Как се извършва версия на документи съгласно правото?

Каква роля играе версионирането в системата за управление на документи (DMS)?

Функциите в областта на версионирането играят важна роля за много потребители на DMS софтуер. Тук можете да научите повече за предимствата им.

Терминът "версиониране" не е непознат в системата за управление на документи (DMS). Необходимостта от използването на DMS, което разполага със съвместимо с GoBD управление на версиите и версиониране, става все по-ясна.

Защо? Защото всеки знае случая, в който договорът е редактиран многократно - една промяна тук, бележка там, сравняване на позиции, промяна на сумата и накрая постигане на съгласие. На този етап всяка отделна промяна се запазва локално на компютъра и се изпраща за допълнителна проверка.

Ако колегата отсъства или клиентът звъни и пита за версията от миналия месец след промяната "XYZ", всичко се прекъсва.

Следва хаос на версиите и излишества.

Към този момент е полезно да помислите за версионирането или управлението на версиите на документите.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Предимства на DMS софтуера

От целевата насоченост на DMS софтуера произтичат различни предимства за компанията. Например е гарантирано, че всички служители работят с едни и същи правилни данни.

Освен това се избягват медийни прекъсвания, така че се осигурява непрекъснат поток на информация в рамките на работни процеси.

Това също допринася за избягване на двойно поддръжка на данни, така че се избягват грешките при предаване, което въздейства положително върху качеството на управляваните данни.

Много компании, особено МСП, виждат това като пречка за сигурността на данните и затова подкрепят използването на система за управление на документи, наречена DMS, като PaperOffice.

Какво е версиониране?

В най-общия смисъл, версионирането прави всички промени в документите проследяеми.

Терминът "версиониране" може лесно да се обясни: това е начинът, по който се записват промените в документи или файлове.

При версиониране всеки документ с промяна се разпознава и се съхранява като нова версия на документа, наречена сянка-копие.

Всяка промяна, направена по документ, се записва в съответен архив и се съхранява "по-новата" версия на документа. Промените стават прозрачни и могат да бъдат проследени по всяко време.

На този етап последващият наблюдател знае, кога и от кой оператор е направена промяна в документа. По този начин се получава общ преглед на жизнения цикъл на документите.

Версионирането може да бъде автоматично или ръчно.

Но каква е разликата? Това и всички методи за версиониране, които поддържа PaperOffice DMS, са обяснени в детайли в нашия работен учебник.

Какви видове версии съществуват?

Автоматично версиониране

При автоматично версиониране PaperOffice сам забелязва, когато документът е променен. Това може да бъде направено както с Word документ, така и с PDF документ с помощта на интегрирания модул WorkBench.
След редактирането, PaperOffice автоматично създава актуално копие на променения документ и го съхранява в папка "Документи в процес на редактиране". Версията се актуализира само след като натиснете "Край на редактирането".
Това гарантира, че документите в мрежата не могат да бъдат презаписани. Защото докато работите по документ, той се намира вече споменатата папка с документи.

След като "по-новата версия" на документа бъде добавена, PaperOffice актуализира миниатюрното изображение и изпълнява отново текстовото разпознаване на документа. Предишната версия остава достъпна и може да бъде изтеглена.

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Ръчно версиониране

Ръчното версиониране е идеално, когато документи се отпечатват и, например, се подписват на ръка и след това трябва да бъдат сканирани като нова версия.

По този начин версионирането се стартира ръчно от потребителя.

С помощта на вградения ИИ PaperOffice разпознава този документ катогорично и предлага да се архивира новосканирания като версия на вече съществуващ документ. Или, ако е различен по изглед и не е разпознат от ИИ, този документ може да бъде архивиран ръчно като нова версия на съществуващ.

Предимства при използване на DMS за управление на версии

Еднакво архивиране

След като документите бъдат архивирани в PaperOffice, вграденото версиониране гарантира, че няма да има множество копия като отделни файлове. Вместо това различните версии на документа се съхраняват в един файл.

Съответствие на изискванията за задължителна архивна консервация и съвместимост с ГозБД

Версионирането на документи гарантира съответствие на изискванията за задължителна архивна консервация и съвместимост с ГозБД.

За гарантиране на задължителната архивна консервация трябва да са ясни всички подробности относно промените в документи и файлове. Трябва да се гарантира, че само оторизирани служители имат достъп до извършване на такива промени. Но също така е важно да се знае и след години, кой е променил какво и кога.

Структуриране на споделения достъп

PaperOffice не е просто система за управление на документи, тя служи като обширно приложение за сътрудничество. Това включва не само обшири функции за работни потоци, печатарски знаци и задачи, но и интегрирано облеснява сътрудничеството при работа с документи чрез работни потоци.

Благодарение на контрола на версиите всеки потребител знае кога и какво документ е бил променен от кого. Когато потребител започне да работи с документ, той става заключен за други потребители и едновременно редактиране не е възможно.

Относно последната точка, специално подреденото Check-Out и Check-In регулира лесното сътрудничество по един документ и координира правата за достъп. С функцията Check-Out, редакторът временно блокира документа.

С последвалото Check-In първият редактор създава променения документ като нова версия. Преди това наложеното заключване за редактиране се премахва.

Сигурност и съответствие на много правни норми и изисквания за спазване

Най-важното при версионирането е, разбира се, че се спазват всички законови изисквания и също така все по-важните изисквания за спазване на нормите. Всеки променен документ е проверяем - дори до потребителя, който го е направил.

Изборът на правилния DMS софтуер за версиониране

Резюмиращо, става ясно, че управлението на версиите, подпомогнато от DMS, носи много предимства.

Най-хубавото при версионирането обаче е, че компаниите могат да управляват автоматично създаването, преработването и разпространението на важни делови документи.

Системата за управление на документи PaperOffice позволява по този начин на много компании да постигнат задължителната архивна консервация. Важно е да се гарантира, че всички промени в деловите документи могат да бъдат следени по всяко време и бързо.

Започването е по-лесно отколкото си мислите.

Все още имате опасения, че няма да се справите? Прочетете казусите на нашите клиенти за интеграцията на PaperOffice в работните им процеси и се уверете сами в леснотата или просто попитайте за тестова инсталация.