Най-високи възможни оферти за отстъпка.
Изключителни новини от вътрешния кръг
Безплатни бонус ъпгрейди
Най-високи възможни оферти за отстъпка.
Изключителни новини от вътрешния кръг
Безплатни бонус ъпгрейди
Приятелство, доверие, слово от честност
Никога няма да предоставим Вашия имейл адрес на никой друг и всяко имейл съдържа връзка за отписване с едно щракване.
Промишленост
Обществена институция
Регион
Провинция Паленсия, Испания
Отдели
Главен офис
Градска администрация
Промишленост
Обществена институция
Регион
Провинция Паленсия, Испания
Отдели
Главен офис
Градска администрация
Г-н Карлос А. Гарсия Маркетингов и комуникационен мениджър
Проучвайте, чтобы останете в идеална форма
Промишленост
Обществена институция
Регион
Провинция Паленсия, Испания
Отдели
Главен офис
Градска администрация
Като орган в публичната институция кметството на град Карион де лос Кондес трябва да управлява голям брой важни документи: документи, приложения, id карти, свидетелства за регистрация, но и строителни досиета и бизнес документи, кореспонденция и много други.
За съжаление кметството досега не се е възползвало значително от използването на подходящ софтуер за управление на документи, тъй като все още не е намерено подходящо решение.
За да направи търсенето по-лесно и по-ефективно, градският архив планира да цифровизира документацията и да включи съдържанието във вътрешната архивна база данни.
Ръчната обработка щеше да е твърде отнемаща време, поради което се търсеше автоматизирано извличане на информация.
Целта на градската администрация беше да цифровизира съществуващите хартиени документи, да внесе оптимизация на процесите и контрол на работния поток върху всички входящи и изходящи документи, да автоматизира голяма част от процесите във фонов режим и по този начин да оптимизира процеса на управление на собствеността.
В миналото цялата правителствена система се основаваше на хартия. Заявленията, подадени от гражданите, бяха сортирани в досиета от службата по регистрация, препратени до кметството, където бяха добавени допълнителни документи.
След това документите мигрираха към дълги метър стелажни стени, които покриваха целите офис стени и бяха съхранявани там в продължение на години.
Но със съществуващите и ежедневни входящи документи ръчната система на кметството на Carrión de los Condes достигна своите граници: Индивидуалните разписки често бяха подавани неправилно или по-рано отстранени от колеги и все още не върнати обратно. Участието на външни институции също беше трудно, например когато кметствата или експертите се нуждаеха от достъп за оценка на заявленията.
припомня г-н Карлос А. Гарсия маркетинг и мениджър комуникации.
Резултатът беше продължителни времена за обработка и неефективност при обработката, извличането и препращането на необходимата документация.
Но най-големият проблем беше възрастта на документите, защото станаха крехки. Съответно органът отиде в търсене на управление на цифрови документи.
Казусът, проведен заедно със системата за управление на документи PaperOffice, се основаваше на загрижеността, каквато е често срещана във всеки административен орган, да поддържа многобройните хартиени записи и файлове и да разполага с физическо пространство и персонал, на разположение на ( някои в критично състояние) за съхраняване, класифициране и организиране.
Въпреки бюджетната свобода на действие общинският орган на Carrión de los Condes стигна до извода, че тази старомодна система трябва да бъде заменена с актуална, модерна, дигитална. По този начин, вместо да търси документи, публичната институция може да се посвети на действителната задача на градска администрация: гражданите.
Г-н Карлос А. Гарсия, маркетинг и комуникации мениджър на администрацията на Carrión de los Condes, търсеше решение за цифровизация на всички проблеми, пред които са изправени всички публични институции. Предвиждаше се също така да се цифровизират всички административни задачи на общината, които преди това бяха до голяма степен аналогични.
Най-важните критерии за подбор бяха надеждността и сигурността, тъй като управляваните документи са поверителни, като лични документи или финансовото състояние на кандидата.
Различни доставчици на облак или решения с отворен код не бяха разгледани поради регламентите за защита на данните в публичната институция, тъй като сигурността на личните данни GDPR и дългосрочната инвестиционна сигурност не можеха да бъдат гарантирани.
Тъй като PaperOffice DMS не е приложение в облак и съхранява всички данни в централна база данни, разположена в кметството, в крайна сметка беше решено да се тества необходимият сценарий с тест.
PaperOffice надминава всички стандарти за документи и правни насоки, по-специално поради силно криптираното съхранение на документи директно в кметството, а не в облак.
Необходимостта от използване на система за управление на документи, която има съвместим контрол на версиите и проверка-доказателство версия е по-ясна от всякога.
Огромна причина за решението беше достъпността на подкрепата, тъй като в миналото бяха правени много лоши преживявания с други доставчици, което доведе и до застой на кметството.
По-специално, за да се гарантира надеждност и да се симулират реални проблеми, с поддръжката на PaperOffice се свързаха няколко пъти, за да се прецени дали са спазени сроковете и какво е качеството на подкрепата.
PaperOffice изпреварва всеки друг производител тук.Решението е взето, за да се дигитализират всички съществуващи хартиени документи в цифров архив.
Специално за дигиталната трансформация, организация на смесена програма за обучение и заетост, озаглавена "Създаване на дигитален архив", е основана от градския съвет на Карион де лос Кондес. Тази организация, заедно със специалистите paperOffice, в момента обучава осем студенти и двама професори .
В него придобитите знания се прилагат в реална практика, с прецизен работен поток, който помага да се оптимизира времето и да се започне решението за цифровизация на историческия архив, което датира от 1820-те години.
Като експерт в областта на интелигентната обработка на документи на ИИ, PaperOffice DMS е възложено да цифровизира съществуващата документация.
Съществуващите хартиени документи бяха внимателно сканирани от служители на кметството и архивирани в PaperOffice DMS. След това системата за управление на документи създава миниатюра на всички сканирани документи и извършва подробно разпознаване на текст. Това означава, че всяко текстово съдържание на всички документи може да бъде намерено за секунди с помощта на търсачката, интегрирана в PaperOffice.
Благодарение на внедряването на цифровизацията на PaperOffice градският архив на Carrión de los Condes вече успя да:
Сега по-лесната и по-бърза наличност на данни и документи основно и трайно променя процесите на кметството. Административните знания вече се организират прозрачно и са достъпни в точното време.
В този смисъл основата за цифровизацията на всички процеси, базирани на документи в публичната администрация, се полага с PaperOffice DMS.
В допълнение към общия процес на архивиране:
Гарантирани.
Градският съвет е елиминирал проблема с данните на хартиен носител, всички крехки документи, произхождащи от архива, са внимателно сканирани и по този начин са архивирани. Тъй като PaperOffice изпълнява oCR разпознаването на текст на всички входящи данни, служителите на кметството вече не трябва да излизат документите, а могат просто да ги търсят в рамките на PaperOffice.
Сега градската администрация използва централна система за управление на документи с възможност за работен поток.
Кметството вече може да намира файлове със случаи, както и номера на случаи със свързаните с тях имена, местоположения и дати, за броени секунди. Така архивът може да помогне на своите граждани по-бързо и с по-голяма точност, докато оригиналите остават недокоснати.
Площ: 63.37 км². Население: 2,096 (2018)
Провинция: Паленсия. Общност на Кастиля и Леон
Кмет: Хосе Мануел Отеро Санц.
Центрове на населението: Карион де лос Кондес;
Този град с повече от 2000 жители се намира в центъра на провинция Паленсия. Според археологическите находки произходът на селото датира от предримско време.
Днес градът е известен с всички поклонници, които ходят по пътя на Свети Яков, защото градът е на пътя на Свети Яков и има поклоннически общежития.
Накрая, отговаряме на още няколко често задавани въпроси относно темата. "Обществена институция
Кметство
Карион де лос Кондес":
Какви съвети бихте дали на бъдещите потребители на PaperOffice?
Никога не е твърде рано или твърде късно да се справим с темата за цифровизацията.
Най-важното е да получите представа за софтуера, но и за самата компания. Беше важно да не се чувстваме принудени да закупим софтуера или да се регистрираме за каквито и да било пакети за услуги и поддръжка.
Още преди да придобием PaperOffice DMS, разговаряхме с всички отдели на компанията и никога не се чувствахме зле третирани. Напротив: PaperOffice има приятен, учтив и компетентен екип.
За нас като публична институция процесът става все по-сложен и включва много бюрокрация. Затова доверието в системата и софтуера беше много важно. Разбира се, също така беше много важно софтуерът да е лесен за разбиране.
На кого бихте препоръчали PaperOffice?
Ще препоръчаме PaperOffice на всички други администрации и публични институции, които биха искали да цифровизират и автоматизират.
Какво особено харесвате в PaperOffice?
Ние сме много доволни от всичко.
PaperOffice е лека, но мощна система за управление на документи.
Функциите, които в началото изглеждат безсмислени, като автоматичното четене на съдържанието на документи, се оказват най-важните функции, които не искате да пропускате повече за по-дълъг период от време.
