PaperOffice Insiders Informācijas biļetens
PaperOffice Insiders Informācijas biļetens
Mēs vēlamies kļūt par draugiem

Vislielākā iespējamā atlaidi piedāvājumi

Ekskluzīvas iekšējās ziņas

Bezmaksas bonusa atjauninājumi

Vislielākā iespējamā atlaidi piedāvājumi

Ekskluzīvas iekšējās ziņas

Bezmaksas bonusa atjauninājumi

Draudzība Uzticība Godaprāts
Mēs nekad neparedzam nodot jūsu e-pasta adresi citiem un katrā e-pastā ir viena klikšķa at abonēšanas saites.

Bezpapīra birojs: Šādi uzņēmumā izdodas digitalizācija

5 soļi, kas jums jāievēro

 
Vai vēlaties samazināt papīra patēriņu savā uzņēmumā, digitalizēt savus datus vai uzzināt, kā birojā palikt bez papīra? Šajā rakstā mēs esam izvēlējušies dažus soļus, kas var būt ļoti noderīgi, lai sasniegtu bezpapīra biroju.
Vai vēlaties samazināt papīra patēriņu savā uzņēmumā, digitalizēt savus datus vai uzzināt, kā birojā palikt bez papīra? Šajā rakstā mēs esam izvēlējušies dažus soļus, kas var būt ļoti noderīgi, lai sasniegtu bezpapīra biroju.

Bezpapīra darbs, izmantojot digitālos procesus

Dokumentu pārvaldības sistēmas ir pamats uzņēmumu digitalizācijai un digitālo biznesa procesu realizācijai. Tie sniedz ievērojamu ieguldījumu jūsu uzņēmuma efektivitātē un panākumos, kā arī bezpapīra birojā. Ja visi analogie avoti ir integrēti digitālajos procesos, uzņēmuma pamatdarbības efektivitāte palielinās.

Profesionāla padoma

Vai vēlaties samazināt papīra patēriņu savā uzņēmumā, digitalizēt savus datus vai uzzināt, kā birojā palikt bez papīra? Šajā rakstā mēs esam izvēlējušies dažus soļus, kas var būt ļoti noderīgi, lai sasniegtu bezpapīra biroju.

Bezpapīra biroja pieeja arvien vairāk ir plašsaziņas līdzekļu ziņojumu uzmanības centrā, bet to diez vai izmanto praksē - jo īpaši ne mazos un vidējos uzņēmumos. Runa nav tikai par iesaistīto laiku un naudu.

PaperOffice employee holds her hands over her head
Paperless office can bring many benefits to your business

Tomēr, izmantojot tikai dažus pasākumus, papīra patēriņu var ievērojami samazināt. MVU gūst labumu no vienotas hierarhijas un elastīgām struktūrām.

Pašreizējā rakstā mēs tuvāk aplūkojam tēmu par bezpapīra biroju vai "digitālo biroju", kā tas ir arī zināms. Mēs jums parādīsim, ka pāreja ir daudz vieglāka, nekā jūs iedomājaties. Jūs saņemsiet arī padomus par korporatīvo organizāciju, mēs jums pateiksim, kādas priekšrocības ir darbam bez papīra un aprakstīsim veiksmīgas ieviešanas ietekmi.

Tehnoloģijas kļūst arvien ātrākas un ātrākas

Laikā, kad tehnoloģijas ir mudinājušas mūs sazināties ar pasauli, izmantojot mūsu viedtālruņus, ir mazāk jēgas, ka mēs joprojām izmantojam papīru daudzās mūsu ikdienas aktivitātēs.

Šodien mēs esam pieraduši nodarboties ar digitālo saturu (mūziku, fotogrāfiju, TV sērijām), bet dokumentu digitalizācija vēl nav plaši izplatīta darba un biznesa vidē. Mūsdienās gandrīz visiem uzņēmumiem ir piekļuve datoriem un mobilajām ierīcēm, tad kāpēc mēs turpinām piepildīt savus birojus ar papīru?

Galvenie iemesli, kāpēc tiek turpināta papīra izmantošana, ir izaicinājumi, kas saistīti ar pārmaiņu un digitalizācijas novēršanu. Daudziem cilvēkiem patīk saglabāt to dokumentu fizisku kopiju, ar kuriem viņi strādā.

Tomēr, tā kā jūsu darbinieki sāk likvidēt vai vismaz samazināt birojā vai visā organizācijā izmantotā papīra daudzumu, jūs arī uzlabojat procesus, palielinot produktivitāti, digitalizējot datus, izmantojot bezpapīra metodes un tādējādi samazinot izmaksas.

Īpaši šobrīd grūtajos laikos, piemēram, nepieciešamība pēc mājas birojiem Corona, visiem uzņēmumiem ir ļoti svarīgi stiprināt uzņēmuma konkurētspēju , padarot to bez papīra vai digitālu un nodrošinot, ka darbinieki var arī elastīgi strādāt no mājām mājas birojā. Galu galā uzņēmumam ir jāseko līdzi digitālajam laikmetam un jārealizē ceļš uz biroju bez papīra.

Kāpēc jums vajadzētu samazināt papīra patēriņu savā uzņēmumā?

Bezpapīra birojs ir mērķis, ko arvien vairāk uzņēmumu noteikti cenšas sasniegt, un piedāvā daudzas priekšrocības, kas pārsniedz izmaksu ietaupījumus un samazina uzņēmuma oglekļa pēdas nospiedumu.

Tiek lēsts, ka darbinieks, kurš kopā pavada divas stundas ar dokumentiem, gadā izmanto vidēji 10 000 papīra lapu (Federālās vides aģentūras dati). Šī iemesla dēļ ir svarīgi izmantot risinājumus un rīkus, kas uzlabo gan piekļuvi informācijai, gan tās pārvaldību, gan lokalizāciju. Tomēr jebkuras izmaiņas biznesa procesā prasa laiku un prasa pakāpeniskas izmaiņas korporatīvajā kultūrā.
Papildus pozitīvajai ietekmei uz vidi, samazinot biznesa papīra patēriņu, dokumentu un uzņēmuma datu digitalizācija piedāvā daudzas citas priekšrocības.

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Bezpapīra biroja priekšrocības

Bezpapīra biroja galvenās priekšrocības ir šādas:

  • Visu darba procesu optimizācija

    Pateicoties pārejai uz biroju bez papīra, jūs varat būt pirmais Spert soli pretī sava uzņēmuma digitālajai transformācijai.
    Tā kā, pateicoties darbplūsmas risinājumiem, jūs varat vēl vairāk vienkāršot un paātrināt biznesa procesus. Viņi atbrīvo ierēdņus, pārņemot daudz sarežģītu rutīnas darbu. Juridiskās prasības, kas jāievēro, ir tieši integrētas darbplūsmā.

  • Elastīgs darbs, neatkarīgi no tā, kur atrodaties

    Ja digitalizējat dokumentus, varat to izdarīt jebkurā laikā, vietā un ar jebkuru ierīci piekļūstot dokumentiem. Tas ir īpaši svarīgi, ja jums ir vairākas filiāles, jūsu darbinieki vēlas / jums ir jādara savs darbs no sava mājas biroja vai jums ir jāizdod apstiprinājumi.

  • Milzīgs izmaksu samazinājums visās jomās

    Dokumentu digitalizācijai ir tieša ietekme uz jūsu uzņēmuma izmaksu samazinājumu ne tikai tāpēc, ka jūs vairs nepērkat tik daudz papīra, bet arī tāpēc, ka jūs ietaupāt uz printera uzturēšanu un tintes un rezerves daļu iegādi.
    Protams, tas arī samazina uzglabāšanas izmaksas, t.i., failus, mapes, plauktus, kartotēkas skapjus. Vērtīgā vieta papīra dokumentu glabāšanai vairs netiek izšķiesta.

    Būtība ir tāda, ka, tiklīdz jūs izmantojat digitālos datus, jūsu darbinieki birojā strādā daudz efektīvāk un saprātīgā un mērķtiecīgā veidā iegulda vērtīgo laiku, kas iegūts saprātīgā un mērķtiecīgā veidā uzņēmumā .
    Ievērojamais uzglabāšanas vietas samazinājums, digitalizējot un/vai samazinot papīra patēriņu, noved pie tīrākiem un sakoptākiem birojiem.

  • Maksimāla drošība pret zādzību un nozaudēšanu

    Lielāka informācijas drošība, izmantojot programmatūru ar datu bāzes glabāšanas sistēmu. Digitāli uzglabātas informācijas drošība ir daudz pārāka par papīra arhivēto dokumentu drošību.

    Uzmanieties, lai savā uzņēmumā neizmantotu mākoņrisinājumu, jo mākonī izvietoti DMS risinājumi un DMS programmatūra ir drošības plaisa.

  • Mazāk stresa, izmantojot automatizāciju

    Pārveidojoties no manuālām uz automatizētām darbplūsmām, biznesa procesi tiek standartizēti un izmaksas samazinātas. Piemēram, darbplūsmas optimizācija var izraisīt ātrāku iekasēšanu un iegūšanas izmaksu samazināšanos.
    Rēķinu apmaksa vairs netiek aizmirsta, atlaides var atskaitīt savlaicīgi.

  • Samaziniet riskus biznesa procesos

  • Uzlabojiet attiecības ar klientiem

    Digitalizācija jūsu uzņēmumā sniedz klientu attiecībām lielāku dziļumu un apjomu. Tas nozīmē, ka visaptveroša datu vākšana biznesa darījumos ar lielo datu palīdzību, konsekventa iekšējo procesu sasaiste, reakcijas laiks dažu sekunžu laikā, kā arī personalizēts kontakts ar lielu klientu skaitu vienlaikus un precīza, ārkārtīgi uz pieprasījumu orientēta prasību plānošana virzīs jūsu uzņēmumu uz priekšu.

    Digitalizācija pieaug visās uzņēmuma jomās - arī klientu apkalpošanā. Būtu kļūda, ja jebkurš uzņēmums nenovērtētu šo potenciālu. Ja jūs nevēlaties atpalikt no sacensībām un pat steigties viņiem priekšā, ir svarīgi nodarboties ar digitalizāciju šajā jomā. Nekad agrāk nav bijis iespējams veiklāk un individuāli komunicēt ar klientu par viņa īpašajām vajadzībām un vēlmēm.

  • Palielinās iekšējā pārredzamība

  • Ievērojams darba vides uzlabojums darbinieku vidū

    Uzņēmumi, kas izvēlas digitalizēt savus dokumentus, izmantojot piemērotu dokumentu pārvaldības programmatūru, pretī saņem lielas priekšrocības, piemēram:

    • Vairāk brīvas fiziskās vietas
    • Ātrāka dokumentu meklēšana
    • Labāka dokumentācijas organizācija
    • Tā rezultātā ir mazāk laika, kas pavadīts, meklējot dokumentus, un mazāk stresa.
    • Ilgtspēja un konkurētspēja
    • Vienkāršota komunikācija un uzdevumu risināšana
    • Jūsu uzņēmuma produktivitāte palielinās
    • Un vissvarīgākais ir tas, ka jūs esat pareizajā ceļā uz biroju bez papīra.

Izvairieties no šīs kļūdas par katru cenu!

Īpaši projektiem ar digitalizāciju bieži saskaras ar lielu nevēlēšanos, jo daudzi uzņēmumi baidās, ka šāds projekts attīstīsies par bezdibenīgu bedri. Visbiežākais iemesls tam ir pašu uzņēmumu zināšanu trūkums un papildu uzticēšanās nekompetentiem programmatūras ražotājiem, kuri piedāvā programmatūru, kas nedarbojas. Daudzi programmatūras ražotāji izmanto nezināšanas priekšrocības.

Šajā brīdī PaperOffice ar prieku palīdzēs jums īstenot digitalizāciju. Pateicoties 20 gadu pieredzei dokumentu pārvaldības un automatizācijas jomā, PaperOffice var sniegt jums darba ieteikumus no prakses un pavadīt jūs līdz pilnīgai ieviešanai.

Starpposma secinājums 1 / 3

Nav vajadzīgs ne IT speciālists, ne viens apmācīts bibliotekārs!

Viss, kas jums patiešām nepieciešams, ir

  • pareizā programmatūra
  • uzticams IT partneris
  • atbilstoša aparatūra
Dažreiz aparatūra bieži jau ir tur, tai ir lielāks potenciāls nekā iepriekš, un to var izmantot nekavējoties.

Padoms

Starp citu, ir īpašs raksts par tēmu "Papīra dokumentu digitalizācija: 10 svarīgākās priekšrocības", kurā ziņots par vispārējās digitalizācijas priekšrocībām:

PaperOffice employee is happy to digitize all documents in paper so far and raises her hands in joy
The 10 most important advantages of digitizing paper documents: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Kādi 5 soļi jums jāveic, lai samazinātu papīra patēriņu savā birojā?

Mēs esam uzskaitījuši piecas darbības, kas jums jāievēro, lai samazinātu papīra patēriņu birojā un kļūtu digitāls:

  • Procesu stratēģija un analīze

    Labi plānojiet savu izvietošanu bezpapīra birojā. Veltiet pietiekami daudz laika, lai analizētu procesus savā uzņēmumā. Kam jābūt pieejamam vai glabājam papīra formātā? Kuri dokumenti ir pietiekami digitālā formātā? Dokumenti un informācija nāk no dažādiem avotiem Jūs, visticamāk, saskarsities ar informāciju, kas nāk no dažādiem avotiem un dažādos formātos. Daži no tiem digitālā formā, saglabāti failos vai datu bāzēs, bet daži - drukātu dokumentu veidā.

    Iespējams, vēlēsities skenēt un digitalizēt visus iepriekšējos dokumentus vai pāriet uz bezpapīra biroju/sistēmu līdz noteiktam datumam, kā arī izmantot digitālos datus, lai turpinātu un efektīvi strādātu nākotnē. Izmantojiet daudzfunkcionālo printeri/skeneri skenēšanai un direktoriju uzraudzībai vai masveida arhivēšanai lielam dokumentu apjomam.

    Pirmā iespēja prasa vairāk laika un resursu. Ideālā gadījumā jūs un jūsu darba grupa izlems, kā organizēt elektroniskos failus un soli pa solim iestatīt nepārtrauktu skenēšanas procesu, lai visi turpmākie dokumenti tiktu digitalizēti.

    Laika un personāla plānošana bezpapīra biroja projektam

    Ceturtdaļa jeb 90 dienas ir saprātīgs termiņš, lai īstenotu darbības, kas vajadzīgas, lai pārietu uz bezpapīra biroju.

    Tas ir arī periods, kas ļauj vienmērīgi pāriet. Ātrie labošanas risinājumi, kas liek darbiniekiem veikt izmaiņas no vienas dienas uz nākamo, parasti ir īslaicīgi. Šādā veidā ir iespējams arī netraucēt darbību.

    Būtībā, pārejot uz bezpapīra biroju ar PaperOffice DMS, nav nepieciešama projekta komanda, kas sastāv no vairākiem cilvēkiem.

    Daudzos MVU to atskaitīšana no to faktiskajiem uzdevumiem nav ne iespējama, ne vēlama. Tomēr jēga ir panākt, lai vismaz viena persona, kurai ir pilnvaras izdot direktīvas, būtu CDO, galvenais digitālais direktors. Ja jūs pārāk neaizraujaties ar amerikāņu saīsinājumiem, varat viņu iecelt par bezpapīra biroja projektu vadītāju.

    Ir svarīgi, lai attiecīgā persona rūpīgi iepazītos ar PaperOffice DMS.

    Pateicoties skaidri strukturētajai programmatūras struktūrai un plašajām un viegli saprotamajām apmācībām un videoklipiem par katru aspektu, tas ir kaut kas tāds, kam nav nepieciešams ne IT grāds, ne ārēja apmācība. Turklāt to var izdarīt kā "mācīšanos darot", kas pavada pirmos pārveides pasākumus.

  • Termiņu noteikšana pārejai uz bezpapīra biroju

    Paredzēto 90 dienu sadalīšana mazākos laika periodos ir vērsta uz to, lai varētu koncentrēties uz katru pārejas posmu un spēt pārdomāt iesaistītos procesus. Turklāt panākumus pārejā uz eiro var dokumentēt vieglāk. Darbinieki labāk izprot pasākumus un nejūtas satriekti. Tajā pašā laikā mērķi ir jāpaziņo iekšēji, kas atbilst garīgām pārmaiņām. Tas, cik tas ir svarīgi, jau ir izskaidrots priekšvārdā.

    Ir lietderīgi sadalīt 90 dienas trīs daļās pa 30 dienām.

    Pirmās 30 dienas tiek izmantotas, lai analizētu visus procesus, kas jāpārvērš no analogās uz digitālo.
    Otrajās 30 dienās tiks ieviests PaperOffice DMS un nepieciešamā aparatūra, bet sākotnēji tikai apmācības nolūkos un pavadošajiem notiekošajiem procesiem, ja tas radīsies.

    Pēdējās 30 dienas ir aizņemtas, lai process pārietu no analogā uz digitālo, un darbinieku jautājumi, bez šaubām, rodas. Ir iespējama arī viena vai otra nepareiza darbība, taču to var labot jebkurā laikā, pateicoties PaperOffice DMS hierarhiskajai struktūrai.

    Pēdējo 30 un līdz ar to arī 90 dienu beigās ir pilnībā integrēta dokumentu pārvaldības sistēma, kas jau šobrīd ļauj analizēt, cik lieli ir un būs ietaupījumi un priekšrocības nākotnē.

  • Iegūšanas ceļu noteikšana un datu krātuves noteikšana

    Pirmajās 30 dienās galvenā uzmanība tagad tiek pievērsta to procesu izpētei, kuros papīram līdz šim ir bijusi galvenā loma. Lai to izdarītu, ir nepieciešams atpazīt ārējās un iekšējās komunikācijas saskarnes uzņēmumā un sekot to dzīves ciklam, kas var būt:

    • Tālruņa zvani (piemēram, pasūtījuma veidlapa, kas pēc tam tiek aizpildīta)
    • E-pasta datplūsma (piemēram, pasts tiks izdrukāts nākamajai sapulcei)
    • Burti
    • Biznesa klienta apmeklējums (piemēram: skatīt tālruņa zvanus)
    • Pavaddokumentos
    • Iekšējā sarakste

    Nākamā lieta, kas jānosaka, ir tas, kad un kur elektronisko veidlapu gadījumā notiek pāreja uz drukātu papīru, kā arī ceļš no papīra uz arhivēšanu vai vienkārši uz atkritumu tvertni.

    Turpmāk noformējiet dokumentus digitāli

    No šī brīža, cik vien iespējams, dariet bez papīra: sanāksmes, protokolus, ienākošo pastu, izejošos rēķinus un piezīmes var izveidot tieši PaperOffice. Uzdevumi un darbplūsmas tiek īstenotas arī digitāli.

    Digitalizējiet rēķinus un pakāpeniski ieviesiet bezpapīra uzskaiti

    Rēķinu izsniegšana kā tāda arī ir daļa no bezpapīra biroja, lai gan ne tikai jāskata šajā kontekstā. Digitalizācija un pareiza apstrāde ir problēma, un tā ir arī labi jāplāno un jāīsteno.

    Ikviens, kurš savus rēķinus uztur digitāli, kā arī rada savu digitālo grāmatvedību, atzīst lielāku ietaupījumu potenciālu un var padarīt vispārējo grāmatvedības procesu efektīvāku.

    Datu glabāšana

    Ja jau esat nolēmis, ka jūsu fiziskie faili tagad būs digitālie faili, tūlītējs jautājums ir par to, kur jūs plānojat saglabāt šos digitālos failus. Vai jūs tos saglabāsit datu bāzē lokāli vai ārējā NAS ierīcē?

    Pārejot uz biroju bez papīra, jums nevajadzētu taupīt uz vienu no svarīgākajām šķautnēm. Nas ierīču vietējā datu glabāšana un izmantošana.

    Vai arī jūs vispār nevēlaties, lai jūsu uzņēmumā būtu datu krātuve vai datu bāze? Tomēr, lai izvairītos no ugunsgrēka, laupīšanas utt., Jums juridisku iemeslu dēļ nav iespējams izmantot mākoņa risinājumu. Tad, protams, risinājums, kā izmantot datu bāzi īpašā serverī, kas ir piešķirts tikai jums, ir ļoti labs risinājums.
    Izvēle ir liela.

    Patiesībā risinājumu meklēšana pieder arī pirmo 30 dienu sadaļā. Ar PaperOffice DMS dokumentu pārvaldību un NAS aparatūru, kas integrēta uzņēmuma tīklā, ir pieejami visi risinājumi, lai īstenotu pāreju no papīra uz digitālo.

    • Zugriff von mobilen Geräten sowie Computer auf dedizierten Server PaperOffice
    Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile

  • PaperOffice DMS plus aparatūras ieviešana

    Pēc tam, kad programmatūra ir instalēta uzņēmuma datoros, ir piešķirti hierarhijas līmeņi un NAS serveri ir iestatīti un savienoti tīklā, programmatūra tiek apmācīta.

    Nav nepieciešami ārēji (parasti sinonīmi "dārgiem") konsultantiem. PaperOffice darbinieki, protams, ir pieejami, ja nepieciešams. Vairāk nekā viens miljons uzņēmumu, kas sadarbojas ar PaperOffice DMS visā pasaulē, līdz šim ir ļoti labi tikuši galā ar detalizētām apmācībām un videoklipiem vai ar tālruņa padomiem par jautājumiem par PaperOffice DMS.

    Lielākā daļa procesu ir pašsaprotami, un tiem ir pievienota ļoti labi izkārtota palīdzības izvēlne. Starp citu, jums nav jābūt spītīgam, pieturoties pie 30 dienām. Ja visi, kas iesaistīti pārejā no analogās uz digitālo, uzskata, ka tas darbosies, procesu var saīsināt pēc vēlēšanās.

    Mapju struktūra

    Svarīga ir jēgpilna mapju struktūra, lai pēc pārejas jūs varētu viegli atrast sevi. Ērti kārtojiet savu digitālo mapju struktūru atbilstoši esošajai "īstajai" mapju struktūrai.

    Paļaujieties uz automatizāciju

    Pateicoties inteliģentajai AI atpazīšanai, jūs varat atpazīt svarīgus dokumenta datus dokumentā, izvilkt tos un izmantot dokumentu atslēgvārdiem. Tas ietaupa laiku un līdz ar to arī naudu.

  • Pabeidziet pāreju uz bezpapīra biroju

    Sākas pēdējās 30 dienas (vai mazāk), un darbinieki pabeidz izglītības un apmācības posmu. E-pasta ziņojumi vairs netiek izdrukāti, bet saglabāti.

    Darbplūsmu un spiedogu izmantošana

    Dokumentiem un e-pasta ziņojumiem var piekļūt, tos var rediģēt un padarīt pieejamus citiem darbiniekiem jebkurā laikā, izmantojot darbplūsmas funkciju PaperOffice DMS. Kravas dokumenti no piegādēm vai ienākošajiem burtiem tiek digitalizēti, izmantojot skeneri vai mobilā tālruņa kameru, un pārvērsti teksta dokumentos, izmantojot PaperOffice OCR programmatūru.

    Spiedoga funkcija ļauj aktivizēt dažādas darbplūsmas un veikt turpmākas darbības. Spiedogiem var pievienot dinamiskos mainīgos, un pat e-pasta paziņojumi tiek automātiski nosūtīti pēc lietošanas.

    Neaizmirstiet dublēt

    Ir tikai viena centrālā krātuve ar dublēšanas funkciju. Nekad vairs nerodas jautājums par to, kuram darbiniekam datorā ir saglabāts konkrēts dokuments un kā pie tā nokļūt, jo viņš vai viņa ir atvaļinājumā un nav pieejams.

    Datu šifrēšanas metode, ko izmanto arī ASV militārie spēki. Pašlaik populārā un ienesīgā hakeru spēle ar izspiedējvīrusu atlec no PaperOffice.

    Esiet konsekvents: Sākums vienmēr ir grūts, jo procesi, kas ir mēģināti gadiem ilgi, pagaidām ir jauni. Nekrītiet atpakaļ vecajā modelī.

    • Esiet konsekvents un izbaudiet bezpapīra biroju.

    Galīgais 5 soļu ceļvedis

    Padoms

    Mēs esam izveidojuši galīgo 5 soļu ceļvedi, lai bez papīra un digitalizētu savu biznesu kā lejupielādējamu dokumentu, kurā sīki aprakstītas katra 5 darbības un cik ilgs laiks tam nepieciešams:

    The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

    Starpsecinājums 2 / 3

    Izmantojot pareizo programmatūru, birojs bez papīra nozīmē, ka nav papildu darba!

    Viss, kas patiešām ir nepieciešams, ir kāda programmatūra

    • Pilnībā automatizējiet rēķinu saņemšanu, izmantojot personalizētus e-pastus, ja rēķini ir pieejami digitāli
    • Papīra rēķinu gadījumā, pateicoties skenera integritātei, tos var automātiski tvert, veicot pakešu skenēšanu
    • Skenēto dokumentu indeksēšana un nolasīšana
    • un vissvarīgākais: var automātiski saglabāt digitālos un skenētos dokumentus atkarībā no to satura!

    Un izvairieties no šīs izplatītās kļūdas

    Jebkurā gadījumā pārliecinieties, ka jūsu programmatūras izvēle attiecas uz DMS, ar kuru jūs varat veikt automātisko ierakstīšanu (piemēram, direktoriju uzraudzību) un dokumentu mācīšanu PATS, lai neiekļūtu nekontrolējamā izmaksu slazdā un nebūtu atkarīgs no ražotāja!

Digitālās transformācijas noslēgums

Daudziem uzņēmumiem moderns un efektīvs bezpapīra birojs nav vienas nakts sasniegums, bet tas arī nav utopija. Lai beidzot panāktu savu dokumentu digitalizāciju, jums ir jāizveido papīra samazināšanas politika un jāatrod risinājumi, lai atbrīvotos no visa, kas jums vairs nav nepieciešams.

PaperOffice dokumentu pārvaldības programmatūra var palīdzēt digitalizēt dokumentus un ieviest biroju bez papīra. DMS risinājumi ir pilnīgi risinājumi, kas piedāvā konsekventu infrastruktūru.
Tā rezultātā biznesa procesi tiek kartēti pārredzami, darbplūsmas var veikt digitāli un visu svarīgo informāciju var viegli apskatīt.

Pateicoties DMS risinājumiem, jūs varat arī apstrādāt un uzglabāt digitālos dokumentus un saturu audita drošā veidā, piemēram, lai aiztaupītu sev nepatikšanas uzņēmuma un nodokļu auditu laikā.

Padomi un triki digitālajam birojam

Mēs esam apkopojuši 9 padomus jums, lai bezpapīra birojs patiešām darbotos!

Īsāk sakot, runa ir par visdažādāko uzņēmuma dokumentu digitalizāciju, piemēram, līgumiem, kvītīm, pavadzīmēm, ienākošajiem rēķiniem, t.i., visu, kas ir uz papīra. Turklāt tiek apšaubīts ne tikai dokuments par pagātni, bet arī nākamais dokuments.

Komunikācija ir arī svarīgs partneris bezpapīra birojā. Jums nav jāuztraucas likumīgi, vienkārši pievērsiet uzmanību pāris "smalkumiem". Dažus dokumentus, tostarp mapju struktūru un PDF formātā, var viegli nodot nodokļu konsultantam vai kolēģiem kā pašpietiekamu arhīvu - tas tiek darīts tikai ar dažiem peles klikšķiem.

Pareizā dokumentu pārvaldības programmatūra atrisina analogo-digitālo problēmu

DMS apzīmē dokumentu pārvaldības sistēmu un ir paredzēts dokumentu, īpaši digitālo dokumentu, pārvaldībai, kas ietver konvertēšanu no analogā uz digitālo. PaperOffice DMS ir šāda sistēma. Tā funkciju klāsts ir tikpat ievērojams kā intuitīvi izstrādātā izvēlnes navigācija, kas prasa tikai nelielu apmācību. Jums nav nepieciešami dārgi konsultanti uz vietas. Labi izskaidrotas video pamācības par PaperOffice DMS to var izdarīt tikpat labi un daudz lētāk, bez maksas.

Skenēšana, OCR, arhivēšana ar automātisku atslēgvārdu lietošanu, AI kontrolēta dokumentu sapludināšana, integrēta meklētājprogramma, darbplūsmas funkcija, šifrēšana ar 1024Mbit, tieša integrācija MS Office, aizsardzība pret izspiedējvīrusu, automatizēta veidņu izveide, zīmoga funkcija, uzdevumu un piezīmju pārvaldība.

Šīs ir pāris svarīgākās PaperOffice DMS funkcijas, un, kā jau es teicu, ne jums, ne jūsu darbiniekiem nav jāpabeidz IT grāds.

Starpsecinājums 3/ 3

1. Sazinieties ar ražotāju ar zinātību un programmatūru, kas atbilst GOBD (un arī GDPR)!

2. Nav nevienas piemērotas DMS programmatūras. Katram DMS ir savs pamatojums, un galu galā produktam ir jāatbilst mērķim.

3. Neatkarīgi no tā, vai tas ir jūsu pašu serveris, PaperOffice veltīts serveris Strato AG datu centrā Berlīnē (Vācija) vai NAS - saglabājiet savu NEKAD dokumentu trešās puses mākoņa krātuvē, kas a) netiek izmantots uz īpaša pamata un b) neatrodas drošā valstī c) nevar eksportēt ar vienu klikšķi

Padoms

Ja ievērojat ieteikumus un izmantosiet NAS iekšējai drošai dokumentu glabāšanai - PaperOffice ir ne tikai ideāli piemērots šim nolūkam, bet ir pat vienīgais oficiālais DMS lielākajam NAS ražotājam pasaulē - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice on a laptop and a QNAP NAS next to it
PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.

FAQs

Beidzot, mēs atbildam uz vēl dažiem bieži uzdotiem jautājumiem par šo tematu. "Bezpapīra birojs: Šādi uzņēmumā izdodas digitalizācija":

Kam ir piemērots birojs bez papīra?

Ātra un vienkārša atbilde uz jautājumu ir: katram uzņēmumam. Visas uzņēmējdarbības nozares un lielums gūst labumu no bezpapīra biroja, sākot no MVU un jaunuzņēmumiem līdz lieliem uzņēmumiem. Tomēr pārveide ir īpaši vērtīga maziem un vidējiem uzņēmumiem: Apstrādes piepūles un izmaksu samazinājums atbrīvo budžetu, kas nepieciešams turpmākiem izaugsmes veicinātājiem.

Vai es varu izmantot mākoņa arhitektūras DMS pakalpojumu sniedzēju savam bezpapīra birojam?

Nē. Vēl viens faktors, kas ir bijis ikvienam uz lūpām vēlākais kopš VDAR stāšanās spēkā 2018. gadā, ir datu aizsardzība. DMS risinājumi un DMS programmatūra tiek izmantoti, lai apstrādātu, pārvaldītu un uzglabātu dokumentus, kas bieži satur sensitīvus personas datus. VDAR pārkāpumu gadījumā likumdevējs paredz lielus naudas sodus.

Secinājums

  • Ieguvumi attaisno pūles un izmaksas

    Darbs digitāli un veco dokumentu ieviešana jaunajā laikmetā būs labākais galvenais ieguldījums, lai nākotnē ietaupītu neticami daudz laika, naudas un nervu.

  • Jums ir nepieciešams kāds, kurš zina

    Jums nav nepieciešams savs IT speciālists, lai izmantotu visas digitalizācijas priekšrocības.
    Tas, kas jums nepieciešams, ir pareizais partneris jūsu pusē, kurš, pateicoties savai pieredzei, var īstenot tieši to, kas jums nepieciešams. Izvairieties no iebiedēšanas un izvēlieties testa pozīcijas, nevis izdomātas PowerPoint prezentācijas, to īsti nepārbaudot.

  • Aparatūra parasti jau ir pieejama

    Pieredze rāda, ka gandrīz katrai darbībai, uzņēmumam un uzņēmumam ir liels kopētājs, kas neizmanto savu potenciālu. Šīs ierīces mīl masveida skenēšanu, ir iecietīgas pret saspraudēm un var būt pamats digitālam sākumam bez skenera ieguldījumiem.

  • Lētāk, nekā gaidīts, ar pareizo DMS

    Izvairieties no izmaksu slazdiem ar DMS / ECM sistēmām, kur jūs nežēlīgi esat ražotāju žēlastībā. Nepieļaujiet nekādus kompromisus, kad runa ir par savām administrācijas iespējām, piemēram, dokumentu mācīšanu un iestatījumu veikšanu pats. Ja jums nepieciešama palīdzība, ražotājs ar prieku jums palīdzēs, bet paliks neatkarīgs.

  • Digitālā automatizācija ir nākotne

    Procedūras nākotnē būs pilnīgi identiskas, bet pilnībā automatizētas.
    Rēķins ienāk? Darbplūsma tiek aktivizēta, un viss iet savu noteikto ceļu.
    Vai meklējat visās 1000 mapēs? Nekādu problēmu, jo jums ir savs Google!

PaperOffice atrisina jebkuru problēmu: garantēti.

Gadījuma pētījums

Digitālie speciālisti risinājumi biznesa procesu automatizācijai

"Manuāla dokumentu apstrāde tik lielā kopienā mums būtu prasījusi daudz laika.
Izmantojot automatizēto risinājumu no PaperOffice DMS, manuālo piepūli varētu ievērojami samazināt, tajā pašā laikā tika veikti ieguldījumi uz nākotni orientētās tehnoloģijās. Mēs esam pionieri digitālo īpašumu pārvaldībā."

Alejandro Campos kungs
IT speciālists un projektu vadītājs īpašuma pārvaldībā El Guijo