Biuletyn PaperOffice Insider
Biuletyn PaperOffice Insider
Chcemy być przyjaciółmi

Najwyższe możliwe oferty rabatowe

Ekskluzywne wiadomości poufne

Darmowe bonusowe ulepszenia

Najwyższe możliwe oferty rabatowe

Ekskluzywne wiadomości poufne

Darmowe bonusowe ulepszenia

Przyjaźń Zaufaj Słowo Honoru
Nigdy nie podamy Twojego adresu e-mail nikomu innemu, a każdy e-mail zawiera link do rezygnacji z subskrypcji jednym kliknięciem.

Praca bez użycia papieru dzięki procesom cyfrowym


Systemy zarządzania dokumentami są podstawą cyfryzacji w firmach i realizacji cyfrowych procesów biznesowych. Przyczyniają się one w znacznym stopniu do wydajności i sukcesu Twojej firmy oraz do biura bez papieru. Jeśli wszystkie źródła analogowe zostaną zintegrowane z procesami cyfrowymi, wzrasta wydajność podstawowej działalności firmy.

Wskazówka Pro

Chcesz zmniejszyć zużycie papieru w swojej firmie, zdigitalizować dane lub nauczyć się, jak zrezygnować z papieru w biurze? W tym artykule wybraliśmy kilka kroków, które mogą być bardzo przydatne do osiągnięcia biura bez papieru.

Podejście biura bez papieru jest coraz częściej przedmiotem doniesień medialnych, ale jest rzadko stosowane w praktyce - zwłaszcza w małych i średnich firmach. Nie chodzi tylko o czas i pieniądze.

PaperOffice employee holds her hands over her head
Paperless office can bring many benefits to your business

Jednak za pomocą zaledwie kilku środków można znacznie zmniejszyć zużycie papieru. MŚP korzystają z płaskiej hierarchii i elastycznych struktur.

W bieżącym artykule przyjrzymy się bliżej tematowi biura bez papieru lub "biura cyfrowego", jak jest również znane. Pokażemy Ci, że przejście jest znacznie łatwiejsze niż sobie wyobrażasz. Otrzymasz również wskazówki dotyczące organizacji korporacyjnej, opowiemy Ci o zaletach pracy bez papieru i opiszemy efekty udanego wdrożenia.

Technologia staje się coraz szybsza

W czasach, gdy technologia popchnęła nas do kontaktu ze światem za pośrednictwem naszych smartfonów, mniej sensowne jest, że nadal używamy papieru w wielu naszych codziennych czynnościach.

Dziś jesteśmy przyzwyczajeni do zajmowania się treściami cyfrowymi (muzyka, fotografia, seriale telewizyjne), ale digitalizacja dokumentów nie jest jeszcze powszechna w środowisku pracy i biznesu. W dzisiejszych czasach prawie wszystkie firmy mają dostęp do komputerów i urządzeń mobilnych, dlaczego więc wciąż wypełniamy nasze biura papierem?

Główne powody dalszego korzystania z papieru leżą w wyzwaniach związanych z radzeniem sobie ze zmianami i cyfryzacją. Wiele osób lubi przechowywać fizyczną kopię dokumentów, z którymi pracują.

Jednakże, gdy Twoi pracownicy zaczynają eliminować lub przynajmniej zmniejszać ilość papieru zużywanego w biurze lub w całej organizacji, poprawiasz również procesy zwiększając produktywność poprzez digitalizację danych, stosując metody elektroniczne, a tym samym zmniejszając koszty.

Szczególnie w obecnie trudnych czasach, takich jak potrzeba biur domowych Corona, bardzo ważne jest, aby wszystkie firmy wzmocniły konkurencyjność firmy, czyniąc ją elektroniczną lub cyfrową i zapewniając, że pracownicy mogą również elastycznie pracować z domu w domowym biurze. Ostatecznie firma musi nadążyć za erą cyfrową i zrealizować ścieżkę do biura bez papieru.

Dlaczego warto ograniczyć zużycie papieru w firmie?

Biuro bez papieru jest celem, do którego dąży coraz więcej firm i oferuje wiele korzyści wykraczających poza oszczędności i zmniejszenie śladu węglowego firmy.

Szacuje się, że pracownik, który spędza łącznie dwie godziny z dokumentami, zużywa średnio 10 000 arkuszy papieru rocznie (dane Federalnej Agencji Środowiska). Z tego powodu ważne jest stosowanie rozwiązań i narzędzi, które usprawniają zarówno dostęp, zarządzanie, jak i lokalizację informacji. Jednak każda zmiana w procesie biznesowym wymaga czasu i wymaga stopniowej zmiany kultury korporacyjnej.
Oprócz pozytywnego wpływu na środowisko poprzez zmniejszenie zużycia papieru biznesowego, digitalizacja dokumentów i danych firmowych oferuje wiele innych korzyści.

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Zalety biura bez papieru

Oto główne zalety biura bez papieru:

  • Optymalizacja wszystkich procesów pracy

    Dzięki przejściu na biuro bez papieru możesz być pierwszym Zrób krok w kierunku cyfrowej transformacji swojej firmy.
    Ponieważ dzięki rozwiązaniom workflow od Ciebie możesz jeszcze bardziej uprościć i przyspieszyć swoje procesy biznesowe. Odciążają urzędników, przejmując wiele złożonych rutynowych prac. Wymagania prawne, których należy przestrzegać, są zintegrowane bezpośrednio z przepływem pracy.

  • Elastyczna praca, bez względu na to, gdzie jesteś

    Jeśli digitalizujesz swoje dokumenty, możesz to zrobić w dowolnym czasie, miejscu i za pomocą dowolnego urządzenia, aby uzyskać dostęp do dokumentów. Jest to szczególnie ważne, jeśli masz kilka oddziałów, Twoi pracownicy chcą/muszą wykonywać swoją pracę z domowego biura lub muszą wydawać zgody.

  • Ogromna redukcja kosztów we wszystkich obszarach

    Digitalizacja dokumentów ma bezpośredni wpływ na redukcję kosztów Twojej firmy, nie tylko dlatego, że nie kupujesz już tyle papieru, ale także dlatego, że oszczędzasz na konserwacji drukarki oraz zakupie atramentu i części zamiennych.
    Oczywiście zmniejsza to również koszty przechowywania, tj. plików, teczek, półek, szafek na dokumenty. Cenna przestrzeń do przechowywania dokumentów papierowych nie jest już marnowana.

    Najważniejsze jest to, że gdy tylko korzystasz z danych cyfrowych, Twoi pracownicy pracują znacznie wydajniej w biurze i inwestują cenny czas zdobyty w rozsądny i ukierunkowany sposób w firmie .
    Znaczne zmniejszenie przestrzeni magazynowej poprzez digitalizację i/lub zmniejszenie zużycia papieru prowadzi do czystszych i bardziej uporządkowanych biur.

  • Maksymalne zabezpieczenie przed kradzieżą i utratą

    Większe bezpieczeństwo informacji dzięki zastosowaniu oprogramowania z systemem przechowywania baz danych. Bezpieczeństwo informacji przechowywanych cyfrowo jest znacznie lepsze niż bezpieczeństwo dokumentów zarchiwizowanych na papierze.

    Uważaj, aby nie korzystać z rozwiązania chmurowego w swojej firmie, ponieważ rozwiązania DMS oparte na chmurze i oprogramowanie DMS stanowią lukę w zabezpieczeniach.

  • Mniej stresu dzięki automatyzacji

    Wraz z przejściem z ręcznych na zautomatyzowane przepływy pracy procesy biznesowe są ustandaryzowane, a koszty zmniejszone. Na przykład optymalizacja przepływu pracy może skutkować szybszym zbieraniem i obniżeniem kosztów nabycia.
    Płatności faktur nie są już zapomniane, rabaty można odliczyć w odpowiednim czasie.

  • Zmniejsz ryzyko w procesach biznesowych

  • Popraw relacje z klientami

    Cyfryzacja w Twojej firmie daje relacjom z klientami większą głębię i objętość. Oznacza to, że kompleksowe gromadzenie danych w transakcjach biznesowych za pomocą big data, spójne łączenie procesów wewnętrznych, czasy reakcji w ciągu kilku sekund, a także spersonalizowany kontakt z dużą liczbą klientów w tym samym czasie oraz precyzyjne, niezwykle zorientowane na popyt planowanie wymagań poprowadzą Twoją firmę do przodu.

    Cyfryzacja rośnie we wszystkich obszarach firmy - nie tylko w obsłudze klienta. Błędem byłoby, gdyby jakakolwiek firma nie doceniała tego potencjału. Jeśli nie chcesz pozostawać w tyle za konkurencją, a nawet pędzić przed nimi, koniecznie zajmij się cyfryzacją w tym obszarze. Nigdy wcześniej nie było możliwe sprawniejsze i bardziej indywidualne komunikowanie się z klientem na temat jego konkretnych potrzeb i życzeń.

  • Zwiększa się przejrzystość wewnętrzna

  • Znacząca poprawa środowiska pracy wśród pracowników

    Firmy, które zdecydują się na digitalizację swoich dokumentów za pomocą odpowiedniego oprogramowania do zarządzania dokumentami, otrzymują w zamian ogromne korzyści, takie jak:

    • Więcej wolnej przestrzeni fizycznej
    • Szybsze wyszukiwanie dokumentów
    • Lepsza organizacja dokumentacji
    • Skutkuje to mniejszą ilością czasu spędzonego na wyszukiwaniu dokumentów i mniejszą ilością stresu.
    • Zrównoważony rozwój i konkurencyjność
    • Uproszczona komunikacja i rozwiązywanie zadań
    • Produktywność Twojej firmy wzrasta
    • A najważniejsze jest to, że jesteś na dobrej drodze do biura bez papieru.

Unikaj tego błędu za wszelką cenę!

Szczególnie w przypadku projektów z digitalizacją często spotyka się z dużą niechęcią, ponieważ wiele firm obawia się, że taki projekt przekształci się w bezdenną otchłań. Najczęstszą tego przyczyną jest brak wiedzy ze strony samych firm i dodatkowe zaufanie do niekompetentnych producentów oprogramowania, którzy oferują oprogramowanie, które nie działa. Wielu producentów oprogramowania wykorzystuje ignorancję.

W tym momencie PaperOffice chętnie pomoże Ci we wdrożeniu cyfryzacji. Dzięki 20-letniemu doświadczeniu w dziedzinie zarządzania dokumentami i automatyzacji, PaperOffice może dostarczyć Ci sugestie robocze z praktyki i towarzyszyć Ci przez całe wdrożenie.

Wniosek częściowy 1 / 3

Nie jest wymagany ani informatyk, ani jeden wyszkolony bibliotekarz!

Wszystko, czego naprawdę potrzebujesz, to

  • odpowiednie oprogramowanie
  • niezawodny partner IT
  • odpowiedni sprzęt
Czasami sprzęt często już tam jest, ma większy potencjał niż wcześniej i może być używany natychmiast.

Napiwek

Nawiasem mówiąc, istnieje specjalny artykuł na temat "Digitalizacja dokumentów papierowych: 10 najważniejszych zalet", który informował o zaletach ogólnej digitalizacji:

PaperOffice employee is happy to digitize all documents in paper so far and raises her hands in joy
The 10 most important advantages of digitizing paper documents: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Zawartość

Jakie 5 kroków musisz wykonać, aby zmniejszyć zużycie papieru w swoim biurze?

Wymieniliśmy pięć kroków, które należy wykonać, aby zmniejszyć zużycie papieru w biurze i przejść na technologię cyfrową:

  • Strategia i analiza procesów

    Dobrze zaplanuj wdrożenie w biurze bez papieru. Poświęć wystarczająco dużo czasu na analizę procesów w Twojej firmie. Co musi być dostępne lub przechowywane w formie papierowej? Jakie dokumenty są wystarczające w formie cyfrowej? Dokumenty i informacje pochodzą z różnych źródeł Najprawdopodobniej natkniesz się na informacje pochodzące z różnych źródeł i w różnych formatach. Część z nich w formie cyfrowej, przechowywana w plikach lub bazach danych, a część w postaci drukowanych dokumentów.

    Możesz zeskanować i zdigitalizować wszystkie poprzednie dokumenty lub przejść do biura / systemu bez papieru w określonym terminie, a także wykorzystać dane cyfrowe, aby kontynuować i wydajnie pracować w przyszłości. Użyj wielofunkcyjnej drukarki/skanera do skanowania i monitorowania katalogów lub masowej archiwizacji dużych ilości dokumentów.

    Pierwsza opcja wymaga więcej czasu i zasobów. Idealnie byłoby, gdybyś Ty i Twój zespół zdecydowali, jak zorganizować pliki elektroniczne i skonfigurować ciągły proces skanowania krok po kroku, aby wszystkie przyszłe dokumenty zostały zdigitalizowane.

    Planowanie czasu i personelu dla projektu biurowego bez użycia papieru

    Kwartał lub 90 dni to rozsądny termin na wdrożenie działań niezbędnych do przejścia do biura bez papieru.

    Jest to również okres, który pozwala na płynne przejście. Szybkie rozwiązania naprawcze, które zmuszają pracowników do wprowadzania zmian z dnia na dzień, są zwykle krótkotrwałe. W ten sposób można również nie zakłócać operacji.

    Zasadniczo, przechodząc do biura bez papieru z PaperOffice DMS, nie ma potrzeby tworzenia zespołu projektowego złożonego z kilku osób.

    W wielu MŚP odjęcie ich od ich rzeczywistych zadań nie jest ani możliwe, ani pożądane. Sensowne jest jednak uczynienie co najmniej jednej osoby uprawnionej do wydawania dyrektyw CDO, Chief Digital Officer. Jeśli nie jesteś zbyt zainteresowany amerykańskimi skrótami, możesz wyznaczyć go na kierownika projektu biurowego bez papieru.

    Ważne jest, aby osoba zainteresowana dokładnie zapoznała się z PaperOffice DMS.

    Ze względu na przejrzystą strukturę oprogramowania oraz obszerne i łatwe do zrozumienia samouczki i filmy wideo dotyczące każdego aspektu, jest to coś, co nie wymaga ani dyplomu informatycznego, ani szkolenia zewnętrznego. Ponadto można to zrobić jako "uczenie się przez działanie" towarzyszące pierwszym środkom konwersji.

  • Określenie terminów przejścia do biura bez użycia papieru

    Rozbicie planowanych 90 dni na mniejsze okresy czasowe ma na celu skupienie się na każdej fazie przejścia i zastanowienie się nad zaangażowanymi procesami. Ponadto sukcesy w przejściu na euro można łatwiej udokumentować. Pracownicy lepiej rozumieją środki i nie czują się przytłoczeni. Jednocześnie cele muszą być komunikowane wewnętrznie, co jest zgodne ze zmianą mentalną. Jak ważne jest to już zostało wyjaśnione we wstępie.

    Sensowne jest podzielenie 90 dni na trzy sekcje po 30 dni każda.

    Pierwsze 30 dni są wykorzystywane do analizy wszystkich procesów, które mają zostać przekształcone z analogowego na cyfrowy.
    W ciągu drugich 30 dni zostanie wprowadzony PaperOffice DMS i wymagany sprzęt, ale początkowo tylko w celach szkoleniowych i towarzyszących bieżących procesów, jeśli tak się stanie.

    Ostatnie 30 dni zajęło przejście z analogowego na cyfrowy, a pytania pracowników bez wątpienia się pojawiły. Jedna lub druga nieprawidłowa operacja jest również możliwa, ale można to poprawić w dowolnym momencie dzięki hierarchicznej strukturze PaperOffice DMS.

    Pod koniec ostatnich 30, a tym samym również 90 dni, istnieje w pełni zintegrowany system zarządzania dokumentami, który już w tym momencie pozwala na analizę tego, jak duże są i będą oszczędności i korzyści w przyszłości.

  • Wykrywanie ścieżek akwizycji i określanie przechowywania danych

    W ciągu pierwszych 30 dni skupiono się teraz na badaniu procesów, w których papier odgrywał do tej pory główną rolę. Aby to zrobić, konieczne jest rozpoznanie interfejsów komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej w firmie oraz śledzenie ich cyklu życia, który może tam być:

    • Rozmowy telefoniczne (np. formularz zamówienia, który jest następnie wypełniany)
    • Ruch e-mail (np. poczta zostanie wydrukowana na następne spotkanie)
    • Litery
    • Wizyta klienta biznesowego (np.: zobacz rozmowy telefoniczne)
    • Dokumenty towarzyszące
    • Korespondencja wewnętrzna

    Następną rzeczą do ustalenia jest to, kiedy i gdzie, w przypadku formularzy elektronicznych, następuje przejście na papier drukowany, a także ścieżka od papieru do archiwizacji lub po prostu do kosza na śmieci.

    Od teraz projektuj dokumenty cyfrowo

    Od teraz w miarę możliwości obejdź się bez papieru: spotkania, protokoły, poczta przychodząca, faktury wychodzące i notatki mogą być tworzone bezpośrednio w PaperOffice. Zadania i przepływy pracy są również realizowane cyfrowo.

    Digitalizacja faktur i stopniowe wdrażanie księgowości bez użycia papieru

    Wystawianie faktur jako takich jest również częścią biura bez użycia papieru, choć nie tylko w tym kontekście. Digitalizacja i właściwe przetwarzanie stanowią problem i muszą być również dobrze zaplanowane i wdrożone.

    Każdy, kto utrzymuje swoje faktury cyfrowo, a także tworzy księgowość cyfrową, dostrzega większy potencjał oszczędności i może usprawnić ogólny proces księgowy.

    Przechowywanie danych

    Jeśli już zdecydowałeś, że twoje fizyczne pliki będą teraz plikami cyfrowymi, natychmiastowym pytaniem jest, gdzie zamierzasz przechowywać te pliki cyfrowe. Czy będą przechowywane w bazie danych lokalnie lub na zewnętrznym urządzeniu NAS?

    Przechodząc na biuro bez papieru, nie powinieneś skąpić na jednym z najważniejszych aspektów. Lokalne przechowywanie danych i korzystanie z urządzeń NAS.

    A może w ogóle nie chcesz mieć przechowywania danych lub bazy danych w swojej firmie? Aby jednak uniknąć pożaru, rabunku itp., Korzystanie z rozwiązania w chmurze nie wchodzi dla Ciebie w rachubę ze względów prawnych. Wtedy oczywiście rozwiązanie polegające na wykorzystaniu bazy danych na serwerze dedykowanym, który jest przypisany tylko do Ciebie, jest bardzo dobrym rozwiązaniem.
    Wybór jest duży.

    W rzeczywistości poszukiwanie rozwiązań należy również do sekcji pierwszych 30 dni. Dzięki paperOffice DMS do zarządzania dokumentami i sprzętowi NAS, zintegrowanemu z siecią firmową, dostępne są wszystkie rozwiązania umożliwiające wdrożenie przejścia z papieru na technologię cyfrową.

  • Zugriff von mobilen Geräten sowie Computer auf dedizierten Server PaperOffice
    Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile

  • Wprowadzenie PaperOffice DMS plus sprzęt

    Po zainstalowaniu oprogramowania na komputerach w firmie, przypisaniu poziomów hierarchii oraz skonfigurowaniu serwerów NAS i połączeniu ich w sieć, oprogramowanie jest szkolone.

    Nie ma potrzeby zatrudniania zewnętrznych (zwykle synonimicznych z "drogimi") konsultantów. Pracownicy PaperOffice są oczywiście dostępni w razie potrzeby. Ponad milion firm współpracujących z PaperOffice DMS na całym świecie do tej pory bardzo dobrze dogadywało się ze szczegółowymi samouczkami i filmami lub z poradami telefonicznymi na pytania dotyczące PaperOffice DMS.

    Większość procesów jest oczywista i towarzyszy im bardzo dobrze rozplanowane menu pomocy. Nawiasem mówiąc, nie musisz być uparty w trzymaniu się 30 dni. Jeśli wszyscy zaangażowani w przejście z analogowego na cyfrowy są zdania, że to zadziała, proces można skrócić w razie potrzeby.

    Struktura folderów

    Znacząca struktura folderów jest ważna, abyś mógł łatwo znaleźć się po zmianie. Łatwo zorganizuj swoją cyfrową strukturę folderów zgodnie z istniejącą "prawdziwą" strukturą folderów.

    Polegaj na automatyzacji

    Dzięki inteligentnemu rozpoznawaniu AI możesz rozpoznać ważne dane dokumentu w dokumencie, wyodrębnić je i wykorzystać do słów kluczowych dokumentu. Oszczędza to czas, a tym samym pieniądze.

  • Zakończ przejście do biura bez papieru

    Rozpoczyna się ostatnie 30 dni (lub mniej), a pracownicy kończą fazę kształcenia i szkolenia. Wiadomości e-mail nie są już drukowane, ale zapisywane.

    Używanie przepływów pracy i stempli

    Dokumenty i wiadomości e-mail mogą być dostępne, edytowane i udostępniane innym pracownikom w dowolnym momencie za pośrednictwem funkcji przepływu pracy w PaperOffice DMS. Dokumenty frachtowe z dostaw lub listów przychodzących są digitalizowane za pomocą skanera lub kamery telefonu komórkowego i konwertowane na dokumenty tekstowe za pomocą oprogramowania OCR PaperOffice.

    Funkcja stempla umożliwia wyzwalanie różnych przepływów pracy i wykonywanie dalszych działań. Zmienne dynamiczne można dodawać do stempli, a nawet powiadomienia e-mail są automatycznie wysyłane po użyciu.

    Nie zapomnij wykonać kopii zapasowej

    Istnieje tylko jedna centralna pamięć masowa z funkcją tworzenia kopii zapasowych. Nigdy więcej nie pojawia się pytanie, który pracownik ma konkretny dokument zapisany na swoim komputerze i jak się do niego dostać, ponieważ jest na urlopie i jest niedostępny.

    Metoda szyfrowania danych, która jest również używana przez wojsko USA. Obecnie popularna i lukratywna gra hakerów z oprogramowaniem ransomware odbija się od PaperOffice.

    Zachowaj spójność: Początek jest zawsze trudny, bo procesy, które były ćwiczone przez lata, są na razie nowe. Nie wracaj do starego wzorca.

  • Zachowaj spójność i doświadcz biura bez papieru.

    Najlepszy 5-stopniowy przewodnik

    Napiwek

    Stworzyliśmy najlepszy 5-etapowy przewodnik po rezygnacji z papieru i digitalizacji firmy jako dokumentu do pobrania, szczegółowo opisujący każde 5 kroków i czas, jaki to zajmuje:

    The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

    Wniosek częściowy 2 / 3

    Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu biuro bez papieru oznacza brak dodatkowej pracy!

    Wszystko, co jest naprawdę potrzebne, to oprogramowanie

    • Zautomatyzuj całkowicie otrzymywanie faktur za pomocą spersonalizowanych wiadomości e-mail, jeśli faktury są dostępne cyfrowo
    • W przypadku faktur papierowych, dzięki integralności skanera, mogą one być automatycznie rejestrowane przez skanowanie wsadowe
    • Indeksowanie i odczytywanie zeskanowanych dokumentów
    • i najważniejsze: może automatycznie przechowywać cyfrowe i zeskanowane dokumenty w zależności od ich zawartości!

    I unikaj tego powszechnego błędu

    W każdym razie upewnij się, że twój wybór oprogramowania spada na DMS, za pomocą którego możesz przeprowadzić automatyczne nagrywanie (np. Monitorowanie katalogów) i nauczanie dokumentów SAMODZIELNIE, aby nie wpaść w niekontrolowaną pułapkę kosztów i nie być zależnym od producenta!

Zakończenie transformacji cyfrowej

Dla wielu firm nowoczesne i wydajne biuro bez papieru nie jest osiągnięciem z dnia na dzień, ale też nie jest utopią. Aby w końcu osiągnąć digitalizację dokumentów, musisz ustanowić zasady redukcji papieru i znaleźć rozwiązania, aby pozbyć się wszystkiego, czego już nie potrzebujesz.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami firmy PaperOffice może pomóc w digitalizacji dokumentów i wdrożeniu biura bez użycia papieru. Rozwiązania DMS to kompletne rozwiązania, które oferują spójną infrastrukturę.
W rezultacie procesy biznesowe są mapowane w sposób przejrzysty, przepływy pracy mogą być przeprowadzane cyfrowo, a wszystkie ważne informacje mogą być łatwo przeglądane.

Dzięki rozwiązaniom DMS jesteś również w stanie przetwarzać i przechowywać cyfrowe dokumenty i treści w sposób odporny na audyty, na przykład w celu zaoszczędzenia sobie kłopotów podczas audytów firmowych i podatkowych.

Porady i wskazówki dotyczące cyfrowego biura

Podsumowaliśmy dla Ciebie 9 wskazówek , aby biuro bez papieru faktycznie działało!

Krótko mówiąc, chodzi o digitalizację szerokiej gamy dokumentów w firmie, takich jak umowy, paragony, dowody dostawy, faktury przychodzące, czyli wszystko, co jest na papierze. Ponadto nie tylko artykuł na temat przeszłości, ale także przyszły dokument staje pod znakiem zapytania.

Komunikacja jest również istotnym partnerem w biurze bez papieru. Nie musisz się martwić prawnie, po prostu zwróć uwagę na kilka "subtelności". Niektóre dokumenty, w tym struktura folderów i format PDF, można łatwo przekazać doradcy podatkowemu lub współpracownikom jako samodzielne archiwum - odbywa się to za pomocą zaledwie kilku kliknięć myszką.

Odpowiednie oprogramowanie do zarządzania dokumentami rozwiązuje problem analogowo-cyfrowy

DMS oznacza System Zarządzania Dokumentami i jest przeznaczony do zarządzania dokumentami, zwłaszcza dokumentami cyfrowymi, co obejmuje konwersję z analogowej na cyfrową. PaperOffice DMS jest takim systemem. Jego zakres funkcji jest tak samo niezwykły, jak intuicyjnie zaprojektowana nawigacja po menu, która wymaga jedynie niewielkiego przeszkolenia. Nie potrzebujesz drogich konsultantów na miejscu. Dobrze wyjaśnione samouczki wideo na PaperOffice DMS mogą to zrobić równie dobrze i znacznie taniej, za darmo.

Skanowanie, OCR, archiwizacja z automatycznym słowem kluczowym, scalanie dokumentów kontrolowane przez sztuczną inteligencję, zintegrowana wyszukiwarka, funkcja przepływu pracy, szyfrowanie z 1024Mbit, bezpośrednia integracja z MS Office, ochrona przed oprogramowaniem ransomware, automatyczne tworzenie szablonów, funkcja stempla, zarządzanie zadaniami i notatkami.

Oto kilka najważniejszych funkcji PaperOffice DMS i jak już powiedziałem, ani Ty, ani Twoi pracownicy nie musicie ukończyć studiów informatycznych.

Wniosek częściowy 3/ 3

1. Skontaktuj się z producentem z know-how i oprogramowaniem zgodnym z GOBD (a także RODO)!

2. Nie ma jednego odpowiedniego oprogramowania DMS. Każdy DMS ma swoje uzasadnienie i ostatecznie produkt musi pasować do celu.

3. Niezależnie od tego, czy jest to Twój własny serwer, serwer dedykowany PaperOffice w centrum danych Strato AG w Berlinie (Niemcy) czy NAS - zapisz swój NIGDY dokument w chmurze innej firmy, który a) nie jest używany na zasadzie dedykowanej i b) nie znajduje się w bezpiecznym kraju c) nie może być eksportowany jednym kliknięciem

Napiwek

Jeśli zastosujesz się do zaleceń i będziesz używać serwera NAS do wewnętrznego bezpiecznego przechowywania dokumentów - PaperOffice jest nie tylko idealny do tego, ale jest nawet jedynym oficjalnym DMS dla największego producenta NAS na świecie - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice on a laptop and a QNAP NAS next to it
PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.

FAQs

Na koniec odpowiadamy na kilka częściej zadawanych pytań na ten temat "Biuro bez papieru: w ten sposób cyfryzacja odnosi sukces w firmie":

Dla kogo nadaje się biuro bez papieru?

Szybka i łatwa odpowiedź na to pytanie brzmi: dla każdej firmy. Wszystkie sektory i rozmiary przedsiębiorstw korzystają z biura bez papieru, od MŚP i start-upów po duże firmy. Jednak konwersja jest szczególnie cenna dla małych i średnich firm: Zmniejszenie nakładu pracy i kosztów przetwarzania uwalnia budżet wymagany do dalszego stymulowania wzrostu.

Czy mogę korzystać z dostawcy DMS opartego na chmurze w moim biurze bez papieru?

Nie. Kolejnym czynnikiem, który jest na ustach wszystkich od czasu wejścia w życie RODO najpóźniej w 2018 r., Jest ochrona danych. Rozwiązania DMS i oprogramowanie DMS służą do przetwarzania, zarządzania i przechowywania dokumentów, które często zawierają wrażliwe, osobiste dane. W przypadku naruszeń RODO ustawodawca przewiduje wysokie kary.

Konkluzja

  • Korzyści uzasadniają wysiłek i koszty

    Praca cyfrowa i wprowadzanie starych dokumentów w nową erę będzie najlepszą kluczową inwestycją, aby zaoszczędzić niesamowitą ilość czasu, pieniędzy i nerwów w przyszłości.

  • Potrzebujesz kogoś, kto wie

    Nie potrzebujesz własnego specjalisty IT, aby skorzystać ze wszystkich zalet cyfryzacji.
    To, czego potrzebujesz, to odpowiedni partner u Twojego boku, który dzięki swojemu doświadczeniu może wdrożyć dokładnie to, czego potrzebujesz. Unikaj paniki i wybieraj pozycje testowe zamiast fantazyjnych prezentacji PowerPoint bez prawdziwego przetestowania.

  • Sprzęt jest zwykle już dostępny

    Doświadczenie pokazało, że niemal każda operacja, firma i firma posiada dużą kopiarkę, która nie wykorzystuje swojego potencjału. Urządzenia te uwielbiają masowe skany, są tolerancyjne na spinacze i mogą być podstawą do cyfrowego startu bez inwestycji w skaner.

  • Tańsze niż oczekiwano dzięki odpowiedniemu DMS

    Unikaj pułapek kosztowych dzięki systemom DMS / ECM, w których jesteś bezlitośnie na łasce producentów. Nie idź na żadne kompromisy, jeśli chodzi o własne opcje administracyjne, takie jak nauczanie dokumentów i samodzielne wprowadzanie ustawień. Jeśli potrzebujesz pomocy, producent chętnie Ci pomoże, ale pozostanie niezależny.

  • Automatyzacja cyfrowa to przyszłość

    Procedury będą całkowicie identyczne w przyszłości, ale w pełni zautomatyzowane.
    Przychodzi faktura? Przepływ pracy jest wyzwalany i wszystko idzie w swoją zdefiniowaną stronę.
    Przeszukaj wszystkie 1000 folderów? Nie ma problemu, ponieważ masz własne Google!

Tak mówią nasi klienci

Studium

Automatyczne przetwarzanie faktur

15 powodów, dla których warto korzystać z zarządzania dokumentami za pomocą skanera

Cyfrowe przetwarzanie faktur
w połączeniu z systemem zarządzania dokumentami (DMS)
znacząco przyczynia się do wydajności i sukcesu Twojej firmy oraz do biura bez papieru. Potrzeba cyfrowego przetwarzania faktur jest obecnie ważnym aspektem dla wszystkich.