Вече не е тайна, че системите за управление на документи имат голям потенциал за компаниите.
Благодарение на използването на система за управление на документи, вие не само напредвате в дигитализацията на вашата компания. В допълнение, вие формирате крайъгълния камък за постигане на корпоративните си цели и осигуряване на вашия дългосрочен корпоративен успех.
Тъй като цифровото управление на документи създава ясно средство за защита тук и ви прави огромна крачка напред в цифровата трансформация. В настоящата статия ще изброим как работи системата за управление на документи (DMS), какво трябва да се има предвид и какви предимства носи на компаниите.
За какво се използва система за управление на документи?
Казано просто: система за управление на документи (DMS) се използва за съхраняване, управление и контрол на потока от документи и информация в рамките на организацията.
Можете да организирате цялата информация, като хартиени документи, файлове с Windows или имейли, на централно място, вашата система за управление на документи, до която служителите могат да имат лесен достъп и без никакви проблеми, включително уникални функции за работа в екип и споделяне на документи и иновативен програмен интерфейс, който е уникален в световен мащаб.
Системите за управление на документи стават все по-важни за бизнеса, тъй като количеството информация, генерирана от днешните предприятия, нараства експоненциално.
Управлението и контролът на огромното количество външни и вътрешни документи, които са част от бизнес процесите в публичната или бизнес администрацията, се превърна в предизвикателство, което насърчава приемането на различни приложения.
По този начин тези различни приложения следва да улесняват контрола върху информацията и документите и да осигуряват значително намаляване на времето за търсене, обработката и икономиите на разходи, които са много важни в административните ни процеси.
Но не би ли било предимство да има само едно приложение, което може да изпълни всички функции?
Ще ви покажем, че системата за управление на документи на PaperOffice може да бъде точно това приложение за вашата компания, която има всички необходими функционалности на борда.
Къде се съхраняват документите?
След опции за автоматизация, мониторинг и търсене, това е най-често задаваният въпрос, защото дали частен или бизнес - никой не иска да остави данните в грешни ръце. На първо място, защото това се изисква и от закона.
PaperOffice DMS върви по безопасния начин, защото всички данни се съхраняват в силно сигурна криптирана база данни, която може да се намира на вашия NAS, като например от синология или QNAP. Това означава, че винаги имате достъп и контрол върху вашите данни.
По този начин "сърцето" на системата за управление на документи е база данни, в която информацията се съхранява по такъв начин, че да може да бъде намерена и извлечена по прост и контролиран начин.
Но като съхраняваме информацията по структуриран начин, имаме само част от уравнението.
"Мозъкът", който контролира системата, е логиката на работния поток, което дава възможност да се създадат зависимости между документи и процеси и да се свърже тази информация в гъвкави и предварително дефинирани потоци.
Съществена стъпка в прилагането на такъв сложен "работен процес" е, че възможно най-много документация е налична в цифрова форма.
Дигитализация и управление на документи
Когато говорим за системи за управление на документи, не трябва да забравяме: колкото по-висока е степента на дигитализация на информацията, която е част от процесите, толкова по-висока е степента на контрол и автоматизация, която може да бъде постигната.
В първата стъпка се определя кои документи принадлежат към процесите, как тези документи могат да бъдат интегрирани в системата за управление на документи и коя информация трябва да бъде извлечена и записана заедно с документите в базата данни.
След като информацията бъде включена, нейният жизнен цикъл се определя, как взаимодейства с други процеси и как може да бъде интегрирана.
Най-вероятно ще има и информация, идваща от различни източници и в различни формати. Някои от тях в цифрова форма, съхранявани във файлове или бази данни, а някои под формата на печатни документи.
Когато информацията идва от други бази данни или е в XML формат, търсенето и извличането й е лесно, но. Какво се случва с цифровите документи в pdf, doc и т.н. формат? Тя ще бъде малко по-сложна, но съдържанието му може да бъде достъпно по различни начини, например с определени програми, достъп до файла директно или изпращане на информация за отпечатване и извличане на информацията чрез печатната макара (опашка).
Малко по-сложно е, когато документът идва на хартиен носител, като например бележка за доставка или фактура. Но когато решението включва сложна програма за разпознаване на оптични знаци (OCR), вече е направена важна стъпка.
Система за управление на скенери и документи
Със скенер или друго устройство за дигитализация документът не само се преобразува в изображение, но съдържанието му може да бъде "прочетено" по електронен път.
Ако системата вече може да се използва за разпознаване и определяне на коя информация за документа е отделно в системата за управление на документи е пълна.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
Дигитализацията на информацията чрез OCR улеснява интегрирането на голямо разнообразие от документация в управлението на процесите и работните процеси.
Как можете да се възползвате от системата за управление на документи на PaperOffice
Системата за управление на документи на PaperOffice е като всестранен талант, защото в допълнение към общото архивиране на документи, много други функции, свързани с документите и свързаната с тях информация, са интегрирани, като някои от тях:
- Достъп до вашата информация по всяко време, навсякъде
- Търсене и намиране на документи
- Напълно автоматизиран
- Правно съвместимо и одитно архивиране на документи
- Автоматизиране на работните потоци
Всички данни се съхраняват сигурно с вас, а не в облак.
Останете независими, като управлявате всичките си данни сами, вместо в облак на трета страна с последващи разходи.
PaperOffice поддържа всички устройства като локален PC, QNAP NAS, Synology NAS, Windows или Linux сървъри и уеб услуги като AWS или Azure.
Получавате всички предимства на облака, но с помощта на собствения си сървър за бази данни. Можете да получите достъп до вашата база данни на PaperOffice криптирана и сигурно от всеки друг компютър в света.
Научете повече.
PaperOffice просто индексира всичко, независимо дали става въпрос за сканирани документи или файлове. Текстовото съдържание се съхранява сигурно в базата данни без вашата намеса. Така че можете лесно да търсите всяка дума фрагмент, количество и ключова дума в рамките на секунди и да намерите съвпадащи записи.
Научете повече за интегрираното търсене.
Свободно определимият мониторинг автоматично съхранява всички документи според вашите спецификации.
Не само цели директории могат да бъдат наблюдавани, но и имейл акаунти, папки на Outlook и дори уеб-базирани формуляри.
Научете повече за автоматизирането на мониторинга.
Всяко дружество е длъжно да съхранява данъчни документи за данъчната служба.
Предизвикателството е да се архивира нарастващият брой цифрови и хартиени документи, както се изисква от GoBD: в оригиналния формат и непроменим.
PaperOffice DMS прави възможно, научете как:
Правно съвместимо архивиранеКакто вече споменахме, от съществено значение е разширеното управление на документи да има цялата информация в цифрова и структурирана форма в база данни. Това ви позволява лесно да намерите документите и да зададете правилата за това кой може да има достъп, модифицира и изтрива/архивира информацията ви в един централен уебсайт.
Един от стълбовете на решението за управление на документи на PaperOffice е обширният двигател на работния поток. Това ви позволява да зададете всяка стъпка от бизнес процеса със свързаните с него дейности и зависимости, както и отделите и ролите, които участват. Но можете също така да дефинирате автоматични известия, които се активират в зависимост от дейностите и събитията, които се случват по време на процеса.
Всичко това не само намалява времето, прекарано в управлението на задачите, но и свежда до минимум вероятността от забрава и грешки в процеса.
PaperOffice ви помага да автоматизирате всичките си работни процеси, картографира изцяло работните процеси дигитално, така че винаги да останете информирани.
Винаги имате преглед на задачите и процесите чрез работни потоци, които ви подкрепят в автоматизирането на ежедневната ви работа.
Задайте желания работен поток с краен срок, свържете го с възможни решения и задачи и от активирането, PaperOffice се грижи за всичко останало до завършването.
Това ви улеснява да спазвате фирмените политики и законовите изисквания.
Научете повече за автоматизацията на работния поток:
Работни потоциИ още много функции.
Работата и управлението на документи могат да бъдат лесни, безопасни и ефективни едновременно.
Добавена стойност и ползи от управлението на документи
По-долу изброяваме някои от най-забележителните ползи от прилагането на системата за управление на документи на PaperOffice:
- Контрол върху това кой може да получи достъп до документите, кога и какви дейности могат да се извършват върху тях
- Централен и лесен достъп до цялата съответна фирмена документация и възможността множество страни да си сътрудничат по един и същ документ
- Сигурност, не само в контрола на достъпа, но и в попечителството и сигурността, които идват с въвеждането на нови технологии и бази данни
- Спестете време в търсене на документация и разходи, които я управляват и съхраняват
- Намаляване на съкращенията като дублиране на документи, фотокопия, записване на данни
- Гъвкавост и автоматизация на административните задачи със създаването на работни потоци, които позволяват интегрирането на документи и бизнес процеси в контролирана среда и ясно определени и наблюдавани дейности
- Да не забравяме положителния "страничен ефект" на по-високото вътрешно и външно удовлетворение на клиентите
