Най-високи възможни оферти за отстъпка.
Изключителни новини от вътрешния кръг
Безплатни бонус ъпгрейди
Най-високи възможни оферти за отстъпка.
Изключителни новини от вътрешния кръг
Безплатни бонус ъпгрейди
Приятелство, доверие, слово от честност
Никога няма да предоставим Вашия имейл адрес на никой друг и всяко имейл съдържа връзка за отписване с едно щракване.
Дигитализацията или дигиталната трансформация на вашите хартиени документи е предпоставката за ефективност и успеха на вашата фирма. Необходимостта от цифровизация сега е важен аспект за всички.
Проучвайте, чтобы останете в идеална форма
В текущата статия изброяваме най-важните функции на система за управление на документи, от която се нуждае вашата фирма за успешна цифровизация.Исканията относно DMS , система за управление на документи, са нараснали изключително или по-скоро естествено през последните години. Това, което започна като база данни, в която най-вече първоначално аналоговите документи бяха цифровизирани чрез сканиране и съхраняване, се превърна в цялостен офис софтуер, който днес поема основната част от административните задачи на офис.
Но какъв е стандартът, какво може да очаква клиентът от DMS?
В текущата статия ще ви покажем кои важни функции трябва да има една система за управление на документи. Това може да се обясни точка по точка с помощта на иновативния софтуер за управление на документи PaperOffice DMS.
Преди да влезем в ползите, нека отговорим на следния въпрос:
Заснемането, разпространението, архивирането и индексирането на документи са интегрални компоненти на процеса на ежедневната работа в много организации. И да не забравяме: изтриване и търсене на документи.
Това означава, че компании от голямо разнообразие от индустрии натрупват важни документи всеки ден: пледирания, документи по договора, чернови, външни писма, изследвания, експертни становища и много други. Те не само пристигат по пощата, много документи също пристигат по имейл.
Всички тези документи трябва да бъдат цифровизирани, ако пристигнат на хартиен носител, изискват структурирано подаване, задача и възлагане на работен поток и трябва да бъдат незабавно на разположение при поискване.
Много е важно да бъдат спазени важни срокове и да се вземат правни мерки за съхраняване на документи.
Това е не само отнема много време, но и поставя ненужна щам на портфейла си.
Въвеждането на система за управление на документи, DMS за кратко, ви помага да имате ясна структура във вашите документи и ви помага да се справите с потопа от информация.
DMS също така означава софтуер за управление на документи и е предназначен за управление на документи, особено цифрови документи, което включва преобразуването от аналогов в цифров. PaperOffice DMS е такъв софтуер.
PaperOffice DMS елиминира всички времеемки участъци в затруднение и създава ясен преглед на важни документи като договори или писма, като ги управлява цифрово във Вашия DMS в бъдеще.
PaperOffice не прави разлика между видовете документи, независимо от това дали имате нужда от помощ при управлението на клиентски договори, пледирания, извлечения за такси, преценки и кореспонденция по електронната поща: благодарение на системата за управление на документи предишните Ви процеси във вашата фирма или организация се цифровизират , което ги прави по-ефективни, прозрачни и значително по-гъвкави.
Сканираните и цифрови документи можете да намерите, редактирате, записвате, разпространявате, маркирате и препращате за секунди с помощта на PaperOffice. Данните от документите могат автоматично да се разпознават и четат и предават на външни системи като CRM или ERP.
Със сигурност сте наясно, че аналоговите документи просто вече не са актуални. Виждате обаче и усложненията, участващи в превръщането на съществуващия аналогов архив в цифрови данни. Защото цифровизацията на документи е нещо повече от тенденция. Всъщност сега е предпоставка за оставането на конкурентоспособни и актуални с всички останали компании от същия сектор.
Затова има смисъл да въвеждате система за управление на документи във вашата фирма.
Така че изяснихме въпросите какво представлява DMS и какво би ми донесло въведението и стигнахме до действителния въпрос на статията:
Най-важната и първа функция на всяка система за управление на документи е обединяването на всички документи и тяхната информация. Така се случва архивирането и администрирането на сканираните и цифрови документи, както и имейлите в база данни, дигитален архив, така да се каже.
PaperOffice съхранява цялата информация директно в MySQL / MariaDB бази данни, които могат да се експлоатират директно във вашите помещения на всяка платформа от местния компютър, чрез NAS устройства като QNAP и Synology или ваши собствени или специализирани сървъри, включително отдалечен достъп от домашния офис.
Няма разлика какъв тип документ е.
Всички видове документи могат да се съхраняват централно в ДМС и следователно са достъпни за всички отдели и бизнес области.
Всички документи от значение за фирмата се съхраняват централно и могат да бъдат намерени бързо от всички служители.
Препоръчваме на нашите клиенти да архивират цифровизираните данни или в база данни, разположена на NAS устройство като Synology или QNAP, или на специализиран сървър. Със собствения си външен (посветен) PaperOffice сървър получавате всички предимства на облак с перфектна защита на данните и спестявате пари и много работа всеки месец.
Със сървър на PaperOffice имате всички предимства на облачно решение само с една огромна разлика: Той е ваш собствен специализиран сървър за бази данни и никой не има достъп до него, освен до вас.
Не искате да използвате сървър? Няма проблеми.
A NAS, мрежа прикрепена съхранение, на немски език устройство за съхранение с мрежова връзка, както и съвместимия софтуер за PaperOffice DMS и вътрешния облак е готов. Абсолютно безопасно от държавно и недържавно любопитство и, благодарение на резервната функция, също безопасно от катастрофа на твърдия диск.
PaperOffice сканира входящи документи, които все още не са двоични и ги превръща в цифров формат за четене и запис, като използва собствен OCR софтуер.
В същото време се записват датата и часът, номерът на версията и ключовата дума, които търсачката paperOffice може да използва за намиране на документи, дори ако търсеното лице знае само съдържанието на документа рудиментално.
За да улесните, PaperOffice показва най-скоро записаните документи в списък за визуализация. Всичко, което записвате в PaperOffice, се разпознава автоматично напълно текстово с PaperOffice FileOCRmax, оптимизирано с бизнес речници и индексирано за перфектно търсене на ключови думи във вашата SQL база данни за търсене на ключови думи.
Автоматично разпознаване и оптимизация на езика: PaperOffice автоматично разпознава езика на документа и по този начин оптимизира oCR разпознаването на текст до абсолютен максимум за възможно най-добро разпознаване на текст на всички документи.
Бакшиш
На тема "Най-добро решение за офиси без хартия без допълнителна работа + архивиране на документи директно от СКЕНЕРА" има видеоклип в YouTube, който обяснява ясно този процес:
Дългосрочната четливост на съхраняваните документи
На първо място, PaperOffice DMS криптира всички документи, когато те са записани за защита, според един от най-високите стандарти за сигурност, налични в момента, AES-1024bit.
Превръщането обратно в четими документи е възможно във всеки текущ формат, като PaperOffice редовно актуализира файловите си формати, което означава, че документите ще бъдат четими и в бъдеще.
Един от най-важните аспекти при съхраняването на документи чрез система за управление на документи е спазването на правните разпоредби или изискванията на GOBD.
Съкращението GoBD означава "Принципи за правилно управление и съхранение на книги, записи и документи в електронна форма и за достъп до данни".
По-специално, поради проверяваното, високо криптирано съхранение на документи директно в централна SQL база данни PaperOffice отговаря на всички изисквания за стандартите на документите и правните насоки или най-високия немски стандарт GOBD в света.
Терминът версия не е чужда дума в рамките на система за управление на документи (DMS). Необходимостта да се използва система за управление на документи, която е съвместима с GoBD контрол на версиите и проверка-доказателство за версия е по-ясна от всякога.
Терминът версия може да се обясни много лесно: Като цяло става въпрос за функционалността, използвана за запис на промени в документи или файлове. Промяната на документа може да бъде откривана и записвана като скрито копие като нова версия на документ.
Бакшиш
Между другото, има видео на Правно съвместим outlook имейл архивиране в YouTube което обяснява този процес по разбираем начин:
Всяка промяна на документ поставя "по-нова" версия на документа в съответен архив. Сечта прави промените прозрачни и проследими по всяко време. В този момент последващият зрител знае кога и с кой редактор е направена промяната в документа. Това ви дава общ преглед на целия жизнен цикъл на документа. Версията може да се извърши автоматично или ръчно.
За да се гарантира сигурността при ревизията, всички подробности за промяна на документи и файлове трябва да бъдат ясно проследими. Трябва да се гарантира, че само упълномощени служители могат да направят такава промяна. Но също толкова важно е да знаете години по-късно кои служители са променили какво и кога.
Бакшиш
Между другото, има видео в YouTube за synology NAS настройка MariaDB 10 и система за управление на документи PaperOffice което обяснява този процес по разбираем начин:
И в двата случая, дори и в най-лошия случай, се гарантира, че архивираните бази данни се възстановяват в краткосрочен план и затова винаги се спазват периодите на съхранение.
PaperOffice е оборудван с ИИ, който самостоятелно разпознава информацията във вашия документ и автоматично я присвоява правилно.
Без значение какво и без значение от кой източник скенер!
Това означава, че PIA ви предоставя собствена мощна търсачка за цялата ви информация, която може да търси и намира текст базирани като класически търсачки като Google, но също така може да направи цялото нещо визуално, т.е. да сравни и разпознае документ визуално може.
PaperOffice автоматично ще разпознае всички документи, които са били преподавани в PIA от тази точка във времето, което от своя страна може да задейства автоматични правила и маски за подаване.
PIA ще разпознае най-важните стойности в документа и вече ще попълни формуляра за ключова дума вместо вас. След това можете да проверите стойностите и да коригирате или добавите към тях, ако е необходимо. Този процес може да се извърши ръчно или автоматично във фонов режим.
Интелигентното наблюдение на папките поема това, което ви задържа: автоматично във фонов режим според вашите спецификации, високо прецизни и надеждни.
Интегрирайте всички устройства като копирни или скенери само с няколко кликвания. Веднага след като даден файл се появи в определена папка, той се обработва.
Създайте произволен брой различни папки, които да следят и указват какво трябва да се случи след импортирането. PaperOffice дори може да премести архивираните файлове в нова подпапка.
Автоматичното индексиране от PIA AutoFill и разпознаването на контакти благодарение на PIA AutoContact работят блестящо заедно с мониторинга. Цялото подходящо съдържание на документа се разпознава и документът автоматично се индексира. Това работи и с контакти!
Разрешаване на групово оптимизиран за импортиране режим, пропускане на ОБРАБОТКАТА на ИИ за максимална скорост на подаване.
Можете да укажете точно къде се записват нови файлове в PaperOffice, да присвоите фиксиран тип документ и състояние на документа на всеки нов документ и дори да задействате работни потоци.
Потребителите на PaperOffice са гарантирани да виждат само това, което е разрешено поради посоченото ниво на освобождаване, а с FolderLock можете да скриете цели папки и подпапки, както и съдържание.
Можете също да зададете кои потребители имат право да правят какво, и да ги разделите на фиксирани потребителски групи и отдели, така че да можете да контролирате кой къде може да вижда къде и какво.
Това означава, че всеки потребител вижда само това, което съответства на тяхното ниво на освобождаване или по-ниско и е разрешено само да направи това, което сте дефинирали преди това.
С PaperOffice FolderLock можете да скриете за постоянно цели папки и техните подпапки, както и документи от определени потребители и по този начин да избегнете prying въпроси. Използвайте FolderLock, за да скриете постоянно цели папки, включително подпапки и документи от определени потребители.
Присвояване на потребителите на свободно дефинирани групи и отдели, които можете да използвате и за работни потоци и задачи.
Можете сами да решите кой точно има достъп до кои функции в PaperOffice, като можете да определите правата на потребителите точно кои след това се прилагат в цялата мрежа.
Голям проблем в миналото, но все още днес, е дублирането на файлове поради множество съхранение и неяснота по отношение на състоянието на обработка на документи или проекти. PaperOffice има много изчерпателно управление на работния поток с възлагане на задача, което също съхранява всички процеси централно. Независимо дали проект работа или обработка на документи.
Цифровите работни потоци автоматизират вашите работни процеси: След като бъдат определени, всичко протича напълно автоматично: Просто присвоете предварително определен работен поток на документ или оставете PIA да реши автоматично. Включена е имейл нотификация!
Всеки служител е винаги актуална чрез функцията paperOffice работен поток. Ако е необходимо, документ може да бъде блокиран за други, докато не бъде направена промяна. Разбира се, тук важи и версията.
Работните потоци могат да бъдат вложени до всяка дълбочина и да съдържат произволен брой червени/зелени решения, за да се верижят последващите работни процеси и процеси.
Определете дали потребител или цял отдел може да изпълни задачата. PaperOffice автоматично присвоява работния поток на отговорното лице.
Ако е необходимо, статусът на документа може да бъде коригиран самостоятелно за различни събития според вашите спецификации и дори да изпраща уведомителни имейли.
Докато големите компании отдавна назначават служители по цифровизацията, които се занимават с темата за конвертиране на аналогови документи на пълен работен ден, малките и средните компании обикновено нямат човешки ресурси, особено след като се изискват подходящи професионални квалификации.
Това обаче е често срещана грешка и води до лоши инвестиции, защото много производители се възползват от това невежества.
Бакшиш
Създадохме върховното ръководство от 5 стъпки за оставане без хартия и цифровизация на бизнеса Ви като изтеглим документ, в който подробно се описват всеки 5 стъпки и колко време отнема:
Накрая, отговаряме на още няколко често задавани въпроси относно темата. "7 важни функции, които вашата система за управление на документи трябва да изпълни":
За сканиране на обвързани документи се препоръчва скенер за листови с поне 300dpi. Скенерът искаше да има функция за сканиране към фодлер и опционални WIA/TWAIN драйвери. Имали сме добри преживявания с Fujitsu Scansnap, които работят много надеждно.
Документите на хартиен носител по принцип следва да се сканират във формат PDF/A и след това да се записват в софтуер за управление на документи на DMS - или директно, ако софтуерът го поддържа или автоматизира, например чрез мониторинг.
Ако използвате приличен софтуер, който получава редовни актуализации и има стратегия за архивиране на данни, отговорът е ДА за некритични документи. Всичко, което би могло законно да изисква оригинала, също трябва да се пази в оригинала. Например PaperOffice DMS има възможност за съхранение на първоначалното място за съхранение в свойствата на документа.
Горният списък на 7-те функции в никакъв случай не е пълен, но само ограничава собственото ви творчество и професионализъм в зависимост от областта на приложение! Ако цифровизацията на аналоговия архив се разглежда от тези гледни точки и се направи насрещно изчисление, става ясно, че усилието си струва и как например трябва да се обмисли инвестиция в нова, по-модерна и по-бърза машина.
"В пристъргващата индустрия темата за цифровизацията става все по-забележима. Това се отнася например за нашите бележки за доставка, списъци с части или нашите планове, чертежи и конфигуратори. След въвеждането на PaperOffice DMS ръчното усилие би могло да бъде намалено. Сега сме пионери като дигитален производител на настъргане."
Г-н Стефан Reichel
управляващ директор на K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
