Vislielākā iespējamā atlaidi piedāvājumi
Ekskluzīvas iekšējās ziņas
Bezmaksas bonusa atjauninājumi
Vislielākā iespējamā atlaidi piedāvājumi
Ekskluzīvas iekšējās ziņas
Bezmaksas bonusa atjauninājumi
Draudzība Uzticība Godaprāts
Mēs nekad neparedzam nodot jūsu e-pasta adresi citiem un katrā e-pastā ir viena klikšķa at abonēšanas saites.
Digitālā rēķinu apstrāde apvienojumā ar dokumentu pārvaldības sistēmu (DMS) ievērojami veicina jūsu uzņēmuma efektivitāti un panākumus, kā arī bezpapīra biroju. Nepieciešamība pēc digitālo rēķinu apstrādes tagad ir svarīgs aspekts ikvienam.
Profesionāla padoma
Pašreizējā rakstā mēs parādīsim, kā pareizi ieviest digitālo rēķinu apstrādi, uzskaitīt ieviešanas priekšrocības un aprakstīt veiksmīgas ieviešanas sekas.Digitalizācijas nepieciešamība tagad ir svarīgs aspekts ikvienam.
Mūsu ceļvedī jūs tagad atradīsit vairākus ziņojumus par to, kā digitalizācijai būtu jānotiek ap uzņēmumiem un cik daudz priekšrocību tas jums sniedz.
Bet gandrīz katrs 3 jautājums, kas nāk no mūsu klientiem, ir saistīts ar rēķinu apstrādes digitālo ieviešanu. Tāpēc mēs nolēmām tuvāk apskatīt šo tēmu.
Pašreizējā rakstā mēs ieskatāmies nedaudz dziļāk informācijā par digitālo rēķinu apstrādi. Rēķinu digitalizācijas priekšrocības. Mēs jums parādīsim, kā jūs varat visu īstenot, un aprakstīsim veiksmīgas ieviešanas ietekmi.
Pirms pievēršamies faktiskajai īstenošanai, atbildēsim uz jautājumu:
Šis ir jautājums, ko arvien vairāk uzņēmumu uzdod: "Vai man tiešām ir jāditalizē sava grāmatvedība"? Atbilde ir jā, jums tas ir jādara. Cita starpā tāpēc, ka likumdevējs pieprasa, lai tā būtu. Arvien vairāk uzņēmumu saskaras ar nepieciešamību ievērot procesa dokumentāciju.
Tiesību akti prasa ievērot prasības attiecībā uz visu ar testiem saistīto ienākošo dokumentu saņemšanu, apstrādi un arhivēšanu.
Mūsu pašreizējā rakstā mēs parādām pāris praktiskus piemērus. Kā jūs varat viegli atrisināt digitalizāciju, pateicoties PaperOffice DMS. Bet vispirms mēs nonākam pie vispārējām priekšrocībām, ko sniedz rēķinu digitālā apstrāde.
Mūsdienu mājas biroju un digitālo mediju pasaulē joprojām ir ierasts redzēt papīra rēķinus, kas sakrauti uz plauktiem un galdiem.
Galvenie papīra izmantošanas iemesli ir tas, ka darbiniekiem ir grūti pieņemt digitalizāciju vai sākt ar to. Tas ir saistīts ar izaicinājumiem, kas saistīti ar pārmaiņu un digitalizācijas risināšanu.
Daudziem cilvēkiem patīk saglabāt to dokumentu fizisku kopiju, ar kuriem viņi strādā. Taču šeit nozīme ir arī tam, kā rīkoties ar papīru, kas gadiem ilgi ir mēģināts.
Par bezpapīra konvertēšanas tēmu mēs jau esam uzrakstījuši detalizētu rakstu. Šeit mēs skaidri pievēršamies digitālās grāmatvedības tēmai.
Manuāla rēķina ievadīšana ne tikai nozīmē daudz laika, bet arī slēptas augstas izmaksas. Pareiza tā sakārtošana var ietaupīt daudz laika un naudas.
Tā kā, pateicoties jūsu dokumentu digitalizācijai, jūs varat atrast visus rēķinus, kas saglabāti PaperOffice dažu sekunžu laikā. Jums vairs nav darbietilpīgi jāšķiras pa biezām mapēm. Digitalizējot visus rēķinus savā uzņēmumā, jums ir nepieciešami tikai daži klikšķi, lai tos atrastu sistēmā.
Tas mūs noved arī pie otrā punkta:
Jums vairs nav nepieciešama vieta fiziskām mapēm. No šī brīža jūs varat arhivēt savus rēķinus PaperOffice. Papīra patēriņa samazināšana noved pie tīriem un sakoptiem birojiem.
Pārvaldot rēķinus digitāli, jūs ietaupāt laiku un pūles. Kā arī izmaksas par izveidi, piegādi un apstrādi. Neveidojiet kopijas papildu uzdevumiem, darbplūsmām un pārsūtīšanai. Viss notiek digitāli un ir pārredzams un saprotams.
Pateicoties rēķinu digitalizācijai, jūs vairs nepalaidīsiet garām vērtīgus atlaižu termiņus.
Individuālās piekļuves tiesības atsevišķiem dokumentiem un mapēm nodrošina skaidru drošību. Jūs varat piešķirt piekļuvi privātpersonām vai veselām nodaļām. Piemēram, grāmatvedība.
PaperOffice inteliģenti atpazīst adrešu datus dokumenta saturā. Pēc tam loģiski saistiet dokumentu ar esošajām kontaktpersonām. Tas cita starpā ļauj parādīt visus dokumentus konkrētai kontaktpersonai tikai ar dažiem klikšķiem.
PaperOffice atbalsta jūs ar inteliģentu AI atpazīšanu un atslēgvārdiem. Tādā veidā rēķins tiek meklēts svarīgākajiem dokumentu datiem.
KI PIA inteliģenti nolasa datus no dokumenta. Pēc tam iesniedziet dokumentu ar pilniem atslēgvārdiem. Ja nepieciešams, veicot testu vai automātiski atrodoties fonā.
Jūs varat viegli nodot savus rēķinus. Ar konta piešķiršanu un atslēgvārdiem. Pateicoties izvērstajai meklēšanai, jums ir viss nepieciešamais eksportam. Tāpat kā, piemēram, visi pagājušā mēneša rēķini.
T.sk. mapju struktūra, PDF fails, Excel fails ar visu informāciju. Tā rezultātā jūsu grāmatvedis vai grāmatvedis var viegli importēt dokumentāciju.
Grāmatvedību nākotnē var ieviest ātri. Jūs varat ne tikai nekavējoties atrast visus dokumentus, bet arī, piemēram, tos tieši rediģēt / klasificēt. Visas juridiskās prasības ir izpildītas, pateicoties revīzijas drošai arhivēšanai. Tādējādi pārbaude un apstiprināšana ir bērna rotaļas.
Rēķinu digitalizācija ir neizbēgama vairāku iemeslu dēļ. Daudzi uzņēmumi arī jau ir pārliecināti, ka rēķinu digitalizācija ir nākotne. Tas ir jāpieņem arī šodien un tagad.
Tomēr daudzi joprojām baidās, ka šis solis būs saistīts ar garu projektu. Kas būs grūti, dārgi, riskanti un destabilizējoši. Labā ziņa ir tā, ka galu galā, pateicoties PaperOffice, tas tā vairs nav!
Pirmkārt, ir svarīgi nejaukt vai nesamazināt digitalizāciju līdz ienākošo rēķinu skenēšanai. Lai viņi pēc tam varētu vieglāk un ātrāk iesaistīties validācijas, maksājumu un arhivēšanas darbplūsmas procesā. Digitalizācija ir daudz kas vairāk.
OCR teksta atpazīšanas priekšrocības: Pateicoties OCR teksta atpazīšanai, daudzas lietas var automatizēt. Piemēram, ar mākslīgo intelektu (MI). Tādā veidā mācīšanās funkcijas kļūst arvien jaudīgākas un uzticamākas atklāšanas algoritmi.
Preces, kas parādās rēķinā, var nekavējoties identificēt un izvilkt no dokumenta. Dokuments ir iesniegts, un to var darīt pieejamu grāmatvedības vai ERP sistēmai.
Piemēram, ar digitalizāciju finanšu pakalpojumu sniedzējs gūst labumu no uzticamas informācijas reāllaikā, kad rēķins tiek saņemts.
Mēs nonākam pie šī raksta patiesā jautājuma:
Ja jūs pārvaldāt savus rēķinus, izmantojot PaperOffice, ienākošo rēķinu apstrāde ir pilnīgi elektroniska. Jūs jau saņemsiet ienākošo rēķinu digitāli, t.i., pa e-pastu vai skenējot to. Tam nav nozīmes.
Ja jau saņemat ienākošos rēķinus digitālā formātā, mēs iesakām DropMail moduli, kas integrēts PaperOffice. Tas ļauj jums izveidot personīgo DropMail e-pasta adresi PaperOffice. Jūs viņiem sūtāt tikai rēķinus.
Visi rēķini, kas tiek nosūtīti uz jūsu DropMail adresi kā e-pasta pielikums, tiek automātiski arhivēti PaperOffice. Ar definējamiem iesniegšanas noteikumiem un bez darba.
Padoms
Par tēmu "DropMail - Automātiski arhivējiet dokumentus pa e-pastu, kad esat ceļā" vietnē YouTube ir arī videoklips, kas vienkāršā un saprotamā veidā izskaidro šo procesu:
PaperOffice atpazīst rēķinu un nolasa attiecīgos datus. Pēc tam programmatūra iesniedz rēķinu attiecīgajā mapē. Pateicoties inteliģentajam AI, pēc izvēles tiek sākti turpmāki apstiprināšanas procesi, uzdevumi un darbplūsmas.
Visi darbinieki, kuri tiks iesaistīti procesā, tiek informēti. Rēķina darbplūsma tiek izpildīta automātiski.
Pakāpeniska digitālo rēķinu apstrāde:
Vienkārši izveidojiet vēlamo adresi formātā "meine_rechnungen@paperoffice.com", norādiet uzglabāšanas masku vai aktivizējiet PIA, un viss!
PaperOffice automātiski tver rēķinu un sāk apstrādi
Tiek izpildīti definētie iesniegšanas noteikumi. Audita droša arhivēšana notiek automātiski fonā saskaņā ar plānu.
Jūs varat pārbaudīt rēķinu, apstiprināt to un palaist darbplūsmas.
Eksportējiet rēķinus uz nodokļu konsultantu vai trešo pušu sistēmām ar attiecīgu informāciju.
Pirmkārt, rēķinu digitalizācija rada ievērojamu un tūlītēju produktivitātes pieaugumu. Digitalizācija ne tikai atbrīvo darbiniekus no laikietilpīga, blīva darbības uzdevuma. Turklāt tiks atrisinātas kavēšanās un strīdu problēmas manuālas kļūdas dēļ.
Tiek krasi samazinātas raksturīgās izmaksas svarīgu papīra dokumentu glabāšanai, meklēšanai un zaudēšanai. Turklāt validācijas un kontroles procesu racionalizācija un automatizācija visā kreditoru parādu procesā.
No pirkuma pieprasījuma līdz maksājumam reiziniet šos pabalstus vēl vairāk.
Kopumā dokumentu apstrādes cikla laiku var samazināt par 5. Administratīvās izmaksas par 80%.
Izmantojot šos skaitļus, jūs uzreiz saprotat rēķinu digitalizācijas steidzamību. Galu galā šie skaitļi nav vienīgie, kas jāņem vērā.
Pirmkārt, ir ļoti svarīgi atzīmēt, ka ir jāievēro dokumentu digitālās arhivēšanas faktori. Saskaņā ar GoBD teikto, papīra dokumenti var tikt iznīcināti. Ja vien tie nav jāglabā oriģinālā saskaņā ar ārvalstu nodokļu vai nodokļu noteikumiem.
Tas ietver, piemēram, bilances atvēršanu un būvniecības tiesību aktu dokumentus. Gobd arī saka, ka papīra dokumenti ir jāizņem no turpmākas apstrādes. Turklāt pēc skenēšanas procesa fails var netikt mainīts.
Kas tiek dots jebkurā laikā, pateicoties versijai PaperOffice. Dokumentam jābūt pieejamam un novērtējamam visu glabāšanas perioda laiku.
Tādējādi PaperOffice atbilst visiem nepieciešamajiem standartiem, sertificējot un testējot visas programmatūras prasības saskaņā ar GOBD.
Jautājums par saglabāšanas periodu atkal un atkal parādās mūsu klientu priekšā. Jo nav skaidru norādījumu par to, kā un vai oriģinālais rēķins būtu jāsaglabā. Pirmkārt, jums jāsazinās ar atbildīgo nodokļu iestādi, t. i., atbildīgo revidentu.
Dokumenti ar juridisku nozīmi, piemēram, līgumi, joprojām ir jāsaglabā oriģinālā.
Padoms
Mēs esam izveidojuši galīgo 5 soļu ceļvedi, lai bez papīra un digitalizētu savu biznesu kā lejupielādējamu dokumentu, kurā sīki aprakstītas katra 5 darbības un cik ilgs laiks tam nepieciešams:
Nodokļu pārvalde pieņem elektroniskās kvītis. Tiesa strīda gadījumā tikai oriģināli.
Tas ir saistīts ar faktu, ka paraksta autentiskumu var pārbaudīt tikai oriģinālos dokumentos. Mēs iesakām nekad neizmest Original.
Izrādās, ka jums ir jāapsver vairāki aspekti, lai veiksmīgi apstrādātu ienākošos rēķinus.
Lai pilnībā izslēgtu papīru no procesa, jums ir jāievieš nepārtraukta visu ienākošo rēķinu digitalizācija. Uzlabojumi rodas, pēc iespējas automatizējot procesu.
Šādam digitālajam dokumentam ir uzņēmuma priekšrocību kopums. Pielāgota programmatūra nodrošina ievērojami lielāku produktivitāti uzņēmumā.
Tātad rēķinu digitalizēšana ir svarīgs solis, lai pārveidotu savu biznesu par biroju bez papīra. Tas ietaupa laiku un darbu. Palielina jūsu darba rezultātu kvalitāti.
Izmantojiet visas bezpapīra biroja priekšrocības.
Lai gan lielie uzņēmumi jau sen ir iecēluši digitalizācijas amatpersonas, kas nodarbojas ar analogo dokumentu pilna laika konvertēšanas tēmu, maziem un vidējiem uzņēmumiem parasti trūkst cilvēkresursu, jo īpaši tāpēc, ka ir nepieciešama atbilstoša profesionālā kvalifikācija.
Tomēr tā ir izplatīta kļūda un noved pie sliktiem ieguldījumiem, jo daudzi ražotāji izmanto šo nezināšanu.
Jums nav nepieciešams IT speciālists vai apmācīts bibliotekārs!
Viss, kas jums patiešām nepieciešams, ir
Dažreiz aparatūra bieži jau ir tur, tai ir lielāks potenciāls nekā iepriekš, un to var izmantot nekavējoties.
Padoms
Starp citu, ir īpašs raksts par "digitālo rēķinu apstrādes" tēmu, kurā ziņots par digitalizācijas vai digitālo rēķinu apstrādes priekšrocībām:
Beidzot, mēs atbildam uz vēl dažiem bieži uzdotiem jautājumiem par šo tematu. "Pareizi ieviesiet digitālo rēķinu apstrādi 10 soļos":
Pirmkārt, ir ļoti svarīgi atzīmēt, ka ir jāievēro dokumentu digitālās arhivēšanas faktori. Saskaņā ar GoBD teikto, papīra dokumenti var tikt iznīcināti. Ja vien tie nav jāglabā oriģinālā saskaņā ar ārvalstu nodokļu vai nodokļu noteikumiem.
Tas ietver, piemēram, bilances atvēršanu un būvniecības tiesību aktu dokumentus.
Ir vērts izmantot DMS jebkura lieluma uzņēmumam, lai digitalizētu rēķinus. Jūs varat ne tikai arhivēt dokumentus saskaņā ar tiesību aktiem, bet arī vienkāršot plašus grāmatvedības procesus, piemēram, izmantojot darbplūsmas.
Pirmkārt, rēķinu digitalizācija rada ievērojamu un tūlītēju produktivitātes pieaugumu. Digitalizācija ne tikai atbrīvo darbiniekus no laikietilpīga, blīva darbības uzdevuma. Turklāt tiks atrisinātas kavēšanās un strīdu problēmas manuālas kļūdas dēļ.
Tiek krasi samazinātas raksturīgās izmaksas svarīgu papīra dokumentu glabāšanai, meklēšanai un zaudēšanai. Turklāt validācijas un kontroles procesu racionalizācija un automatizācija visā kreditoru parādu procesā.
No pirkuma pieprasījuma līdz maksājumam reiziniet šos pabalstus vēl vairāk.
Darbs digitāli un veco dokumentu ieviešana jaunajā laikmetā būs labākais galvenais ieguldījums, lai nākotnē ietaupītu neticami daudz laika, naudas un nervu.
Jums nav nepieciešams savs IT speciālists, lai izmantotu visas digitalizācijas priekšrocības.
Tas, kas jums nepieciešams, ir pareizais partneris jūsu pusē, kurš, pateicoties savai pieredzei, var īstenot tieši to, kas jums nepieciešams. Izvairieties no iebiedēšanas un izvēlieties testa pozīcijas, nevis izdomātas PowerPoint prezentācijas, to īsti nepārbaudot.
Pieredze rāda, ka gandrīz katrai darbībai, uzņēmumam un uzņēmumam ir liels kopētājs, kas neizmanto savu potenciālu. Šīs ierīces mīl masveida skenēšanu, ir iecietīgas pret saspraudēm un var būt pamats digitālam sākumam bez skenera ieguldījumiem.
Izvairieties no izmaksu slazdiem ar DMS / ECM sistēmām, kur jūs nežēlīgi esat ražotāju žēlastībā. Nepieļaujiet nekādus kompromisus, kad runa ir par savām administrācijas iespējām, piemēram, dokumentu mācīšanu un iestatījumu veikšanu pats. Ja jums nepieciešama palīdzība, ražotājs ar prieku jums palīdzēs, bet paliks neatkarīgs.
Procedūras nākotnē būs pilnīgi identiskas, bet pilnībā automatizētas.
Rēķins ienāk? Darbplūsma tiek aktivizēta, un viss iet savu noteikto ceļu.
Vai meklējat visās 1000 mapēs? Nekādu problēmu, jo jums ir savs Google!
"Manuāla dokumentu apstrāde tik lielā kopienā mums būtu prasījusi daudz laika.
Izmantojot automatizēto risinājumu no PaperOffice DMS, manuālo piepūli varētu ievērojami samazināt, tajā pašā laikā tika veikti ieguldījumi uz nākotni orientētās tehnoloģijās. Mēs esam pionieri digitālo īpašumu pārvaldībā."
Alejandro Campos kungs
IT speciālists un projektu vadītājs īpašuma pārvaldībā El Guijo
