7 svarīgas funkcijas, kas jāveic jūsu dokumentu pārvaldības sistēmai

Prasības pret DMS, dokumentu pārvaldības sistēmu, pēdējos gados ir ārkārtīgi vai drīzāk dabiski pieaugušas. Tas, kas sākās kā datu bāze, kurā galvenokārt sākotnēji analogie dokumenti tika digitalizēti, skenējot un saglabājot, ir kļuvis par visaptverošu biroja programmatūru, kas šodien uzņemas lielāko daļu no biroja administratīvajiem uzdevumiem.

Bet kāds ir standarts, ko klients var sagaidīt no DMS?

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Pašreizējā rakstā mēs parādīsim, kādām svarīgām funkcijām jābūt dokumentu pārvaldības sistēmai. To var izskaidrot pa punktiem, izmantojot novatorisko dokumentu pārvaldības programmatūru PaperOffice DMS.

Pirms mēs nonākam pie ieguvumiem, atbildēsim uz šādu jautājumu:

Kā dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešana var palīdzēt man un manam uzņēmumam?

Dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešana, īsi sakot, DMS, palīdz jums dokumentos izveidot skaidru struktūru un palīdz tikt galā ar informācijas plūdiem.

DMS apzīmē arī dokumentu pārvaldības programmatūru, un tā ir paredzēta dokumentu, īpaši digitālo dokumentu, pārvaldībai, kas ietver konvertēšanu no analogā uz digitālo. PaperOffice DMS ir šāda programmatūra.

PaperOffice DMS novērš visas laikietilpīgās vājās vietas un izveido skaidru pārskatu par svarīgiem dokumentiem, piemēram, līgumiem vai vēstulēm, nākotnē tos digitāli pārvaldot savā DMS.

PaperOffice nenošķir dokumentu veidus neatkarīgi no tā, vai jums ir nepieciešama palīdzība klientu līgumu, procesuālo rakstu, maksas paziņojumu, spriedumu un e-pasta sarakstes pārvaldībā: pateicoties dokumentu pārvaldības sistēmai, jūsu iepriekšējie procesi jūsu uzņēmumā vai organizācijā tiek digitalizēti , padarot tos efektīvākus, pārredzamākus un ievērojami elastīgākus.

Skenētos un digitālos dokumentus var atrast, rediģēt, saglabāt, izplatīt, atzīmēt un pārsūtīt dažu sekunžu laikā, izmantojot PaperOffice. Datus no dokumentiem var automātiski atpazīt un nolasīt un nodot ārējām sistēmām, piemēram, CRM vai ERP.

Jūs noteikti zināt, ka analogie dokumenti vienkārši vairs nav atjaunināti. Tomēr jūs redzat arī sarežģījumus, kas saistīti ar esošā analogā arhīva pārveidošanu digitālajos datos. Jo dokumentu digitalizēšana ir kas vairāk nekā tikai tendence. Faktiski tas tagad ir priekšnoteikums, lai saglabātu konkurētspēju un atjaunināšanu ar visiem pārējiem uzņēmumiem tajā pašā nozarē.

Tāpēc ir lietderīgi savā uzņēmumā ieviest dokumentu pārvaldības sistēmu.

Tāpēc mēs esam noskaidrojuši jautājumus par to, kas ir DMS un ko ievads man dos, un nonākam pie faktiskā raksta jautājuma:

Kuras 7 svarīgās funkcijas ir jāizpilda jūsu dokumentu pārvaldības sistēmai?

1. funkcija: Vieta. Saglabāšana digitālajā arhīvā

Katras dokumentu pārvaldības sistēmas svarīgākā un pirmā funkcija ir visu dokumentu un to informācijas apkopošana. Tādā veidā skenēto un digitālo dokumentu, kā arī e-pasta ziņojumu arhivēšana un administrēšana notiek datu bāzē, tā sakot, digitālajā arhīvā.

PaperOffice visu informāciju glabā tieši MySQL / MariaDB datu bāzēs, kuras var darbināt tieši jūsu telpās jebkurā platformā no vietējā datora, izmantojot NAS ierīces, piemēram, QNAP un Synology, vai jūsu pašu vai īpašus serverus, tostarp attālo piekļuvi no mājas biroja.

Nav nekādas atšķirības, kāda veida dokuments tas ir.

Visus dokumentu veidus var glabāt centralizēti DMS, un tāpēc tie ir pieejami visām nodaļām un uzņēmējdarbības jomām.

Visi ar uzņēmumu saistītie dokumenti tiek glabāti centralizēti, un tos var ātri atrast visi darbinieki.

Kur jāatrodas digitālajam arhīvam?

Mēs iesakām saviem klientiem arhivēt digitalizētos datus vai nu datu bāzē, kas atrodas NAS ierīcē, piemēram, Synology vai QNAP, vai īpašā serverī. Izmantojot savu ārējo (veltīto) PaperOffice serveri, jūs iegūstat visas mākoņa priekšrocības ar perfektu datu aizsardzību un katru mēnesi ietaupāt naudu un daudz darba.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Ar PaperOffice serveri jums ir visas mākoņa risinājuma priekšrocības tikai ar vienu milzīgu atšķirību: Tas ir jūsu pašu īpašs datu bāzes serveris, un neviens tam nepiekļūst, izņemot jūs.

Vai nevēlaties izmantot serveri? Nav problēmu.

Kāpēc NAS ir ideāli piemērots dokumentu arhivēšanai

NAS, tīklam pievienota krātuve, vācu valodā atmiņas ierīce ar tīkla savienojumu, kā arī saderīga programmatūra PaperOffice DMS un iekšējais mākonis ir gatavs. Pilnīgi drošs no valsts un nevalstiskas ziņkārības un, pateicoties rezerves funkcijai, drošs arī no cietā diska avārijas.

2. funkcija: Vienkārša dokumentu izgūšana. Meklēt un atrast

PaperOffice skenē ienākošos dokumentus, kas vēl nav bināri, un pārvērš tos digitālā lasīšanas un rakstīšanas formātā, izmantojot savu OCR programmatūru.

Tajā pašā laikā tiek saglabāts datums un laiks, versijas numurs un atslēgvārds, ko PaperOffice meklētājprogramma var izmantot, lai atrastu dokumentus pat tad, ja persona, kas meklē, tikai rudimentāri zina dokumenta saturu.

Lai to atvieglotu, PaperOffice priekšskatījuma sarakstā parāda pēdējos saglabātos dokumentus. Viss, ko saglabājat PaperOffice, tiek automātiski pilnībā atpazīts ar tekstu, izmantojot PaperOffice FileOCRmax, optimizēts ar biznesa vārdnīcām un indeksēts perfektai atslēgvārdu meklēšanai SQL datu bāzē atslēgvārdu meklēšanai.

Automātiska valodas atpazīšana un optimizācija: PaperOffice automātiski atpazīst dokumenta valodu un tādējādi optimizē OCR teksta atpazīšanu līdz absolūtam maksimumam, lai nodrošinātu vislabāko iespējamo visu dokumentu teksta atpazīšanu.

Saglabāto dokumentu ilgtermiņa lasāmība

Pirmkārt, PaperOffice DMS šifrē visus dokumentus, kad tie tiek saglabāti drošībai, saskaņā ar vienu no augstākajiem pašlaik pieejamajiem drošības standartiem AES-1024bit.

Konvertēšana atpakaļ lasāmos dokumentos ir iespējama jebkurā pašreizējā formātā, un PaperOffice regulāri atjaunina savus failu formātus, kas nozīmē, ka dokumenti būs lasāmi arī nākotnē.

3. funkcija: Tiesību aktos noteikto saglabāšanas periodu nodrošināšana

Viens no svarīgākajiem aspektiem, uzglabājot dokumentus, izmantojot dokumentu pārvaldības sistēmu, ir atbilstība tiesību aktiem vai GoBD prasībām.

Saīsinājums GoBD apzīmē "Principus grāmatu, ierakstu un dokumentu pareizai pārvaldībai un glabāšanai elektroniskā formā un piekļuvei datiem".

Jo īpaši, pateicoties audita drošai, ļoti šifrētai dokumentu glabāšanai tieši centrālajā SQL datu bāzē PaperOffice atbilst visām prasībām attiecībā uz dokumentu standartiem un juridiskajām vadlīnijām vai pasaulē augstāko Vācijas standartu GOBD.

Termins "versiju veidošana" nav svešvārds dokumentu pārvaldības sistēmā (DMS). Nepieciešamība izmantot dokumentu pārvaldības sistēmu, kurai ir ar GoBD saderīga versiju kontrole un audita droša versiju izveide, ir skaidrāka nekā jebkad agrāk.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Versiju izveide padara visas izmaiņas izsekojamas

Terminu versiju izveide var izskaidrot ļoti viegli: kopumā runa ir par funkcionalitāti, ko izmanto, lai reģistrētu izmaiņas dokumentos vai failos. Dokumenta izmaiņas var noteikt un saglabāt kā ēnkopiju kā jaunu dokumenta versiju.

Nodrošiniet nemainīgumu

Katra dokumenta maiņa ievieto "jaunāku" dokumenta versiju atbilstošā arhīvā. Mežizstrāde padara izmaiņas pārredzamas un vienmēr izsekojamas. Šajā brīdī nākamais skatītājs zina, kad un ar kuru redaktoru tika veiktas izmaiņas dokumentā. Tas sniedz pārskatu par visu dokumenta dzīves ciklu. Versiju izveidi var veikt automātiski vai manuāli.

Lai nodrošinātu pārskatīšanas drošību, visai informācijai par izmaiņām dokumentos un datnēs jābūt skaidri izsekojamai. Jānodrošina, lai šādas izmaiņas varētu veikt tikai pilnvaroti darbinieki. Bet tikpat svarīgi ir pēc gadiem zināt, kuri darbinieki ko un kad mainīja.

Abos gadījumos, pat sliktākajā gadījumā, tiek nodrošināts, ka arhivētās datubāzes tiek atjaunotas īstermiņā un tāpēc vienmēr tiek ievēroti saglabāšanas periodi.

4. funkcija: Automātiska noteikšana un atslēgvārdu meklēšana

PaperOffice ir aprīkots ar AI, kas neatkarīgi atpazīst informāciju jūsu dokumentā un automātiski to pareizi piešķir.

Tas nozīmē, ka PIA nodrošina jums savu jaudīgo meklētājprogrammu visai jūsu informācijai, kas var meklēt un atrast uz tekstu balstītu, piemēram, klasiskās meklētājprogrammas, piemēram, Google, bet var arī darīt visu lietu vizuāli, t.i. salīdzināt un atpazīt dokumentu vizuāli var.

PaperOffice automātiski atpazīs visus dokumentus, kurus pia ir mācījusi no šī brīža, kas savukārt var izraisīt automātiskus noteikumus un masku iesniegšanu.

PIA atpazīs svarīgākās vērtības dokumentā un jau aizpildīs jums atslēgvārdu formu. Pēc tam varat pārbaudīt vērtības un, ja nepieciešams, labot vai pievienot tām. Šo procesu var veikt manuāli vai automātiski fonā.

5. funkcija: Automatizēt dokumentu tveršanu

Inteliģenta mapju uzraudzība pārņem to, kas jūs kavē: automātiski fonā saskaņā ar jūsu specifikācijām, ļoti precīza un uzticama.

• Integrējiet visas ierīces

  Integrējiet visas ierīces, piemēram, kopētājus vai skenerus, tikai ar dažiem klikšķiem. Tiklīdz fails parādās norādītajā mapē, tas tiek apstrādāts.

• Jebkurš monitoru skaits

  Izveidojiet jebkādu skaitu dažādu mapju, lai pārraudzītu un norādītu, kam jānotiek pēc importēšanas. PaperOffice var pat pārvietot arhivētos failus uz jaunu apakšmapi.

• Uz MI balstītas dokumentu veidnes

  Automātiskā indeksēšana ar PIA AutoFill un kontaktu atpazīšanu, pateicoties PIA AutoContact, lieliski darbojas kopā ar uzraudzību. Viss atbilstošais dokumenta saturs tiek atpazīts un dokuments tiek automātiski indeksēts. Tas darbojas arī ar kontaktiem!

• Fiksēts atslēgvārds un darbplūsmas

  Iespējojiet lielapjoma importēšanai optimizētu režīmu, izlaižot AI apstrādi, lai iegūtu maksimālu iesniegšanas ātrumu.

  Varat precīzi norādīt, kur jauni faili tiek saglabāti PaperOffice, katram jaunam dokumentam piešķirt fiksētu dokumenta tipu un dokumenta statusu un pat aktivizēt darbplūsmas.

6. funkcija: Lietotāju pārvaldība un piekļuves atļaujas

PaperOffice lietotāji var redzēt tikai to, kas ir atļauts norādītā laidiena līmeņa dēļ, un, izmantojot FolderLock, jūs varat paslēpt visas mapes un apakšmapes, kā arī saturu.

Varat arī norādīt, kuriem lietotājiem ir atļauts ko darīt, un sadalīt tos fiksēto lietotāju grupās un nodaļās, lai varētu kontrolēt, kurš kur un ko var redzēt.

• Muitošanas līmeņi un tiesības

  Tas nozīmē, ka katrs lietotājs redz tikai to, kas atbilst viņa izlaišanas līmenim vai zemākam, un viņam ir atļauts darīt tikai to, ko esat iepriekš definējis.

• Mapju un dokumentu paslēpšana

  Izmantojot PaperOffice FolderLock, jūs varat neatgriezeniski paslēpt veselas mapes un to apakšmapes, kā arī dokumentus no noteiktiem lietotājiem un tādējādi izvairīties no ziņkārīgo jautājumiem. Izmantojiet MapLock, lai neatgriezeniski paslēptu veselas mapes, tostarp apakšmapes un dokumentus no noteiktiem lietotājiem.

• Grupas un departamenti

  Piešķiriet lietotājiem brīvi definējamas grupas un nodaļas, kuras varat izmantot arī darbplūsmām un uzdevumiem.

• Daudzlīmeņu definējamas lietotāja tiesības

  Jūs pats varat izlemt, kam tieši ir piekļuve kādām PaperOffice funkcijām, varot definēt lietotāja tiesības, kas pēc tam tiek piemērotas visā tīklā.

7. iezīme: Jaudīga darbplūsmas sistēma

Liela problēma pagātnē, bet joprojām ir šodien, ir failu dublēšanās, ko izraisa daudzējāda krātuve un neskaidrības par dokumentu vai projektu apstrādes statusu. PaperOffice ir ļoti visaptveroša darbplūsmas pārvaldība ar uzdevumu piešķiršanu, kas arī centralizēti saglabā visus procesus. Vai projekta darbs vai dokumentu apstrāde.

Digitālās darbplūsmas automatizē jūsu darba procesus: Pēc definēšanas viss notiek pilnībā automātiski: Vienkārši piešķiriet dokumentam iepriekš definētu darbplūsmu vai ļaujiet PIA automātiski izlemt. E-pasta paziņojums iekļauts!

Katrs darbinieks vienmēr ir informēts, izmantojot PaperOffice darbplūsmas funkciju. Ja nepieciešams, dokumentu var bloķēt citiem, līdz tiek veiktas izmaiņas. Protams, šeit ir spēkā arī versiju izveide.

• Visas darbplūsmas definīcijas

  Darbplūsmas var ligzdot jebkurā dziļumā, un tajās var būt ietverts neierobežots skaits sarkano/zaļo lēmumu, lai pieķēdētu turpmākās darbplūsmas un procesus.

• Atbildība un termiņš

  Nosakiet, vai lietotājs vai visa nodaļa var pabeigt uzdevumu. PaperOffice automātiski piešķir darbplūsmu atbildīgajai personai.

• Pilnīga kontrole

  Ja nepieciešams, dokumenta statusu var neatkarīgi pielāgot dažādiem notikumiem atbilstoši jūsu specifikācijām un pat nosūtīt paziņojumu e-pastus.

Noteikti izvairieties no šīs kļūdas

Lai gan lielie uzņēmumi jau sen ir iecēluši digitalizācijas amatpersonas, kas nodarbojas ar analogo dokumentu pilna laika konvertēšanas tēmu, maziem un vidējiem uzņēmumiem parasti trūkst cilvēkresursu, jo īpaši tāpēc, ka ir nepieciešama atbilstoša profesionālā kvalifikācija.
Tomēr tā ir izplatīta kļūda un noved pie sliktiem ieguldījumiem, jo daudzi ražotāji izmanto šo nezināšanu.

Galīgais 5 soļu ceļvedis

Padoms

Mēs esam izveidojuši galīgo 5 soļu ceļvedi, lai bez papīra un digitalizētu savu biznesu kā lejupielādējamu dokumentu, kurā sīki aprakstītas katra 5 darbības un cik ilgs laiks tam nepieciešams:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months