Paperless City Hall: Hiriak PaperOffice inplementazioaren bidez nola baliatu egiten dira.

Hirigintza zerbitzuaren dokumentu-kudeaketa sistema moderno batera aldatzea hirigintzan.

Eraikitako zein blokeetako arteko komunikazioa eta lankidetza arinak eta langileentzako agiriak sarbidea errazten du. DMS indartsu baten esker, udal-egoitzean prozesuak optimizatu daitezke, dokumentuen gorde eta artxibatzea hobetu daiteke eta, berdina denbora-administrazio-lanak murriztu daitezke.

Hiri garapen-moderna: luzapenerako eraginkortasuna dokumentuen kudeaketa-sistemekin digitalizazioaren bidez.

Bazkidea emateko

Zeinez PaperOffice Dokumentu Kudeaketa Sistema-Ren Eskeintzea Ziurrenikagatik

Durch die Digitalisierung in Rathäusern profitieren Mitarbeiter im öffentlichen Dienst von gesteigerter Effizienz, reduzierten manuellen Arbeitsabläufen und höherer Produktivität.

Zergaitik da erabilerak kimu-dokumentazio-sistemak udalean?

Errazte superplazibitatea: Paperak kudeatu eta antolatu izatea denbora-egin eta fatigarazgarria izan daiteke, batez ere eskuz egiten bada. DMS erabiliz, udaleek emanaldiak, kontsultak eta prozesu eskeintza teknikoak azkarrago bete ditzakete. Horrek suposatzen du eragozpenak, kontsultak eta prozesuak azkar joatea.

Aurrezketak: DMS eraginkorrek udaleei aurrez dezakete kosta, paper erabilera murriztu eta espazio fisikoaren beharra jaitsiz. Gainera, DMS erabiliz, langileen erabilera aurretik egokituak lortu daitezke, eta horrek langileen gastuak murrizten ditu.

Sarrera eta elkarlan: DMS-k udaleko langileei bultzada egiten die kontsultatzeko behar dituzten dokumentuak erraz eta azkarrak aurkitzeko, lekutik lekura. Hau departamendu desberdinetako elkarlana sustatzen du eta langileen arteko komunikazioa hobetzen du.

Eremu juridikoak betetzea: Dokumentuen biltegia legezko aginteekin gauzatzen da mundu askotan. DMS-k laguntzen die udaleei agintzen hau betetzen, dokumentuak seguru eta legeragarrien gurdbidea bermatuz. Gainera, datu-pribatutasunaren arauek eta dokumentuen gordetzen oraingoaren hiruhilekoak betetzen laguntzen dituzte.

Segurtasuna eta datuen pribatutasuna: Oso garrantzitsu da informazio sentiberen kudeaketa udalean. DMS-k bermea eman dezake konfidentzialak diren dokumentuei babesa eta soilik baimendutako pertsonak sartzeko. Horrek datu-perdida edo sarrera baimendutakoari buruzko arriskua minimizatzen du.

Errealitate eta errazte: DMS-ren sarrera batez, udaleek bere dokumentuak leku bakar batean kudeatu ahal izango dituzte, dokumentuak bilatzea eta arakatzea hain errazteaz gain. Honi esker, organo noiz geroagoa eta udal-langileei bultzada ematen dio bete-betean jarduteko.

PaperOffice-ren itxaropena beste software-soluzioekin

PaperOffice Dokumentu Kudeaketa Sistema (DMS)-ren itxaropena bermatuta dago bestelako software-soluzioekin eta ondo integrazio bat lortzeko zein. Guthartzeko IT-infraestrukturan.

PaperOffice-k datu-mota ezberdinetatik, ERP-sistemak, finantza-kontu softwareak edo aplikazio espezializatuak ere, prozesatu eta kudeatzen ditu, nahiz eta itsasontzi berriak ez dituzten arazoak izan.

Bideoa "Eskaneatutako paperezko dokumentuak automatikoki gordetzeko"

PaperOffice-n dituzu dokumentuak digitalizatzeko tresnak behar dituzu. PaperOffice-ek baimentzen dizu dokumentua eskaneatzea zure eskaneagatik (PaperOffice-ek eraikiko du, eskaneagarri batekin), eta PaperOffice-k bertsio digitala sortuko du.

Iradokizuna

Bestalde, "Eskaneatutako paperezko dokumentuak automatikoki gordetzeko" gaiaz Youtube video bat daukagu, prozesua garbi adierazten duena:

PaperOffice-ren eraginkortasun eta funtzionalitate nabarmenko fluxuak eta prozesuak

PaperOffice DMS dauden fluxuak eta prozesuak erraz moldatu ditzake. Guthasketa bakoitzerako indibidualizatuko ahalbidetzen duen DMS eraginkorra da.

Fluxu eta prozesu pertsonalizatuak ezar ditzakeenean, administrazioaren efizientzia eta produktibitatea areagotzen dira. PaperOffice-k departamentu desberdinek duten lankidetza optimizatzen eta administrazio uni-tate bakoitzaren eskakizun espezifikoetara egokitzen dira.

PaperOffice-ren eskalagarritasuna

PaperOffice-k bere eskalagarritasunagatik nabarmentzen da. Administrazioan handitzean eta aldaketan egokitzen da, prestakuntza edo iraultzen eraginkortasuna eta sendotasuna txertatzeko. Horrek administrazioek sistema kontzientzia edukitzeko epe luzera bermatzen die eta ezaugarri eta modulu berrien inplementazioa errazten die.

Administrazioari egindako eskakizunek beti aldatzen dira, beraz, PaperOffice bezalako eskalagarri diren soluzioak garrantzitsua da etorkizuneko erronkak gainditzea.

PaperOffice DMS-aren Carrion de las Condes-eko Espainiako udal-atzeko azterlanaren egarri-bakarrean begira dezakezu, nola PaperOffice DMSk administrazioeko prozesuak behar bezala digitalizatzeko lagundu baitu, jakiteko.

Rathaus von Carrion de las Condes im Hintergrund

Papierloses Rathaus: Digitalisierung von Akten und Abläufen zur Steigerung der Effizienz

Konklusioa

PaperOfficeek azken urteetan erabateko eta eraginkorra izan da udaleko dokumentuen kudeaketarako soluzio asegaitua eta eraginkorra. Erabiltzaileentzako erabilera errazak, artxibazioa legezko eraldaketa, eskalagarritasuna eta laguntza bikaina dela-eta, sistema-kudeaketa komunaren fidantzia irabazi du.

Administrazio-prozesuen digitializazioa eta lan-lerroen hobekuntza lagundu egiten dio udal-ero eraginkorrago eta kostu txikiago lanean ahal izateko. PaperOffice-balioeskena izan da tresna dibertigarria administrazio modernoko erronkei erantzuteko eta udaleko langileen eguneroko-lana errazteko.

Etengabeko garapenari eta egokitamena eskaintzeagatik, PaperOffice etorkizuneko aukera dakar udalerriko administrazioaren dokumentuen kudeaketan paperetako eremu garrantzitsuan jarraitzen duhela hurrengo urteotan ere.

FAQs

Azkenik, gaiarekin lotutako galdera askoren erantzunak ematen ditugu "Paperless City Hall: Hiriak PaperOffice inplementazioaren bidez nola baliatu egiten dira.":

Zein dira digitalizazioak udal auzoek eskaintzen dituzten abantailak?

Digitalizazioak, PaperOffice DMSren laguntzarekin, administrazio eraginkorragoa, prozesu azkaragoak eta herritarren zerbitzu hobetuak ahalbidetzen ditu.

Nola ateratzen dute udal auzoek digitalizazioaren abantailaz?

PaperOffice DMSren bidez, udal auzoek kostu-ahorroak, komunikazio barne hobea eta infraestruktura modernizatuak eskuratzen dituzte.

Zein dira udal auzoetako digitalizazioaren helburu nagusiak?

Helburu nagusiak, kudeaketa prozesuak optimizatzea, informazio sarbidea erraztea eta herritarrekiko gertutasuna sustatzea dira, PaperOffice DMS-ek garrantzi handia duena.

Zein motako informazioa gordetzen da bulego gabeen batzuetan?

Bulego gabeetan, enpresako informazio guztien motak gorde egiten dira, horietakoak dira kontratuak, fakturak, postak, eskaintzak, agiriak eta beste dokumentuak.

Ondorioa

Kudeatzailea araudien kudeaketaren softwarearen erabilgarritasunak kostua eta ahaleginak justifikatzen ditu

Digitalizazioa aukera bat da arau kudeaketa prozesua erraztu eta optimizatzeko. Digitalen bidezko soluzioak ezarri ahal izateak enpresaek prozesuak eraginkorrago bihurtu, beren kontratuak ikusi eta argiagoak itzuli ditzakete. Komunikazioa ere errazteko kalitate digitalaren bidezko funtzioak dituzu. Horrek lankidetza berri bat sortzen du, parte-hartzaile guztientzat abantailagarria dena.

PaperOffice-ek arazorik ez du ebazten: ziurtatuta.

Azterketa kasua

Negozio-prozesuak automatizatzeko irtenbide digital espezializatuak

"Hain komunitate handi batean dokumentuak eskuz prozesatzea denbora asko kostako zitzaigun.
PaperOffice DMSren soluzio automatizatuarekin, eskuzko ahalegina nabarmen murriztu daiteke, eta, aldi berean, etorkizunera begirako teknologian inbertsioak egin ziren. Aitzindariak gara propietateen kudeaketa digitalean".

Alejandro Campos
IKTn aditua eta El Guijo jabetza-administrazioko proiektuen kudeatzailea