Обществена институция
Кметство
Карион де лос Кондес

Начална позиция

Като орган в публичната институция кметството на град Карион де лос Кондес трябва да управлява голям брой важни документи: документи, приложения, id карти, свидетелства за регистрация, но и строителни досиета и бизнес документи, кореспонденция и много други.

За съжаление кметството досега не се е възползвало значително от използването на подходящ софтуер за управление на документи, тъй като все още не е намерено подходящо решение.

За да направи търсенето по-лесно и по-ефективно, градският архив планира да цифровизира документацията и да включи съдържанието във вътрешната архивна база данни.

Ръчната обработка щеше да е твърде отнемаща време, поради което се търсеше автоматизирано извличане на информация.

Целта на градската администрация беше да цифровизира съществуващите хартиени документи, да внесе оптимизация на процесите и контрол на работния поток върху всички входящи и изходящи документи, да автоматизира голяма част от процесите във фонов режим и по този начин да оптимизира процеса на управление на собствеността.

Paperless work through digital processes

Съществуващ проблем

В миналото цялата правителствена система се основаваше на хартия. Заявленията, подадени от гражданите, бяха сортирани в досиета от службата по регистрация, препратени до кметството, където бяха добавени допълнителни документи.

След това документите мигрираха към дълги метър стелажни стени, които покриваха целите офис стени и бяха съхранявани там в продължение на години.

Но със съществуващите и ежедневни входящи документи ръчната система на кметството на Carrión de los Condes достигна своите граници: Индивидуалните разписки често бяха подавани неправилно или по-рано отстранени от колеги и все още не върнати обратно. Участието на външни институции също беше трудно, например когато кметствата или експертите се нуждаеха от достъп за оценка на заявленията.

"Имахме избегнати разходи за съхранение чрез подаване на документи в папки. Освен това търсенето на документи отнемаше много време и често включваше посещение в архива",

припомня г-н Карлос А. Гарсия маркетинг и мениджър комуникации.

Резултатът беше продължителни времена за обработка и неефективност при обработката, извличането и препращането на необходимата документация.

Но най-големият проблем беше възрастта на документите, защото станаха крехки. Съответно органът отиде в търсене на управление на цифрови документи.

Казусът, проведен заедно със системата за управление на документи PaperOffice, се основаваше на загрижеността, каквато е често срещана във всеки административен орган, да поддържа многобройните хартиени записи и файлове и да разполага с физическо пространство и персонал, на разположение на ( някои в критично състояние) за съхраняване, класифициране и организиране.

Въпреки бюджетната свобода на действие общинският орган на Carrión de los Condes стигна до извода, че тази старомодна система трябва да бъде заменена с актуална, модерна, дигитална. По този начин, вместо да търси документи, публичната институция може да се посвети на действителната задача на градска администрация: гражданите.

"Току-що преместихме работата напред и сега имаме преднина."

Г-н Карлос А. Гарсия, маркетинг и комуникации мениджър на администрацията на Carrión de los Condes, търсеше решение за цифровизация на всички проблеми, пред които са изправени всички публични институции. Предвиждаше се също така да се цифровизират всички административни задачи на общината, които преди това бяха до голяма степен аналогични.

Защо кметството избра PaperOffice DMS

Най-важните критерии за подбор бяха надеждността и сигурността, тъй като управляваните документи са поверителни, като лични документи или финансовото състояние на кандидата.

Различни доставчици на облак или решения с отворен код не бяха разгледани поради регламентите за защита на данните в публичната институция, тъй като сигурността на личните данни GDPR и дългосрочната инвестиционна сигурност не можеха да бъдат гарантирани.

Тъй като PaperOffice DMS не е приложение в облак и съхранява всички данни в централна база данни, разположена в кметството, в крайна сметка беше решено да се тества необходимият сценарий с тест.

"Още при първата среща с PaperOffice забелязвате 20-те години опит на PaperOffice в областта на управлението на документи."

PaperOffice надминава всички стандарти за документи и правни насоки, по-специално поради силно криптираното съхранение на документи директно в кметството, а не в облак.

Необходимостта от използване на система за управление на документи, която има съвместим контрол на версиите и проверка-доказателство версия е по-ясна от всякога.

Огромна причина за решението беше достъпността на подкрепата, тъй като в миналото бяха правени много лоши преживявания с други доставчици, което доведе и до застой на кметството.

По-специално, за да се гарантира надеждност и да се симулират реални проблеми, с поддръжката на PaperOffice се свързаха няколко пъти, за да се прецени дали са спазени сроковете и какво е качеството на подкрепата.

PaperOffice прие предизвикателството - цели и тайминг

Решението е взето, за да се дигитализират всички съществуващи хартиени документи в цифров архив.

Специално за дигиталната трансформация, организация на смесена програма за обучение и заетост, озаглавена "Създаване на дигитален архив", е основана от градския съвет на Карион де лос Кондес. Тази организация, заедно със специалистите paperOffice, в момента обучава осем студенти и двама професори .

В него придобитите знания се прилагат в реална практика, с прецизен работен поток, който помага да се оптимизира времето и да се започне решението за цифровизация на историческия архив, което датира от 1820-те години.

"Ръчната обработка на документите щеше да ни струва много време. С автоматизираното решение от PaperOffice DMS ръчното усилие би могло да бъде значително намалено, като в същото време се инвестира в ориентирана към бъдещето технология."

Като експерт в областта на интелигентната обработка на документи на ИИ, PaperOffice DMS е възложено да цифровизира съществуващата документация.

Съществуващите хартиени документи бяха внимателно сканирани от служители на кметството и архивирани в PaperOffice DMS. След това системата за управление на документи създава миниатюра на всички сканирани документи и извършва подробно разпознаване на текст. Това означава, че всяко текстово съдържание на всички документи може да бъде намерено за секунди с помощта на търсачката, интегрирана в PaperOffice.

Ползи чрез цифровизация с PaperOffice

Благодарение на внедряването на цифровизацията на PaperOffice градският архив на Carrión de los Condes вече успя да:

• Пестете време и ресурси
• Лесен достъп до документи
• Наличие на документи за всеки упълномощен служител
• Осигурете ясно подаване

Сега по-лесната и по-бърза наличност на данни и документи основно и трайно променя процесите на кметството. Административните знания вече се организират прозрачно и са достъпни в точното време.

"Сигурността на данните, автоматизираните работни процеси, цифровизацията на документите и лесната интеграция на PaperOffice в административна среда доставиха това, от което се нуждаеше тази градска администрация, за да намалят потреблението на хартия, да сведат до минимум хартиените процеси, да архивират крехки документи и да ги запазят в дългосрочен план и да спечелят място и по този начин да спестят разходи."

В този смисъл основата за цифровизацията на всички процеси, базирани на документи в публичната администрация, се полага с PaperOffice DMS.

В допълнение към общия процес на архивиране:

• Архивиране, доказателство за ревизия
• Оптимизация на организационните процеси
• По-добра организация на документацията
• По-бързо търсене на документи
• Опростена комуникация и решаване на задачи

Гарантирани.

Краен резултат

Градският съвет е елиминирал проблема с данните на хартиен носител, всички крехки документи, произхождащи от архива, са внимателно сканирани и по този начин са архивирани. Тъй като PaperOffice изпълнява oCR разпознаването на текст на всички входящи данни, служителите на кметството вече не трябва да излизат документите, а могат просто да ги търсят в рамките на PaperOffice.

Сега градската администрация използва централна система за управление на документи с възможност за работен поток.

Кметството вече може да намира файлове със случаи, както и номера на случаи със свързаните с тях имена, местоположения и дати, за броени секунди. Така архивът може да помогне на своите граждани по-бързо и с по-голяма точност, докато оригиналите остават недокоснати.

За кметството на Карион де лос Кондес

Площ: 63.37 км². Население: 2,096 (2018)

Провинция: Паленсия. Общност на Кастиля и Леон

Кмет: Хосе Мануел Отеро Санц.

Центрове на населението: Карион де лос Кондес;

Този град с повече от 2000 жители се намира в центъра на провинция Паленсия. Според археологическите находки произходът на селото датира от предримско време.

Днес градът е известен с всички поклонници, които ходят по пътя на Свети Яков, защото градът е на пътя на Свети Яков и има поклоннически общежития.