Elektroniskās datu pārvaldības izšķirošās priekšrocības
Palieliniet produktivitāti un efektivitāti
![](https://start.paperoffice.com/Media/66_blog_webp_1920x600.webp)
Vislielākā iespējamā atlaidi piedāvājumi
Ekskluzīvas iekšējās ziņas
Bezmaksas bonusa atjauninājumi
Vislielākā iespējamā atlaidi piedāvājumi
Ekskluzīvas iekšējās ziņas
Bezmaksas bonusa atjauninājumi
Draudzība Uzticība Godaprāts
Mēs nekad neparedzam nodot jūsu e-pasta adresi citiem un katrā e-pastā ir viena klikšķa at abonēšanas saites.
Papīra dokumentu digitalizācija vai digitālā transformācija ir jūsu uzņēmuma efektivitātes un panākumu priekšnoteikums. Digitalizācijas nepieciešamība tagad ir svarīgs aspekts ikvienam.
Profesionāla padoma
Pašreizējā rakstā mēs vispirms vēlamies izskaidrot dokumentu pārvaldības sistēmas definīciju un pievērsties analogo un digitālo dokumentu digitalizācijai, kā arī parādīt elektroniskās dokumentu pārvaldības (DMS) izmantošanas priekšrocības saistītajos biznesa procesos, veidojot, pārvaldot, eksportējot un pārbaudot dokumentus.Lai gan dokumentu pārvaldības pamatmetodes ir izmantotas korporatīvo dokumentu kontrolē gadu desmitiem ilgi un gadu gaitā ir attīstījušās, nepieciešamība pēc dokumentu pārvaldības sistēmas un tās piemērošanas priekšrocības joprojām ir nepietiekami novērtētas.
Pētījumi liecina, ka darbinieki pavada līdz pat trīsdesmit procentiem sava laika, meklējot nepieciešamos dokumentus uzņēmumā. Tā rezultātā darbinieki vidēji zaudē vairāk nekā vienu darba dienu nedēļā. Tas kļūst vēl sliktāk, jo: 70% gadījumu meklēšana ir neveiksmīga. Dokuments tiek izveidots no jauna, un kolēģi vairs nevar saprast dokumentu pašreizējo statusu.
Bet kāds ir standarts, ko klients var sagaidīt no DMS?
Pašreizējā rakstā mēs parādīsim elektroniskās datu pārvaldības (dokumentu pārvaldības sistēmas) izmantošanas priekšrocības.
To var izskaidrot pa punktiem, izmantojot PaperOffice dokumentu pārvaldības programmatūru.
Pirms mēs nonākam pie ieguvumiem, paskaidrosim definīciju:
Dokumentu pārvaldības sistēma (DMS) tiek izmantota, lai glabātu, pārvaldītu un kontrolētu dokumentu plūsmu organizācijā.
Tas nozīmē, ka uzņēmumi no visdažādākajām nozarēm katru dienu uzkrāj svarīgus dokumentus: procesuālos rakstus, līguma dokumentus, melnrakstus, ārējās vēstules, pētījumus, ekspertu atzinumus un daudz ko citu. Tie tiek saņemti ne tikai pa pastu, bet arī daudzi dokumenti nonāk pa e-pastu.
Visu informāciju, piemēram, papīra dokumentus, Windows failus vai e-pasta ziņojumus, varat organizēt centrālā atrašanās vietā, savā dokumentu pārvaldības sistēmā, kurai darbinieki var viegli un bez problēmām piekļūt.
Ieskaitot unikālas funkcijas komandas darbam un dokumentu koplietošanai, kā arī novatorisku programmas saskarni, kas ir unikāla visā pasaulē.
Dokumentu pārvaldības sistēmas kļūst arvien svarīgākas uzņēmumiem, jo mūsdienu uzņēmumu radītās informācijas apjoms pieaug eksponenciāli.
Dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešana, īsi sakot, DMS, arī palīdz jums ieviest skaidru struktūru jūsu dokumentos un tikt galā ar informācijas plūdiem.
DMS apzīmē arī dokumentu pārvaldības programmatūru, un tā ir paredzēta dokumentu, īpaši digitālo dokumentu, pārvaldībai, kas ietver konvertēšanu no analogā uz digitālo. PaperOffice DMS ir šāda programmatūra.
To ārējo un iekšējo dokumentu milzīgā apjoma pārvaldība un kontrole, kas ir daļa no uzņēmējdarbības procesiem valsts vai uzņēmējdarbības pārvaldē, ir kļuvusi par izaicinājumu. Tas veicina dokumentu pārvaldības programmatūras ieviešanu, kas atvieglo pārvaldību.
DMS ieviešana nodrošina ievērojamu meklēšanas laika, apstrādes un izmaksu ietaupījumu samazinājumu, kas ir ļoti svarīgi mūsu administratīvajos procesos.
Uzlabotai dokumentu pārvaldības sistēmai ir sava "sirds" datu bāzē, kur informācija tiek glabāta tādā veidā, kas ļauj to viegli un kontrolēti atrast un izgūt.
Datu bāzi var iestatīt lokāli vai NAS sistēmā, piemēram, QNAP NAS vai Synology NAS. Bet, uzglabājot informāciju strukturētā veidā, mums ir tikai daļa no vienādojuma.
"Smadzenes", kas kontrolē sistēmu, ir darbplūsmas loģika, kas ļauj izveidot atkarības starp dokumentiem un procesiem un saistīt šo informāciju elastīgās un iepriekš noteiktās plūsmās.
Būtisks solis šādas sarežģītas "darbplūsmas" īstenošanā ir tas, ka pēc iespējas vairāk dokumentācijas ir pieejams digitālā formā.
Kad mēs runājam par dokumentu pārvaldības sistēmām, mēs nedrīkstam aizmirst: jo augstāks ir informācijas digitalizācijas līmenis, kas ir daļa no procesiem, jo augstāks ir kontroles un automatizācijas līmenis, ko mēs varam sasniegt. Mēs jau esam uzrakstījuši rakstu par digitalizācijas priekšrocībām, noklikšķiniet šeit.
Pirmajā solī jūs nosakāt, kuri dokumenti pieder mūsu procesiem, kā mēs tos integrējam savā dokumentu pārvaldības sistēmā un kura informācija ir jāizgūst un jāglabā kopā ar dokumentiem jūsu datu bāzē. Kad informācija ir iekļauta, mēs definējam tās dzīves ciklu, kā tā mijiedarbosies ar citiem procesiem un kā mēs to varam integrēt.
Visticamāk, mēs sastapsimies ar informāciju, kas nāk no dažādiem avotiem un dažādos formātos. Daži no tiem digitālā formā, saglabāti failos vai datu bāzēs, bet daži - drukātu dokumentu veidā.
Ko mēs darām ar digitālajiem dokumentiem pdf, doc u.c. formātā? Šeit process ir ļoti vienkāršs.
Velciet cipardokumentu uz papīraoffice interfeisu. Vai arī pēc dokumentu saņemšanas jūsu Windows mapes ir viegli pārraugāmas.
Padoms
Starp citu, vietnē YouTube ir video par tēmu "Direktoriju uzraudzība un dokumentu lielapjoma arhivēšana" , kas saprotamā veidā izskaidro šo procesu:
Dokumentus papīra formātā var viegli skenēt un pārvērst digitālā formātā, pateicoties integrētajam skenerim.
Padoms
Par tēmu "Pilnībā automatizēta papīra dokumentu arhivēšana no skenera" vietnē YouTube ir arī video, kas vienkāršo un saprotamā veidā izskaidro šo procesu:
Pateicoties optisko rakstzīmju atpazīšanas programmai (OCR = optiskā rakstzīmju atpazīšana), mēs jau esam spēruši svarīgu soli. Izmantojot skeneri vai citu digitalizējošu ierīci, mēs ne tikai pārveidojam dokumentu par attēlu, bet arī varam "nolasīt" tā saturu elektroniski.
Datu bāzē ir iekļauts ne tikai tīrs OCR teksts, pateicoties mākslīgajam intelektam (AI), ko sauc par PIA, automatizāciju var norādīt vai nu manuāli, vai automātiski.
Tādā veidā mēs izmantojam sistēmu, lai atpazītu un definētu, kuri dokumentu apgabali ir jānolasa automātiski. Piemēram, rēķina numurs, datums, produkti, summas utt. Attiecīgi mūsu dokumentu pārvaldības sistēmā ir visa nepieciešamā informācija.
Informācijas digitalizācija, izmantojot OCR, atvieglo visdažādākās dokumentācijas integrēšanu procesu un darbplūsmu pārvaldībā.
#image77#>#image76#>#image75#>Kā jau minēts, ir svarīgi, lai uzlabotā dokumentu pārvaldībā visa informācija digitālā un strukturētā veidā būtu datubāzē. Tātad jūs varat meklēt visus dokumentus, kas saglabāti PaperOffice, piemēram, google. Varat arī iestatīt noteikumus par to, kurš var piekļūt jūsu informācijai, to modificēt un dzēst/arhivēt.
Bet mēs vēlamies iet vēl tālāk un racionalizēt mūsu biznesa procesus. Viens no mūsu dokumentu pārvaldības risinājuma pīlāriem ir darbplūsmas dzinējs. Tas ļauj mums norādīt katru biznesa procesa soli ar ar to saistītajām darbībām un atkarībām, kā arī iesaistītos departamentus un lomas.
Mēs varam arī definēt automātiskos paziņojumus, kas tiks aktivizēti atkarībā no darbībām un notikumiem, kas notiek visā procesā.
Tas viss ne tikai samazina laiku, kas pavadīts, pārvaldot uzdevumus, bet arī samazina aizmāršības un kļūdu iespējamību procesā.
Šeit ir daži no izcilākajiem ieguvumiem, ieviešot dokumentu pārvaldības sistēmu:
Centralizēta un vienkārša piekļuve visai šai būtiskajai uzņēmuma dokumentācijai un iespēja vairākām pusēm sadarboties, strādājot ar vienu un to pašu dokumentu, padara to par priekšrocību saraksta augšgalu.
Mapju un dokumentu, laidienu līmeņu un tiesību, kā arī grupu un nodaļu iestatījumi padara piekļuvi slepeniem dokumentiem pārskatāmu un drošu.
Pirmkārt, PaperOffice DMS šifrē visus dokumentus, kad tie tiek saglabāti drošībai, saskaņā ar vienu no augstākajiem pašlaik pieejamajiem drošības standartiem AES-1024bit.
Konvertēšana atpakaļ lasāmos dokumentos ir iespējama jebkurā pašreizējā formātā, un PaperOffice regulāri atjaunina savus failu formātus, kas nozīmē, ka dokumenti būs lasāmi arī nākotnē.
Viss, kas tiek glabāts PaperOffice DMS, ir arī OCR teksta atpazīts, optimizēts ar biznesa vārdnīcām un indeksēts perfektai atslēgvārdu meklēšanai jūsu SQL datu bāzē, lai meklētu atslēgvārdus.
Ietaupiet laiku, meklējot dokumentāciju, un izmaksas, kas saistītas ar tās pārvaldību un glabāšanu.
Klientu apmierinātības pieaugums ir pamanāms ļoti ātri un, galvenais, ilgtspējīgi - gan pārdošanas, gan uzņēmuma reputācijas ziņā.
Viens no svarīgākajiem aspektiem, uzglabājot dokumentus, izmantojot dokumentu pārvaldības sistēmu, ir atbilstība tiesību aktiem vai GoBD specifikācijām.
Saīsinājums GoBD apzīmē "Principus grāmatu, ierakstu un dokumentu pareizai pārvaldībai un glabāšanai elektroniskā formā un piekļuvei datiem".
Jo īpaši, pateicoties audita drošai, ļoti šifrētai dokumentu glabāšanai tieši centrālajā SQL datu bāzē PaperOffice atbilst visām prasībām attiecībā uz dokumentu standartiem un juridiskajām vadlīnijām vai pasaulē augstāko Vācijas standartu GOBD.
Termins "versiju veidošana" nav svešvārds dokumentu pārvaldības sistēmā (DMS). Nepieciešamība izmantot dokumentu pārvaldības sistēmu, kurai ir ar GoBD saderīga versiju kontrole un audita droša versiju izveide, ir skaidrāka nekā jebkad agrāk.
Starp citu, vietnē YouTube ir video synology NAS iestatīšanai MariaDB 10 un dokumentu pārvaldības sistēmai PaperOffice , kas saprotamā veidā izskaidro šo procesu:
Abos gadījumos, pat sliktākajā gadījumā, tiek nodrošināts, ka arhivētās datubāzes tiek atjaunotas īstermiņā un tāpēc vienmēr tiek ievēroti saglabāšanas periodi.
Lai gan lielie uzņēmumi jau sen ir iecēluši digitalizācijas amatpersonas, kas nodarbojas ar analogo dokumentu pilna laika konvertēšanas tēmu, maziem un vidējiem uzņēmumiem parasti trūkst cilvēkresursu, jo īpaši tāpēc, ka ir nepieciešama atbilstoša profesionālā kvalifikācija.
Tomēr tā ir izplatīta kļūda un noved pie sliktiem ieguldījumiem, jo daudzi ražotāji izmanto šo nezināšanu.
Jums nav nepieciešams IT speciālists vai apmācīts bibliotekārs!
Viss, kas jums patiešām nepieciešams, ir
Dažreiz aparatūra bieži jau ir tur, tai ir lielāks potenciāls nekā iepriekš, un to var izmantot nekavējoties.
Padoms
Starp citu, ir īpašs raksts par tēmu "Digitālo rēķinu apstrāde", kurā ziņots par digitalizācijas vai digitālo rēķinu apstrādes priekšrocībām:
#image80#>Beidzot, mēs atbildam uz vēl dažiem bieži uzdotiem jautājumiem par šo tematu. "Elektroniskās datu pārvaldības izšķirošās priekšrocības":
Lai skenētu saistītus dokumentus, ieteicams izmantot skeneri ar vismaz 300dpi. Skeneris vēlējās, lai tam būtu skenēšanas-fodlera funkcija un papildu WIA/TWAIN draiveri. Mums ir bijusi laba pieredze ar Fujitsu Scansnap, kas darbojas ļoti droši.
Papīra dokumenti parasti ir jāskenē PDF/A formātā un pēc tam jāsaglabā DMS dokumentu pārvaldības programmatūrā - vai tieši, ja programmatūra to atbalsta vai automatizē, piemēram, veicot uzraudzību.
Ja izmantojat pienācīgu programmatūru, kas tiek regulāri atjaunināta un kurai ir datu dublēšanas stratēģija, atbilde ir JĀ nekritiskiem dokumentiem. Viss, kas juridiski varētu prasīt oriģinālu, arī jāglabā oriģinālā. Piemēram, PaperOffice DMS ir iespēja dokumenta rekvizītos saglabāt sākotnējo krātuves vietu.
Iepriekš minētais elektroniskās datu pārvaldības priekšrocību saraksts nekādā ziņā nav pilnīgs, bet tikai ierobežo jūsu pašu radošumu un profesionalitāti atkarībā no pielietojuma jomas! Ja analogā arhīva digitalizācija tiek aplūkota no šiem viedokļiem un tiek veikts pretrēķins, kļūst skaidrs, ka pūles ir vērtīgas un kā, piemēram, tiek apsvērts ieguldījums jaunā, modernākā un ātrākā mašīnā.
"Hronoloģisku rezultātu iegūšana ļoti ātri gada finanšu pārskatiem un krājumiem, lai noteiktu lētāko pirkuma cenu katram atsevišķam postenim. To, kas agrāk prasīja dienas, tagad var izdarīt stundās!"
Lars r. Ludewig
ViaCreative Zahntechnik GmbH īpašnieks un rīkotājdirektors