Biuro bez papieru: w ten sposób cyfryzacja odnosi sukces w firmie

Jakie 5 kroków musisz wykonać, aby zmniejszyć zużycie papieru w swoim biurze?

Wymieniliśmy pięć kroków, które należy wykonać, aby zmniejszyć zużycie papieru w biurze i przejść na technologię cyfrową:

• Strategia i analiza procesów

  Dobrze zaplanuj wdrożenie w biurze bez papieru. Poświęć wystarczająco dużo czasu na analizę procesów w Twojej firmie. Co musi być dostępne lub przechowywane w formie papierowej? Jakie dokumenty są wystarczające w formie cyfrowej? Dokumenty i informacje pochodzą z różnych źródeł Najprawdopodobniej natkniesz się na informacje pochodzące z różnych źródeł i w różnych formatach. Część z nich w formie cyfrowej, przechowywana w plikach lub bazach danych, a część w postaci drukowanych dokumentów.

  Możesz zeskanować i zdigitalizować wszystkie poprzednie dokumenty lub przejść do biura / systemu bez papieru w określonym terminie, a także wykorzystać dane cyfrowe, aby kontynuować i wydajnie pracować w przyszłości. Użyj wielofunkcyjnej drukarki/skanera do skanowania i monitorowania katalogów lub masowej archiwizacji dużych ilości dokumentów.

  Pierwsza opcja wymaga więcej czasu i zasobów. Idealnie byłoby, gdybyś Ty i Twój zespół zdecydowali, jak zorganizować pliki elektroniczne i skonfigurować ciągły proces skanowania krok po kroku, aby wszystkie przyszłe dokumenty zostały zdigitalizowane.

  Planowanie czasu i personelu dla projektu biurowego bez użycia papieru

  Kwartał lub 90 dni to rozsądny termin na wdrożenie działań niezbędnych do przejścia do biura bez papieru.

  Jest to również okres, który pozwala na płynne przejście. Szybkie rozwiązania naprawcze, które zmuszają pracowników do wprowadzania zmian z dnia na dzień, są zwykle krótkotrwałe. W ten sposób można również nie zakłócać operacji.

  Zasadniczo, przechodząc do biura bez papieru z PaperOffice DMS, nie ma potrzeby tworzenia zespołu projektowego złożonego z kilku osób.

  W wielu MŚP odjęcie ich od ich rzeczywistych zadań nie jest ani możliwe, ani pożądane. Sensowne jest jednak uczynienie co najmniej jednej osoby uprawnionej do wydawania dyrektyw CDO, Chief Digital Officer. Jeśli nie jesteś zbyt zainteresowany amerykańskimi skrótami, możesz wyznaczyć go na kierownika projektu biurowego bez papieru.

  Ważne jest, aby osoba zainteresowana dokładnie zapoznała się z PaperOffice DMS.

  Ze względu na przejrzystą strukturę oprogramowania oraz obszerne i łatwe do zrozumienia samouczki i filmy wideo dotyczące każdego aspektu, jest to coś, co nie wymaga ani dyplomu informatycznego, ani szkolenia zewnętrznego. Ponadto można to zrobić jako "uczenie się przez działanie" towarzyszące pierwszym środkom konwersji.

• Określenie terminów przejścia do biura bez użycia papieru

  Rozbicie planowanych 90 dni na mniejsze okresy czasowe ma na celu skupienie się na każdej fazie przejścia i zastanowienie się nad zaangażowanymi procesami. Ponadto sukcesy w przejściu na euro można łatwiej udokumentować. Pracownicy lepiej rozumieją środki i nie czują się przytłoczeni. Jednocześnie cele muszą być komunikowane wewnętrznie, co jest zgodne ze zmianą mentalną. Jak ważne jest to już zostało wyjaśnione we wstępie.

  Sensowne jest podzielenie 90 dni na trzy sekcje po 30 dni każda.

  Pierwsze 30 dni są wykorzystywane do analizy wszystkich procesów, które mają zostać przekształcone z analogowego na cyfrowy.
  W ciągu drugich 30 dni zostanie wprowadzony PaperOffice DMS i wymagany sprzęt, ale początkowo tylko w celach szkoleniowych i towarzyszących bieżących procesów, jeśli tak się stanie.

  Ostatnie 30 dni zajęło przejście z analogowego na cyfrowy, a pytania pracowników bez wątpienia się pojawiły. Jedna lub druga nieprawidłowa operacja jest również możliwa, ale można to poprawić w dowolnym momencie dzięki hierarchicznej strukturze PaperOffice DMS.

  Pod koniec ostatnich 30, a tym samym również 90 dni, istnieje w pełni zintegrowany system zarządzania dokumentami, który już w tym momencie pozwala na analizę tego, jak duże są i będą oszczędności i korzyści w przyszłości.

• Wykrywanie ścieżek akwizycji i określanie przechowywania danych

  W ciągu pierwszych 30 dni skupiono się teraz na badaniu procesów, w których papier odgrywał do tej pory główną rolę. Aby to zrobić, konieczne jest rozpoznanie interfejsów komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej w firmie oraz śledzenie ich cyklu życia, który może tam być:

  • Rozmowy telefoniczne (np. formularz zamówienia, który jest następnie wypełniany)
  • Ruch e-mail (np. poczta zostanie wydrukowana na następne spotkanie)
  • Litery
  • Wizyta klienta biznesowego (np.: zobacz rozmowy telefoniczne)
  • Dokumenty towarzyszące
  • Korespondencja wewnętrzna

  Następną rzeczą do ustalenia jest to, kiedy i gdzie, w przypadku formularzy elektronicznych, następuje przejście na papier drukowany, a także ścieżka od papieru do archiwizacji lub po prostu do kosza na śmieci.

  Od teraz projektuj dokumenty cyfrowo

  Od teraz w miarę możliwości obejdź się bez papieru: spotkania, protokoły, poczta przychodząca, faktury wychodzące i notatki mogą być tworzone bezpośrednio w PaperOffice. Zadania i przepływy pracy są również realizowane cyfrowo.

  Digitalizacja faktur i stopniowe wdrażanie księgowości bez użycia papieru

  Wystawianie faktur jako takich jest również częścią biura bez użycia papieru, choć nie tylko w tym kontekście. Digitalizacja i właściwe przetwarzanie stanowią problem i muszą być również dobrze zaplanowane i wdrożone.

  Każdy, kto utrzymuje swoje faktury cyfrowo, a także tworzy księgowość cyfrową, dostrzega większy potencjał oszczędności i może usprawnić ogólny proces księgowy.

  Przechowywanie danych

  Jeśli już zdecydowałeś, że twoje fizyczne pliki będą teraz plikami cyfrowymi, natychmiastowym pytaniem jest, gdzie zamierzasz przechowywać te pliki cyfrowe. Czy będą przechowywane w bazie danych lokalnie lub na zewnętrznym urządzeniu NAS?

  Przechodząc na biuro bez papieru, nie powinieneś skąpić na jednym z najważniejszych aspektów. Lokalne przechowywanie danych i korzystanie z urządzeń NAS.

  A może w ogóle nie chcesz mieć przechowywania danych lub bazy danych w swojej firmie? Aby jednak uniknąć pożaru, rabunku itp., Korzystanie z rozwiązania w chmurze nie wchodzi dla Ciebie w rachubę ze względów prawnych. Wtedy oczywiście rozwiązanie polegające na wykorzystaniu bazy danych na serwerze dedykowanym, który jest przypisany tylko do Ciebie, jest bardzo dobrym rozwiązaniem.
  Wybór jest duży.

  W rzeczywistości poszukiwanie rozwiązań należy również do sekcji pierwszych 30 dni. Dzięki paperOffice DMS do zarządzania dokumentami i sprzętowi NAS, zintegrowanemu z siecią firmową, dostępne są wszystkie rozwiązania umożliwiające wdrożenie przejścia z papieru na technologię cyfrową.

Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile

• Wprowadzenie PaperOffice DMS plus sprzęt

  Po zainstalowaniu oprogramowania na komputerach w firmie, przypisaniu poziomów hierarchii oraz skonfigurowaniu serwerów NAS i połączeniu ich w sieć, oprogramowanie jest szkolone.

  Nie ma potrzeby zatrudniania zewnętrznych (zwykle synonimicznych z "drogimi") konsultantów. Pracownicy PaperOffice są oczywiście dostępni w razie potrzeby. Ponad milion firm współpracujących z PaperOffice DMS na całym świecie do tej pory bardzo dobrze dogadywało się ze szczegółowymi samouczkami i filmami lub z poradami telefonicznymi na pytania dotyczące PaperOffice DMS.

  Większość procesów jest oczywista i towarzyszy im bardzo dobrze rozplanowane menu pomocy. Nawiasem mówiąc, nie musisz być uparty w trzymaniu się 30 dni. Jeśli wszyscy zaangażowani w przejście z analogowego na cyfrowy są zdania, że to zadziała, proces można skrócić w razie potrzeby.

  Struktura folderów

  Znacząca struktura folderów jest ważna, abyś mógł łatwo znaleźć się po zmianie. Łatwo zorganizuj swoją cyfrową strukturę folderów zgodnie z istniejącą "prawdziwą" strukturą folderów.

  Polegaj na automatyzacji

  Dzięki inteligentnemu rozpoznawaniu AI możesz rozpoznać ważne dane dokumentu w dokumencie, wyodrębnić je i wykorzystać do słów kluczowych dokumentu. Oszczędza to czas, a tym samym pieniądze.

• Zakończ przejście do biura bez papieru

  Rozpoczyna się ostatnie 30 dni (lub mniej), a pracownicy kończą fazę kształcenia i szkolenia. Wiadomości e-mail nie są już drukowane, ale zapisywane.

  Używanie przepływów pracy i stempli

  Dokumenty i wiadomości e-mail mogą być dostępne, edytowane i udostępniane innym pracownikom w dowolnym momencie za pośrednictwem funkcji przepływu pracy w PaperOffice DMS. Dokumenty frachtowe z dostaw lub listów przychodzących są digitalizowane za pomocą skanera lub kamery telefonu komórkowego i konwertowane na dokumenty tekstowe za pomocą oprogramowania OCR PaperOffice.

  Funkcja stempla umożliwia wyzwalanie różnych przepływów pracy i wykonywanie dalszych działań. Zmienne dynamiczne można dodawać do stempli, a nawet powiadomienia e-mail są automatycznie wysyłane po użyciu.

  Nie zapomnij wykonać kopii zapasowej

  Istnieje tylko jedna centralna pamięć masowa z funkcją tworzenia kopii zapasowych. Nigdy więcej nie pojawia się pytanie, który pracownik ma konkretny dokument zapisany na swoim komputerze i jak się do niego dostać, ponieważ jest na urlopie i jest niedostępny.

  Metoda szyfrowania danych, która jest również używana przez wojsko USA. Obecnie popularna i lukratywna gra hakerów z oprogramowaniem ransomware odbija się od PaperOffice.

  Zachowaj spójność: Początek jest zawsze trudny, bo procesy, które były ćwiczone przez lata, są na razie nowe. Nie wracaj do starego wzorca.

Zachowaj spójność i doświadcz biura bez papieru.

Najlepszy 5-stopniowy przewodnik

Napiwek

Stworzyliśmy najlepszy 5-etapowy przewodnik po rezygnacji z papieru i digitalizacji firmy jako dokumentu do pobrania, szczegółowo opisujący każde 5 kroków i czas, jaki to zajmuje:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Wniosek częściowy 2 / 3

Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu biuro bez papieru oznacza brak dodatkowej pracy!

Wszystko, co jest naprawdę potrzebne, to oprogramowanie

• Zautomatyzuj całkowicie otrzymywanie faktur za pomocą spersonalizowanych wiadomości e-mail, jeśli faktury są dostępne cyfrowo
• W przypadku faktur papierowych, dzięki integralności skanera, mogą one być automatycznie rejestrowane przez skanowanie wsadowe
• Indeksowanie i odczytywanie zeskanowanych dokumentów
• i najważniejsze: może automatycznie przechowywać cyfrowe i zeskanowane dokumenty w zależności od ich zawartości!

I unikaj tego powszechnego błędu

W każdym razie upewnij się, że twój wybór oprogramowania spada na DMS, za pomocą którego możesz przeprowadzić automatyczne nagrywanie (np. Monitorowanie katalogów) i nauczanie dokumentów SAMODZIELNIE, aby nie wpaść w niekontrolowaną pułapkę kosztów i nie być zależnym od producenta!

Zakończenie transformacji cyfrowej

Dla wielu firm nowoczesne i wydajne biuro bez papieru nie jest osiągnięciem z dnia na dzień, ale też nie jest utopią. Aby w końcu osiągnąć digitalizację dokumentów, musisz ustanowić zasady redukcji papieru i znaleźć rozwiązania, aby pozbyć się wszystkiego, czego już nie potrzebujesz.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami firmy PaperOffice może pomóc w digitalizacji dokumentów i wdrożeniu biura bez użycia papieru. Rozwiązania DMS to kompletne rozwiązania, które oferują spójną infrastrukturę.
W rezultacie procesy biznesowe są mapowane w sposób przejrzysty, przepływy pracy mogą być przeprowadzane cyfrowo, a wszystkie ważne informacje mogą być łatwo przeglądane.

Dzięki rozwiązaniom DMS jesteś również w stanie przetwarzać i przechowywać cyfrowe dokumenty i treści w sposób odporny na audyty, na przykład w celu zaoszczędzenia sobie kłopotów podczas audytów firmowych i podatkowych.

Porady i wskazówki dotyczące cyfrowego biura

Podsumowaliśmy dla Ciebie 9 wskazówek , aby biuro bez papieru faktycznie działało!

Krótko mówiąc, chodzi o digitalizację szerokiej gamy dokumentów w firmie, takich jak umowy, paragony, dowody dostawy, faktury przychodzące, czyli wszystko, co jest na papierze. Ponadto nie tylko artykuł na temat przeszłości, ale także przyszły dokument staje pod znakiem zapytania.

Komunikacja jest również istotnym partnerem w biurze bez papieru. Nie musisz się martwić prawnie, po prostu zwróć uwagę na kilka "subtelności". Niektóre dokumenty, w tym struktura folderów i format PDF, można łatwo przekazać doradcy podatkowemu lub współpracownikom jako samodzielne archiwum - odbywa się to za pomocą zaledwie kilku kliknięć myszką.

Odpowiednie oprogramowanie do zarządzania dokumentami rozwiązuje problem analogowo-cyfrowy

DMS oznacza System Zarządzania Dokumentami i jest przeznaczony do zarządzania dokumentami, zwłaszcza dokumentami cyfrowymi, co obejmuje konwersję z analogowej na cyfrową. PaperOffice DMS jest takim systemem. Jego zakres funkcji jest tak samo niezwykły, jak intuicyjnie zaprojektowana nawigacja po menu, która wymaga jedynie niewielkiego przeszkolenia. Nie potrzebujesz drogich konsultantów na miejscu. Dobrze wyjaśnione samouczki wideo na PaperOffice DMS mogą to zrobić równie dobrze i znacznie taniej, za darmo.

Skanowanie, OCR, archiwizacja z automatycznym słowem kluczowym, scalanie dokumentów kontrolowane przez sztuczną inteligencję, zintegrowana wyszukiwarka, funkcja przepływu pracy, szyfrowanie z 1024Mbit, bezpośrednia integracja z MS Office, ochrona przed oprogramowaniem ransomware, automatyczne tworzenie szablonów, funkcja stempla, zarządzanie zadaniami i notatkami.

Oto kilka najważniejszych funkcji PaperOffice DMS i jak już powiedziałem, ani Ty, ani Twoi pracownicy nie musicie ukończyć studiów informatycznych.

Wniosek częściowy 3/ 3

1. Skontaktuj się z producentem z know-how i oprogramowaniem zgodnym z GOBD (a także RODO)!

2. Nie ma jednego odpowiedniego oprogramowania DMS. Każdy DMS ma swoje uzasadnienie i ostatecznie produkt musi pasować do celu.

3. Niezależnie od tego, czy jest to Twój własny serwer, serwer dedykowany PaperOffice w centrum danych Strato AG w Berlinie (Niemcy) czy NAS - zapisz swój NIGDY dokument w chmurze innej firmy, który a) nie jest używany na zasadzie dedykowanej i b) nie znajduje się w bezpiecznym kraju c) nie może być eksportowany jednym kliknięciem

Napiwek

Jeśli zastosujesz się do zaleceń i będziesz używać serwera NAS do wewnętrznego bezpiecznego przechowywania dokumentów - PaperOffice jest nie tylko idealny do tego, ale jest nawet jedynym oficjalnym DMS dla największego producenta NAS na świecie - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.