Lai gan dokumentu pārvaldības pamatmetodes ir izmantotas korporatīvo dokumentu kontrolē gadu desmitiem ilgi un gadu gaitā ir attīstījušās, nepieciešamība pēc dokumentu pārvaldības sistēmas un tās piemērošanas priekšrocības joprojām ir nepietiekami novērtētas.
Pētījumi liecina, ka darbinieki pavada līdz pat trīsdesmit procentiem sava laika, meklējot nepieciešamos dokumentus uzņēmumā. Tā rezultātā darbinieki vidēji zaudē vairāk nekā vienu darba dienu nedēļā. Tas kļūst vēl sliktāk, jo: 70% gadījumu meklēšana ir neveiksmīga. Dokuments tiek izveidots no jauna, un kolēģi vairs nevar saprast dokumentu pašreizējo statusu.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
Bet kāds ir standarts, ko klients var sagaidīt no DMS?
Pašreizējā rakstā mēs parādīsim elektroniskās datu pārvaldības (dokumentu pārvaldības sistēmas) izmantošanas priekšrocības.
To var izskaidrot pa punktiem, izmantojot PaperOffice dokumentu pārvaldības programmatūru.
Pirms mēs nonākam pie ieguvumiem, paskaidrosim definīciju:
Kas ir dokumentu pārvaldības sistēma?
Dokumentu pārvaldības sistēma (DMS) tiek izmantota, lai glabātu, pārvaldītu un kontrolētu dokumentu plūsmu organizācijā.
Tas nozīmē, ka uzņēmumi no visdažādākajām nozarēm katru dienu uzkrāj svarīgus dokumentus: procesuālos rakstus, līguma dokumentus, melnrakstus, ārējās vēstules, pētījumus, ekspertu atzinumus un daudz ko citu. Tie tiek saņemti ne tikai pa pastu, bet arī daudzi dokumenti nonāk pa e-pastu.
Visu informāciju, piemēram, papīra dokumentus, Windows failus vai e-pasta ziņojumus, varat organizēt centrālā atrašanās vietā, savā dokumentu pārvaldības sistēmā, kurai darbinieki var viegli un bez problēmām piekļūt.
Ieskaitot unikālas funkcijas komandas darbam un dokumentu koplietošanai, kā arī novatorisku programmas saskarni, kas ir unikāla visā pasaulē.
Dokumentu pārvaldības sistēmas kļūst arvien svarīgākas uzņēmumiem, jo mūsdienu uzņēmumu radītās informācijas apjoms pieaug eksponenciāli.
Dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešana, īsi sakot, DMS, arī palīdz jums ieviest skaidru struktūru jūsu dokumentos un tikt galā ar informācijas plūdiem.
DMS apzīmē arī dokumentu pārvaldības programmatūru, un tā ir paredzēta dokumentu, īpaši digitālo dokumentu, pārvaldībai, kas ietver konvertēšanu no analogā uz digitālo. PaperOffice DMS ir šāda programmatūra.
To ārējo un iekšējo dokumentu milzīgā apjoma pārvaldība un kontrole, kas ir daļa no uzņēmējdarbības procesiem valsts vai uzņēmējdarbības pārvaldē, ir kļuvusi par izaicinājumu. Tas veicina dokumentu pārvaldības programmatūras ieviešanu, kas atvieglo pārvaldību.
DMS ieviešana nodrošina ievērojamu meklēšanas laika, apstrādes un izmaksu ietaupījumu samazinājumu, kas ir ļoti svarīgi mūsu administratīvajos procesos.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
DMS sirds
Uzlabotai dokumentu pārvaldības sistēmai ir sava "sirds" datu bāzē, kur informācija tiek glabāta tādā veidā, kas ļauj to viegli un kontrolēti atrast un izgūt.
Datu bāzi var iestatīt lokāli vai NAS sistēmā, piemēram, QNAP NAS vai Synology NAS. Bet, uzglabājot informāciju strukturētā veidā, mums ir tikai daļa no vienādojuma.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
"Smadzenes", kas kontrolē sistēmu, ir darbplūsmas loģika, kas ļauj izveidot atkarības starp dokumentiem un procesiem un saistīt šo informāciju elastīgās un iepriekš noteiktās plūsmās.
Būtisks solis šādas sarežģītas "darbplūsmas" īstenošanā ir tas, ka pēc iespējas vairāk dokumentācijas ir pieejams digitālā formā.
Digitalizācija un dokumentu pārvaldība
Kad mēs runājam par dokumentu pārvaldības sistēmām, mēs nedrīkstam aizmirst: jo augstāks ir informācijas digitalizācijas līmenis, kas ir daļa no procesiem, jo augstāks ir kontroles un automatizācijas līmenis, ko mēs varam sasniegt. Mēs jau esam uzrakstījuši rakstu par digitalizācijas priekšrocībām, noklikšķiniet šeit.
Pirmajā solī jūs nosakāt, kuri dokumenti pieder mūsu procesiem, kā mēs tos integrējam savā dokumentu pārvaldības sistēmā un kura informācija ir jāizgūst un jāglabā kopā ar dokumentiem jūsu datu bāzē. Kad informācija ir iekļauta, mēs definējam tās dzīves ciklu, kā tā mijiedarbosies ar citiem procesiem un kā mēs to varam integrēt.
Informācija nāk no dažādiem avotiem
Visticamāk, mēs sastapsimies ar informāciju, kas nāk no dažādiem avotiem un dažādos formātos. Daži no tiem digitālā formā, saglabāti failos vai datu bāzēs, bet daži - drukātu dokumentu veidā.
Ko mēs darām ar digitālajiem dokumentiem pdf, doc u.c. formātā? Šeit process ir ļoti vienkāršs.
Velciet cipardokumentu uz papīraoffice interfeisu. Vai arī pēc dokumentu saņemšanas jūsu Windows mapes ir viegli pārraugāmas.
Padoms
Starp citu, vietnē YouTube ir video par tēmu "Direktoriju uzraudzība un dokumentu lielapjoma arhivēšana" , kas saprotamā veidā izskaidro šo procesu:
Dokumentus papīra formātā var viegli skenēt un pārvērst digitālā formātā, pateicoties integrētajam skenerim.
Padoms
Par tēmu "Pilnībā automatizēta papīra dokumentu arhivēšana no skenera" vietnē YouTube ir arī video, kas vienkāršo un saprotamā veidā izskaidro šo procesu:
Pateicoties optisko rakstzīmju atpazīšanas programmai (OCR = optiskā rakstzīmju atpazīšana), mēs jau esam spēruši svarīgu soli. Izmantojot skeneri vai citu digitalizējošu ierīci, mēs ne tikai pārveidojam dokumentu par attēlu, bet arī varam "nolasīt" tā saturu elektroniski.
Datu bāzē ir iekļauts ne tikai tīrs OCR teksts, pateicoties mākslīgajam intelektam (AI), ko sauc par PIA, automatizāciju var norādīt vai nu manuāli, vai automātiski.
Tādā veidā mēs izmantojam sistēmu, lai atpazītu un definētu, kuri dokumentu apgabali ir jānolasa automātiski. Piemēram, rēķina numurs, datums, produkti, summas utt. Attiecīgi mūsu dokumentu pārvaldības sistēmā ir visa nepieciešamā informācija.
Informācijas digitalizācija, izmantojot OCR, atvieglo visdažādākās dokumentācijas integrēšanu procesu un darbplūsmu pārvaldībā.
