Изброихме пет стъпки, които трябва да следвате, за да намалите консумацията на хартия в офиса и да отидете цифрови:
-
Стратегия и анализ на процесите
Планирайте добре разполагането си в офиса без хартия. Вземете достатъчно време, за да анализирате процесите във вашата компания. Какво трябва да бъде налично или държано на хартиен носител? Кои документи са достатъчни в цифрова форма?
Документи и информация идват от различни източници Най-вероятно ще попаднете на информация, която идва от различни източници и в различни формати. Някои от него в цифров вид, съхранени във файлове или бази данни и някои под формата на печатни документи.
Планиране на времето и персонала за проекта за офис без хартия
Една четвърт или 90 дни е разумен срок за изпълнение на действията, необходими за преминаване към офиса без хартия.
Това е и период, който позволява плавен преход. Бързите решения за фиксиране, които принуждават служителите да правят промени от един ден на следващия, обикновено са краткотрайни. Възможно е и по този начин да не се нарушават операциите.
По принцип, при преминаване към офиса без хартия с PaperOffice DMS, няма нужда от проектен екип, съставен от няколко души.
В много МСП приспадането на тези от действителните им задачи не е нито възможно, нито желателно. Това, което има смисъл обаче, е да се направи поне един човек с правомощия да издава директиви ЗНП, главния дигитален директор. Ако не сте твърде запалени по американските съкращения, можете да го назначите за мениджър на проект за офис без хартия.
-
Определяне на периодите за преминаване към службата без хартия
Прекъсването на предвидените 90 дни в по-малки периоди от време има за цел да може да се съсредоточи върху всяка фаза на прехода и да може да разсмива върху участващите процеси. Освен това успехите в смяната могат да бъдат документирани по-лесно. Служителите получават по-добро разбиране на мерките и не се чувстват претоварени. В същото време целите трябва да бъдат съобщени вътрешно, което е в съответствие с психическата промяна. Колко важно е това вече е обяснено в предговора.
Логично е 90-те дни да се разделят на три секции по 30 дни всеки.
Първите 30 дни се използват за анализ на всички процеси, които трябва да бъдат преобразувани от аналогови в цифрови.
През вторите 30 дни ще бъдат въведени PaperOffice DMS и необходимият хардуер, но първоначално само за целите на обучението и съпътстващи текущи процеси, ако това възникне.
Последните 30 дни бяха поети с осъществяване на процеса преход от аналогов към цифров, като без съмнение възникват въпроси от служители. Едната или другата неправилна операция също е възможна, но това може да бъде коригирано по всяко време благодарение на йерархичната структура на PaperOffice DMS.
-
Откриване на пътища за придобиване и определяне на съхранението на данни
През първите 30 дни фокусът сега е върху разглеждането на процесите, в които досега хартията е играла основната роля. За да направите това, е необходимо да разпознаете интерфейсите на външната и вътрешната комуникация във фирмата и да следвате жизнения им цикъл, който може да бъде там:
- Телефонни обаждания (напр. формуляр за поръчка, който след това се попълва)
- Трафикът по електронна поща (напр. пощата ще бъде разпечатана за следващото събрание)
- Писма
- Посещение на бизнес клиенти (напр: вижте телефонните разговори)
- Придружаващи документи
- Вътрешна кореспонденция
Следващото нещо, което трябва да се определи, е кога и къде, в случай на електронни форми, се осъществява преходът към печатна хартия, както и пътеката от хартия до архивиране или просто към отпадъчнабаскета.
Проектиране на документи цифрово отсега нататък
Отсега нататък направете без хартия, доколкото е възможно: срещи, минути, входяща поща, изходящи фактури и бележки могат да бъдат създадени директно в PaperOffice. Задачите и работните процеси също се изпълняват цифрово.
Цифровизирайте фактурите и постепенно внедрявайте счетоводство без хартия
Издаването на фактури като такива също е част от офиса без хартия, въпреки че не само да се види в този контекст. Цифровизацията и правилната обработка са проблем и също трябва да бъдат добре планирани и реализирани.
Всеки, който поддържа фактурите си дигитално и също така създава своя дигитален книговодство, признава по-голям потенциал за икономии и може да направи общия счетоводен процес по-ефективен.
Съхранение на данни
Ако вече сте решили, че физическите ви файлове сега ще бъдат цифрови файлове, непосредственият въпрос е къде ще съхранявате тези цифрови файлове. Ще ги съхранявате ли в база данни локално или на външно NAS устройство?
Когато преминавате към офис без хартия, не трябва да скимнете върху един от най-важните фасети. Локално съхранение на данни и използване на NAS устройства.
Или изобщо не искате да разполагате със съхранението на данни или базата данни във вашата фирма? За да се избегне пожар, грабеж и т.н., обаче, използването на облачно решение е извън въпроса за вас по правни причини. След това, разбира се, решението за използване на базата данни на специализиран сървър, който ви е присвоен сам, е много добро решение.
Селекцията е голяма.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
-
Въвеждане на PaperOffice DMS плюс хардуер
След като софтуерът е бил инсталиран на компютрите във фирмата, нивата на йерархията са били присвоени и nas сървърите са били настроени и мрежови, софтуерът е обучен.
Няма нужда от външни (обикновено синоним на "скъпи") консултанти. Служителите на PaperOffice са разбира се достъпни, ако се изисква. Повече от един милион компании, които работят с PaperOffice DMS в световен мащаб досега са се разбирали много добре с подробните уроци и видеоклипове или с телефонните съвети по въпроси за PaperOffice DMS.
Повечето от процесите са саморазяснителни и са придружени от много добре изложено меню за помощ. Между другото, не е нужно да си упорит, че се придържаш към 30-те дни. Ако всеки, участващ в смяната от аналогов към цифров, е на мнение, че ще работи, процесът може да бъде съкратен по желание.
Структура на папките
Смислен папка структура е важно, така че лесно можете да намерите себе си след смяната. Лесно организирайте структурата на цифровата си папка според съществуващата си "реална" структура на папките.
Разчитайте на автоматизацията
Благодарение на интелигентното разпознаване на ИИ можете да разпознаете важни данни за документи в документа, да ги извлечете и да ги използвате за ключова дума за документи. Това спестява време и следователно пари.
-
Завършете прехода към офиса без хартия
Последните 30 дни (или по-малко) започват и служителите завършват фазата на образование и обучение. Имейлите вече не се разпечатват, а се записват.
Използване на работни потоци и печати
Документите и имейлите могат да бъдат достъпни, редактирани и предоставени на други служители по всяко време чрез функцията за работен поток в PaperOffice DMS. Товарните документи от доставки или входящи писма се цифровизират с помощта на скенер или камера за мобилен телефон и се превръщат в текстови документи с помощта на OCR софтуера на PaperOffice.
Функцията за печат дава възможност да се задействат различни работни потоци и да се извършат допълнителни действия. Динамичните променливи могат да се добавят към печати и дори имейл известията автоматично се изпращат при употреба.
Не забравяйте да архивиране
Има само едно централно място за съхранение с функция за архивиране. Въпросът никога повече не възниква за това кой служител има конкретен документ, съхраняван на компютъра му и как да стигне до него, защото е на почивка и е недостъпен.
Метод за криптиране на данни, който се използва и от американските военни. В момента популярната и доходоносна игра на хакери с рансъмуер отскача от PaperOffice.
Останете последователни: Началото винаги е трудно, защото процесите, които са репетирали от години, са нови за момента. Не попадай обратно в стария модел.
Останете последователни и изживейте офиса без хартия.
Върховното ръководство за 5 стъпки
Бакшиш
Създадохме върховното ръководство от 5 стъпки за оставане без хартия и цифровизация на бизнеса Ви като изтеглим документ, в който подробно се описват всеки 5 стъпки и колко време отнема:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Междинно заключение 2 / 3
С правилния софтуер офис без хартия означава без допълнителна работа!
Всичко, което наистина е необходимо, е някакъв софтуер- Автоматизирайте получаването на фактури напълно чрез персонализирани имейли, ако фактурите са достъпни цифрово
- В случай на хартиени фактури, благодарение на целостта на скенера, те могат автоматично да бъдат заснети чрез партидно сканиране
- Индексиране и прочитане на сканирани документи
- и най-важното нещо: може автоматично да съхранява цифрови и сканирани документи в зависимост от тяхното съдържание!
И избягвайте тази често срещана грешка
Във всеки случай се уверете, че вашият софтуерен избор попада върху DMS, с който можете да извършите автоматичния запис (напр. мониторинг на директорията) и преподаването на документите САМИ, за да не стъпите в неконтролируем капан за разходи и да не бъдете зависими от производителя да бъде!
