Prawidłowe wdrożenie cyfrowego przetwarzania faktur w 10 krokach

Potrzeba cyfryzacji jest obecnie ważnym aspektem dla wszystkich.

W naszym poradniku znajdziesz teraz kilka raportów na temat tego, jak cyfryzacja powinna odbywać się wokół firm i jak wiele korzyści przynosi to dla Ciebie.

Ale prawie każde 3 pytanie, które przychodzi od naszych klientów, dotyczy cyfrowej implementacji przetwarzania faktur. Postanowiliśmy więc przyjrzeć się bliżej temu tematowi.

W bieżącym artykule przyjrzymy się nieco głębiej informacjom na temat przetwarzania faktur cyfrowych. Zalety digitalizacji faktur. Pokażemy Ci, jak możesz wdrożyć wszystko i opiszemy wpływ udanego wdrożenia.

Zanim przejdziemy do faktycznej implementacji, odpowiedzmy sobie na pytanie:

Dlaczego konieczna jest digitalizacja faktur i dokumentów w firmach?

To pytanie, które zadaje sobie coraz więcej firm: "Czy naprawdę muszę digitalizować swoją księgowość"? Odpowiedź brzmi: tak, musisz. Między innymi dlatego, że wymaga tego ustawodawca. Coraz więcej firm staje w obliczu konieczności przestrzegania dokumentacji procesu.

Czego wymagają przepisy prawa?

Przepisy prawne wymagają zgodności z wymaganiami dotyczącymi odbioru, przetwarzania i archiwizacji wszystkich dokumentów przychodzących istotnych dla testów.

W naszym bieżącym artykule pokazujemy kilka praktycznych przykładów. Jak łatwo rozwiązać problem digitalizacji dzięki PaperOffice DMS. Ale najpierw dochodzimy do ogólnych zalet cyfrowego przetwarzania faktur.

Jakie są zalety cyfryzacji?

W dzisiejszym świecie domowego biura i mediów cyfrowych nadal często widzi się papierowe rachunki ułożone na półkach i stołach.

Głównym powodem korzystania z papieru jest to, że pracownikom trudno jest zaakceptować cyfryzację lub zacząć od niej. Leży w wyzwaniach związanych z radzeniem sobie ze zmianami i cyfryzacją.

Fizyczna kopia dokumentu pomimo digitalizacji

Wiele osób lubi przechowywać fizyczną kopię dokumentów, z którymi pracują. Ale proces obsługi papieru, który był ćwiczony przez lata, również odgrywa tutaj rolę.

Na temat konwersji bez papieru napisaliśmy już szczegółowy artykuł. Tutaj wyraźnie poruszamy temat księgowości cyfrowej.

Ręczne wprowadzanie faktury to nie tylko dużo czasu, ale także ukryte wysokie koszty. Zrobienie tego dobrze może zaoszczędzić dużo czasu i pieniędzy.

Kluczowe korzyści obejmują:

• Możesz znaleźć dowolną fakturę w kilka sekund / zaoszczędzić czas

  Ponieważ dzięki digitalizacji dokumentów możesz znaleźć wszystkie faktury przechowywane w PaperOffice w ciągu kilku sekund. Nie musisz już mozolnie przeglądać grubych folderów. Digitalizując wszystkie faktury w twojej firmie, wystarczy kilka kliknięć, aby znaleźć je w systemie.

  To również prowadzi nas do drugiego punktu:

• Korzystasz ze zoptymalizowanej pracy / oszczędności papieru

  Nie potrzebujesz już miejsca na foldery fizyczne. Od teraz możesz archiwizować swoje faktury w PaperOffice. Zmniejszenie zużycia papieru prowadzi do czystych i uporządkowanych biur.

• Uprość procesy księgowe / Na przykład dzięki przepływom pracy

  Zarządzając fakturami cyfrowo, oszczędzasz czas i wysiłek. A także koszty stworzenia, dostawy i przetwarzania. Nie należy tworzyć kopii zaawansowanych zadań, przepływów pracy i przekazywania dalej. Wszystko działa cyfrowo, jest przejrzyste i zrozumiałe.

  Dzięki digitalizacji faktur nie przegapisz już cennych terminów rabatowych.

• Ustawianie uprawnień dostępu za pomocą przycisku

  Indywidualne prawa dostępu do poszczególnych dokumentów i folderów zapewniają wyraźne bezpieczeństwo. Możesz przyznać dostęp osobom lub całym działom. Takich jak księgowość.

• Automatyczne wykrywanie kontaktów

  PaperOffice inteligentnie rozpoznaje dane adresowe w treści dokumentu. Następnie logicznie łączy dokument z istniejącymi kontaktami. Umożliwia to między innymi wyświetlenie wszystkich dokumentów dla konkretnego kontaktu za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

• Automatyczne słowa kluczowe

  PaperOffice wspiera Cię inteligentnym rozpoznawaniem AI i słowami kluczowymi. W ten sposób faktura jest wyszukiwana w poszukiwaniu najważniejszych danych dokumentu.

  KI PIA inteligentnie odczytuje dane z dokumentu. Następnie złóż dokument z pełnymi słowami kluczowymi. W razie potrzeby z testem lub automatycznie w tle.

• Funkcja osadzania / eksportu dla doradców podatkowych

  Możesz łatwo przekazać swoje faktury. Z przypisaniem konta i słowami kluczowymi. Dzięki zaawansowanemu wyszukiwaniu masz wszystko, czego potrzebujesz do eksportu. Podobnie jak na przykład wszystkie rachunki z zeszłego miesiąca.

  W tym struktura folderów, plik PDF, plik Excel ze wszystkimi informacjami. W rezultacie Twój księgowy lub księgowy może łatwo zaimportować dokumentację.

• Opcje szybkiej edycji

  Księgowość może być szybko wdrożona w przyszłości. Nie tylko możesz natychmiast znaleźć wszystkie dokumenty, ale możesz także edytować / klasyfikować je bezpośrednio, na przykład. Wszystkie wymogi prawne są spełnione dzięki archiwizacji odpornej na audyt. Sprawdzanie i zatwierdzanie jest więc dziecinnie proste.

  Digitalizacja faktur jest nieunikniona z kilku powodów. Wiele firm jest już przekonanych, że digitalizacja faktur to przyszłość. To musi być również zaakceptowane dziś i teraz.

  Niemniej jednak wielu nadal obawia się, że ten krok będzie związany z długim projektem. Co będzie trudne, kosztowne, ryzykowne i destabilizujące. Dobrą wiadomością jest to, że ostatecznie, dzięki PaperOffice, tak już nie jest!

Co należy wziąć pod uwagę przed digitalizacją faktur?

Przede wszystkim ważne jest, aby nie mylić ani nie ograniczać digitalizacji do skanowania przychodzących faktur. Aby mogli następnie łatwiej i szybciej przejść do procesu przepływu pracy w celu walidacji, płatności i archiwizacji. Cyfryzacja to znacznie więcej.

Zalety rozpoznawania tekstu OCR: Dzięki rozpoznawaniu tekstu OCR wiele rzeczy można zautomatyzować. Na przykład ze sztuczną inteligencją (AI). W ten sposób funkcje uczenia się stają się coraz potężniejszymi i bardziej niezawodnymi algorytmami wykrywania.

Pozycje pojawiające się na fakturze można natychmiast zidentyfikować i wyodrębnić z dokumentu. Dokument jest składany i może być udostępniony systemowi księgowemu lub ERP.

Na przykład dzięki cyfryzacji dostawca usług finansowych korzysta z wiarygodnych informacji w czasie rzeczywistym po otrzymaniu faktury.

Dochodzimy do prawdziwego pytania tego artykułu:

Jak wdrożyć przetwarzanie faktur?

Jeśli zarządzasz fakturami za pomocą PaperOffice, przetwarzanie faktur przychodzących jest całkowicie elektroniczne. Fakturę przychodzącą otrzymasz już cyfrowo, tj. e-mailem lub skanując. To nie ma znaczenia.

Digitalizacja przychodzących faktur za pomocą DropMail, w jaki sposób?

Jeśli otrzymujesz już faktury przychodzące w formacie cyfrowym, polecamy moduł DropMail zintegrowany z PaperOffice. Pozwala to na utworzenie osobistego adresu e-mail DropMail w PaperOffice. Wysyłasz tylko do nich faktury.

Wszystkie faktury wysyłane na Twój adres DropMail jako załącznik wiadomości e-mail są automatycznie archiwizowane w PaperOffice. Z definiowalnymi zasadami składania wniosków i bez pracy.

PaperOffice rozpoznaje fakturę i odczytuje odpowiednie dane. Następnie oprogramowanie zapisuje fakturę w odpowiednim folderze. Dzięki inteligentnej sztucznej inteligencji opcjonalnie uruchamiane są kolejne procesy zatwierdzania, zadania i przepływy pracy.

Wszyscy pracownicy, którzy mają być zaangażowani w proces, są informowani. Obieg pracy faktur jest uruchamiany automatycznie.

Przetwarzanie faktur cyfrowych krok po kroku:

Potwierdzenie faktury

Po prostu utwórz żądany adres w formacie "meine_rechnungen@paperoffice.com", określ maskę przechowywania lub aktywuj PIA i to wszystko!

Przetwarzanie faktur cyfrowych

PaperOffice automatycznie przechwytuje fakturę i rozpoczyna przetwarzanie

Wykonywane są zdefiniowane reguły archiwizacji. Archiwizacja odporna na audyt odbywa się automatycznie w tle zgodnie z planem.

Możesz sprawdzić fakturę, zatwierdzić ją i uruchomić przepływy pracy.

Naprzód

Eksportuj faktury do doradcy podatkowego lub systemów stron trzecich z odpowiednimi informacjami.

Jak wygląda przyszłość digitalizacji faktur. Dokąd zmierza podróż?

Przede wszystkim digitalizacja faktur przynosi znaczny i natychmiastowy wzrost produktywności. Cyfryzacja nie tylko uwalnia pracowników od czasochłonnego, gęstego zadania operacyjnego. Poza tym problemy opóźnienia i sporu z powodu błędu ręcznego zostaną rozwiązane.

Nieodłączne koszty przechowywania, wyszukiwania i utraty ważnych dokumentów papierowych są drastycznie zmniejszone. Ponadto racjonalizacja i automatyzacja procesów walidacji i kontroli w całym procesie rozrachunków z dostawcami.

Od prośby o zakup do płatności, pomnóż te korzyści jeszcze bardziej.

Co firma osiąga dzięki cyfryzacji?

Dzięki cyfryzacji firmie udaje się uwolnić ważne zasoby ludzkie i finansowe. Czy to absorbować wzrost aktywności przy stałych zasobach. Lub zmobilizować swoje zespoły w projektach transformacji. Dla pracowników digitalizacja faktur nie jest wrogiem. Wręcz przeciwnie – sprzymierzeniec. Sprawiają one, że ich praca jest bardziej interesująca i tworzą wartość dodaną dla zarządzania finansami firmy.

Czy papier może zostać zniszczony po digitalizacji?

Przede wszystkim bardzo ważne jest, aby pamiętać, że należy przestrzegać czynników cyfrowej archiwizacji dokumentów. Według GoBD dokumenty papierowe mogą zostać zniszczone. Chyba że muszą być przechowywane w oryginale zgodnie z zagranicznymi przepisami podatkowymi lub podatkowymi.

Obejmuje to na przykład bilanse otwarcia i dokumenty prawa budowlanego. GoBD mówi również, że dokumenty papierowe powinny zostać wycofane z dalszego przetwarzania. Ponadto plik nie może zostać zmieniony po zakończeniu procesu skanowania.

Odporność na zmiany zgodnie z wersjonowaniem zgodnym z GoBD

Co jest podawane w dowolnym momencie dzięki wersjonowaniu w PaperOffice. Dokument musi być dostępny i poddawany ocenie przez cały okres przechowywania.

PaperOffice spełnia w ten sposób wszystkie wymagane standardy poprzez certyfikację i testowanie wszystkich wymagań oprogramowania zgodnie z GOBD.

Okres przechowywania

Kwestia okresu przechowywania pojawia się wielokrotnie u naszych klientów. Ponieważ nie ma jasnych instrukcji, w jaki sposób i czy należy zachować oryginalną fakturę. Przede wszystkim należy skontaktować się z właściwym organem podatkowym, czyli właściwym audytorem.

Jakie dokumenty są akceptowane?

Dokumenty mające znaczenie prawne, takie jak umowy, nadal muszą być przechowywane w oryginale.

Aby przejść do sedna:

Urząd skarbowy przyjmuje paragony elektroniczne. Sąd w przypadku sporu tylko oryginały.

Ma to związek z faktem, że podpis można sprawdzić tylko pod kątem autentyczności oryginalnych dokumentów. Zalecamy, aby nigdy nie wyrzucać oryginału.

Okazuje się, że trzeba wziąć pod uwagę kilka aspektów, aby pomyślnie przetwarzać przychodzące faktury.

Podsumujmy:

Aby całkowicie wyeliminować papier z procesu, musisz wdrożyć ciągłą digitalizację wszystkich przychodzących faktur. Ulepszenia wynikają z automatyzacji procesu w jak największym stopniu.

Taki dokument cyfrowy ma szereg zalet dla firmy. Oprogramowanie szyte na miarę zapewnia znacznie większą produktywność w firmie.

Tak więc digitalizacja faktur jest ważnym krokiem w przekształcaniu Firmy w biuro bez papieru. Oszczędza czas i pracę. Zwiększa jakość wyników pracy.

Wykorzystaj wszystkie zalety biura bez papieru.

Pamiętaj, aby uniknąć tego błędu

Podczas gdy duże firmy od dawna mianują specjalistów ds. cyfryzacji, którzy zajmują się tematem konwersji dokumentów analogowych w pełnym wymiarze godzin, małym i średnim firmom zwykle brakuje zasobów ludzkich, zwłaszcza, że wymagane są odpowiednie kwalifikacje zawodowe.
Jest to jednak częsty błąd i prowadzi do złych inwestycji, ponieważ wielu producentów korzysta z tej ignorancji.