문서 관리 시스템이 수행해야 하는 7가지 중요한 기능
문서 및 개정 보안을 통한 혜택
이 기사에서는 귀사가 성공적인 디지털화를 위해 필요한 문서 관리 시스템의 가장 중요한 기능을 나열합니다.
이 기사에서는 귀사가 성공적인 디지털화를 위해 필요한 문서 관리 시스템의 가장 중요한 기능을 나열합니다.
디지털화를 통한 효율적인 작업
종이 문서의 디지털화 또는 디지털 변환은 회사의 효율성과 성공을 위한 전제 조건입니다. 디지털화의 필요성은 이제 모든 사람에게 중요한 측면입니다.
프로 팁
이 기사에서는 귀사가 성공적인 디지털화를 위해 필요한 문서 관리 시스템의 가장 중요한 기능을 나열합니다.문서 관리 시스템인 DMS에 대한 요구는 최근 몇 년 동안 엄청나게 또는 오히려 자연스럽게 증가했습니다. 대부분 원래 아날로그 문서를 스캔하여 디지털화하고 저장하는 데이터베이스로 시작된 것은 오늘날 사무실의 관리 업무의 주요 부분을 차지하는 포괄적 인 사무용 소프트웨어가되었습니다.
그러나 표준은 무엇이며, 고객은 DMS에서 무엇을 기대할 수 있습니까?
이 기사에서는 문서 관리 시스템이 가져야 할 중요한 기능을 보여줍니다. 이것은 혁신적인 문서 관리 소프트웨어 인 PaperOffice DMS를 사용하여 한 점씩 설명 할 수 있습니다.
혜택을 받기 전에 다음 질문에 답해 보겠습니다.
문서 관리 시스템이란 무엇입니까?
문서 캡처, 배포, 보관 및 인덱싱은 많은 조직에서 일상 업무의 필수 프로세스 구성 요소입니다. 그리고 잊지 말아야 할 것 : 문서 삭제 및 검색.
즉, 다양한 산업 분야의 기업들이 탄원서, 계약 문서, 초안, 외부 서신, 연구, 전문가 의견 등 중요한 문서를 매일 축적합니다. 이들은 우편으로 도착할뿐만 아니라 많은 문서도 이메일로 도착합니다.
이러한 모든 문서는 종이 양식으로 도착하고, 구조화된 파일링, 작업 및 워크플로 할당이 필요하고, 요청 시 즉시 사용할 수 있어야 하는 경우 디지털화해야 합니다.
중요한 기한을 지키고 문서를 저장하기 위해 법적 조치를 취하는 것이 매우 중요합니다.
이것은 시간이 많이 걸릴뿐만 아니라 지갑에 불필요한 부담을줍니다.
문서 관리 시스템의 도입은 나와 내 회사에 어떻게 도움이 될 수 있습니까?
간단히 말해서 DMS라는 문서 관리 시스템을 도입하면 문서에 명확한 구조를 가질 수 있으며 정보의 홍수에 대처할 수 있습니다.
DMS는 또한 문서 관리 소프트웨어의 약자이며 문서, 특히 아날로그에서 디지털로의 변환을 포함하는 디지털 문서를 관리하기위한 것입니다. 페이퍼오피스 DMS는 이러한 소프트웨어입니다.
PaperOffice DMS는 시간이 많이 걸리는 모든 병목 현상을 제거하고 향후 DMS에서 디지털 방식으로 관리하여 계약서 또는 서신과 같은 중요한 문서에 대한 명확한 개요를 만듭니다.
PaperOffice는 고객 계약, 변론, 수수료 명세서, 판결 및 전자 메일 서신을 관리하는 데 도움이 필요한지 여부에 관계없이 문서 유형을 구분하지 않습니다 : 문서 관리 시스템 덕분에 회사 또는 조직의 이전 프로세스가 디지털화되어 더 효율적이고 투명하며 훨씬 유연합니다.
스캔 및 디지털 문서는 PaperOffice를 사용하여 몇 초 안에 검색, 편집, 저장, 배포, 태그 지정 및 전달할 수 있습니다. 문서의 데이터를 자동으로 인식하고 판독하여 CRM 또는 ERP와 같은 외부 시스템으로 전달할 수 있습니다.
아날로그 문서가 더 이상 최신 상태가 아니라는 것을 확실히 알고 있습니다. 그러나 기존 아날로그 아카이브를 디지털 데이터로 변환하는 데 수반되는 복잡성도 볼 수 있습니다. 문서를 디지털화하는 것은 단순한 트렌드 이상이기 때문입니다. 사실, 이제는 동일한 부문의 다른 모든 회사와 경쟁력을 유지하고 최신 상태를 유지하기위한 전제 조건입니다.
따라서 문서 관리 시스템을 회사에 도입하는 것이 좋습니다.
그래서 우리는 DMS가 무엇인지, 그리고 소개가 나를 데려 올 것인지에 대한 질문을 명확히하고 기사의 실제 질문에 도달했습니다.
문서 관리 시스템이 수행해야 하는 7가지 중요한 기능은 무엇입니까?
기능 1 : 위치. 디지털 아카이브에 저장
모든 문서 관리 시스템의 가장 중요하고 첫 번째 기능은 모든 문서와 정보를 모으는 것입니다. 이것은 스캔 및 디지털 문서 및 이메일의 보관 및 관리가 데이터베이스, 디지털 아카이브에서 일어나는 방식입니다.
PaperOffice는 모든 정보를 MySQL / MariaDB 데이터베이스에 직접 저장하며, QNAP 및 Synology와 같은 NAS 장치 또는 홈 오피스로부터의 원격 액세스를 포함하여 자체 또는 전용 서버를 통해 로컬 PC의 모든 플랫폼의 구내에서 직접 운영 할 수 있습니다.
어떤 유형의 문서인지는 아무런 차이가 없습니다.
모든 문서 유형은 DMS에 중앙에 저장할 수 있으므로 모든 부서 및 비즈니스 영역에서 액세스할 수 있습니다.
모든 회사 관련 문서는 중앙에 저장되며 모든 직원이 신속하게 찾을 수 있습니다.
디지털 아카이브는 어디에 위치해야 합니까?
디지털화된 데이터를 Synology 또는 QNAP과 같은 NAS 장치에 있는 데이터베이스 또는 전용 서버에 보관하는 것이 좋습니다. 자신의 외부 (전용) PaperOffice 서버를 사용하면 완벽한 데이터 보호 기능을 갖춘 클라우드의 모든 이점을 얻고 매월 비용과 많은 작업을 절약 할 수 있습니다.
PaperOffice 서버를 사용하면 클라우드 솔루션의 모든 장점과 단 하나의 큰 차이점을 누릴 수 있습니다. 그것은 당신 자신의 전용 데이터베이스 서버이며 아무도 당신에 액세스하지 않습니다.
서버를 사용하고 싶지 않으십니까? 문제 없어요.
NAS가 문서 보관에 이상적인 이유
NAS, 네트워크 연결 스토리지, 독일어로 네트워크 연결이 가능한 스토리지 장치, PaperOffice DMS 및 내부 클라우드용 호환 소프트웨어가 준비되었습니다. 상태 및 비 상태 호기심으로부터 절대적으로 안전하며 백업 기능 덕분에 하드 드라이브 충돌로부터 안전합니다.
기능 2 : 문서를 쉽게 검색 할 수 있습니다. 검색 및 찾기
PaperOffice는 아직 바이너리가 아닌 들어오는 문서를 스캔하여 자체 OCR 소프트웨어를 사용하여 디지털 읽기 및 쓰기 형식으로 변환합니다.
동시에 날짜와 시간, 버전 번호 및 키워드가 저장되며, 검색하는 사람이 문서의 내용만 기본 알고 있더라도 PaperOffice 검색 엔진이 문서를 찾는 데 사용할 수 있습니다.
보다 쉽게 하기 위해 PaperOffice는 가장 최근에 저장한 문서를 미리 보기 목록에 표시합니다. PaperOffice에 저장하는 모든 것은 PaperOffice FileOCRmax를 통해 자동으로 완전히 텍스트로 인식되며, 비즈니스 사전으로 최적화되고 키워드 검색을 위해 SQL 데이터베이스에서 완벽한 키워드 검색을 위해 인덱싱됩니다.
자동 언어 인식 및 최적화: PaperOffice는 문서 언어를 자동으로 인식하여 OCR 텍스트 인식을 절대 최대한으로 최적화하여 모든 문서의 텍스트 인식을 극대화합니다.
팁
"추가 작업없이 종이가없는 사무실을위한 최상의 솔루션 + 스캐너에서 직접 문서를 보관"이라는 주제에이 프로세스를 명확하게 설명하는 YouTube의 비디오가 있습니다.
저장된 문서의 장기적인 가독성
우선, PaperOffice DMS는 현재 사용 가능한 가장 높은 보안 표준 중 하나 인 AES-1024bit에 따라 보안을 위해 저장 될 때 모든 문서를 암호화합니다.
읽을 수 있는 문서로 다시 변환하는 것은 현재 모든 형식으로 가능하며, PaperOffice는 정기적으로 파일 형식을 업데이트하므로 나중에 문서도 읽을 수 있습니다.
기능 3 : 법적 보존 기간 보장
문서 관리 시스템을 통해 문서를 저장할 때 가장 중요한 측면 중 하나는 법적 규정 또는 GoBD의 요구 사항을 준수하는 것입니다.
약어 GoBD는 "전자 형식으로 책, 기록 및 문서를 적절하게 관리하고 저장하기위한 원칙 및 데이터 액세스"를 의미합니다.
특히, 중앙 SQL 데이터베이스 PaperOffice에 직접 감사 방지, 고도로 암호화된 문서 저장소로 인해 문서 표준 및 법률 지침 또는 세계 최고 수준의 독일 표준 GOBD 에 대한 모든 요구 사항을 충족합니다 .
버전 관리라는 용어는 문서 관리 시스템(DMS) 내에서 외래어가 아닙니다. GoBD 준수 버전 제어 및 감사 증명 버전 관리가 있는 문서 관리 시스템을 사용해야 하는 필요성은 그 어느 때보다 명확해졌습니다.
Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time
버전 관리를 통해 모든 변경 사항을 추적 할 수 있습니다.
버전 관리라는 용어는 매우 쉽게 설명 할 수 있습니다 : 전반적으로 문서 나 파일의 변경 사항을 기록하는 데 사용되는 기능에 관한 것입니다. 문서 변경을 감지하여 섀도 복사본으로 새 문서 버전으로 저장할 수 있습니다.
팁
그건 그렇고, YouTube에 법적으로 호환되는 Outlook 이메일 보관 에 대한 비디오가이 과정을 이해할 수있는 방식으로 설명합니다.
불변성 보장
각 문서 변경은 문서의 "최신" 버전을 해당 아카이브에 배치합니다. 로깅을 통해 변경 내용을 투명하고 항상 추적할 수 있습니다. 이 시점에서 후속 뷰어는 언제 그리고 어떤 편집기에서 문서를 변경했는지 알 수 있습니다. 이렇게 하면 전체 문서 생명주기에 대한 개요가 제공됩니다. 버전 관리는 자동 또는 수동으로 수행 할 수 있습니다.
개정 보안을 보장하려면 문서 및 파일 변경에 대한 모든 세부 사항을 명확하게 추적 할 수 있어야합니다. 권한이 부여된 직원만 이러한 변경을 수행할 수 있도록 보장해야 합니다. 그러나 몇 년 후 어떤 직원이 언제 무엇을 바꿨는지 아는 것도 중요합니다.
PaperOffice가 모든 법적 요구 사항을 초과합니다.
PaperOffice DMS의 개발은 GoBD를 준수하므로 규칙을 어기게 할 필요없이 소프트웨어를 사용할 수 있습니다. 예를 들어 누군가가 문서를 변경할 때마다 해당 문서의 새 버전이 만들어집니다. 이러한 방식으로 문서에 어떤 콘텐츠가 있었는지 추적할 수 있습니다.팁
그건 그렇고, YouTube에는 Synology NAS 설정 MariaDB 10 및 문서 관리 시스템 PaperOffice 에 대한 비디오가이 프로세스를 이해할 수있는 방식으로 설명합니다.
두 경우 모두 최악의 시나리오에서도 아카이브된 데이터베이스가 단기간에 복원되고 보존 기간이 항상 준수되도록 보장됩니다.
기능 4 : 자동 감지 및 키워드
PaperOffice에는 문서의 정보를 독립적으로 인식하고 자동으로 올바르게 할당하는 AI가 장착되어 있습니다.
PIA는 PaperOffice에 통합 된 AI (PaperOffice Intelligent Filing) 이며 추가 된 모든 문서는 다음과 같습니다.
- 통합 된 "컴퓨터 비전"을 사용하여 소위 블록 체인으로 분석하고 세분화하십시오.
- OCR 텍스트 인식을 사용하여 텍스트를 인식하고 PaperOffice SmartSpell을 사용하여 사전과 비교합니다.
- 통합 PaperOffice 검색 엔진에 대한 시각적 및 키워드별 색인 및 카탈로그
어떤 스캐너 소스에서 무엇을 하든 상관없이!
즉, PIA는 Google과 같은 고전적인 검색 엔진과 같은 텍스트 기반 검색 및 찾을 수있는 모든 정보에 대한 강력한 검색 엔진을 제공하지만 시각적으로 모든 작업을 수행 할 수 있습니다 (예 : 문서를 시각적으로 비교하고 인식 할 수 있음).
PaperOffice는 이 시점부터 PIA에서 가르친 모든 문서를 자동으로 인식하여 자동 규칙 및 마스크 제출을 트리거할 수 있습니다.
PIA는 문서에서 가장 중요한 값을 인식하고 이미 키워드 양식을 작성합니다. 그런 다음 값을 확인하고 필요한 경우 수정하거나 추가 할 수 있습니다. 이 프로세스는 백그라운드에서 수동 또는 자동으로 수행 할 수 있습니다.
기능 5 : 문서 캡처 자동화
지능형 폴더 모니터링은 당신을 붙잡고있는 것을 대신합니다 : 사양에 따라 백그라운드에서 자동으로 매우 정확하고 신뢰할 수 있습니다.
모든 장치 통합
복사기 또는 스캐너와 같은 모든 장치를 단 몇 번의 클릭만으로 통합하십시오. 파일이 지정된 폴더에 나타나 자마자 처리됩니다.
원하는 수의 모니터
모니터링할 여러 폴더를 만들고 가져오기 후 발생할 작업을 지정합니다. PaperOffice는 보관된 파일을 새 하위 폴더로 이동할 수도 있습니다.
AI 기반 문서 템플릿
PIA 자동 채우기를 통한 자동 인덱싱 및 PIA AutoContact 덕분에 연락처 인식이 모니터링과 함께 훌륭하게 작동합니다. 모든 관련 문서 내용이 인식되고 문서가 자동으로 인덱싱됩니다. 이것은 또한 연락처와 함께 작동합니다!
고정 키워드 및 워크플로
대량 가져오기 최적화 모드를 활성화하고 AI 처리를 건너뜁니다.
PaperOffice에서 새 파일을 저장할 위치를 정확하게 지정하고, 새 문서 유형 및 문서 상태를 각 새 문서에 할당하고, 워크플로를 트리거할 수도 있습니다.
기능 6 : 사용자 관리 및 액세스 권한
PaperOffice 사용자는 지정된 릴리스 수준으로 인해 허용되는 항목만 볼 수 있으며, FolderLock을 사용하면 전체 폴더와 하위 폴더, 콘텐츠도 숨길 수 있습니다.
또한 어떤 작업을 수행할 수 있는지 지정하고 고정된 사용자 그룹 및 부서로 분할하여 누가 어디서 무엇을 볼 수 있는지 제어할 수 있습니다.
통관 수준 및 권리
즉, 각 사용자는 릴리스 수준 이하에 해당하는 것만 볼 수 있으며 이전에 정의한 것만 수행할 수 있습니다.
폴더 및 문서 숨기기
PaperOffice FolderLock을 사용하면 특정 사용자의 문서뿐만 아니라 전체 폴더와 하위 폴더를 영구적으로 숨길 수 있으므로 질문을 피할 수 있습니다. FolderLock을 사용하여 특정 사용자의 하위 폴더 및 문서를 포함한 전체 폴더를 영구적으로 숨길 수 있습니다.
그룹 및 부서
자유롭게 정의할 수 있는 그룹 및 부서에 사용자를 할당하여 워크플로 및 작업에도 사용할 수 있습니다.
다단계 정의 가능한 사용자 권한
PaperOffice에서 어떤 기능에 정확히 액세스할 수 있는 사람이 누구인지 직접 결정할 수 있으며, 사용자 권한을 정확히 정의하여 네트워크 전체에 적용할 수 있습니다.
기능 7: 강력한 워크플로우 시스템
과거에는 큰 문제였지만 오늘날에도 여전히 큰 문제는 문서 또는 프로젝트의 처리 상태에 대한 여러 저장 및 모호성으로 인해 파일이 중복된다는 것입니다. PaperOffice는 작업 할당과 함께 매우 포괄적인 워크플로 관리를 갖추고 있으며, 이는 또한 모든 프로세스를 중앙에 저장합니다. 프로젝트 작업 또는 문서 처리 여부.
디지털 워크플로우는 작업 프로세스를 자동화합니다: 정의되면 모든 것이 완전히 자동으로 진행됩니다: 미리 정의된 워크플로우를 문서에 할당하거나 PIA가 자동으로 결정하도록 하기만 하면 됩니다. 이메일 알림 포함!
각 직원은 PaperOffice 워크플로 기능을 통해 항상 최신 상태를 유지합니다. 필요한 경우 변경 작업이 이루어질 때까지 다른 사용자에 대해 문서를 차단할 수 있습니다. 물론 버전 관리도 여기에 적용됩니다.
모든 워크플로 정의
워크플로는 임의의 깊이에 중첩될 수 있으며 후속 워크플로 및 프로세스를 연결하기 위해 임의의 수의 빨강/녹색 결정을 포함할 수 있습니다.
책임 및 기한
사용자 또는 전체 부서에서 작업을 완료할 수 있는지 여부를 결정합니다. PaperOffice는 워크플로를 책임자에게 자동으로 할당합니다.
모든 권한
필요한 경우 사양에 따라 다양한 이벤트에 대해 문서 상태를 독립적으로 조정할 수 있으며 알림 전자 메일을 보낼 수도 있습니다.
이 오류를 피하십시오.
대기업은 아날로그 문서를 풀 타임으로 변환하는 주제를 다루는 디지털화 책임자를 오랫동안 임명했지만 중소기업은 특히 적절한 전문 자격이 필요하기 때문에 인적 자원이 부족합니다.
그러나 이것은 일반적인 실수이며 많은 제조업체가이 무지를 이용하기 때문에 나쁜 투자로 이어집니다.
FAQs
"마침내, 우리는 주제에 대해 자주 묻는 몇 가지 질문에 대답합니다." "문서 관리 시스템이 수행해야 하는 7가지 중요한 기능":
DMS에 사용할 스캐너는 무엇입니까?
바인딩된 문서를 스캔하려면 최소 300dpi의 시트 피드 스캐너를 사용하는 것이 좋습니다. 스캐너는 스캔-포들러 기능과 옵션인 WIA/TWAIN 드라이버를 원했습니다. 우리는 매우 안정적으로 작동하는 Fujitsu Scansnap에 대한 좋은 경험을했습니다.
문서를 보관하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까?
종이 문서는 일반적으로 PDF/A 형식으로 스캔한 다음 DMS 문서 관리 소프트웨어에 저장해야 하며, 소프트웨어가 이를 지원하거나 자동화하는 경우(예: 모니터링을 통해) 직접 저장해야 합니다.
원본 문서를 버릴 수 있습니까?
정기적 인 업데이트를 받고 데이터 백업 전략이있는 괜찮은 소프트웨어를 사용하는 경우 중요하지 않은 문서에 대한 대답은 YES입니다. 법적으로 원본을 요구할 수있는 모든 것은 원본에 보관해야합니다. 예를 들어 PaperOffice DMS에는 문서 속성에 원래 저장소 위치를 저장하는 옵션이 있습니다.
결론
혁신적 유지
문서 관리라는 용어는 처음에 상상할 수있는 것보다 훨씬 많은 것을 포함합니다. 회사에 문서 관리 시스템을 도입하는 것이 이제 회사의 효율성과 성공을 위한 전제 조건입니다. 디지털화의 필요성은 이제 모든 사람에게 중요한 측면입니다.
위의 7 가지 기능 목록은 결코 완전하지 않지만 응용 분야에 따라 자신의 창의력과 전문성을 제한합니다! 아날로그 아카이브의 디지털화가 이러한 관점에서 고려되고 역계산이 이루어지면 그 노력이 가치가 있으며 예를 들어 새롭고 현대적이며 빠른 기계에 대한 투자가 어떻게 고려되어야하는지가 분명해진다.