperOffice, opierało się na trosce, jak to jest powszechne w każdym organie administracyjnym, o utrzymanie licznych papierowych zapisów i plików oraz o fizyczną przestrzeń i personel dostępny (niektóre w stanie krytycznym) do przechowywania, klasyfikowania i organizowania.
Pomimo swobody budżetowej władze miejskie Carrión de los Condes doszły do wniosku, że ten staromodny system musi zostać zastąpiony nowoczesnym, nowoczesnym, cyfrowym. W ten sposób, zamiast szukać dokumentów, instytucja publiczna może poświęcić się rzeczywistemu zadaniu administracji miejskiej: obywatelom.
"Właśnie przesunęliśmy prace do przodu i teraz mamy przewagę".
Pan Carlos A. García, Kierownik ds. Marketingu i Komunikacji w administracji Carrión de los Condes, szukał rozwiązania w celu digitalizacji wszystkich problemów, z którymi borykają się wszystkie instytucje publiczne. Przewidziano również digitalizację wszystkich zadań administracyjnych gminy, które wcześniej były w dużej mierze analogiczne.
Dlaczego ratusz wybrał PaperOffice DMS
Najważniejszymi kryteriami wyboru były rzetelność i bezpieczeństwo, ponieważ zarządzane dokumenty są poufne, takie jak dokumenty osobiste lub sytuacja finansowa wnioskodawcy.
Różni dostawcy usług w chmurze lub rozwiązania open source nie były brane pod uwagę ze względu na przepisy o ochronie danych w instytucji publicznej, ponieważ nie można było zagwarantować bezpieczeństwa danych osobowych RODO i długoterminowego bezpieczeństwa inwestycji.
Ponieważ PaperOffice DMS nie jest aplikacją w chmurze i przechowuje wszystkie dane w centralnej bazie danych znajdującej się w ratuszu, ostatecznie zdecydowano się przetestować wymagany scenariusz za pomocą testu.
"Już na pierwszym spotkaniu z PaperOffice zauważasz 20-letnie doświadczenie PaperOffice w dziedzinie zarządzania dokumentami."
PaperOffice przewyższa wszystkie standardy dokumentów i wytyczne prawne, w szczególności ze względu na wysoce zaszyfrowane przechowywanie dokumentów bezpośrednio w ratuszu, a nie w chmurze.
Potrzeba korzystania z systemu zarządzania dokumentami, który ma zgodną kontrolę wersji i wersjonowanie odporne na audyty, jest wyraźniejsza niż kiedykolwiek.
Ogromnym powodem decyzji była dostępność wsparcia, ponieważ w przeszłości miały miejsce bardzo złe doświadczenia z innymi dostawcami, co również doprowadziło do zastoju w ratuszu.
W szczególności, aby zapewnić niezawodność i symulować rzeczywiste problemy, kilkakrotnie kontaktowano się z pomocą techniczną PaperOffice, aby ocenić, czy dotrzymano terminów i jaka była jakość wsparcia.
PaperOffice wyprzedza tutaj każdego innego producenta.PaperOffice podjął wyzwanie - cele i czas
Podjęto decyzję o digitalizacji wszystkich istniejących dokumentów papierowych do archiwum cyfrowego.
Specjalnie dla transformacji cyfrowej rada miasta Carrión de los Condes założyła organizację mieszanego programu szkoleniowo-zatrudnienia zatytułowanego "Tworzenie cyfrowego archiwum". Organizacja ta, wraz ze specjalistami PaperOffice, szkoli obecnie ośmiu studentów i dwóch profesorów .
W nim zdobyta wiedza jest stosowana w prawdziwej praktyce, z precyzyjnym przepływem pracy, który pomaga zoptymalizować czas i rozpocząć rozwiązanie digitalizacji archiwum historycznego, które sięga 1820 roku.
"Ręczne przetwarzanie dokumentów kosztowałoby nas dużo czasu. Dzięki zautomatyzowanemu rozwiązaniu PaperOffice DMS można znacznie zmniejszyć nakład pracy ręcznej, jednocześnie inwestując w technologię zorientowaną na przyszłość. "
Jako ekspert w dziedzinie inteligentnego przetwarzania dokumentów AI, PaperOffice DMS otrzymał zlecenie digitalizacji istniejącej dokumentacji.
Istniejące dokumenty papierowe zostały dokładnie zeskanowane przez pracowników Urzędu Miasta i zarchiwizowane w PaperOffice DMS. Następnie system zarządzania dokumentami tworzy miniaturę wszystkich zeskanowanych dokumentów i przeprowadza szczegółowe rozpoznawanie tekstu. Oznacza to, że dowolną zawartość tekstową wszystkich dokumentów można znaleźć w ciągu kilku sekund za pomocą wyszukiwarki zintegrowanej z PaperOffice.
Korzyści z cyfryzacji dzięki PaperOffice
Dzięki wdrożeniu digitalizacji PaperOffice, archiwum miejskie Carrión de los Condes było już w stanie:
- Oszczędzaj czas i zasoby
- Łatwy dostęp do dokumentów
- Dostępność dokumentów dla każdego upoważnionego pracownika
- Zapewnij przejrzyste archiwizacje
Łatwiejsza i szybsza dostępność danych i dokumentów zasadniczo i trwale zmienia procesy panujące w ratuszu. Wiedza administracyjna jest teraz zorganizowana w sposób przejrzysty i dostępna we właściwym czasie.
"Bezpieczeństwo danych, zautomatyzowane przepływy pracy, digitalizacja dokumentów i łatwa integracja PaperOffice ze środowiskiem administracyjnym dostarczyły tego, czego potrzebowała administracja miejska, aby zmniejszyć zużycie papieru, zminimalizować procesy papierowe, zarchiwizować delikatne dokumenty i zachować je na dłuższą metę i zyskać miejsce, a tym samym zaoszczędzić koszty."
W tym sensie podstawą cyfryzacji wszystkich procesów opartych na dokumentach w administracji publicznej jest PaperOffice DMS.
Oprócz ogólnego procesu archiwizacji:
- Archiwizacja odporna na zmiany
- Optymalizacja procesów organizacyjnych
- Lepsza organizacja dokumentacji
- Szybsze wyszukiwanie dokumentów
- Uproszczona komunikacja i rozwiązywanie zadań
Gwarantowana.
Efekt końcowy
Rada miasta wyeliminowała problem wcześniej papierowych danych, wszystkie kruche dokumenty pochodzące z archiwum zostały dokładnie zeskanowane, a tym samym zarchiwizowane. Ponieważ PaperOffice uruchamia rozpoznawanie tekstu OCR na wszystkich przychodzących danych, pracownicy urzędu miasta nie muszą już wyciągać dokumentów, ale mogą po prostu wyszukiwać je w PaperOffice.
Administracja miejska korzysta teraz z centralnego, obsługującego przepływ pracy systemu zarządzania dokumentami.
Ratusz może teraz zlokalizować akta spraw, a także numery spraw wraz z powiązanymi nazwami, lokalizacjami i datami w ciągu kilku sekund. W ten sposób archiwum może pomóc swoim obywatelom szybciej i z większą dokładnością, podczas gdy oryginały pozostają nietknięte.
O ratuszu w Carrión de los Condes
Powierzchnia: 63,37 km². Ludność: 2 096 (2018)
Prowincja: Palencia. Wspólnota Kastylii i Leónu
Burmistrz: Jose Manuel Otero Sanz.
Skupiska ludności: Carrión de los Condes;
To miasto liczące ponad 2000 mieszkańców znajduje się w centrum prowincji Palencia. Według znalezisk archeologicznych początki wsi sięgają czasów przedrzymskich.
Dziś miasto znane jest ze wszystkich pielgrzymów, którzy idą Drogą św. Jakuba, ponieważ miasto znajduje się na Drodze św. Jakuba i ma hostele pielgrzymkowe.
