Pareizi ieviesiet digitālo rēķinu apstrādi 10 soļos

Digitalizācijas nepieciešamība tagad ir svarīgs aspekts ikvienam.

Mūsu ceļvedī jūs tagad atradīsit vairākus ziņojumus par to, kā digitalizācijai būtu jānotiek ap uzņēmumiem un cik daudz priekšrocību tas jums sniedz.

Bet gandrīz katrs 3 jautājums, kas nāk no mūsu klientiem, ir saistīts ar rēķinu apstrādes digitālo ieviešanu. Tāpēc mēs nolēmām tuvāk apskatīt šo tēmu.

Pašreizējā rakstā mēs ieskatāmies nedaudz dziļāk informācijā par digitālo rēķinu apstrādi. Rēķinu digitalizācijas priekšrocības. Mēs jums parādīsim, kā jūs varat visu īstenot, un aprakstīsim veiksmīgas ieviešanas ietekmi.

Pirms pievēršamies faktiskajai īstenošanai, atbildēsim uz jautājumu:

Kāpēc ir nepieciešams digitalizēt rēķinus un dokumentus uzņēmumos?

Šis ir jautājums, ko arvien vairāk uzņēmumu uzdod: "Vai man tiešām ir jāditalizē sava grāmatvedība"? Atbilde ir jā, jums tas ir jādara. Cita starpā tāpēc, ka likumdevējs pieprasa, lai tā būtu. Arvien vairāk uzņēmumu saskaras ar nepieciešamību ievērot procesa dokumentāciju.

Ko prasa tiesību akti?

Tiesību akti prasa ievērot prasības attiecībā uz visu ar testiem saistīto ienākošo dokumentu saņemšanu, apstrādi un arhivēšanu.

Mūsu pašreizējā rakstā mēs parādām pāris praktiskus piemērus. Kā jūs varat viegli atrisināt digitalizāciju, pateicoties PaperOffice DMS. Bet vispirms mēs nonākam pie vispārējām priekšrocībām, ko sniedz rēķinu digitālā apstrāde.

Kādas ir digitalizācijas priekšrocības?

Mūsdienu mājas biroju un digitālo mediju pasaulē joprojām ir ierasts redzēt papīra rēķinus, kas sakrauti uz plauktiem un galdiem.

Galvenie papīra izmantošanas iemesli ir tas, ka darbiniekiem ir grūti pieņemt digitalizāciju vai sākt ar to. Tas ir saistīts ar izaicinājumiem, kas saistīti ar pārmaiņu un digitalizācijas risināšanu.

Fiziska dokumenta kopija, neskatoties uz digitalizāciju

Daudziem cilvēkiem patīk saglabāt to dokumentu fizisku kopiju, ar kuriem viņi strādā. Taču šeit nozīme ir arī tam, kā rīkoties ar papīru, kas gadiem ilgi ir mēģināts.

Par bezpapīra konvertēšanas tēmu mēs jau esam uzrakstījuši detalizētu rakstu. Šeit mēs skaidri pievēršamies digitālās grāmatvedības tēmai.

Manuāla rēķina ievadīšana ne tikai nozīmē daudz laika, bet arī slēptas augstas izmaksas. Pareiza tā sakārtošana var ietaupīt daudz laika un naudas.

Galvenie ieguvumi ir šādi:

• Jūs varat atrast jebkuru rēķinu dažu sekunžu laikā / ietaupot laiku

  Tā kā, pateicoties jūsu dokumentu digitalizācijai, jūs varat atrast visus rēķinus, kas saglabāti PaperOffice dažu sekunžu laikā. Jums vairs nav darbietilpīgi jāšķiras pa biezām mapēm. Digitalizējot visus rēķinus savā uzņēmumā, jums ir nepieciešami tikai daži klikšķi, lai tos atrastu sistēmā.

  Tas mūs noved arī pie otrā punkta:

• Jūs gūstat labumu no optimizēta darba / papīra ietaupījumiem

  Jums vairs nav nepieciešama vieta fiziskām mapēm. No šī brīža jūs varat arhivēt savus rēķinus PaperOffice. Papīra patēriņa samazināšana noved pie tīriem un sakoptiem birojiem.

• Vienkāršojiet grāmatvedības procesus / Piemēram, ar darbplūsmām

  Pārvaldot rēķinus digitāli, jūs ietaupāt laiku un pūles. Kā arī izmaksas par izveidi, piegādi un apstrādi. Neveidojiet kopijas papildu uzdevumiem, darbplūsmām un pārsūtīšanai. Viss notiek digitāli un ir pārredzams un saprotams.

  Pateicoties rēķinu digitalizācijai, jūs vairs nepalaidīsiet garām vērtīgus atlaižu termiņus.

• Piespiedu pogas piekļuves atļaujas iestatīšana

  Individuālās piekļuves tiesības atsevišķiem dokumentiem un mapēm nodrošina skaidru drošību. Jūs varat piešķirt piekļuvi privātpersonām vai veselām nodaļām. Piemēram, grāmatvedība.

• Automātiska kontaktpersonu noteikšana

  PaperOffice inteliģenti atpazīst adrešu datus dokumenta saturā. Pēc tam loģiski saistiet dokumentu ar esošajām kontaktpersonām. Tas cita starpā ļauj parādīt visus dokumentus konkrētai kontaktpersonai tikai ar dažiem klikšķiem.

• Automatizēta atslēgvārdu meklēšana

  PaperOffice atbalsta jūs ar inteliģentu AI atpazīšanu un atslēgvārdiem. Tādā veidā rēķins tiek meklēts svarīgākajiem dokumentu datiem.

  KI PIA inteliģenti nolasa datus no dokumenta. Pēc tam iesniedziet dokumentu ar pilniem atslēgvārdiem. Ja nepieciešams, veicot testu vai automātiski atrodoties fonā.

• Iegulšanas / eksportēšanas funkcija nodokļu konsultantiem

  Jūs varat viegli nodot savus rēķinus. Ar konta piešķiršanu un atslēgvārdiem. Pateicoties izvērstajai meklēšanai, jums ir viss nepieciešamais eksportam. Tāpat kā, piemēram, visi pagājušā mēneša rēķini.

  T.sk. mapju struktūra, PDF fails, Excel fails ar visu informāciju. Tā rezultātā jūsu grāmatvedis vai grāmatvedis var viegli importēt dokumentāciju.

• Ātras rediģēšanas opcijas

  Grāmatvedību nākotnē var ieviest ātri. Jūs varat ne tikai nekavējoties atrast visus dokumentus, bet arī, piemēram, tos tieši rediģēt / klasificēt. Visas juridiskās prasības ir izpildītas, pateicoties revīzijas drošai arhivēšanai. Tādējādi pārbaude un apstiprināšana ir bērna rotaļas.

  Rēķinu digitalizācija ir neizbēgama vairāku iemeslu dēļ. Daudzi uzņēmumi arī jau ir pārliecināti, ka rēķinu digitalizācija ir nākotne. Tas ir jāpieņem arī šodien un tagad.

  Tomēr daudzi joprojām baidās, ka šis solis būs saistīts ar garu projektu. Kas būs grūti, dārgi, riskanti un destabilizējoši. Labā ziņa ir tā, ka galu galā, pateicoties PaperOffice, tas tā vairs nav!

Kas jāņem vērā pirms rēķinu digitalizēšanas?

Pirmkārt, ir svarīgi nejaukt vai nesamazināt digitalizāciju līdz ienākošo rēķinu skenēšanai. Lai viņi pēc tam varētu vieglāk un ātrāk iesaistīties validācijas, maksājumu un arhivēšanas darbplūsmas procesā. Digitalizācija ir daudz kas vairāk.

OCR teksta atpazīšanas priekšrocības: Pateicoties OCR teksta atpazīšanai, daudzas lietas var automatizēt. Piemēram, ar mākslīgo intelektu (MI). Tādā veidā mācīšanās funkcijas kļūst arvien jaudīgākas un uzticamākas atklāšanas algoritmi.

Preces, kas parādās rēķinā, var nekavējoties identificēt un izvilkt no dokumenta. Dokuments ir iesniegts, un to var darīt pieejamu grāmatvedības vai ERP sistēmai.

Piemēram, ar digitalizāciju finanšu pakalpojumu sniedzējs gūst labumu no uzticamas informācijas reāllaikā, kad rēķins tiek saņemts.

Mēs nonākam pie šī raksta patiesā jautājuma:

Kā ieviest rēķinu apstrādi?

Ja jūs pārvaldāt savus rēķinus, izmantojot PaperOffice, ienākošo rēķinu apstrāde ir pilnīgi elektroniska. Jūs jau saņemsiet ienākošo rēķinu digitāli, t.i., pa e-pastu vai skenējot to. Tam nav nozīmes.

Digitalizējiet ienākošos rēķinus ar DropMail, kā?

Ja jau saņemat ienākošos rēķinus digitālā formātā, mēs iesakām DropMail moduli, kas integrēts PaperOffice. Tas ļauj jums izveidot personīgo DropMail e-pasta adresi PaperOffice. Jūs viņiem sūtāt tikai rēķinus.

Visi rēķini, kas tiek nosūtīti uz jūsu DropMail adresi kā e-pasta pielikums, tiek automātiski arhivēti PaperOffice. Ar definējamiem iesniegšanas noteikumiem un bez darba.

PaperOffice atpazīst rēķinu un nolasa attiecīgos datus. Pēc tam programmatūra iesniedz rēķinu attiecīgajā mapē. Pateicoties inteliģentajam AI, pēc izvēles tiek sākti turpmāki apstiprināšanas procesi, uzdevumi un darbplūsmas.

Visi darbinieki, kuri tiks iesaistīti procesā, tiek informēti. Rēķina darbplūsma tiek izpildīta automātiski.

Pakāpeniska digitālo rēķinu apstrāde:

Rēķina saņemšana

Vienkārši izveidojiet vēlamo adresi formātā "meine_rechnungen@paperoffice.com", norādiet uzglabāšanas masku vai aktivizējiet PIA, un viss!

Digitālo rēķinu apstrāde

PaperOffice automātiski tver rēķinu un sāk apstrādi

Tiek izpildīti definētie iesniegšanas noteikumi. Audita droša arhivēšana notiek automātiski fonā saskaņā ar plānu.

Jūs varat pārbaudīt rēķinu, apstiprināt to un palaist darbplūsmas.

Uz priekšu

Eksportējiet rēķinus uz nodokļu konsultantu vai trešo pušu sistēmām ar attiecīgu informāciju.

Kāda izskatās rēķinu digitalizācijas nākotne. Kurp dodas ceļojums?

Pirmkārt, rēķinu digitalizācija rada ievērojamu un tūlītēju produktivitātes pieaugumu. Digitalizācija ne tikai atbrīvo darbiniekus no laikietilpīga, blīva darbības uzdevuma. Turklāt tiks atrisinātas kavēšanās un strīdu problēmas manuālas kļūdas dēļ.

Tiek krasi samazinātas raksturīgās izmaksas svarīgu papīra dokumentu glabāšanai, meklēšanai un zaudēšanai. Turklāt validācijas un kontroles procesu racionalizācija un automatizācija visā kreditoru parādu procesā.

No pirkuma pieprasījuma līdz maksājumam reiziniet šos pabalstus vēl vairāk.

Ko uzņēmums sasniedz, pateicoties digitalizācijai?

Izmantojot digitalizāciju, uzņēmumam izdodas atbrīvot svarīgus cilvēkresursus un finanšu resursus. Vai tas būtu absorbēt aktivitātes pieaugumu ar pastāvīgiem resursiem. Vai arī mobilizēt savas komandas transformācijas projektos. Darbiniekiem rēķinu digitalizācija nav ienaidnieks. Gluži pretēji – sabiedrotais. Tie padara viņu darbu interesantāku un rada pievienoto vērtību uzņēmuma finanšu vadībai.

Vai papīru pēc digitalizācijas var iznīcināt?

Pirmkārt, ir ļoti svarīgi atzīmēt, ka ir jāievēro dokumentu digitālās arhivēšanas faktori. Saskaņā ar GoBD teikto, papīra dokumenti var tikt iznīcināti. Ja vien tie nav jāglabā oriģinālā saskaņā ar ārvalstu nodokļu vai nodokļu noteikumiem.

Tas ietver, piemēram, bilances atvēršanu un būvniecības tiesību aktu dokumentus. Gobd arī saka, ka papīra dokumenti ir jāizņem no turpmākas apstrādes. Turklāt pēc skenēšanas procesa fails var netikt mainīts.

Pārskatīšanas pārbaude saskaņā ar GoBD saderīgu versiju izveidi

Kas tiek dots jebkurā laikā, pateicoties versijai PaperOffice. Dokumentam jābūt pieejamam un novērtējamam visu glabāšanas perioda laiku.

Tādējādi PaperOffice atbilst visiem nepieciešamajiem standartiem, sertificējot un testējot visas programmatūras prasības saskaņā ar GOBD.

Saglabāšanas periods

Jautājums par saglabāšanas periodu atkal un atkal parādās mūsu klientu priekšā. Jo nav skaidru norādījumu par to, kā un vai oriģinālais rēķins būtu jāsaglabā. Pirmkārt, jums jāsazinās ar atbildīgo nodokļu iestādi, t. i., atbildīgo revidentu.

Kādi dokumenti tiek pieņemti?

Dokumenti ar juridisku nozīmi, piemēram, līgumi, joprojām ir jāsaglabā oriģinālā.

Lai nokļūtu līdz punktam:

Nodokļu pārvalde pieņem elektroniskās kvītis. Tiesa strīda gadījumā tikai oriģināli.

Tas ir saistīts ar faktu, ka paraksta autentiskumu var pārbaudīt tikai oriģinālos dokumentos. Mēs iesakām nekad neizmest Original.

Izrādās, ka jums ir jāapsver vairāki aspekti, lai veiksmīgi apstrādātu ienākošos rēķinus.

Apkoposim:

Lai pilnībā izslēgtu papīru no procesa, jums ir jāievieš nepārtraukta visu ienākošo rēķinu digitalizācija. Uzlabojumi rodas, pēc iespējas automatizējot procesu.

Šādam digitālajam dokumentam ir uzņēmuma priekšrocību kopums. Pielāgota programmatūra nodrošina ievērojami lielāku produktivitāti uzņēmumā.

Tātad rēķinu digitalizēšana ir svarīgs solis, lai pārveidotu savu biznesu par biroju bez papīra. Tas ietaupa laiku un darbu. Palielina jūsu darba rezultātu kvalitāti.

Izmantojiet visas bezpapīra biroja priekšrocības.

Noteikti izvairieties no šīs kļūdas

Lai gan lielie uzņēmumi jau sen ir iecēluši digitalizācijas amatpersonas, kas nodarbojas ar analogo dokumentu pilna laika konvertēšanas tēmu, maziem un vidējiem uzņēmumiem parasti trūkst cilvēkresursu, jo īpaši tāpēc, ka ir nepieciešama atbilstoša profesionālā kvalifikācija.
Tomēr tā ir izplatīta kļūda un noved pie sliktiem ieguldījumiem, jo daudzi ražotāji izmanto šo nezināšanu.