Решителни предимства на електронното управление на данните

Въпреки че основните техники за управление на документи са използвани в корпоративния контрол на документите в продължение на десетилетия и са се развивали през годините, необходимостта от система за управление на документи и нейните предимства при прилагането все още се подценяват.

Проучванията показват, че служителите прекарват до тридесет процента от времето си в търсене на необходимите документи във фирмата. Средно в резултат на това служителите губят повече от един работен ден седмично. Става още по-лошо, защото: В 70% от всички случаи търсенето е неуспешно. Документът се създава отново и колегите вече не могат да разберат текущото състояние на документите.

Advantages of electronic data management (document management DMS)

Но какъв е стандартът, какво може да очаква клиентът от DMS?

В текущата статия ще ви покажем предимствата от използването на електронно управление на данни (система за управление на документи).

Това може да се обясни точка чрез точка с помощта на софтуера за управление на документи PaperOffice.

Преди да влезем в ползите, нека обясним определението:

Какво представлява системата за управление на документи?

Система за управление на документи (DMS) се използва за съхраняване, управление и контрол на потока от документи в рамките на дадена организация.

Това означава, че компании от голямо разнообразие от индустрии натрупват важни документи всеки ден: пледирания, документи по договора, чернови, външни писма, изследвания, експертни становища и много други. Те не само пристигат по пощата, много документи също пристигат по имейл.

Можете да организирате цялата информация, като хартиени документи, файлове или имейли на Windows, на централно място, вашата система за управление на документи, до която служителите могат да получат достъп лесно и без никакви проблеми.

Включително уникални функции за работа в екип и споделяне на документи и иновативен програмен интерфейс, който е уникален в световен мащаб.

Системите за управление на документи стават все по-важни за предприятията, тъй като количеството информация, генерирана от днешните предприятия, нараства експоненциално.

Въвеждането на система за управление на документи, DMS за кратко, също ви помага да донесете ясна структура във вашите документи и да се справите с потопа от информация.

DMS също така означава софтуер за управление на документи и е предназначен за управление на документи, особено цифрови документи, което включва преобразуването от аналогов в цифров. PaperOffice DMS е такъв софтуер.

Управлението и контролът на огромното количество външни и вътрешни документи, които са част от бизнес процесите в публичната или бизнес администрацията, се превърна в предизвикателство. Това насърчава въвеждането на софтуер за управление на документи, който улеснява управлението.

Въвеждането на ДМС гарантира значителни намаления на времето за търсене, боравенето и икономиите на разходи, които са много важни в нашите административни процеси.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Сърцето на DMS

Усъвършенствана система за управление на документи има своето "сърце" в база данни, където информацията се съхранява по начин, който позволява тя да бъде намерена и извлечена по лесен и контролиран начин.

Базата данни може да бъде настроена локално или на NAS система, като QNAP NAS или Synology NAS. Но като запазваме информацията по структуриран начин, имаме само част от уравнението.

All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form

"Мозъкът", който контролира системата, е логиката на работния поток, което дава възможност за създаване на зависимости между документи и процеси и свързване на тази информация в гъвкави и предварително определени потоци.

Съществена стъпка в прилагането на такъв изтънчен "работен поток" е, че възможно най-много документация е налична в цифрова форма.

Цифровизация и управление на документи

Когато говорим за системи за управление на документи, не трябва да забравяме: колкото по-високо е нивото на цифровизация на информацията, която е част от процесите, толкова по-високо е нивото на контрол и автоматизация, което можем да постигнем. Вече сме написали статия за предимствата на дигитализацията, щракнете тук.

В първата стъпка определяте кои документи принадлежат към нашите процеси, как ги интегрираме в нашата система за управление на документи и коя информация трябва да бъде извлечена и съхранена заедно с документите във вашата база данни. След като информацията бъде включена, определяме жизнения й цикъл, как тя ще взаимодейства с други процеси и как можем да я интегрираме.

Информацията идва от различни източници

Най-вероятно ще попаднем на информация, идваща от различни източници и в различни формати. Някои от него в цифров вид, съхранени във файлове или бази данни и някои под формата на печатни документи.

Какво правим с цифрови документи във формат PDF, doc и т.н.? Тук процесът е много прост.

Плъзнете цифровия документ в интерфейса PaperOffice. Или да имате вашите папки на Windows лесно след получаване на документи.

Документите в хартиен вид могат лесно да се сканират и превръщат в цифров формат благодарение на интегрирания скенер.

Благодарение на програмата за оптично разпознаване на знаци (OCR = Оптично разпознаване на знаци), вече направихме важна стъпка. Използвайки скенер или друго цифровизиращо устройство, ние не само преобразуваме документа в изображение, но и можем да "четем" съдържанието му по електронен път.

Не само, че чистият OCR текст е включен в базата данни, благодарение на изкуствения интелект (AI), наречен PIA, автоматизацията може или да бъде посочена ръчно, или автоматично.

Така използваме системата, за да разпознаем и определим кои области на документи трябва да бъдат прочетени автоматично. Като номер на фактура, дата, продукти, суми и др. Съответно разполагаме с цялата необходима информация в нашата система за управление на документи.

Цифровизацията на информацията чрез OCR улеснява интегрирането на голямо разнообразие от документация в управлението на процесите и работните процеси.

Работен поток и управление на документи

Както вече споменахме, от съществено значение е разширеното управление на документи да има цялата информация в цифров и структуриран вид в база данни. Така че можете да търсите всички документи, записани в PaperOffice като google. Можете също така да зададете правилата за това кой може да има достъп, да променя и изтрива/архивира вашата информация.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Но ние искаме да отидем още по-далеч и да рационализираме нашите бизнес процеси. Един от стълбовете на нашето решение за управление на документи е двигателят на работния поток. Това ни позволява да уточним всяка стъпка от бизнес процес със свързаните с него дейности и зависимости, както и участващите отдели и роли.

Можем също така да дефинираме автоматични известия, които ще бъдат активирани в зависимост от дейности и събития, които се случват по време на целия процес.

Всичко това не само свежда до минимум времето, прекарано в управление на задачите, но и свежда до минимум вероятността от забравяне и грешки в процеса.

Добавена стойност и ползи от електронното архивиране на данни

Ето някои от най-изключителните ползи от прилагането на система за управление на документи:

• Наличност: Като съхранявате и управлявате всичките си документи и техните версии, актуализации, бележки, съхранени контакти, данни за документи в централна база данни, цялата информация постепенно формира централна база данни от знания.

  Централният и лесен достъп до цялата тази съответна фирмена документация и възможността множество страни да си сътрудничат по един и същ документ го правят топ в списъка с обезщетения.

• Разрешение за достъп: Контролирайте кой може да получи достъп до документите, кога и какви дейности могат да се извършват върху тях.

  Настройките за папки и документи, нива на освобождаване и права, както и групи и отдели правят достъпа до чувствителни документи прозрачни и сигурни.

• Сигурност, не само в контрола на достъпа, но и под опеката и сигурността, която идва с въвеждането на нови технологии и бази данни.

  На първо място, PaperOffice DMS криптира всички документи, когато те са записани за защита, според един от най-високите стандарти за сигурност, налични в момента, AES-1024bit.

  Превръщането обратно в четими документи е възможно във всеки текущ формат, като PaperOffice редовно актуализира файловите си формати, което означава, че документите ще бъдат четими и в бъдеще.

• Възмездност и икономии на време: Всичките ви документи, по-рано на хартиен носител, вече са достъпни дигитално, както и имейли, се съхраняват централно във вашата база данни. В същото време се записват датата и часът, номерът на версията и ключовата дума, които търсачката paperOffice може да използва за намиране на документи, дори ако лицето, което търси, знае само съдържанието на документа рудиментално.

  Всичко, което се съхранява в PaperOffice DMS, също е OCR разпознавано с текст, оптимизирано с бизнес речници и индексирано за перфектно търсене на ключови думи във вашата SQL база данни за търсене на ключови думи.

  Спестете време в търсене на документация и разходи, които я управляват и запаметяват.

• Намаляване на съкращенията като дублиране на документи, фотокопия, запис на данни.
• Ловкост и автоматизация на административните задачи със създаването на работни процеси, които позволяват интегрирането на документи и бизнес процеси в контролирана среда и ясно определени и наблюдавани дейности.
• Да не забравяме положителния "страничен ефект" на по-висока вътрешна и външна удовлетвореност на клиентите. Използването на система за управление на документи ви дава възможност да реагирате по-бързо и по-надеждно и по този начин по-добре на желанията на вашите клиенти.

  Увеличаването на удовлетвореността на клиентите се забелязва много бързо и преди всичко устойчиво - както по отношение на продажбите, така и по отношение на репутацията на компанията.

Един от най-важните аспекти при съхраняването на документи чрез система за управление на документи е спазването на правните разпоредби или спецификациите на GOBD.

Съкращението GoBD означава "Принципи за правилно управление и съхранение на книги, записи и документи в електронна форма и за достъп до данни".

По-специално, поради проверяваното, високо криптирано съхранение на документи директно в централна SQL база данни PaperOffice отговаря на всички изисквания за стандартите на документите и правните насоки или най-високия немски стандарт GOBD в света.

Терминът версия не е чужда дума в рамките на система за управление на документи (DMS). Необходимостта да се използва система за управление на документи, която е съвместима с GoBD контрол на версиите и проверка-доказателство за версия е по-ясна от всякога.

PaperOffice надвишава всички законови изисквания

Развитието на PaperOffice DMS е съвместимо с GoBD, така че можете да използвате софтуера, без никакви притеснения да се налага да ви накара да нарушите правило. Например всеки път, когато някой промени документ, се създава нова версия на този документ. По този начин можете да проследите какво съдържание е имал документът по кое време.

Между другото, има видео в YouTube за synology NAS настройка MariaDB 10 и система за управление на документи PaperOffice което обяснява този процес по разбираем начин:

И в двата случая, дори и в най-лошия случай, се гарантира, че архивираните бази данни се възстановяват в краткосрочен план и затова винаги се спазват периодите на съхранение.

Не забравяйте да избегнете тази грешка

Докато големите компании отдавна назначават служители по цифровизацията, които се занимават с темата за конвертиране на аналогови документи на пълен работен ден, малките и средните компании обикновено нямат човешки ресурси, особено след като се изискват подходящи професионални квалификации.
Това обаче е често срещана грешка и води до лоши инвестиции, защото много производители се възползват от това невежества.

Междинно заключение

Нямате нужда от ИТ специалист или обучен библиотекар!

Всичко, от което наистина се нуждаете, е

• правилния софтуер
• надежден ИТ партньор
• съответния хардуер

Понякога хардуерът често е вече там, има повече потенциал от преди и може да се използва веднага.

Бакшиш

Между другото, има специална статия по темата "Дигитална обработка на фактури", която докладва за предимствата на дигитализацията или дигиталната обработка на фактури:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide