7 ważnych funkcji, które musi spełniać Twój system zarządzania dokumentami

Wymagania dotyczące DMS, systemu zarządzania dokumentami, wzrosły ogromnie lub raczej naturalnie w ostatnich latach. To, co zaczęło się jako baza danych, w której głównie pierwotnie analogowe dokumenty były digitalizowane poprzez skanowanie i przechowywanie, stało się kompleksowym oprogramowaniem biurowym, które dziś przejmuje główną część zadań administracyjnych biura.

Ale jaki jest standard, czego klient może oczekiwać od DMS?

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

W bieżącym artykule pokażemy Ci, jakie ważne funkcje musi posiadać system zarządzania dokumentami. Można to wyjaśnić punkt po punkcie za pomocą innowacyjnego oprogramowania do zarządzania dokumentami PaperOffice DMS.

Zanim przejdziemy do korzyści, odpowiedzmy na następujące pytanie:

W jaki sposób wprowadzenie systemu zarządzania dokumentami może pomóc mi i mojej firmie?

Wprowadzenie systemu zarządzania dokumentami, w skrócie DMS, pomaga mieć przejrzystą strukturę w dokumentach i pomaga poradzić sobie z zalewem informacji.

DMS oznacza również oprogramowanie do zarządzania dokumentami i jest przeznaczony do zarządzania dokumentami, zwłaszcza dokumentami cyfrowymi, co obejmuje konwersję z analogowej na cyfrową. PaperOffice DMS jest takim oprogramowaniem.

PaperOffice DMS eliminuje wszystkie czasochłonne wąskie gardła i tworzy przejrzysty przegląd ważnych dokumentów, takich jak umowy lub listy, zarządzając nimi cyfrowo w DMS w przyszłości.

PaperOffice nie rozróżnia rodzajów dokumentów, niezależnie od tego, czy potrzebujesz pomocy w zarządzaniu umowami z klientami, pismami procesowymi, zestawieniami opłat, wyrokami i korespondencją e-mail: dzięki systemowi zarządzania dokumentami Twoje dotychczasowe procesy w Twojej firmie lub organizacji są zdigitalizowane, dzięki czemu są bardziej wydajne, przejrzyste i znacznie bardziej elastyczne.

Zeskanowane i cyfrowe dokumenty można znaleźć, edytować, zapisać, rozpowszechnić, oznaczyć i przekazać w ciągu kilku sekund za pomocą PaperOffice. Dane z dokumentów mogą być automatycznie rozpoznawane i odczytywane oraz przekazywane do zewnętrznych systemów takich jak CRM czy ERP.

Z pewnością zdajesz sobie sprawę, że dokumenty analogowe po prostu nie są już aktualne. Jednak widzisz również komplikacje związane z konwersją istniejącego archiwum analogowego na dane cyfrowe. Ponieważ digitalizacja dokumentów to coś więcej niż tylko trend. W rzeczywistości jest to obecnie warunek wstępny utrzymania konkurencyjności i aktualności ze wszystkimi innymi przedsiębiorstwami w tym samym sektorze.

Dlatego warto wprowadzić do swojej firmy system zarządzania dokumentami.

Wyjaśniliśmy więc pytania, czym jest DMS i co przyniesie mi wprowadzenie i doszliśmy do faktycznego pytania artykułu:

Jakie 7 ważnych funkcji musi spełniać Twój system zarządzania dokumentami?

Funkcja 1: Lokalizacja. Zapisywanie w archiwum cyfrowym

Najważniejszą i pierwszą funkcją każdego systemu zarządzania dokumentami jest łączenie wszystkich dokumentów i zawartych w nich informacji. W ten sposób archiwizacja i administracja zeskanowanymi i cyfrowymi dokumentami, a także wiadomościami e-mail odbywa się w bazie danych, cyfrowym archiwum, że tak powiem.

PaperOffice przechowuje wszystkie informacje bezpośrednio w bazach danych MySQL / MariaDB, które mogą być obsługiwane bezpośrednio w Twojej siedzibie na dowolnej platformie z lokalnego komputera, za pośrednictwem urządzeń NAS, takich jak QNAP i Synology lub własnych lub dedykowanych serwerów, w tym zdalnego dostępu z domowego biura.

Nie ma znaczenia, jaki to rodzaj dokumentu.

Wszystkie typy dokumentów mogą być przechowywane centralnie w DMS i dlatego są dostępne dla wszystkich działów i obszarów biznesowych.

Wszystkie dokumenty istotne dla firmy są przechowywane centralnie i mogą być szybko znalezione przez wszystkich pracowników.

Gdzie powinno znajdować się archiwum cyfrowe?

Zalecamy naszym klientom archiwizację zdigitalizowanych danych w bazie danych znajdującej się na urządzeniu NAS, takim jak Synology lub QNAP, lub na serwerze dedykowanym. Dzięki własnemu zewnętrznemu (dedykowanemu) serwerowi PaperOffice zyskujesz wszystkie zalety chmury z doskonałą ochroną danych i oszczędzasz pieniądze oraz dużo pracy każdego miesiąca.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Z serwerem PaperOffice masz wszystkie zalety rozwiązania w chmurze z jedną ogromną różnicą: Jest to Twój własny dedykowany serwer bazy danych i nikt nie ma do niego dostępu oprócz Ciebie.

Nie chcesz korzystać z serwera? Nie ma sprawy.

Dlaczego serwer NAS jest idealny do archiwizacji dokumentów

NAS, sieciowa pamięć masowa, w języku niemieckim urządzenie pamięci masowej z połączeniem sieciowym, a także kompatybilne oprogramowanie dla PaperOffice DMS i chmury wewnętrznej jest gotowe. Całkowicie bezpieczny od ciekawości stanu i niepaństwowej, a dzięki funkcji tworzenia kopii zapasowych, również bezpieczny przed awarią dysku twardego.

Funkcja 2: Łatwe pobieranie dokumentów. Szukaj i znajdź

PaperOffice skanuje przychodzące dokumenty, które nie są jeszcze binarne i konwertuje je na cyfrowy format odczytu i zapisu za pomocą własnego oprogramowania OCR.

Jednocześnie zapisywana jest data i godzina, numer wersji i słowo kluczowe, których wyszukiwarka PaperOffice może użyć do znalezienia dokumentów, nawet jeśli osoba wyszukująca zna tylko zawartość dokumentu w sposób podstawowy.

Aby to ułatwić, PaperOffice pokazuje ostatnio zapisane dokumenty na liście podglądu. Wszystko, co zapisujesz w PaperOffice, jest automatycznie w pełni rozpoznawane tekstowo za pomocą PaperOffice FileOCRmax, optymalizowane za pomocą słowników biznesowych i indeksowane w celu idealnego wyszukiwania słów kluczowych w bazie danych SQL w celu wyszukiwania słów kluczowych.

Automatyczne rozpoznawanie i optymalizacja języka: PaperOffice automatycznie rozpoznaje język dokumentu, a tym samym optymalizuje rozpoznawanie tekstu OCR do absolutnego maksimum, aby uzyskać najlepsze możliwe rozpoznawanie tekstu wszystkich dokumentów.

Długoterminowa czytelność przechowywanych dokumentów

Przede wszystkim PaperOffice DMS szyfruje wszystkie dokumenty, gdy są one zapisywane dla bezpieczeństwa, zgodnie z jednym z najwyższych obecnie dostępnych standardów bezpieczeństwa, AES-1024bit.

Konwersja z powrotem do czytelnych dokumentów jest możliwa w dowolnym bieżącym formacie, a PaperOffice regularnie aktualizuje swoje formaty plików, co oznacza, że dokumenty będą również czytelne w przyszłości.

Funkcja 3: Zapewnienie legalnych okresów przechowywania

Jednym z najważniejszych aspektów przechowywania dokumentów za pośrednictwem systemu zarządzania dokumentami jest zgodność z przepisami prawnymi lub wymaganiami GoBD.

Skrót GoBD oznacza "Zasady właściwego zarządzania i przechowywania ksiąg, rejestrów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych".

W szczególności, dzięki odpornemu na audyt, wysoce zaszyfrowanemu przechowywaniu dokumentów bezpośrednio w centralnej bazie danych SQL PaperOffice spełnia wszystkie wymagania dotyczące standardów dokumentów i wytycznych prawnych lub najwyższego na świecie niemieckiego standardu GOBD.

Termin wersjonowanie nie jest obcym słowem w systemie zarządzania dokumentami (DMS). Potrzeba korzystania z systemu zarządzania dokumentami, który ma kontrolę wersji zgodną z GoBD i wersjonowanie odporne na audyty, jest wyraźniejsza niż kiedykolwiek wcześniej.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Przechowywanie wersji umożliwia śledzenie wszystkich zmian

Termin wersjonowanie można bardzo łatwo wyjaśnić: Ogólnie rzecz biorąc, chodzi o funkcjonalność używaną do rejestrowania zmian w dokumentach lub plikach. Zmiany dokumentu można wykryć i zapisać jako kopię w tle jako nową wersję dokumentu.

Zapewnij niezmienność

Każda zmiana dokumentu umieszcza "nowszą" wersję dokumentu w odpowiednim archiwum. Rejestrowanie sprawia, że zmiany są przejrzyste i możliwe do prześledzenia przez cały czas. W tym momencie kolejny widz wie, kiedy i przez którego redaktora dokonano zmiany w dokumencie. Daje to przegląd całego cyklu życia dokumentu. Wersjonowanie można wykonać automatycznie lub ręcznie.

Aby zapewnić bezpieczeństwo rewizji, wszystkie szczegóły zmian w dokumentach i plikach muszą być wyraźnie identyfikowalne. Należy zapewnić, że tylko upoważnieni pracownicy mogą dokonać takiej zmiany. Ale równie ważne jest, aby wiedzieć po latach, którzy pracownicy zmienili co i kiedy.

W obu przypadkach, nawet w najgorszym przypadku, zapewnia się, że zarchiwizowane bazy danych są przywracane w krótkim okresie, a zatem okresy przechowywania są zawsze przestrzegane.

Funkcja 4: Automatyczne wykrywanie i słowa kluczowe

PaperOffice jest wyposażony w sztuczną inteligencję, która niezależnie rozpoznaje informacje w dokumencie i automatycznie przypisuje je poprawnie.

Oznacza to, że PIA zapewnia własną potężną wyszukiwarkę wszystkich informacji, która może wyszukiwać i znajdować tekstowe, takie jak klasyczne wyszukiwarki, takie jak Google, ale może również zrobić wszystko wizualnie, tj. Porównać i rozpoznać dokument wizualnie.

PaperOffice automatycznie rozpozna wszystkie dokumenty, które zostały nauczone przez PIA od tego momentu, co z kolei może uruchomić automatyczne reguły i maski do archiwizacji.

PIA rozpozna najważniejsze wartości w dokumencie i już wypełni formularz słów kluczowych. Następnie możesz sprawdzić wartości i poprawić je lub dodać do nich, jeśli to konieczne. Ten proces można wykonać ręcznie lub automatycznie w tle.

Funkcja 5: Automatyzacja przechwytywania dokumentów

Inteligentne monitorowanie folderów przejmuje to, co Cię powstrzymuje: automatycznie w tle zgodnie z Twoimi specyfikacjami, wysoce precyzyjne i niezawodne.

• Zintegruj wszystkie urządzenia

  Zintegruj wszystkie urządzenia, takie jak kopiarki lub skanery, za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Gdy tylko plik pojawi się w określonym folderze, jest przetwarzany.

• Dowolna liczba monitorów

  Utwórz dowolną liczbę różnych folderów do monitorowania i określ, co powinno się stać po zaimportowaniu. PaperOffice może nawet przenieść zarchiwizowane pliki do nowego podfolderu.

• Szablony dokumentów oparte na sztucznej inteligencji

  Automatyczne indeksowanie przez PIA AutoFill i rozpoznawanie kontaktów dzięki PIA AutoContact doskonale współgrają z monitoringiem. Cała odpowiednia zawartość dokumentu jest rozpoznawana, a dokument jest automatycznie indeksowany. Działa to również z kontaktami!

• Naprawiono słowa kluczowe i przepływy pracy

  Włącz tryb optymalizacji importu zbiorczego, pomijając przetwarzanie AI w celu uzyskania maksymalnej prędkości archiwizacji.

  Możesz dokładnie określić, gdzie nowe pliki są zapisywane w PaperOffice, przypisać stały typ dokumentu i status dokumentu do każdego nowego dokumentu, a nawet uruchomić przepływy pracy.

Funkcja 6: Zarządzanie użytkownikami i uprawnienia dostępu

Użytkownicy PaperOffice mają gwarancję, że zobaczą tylko to, co jest dozwolone ze względu na określony poziom wydania, a dzięki FolderLock możesz ukryć całe foldery i podfoldery, a także zawartość.

Można również określić, którzy użytkownicy mogą robić co, i podzielić ich na stałe grupy użytkowników i działy, aby można było kontrolować, kto może zobaczyć, gdzie i co.

• Poziomy i prawa do odprawy celnej

  Oznacza to, że każdy użytkownik widzi tylko to, co odpowiada jego poziomowi wydania lub niższemu i może robić tylko to, co wcześniej zdefiniowałeś.

• Ukrywanie folderów i dokumentów

  Dzięki PaperOffice FolderLock możesz trwale ukryć całe foldery i ich podfoldery, a także dokumenty przed niektórymi użytkownikami, a tym samym uniknąć wścibskich pytań. Użyj FolderLock, aby trwale ukryć całe foldery, w tym podfoldery i dokumenty przed niektórymi użytkownikami.

• Grupy i działy

  Przypisz użytkowników do dowolnie definiowalnych grup i działów, których możesz również używać do przepływów pracy i zadań.

• Wielopoziomowe definiowalne prawa użytkownika

  Możesz sam zdecydować, kto dokładnie ma dostęp do jakich funkcji w PaperOffice, będąc w stanie zdefiniować dokładnie prawa użytkownika, które następnie mają zastosowanie w całej sieci.

Funkcja 7: Potężny system przepływu pracy

Dużym problemem w przeszłości, ale nadal dzisiaj, jest powielanie plików ze względu na wielokrotne przechowywanie i niejednoznaczność dotyczącą statusu przetwarzania dokumentów lub projektów. PaperOffice ma bardzo kompleksowe zarządzanie przepływem pracy z przydzielaniem zadań, które również przechowuje wszystkie procesy centralnie. Niezależnie od tego, czy praca nad projektem, czy przetwarzanie dokumentów.

Cyfrowe przepływy pracy automatyzują procesy robocze: Po zdefiniowaniu wszystko przebiega w pełni automatycznie: wystarczy przypisać wstępnie zdefiniowany przepływ pracy do dokumentu lub pozwolić PIA decydować automatycznie. Powiadomienie e-mail w zestawie!

Każdy pracownik jest zawsze na bieżąco dzięki funkcji przepływu pracy PaperOffice. W razie potrzeby dokument można zablokować dla innych do czasu wprowadzenia zmiany. Oczywiście zastosowanie ma tu również wersjonowanie.

• Dowolne definicje przepływu pracy

  Przepływy pracy mogą być zagnieżdżane na dowolnej głębokości i zawierać dowolną liczbę czerwonych / zielonych decyzji w celu połączenia kolejnych przepływów pracy i procesów.

• Odpowiedzialność i termin

  Określ, czy użytkownik lub cały dział może wykonać zadanie. PaperOffice automatycznie przypisuje przepływ pracy do osoby odpowiedzialnej.

• Pełna kontrola

  W razie potrzeby status dokumentu można dostosować niezależnie do różnych zdarzeń zgodnie ze specyfikacjami, a nawet wysyłać powiadomienia e-mail.

Pamiętaj, aby uniknąć tego błędu

Podczas gdy duże firmy od dawna mianują specjalistów ds. cyfryzacji, którzy zajmują się tematem konwersji dokumentów analogowych w pełnym wymiarze godzin, małym i średnim firmom zwykle brakuje zasobów ludzkich, zwłaszcza, że wymagane są odpowiednie kwalifikacje zawodowe.
Jest to jednak częsty błąd i prowadzi do złych inwestycji, ponieważ wielu producentów korzysta z tej ignorancji.

Najlepszy 5-stopniowy przewodnik

Napiwek

Stworzyliśmy najlepszy 5-etapowy przewodnik po rezygnacji z papieru i digitalizacji firmy jako dokumentu do pobrania, szczegółowo opisujący każde 5 kroków i czas, jaki to zajmuje:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months