Skeneri un dokumentu pārvaldība: priekšrocības un lietojumi

Lielākajā daļā biroju visā pasaulē ir dihotomija. No vienas puses, digitālā zona ar individuāliem un tīkla datoriem, no otras puses, dokumenti papīra formātā. Tas dažreiz izraisa haosu, un, galvenais, laiks tiek zaudēts. Laiks, kas pavadīts, meklējot saturu.

Paperless work through digital processes

Saskaņā ar McKinsey starptautisko ziņojumu biroja darbinieki pavada 1,8 stundas dienā, meklējot un vācot informāciju, kas ir vidēji 9,3 stundas nedēļā.

Grāmatveži, sekretāri, pircēji, ierēdņi, dispečeri un daudzas citas profesionālās grupas katru dienu ir aizņemtas ar administratīvo procesu apstrādi. Viena darbinieka darbs bieži ir atkarīgs no cita darbinieka darba.

Katram uzņēmumam tagad ir daudzfunkcionāla ierīce, kas atbalsta arī skenēšanas funkciju. Bet daudziem joprojām nav zināms termins un dokumentu pārvaldības sistēmas izmantošana.

Pašreizējā rakstā mēs izskaidrojam, ka ir vērts izmantot dokumentu pārvaldības sistēmu ar savu skeneri. Mēs sniegsim jums vismaz 15 iemeslus tā izmantošanai, kas ļaus jums padarīt savu biroju bez papīra un digitāla un kā jūs varat to izmantot, lai palielinātu sava uzņēmuma pamatdarbības efektivitāti.

Pirms mēs iedziļināmies kāpēc, atbildēsim uz jautājumu:

Kādam nolūkam DMS izmanto uzņēmumā?

Rēķini, konosamenti, pavadvēstules, sūtījumi vai lietošanas instrukcijas jaunām ierīcēm un ar tiem saistītie garantijas sertifikāti, lai minētu tikai dažus piemērus? Viņu digitalizācija bieži vien tuvojas ilgam laikam, vienkārši tāpēc, ka trūkst personāla un laika. Tā rezultātā pieaug analogais kalns.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Izmantojot DMS un skeneri, kas ir piemērots jūsu vajadzībām, jūs varat kontrolēt dihotomiju un nevajadzīgo laika zudumu.

DMS apzīmē arī dokumentu pārvaldības programmatūru, un tā ir paredzēta dokumentu, īpaši digitālo dokumentu, pārvaldībai, kas ietver konvertēšanu no analogā uz digitālo. PaperOffice DMS ir šāda programmatūra.

Tā kā PaperOffice DMS ļauj analogajam papīram kļūt par digitālu saturu tur, kur tas notiek.

Inteliģenti strukturēta indeksēšana piešķir katram dokumentam pareizo procesu, ievadot atslēgvārdu. Izmantojot savu meklētājprogrammu PaperOffice, visus dokumentus pēc tam var atrast un izsaukt. Atkarībā no prasībām ierakstītie burti tiek konvertēti, izmantojot OCR teksta atpazīšanu, lai tos varētu apstrādāt ar saderīgu Office programmatūru.

Mēs apzinājāmies vajadzību, bet:

Kādas ir bezpapīra biroja priekšrocības?

Mūsdienu pasaulē darbinieki strādā ar lielu skaitu dažādu dokumentu: papīra dokumentu oriģināliem, piemēram, vēstulēm vai līgumiem, PDF failiem un elektroniskiem dokumentiem, piemēram, failiem un e-pastiem.

Daudzos uzņēmumos šie dokumenti tiek kopēti, izdrukāti, pārsūtīti, izplatīti un iesniegti dažādās vietās. Svarīgas informācijas meklēšana kļūst arvien grūtāka un noved pie neekonomiskām darbplūsmām un pārslogotiem darbiniekiem. Mums ir detalizēts raksts, kurā aprakstīta nepieciešamība pēc dokumentu pārvaldības sistēmām un uzskaitītas to izmantošanas priekšrocības.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Tomēr, ja jūsu darbinieki sāks likvidēt vai vismaz samazināt papīra patēriņu birojos vai visā uzņēmumā, jūs arī uzlabosit procesus, palielināsit produktivitāti, digitalizējot datus, izmantosit bezpapīra metodes un tādējādi samazināsit izmaksas.

Daudzas citas priekšrocības un aspekti jau ir apspriesti detalizētā rakstā "Īstenošana bezpapīra birojā".

Kuri skeneri ir piemēroti perfektai sadarbībai?

Piemēram, daudzfunkcionālās ierīces (MFP), piemēram, Brother vai Konica Minolta un citu ražotāju ierīces.

Printeris, skeneris un kopētājs viss vienā: skenētie dokumenti nonāk centrālajā direktorijā, izmantojot šīs centrālās ierīces vai "tiešu skenēšanu uz pastu" kā e-pastu uz pastkasti programmā Outlook, kuru, piemēram, uzrauga PaperOffice, un tādējādi automātiski nonāk dokumentu pārvaldības programmatūrā.

Vai vienkārši integrējiet savu pielāgoto PaperOffice adresi savā skenerī, tā sauktajā DropMail e-pasta adresē, kā skenēto failu krātuves vietu. PaperOffice viegli arhivē visus failus pa e-pastu.

Tiem, kas vēlas skenēt papīra dokumentus normālā veidā, "ScanConnect" modulis, kas pēc noklusējuma integrēts PaperOffice, ir ideāls. Tā kā tas atbalsta katru skeneri, daudzfunkcionālo ierīci vai lieljaudas kopētāju ar integrētu skenēšanas ierīci un ir ļoti viegli lietojams.

Neskatoties uz to, nav svarīgi, kā jūsu papīra dokumenti nonāk PaperOffice, jo, pateicoties automatizētajai OCR teksta atpazīšanai, tiek atpazīts visu jūsu skenēto dokumentu saturs.

Neatkarīgi no tā, kas ir izgatavots no papīra, tas tiek skenēts un ierakstīts ar augstu precizitāti, pateicoties uz AI balstītai optimizācijai.

Tiklīdz dokumenti ir ierakstīti, to saturs tiek indeksēts, izmantojot neapstrādātu teksta sadalīšanu. Vienkārši sakot, saturs tiek rakstīts pa vārdam īpašā reģistrā, un algoritms atpazīst atsevišķus vārdus vārdu kombinācijā un ieraksta tos tādā pašā veidā.

Digitalizācija un dokumentu pārvaldība

Kad mēs runājam par dokumentu pārvaldības sistēmām, mēs nedrīkstam aizmirst: jo augstāks ir informācijas digitalizācijas līmenis, kas ir daļa no procesiem, jo augstāks ir kontroles un automatizācijas līmenis, ko mēs varam sasniegt. Mēs jau esam uzrakstījuši rakstu par digitalizācijas priekšrocībām, noklikšķiniet šeit.

Pirmajā solī jūs nosakāt, kuri dokumenti pieder mūsu procesiem, kā mēs tos integrējam savā dokumentu pārvaldības sistēmā un kura informācija ir jāizgūst un jāglabā kopā ar dokumentiem jūsu datu bāzē. Kad informācija ir iekļauta, mēs definējam tās dzīves ciklu, kā tā mijiedarbosies ar citiem procesiem un kā mēs to varam integrēt.

Informācija nāk no dažādiem avotiem

Visticamāk, mēs sastapsimies ar informāciju, kas nāk no dažādiem avotiem un dažādos formātos. Daži no tiem digitālā formā, saglabāti failos vai datu bāzēs, bet daži - drukātu dokumentu veidā.

Ko mēs darām ar digitālajiem dokumentiem pdf, doc u.c. formātā? Šeit process ir ļoti vienkāršs.

Velciet cipardokumentu uz papīraoffice interfeisu. Vai arī pēc dokumentu saņemšanas jūsu Windows mapes ir viegli pārraugāmas.

Dokumentus papīra formātā var viegli skenēt un pārvērst digitālā formātā, pateicoties integrētajam skenerim.

Pateicoties optisko rakstzīmju atpazīšanas programmai (OCR = optiskā rakstzīmju atpazīšana), mēs jau esam spēruši svarīgu soli. Izmantojot skeneri vai citu digitalizējošu ierīci, mēs ne tikai pārveidojam dokumentu par attēlu, bet arī varam "nolasīt" tā saturu elektroniski.

Datu bāzē ir iekļauts ne tikai tīrs OCR teksts, pateicoties mākslīgajam intelektam (AI), ko sauc par PIA, automatizāciju var norādīt vai nu manuāli, vai automātiski.

Tādā veidā mēs izmantojam sistēmu, lai atpazītu un definētu, kuri dokumentu apgabali ir jānolasa automātiski. Piemēram, rēķina numurs, datums, produkti, summas utt. Attiecīgi mūsu dokumentu pārvaldības sistēmā ir visa nepieciešamā informācija.

Informācijas digitalizācija, izmantojot OCR, atvieglo visdažādākās dokumentācijas integrēšanu procesu un darbplūsmu pārvaldībā.

Tas viss izklausās labi, bet kā tiek veikta masveida arhivēšana no skenera?

PaperOffice DMS ir ņēmis vērā arī masveida arhivēšanu no jūsu skenera, lai iegūtu svarīgākās funkcijas, kas saistītas ar teksta atpazīšanu, AI integrāciju un atslēgvārdiem.

ScanConnect modulis piedāvā ne tikai tiešu savienojumu starp skeneri un PaperOffice DMS. ScanConnect ir jaudīgs skenera rīks manuālai skenēšanai un slēpj citas interesantas funkcijas, lai palīdzētu jums veikt lielapjoma skenēšanu.

Vispirms sagatavojiet visas dokumentu lappuses skenēšanai un pēc tam novietojiet atdalītāja lappuses starp atsevišķiem dokumentiem, kurus vēlaties atdalīt.

PaperOffice atpazīst atdalītāju lappuses un saglabā dokumentus atsevišķi.

15 iemesli skenera izmantošanai kopā ar PaperOffice DMS

• 1. iemesls — ātri atrodiet dokumentus pakalpojumā PaperOffice DMS

  Pilnteksta indeksēšana un Google līdzīga meklēšana: dokumentu pārvaldības sistēmā, piemēram, PaperOffice DMS, skenētos dokumentus, kvītis un informāciju varat atrast dažu sekunžu laikā. Tas ir iespējams, jo jūsu dokumenti tiek analizēti un indeksēti ar pilnteksta atpazīšanu, tiklīdz tie tiek glabāti.

  Jūs vienkārši ievadāt meklējamo terminu, piemēram, Google, un PaperOffice uzskaita visus rezultātus. Jā, tāpat kā Google: jo jūs varat atrast jebkuru jebkura dokumenta teksta saturu dažu sekunžu laikā, izmantojot integrēto meklētājprogrammu, pilnteksta meklēšanu un papildu filtra funkcijas.

  Jūs nekad vairs nevēlēsities atteikties no atslēgvārdu meklēšanas PaperOffice, un ar meklēšanas filtru jūs atradīsit katru dokumentu, neatkarīgi no tā, cik detalizēti - ieskaitot e-pastu nosūtīšanu, eksportēšanu uz Excel vai failu sistēmu!

• 2. iemesls - automātiska papīra dokumentu versija

  PaperOffice automātiski versē katru mainīto dokumentu, izveido ēnkopiju un saglabā to atsevišķi, lai jebkurā laikā varētu atkal atvērt vēlamo versiju.

  Pateicoties integrētajai VersionControl, visas dokumenta izmaiņas tiek atpazītas un saglabātas kā ēnkopija kā jauna dokumenta versija. Katru versiju var atvērt, eksportēt un rediģēt neatkarīgi.

• 3. iemesls - atdalītāji vairāku dokumentu pakešskenēšanai

  Vienkārši novietojiet PaperOffice atdalītāja lapu katra atdalāmā dokumenta priekšā. PaperOffice atpazīst atdalītāju lappuses skenēšanas procesa laikā un saglabā dokumentus atsevišķi.

• 4. iemesls - viedās atdalītāju lapas tiešai iesniegšanai no skenera

  PaperOffice piedāvā iespēju manuāli iesniegt pilnībā automatizētu iesniegšanu bez jebkādas iejaukšanās. Visi lauki tiek aizpildīti automātiski, un pat krātuves ceļu var ģenerēt un izmantot dinamiski atkarībā no datuma.

• 5. iemesls - XML /JSON iespējoti QR kodi atdalītāju lapās

  Saglabājiet XML/JSON spējīgus QR kodus ar atslēgvārdiem atdalītāju lapās un skenējiet savu dokumentu kaudzi - PaperOffice atpazīst atdalītāju lapas un QR kodus ar XML/JSON komandām un atslēgvārdiem dokumentus, kad tie tiek saglabāti.

  Tādā veidā jūs varat saglabāt atsevišķas atdalītāja lapas ar dokumenta veidu, piemēram, "rēķins" un īpašu krātuves vietu masveida skenēšanai, un tādējādi mērķtiecīgi saglabāt skenēšanas failus.

• 6. iemesls - skenēšanas mapju direktorija uzraudzība

  Jūsu kopētājs var saglabāt skenējumus noteiktā mapē? Lieliski, vienkārši uzraugiet šo mapi, un dažu sekunžu laikā jums būs pilnībā automātiska iesniegšana!

  Lieciet PaperOffice automātiski pārraudzīt jebkuru mapi. Tiklīdz šajā mapē parādās jauni faili, tie tiek arhivēti atbilstoši jūsu specifikācijām un apstrādāti pilnīgi autonomi.

• 7. iemesls - iestatiet kartotēkas kārtulas direktoriju monitoriem

  Vai vēlaties automātiski tvert papīra dokumentus pēc skenēšanas, bet arī automātiski atzīmēt tos līdz mazākajai detaļai? Vispirms skenējiet visus dokumentus mapē un pēc tam iestatiet direktorija uzraudzību. Pēc tam norādiet, ka konkrēta kartotēka tiek izmantota, tiklīdz kaut kas atrodas mapē.

  Papildus uzraudzībai varat arī norādīt visu attiecīgo informāciju, piemēram, vārdu, uzglabāšanas vietu, dokumenta veidu utt. PaperOffice rūpējas par visu kartotēku jūsu vietā.

• 8. iemesls - jaudīgs skenera rīks manuālai skenēšanai

  Atsevišķas lapas, lielapjoma skenēšana vai fotoattēlu skenēšana: Neatkarīgi no tā, kas ir izgatavots no papīra, tas tiek skenēts un ierakstīts ar augstu precizitāti, pateicoties uz AI balstītai optimizācijai.

  Integrētais ScanConnect atbalsta katru skeneri, daudzfunkcionālo ierīci vai lieljaudas kopētāju ar integrētu skenēšanas ierīci un ir ļoti viegli lietojams.

• 9. iemesls - Scan2Folder atbalsts

  Ja skeneris nav WIA vai TWAIN skeneris, PaperOffice piedāvā opciju Scan2Folder. Skenētie dokumenti tiek saglabāti mapē, kuru pārrauga PaperOffice.

• 10. iemesls - analogo dokumentu OCR teksta atpazīšana vairāk nekā 100 valodās

  PaperOffice uzticami pārvērš analogo tekstu no vairāk nekā 100 valodām, ieskaitot kirilicas un Āzijas rakstzīmju kopas.

  Tādā veidā starptautiskos dokumentus var skenēt jūsu uzņēmumā - PaperOffice DMS atpazīst valodu un veic teksta atpazīšanu. Tas ļauj jums meklēt dokumentu savā datu bāzē un atrast to dažu sekunžu laikā.

• 11. iemesls - automātiska konvertēšana uz PDF / A ilgtermiņa arhivēšanai
  Papīra dokumenti tiek automātiski saglabāti juridiski spēkā esošajā ISO standartā 19005 PDF/A. PDF/A-1 formāts ir visierobežojošākais formāts, kas sastāv no 2 līmeņiem: PDF/A-1b vizuālai reproducējamībai un PDF/A-1a unikoda kartēšanai un satura strukturēšanai.
• 12. iemesls — mākonis nav izvietots un/vai nepieciešams

  PaperOffice paļaujas uz datu bāzēm, kuras izmantojat lokāli vai uz savu NAS, piemēram, Synology vai QNAP. Tādējādi visa informācija par jūsu dokumentiem, piemēram, sīktēli un teksta atpazīšana, kas ir veikta, kā arī citi atslēgvārdi, tiek saglabāta jūsu datu bāzē.

  Tādā veidā dati nenonāk pie trešo pušu mākoņpakalpojumu sniedzējiem, un jums nav jāmaksā ikmēneša izmaksas par datu glabāšanu.

• 13. iemesls – VDAR un GOBD krātuve

  Neatkarīgi no tā, vai noņemat lapas, pagriežat tās vai aptumšojat apgabalus, izmantojot PaperOffice - saskaņā ar GOBD viss ir izstrādāts, lai nodrošinātu nevainojamu iesniegšanu, viss ir izstrādāts, lai nodrošinātu perfektu iesniegšanu.

  PaperOffice automātiski versē katru mainīto dokumentu, izveido ēnkopiju un saglabā to atsevišķi, lai jebkurā laikā varētu atkal atvērt vēlamo versiju.

• 14. iemesls - izsauciet digitālos dokumentus, izmantojot QR kodu (kameras skenēšana)

  PaperOffice QR kodu izmantošana paver lieliskas iespējas, piemēram, jau arhivētu un mainītu papīra dokumentu, kas satur to pašu QR kodu, automātisku versiju izveidi.

  Jūs varat arī viegli meklēt dokumentus PaperOffice, izmantojot QR kodu - atveriet QR koda meklēšanu un tīmekļa kamerā turiet PaperOffice dokumenta QR kodu, lai to parādītu PaperOffice.

• 15. iemesls - nepārspējama cenas un kvalitātes attiecība

  PaperOffice iegādes licencēm ir mūža derīgums bez papildu izmaksām un ar izvēles PaperOffice PLUS pat visiem turpmākajiem atjauninājumiem, jaunām ikgadējām versijām un bezmaksas personīgo atbalstu pa tālruni un Teamviewer par aprēķināmu fiksētu cenu bez nepatīkamiem pārsteigumiem.

  Šie bija tikai 15 iemesli, kāpēc jums vajadzētu izmantot skeneri ar dokumentu pārvaldības sistēmu. Papildus iepriekš uzskaitītajiem, PaperOffice piedāvā daudz vairāk iemeslu: dzīves ciklu pārvaldību (saglabāšanas periodus), piekļuves reģistrēšanu, aizsardzību pret nesankcionētu piekļuvi un šifrēšanu, intuitīvu integrāciju programmā Outlook / Office, dokumentu (metadatu) indeksēšanu, darbplūsmas risinājumus un daudz ko citu.

  Jūs varat redzēt funkcijas, dodoties uz mūsu vietni un dodoties uz "Ko var darīt PaperOffice".

Dokumentu skenēšana un arhivēšana DMS piedāvā uzņēmumiem milzīgas priekšrocības. Visi procesi, kas saistīti ar dokumentiem, ir optimizēti. Datu aizsardzība un datu drošība joprojām ir garantēta.

Birojs bez papīra atbrīvo darbiniekus. Jūs ietaupāt daudz meklēšanas pūļu un izmaksu. Un jūs uzlabojat savu administratīvo procesu juridisko noteiktību.

Daudziem uzņēmumiem PaperOffice DMS ir pirmais solis ceļā uz digitalizāciju. Skenējot dokumentus un arhivējot tos digitāli, jūs izveidojat daudz vairāk nekā tikai oriģināla digitālo kopiju. Skenēšana nestrukturētu informāciju pārvērš strukturētos datos.

Noteikti izvairieties no šīs kļūdas

Lai gan lielie uzņēmumi jau sen ir iecēluši digitalizācijas amatpersonas, kas nodarbojas ar analogo dokumentu pilna laika konvertēšanas tēmu, maziem un vidējiem uzņēmumiem parasti trūkst cilvēkresursu, jo īpaši tāpēc, ka ir nepieciešama atbilstoša profesionālā kvalifikācija.
Tomēr tā ir izplatīta kļūda un noved pie sliktiem ieguldījumiem, jo daudzi ražotāji izmanto šo nezināšanu.

Starpposms

Jums nav nepieciešams IT speciālists vai apmācīts bibliotekārs!

Viss, kas jums patiešām nepieciešams, ir

• pareizā programmatūra
• uzticams IT partneris
• atbilstoša aparatūra

Dažreiz aparatūra bieži jau ir tur, tai ir lielāks potenciāls nekā iepriekš, un to var izmantot nekavējoties.

Padoms

Starp citu, ir īpašs raksts par tēmu "Digitālo rēķinu apstrāde", kurā ziņots par digitalizācijas vai digitālo rēķinu apstrādes priekšrocībām:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide