Меннониты
Билефельдская братская церковь
Александр Старук, финансовый директор Меннонитского братства Билефельд e. V.
Вызов
Меннонитское братство Билефельд э. В. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) — протестантская свободная церковь, корни которой уходят далеко в прошлое. Это Билефельдское меннонитское братство было основано в Цюрихе во время реформационного движения в 16 веке. Сегодняшнее меннонитское братство Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), которое включает в себя более 1000 членов общины.
PaperOffice DMS используется муниципалитетом для поддержки добровольных членов, особенно в архивировании документов, назначении рабочих процессов и учете в домашнем офисе.
Исходное положение
В ассоциации, в которую входит меннонитское братство Билефельд э. В., существуют довольно обширные административные задачи, которые все выполняются членами на добровольной основе.
Это влияет как на ведение счетов более 1000 членов, так и на аудит счетов по различным строительным проектам муниципалитета или обработку поступающих пожертвований.
Существующая проблема
До использования PaperOffice DMS на отдельных членов возлагались различные административные задачи, в результате чего на усмотрение самих соответствующих членов в основном возлагалось на то, как и в какие сроки выполняется работа.
Цифровая сеть и всеобъемлющее программное обеспечение не использовались. Вместо этого счета-фактуры торговцев, которые необходимо было проверить, были доставлены домой для проверки вручную. Также случалось, что никто не успевал и тогда счет изначально оставляли на столе.
В ходе оцифровки сообщества теперь сталкиваются с бесчисленными документами, электронными письмами и другими проблемами по электронной почте. Однако этим потоком электронных писем вряд ли можно управлять вручную.
Следствием этого стали длительные сроки обработки и неэффективность обработки, поиска и пересылки необходимой документации. Соответственно, муниципалитет отправился на поиски цифрового документооборота.
В результате имели место неоднократные задержки с перечислением непогашенных сумм введенным в эксплуатацию компаниям. Напоминания выдавались с дополнительными расходами, и предоставленные скидки не могли быть использованы. Понятно, что в результате пострадала репутация сообщества.
Александр Старук, финансовый директор Меннонитского братства Билефельд e. В. искал решение проблемы, в результате чего рассматривался также вопрос об оцифровке всех административных задач муниципалитета, которые ранее были во многом аналогичными.
Почему меннонитское братство выбрало PaperOffice DMS
Г-н Старук сначала изучил различные предложения программного обеспечения в отношении управления документами и в конечном итоге решил протестировать PaperOffice DMS в течение шести месяцев.
PaperOffice DMS предлагает именно те требования , которые искал г-н Старук. Это включает в себя:
- Доступность: Центральный и легкий доступ ко всей этой соответствующей документации и возможность для нескольких сторон совместной работы над одним и тем же документом.
Внутреннее центральное хранилище, к которому все участники с административными задачами также могут получить доступ из дома. Данные не должны храниться в стороннем облаке или на однопользовательском компьютере.
- Гибкость и автоматизация административных задач: Программное обеспечение должно позволять распределять задачи по сети, а также обрабатывать их соответствующим членом клуба.
- Возможность извлечения и экономия времени: Был найден более простой способ оцифровки аналоговых документов и облегчения их извлечения в случае необходимости.
- Практично и понятно: Программное обеспечение должно требовать как можно меньшего обучения и в то же время быть готовым к будущему.
Решение: Synology настроила NAS, сетевое хранилище, в центре сообщества, на котором хранятся все данные, относящиеся к ассоциации и ее членам, с помощью PaperOffice DMS.
Г-н Александр Старук рано понял, что нет никакого способа оцифровать его сообщество:
«Мы просто продвинули работу вперед, и теперь у нас есть фора».
Решение: PaperOffice DMS имеет комплексную функцию рабочего процесса, которая позволяет назначать и обрабатывать сложные процессы и эффективно контролировать информацию о документах и задачи компанией.
Цифровая авторизация пользователя и подтверждение пароля включены.
В то же время все заинтересованные члены информируются о статусе обработки. Хранение версий позволяет проследить, какие этапы обработки были выполнены, когда и кем.
Решение: Это основной сегмент PaperOffice DMS, оцифровка аналоговых документов. Все, что вам нужно, это сканер с интерфейсом к компьютеру и PaperOffice DMS. Документы не просто сканируются. При необходимости они преобразуются в редактируемый текст с помощью встроенного программного обеспечения OCR и автоматически сохраняются правильно.
Индекс ключевых слов, настроенный искусственным интеллектом PIA, гарантирует, что каждый документ может быть найден через внутреннюю поисковую систему, даже если пользователь почти ничего не знает о документе.
Решение: Использованию PaperOffice DMS можно научиться с помощью бесплатных обучающих видео и учебных пособий.
Никаких внешних и дорогих «консультантов» на месте и никому не нужно куда-либо ездить для обучения. Каждый может определить временные рамки для изучения навигации по меню самостоятельно по мере необходимости, и с точки зрения будущего PaperOffice DMS хорошо позиционируется благодаря своей модульной структуре.
PaperOffice DMS соответствовал всем необходимым критериям.
Почему меннонитское братство выбрало PaperOffice DMS
Г-н Старук сначала изучил различные предложения программного обеспечения в отношении управления документами и в конечном итоге решил протестировать PaperOffice DMS в течение шести месяцев.
PaperOffice DMS предлагает именно те требования , которые искал г-н Старук. Это включает в себя:
- Доступность: Центральный и легкий доступ ко всей этой соответствующей документации и возможность для нескольких сторон совместной работы над одним и тем же документом.
Внутреннее центральное хранилище, к которому все участники с административными задачами также могут получить доступ из дома. Данные не должны храниться в стороннем облаке или на однопользовательском компьютере.
- Гибкость и автоматизация административных задач: Программное обеспечение должно позволять распределять задачи по сети, а также обрабатывать их соответствующим членом клуба.
- Возможность извлечения и экономия времени: Был найден более простой способ оцифровки аналоговых документов и облегчения их извлечения в случае необходимости.
- Практично и понятно: Программное обеспечение должно требовать как можно меньшего обучения и в то же время быть готовым к будущему.
Решение: Synology настроила NAS, сетевое хранилище, в центре сообщества, на котором хранятся все данные, относящиеся к ассоциации и ее членам, с помощью PaperOffice DMS.
Г-н Александр Старук рано понял, что нет никакого способа оцифровать его сообщество:
«Мы просто продвинули работу вперед, и теперь у нас есть фора».
Решение: PaperOffice DMS имеет комплексную функцию рабочего процесса, которая позволяет назначать и обрабатывать сложные процессы и эффективно контролировать информацию о документах и задачи компанией.
Цифровая авторизация пользователя и подтверждение пароля включены.
В то же время все заинтересованные члены информируются о статусе обработки. Хранение версий позволяет проследить, какие этапы обработки были выполнены, когда и кем.
Решение: Это основной сегмент PaperOffice DMS, оцифровка аналоговых документов. Все, что вам нужно, это сканер с интерфейсом к компьютеру и PaperOffice DMS. Документы не просто сканируются. При необходимости они преобразуются в редактируемый текст с помощью встроенного программного обеспечения OCR и автоматически сохраняются правильно.
Индекс ключевых слов, настроенный искусственным интеллектом PIA, гарантирует, что каждый документ может быть найден через внутреннюю поисковую систему, даже если пользователь почти ничего не знает о документе.
Решение: Использованию PaperOffice DMS можно научиться с помощью бесплатных обучающих видео и учебных пособий.
Никаких внешних и дорогих «консультантов» на месте и никому не нужно куда-либо ездить для обучения. Каждый может определить временные рамки для изучения навигации по меню самостоятельно по мере необходимости, и с точки зрения будущего PaperOffice DMS хорошо позиционируется благодаря своей модульной структуре.
PaperOffice DMS соответствовал всем необходимым критериям.
После шестимесячной тестовой фазы Меннонитское братство Билефельд e. V. наш PaperOffice DMS и настолько доволен, что она рекомендует программное обеспечение другим конгрегациям в своей церкви.
