Biuletyn PaperOffice Insider
Biuletyn PaperOffice Insider
Chcemy być przyjaciółmi

Najwyższe możliwe oferty rabatowe

Ekskluzywne wiadomości poufne

Darmowe bonusowe ulepszenia

Najwyższe możliwe oferty rabatowe

Ekskluzywne wiadomości poufne

Darmowe bonusowe ulepszenia

Przyjaźń Zaufaj Słowo Honoru
Nigdy nie podamy Twojego adresu e-mail nikomu innemu, a każdy e-mail zawiera link do rezygnacji z subskrypcji jednym kliknięciem.

Automatyczne przetwarzanie faktur


Cyfrowe przetwarzanie faktur, w połączeniu z systemem zarządzania dokumentami (DMS), znacząco przyczynia się do wydajności i sukcesu Twojej firmy oraz do biura bez papieru. Potrzeba cyfrowego przetwarzania faktur jest obecnie ważnym aspektem dla wszystkich.

Wskazówka Pro

W bieżącym artykule pokażemy Ci, jak prawidłowo wdrożyć cyfrowe przetwarzanie faktur, wymienimy zalety wdrożenia i opiszemy efekty udanego wdrożenia.

Potrzeba cyfryzacji jest obecnie ważnym aspektem dla wszystkich.

W naszym poradniku znajdziesz teraz kilka raportów na temat tego, jak cyfryzacja powinna odbywać się wokół firm i jak wiele korzyści przynosi to dla Ciebie.

Ale prawie każde 3 pytanie, które przychodzi od naszych klientów, dotyczy cyfrowej implementacji przetwarzania faktur. Postanowiliśmy więc przyjrzeć się bliżej temu tematowi.

PaperOffice employee sits over the bills
Automated processing of invoices brings advantages for companies and increases efficiency

W bieżącym artykule przyjrzymy się nieco głębiej informacjom na temat przetwarzania faktur cyfrowych. Zalety digitalizacji faktur. Pokażemy Ci, jak możesz wdrożyć wszystko i opiszemy wpływ udanego wdrożenia.

Zanim przejdziemy do faktycznej implementacji, odpowiedzmy sobie na pytanie:

Dlaczego konieczna jest digitalizacja faktur i dokumentów w firmach?

To pytanie, które zadaje sobie coraz więcej firm: "Czy naprawdę muszę digitalizować swoją księgowość"? Odpowiedź brzmi: tak, musisz. Między innymi dlatego, że wymaga tego ustawodawca. Coraz więcej firm staje w obliczu konieczności przestrzegania dokumentacji procesu.

Czego wymagają przepisy prawa?

Przepisy prawne wymagają zgodności z wymaganiami dotyczącymi odbioru, przetwarzania i archiwizacji wszystkich dokumentów przychodzących istotnych dla testów.

W naszym bieżącym artykule pokazujemy kilka praktycznych przykładów. Jak łatwo rozwiązać problem digitalizacji dzięki PaperOffice DMS. Ale najpierw dochodzimy do ogólnych zalet cyfrowego przetwarzania faktur.

Jakie są zalety cyfryzacji?

W dzisiejszym świecie domowego biura i mediów cyfrowych nadal często widzi się papierowe rachunki ułożone na półkach i stołach.

Głównym powodem korzystania z papieru jest to, że pracownikom trudno jest zaakceptować cyfryzację lub zacząć od niej. Leży w wyzwaniach związanych z radzeniem sobie ze zmianami i cyfryzacją.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Fizyczna kopia dokumentu pomimo digitalizacji

Wiele osób lubi przechowywać fizyczną kopię dokumentów, z którymi pracują. Ale proces obsługi papieru, który był ćwiczony przez lata, również odgrywa tutaj rolę.

Na temat konwersji bez papieru napisaliśmy już szczegółowy artykuł. Tutaj wyraźnie poruszamy temat księgowości cyfrowej.

Ręczne wprowadzanie faktury to nie tylko dużo czasu, ale także ukryte wysokie koszty. Zrobienie tego dobrze może zaoszczędzić dużo czasu i pieniędzy.

Kluczowe korzyści obejmują:

  • Możesz znaleźć dowolną fakturę w kilka sekund / zaoszczędzić czas

    Ponieważ dzięki digitalizacji dokumentów możesz znaleźć wszystkie faktury przechowywane w PaperOffice w ciągu kilku sekund. Nie musisz już mozolnie przeglądać grubych folderów. Digitalizując wszystkie faktury w twojej firmie, wystarczy kilka kliknięć, aby znaleźć je w systemie.

    To również prowadzi nas do drugiego punktu:

  • Korzystasz ze zoptymalizowanej pracy / oszczędności papieru

    Nie potrzebujesz już miejsca na foldery fizyczne. Od teraz możesz archiwizować swoje faktury w PaperOffice. Zmniejszenie zużycia papieru prowadzi do czystych i uporządkowanych biur.

  • Uprość procesy księgowe / Na przykład dzięki przepływom pracy

    Zarządzając fakturami cyfrowo, oszczędzasz czas i wysiłek. A także koszty stworzenia, dostawy i przetwarzania. Nie należy tworzyć kopii zaawansowanych zadań, przepływów pracy i przekazywania dalej. Wszystko działa cyfrowo, jest przejrzyste i zrozumiałe.

    Dzięki digitalizacji faktur nie przegapisz już cennych terminów rabatowych.

  • Ustawianie uprawnień dostępu za pomocą przycisku

    Indywidualne prawa dostępu do poszczególnych dokumentów i folderów zapewniają wyraźne bezpieczeństwo. Możesz przyznać dostęp osobom lub całym działom. Takich jak księgowość.

  • Automatyczne wykrywanie kontaktów

    PaperOffice inteligentnie rozpoznaje dane adresowe w treści dokumentu. Następnie logicznie łączy dokument z istniejącymi kontaktami. Umożliwia to między innymi wyświetlenie wszystkich dokumentów dla konkretnego kontaktu za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

  • Automatyczne słowa kluczowe

    PaperOffice wspiera Cię inteligentnym rozpoznawaniem AI i słowami kluczowymi. W ten sposób faktura jest wyszukiwana w poszukiwaniu najważniejszych danych dokumentu.

    KI PIA inteligentnie odczytuje dane z dokumentu. Następnie złóż dokument z pełnymi słowami kluczowymi. W razie potrzeby z testem lub automatycznie w tle.

  • Funkcja osadzania / eksportu dla doradców podatkowych

    Możesz łatwo przekazać swoje faktury. Z przypisaniem konta i słowami kluczowymi. Dzięki zaawansowanemu wyszukiwaniu masz wszystko, czego potrzebujesz do eksportu. Podobnie jak na przykład wszystkie rachunki z zeszłego miesiąca.

    W tym struktura folderów, plik PDF, plik Excel ze wszystkimi informacjami. W rezultacie Twój księgowy lub księgowy może łatwo zaimportować dokumentację.

  • Opcje szybkiej edycji

    Księgowość może być szybko wdrożona w przyszłości. Nie tylko możesz natychmiast znaleźć wszystkie dokumenty, ale możesz także edytować / klasyfikować je bezpośrednio, na przykład. Wszystkie wymogi prawne są spełnione dzięki archiwizacji odpornej na audyt. Sprawdzanie i zatwierdzanie jest więc dziecinnie proste.

    Digitalizacja faktur jest nieunikniona z kilku powodów. Wiele firm jest już przekonanych, że digitalizacja faktur to przyszłość. To musi być również zaakceptowane dziś i teraz.

    Niemniej jednak wielu nadal obawia się, że ten krok będzie związany z długim projektem. Co będzie trudne, kosztowne, ryzykowne i destabilizujące. Dobrą wiadomością jest to, że ostatecznie, dzięki PaperOffice, tak już nie jest!

Co należy wziąć pod uwagę przed digitalizacją faktur?

Przede wszystkim ważne jest, aby nie mylić ani nie ograniczać digitalizacji do skanowania przychodzących faktur. Aby mogli następnie łatwiej i szybciej przejść do procesu przepływu pracy w celu walidacji, płatności i archiwizacji. Cyfryzacja to znacznie więcej.

Zalety rozpoznawania tekstu OCR: Dzięki rozpoznawaniu tekstu OCR wiele rzeczy można zautomatyzować. Na przykład ze sztuczną inteligencją (AI). W ten sposób funkcje uczenia się stają się coraz potężniejszymi i bardziej niezawodnymi algorytmami wykrywania.

Pozycje pojawiające się na fakturze można natychmiast zidentyfikować i wyodrębnić z dokumentu. Dokument jest składany i może być udostępniony systemowi księgowemu lub ERP.

Na przykład dzięki cyfryzacji dostawca usług finansowych korzysta z wiarygodnych informacji w czasie rzeczywistym po otrzymaniu faktury.

Dochodzimy do prawdziwego pytania tego artykułu:

Jak wdrożyć przetwarzanie faktur?

Jeśli zarządzasz fakturami za pomocą PaperOffice, przetwarzanie faktur przychodzących jest całkowicie elektroniczne. Fakturę przychodzącą otrzymasz już cyfrowo, tj. e-mailem lub skanując. To nie ma znaczenia.

Digitalizacja przychodzących faktur za pomocą DropMail, w jaki sposób?

Jeśli otrzymujesz już faktury przychodzące w formacie cyfrowym, polecamy moduł DropMail zintegrowany z PaperOffice. Pozwala to na utworzenie osobistego adresu e-mail DropMail w PaperOffice. Wysyłasz tylko do nich faktury.

Wszystkie faktury wysyłane na Twój adres DropMail jako załącznik wiadomości e-mail są automatycznie archiwizowane w PaperOffice. Z definiowalnymi zasadami składania wniosków i bez pracy.

Napiwek

Na temat "DropMail - Automatycznie archiwizuj dokumenty przez e-mail, gdy jesteś w podróży" jest również film na YouTube, który wyjaśnia ten proces w prosty i zrozumiały sposób:

PaperOffice rozpoznaje fakturę i odczytuje odpowiednie dane. Następnie oprogramowanie zapisuje fakturę w odpowiednim folderze. Dzięki inteligentnej sztucznej inteligencji opcjonalnie uruchamiane są kolejne procesy zatwierdzania, zadania i przepływy pracy.

Wszyscy pracownicy, którzy mają być zaangażowani w proces, są informowani. Obieg pracy faktur jest uruchamiany automatycznie.

Przetwarzanie faktur cyfrowych krok po kroku:

Digital invoice processing with DropMail
Digital invoice processing with DropMail shown step by step

Potwierdzenie faktury

Po prostu utwórz żądany adres w formacie "meine_rechnungen@paperoffice.com", określ maskę przechowywania lub aktywuj PIA i to wszystko!

Przetwarzanie faktur cyfrowych

PaperOffice automatycznie przechwytuje fakturę i rozpoczyna przetwarzanie

Wykonywane są zdefiniowane reguły archiwizacji. Archiwizacja odporna na audyt odbywa się automatycznie w tle zgodnie z planem.

Możesz sprawdzić fakturę, zatwierdzić ją i uruchomić przepływy pracy.

Naprzód

Eksportuj faktury do doradcy podatkowego lub systemów stron trzecich z odpowiednimi informacjami.

Zawartość

Jak wygląda przyszłość digitalizacji faktur. Dokąd zmierza podróż?

Przede wszystkim digitalizacja faktur przynosi znaczny i natychmiastowy wzrost produktywności. Cyfryzacja nie tylko uwalnia pracowników od czasochłonnego, gęstego zadania operacyjnego. Poza tym problemy opóźnienia i sporu z powodu błędu ręcznego zostaną rozwiązane.

Nieodłączne koszty przechowywania, wyszukiwania i utraty ważnych dokumentów papierowych są drastycznie zmniejszone. Ponadto racjonalizacja i automatyzacja procesów walidacji i kontroli w całym procesie rozrachunków z dostawcami.

Od prośby o zakup do płatności, pomnóż te korzyści jeszcze bardziej.

Jakie są zalety?

Ogólnie rzecz biorąc, czas cyklu przetwarzania dokumentów można skrócić o 5. Koszty administracyjne o 80%.

Dzięki tym liczbom natychmiast rozumiesz pilną potrzebę digitalizacji faktur. Ostatecznie liczby te nie są jedynymi, które należy wziąć pod uwagę.

Co firma osiąga dzięki cyfryzacji?

Dzięki cyfryzacji firmie udaje się uwolnić ważne zasoby ludzkie i finansowe. Czy to absorbować wzrost aktywności przy stałych zasobach. Lub zmobilizować swoje zespoły w projektach transformacji. Dla pracowników digitalizacja faktur nie jest wrogiem. Wręcz przeciwnie – sprzymierzeniec. Sprawiają one, że ich praca jest bardziej interesująca i tworzą wartość dodaną dla zarządzania finansami firmy.

Negotiations for a contract
Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Czy papier może zostać zniszczony po digitalizacji?

Przede wszystkim bardzo ważne jest, aby pamiętać, że należy przestrzegać czynników cyfrowej archiwizacji dokumentów. Według GoBD dokumenty papierowe mogą zostać zniszczone. Chyba że muszą być przechowywane w oryginale zgodnie z zagranicznymi przepisami podatkowymi lub podatkowymi.

Obejmuje to na przykład bilanse otwarcia i dokumenty prawa budowlanego. GoBD mówi również, że dokumenty papierowe powinny zostać wycofane z dalszego przetwarzania. Ponadto plik nie może zostać zmieniony po zakończeniu procesu skanowania.

Odporność na zmiany zgodnie z wersjonowaniem zgodnym z GoBD

Co jest podawane w dowolnym momencie dzięki wersjonowaniu w PaperOffice. Dokument musi być dostępny i poddawany ocenie przez cały okres przechowywania.

PaperOffice spełnia w ten sposób wszystkie wymagane standardy poprzez certyfikację i testowanie wszystkich wymagań oprogramowania zgodnie z GOBD.

Okres przechowywania

Kwestia okresu przechowywania pojawia się wielokrotnie u naszych klientów. Ponieważ nie ma jasnych instrukcji, w jaki sposób i czy należy zachować oryginalną fakturę. Przede wszystkim należy skontaktować się z właściwym organem podatkowym, czyli właściwym audytorem.

Jakie dokumenty są akceptowane?

Dokumenty mające znaczenie prawne, takie jak umowy, nadal muszą być przechowywane w oryginale.

Najlepszy 5-stopniowy przewodnik

Napiwek

Stworzyliśmy najlepszy 5-etapowy przewodnik po rezygnacji z papieru i digitalizacji firmy jako dokumentu do pobrania, szczegółowo opisujący każde 5 kroków i czas, jaki to zajmuje:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Aby przejść do sedna:

Urząd skarbowy przyjmuje paragony elektroniczne. Sąd w przypadku sporu tylko oryginały.

Ma to związek z faktem, że podpis można sprawdzić tylko pod kątem autentyczności oryginalnych dokumentów. Zalecamy, aby nigdy nie wyrzucać oryginału.

Okazuje się, że trzeba wziąć pod uwagę kilka aspektów, aby pomyślnie przetwarzać przychodzące faktury.

Podsumujmy:

Aby całkowicie wyeliminować papier z procesu, musisz wdrożyć ciągłą digitalizację wszystkich przychodzących faktur. Ulepszenia wynikają z automatyzacji procesu w jak największym stopniu.

Taki dokument cyfrowy ma szereg zalet dla firmy. Oprogramowanie szyte na miarę zapewnia znacznie większą produktywność w firmie.

Tak więc digitalizacja faktur jest ważnym krokiem w przekształcaniu Firmy w biuro bez papieru. Oszczędza czas i pracę. Zwiększa jakość wyników pracy.

Wykorzystaj wszystkie zalety biura bez papieru.

Pamiętaj, aby uniknąć tego błędu

Podczas gdy duże firmy od dawna mianują specjalistów ds. cyfryzacji, którzy zajmują się tematem konwersji dokumentów analogowych w pełnym wymiarze godzin, małym i średnim firmom zwykle brakuje zasobów ludzkich, zwłaszcza, że wymagane są odpowiednie kwalifikacje zawodowe.
Jest to jednak częsty błąd i prowadzi do złych inwestycji, ponieważ wielu producentów korzysta z tej ignorancji.

Wniosek częściowy

Nie potrzebujesz specjalisty IT ani wyszkolonego bibliotekarza!

Wszystko, czego naprawdę potrzebujesz, to

  • odpowiednie oprogramowanie
  • niezawodny partner IT
  • odpowiedni sprzęt
Czasami sprzęt często już tam jest, ma większy potencjał niż wcześniej i może być używany natychmiast.

Napiwek

Nawiasem mówiąc, istnieje specjalny artykuł na temat "cyfrowego przetwarzania faktur", który informował o zaletach digitalizacji lub cyfrowego przetwarzania faktur:

Notebook with PaperOffice interface for digital invoice processing
Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

FAQs

Na koniec odpowiadamy na kilka częściej zadawanych pytań na ten temat "Prawidłowe wdrożenie cyfrowego przetwarzania faktur w 10 krokach":

Czy papier może zostać zniszczony po digitalizacji?

Przede wszystkim bardzo ważne jest, aby pamiętać, że należy przestrzegać czynników cyfrowej archiwizacji dokumentów. Według GoBD dokumenty papierowe mogą zostać zniszczone. Chyba że muszą być przechowywane w oryginale zgodnie z zagranicznymi przepisami podatkowymi lub podatkowymi.

Obejmuje to na przykład bilanse otwarcia i dokumenty prawa budowlanego.

Kiedy warto korzystać z oprogramowania do zarządzania dokumentami, np. tylko do digitalizacji przetwarzania faktur?

Warto użyć DMS dla każdej wielkości firmy, aby zdigitalizować swoje faktury. Nie tylko możesz archiwizować dokumenty zgodnie z przepisami prawa, ale możesz także uprościć rozbudowane procesy księgowe, na przykład poprzez przepływy pracy.

Jak wygląda przyszłość digitalizacji faktur. Dokąd zmierza podróż?

Przede wszystkim digitalizacja faktur przynosi znaczny i natychmiastowy wzrost produktywności. Cyfryzacja nie tylko uwalnia pracowników od czasochłonnego, gęstego zadania operacyjnego. Poza tym problemy opóźnienia i sporu z powodu błędu ręcznego zostaną rozwiązane.

Nieodłączne koszty przechowywania, wyszukiwania i utraty ważnych dokumentów papierowych są drastycznie zmniejszone. Ponadto racjonalizacja i automatyzacja procesów walidacji i kontroli w całym procesie rozrachunków z dostawcami.

Od prośby o zakup do płatności, pomnóż te korzyści jeszcze bardziej.

Konkluzja

  • Korzyści uzasadniają wysiłek i koszty

    Praca cyfrowa i wprowadzanie starych dokumentów w nową erę będzie najlepszą kluczową inwestycją, aby zaoszczędzić niesamowitą ilość czasu, pieniędzy i nerwów w przyszłości.

  • Potrzebujesz kogoś, kto wie

    Nie potrzebujesz własnego specjalisty IT, aby skorzystać ze wszystkich zalet cyfryzacji.
    To, czego potrzebujesz, to odpowiedni partner u Twojego boku, który dzięki swojemu doświadczeniu może wdrożyć dokładnie to, czego potrzebujesz. Unikaj paniki i wybieraj pozycje testowe zamiast fantazyjnych prezentacji PowerPoint bez prawdziwego przetestowania.

  • Sprzęt jest zwykle już dostępny

    Doświadczenie pokazało, że niemal każda operacja, firma i firma posiada dużą kopiarkę, która nie wykorzystuje swojego potencjału. Urządzenia te uwielbiają masowe skany, są tolerancyjne na spinacze i mogą być podstawą do cyfrowego startu bez inwestycji w skaner.

  • Tańsze niż oczekiwano dzięki odpowiedniemu DMS

    Unikaj pułapek kosztowych dzięki systemom DMS / ECM, w których jesteś bezlitośnie na łasce producentów. Nie idź na żadne kompromisy, jeśli chodzi o własne opcje administracyjne, takie jak nauczanie dokumentów i samodzielne wprowadzanie ustawień. Jeśli potrzebujesz pomocy, producent chętnie Ci pomoże, ale pozostanie niezależny.

  • Automatyzacja cyfrowa to przyszłość

    Procedury będą całkowicie identyczne w przyszłości, ale w pełni zautomatyzowane.
    Przychodzi faktura? Przepływ pracy jest wyzwalany i wszystko idzie w swoją zdefiniowaną stronę.
    Przeszukaj wszystkie 1000 folderów? Nie ma problemu, ponieważ masz własne Google!

Tak mówią nasi klienci

Studium

Minimalizacja kosztów dzięki transformacji cyfrowej

15 powodów, dla których warto korzystać z zarządzania dokumentami za pomocą skanera

Digitalizacja lub cyfrowa transformacja dokumentów papierowych jest warunkiem wstępnym wydajności i sukcesu Twojej firmy. Potrzeba cyfryzacji jest obecnie ważnym aspektem dla wszystkich.