Wskazówka dla profesjonalistów
Nie jest już tajemnicą, że systemy zarządzania dokumentami mają ogromny potencjał dla firm.
Dzięki zastosowaniu systemu zarządzania dokumentami nie tylko przyspieszasz cyfryzację swojej firmy. Ponadto stanowisz kamień węgielny do osiągnięcia celów korporacyjnych i zapewnienia długoterminowego sukcesu korporacyjnego.
Ponieważ cyfrowe zarządzanie dokumentami tworzy tutaj jasne lekarstwo i stanowi ogromny krok naprzód w cyfrowej transformacji. W bieżącym artykule wymienimy, jak działa system zarządzania dokumentami (DMS), co należy wziąć pod uwagę i jakie korzyści przynosi firmom.
Do czego służy system zarządzania dokumentami?
Mówiąc prościej: system zarządzania dokumentami (DMS) służy do przechowywania, zarządzania i kontrolowania przepływu dokumentów i informacji w organizacji.
Możesz organizować wszystkie informacje, takie jak dokumenty papierowe, pliki Windows lub wiadomości e-mail, w centralnej lokalizacji, system zarządzania dokumentami, do którego pracownicy mogą łatwo i bezproblemowo uzyskać dostęp, w tym unikalne funkcje pracy zespołowej i udostępniania dokumentów oraz innowacyjny interfejs programu, który jest unikalny na całym świecie.
Systemy zarządzania dokumentami stają się coraz ważniejsze dla firm, ponieważ ilość informacji generowanych przez dzisiejsze firmy rośnie wykładniczo.
Zarządzanie i kontrola ogromnej ilości dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych, które są częścią procesów biznesowych w administracji publicznej lub biznesowej, stała się wyzwaniem, które zachęca do przyjmowania różnych aplikacji.
W związku z tym te różne aplikacje powinny ułatwić kontrolę nad informacjami i dokumentami oraz zapewnić znaczne skrócenie czasu wyszukiwania, obsługi i oszczędności kosztów, które są bardzo ważne w naszych procesach administracyjnych.
Ale czy nie byłoby zaletą posiadanie tylko jednej aplikacji, która może spełniać wszystkie funkcje?
Pokażemy Ci, że system zarządzania dokumentami PaperOffice może być właśnie tą jedną aplikacją dla Twojej firmy, która posiada wszystkie niezbędne funkcjonalności na pokładzie.
Gdzie są przechowywane dokumenty?
Po opcjach automatyzacji, monitorowania i wyszukiwania jest to najczęściej zadawane pytanie, ponieważ czy to prywatne, czy biznesowe - nikt nie chce pozostawić danych w niepowołanych rękach. Przede wszystkim dlatego, że jest to również wymagane przez prawo.
PaperOffice DMS idzie bezpieczną drogą, ponieważ wszystkie dane są przechowywane w wysoce bezpiecznej, zaszyfrowanej bazie danych, która może znajdować się na serwerze NAS, na przykład z Synology lub QNAP. Oznacza to, że zawsze masz dostęp i kontrolę nad swoimi danymi.
Tak więc "sercem" systemu zarządzania dokumentami jest baza danych, w której informacje są przechowywane w taki sposób, że można je znaleźć i odzyskać w prosty i kontrolowany sposób.
Ale przechowując informacje w uporządkowany sposób, mamy tylko część równania.
"Mózgiem" kontrolującym system jest logika przepływu pracy, która umożliwia tworzenie zależności między dokumentami i procesami oraz łączenie tych informacji w elastyczne i wcześniej zdefiniowane przepływy.
Istotnym krokiem we wdrożeniu tak wyrafinowanego "przepływu pracy" jest to, że jak najwięcej dokumentacji jest dostępnych w formie cyfrowej.
Digitalizacja i zarządzanie dokumentami
Mówiąc o systemach zarządzania dokumentami, nie można zapominać: im wyższy stopień digitalizacji informacji, która jest częścią procesów, tym wyższy stopień kontroli i automatyzacji, który można osiągnąć.
W pierwszym kroku ustala się, które dokumenty należą do procesów, w jaki sposób dokumenty te można zintegrować z systemem zarządzania dokumentami oraz jakie informacje należy wyodrębnić i zapisać wraz z dokumentami w bazie danych.
Po uwzględnieniu informacji definiowany jest ich cykl życia, sposób interakcji z innymi procesami i sposób jego integracji.
Najprawdopodobniej pojawią się również informacje pochodzące z różnych źródeł i w różnych formatach. Część z nich w formie cyfrowej, przechowywana w plikach lub bazach danych, a część w postaci drukowanych dokumentów.
Gdy informacje pochodzą z innych baz danych lub są w formacie XML, wykonywanie zapytań i wyodrębnianie jest łatwe, ale. Co dzieje się z dokumentami cyfrowymi w formacie pdf, doc itp.? Będzie to nieco bardziej złożone, ale jego zawartość będzie dostępna na różne sposoby, na przykład za pomocą niektórych programów, uzyskując bezpośredni dostęp do pliku lub wysyłając go do druku i wyodrębniając informacje przez bufor wydruku (kolejkę).
Jest to nieco bardziej skomplikowane, gdy dokument ma formę papierową, taką jak dowód dostawy lub faktura. Ale gdy rozwiązanie obejmuje zaawansowany program optycznego rozpoznawania znaków (OCR), ważny krok został już podjęty.
Skaner i system zarządzania dokumentami
Za pomocą skanera lub innego urządzenia do digitalizacji dokument jest nie tylko konwertowany na obraz, ale jego zawartość można również "odczytać" elektronicznie.
Jeśli system może być teraz używany do rozpoznawania i definiowania, które informacje o dokumencie są oddzielnie w System zarządzania dokumentami informacje są kompletne.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
Digitalizacja informacji za pośrednictwem OCR ułatwia integrację szerokiej gamy dokumentacji z zarządzaniem procesami i przepływami pracy.
Jak możesz skorzystać z systemu zarządzania dokumentami PaperOffice
System zarządzania dokumentami PaperOffice jest jak wszechstronny talent, ponieważ oprócz ogólnej archiwizacji dokumentów, zintegrowanych jest wiele innych funkcji związanych z dokumentami i powiązanymi informacjami, takich jak niektóre z nich:
- Dostęp do informacji w dowolnym miejscu i czasie
- Wyszukiwanie i znajdowanie dokumentów
- W pełni zautomatyzowany
- Zgodna z prawem i odporna na audyt archiwizacja dokumentów
- Automatyzacja przepływów pracy
Wszystkie dane są bezpiecznie przechowywane u Ciebie, a nie w chmurze.
Zachowaj niezależność, zarządzając wszystkimi danymi samodzielnie, a nie w chmurze innej firmy, co wiąże się z kosztami działań następczych.
PaperOffice obsługuje wszystkie urządzenia, takie jak komputer lokalny, QNAP NAS, Synology NAS, serwery Windows lub Linux oraz usługi internetowe, takie jak AWS lub Azure.
Wszystkie zalety chmury można uzyskać, ale korzystając z własnego serwera bazy danych. Możesz uzyskać dostęp do bazy danych PaperOffice zaszyfrowanej i bezpiecznie z dowolnego innego komputera na świecie.
Dowiedz się więcej.
PaperOffice po prostu indeksuje wszystko, niezależnie od tego, czy są to zeskanowane dokumenty, czy pliki. Zawartość tekstowa jest bezpiecznie przechowywana w bazie danych bez Interwencji użytkownika. Możesz więc łatwo wyszukać dowolny fragment słowa, kwotę i słowo kluczowe w ciągu kilku sekund i znaleźć pasujące wpisy.
Dowiedz się więcej o zintegrowanym wyszukiwaniu.
Dowolnie definiowany monitoring automatycznie przechowuje wszystkie dokumenty zgodnie z Twoimi specyfikacjami.
Można monitorować nie tylko całe katalogi, ale także konta e-mail, foldery programu Outlook, a nawet formularze internetowe.
Dowiedz się więcej o automatyzacji monitorowania.
Każda firma jest zobowiązana do przechowywania dokumentów podatkowych dla urzędu skarbowego.
Wyzwaniem jest archiwizacja rosnącej liczby dokumentów cyfrowych i papierowych zgodnie z wymogami GoBD: w oryginalnym formacie i niezmiennym.
PaperOffice DMS to umożliwia, dowiedz się, jak:
Archiwizacja zgodna z prawemJak już wspomniano, dla zaawansowanego zarządzania dokumentami niezbędne jest posiadanie wszystkich informacji w formie cyfrowej i ustrukturyzowanej w bazie danych. Pozwala to łatwo znaleźć dokumenty i ustawić zasady dotyczące tego, kto może uzyskiwać dostęp, modyfikować i usuwać / archiwizować informacje na jednej centralnej stronie internetowej.
Jednym z filarów rozwiązania do zarządzania dokumentami PaperOffice jest rozbudowany silnik przepływu pracy. Umożliwia to określenie każdego kroku procesu biznesowego wraz z powiązanymi z nim działaniami i zależnościami, a także zaangażowanymi działami i rolami. Można jednak również zdefiniować automatyczne powiadomienia, które są aktywowane w zależności od działań i zdarzeń występujących w trakcie procesu.
Wszystko to nie tylko skraca czas poświęcany na zarządzanie zadaniami, ale także minimalizuje prawdopodobieństwo zapomnienia i błędów w procesie.
PaperOffice pomaga zautomatyzować wszystkie procesy robocze, mapuje całe procesy robocze cyfrowo, dzięki czemu zawsze jesteś na bieżąco.
Zawsze masz przegląd zadań i procesów za pośrednictwem przepływów pracy, które wspierają Cię w automatyzacji codziennej pracy.
Ustaw żądany przepływ pracy z terminem, połącz go z możliwymi decyzjami i zadaniami, a od aktywacji PaperOffice zajmuje się wszystkim innym aż do zakończenia.
Ułatwia to przestrzeganie zasad firmy i wymogów prawnych.
Dowiedz się więcej o automatyzacji przepływu pracy:
Przepływy pracyI wiele innych funkcji.
Praca z dokumentami i zarządzanie nimi mogą być łatwe, bezpieczne i wydajne w tym samym czasie.
Wartość dodana i korzyści z zarządzania dokumentami
Poniżej przedstawiamy niektóre z najważniejszych korzyści płynących z wdrożenia systemu zarządzania dokumentami PaperOffice:
- Kontrola nad tym, kto może uzyskać dostęp do dokumentów, kiedy i jakie czynności można na nich wykonać
- Centralny i łatwy dostęp do całej istotnej dokumentacji firmy oraz możliwość współpracy wielu stron nad tym samym dokumentem
- Bezpieczeństwo, nie tylko w kontroli dostępu, ale także w opiece i bezpieczeństwie, które wiąże się z wprowadzeniem nowych technologii i baz danych
- Oszczędzaj czas na wyszukiwaniu dokumentacji i kosztach zarządzania nią i jej przechowywania
- Redukcja nadmiarowości, takich jak powielanie dokumentów, kserokopie, rejestracja danych
- Zwinność i automatyzacja zadań administracyjnych dzięki tworzeniu przepływów pracy, które umożliwiają integrację dokumentów i procesów biznesowych w kontrolowanym środowisku oraz jasno zdefiniowane i monitorowane działania
- Nie zapominaj o pozytywnym "efekcie ubocznym" wyższej wewnętrznej i zewnętrznej satysfakcji klienta
FAQs
W końcu odpowiemy na kilka innych najczęściej zadawanych pytań na ten temat. "":
Czy potrzebuję Internetu do pracy z PaperOffice?
Nie! PaperOffice NIE wymaga połączenia z Internetem do pracy.
Internet jest wymagany tylko do pobrania pakietu instalacyjnego, utworzenia konta użytkownika, utworzenia bazy danych i dodania urządzenia.
Czy mogę używać serwera Synology NAS jako pamięci masowej bazy danych?
TAK, zdecydowanie! PaperOffice doskonale współpracuje z serwerem Synology NAS.
Gdzie są przechowywane dokumenty i pliki?
Wszystkie dokumenty i pliki są przechowywane bezpośrednio u Ciebie, na komputerze, w zaszyfrowanej bazie danych lub, jeśli dokumenty są przechowywane w "Moje dokumenty Systemu Windows", niezaszyfrowane w lokalnym katalogu Systemu Windows.
Istnieje również możliwość skonfigurowania bazy danych na urządzeniu NAS i zapisania danych na serwerze NAS.
We wszystkich przypadkach masz dostęp do swoich danych w dowolnym momencie.
Czy moje dane są przechowywane w chmurze?
Nie, Twoje dane zazwyczaj nie są przechowywane w chmurze!
W przypadku, gdy baza danych jest skonfigurowana na serwerze NAS (takim jak QNAP lub Synology), dane będą przechowywane w bazie danych na serwerze NAS.
Czy bazy danych tworzone przez PaperOffice są zawsze szyfrowane?
Każda baza danych utworzona przez PaperOffice jest chroniona hasłem wysokiego poziomu. Wszystkie dołączone dokumenty są szyfrowane przez PaperOffice ChunkCrypt z wojskowym szyfrowaniem 1024bit.
Podsumowanie
Nie ma znaczenia, czy chcesz po prostu znaleźć swoje dokumenty i powiązane informacje, czy też musisz oznaczyć dokumenty, zintegrować je z przepływami pracy, ale jednocześnie upewnić się, że pracujesz zgodnie z różnymi wytycznymi i przepisami - PaperOffice DMS ma wiele funkcji, które Ci pomogą.
Rozpoczęcie pracy jest łatwiejsze niż myślisz.
Nadal martwisz się, że nie uda ci się?
Zapoznaj się ze studiami przypadków naszych klientów na temat cyfryzacji w różnych branżach i przekonaj się o łatwości integracji.