Как се извършва версия на документи съгласно правото?

Мерки, които трябва да вземете предвид!

Версионирането на документи е една от основните функции в документно управление. Версионирането осигурява, че един документ не може да бъде редактиран едновременно от служителите и включва автоматично версиониране на документите и обширен контрол на версиите. Така всички промени в бизнес документите могат да бъдат следени по всяко време и бързо.

Версия: Правилно извеждане на доказателства за документи до тяхната архивация

Проучвайте, чтобы останете в идеална форма

Каква роля играе версионирането в системата за управление на документи (DMS)?

Функциите в областта на версионирането играят важна роля за много потребители на DMS софтуер. Тук можете да научите повече за предимствата им.

Терминът "версиониране" не е непознат в системата за управление на документи (DMS). Необходимостта от използването на DMS, което разполага със съвместимо с GoBD управление на версиите и версиониране, става все по-ясна.

Защо? Защото всеки знае случая, в който договорът е редактиран многократно - една промяна тук, бележка там, сравняване на позиции, промяна на сумата и накрая постигане на съгласие. На този етап всяка отделна промяна се запазва локално на компютъра и се изпраща за допълнителна проверка.

Ако колегата отсъства или клиентът звъни и пита за версията от миналия месец след промяната "XYZ", всичко се прекъсва.

Следва хаос на версиите и излишества.

Към този момент е полезно да помислите за версионирането или управлението на версиите на документите.

PaperOffice DMS разполага с автоматично версиониране на документите и обширно контролиране на версиите. Независимо дали премахвате, завъртаете или маркирате части в PaperOffice, всичко се версионира в съответствие с GoBD за перфектното архивиране.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Предимства на DMS софтуера

От целевата насоченост на DMS софтуера произтичат различни предимства за компанията. Например е гарантирано, че всички служители работят с едни и същи правилни данни.

Освен това се избягват медийни прекъсвания, така че се осигурява непрекъснат поток на информация в рамките на работни процеси.

Това също допринася за избягване на двойно поддръжка на данни, така че се избягват грешките при предаване, което въздейства положително върху качеството на управляваните данни.

Много компании, особено МСП, виждат това като пречка за сигурността на данните и затова подкрепят използването на система за управление на документи, наречена DMS, като PaperOffice.

Решение

Благодарение на PaperOffice DMS и интегрирания модул за управление на версиите VersionControl, вие винаги имате пълен контрол върху вашите документи и техните промени.

Какво е версиониране?

В най-общия смисъл, версионирането прави всички промени в документите проследяеми.

Терминът "версиониране" може лесно да се обясни: това е начинът, по който се записват промените в документи или файлове.

При версиониране всеки документ с промяна се разпознава и се съхранява като нова версия на документа, наречена сянка-копие.

Всяка промяна, направена по документ, се записва в съответен архив и се съхранява "по-новата" версия на документа. Промените стават прозрачни и могат да бъдат проследени по всяко време.

На този етап последващият наблюдател знае, кога и от кой оператор е направена промяна в документа. По този начин се получава общ преглед на жизнения цикъл на документите.

Версионирането може да бъде автоматично или ръчно.

Но каква е разликата? Това и всички методи за версиониране, които поддържа PaperOffice DMS, са обяснени в детайли в нашия работен учебник.

Какви видове версии съществуват?

Автоматично версиониране

При автоматично версиониране PaperOffice сам забелязва, когато документът е променен. Това може да бъде направено както с Word документ, така и с PDF документ с помощта на интегрирания модул WorkBench.
След редактирането, PaperOffice автоматично създава актуално копие на променения документ и го съхранява в папка "Документи в процес на редактиране". Версията се актуализира само след като натиснете "Край на редактирането".
Това гарантира, че документите в мрежата не могат да бъдат презаписани. Защото докато работите по документ, той се намира вече споменатата папка с документи.

След като "по-новата версия" на документа бъде добавена, PaperOffice актуализира миниатюрното изображение и изпълнява отново текстовото разпознаване на документа. Предишната версия остава достъпна и може да бъде изтеглена.

PaperOffice Mitarbeiter sitzt vor einem Notebook

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Ръчно версиониране

Ръчното версиониране е идеално, когато документи се отпечатват и, например, се подписват на ръка и след това трябва да бъдат сканирани като нова версия.

По този начин версионирането се стартира ръчно от потребителя.

Съвет

Относно Темата "Revisionssichere und GoBD konforme Versionierung der Dokumente mit Dokumentenmanagement PaperOffice" има видео в YouTube, което обяснява процеса на разбираем език:

С помощта на вградения ИИ PaperOffice разпознава този документ катогорично и предлага да се архивира новосканирания като версия на вече съществуващ документ. Или, ако е различен по изглед и не е разпознат от ИИ, този документ може да бъде архивиран ръчно като нова версия на съществуващ.

Предимства при използване на DMS за управление на версии

Еднакво архивиране

След като документите бъдат архивирани в PaperOffice, вграденото версиониране гарантира, че няма да има множество копия като отделни файлове. Вместо това различните версии на документа се съхраняват в един файл.

Съответствие на изискванията за задължителна архивна консервация и съвместимост с ГозБД

Версионирането на документи гарантира съответствие на изискванията за задължителна архивна консервация и съвместимост с ГозБД.

За гарантиране на задължителната архивна консервация трябва да са ясни всички подробности относно промените в документи и файлове. Трябва да се гарантира, че само оторизирани служители имат достъп до извършване на такива промени. Но също така е важно да се знае и след години, кой е променил какво и кога.

Структуриране на споделения достъп

PaperOffice не е просто система за управление на документи, тя служи като обширно приложение за сътрудничество. Това включва не само обшири функции за работни потоци, печатарски знаци и задачи, но и интегрирано облеснява сътрудничеството при работа с документи чрез работни потоци.

Благодарение на контрола на версиите всеки потребител знае кога и какво документ е бил променен от кого. Когато потребител започне да работи с документ, той става заключен за други потребители и едновременно редактиране не е възможно.

Относно последната точка, специално подреденото Check-Out и Check-In регулира лесното сътрудничество по един документ и координира правата за достъп. С функцията Check-Out, редакторът временно блокира документа.

С последвалото Check-In първият редактор създава променения документ като нова версия. Преди това наложеното заключване за редактиране се премахва.

Сигурност и съответствие на много правни норми и изисквания за спазване

Най-важното при версионирането е, разбира се, че се спазват всички законови изисквания и също така все по-важните изисквания за спазване на нормите. Всеки променен документ е проверяем - дори до потребителя, който го е направил.

Изборът на правилния DMS софтуер за версиониране

Резюмиращо, става ясно, че управлението на версиите, подпомогнато от DMS, носи много предимства.

Най-хубавото при версионирането обаче е, че компаниите могат да управляват автоматично създаването, преработването и разпространението на важни делови документи.

Системата за управление на документи PaperOffice позволява по този начин на много компании да постигнат задължителната архивна консервация. Важно е да се гарантира, че всички промени в деловите документи могат да бъдат следени по всяко време и бързо.

Започването е по-лесно отколкото си мислите.

Все още имате опасения, че няма да се справите? Прочетете казусите на нашите клиенти за интеграцията на PaperOffice в работните им процеси и се уверете сами в леснотата или просто попитайте за тестова инсталация.

FAQs

Накрая, отговаряме на още няколко често задавани въпроси относно темата. "Как се извършва версия на документи съгласно правото?":

За кого е подходящ офис без хартия?

Бързият и лесен отговор на въпроса е: за всяка компания. Всички отрасли и размери на предприятията се възползват от офис без хартия, от малки и средни предприятия до стартъпи и големи компании. От особена полза е преминаването към офис без хартия за малките и средни предприятия: чрез намаляване на разходите и усилията за обработка се освобождава бюджет за други инструменти за растеж.

Мога ли да използвам доставчик на базиран в облак DMS за офис без хартия в моята фирма?

Не. Още един фактор, който беше в устата на всички, особено след като GDPR влезе в сила окончателно през 2018 година, е защитата на данните. DMS решенията и DMS софтуерът се използват за обработка, управление и съхранение на документи, които често съдържат чувствителни лични данни. Законодателят налага високи глоби за нарушаване на GDPR.

Заключение

Има предимства, които изравняват разходите и разходите.

Работата в цифрова среда и преобразуването на старите документи в новата ера ще бъде най-добрата инвестиция, с която много време, пари и нерви в бъдеще могат да се пестят.
Трябва ви някой, който да се разбира от това.

Не ви е нужен собствен IT специалист, за да използвате всички предимства национализиране. Това, което ви трябва, е правилният партньор до вас, който може да постигне точно това, от което имате нужда с опита си. Избягвайте паникьорите и изберете тестванието вместо модерни представяния с PowerPoint, без да го тествате наистина.
Оборудването вече съществува най-често.

Опитът показва, че почти всеки предприятие, фирма и компания разполагат с голям копирен апарат, който не използва своите възможности. Тези устройства обичат масово сканиране, толерират канцеларските скоби и могат да бъдат основата за започване на цифровата среда без инвестиции в скенери.
По-евтино от очакваното с правилната система за управление на документите (DMS).

Избягвайте ловушките наистина градски DMS / ECM системи, в които бъдете безмилостно изложени на производителите. Не правете компромиси по отношение на собствените възможности за администриране, като например обучение на документа и настройки. Ако имате нужда от помощ, производителят с удоволствие ще ви помогне, но останете самостоятелни и независими.
Дигиталната автоматизация е бъдещето.

Процесите ще се извършват напълно идентично, но пълно автоматизирани. Присъдата минава? Работният процес се активира и всичко продължава веднага. Искате да потърсите всички 1000 папки? Няма проблем, защото имате своя собствен Google!