Najwyższe możliwe oferty rabatowe
Wy
Darmowe bonusowe uaktualnienia
Najwyższe możliwe oferty rabatowe
Wy
Darmowe bonusowe uaktualnienia
Przyjaźń Zaufanie Słowo Honoru
Nigdy nie podamy twojego adresu e-mail nikomu innemu, a każdy e-mail zawiera link do wypisania z listy subskrybentów jednym kliknięciem.
Digitalizacja lub cyfrowa transformacja dokumentów papierowych jest warunkiem wstępnym wydajności i sukcesu Twojej firmy. Potrzeba cyfryzacji jest obecnie ważnym aspektem dla wszystkich.
Wskazówka dla profesjonalistów
W bieżącym artykule wyjaśniamy najważniejsze zalety cyfryzacji, wymieniamy funkcje i opisujemy wpływ udanego wdrożenia.Ponieważ cały świat staje się coraz bardziej "cyfrowy", coraz więcej firm, zwłaszcza MŚP, potrzebuje "impulsu", aby zacząć. Ponieważ wielu jest już przerażonych samą myślą o poświęceniu się temu tematowi lub zajęciu się nim.
W bieżącym artykule pokażemy Ci, że przejście z dokumentów papierowych na dokumenty cyfrowe jest znacznie łatwiejsze, niż się wydaje w twoich koszmarach. Postępuj zgodnie z naszymi radami, to się opłaci Twojej firmie.
Do pewnego stopnia archiwum analogowe jest do dziś koniecznością. Jednak w 99% przypadków nie ma potrzeby pracy z nim.
Wręcz przeciwnie, papier drukowany jest anachronizmem, który jest utrzymywany albo z przyzwyczajenia, albo czysto technicznie, ponieważ niektóre dokumenty muszą być zachowane w formie, w jakiej zostały sporządzone, takie jak akty lub umowy. Ale można je również skanować w celu pracy z ich odpowiednią zawartością na komputerze.
Faktyczna podróż do archiwum, przeszukiwanie półek lub szafek na dokumenty, usuwanie dokumentu, praca z nim i przynoszenie go z powrotem oraz ponowne ułożenie w archiwum. Samo opisanie i przeczytanie tego procesu zajmuje dużo czasu. Z drugiej strony wywołanie archiwum cyfrowego zajmuje kilka kliknięć i nic więcej.
Zanim przejdziemy do korzyści, odpowiedzmy na następujące pytanie:
Elastyczna praca, bez względu na to, gdzie jesteś
Optymalizacja wszystkich przepływów pracy
Cyfrowy odbiór i wysyłka
Redukcja kosztów we wszystkich obszarach
Uproszczona obsługa terminów
Szybsza komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna
Integracja z oprogramowaniem biurowym
Wyszukiwanie treści za pomocą słów kluczowych
Oszczędność czasu pracy
Długoterminowa archiwizacja w formacie PDF/A
Podczas gdy duże firmy od dawna mianują specjalistów ds. cyfryzacji, którzy zajmują się tematem konwersji dokumentów analogowych w pełnym wymiarze godzin, małym i średnim firmom zwykle brakuje zasobów ludzkich, zwłaszcza, że wymagane są odpowiednie kwalifikacje zawodowe.
Jest to jednak częsty błąd i prowadzi do złych inwestycji, ponieważ wielu producentów korzysta z tej ignorancji.
Nie potrzebujesz specjalisty IT ani wyszkolonego bibliotekarza!
Wszystko, czego naprawdę potrzebujesz, to
Czasami sprzęt często już tam jest, ma większy potencjał niż wcześniej i może być używany natychmiast.
Napiwek
Nawiasem mówiąc, istnieje specjalny artykuł na temat "cyfrowego przetwarzania faktur", który informował o zaletach digitalizacji lub cyfrowego przetwarzania faktur:
Mówiąc bardzo prosto, jest to proces zastępowania fizycznego dokumentu, w sensie papieru, formatem cyfrowym.
Większość ludzi powinna być zaznajomiona z procesem, przynajmniej w podstawowy sposób. Dokument jest skanowany lub fotografowany, do czego zwykle używane są skanery. Zależy to jednak od odpowiedniego interfejsu. Dokument można również zdigitalizować za pomocą aparatu w telefonie komórkowym.
Dla wielu firm przejście z papieru i folderów na formaty elektroniczne jest jednym z najważniejszych, a także znaczących środków w procesie digitalizacji.
Dzięki PaperOffice wystarczy zeskanować dokument za pomocą skanera (PaperOffice współpracuje ze wszystkimi), a PaperOffice tworzy wersję cyfrową.
Napiwek
Na temat "Automatyczna archiwizacja dokumentów papierowych" na YouTube znajduje się film, który wyjaśnia ten proces w zrozumiały sposób:
Skanowane dokumenty są dodawane za pośrednictwem zintegrowanego modułu skanera ScanConnect, który między innymi umożliwia przechwytywanie dokumentów ze wszystkich skanerów, urządzeń wielofunkcyjnych, aplikacji mobilnych, a także dużych kopiarek, takich jak firma Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox i inne.
Pod uwagę brane jest automatyczne wersjonowanie istniejących dokumentów, a sposób skanowania dzięki separatorowi stron obsługiwany jest przy masowych skanach stosów dokumentów, a następnie dzieleniu na poszczególne dokumenty.
Jeśli skanujesz wiele dokumentów, PaperOffice jest szczególnie przydatny, ponieważ rozpoznaje arkusze separatorów i oddziela dokumenty do archiwizacji. Świetną funkcją, która jest szczególnie przydatna, jeśli Twoja firma regularnie pracuje z dokumentami w złożonym formacie, jest to, że PaperOffice wykorzystuje sztuczną inteligencję do rozpoznawania treści dokumentów, takich jak: sumy, typy dokumentów, daty, dane kontaktowe itp.
Teraz tekst w dokumencie powinien być nie tylko czytelny, ale także dostępny w taki sposób, aby można było łatwo wyszukać fragment tekstu.
Gdy tylko dokumenty zostaną wstawione do PaperOffice, PIA zajmie się wszystkim, co w przeciwnym razie Cię podtrzymuje.
Bez względu na wszystko i bez względu na to, z jakiego źródła skanera!
Oznacza to, że PIA zapewnia własną potężną wyszukiwarkę wszystkich informacji, która może wyszukiwać i znajdować tekstowe, takie jak klasyczne wyszukiwarki, takie jak Google, ale może również zrobić wszystko wizualnie, tj. Porównać i rozpoznać dokument wizualnie.
PaperOffice automatycznie rozpozna wszystkie dokumenty, które zostały nauczone przez PIA od tego momentu, co z kolei może uruchomić automatyczne reguły i maski do archiwizacji.
Aby automatycznie przechowywać dokumenty i paragony, dokument jest najpierw nauczany w PaperOffice. Maski do archiwizacji w PaperOffice zajmują się indeksowaniem i lokalizacją archiwizacji.
Gdy tylko szablon dokumentu zostanie rozpoznany, automatycznie uruchamiana jest maska przechowywania, która jest odpowiedzialna za automatyczne słowa kluczowe i miejsce przechowywania.
Maski do przechowywania mogą być wyzwalane nie tylko automatycznie przez szablony dokumentów nauczanych - można je również wybrać ręcznie w oknie dialogowym PIA.
PIA staje się całkowicie autonomiczna, bez interakcji z użytkownikiem i dla nieograniczonej liczby dokumentów zgodnie ze zdefiniowanymi maskami przechowywania:
Jednym z najważniejszych aspektów przechowywania dokumentów za pośrednictwem systemu zarządzania dokumentami jest zgodność z przepisami prawnymi lub wymaganiami GoBD.
Skrót GoBD oznacza "Zasady właściwego zarządzania i przechowywania ksiąg, rejestrów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych".
W szczególności, dzięki odpornemu na audyt, wysoce zaszyfrowanemu przechowywaniu dokumentów bezpośrednio w centralnej bazie danych SQL PaperOffice spełnia wszystkie wymagania dotyczące standardów dokumentów i wytycznych prawnych lub najwyższego na świecie niemieckiego standardu GOBD.
Termin wersjonowanie nie jest obcym słowem w systemie zarządzania dokumentami (DMS). Potrzeba korzystania z systemu zarządzania dokumentami, który ma kontrolę wersji zgodną z GoBD i wersjonowanie odporne na audyty, jest wyraźniejsza niż kiedykolwiek wcześniej.
Termin wersjonowanie można bardzo łatwo wyjaśnić: Ogólnie rzecz biorąc, chodzi o funkcjonalność używaną do rejestrowania zmian w dokumentach lub plikach. Zmiany dokumentu można wykryć i zapisać jako kopię w tle jako nową wersję dokumentu.
Każda zmiana dokumentu umieszcza "nowszą" wersję dokumentu w odpowiednim archiwum. Rejestrowanie sprawia, że zmiany są przejrzyste i możliwe do prześledzenia przez cały czas. W tym momencie kolejny widz wie, kiedy i przez którego redaktora dokonano zmiany w dokumencie. Daje to przegląd całego cyklu życia dokumentu. Wersjonowanie można wykonać automatycznie lub ręcznie.
Aby zapewnić bezpieczeństwo rewizji, wszystkie szczegóły zmian w dokumentach i plikach muszą być wyraźnie identyfikowalne. Należy zapewnić, że tylko upoważnieni pracownicy mogą dokonać takiej zmiany. Ale równie ważne jest, aby wiedzieć po latach, którzy pracownicy zmienili co i kiedy.
Fakt, że digitalizacja dokumentów analogowych ma zalety, jest wyraźnie wykazany.
Droższym wariantem cyfryzacji jest zlecenie firmie, która się w tym specjalizuje. W zależności od okoliczności pliki i foldery z archiwum są wysyłane do firmy jako fracht, gdzie są digitalizowane i odsyłane z powrotem. Format danych, które mają być digitalizowane, został wcześniej określony. Ale podawać ważne dane firmy? Chociaż wszystkie firmy zajmujące się archiwizacją cyfrową zapewniają najwyższy poziom poufności, nie ma żadnych gwarancji.
Na życzenie firmy mogą również przywieźć ciężarówkę ze skanerami bębnowymi i zdigitalizować bezpośrednio na miejscu, na parkingu własnej siedziby firmy. Jednak to ogromnie podnosi rachunek. Kosztowna usługa poza domem, która może potrwać kilka dni w zależności od wielkości archiwum, musi być opłacona osobno.
Na szczęście dla wszystkich firm, podczas gdy archiwa muszą być archiwami, zawarte w nich informacje, zarówno analogowe, jak i cyfrowe, nie muszą być dostępne w tym samym czasie. Umożliwia to firmom digitalizację archiwów krok po kroku, zgodnie z zasadą logistyki last in <> first out. Najpierw zdigitalizuj ostatnio otrzymane dokumenty analogowe.
Współczesne dokumenty są zwykle potrzebne znacznie bardziej niż odległe w czasie dokumenty w codziennym przepływie pracy. Dlatego powinieneś najpierw zdigitalizować te terminowe dokumenty, co przyspiesza proces pracy dzięki lepszej dostępności. W najlepszym przypadku istnieje równowaga między wysiłkiem związanym z digitalizacją (usunięcie archiwum, skanowanie, zapisywanie cyfrowe, przywracanie dokumentu analogowego) a przyspieszeniem procesu, które jest teraz dostępne, ponieważ nie ma potrzeby przechodzenia do archiwum i można wykonać wszystkie procesy na komputerze.
Innym pozytywnym efektem tego podejścia jest to, że okresy przechowywania mogą być optymalnie wykorzystane w celu zmniejszenia zasobów archiwów analogowych i nie digitalizacji plików, których okresy przechowywania wygasają sześć miesięcy później.
Liczba pracowników administracyjnych w firmie lub liczba stanowisk VDU, które są kwestionowane, czasami znacznie się różnią, więc nie można powiedzieć, ilu pracowników należy zlecić cyfryzacji w stosunku do wielkości firmy.
Przynajmniej każdy pracownik powinien mieć dostęp do urządzenia z funkcją skanera, najlepiej skanera dokumentów, który umożliwia skanowanie wielu kanałów, a także różnych formatów.
Zakres każdej digitalizacji jest tak samo trudny jak liczba osób zaangażowanych w digitalizację, ponieważ w tym systemie digitalizacja jest prawie przypadkowa. Można to zaimplementować na przykład w formie, w jakiej pracownik Z przetwarza proces w związku z firmą XYZ. Jednocześnie może to być wyzwalacz do digitalizacji całego zarchiwizowanego pliku analogowego w firmie XYZ.
Jednak na przykład długoterminowa relacja biznesowa może przejawiać się w dość dużej liczbie plików. Innym wariantem byłaby digitalizacja tylko niektórych segmentów relacji biznesowych, dokładnie tych, które podlegają najczęstszemu przetwarzaniu. Na przykład fakturowanie lub dowody dostawy. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu digitalizacja towarzysząca procesowi może być realizowana bez żadnych problemów.
Napiwek
Stworzyliśmy najlepszy 5-etapowy przewodnik po rezygnacji z papieru i cyfryzacji firmy, wyszczególniając każdy 5 kroków i czas, jaki to zajmuje:
Każdy, kto jako przedsiębiorca lub osoba odpowiedzialna chce naprawdę utrudnić życie sobie i swoim pracownikom w zakresie cyfryzacji, składa oprogramowanie:
Program do zbierania danych z procesu skanowania.
Oprogramowanie OCR do rozpoznawania tekstu.
Program bazy danych.
Oprogramowanie do wyszukiwania i tak dalej.
W końcu wszystko kończy się w jakiejś chmurze.
Krótko mówiąc: Młodzi ludzie prowadzą badania bez rymów i powodów.
Skład oprogramowania wielu firm przypomina historię ich firmy, strukturę, która rozwijała się powoli. Jest tak złożony, że rozumie go tylko kilku długoletnich pracowników.
Lepszym rozwiązaniem jest oprogramowanie, które realizuje wszystkie procesy od skanowania przez udostępnianie do archiwizacji, a jednocześnie oferuje interfejsy do łączenia innego oprogramowania. Oprogramowanie z intuicyjną nawigacją po menu, które ostatecznie daje dokumentom cyfrowym firmy dom, który spełnia również wszystkie wymagania w zakresie obsługi i przetwarzania danych, a także bezpieczeństwa.
Zgadza się, ale coś prostego i funkcjonującego patosu jest lepsze niż potok informatycznego żargonu technicznego, który sprawia, że pracownicy wylewają pot.
PaperOffice jest idealny do digitalizacji dokumentów.
DMS oznacza oprogramowanie do zarządzania dokumentami i jest przeznaczony do zarządzania dokumentami, zwłaszcza dokumentami cyfrowymi, co obejmuje konwersję z analogowego na cyfrowy. PaperOffice DMS jest takim oprogramowaniem. Jego zakres funkcji jest tak samo niezwykły, jak intuicyjnie zaprojektowana nawigacja po menu, która wymaga jedynie niewielkiego przeszkolenia. Nie potrzebujesz drogich konsultantów na miejscu. Dobrze wyjaśnione samouczki wideo na PaperOffice DMS mogą to zrobić równie dobrze i znacznie taniej, za darmo.
Skanowanie, OCR, archiwizacja z automatycznym słowem kluczowym, scalanie dokumentów kontrolowane przez sztuczną inteligencję, zintegrowana wyszukiwarka, funkcja przepływu pracy, szyfrowanie z 1024Mbit, bezpośrednia integracja z MS Office, ochrona przed oprogramowaniem ransomware, automatyczne tworzenie szablonów, funkcja stempla, zarządzanie zadaniami i notatkami.
Oto kilka najważniejszych funkcji PaperOffice DMS i jak już powiedziałem, ani Ty, ani Twoi pracownicy nie musicie ukończyć studiów informatycznych.
Zalecamy naszym klientom archiwizację zdigitalizowanych danych w bazie danych znajdującej się na urządzeniu NAS, takim jak Synology lub QNAP, lub na serwerze dedykowanym. Dzięki własnemu zewnętrznemu (dedykowanemu) serwerowi PaperOffice zyskujesz wszystkie zalety chmury z doskonałą ochroną danych i oszczędzasz pieniądze oraz dużo pracy każdego miesiąca.
Z serwerem PaperOffice masz wszystkie zalety rozwiązania w chmurze z jedną ogromną różnicą: Jest to Twój własny dedykowany serwer bazy danych i nikt nie ma do niego dostępu oprócz Ciebie.
Nie chcesz korzystać z serwera? Nie ma sprawy.
NAS, sieciowa pamięć masowa, w języku niemieckim urządzenie pamięci masowej z połączeniem sieciowym, a także kompatybilne oprogramowanie dla PaperOffice DMS i chmury wewnętrznej jest gotowe. Całkowicie bezpieczny od ciekawości stanu i niepaństwowej, a dzięki funkcji tworzenia kopii zapasowych, również bezpieczny przed awarią dysku twardego.
2. Nie ma jednego odpowiedniego oprogramowania DMS. Każdy DMS ma swoje uzasadnienie i ostatecznie produkt musi pasować do celu.
3. Niezależnie od tego, czy jest to Twój własny serwer, serwer dedykowany PaperOffice w centrum danych Strato AG w Berlinie (Niemcy) czy NAS - zapisz swój NIGDY dokument w chmurze innej firmy, który a) nie jest używany na zasadzie dedykowanej i b) nie znajduje się w bezpiecznym kraju c) nie możesz eksportować jednym kliknięciemNapiwek
Jeśli zastosujesz się do zaleceń i będziesz używać serwera NAS do wewnętrznego bezpiecznego przechowywania dokumentów - PaperOffice jest nie tylko idealny do tego, ale jest nawet jedynym oficjalnym DMS dla największego producenta NAS na świecie - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
W końcu odpowiemy na kilka innych najczęściej zadawanych pytań na ten temat. "10 najważniejszych zalet digitalizacji dokumentów papierowych":
Do skanowania dokumentów oprawionych zalecany jest skaner arkuszowy o rozdzielczości co najmniej 300 dpi. Skaner chciał mieć funkcję skanowania do fodlera i opcjonalne sterowniki WIA/TWAIN. Mamy dobre doświadczenia z Fujitsu Scansnap, które działają bardzo niezawodnie.
Dokumenty papierowe powinny być zazwyczaj skanowane w formacie PDF/A, a następnie zapisywane w oprogramowaniu do zarządzania dokumentami DMS - lub bezpośrednio, jeśli oprogramowanie to obsługuje lub automatyzuje, np. poprzez monitoring.
Jeśli używasz przyzwoitego oprogramowania, które otrzymuje regularne aktualizacje i ma strategię tworzenia kopii zapasowych danych, odpowiedź brzmi TAK dla dokumentów niekrytycznych. Wszystko, co może prawnie wymagać oryginału, powinno być również przechowywane w oryginale. Na przykład PaperOffice DMS ma opcję przechowywania oryginalnej lokalizacji przechowywania we właściwościach dokumentu.
Praca cyfrowa i wprowadzanie starych dokumentów w nową erę będzie najlepszą kluczową inwestycją, aby zaoszczędzić niesamowitą ilość czasu, pieniędzy i nerwów w przyszłości.
Nie potrzebujesz własnego specjalisty IT, aby skorzystać ze wszystkich zalet cyfryzacji.
To, czego potrzebujesz, to odpowiedni partner u Twojego boku, który dzięki swojemu doświadczeniu może wdrożyć dokładnie to, czego potrzebujesz. Unikaj paniki i wybieraj pozycje testowe zamiast fantazyjnych prezentacji PowerPoint bez prawdziwego przetestowania.
Doświadczenie pokazało, że niemal każda operacja, firma i firma posiada dużą kopiarkę, która nie wykorzystuje swojego potencjału. Urządzenia te uwielbiają masowe skany, są tolerancyjne na spinacze i mogą być podstawą do cyfrowego startu bez inwestycji w skaner.
Unikaj pułapek kosztowych dzięki systemom DMS / ECM, w których jesteś bezlitośnie na łasce producentów. Nie idź na żadne kompromisy, jeśli chodzi o własne opcje administracyjne, takie jak nauczanie dokumentów i samodzielne wprowadzanie ustawień. Jeśli potrzebujesz pomocy, producent chętnie Ci pomoże, ale pozostanie niezależny.
Procedury będą całkowicie identyczne w przyszłości, ale w pełni zautomatyzowane.
Przychodzi faktura? Przepływ pracy jest wyzwalany i wszystko idzie w swoją zdefiniowaną stronę.
Przeszukaj wszystkie 1000 folderów? Nie ma problemu, ponieważ masz własne Google!
Przy odpowiedniej strategii konwersja z archiwów analogowych na cyfrowe nie będzie kosztownym procesem. Każdy przedsiębiorca musi zdać sobie sprawę, że ten krok musi zostać podjęty w pewnym momencie, lepiej dziś niż jutro.
Jak pokazano tutaj, przy odpowiednich narzędziach zmiana może prowadzić do szybkiej amortyzacji inwestycji i znacznie zmniejszyć koszty i czas potrzebny na przyszłe procesy.
Zmiana po prostu musi nastąpić.
Zespół PaperOffice chętnie podzieli się 20-letnim doświadczeniem i ochroni Cię przed błędami!
"W przemyśle temat cyfryzacji staje się coraz bardziej zauważalny. Dotyczy to na przykład naszych arkuszy danych technicznych, danych klientów, obliczeń lub naszych planów, rysunków i konfiguracji. Po wprowadzeniu PaperOffice DMS można było zmniejszyć wysiłek ręczny. Jesteśmy teraz pionierami cyfryzacji w firmach produkcyjnych, Przemysł 4.0. "
Pan Antonio Jesús Sánchez
Dyrektor Zarządzający oraz Inżynier Produktu i Procesu w Butterfly Engineers S.L.
