Usługa
Opieka nad spadkiem NASLEDNIK Sp. z o.o.

Sytuacja wyjściowa

Jakie wymagania należało spełnić?

NASLEDNIK D.O.O to firma z siedzibą w Serbii, specjalizująca się w świadczeniu usług związanych z dziedziczeniem. Oferują profesjonalne wsparcie i doradztwo w sprawach związanych z dziedziczeniem, egzekucją testamentową, zarządzaniem majątkiem po zmarłym oraz podobnymi kwestiami prawnymi i administracyjnymi związanymi z procesem dziedziczenia.

Zarządzanie i organizacja licznych dokumentów dla ponad 100 klientów stanowiły ogromne wyzwanie.

NASLEDNIK D.O.O poszukiwał rozwiązania, które ułatwiłoby odbieranie dokumentów, gwarantowało odpowiednie ich identyfikowanie i przechowywanie oraz umożliwiłoby klientom prosty dostęp do ich dokumentów.

Głównym wymaganiem było znalezienie bezpiecznego systemu zarządzania dokumentami, który zapewnia zgodne z wymaganiami GoBD, zaszyfrowane przechowywanie dokumentów. Było to szczególnie istotne, ponieważ również dane elektroniczne od organów publicznych musiały być przechowywane.

Ze względu na rygorystyczne przepisy o ochronie danych i w celu zapewnienia bezpiecznego zarządzania dokumentami klientów, rozwiązanie oparte na chmurze konsekwentnie było wykluczone.

Dlaczego zdecydowałeś się na PaperOffice?

PaperOffice przekonał szeroką gamą funkcji, które dokładnie odpowiadały wymaganiom klientów. Szczególnie wartościową funkcją jest możliwość monitorowania folderów i serwerów poczty e-mail, co umożliwia automatyczne otrzymywanie dokumentów i wiadomości e-mail przychodzących do folderów. Kiedy pojawiły się nowe obiekty w tych folderach, były one automatycznie przechwytywane i integrowane w system zarządzania dokumentami.

Obsługa PaperOffice jest ułatwiona dzięki przyjaznemu interfejsowi użytkownika, z większością opcji dostępnych w zasięgu jednego lub dwóch kliknięć.

Kolejnym istotnym aspektem dla naszego partnera i klienta była oficjalna i wyłączna współpraca PaperOffice z QNAP.

PaperOffice ist das weltweit einzige und exklusiv authorisierte Dokumentenmanagement System für alle QNAP NAS Geräte.

Dzięki już istniejącemu korzystaniu klienta z urządzenia QNAP możliwa jest płynna integracja i optymalna współpraca obu systemów.

Jak PaperOffice zostało zintegrowane?

Aby zapewnić płynną integrację, PaperOffice został włączony do istniejącej infrastruktury.

Do tego celu zostały użyte dwie maszyny wirtualne Hyper-V, aby umożliwić dostęp dla dwóch użytkowników. Dodatkowo przeprowadzono oddzielną instalację dla jednego użytkownika na serwerze fizycznym w celu analizy PIA.

Baza danych została umieszczona na wydajnym serwerze TS-464U z 16 GB pamięci RAM, podczas gdy serwer Hyper-V był wyposażony w system Windows 2019 i 64 GB pamięci RAM, aby zapewnić optymalną wydajność i stabilność.

Rozwiązanie problemów

Jakie problemy pomyślnie rozwiązał PaperOffice?

PaperOffice rozwiązał problem otrzymywania dokumentów z różnych źródeł. Dzięki ponad 100 klientom, którzy stale wymieniają swoje dokumenty, udało się osiągnąć znaczącą oszczędność czasu dla pracowników w codziennym procesie pracy.

Ważne było, aby dokumenty były poprawnie wersjonowane i zmiany były odpowiednio śledzone. Dzięki PaperOffice ten proces jest bardzo intuicyjny. Gdy dokumenty zostaną nauczone, PaperOffice może z nich wyciągnąć informacje i automatycznie zapisać.

PaperOffice - Najlepsze i najbezpieczniejsze przechowywanie dokumentów dla NASLEDNIK D.O.O.

Bezpieczne i efektywne zarządzanie dokumentami jest dla firm kluczowe, zwłaszcza w czasach, gdy cyberprzestępczość i ataki ransomware stale przybywają.

Firma NASLEDNIK D.O.O. może o tym śpiewać piosenkę, ponieważ w 2023 roku stała się ofiarą miażdżącego ataku ransomware, który prawie zupełnie utracił dane.

Przeczytaj tutaj, jak PaperOffice może dodatkowo pomóc w ochronie Twoich danych przed atakami ransomware.

Wie wehre ich wirksam Ransomware-Angriffe in Unternehmen ab?
Bekämpfung von Ransomware-Angriffen: Effektive Schutzmaßnahmen für Unternehmen

Wniosek

Dzięki udanej współpracy z DAST D.O.O. i wdrożeniu PaperOffice, NASLEDNIK D.O.O. może teraz być pewny, że ich dokumenty są w najlepszych rękach. W czasach, gdy bezpieczeństwo danych i prywatności mają najwyższy priorytet, PaperOffice to ostateczne rozwiązanie dla bezpiecznego i skutecznego przechowywania dokumentów.