Valsts iestāde
Rātsnams
Carrión de los Condes
Karloss A. Garsija Mārketinga un komunikācijas menedžeris
Sākuma pozīcija
Carrión de los Condes pilsētas rātsnamam kā valsts iestādes iestādei ir jāpārvalda liels skaits svarīgu dokumentu: dokumenti, pieteikumi, personas apliecības, reģistrācijas apliecības, kā arī būvniecības lietas un biznesa dokumenti, sarakste un daudz kas cits.
Diemžēl rātsnams līdz šim nav guvis ievērojamu labumu no piemērotas dokumentu pārvaldības programmatūras izmantošanas, jo vēl nav atrasts piemērots risinājums.
Lai padarītu meklēšanu vieglāku un efektīvāku, pilsētas arhīvs plānoja digitalizēt dokumentāciju un iekļaut saturu iekšējā arhīva datu bāzē.
Manuāla apstrāde būtu bijusi pārāk laikietilpīga, tāpēc tika meklēta automatizēta informācijas izgūšana.
Pilsētas administrācijas mērķis bija digitalizēt esošos papīra dokumentus, ieviest procesu optimizāciju un darbplūsmas kontroli pār visiem ienākošajiem un izejošajiem dokumentiem, automatizēt lielu daļu procesu fonā un tādējādi optimizēt īpašuma pārvaldības procesu.
Esošais jautājums
Agrāk visa valdības sistēma balstījās uz papīru. Pilsoņu iesniegtos pieteikumus reģistrācijas birojs sakārtoja failos, nosūtīja uz rātsnamu, kur tika pievienoti papildu dokumenti.
Pēc tam dokumenti migrēja uz metru garām plauktu sienām, kas pārklāja visas biroja sienas un tika glabāti tur gadiem ilgi.
Bet ar esošajiem un ikdienas ienākošajiem dokumentiem Carrión de los Condes rātsnama manuālā sistēma sasniedza savas robežas: Atsevišķus kvītis bieži tika iesniegtas nepareizi vai kolēģi tos iepriekš noņēma un vēl nebija atgriezuši. Arī ārējo iestāžu iesaistīšana bija sarežģīta, piemēram, kad rātsnamiem vai ekspertiem bija nepieciešama piekļuve pieteikumu novērtēšanai.
"Mums bija novēršamas uzglabāšanas izmaksas, iesniedzot dokumentus mapēs. Turklāt dokumentu meklēšana bija laikietilpīga un bieži ietvēra arhīva apmeklējumu",
atgādina Carlos A. Garcia mārketinga un komunikācijas vadītājs.
Rezultāts bija ilgs apstrādes laiks un neefektivitāte, apstrādājot, izgūstot un nosūtot nepieciešamo dokumentāciju.
Bet lielākā problēma bija dokumentu vecums, jo tie kļuva trausli. Attiecīgi iestāde devās meklēt digitālo dokumentu pārvaldību.
Gadījuma izpēte, kas tika veikta kopā ar PaperOffice dokumentu pārvaldības sistēmu, balstījās uz bažām, kā tas ir izplatīts jebkurā administratīvā iestādē, uzturēt daudzos papīra ierakstus un failus, kā arī nodrošināt fizisku telpu un personālu, kas pieejams ( dažiem kritiskā stāvoklī), lai tos uzglabātu, klasificētu un organizētu.
Neskatoties uz budžeta rīcības brīvību, Carrión de los Condes pašvaldības iestāde nonāca pie secinājuma, ka šī vecmodīgā sistēma ir jāaizstāj ar mūsdienīgu, modernu, digitālu sistēmu. Tādā veidā tā vietā, lai meklētu dokumentus, valsts iestāde var veltīt sevi faktiskajam pilsētas administrācijas uzdevumam: pilsoņiem.
"Mēs tikko virzījām darbu uz priekšu, un tagad mums ir sākums."
Carrión de los Condes administrācijas mārketinga un komunikācijas vadītājs Carlos A. García kungs meklēja risinājumu, lai digitalizētu visas problēmas, ar kurām saskaras visas valsts iestādes. Bija paredzēts digitalizēt arī visus pašvaldības administratīvos uzdevumus, kas iepriekš bija lielā mērā analogi.
Kāpēc rātsnams izvēlējās PaperOffice DMS
Svarīgākie atlases kritēriji bija uzticamība un drošība, jo pārvaldītie dokumenti ir konfidenciāli, piemēram, personas dokumenti vai pieteikuma iesniedzēja finansiālais stāvoklis.
Dažādi mākoņdatošanas pakalpojumu sniedzēji vai atvērtā pirmkoda risinājumi netika ņemti vērā datu aizsardzības noteikumu dēļ publiskajā iestādē, jo personas datu drošību VDAR un ilgtermiņa ieguldījumu drošību nevarēja garantēt.
Tā kā PaperOffice DMS nav mākoņa lietojumprogramma un visus datus glabā centrālā datu bāzē, kas atrodas rātsnamā, galu galā tika nolemts pārbaudīt nepieciešamo scenāriju ar testu.
"Jau pirmajā tikšanās reizē ar PaperOffice jūs pamanāt 20 gadu PaperOffice pieredzi dokumentu pārvaldības jomā."
PaperOffice pārspēj visus dokumentu standartus un juridiskās vadlīnijas, jo īpaši tāpēc, ka dokumentu glabāšana ir ļoti šifrēta tieši rātsnamā, nevis mākonī.
Nepieciešamība izmantot dokumentu pārvaldības sistēmu, kurai ir atbilstoša versiju kontrole un audita droša versiju izveide, ir skaidrāka nekā jebkad agrāk.
Milzīgs iemesls šim lēmumam bija atbalsta pieejamība, jo iepriekš ir gūta ļoti slikta pieredze ar citiem pakalpojumu sniedzējiem, kas arī noveda pie rātsnama dīkstāves.
Jo īpaši, lai nodrošinātu uzticamību un simulētu reālas problēmas, ar PaperOffice atbalstu sazinājās vairākas reizes, lai novērtētu, vai ir ievēroti termiņi un kāda ir atbalsta kvalitāte.
PaperOffice šeit ir priekšā visiem citiem ražotājiem.PaperOffice ir pieņēmis izaicinājumu - mērķus un laiku
Tika pieņemts lēmums digitalizēt visus esošos papīra dokumentus digitālā arhīvā.
Īpaši digitālajai transformācijai Carrión de los Condes pilsētas dome dibināja jauktas apmācības un nodarbinātības programmas organizāciju ar nosaukumu "Digitālā arhīva izveide". Šī organizācija kopā ar PaperOffice speciālistiem pašlaik apmāca astoņus studentus un divus profesorus .
Tajā iegūtās zināšanas tiek pielietotas reālā praksē ar precīzu darbplūsmu, kas palīdz optimizēt laiku un sākt vēsturiskā arhīva digitalizācijas risinājumu, kas datēts ar 1820. gadiem.
"Dokumentu manuāla apstrāde mums būtu maksājusi daudz laika. Izmantojot automatizēto risinājumu no PaperOffice DMS, manuālo piepūli varētu ievērojami samazināt, tajā pašā laikā ieguldot uz nākotni orientētās tehnoloģijās.
Kā ekspertam inteliģentas AI dokumentu apstrādes jomā PaperOffice DMS tika uzdots digitalizēt esošo dokumentāciju.
Esošos papīra dokumentus rūpīgi noskenēja Rātsnama darbinieki un arhivēja PaperOffice DMS. Pēc tam dokumentu pārvaldības sistēma izveido visu skenēto dokumentu sīktēlu un veic detalizētu teksta atpazīšanu. Tas nozīmē, ka visu dokumentu teksta saturu var atrast dažu sekunžu laikā, izmantojot meklētājprogrammu, kas integrēta PaperOffice.
Ieguvumi no digitalizācijas, izmantojot PaperOffice
Pateicoties PaperOffice digitalizācijas ieviešanai, Carrión de los Condes pilsētas arhīvs jau spēja:
- Ietaupiet laiku un resursus
- Ērta piekļuve dokumentiem
- Dokumentu pieejamība katram pilnvarotajam darbiniekam
- Nodrošiniet skaidru iesniegšanu
Tagad vieglāka un ātrāka datu un dokumentu pieejamība būtiski un pastāvīgi maina rātsnama procesus. Administratīvās zināšanas tagad tiek organizētas pārredzami un ir pieejamas īstajā laikā.
"Datu drošība, automatizētas darbplūsmas, dokumentu digitalizācija un viegla PaperOffice integrācija administratīvajā vidē nodrošināja to, kas šai pilsētas administrācijai bija nepieciešams, lai samazinātu papīra patēriņu, samazinātu papīra procesus, arhivētu trauslus dokumentus un saglabātu tos ilgtermiņā un iegūtu vietu, tādējādi ietaupot izmaksas."
Šajā ziņā pamats visu uz dokumentiem balstīto procesu digitalizācijai valsts pārvaldē tiek likts ar PaperOffice DMS.
Papildus vispārējam arhivēšanas procesam:
- Pret pārskatīšanu droša arhivēšana
- Organizatorisko procesu optimizācija
- Labāka dokumentācijas organizācija
- Ātrāka dokumentu meklēšana
- Vienkāršota komunikācija un uzdevumu risināšana
Garantēta.
Gala rezultāts
Pilsētas dome ir novērsusi problēmu, kas saistīta ar iepriekš papīra formāta datiem, visi trauslie dokumenti, kas nāk no arhīva, ir rūpīgi noskenēti un tādējādi arhivēti. Tā kā PaperOffice veic OCR teksta atpazīšanu visiem ienākošajiem datiem, rātsnama darbiniekiem vairs nav jāizņem dokumenti, bet viņi var vienkārši meklēt tos PaperOffice.
Pilsētas administrācija tagad izmanto centralizētu, darbplūsmu iespējotu dokumentu pārvaldības sistēmu.
Rātsnams tagad dažu sekunžu laikā var atrast lietu failus, kā arī pieteikumu numurus ar tiem saistītajiem nosaukumiem, atrašanās vietām un datumiem. Tādējādi arhīvs var palīdzēt saviem pilsoņiem ātrāk un ar lielāku precizitāti, kamēr oriģināli paliek neskarti.
Par Carrión de los Condes rātsnamu
Platība: 63,37 km². Iedzīvotāji: 2,096 (2018)
Province: Palensija. Kastīlijas un Leonas kopiena
Mērs: Hosē Manuels Otero Sancs.
Iedzīvotāju centri: Carrión de los Condes;
Šī pilsēta ar vairāk nekā 2,000 iedzīvotājiem atrodas Palensijas provinces centrā. Saskaņā ar arheoloģiskajiem atradumiem ciema pirmsākumi meklējami pirmsromiešu laikos.
Šodien pilsēta ir pazīstama ar visiem svētceļniekiem, kuri iet pa Svētā Jēkaba ceļu, jo pilsēta atrodas Svētā Jēkaba ceļā un tajā ir svētceļnieku hosteļi.
