7 важни функции, които вашата система за управление на документи трябва да изпълни

Исканията относно DMS , система за управление на документи, са нараснали изключително или по-скоро естествено през последните години. Това, което започна като база данни, в която най-вече първоначално аналоговите документи бяха цифровизирани чрез сканиране и съхраняване, се превърна в цялостен офис софтуер, който днес поема основната част от административните задачи на офис.

Но какъв е стандартът, какво може да очаква клиентът от DMS?

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

В текущата статия ще ви покажем кои важни функции трябва да има една система за управление на документи. Това може да се обясни точка по точка с помощта на иновативния софтуер за управление на документи PaperOffice DMS.

Преди да влезем в ползите, нека отговорим на следния въпрос:

Как въвеждането на система за управление на документи може да помогне на мен и моята компания?

Въвеждането на система за управление на документи, DMS за кратко, ви помага да имате ясна структура във вашите документи и ви помага да се справите с потопа от информация.

DMS също така означава софтуер за управление на документи и е предназначен за управление на документи, особено цифрови документи, което включва преобразуването от аналогов в цифров. PaperOffice DMS е такъв софтуер.

PaperOffice DMS елиминира всички времеемки участъци в затруднение и създава ясен преглед на важни документи като договори или писма, като ги управлява цифрово във Вашия DMS в бъдеще.

PaperOffice не прави разлика между видовете документи, независимо от това дали имате нужда от помощ при управлението на клиентски договори, пледирания, извлечения за такси, преценки и кореспонденция по електронната поща: благодарение на системата за управление на документи предишните Ви процеси във вашата фирма или организация се цифровизират , което ги прави по-ефективни, прозрачни и значително по-гъвкави.

Сканираните и цифрови документи можете да намерите, редактирате, записвате, разпространявате, маркирате и препращате за секунди с помощта на PaperOffice. Данните от документите могат автоматично да се разпознават и четат и предават на външни системи като CRM или ERP.

Със сигурност сте наясно, че аналоговите документи просто вече не са актуални. Виждате обаче и усложненията, участващи в превръщането на съществуващия аналогов архив в цифрови данни. Защото цифровизацията на документи е нещо повече от тенденция. Всъщност сега е предпоставка за оставането на конкурентоспособни и актуални с всички останали компании от същия сектор.

Затова има смисъл да въвеждате система за управление на документи във вашата фирма.

Така че изяснихме въпросите какво представлява DMS и какво би ми донесло въведението и стигнахме до действителния въпрос на статията:

Кои 7 важни функции трябва да изпълнява вашата система за управление на документи?

Функция 1: Място. Записване в цифров архив

Най-важната и първа функция на всяка система за управление на документи е обединяването на всички документи и тяхната информация. Така се случва архивирането и администрирането на сканираните и цифрови документи, както и имейлите в база данни, дигитален архив, така да се каже.

PaperOffice съхранява цялата информация директно в MySQL / MariaDB бази данни, които могат да се експлоатират директно във вашите помещения на всяка платформа от местния компютър, чрез NAS устройства като QNAP и Synology или ваши собствени или специализирани сървъри, включително отдалечен достъп от домашния офис.

Няма разлика какъв тип документ е.

Всички видове документи могат да се съхраняват централно в ДМС и следователно са достъпни за всички отдели и бизнес области.

Всички документи от значение за фирмата се съхраняват централно и могат да бъдат намерени бързо от всички служители.

Къде трябва да се намира цифровият архив?

Препоръчваме на нашите клиенти да архивират цифровизираните данни или в база данни, разположена на NAS устройство като Synology или QNAP, или на специализиран сървър. Със собствения си външен (посветен) PaperOffice сървър получавате всички предимства на облак с перфектна защита на данните и спестявате пари и много работа всеки месец.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Със сървър на PaperOffice имате всички предимства на облачно решение само с една огромна разлика: Той е ваш собствен специализиран сървър за бази данни и никой не има достъп до него, освен до вас.

Не искате да използвате сървър? Няма проблеми.

Защо ЕДИН NAS е идеален за архивиране на документи

A NAS, мрежа прикрепена съхранение, на немски език устройство за съхранение с мрежова връзка, както и съвместимия софтуер за PaperOffice DMS и вътрешния облак е готов. Абсолютно безопасно от държавно и недържавно любопитство и, благодарение на резервната функция, също безопасно от катастрофа на твърдия диск.

Функция 2: Лесно извличане на документи. Търсене и намиране

PaperOffice сканира входящи документи, които все още не са двоични и ги превръща в цифров формат за четене и запис, като използва собствен OCR софтуер.

В същото време се записват датата и часът, номерът на версията и ключовата дума, които търсачката paperOffice може да използва за намиране на документи, дори ако търсеното лице знае само съдържанието на документа рудиментално.

За да улесните, PaperOffice показва най-скоро записаните документи в списък за визуализация. Всичко, което записвате в PaperOffice, се разпознава автоматично напълно текстово с PaperOffice FileOCRmax, оптимизирано с бизнес речници и индексирано за перфектно търсене на ключови думи във вашата SQL база данни за търсене на ключови думи.

Автоматично разпознаване и оптимизация на езика: PaperOffice автоматично разпознава езика на документа и по този начин оптимизира oCR разпознаването на текст до абсолютен максимум за възможно най-добро разпознаване на текст на всички документи.

Дългосрочната четливост на съхраняваните документи

На първо място, PaperOffice DMS криптира всички документи, когато те са записани за защита, според един от най-високите стандарти за сигурност, налични в момента, AES-1024bit.

Превръщането обратно в четими документи е възможно във всеки текущ формат, като PaperOffice редовно актуализира файловите си формати, което означава, че документите ще бъдат четими и в бъдеще.

Функция 3: Осигуряване на законови периоди на задържане

Един от най-важните аспекти при съхраняването на документи чрез система за управление на документи е спазването на правните разпоредби или изискванията на GOBD.

Съкращението GoBD означава "Принципи за правилно управление и съхранение на книги, записи и документи в електронна форма и за достъп до данни".

По-специално, поради проверяваното, високо криптирано съхранение на документи директно в централна SQL база данни PaperOffice отговаря на всички изисквания за стандартите на документите и правните насоки или най-високия немски стандарт GOBD в света.

Терминът версия не е чужда дума в рамките на система за управление на документи (DMS). Необходимостта да се използва система за управление на документи, която е съвместима с GoBD контрол на версиите и проверка-доказателство за версия е по-ясна от всякога.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Версията прави всички промени проследими

Терминът версия може да се обясни много лесно: Като цяло става въпрос за функционалността, използвана за запис на промени в документи или файлове. Промяната на документа може да бъде откривана и записвана като скрито копие като нова версия на документ.

Осигуряване на неизменимост

Всяка промяна на документ поставя "по-нова" версия на документа в съответен архив. Сечта прави промените прозрачни и проследими по всяко време. В този момент последващият зрител знае кога и с кой редактор е направена промяната в документа. Това ви дава общ преглед на целия жизнен цикъл на документа. Версията може да се извърши автоматично или ръчно.

За да се гарантира сигурността при ревизията, всички подробности за промяна на документи и файлове трябва да бъдат ясно проследими. Трябва да се гарантира, че само упълномощени служители могат да направят такава промяна. Но също толкова важно е да знаете години по-късно кои служители са променили какво и кога.

И в двата случая, дори и в най-лошия случай, се гарантира, че архивираните бази данни се възстановяват в краткосрочен план и затова винаги се спазват периодите на съхранение.

Функция 4: Автоматично откриване и ключова дума

PaperOffice е оборудван с ИИ, който самостоятелно разпознава информацията във вашия документ и автоматично я присвоява правилно.

Това означава, че PIA ви предоставя собствена мощна търсачка за цялата ви информация, която може да търси и намира текст базирани като класически търсачки като Google, но също така може да направи цялото нещо визуално, т.е. да сравни и разпознае документ визуално може.

PaperOffice автоматично ще разпознае всички документи, които са били преподавани в PIA от тази точка във времето, което от своя страна може да задейства автоматични правила и маски за подаване.

PIA ще разпознае най-важните стойности в документа и вече ще попълни формуляра за ключова дума вместо вас. След това можете да проверите стойностите и да коригирате или добавите към тях, ако е необходимо. Този процес може да се извърши ръчно или автоматично във фонов режим.

Функция 5: Автоматизиране на заснемането на документи

Интелигентното наблюдение на папките поема това, което ви задържа: автоматично във фонов режим според вашите спецификации, високо прецизни и надеждни.

• Интегриране на всички устройства

  Интегрирайте всички устройства като копирни или скенери само с няколко кликвания. Веднага след като даден файл се появи в определена папка, той се обработва.

• Произволен брой монитори

  Създайте произволен брой различни папки, които да следят и указват какво трябва да се случи след импортирането. PaperOffice дори може да премести архивираните файлове в нова подпапка.

• Шаблони за документи, базирани на ИИ

  Автоматичното индексиране от PIA AutoFill и разпознаването на контакти благодарение на PIA AutoContact работят блестящо заедно с мониторинга. Цялото подходящо съдържание на документа се разпознава и документът автоматично се индексира. Това работи и с контакти!

• Фиксирана ключова дума и работни потоци

  Разрешаване на групово оптимизиран за импортиране режим, пропускане на ОБРАБОТКАТА на ИИ за максимална скорост на подаване.

  Можете да укажете точно къде се записват нови файлове в PaperOffice, да присвоите фиксиран тип документ и състояние на документа на всеки нов документ и дори да задействате работни потоци.

Функция 6: Разрешения за управление на потребителите и достъп

Потребителите на PaperOffice са гарантирани да виждат само това, което е разрешено поради посоченото ниво на освобождаване, а с FolderLock можете да скриете цели папки и подпапки, както и съдържание.

Можете също да зададете кои потребители имат право да правят какво, и да ги разделите на фиксирани потребителски групи и отдели, така че да можете да контролирате кой къде може да вижда къде и какво.

• Нива на уравняване и права

  Това означава, че всеки потребител вижда само това, което съответства на тяхното ниво на освобождаване или по-ниско и е разрешено само да направи това, което сте дефинирали преди това.

• Скриване на папки и документи

  С PaperOffice FolderLock можете да скриете за постоянно цели папки и техните подпапки, както и документи от определени потребители и по този начин да избегнете prying въпроси. Използвайте FolderLock, за да скриете постоянно цели папки, включително подпапки и документи от определени потребители.

• Групи и отдели

  Присвояване на потребителите на свободно дефинирани групи и отдели, които можете да използвате и за работни потоци и задачи.

• Многостепенни дефинирани потребителски права

  Можете сами да решите кой точно има достъп до кои функции в PaperOffice, като можете да определите правата на потребителите точно кои след това се прилагат в цялата мрежа.

Функция 7: Мощна система за работен поток

Голям проблем в миналото, но все още днес, е дублирането на файлове поради множество съхранение и неяснота по отношение на състоянието на обработка на документи или проекти. PaperOffice има много изчерпателно управление на работния поток с възлагане на задача, което също съхранява всички процеси централно. Независимо дали проект работа или обработка на документи.

Цифровите работни потоци автоматизират вашите работни процеси: След като бъдат определени, всичко протича напълно автоматично: Просто присвоете предварително определен работен поток на документ или оставете PIA да реши автоматично. Включена е имейл нотификация!

Всеки служител е винаги актуална чрез функцията paperOffice работен поток. Ако е необходимо, документ може да бъде блокиран за други, докато не бъде направена промяна. Разбира се, тук важи и версията.

• Всички дефиниции на работния поток

  Работните потоци могат да бъдат вложени до всяка дълбочина и да съдържат произволен брой червени/зелени решения, за да се верижят последващите работни процеси и процеси.

• Отговорност и дата на падеж

  Определете дали потребител или цял отдел може да изпълни задачата. PaperOffice автоматично присвоява работния поток на отговорното лице.

• Пълен контрол

  Ако е необходимо, статусът на документа може да бъде коригиран самостоятелно за различни събития според вашите спецификации и дори да изпраща уведомителни имейли.

Не забравяйте да избегнете тази грешка

Докато големите компании отдавна назначават служители по цифровизацията, които се занимават с темата за конвертиране на аналогови документи на пълен работен ден, малките и средните компании обикновено нямат човешки ресурси, особено след като се изискват подходящи професионални квалификации.
Това обаче е често срещана грешка и води до лоши инвестиции, защото много производители се възползват от това невежества.

Върховното ръководство за 5 стъпки

Бакшиш

Създадохме върховното ръководство от 5 стъпки за оставане без хартия и цифровизация на бизнеса Ви като изтеглим документ, в който подробно се описват всеки 5 стъпки и колко време отнема:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months