Най-високи възможни оферти за отстъпка.
Изключителни новини от вътрешния кръг
Безплатни бонус ъпгрейди
Най-високи възможни оферти за отстъпка.
Изключителни новини от вътрешния кръг
Безплатни бонус ъпгрейди
Приятелство, доверие, слово от честност
Никога няма да предоставим Вашия имейл адрес на никой друг и всяко имейл съдържа връзка за отписване с едно щракване.
Системите за управление на документи са основа за дигитализация във фирмите и реализиране на дигитални бизнес процеси. Те допринасят значително за ефективността и успеха на вашата компания и към офис без хартия. Ако всички аналогови източници са интегрирани в цифровите процеси, ефективността на основната дейност на компанията се увеличава.
Подходът на офиса без хартия все повече е във фокуса на медийните доклади, но едва ли се използва на практика - особено не в малки и средни компании. Не става въпрос само за времето и парите, които са замесени.
Въпреки това, само с няколко мерки, потреблението на хартия може да бъде значително намалено. МСП се възползват от плоски йерархии и гъвкави структури.
В настоящата статия разглеждаме по-отблизо темата за офиса без хартия, или "дигитален офис", както е известно и. Ще ви покажем, че преходът е много по-лесен, отколкото си представяте. Ще получите съвети и за корпоративна организация, ще ви разкажем предимствата от работата без хартия и ще опишем ефектите от успешното изпълнение.
Във време, когато технологията ни е подтикнала да се свържем със света чрез нашите смартфони, има по-малко смисъл, че все още използваме хартия в много от ежедневните си дейности.
Днес сме Свикнали да се занимаваме с цифрово съдържание (музика, фотография, телевизионни сериали), но дигитализацията на документи все още не е широко разпространена в работната и бизнес среда. В днешно време почти всички компании имат достъп до компютри и мобилни устройства, така че защо продължаваме да запълваме офисите си с хартия?
Основните причини за продължаващото използване на хартия се крият в предизвикателствата, свързани с справянето с промяната и цифровизацията. Много хора обичат да пазят физическо копие на документите, с които работят.
Въпреки това, тъй като вашите служители започват да елиминират или поне намаляват количеството хартия, използвана в офиса или в цялата организация, вие също така подобрявате процесите повишават производителността чрез цифровизация на данните, като използвате методи без хартия и по този начин намалявате разходите.
Офисът без хартия е цел, която все повече компании със сигурност се стремят да постигнат и предлагат много ползи извън икономиите на разходи и намаляване на въглеродния отпечатък на дадена компания.
Изчислено е, че служител, който прекарва общо два часа с документи, използва средно 10 000 листа хартия годишно (данни на Федералната агенция по околна среда). Поради тази причина е важно да се използват решения и инструменти, които подобряват както достъпа, управлението, така и локализацията на информацията. Всяка промяна в бизнес процеса обаче отнема време и изисква постепенна промяна в корпоративната култура.
Освен положителното въздействие върху околната среда чрез намаляване на потреблението на бизнес хартия, цифровизацията на документи и фирмени данни предлага много други предимства.
По-долу са изброени основните предимства на офис без хартия:
Благодарение на преминаването към офис без хартия можете да бъдете първата Направи стъпка към дигиталната трансформация на вашата компания.
Защото благодарение на решенията на работния поток от вас можете допълнително да опростите и ускорите бизнес процесите си. Те облекчават чините, като поемат много сложна рутинна работа. Правните изисквания, които трябва да се спазват, са интегрирани директно в работния процес.
Ако цифровизирате документите си, можете да го направите по всяко време и навсякъде и с всяко устройство достъп до документите. Това е особено важно, ако имате няколко клона, вашите служители искат/трябва да вършат работата си от родния си офис или трябва да издават одобрения.
Цифровизацията на документи оказва пряко влияние върху намаляването на разходите на вашата фирма, не само защото вече не купувате толкова хартия, но и защото спестявате от поддръжката на принтера и закупуването на мастило и резервни части.
Разбира се, това също намалява разходите за съхранение, т.е. файлове, папки, рафтове, шкафове за подаване. Ценното пространство за съхранение на хартиени документи вече не се губи.
Долната линия е, че веднага след като използвате цифрови данни, вашите служители работят много по-ефективно в офиса и инвестират ценното време, придобито по разумен и целенасочен начин във фирмата .
Значителното намаляване на пространството за съхранение чрез цифровизация и/или намаляване на консумацията на хартия води до по-чисти и тидиер офиси.
По-висока информационна сигурност чрез използването на софтуер със система за съхранение на база данни. Сигурността на цифрово съхранената информация далеч превъзхожда сигурността на документите, архивирани на хартия.
С трансформацията от ръчни в автоматизирани работни потоци бизнес процесите са стандартизирани и разходите са намалени. Например оптимизацията на работния поток може да доведе до по-бързо събиране и намаляване на разходите за придобиване.
Плащанията на фактури вече не се забравят, отстъпките могат да бъдат приспаднати своевременно.
Цифровизацията във вашата фирма дава на взаимоотношенията с клиентите повече дълбочина и обем. Това означава, че цялостното събиране на данни в бизнес транзакциите с помощта на големи информационни масиви, последователно свързване на вътрешните процеси, времената на реакция в рамките на секунди, както и персонализираният контакт с голям брой клиенти едновременно и прецизно, изключително ориентирано към търсенето планиране на изискванията ще доведе вашата компания напред.
Цифровизацията се покачва във всички области на компанията - не на последно място в обслужването на клиентите. Би било грешка всяка компания да подценява този потенциал. Ако не искате да изоставате от конкуренцията и дори да бързате пред тях, от съществено значение е да се справите с цифровизацията в тази област. Никога досега не е било възможно да се общува по-пъргаво и индивидуално с клиента за техните специфични нужди и желания.
Компаниите, които избират да цифровизират документите си чрез използването на подходящ софтуер за управление на документи, получават големи ползи в замяна, като например:
Особено за проекти с Цифровизация често се среща с голямо нежелание, тъй като много компании се страхуват, че такъв проект ще се развие в бездънна яма. Най-честата причина за това е липсата на знания от самите компании и допълнително доверие в некомпетентни производители на софтуер, които предлагат софтуер, който не работи. Много производители на софтуер се възползват от невежествата.
В този момент PaperOffice ще се радва да ви помогне с изпълнението на цифровизацията. Благодарение на 20-годишен опит в областта на управлението и автоматизацията на документи PaperOffice може да ви донесе работни предложения от практиката и да Ви придружава чрез пълното изпълнение.
Не се изисква нито ИТ специалист, нито един обучен библиотекар!
Всичко, от което наистина се нуждаете, е
Понякога хардуерът често е вече там, има повече потенциал от преди и може да се използва веднага.
Бакшиш
Между другото, има специална статия на тема "Цифровизация на хартиени документи: 10 най-важни предимства", която докладва за предимствата на общата цифровизация:
Изброихме пет стъпки, които трябва да следвате, за да намалите консумацията на хартия в офиса и да отидете цифрови:
Планирайте добре разполагането си в офиса без хартия. Вземете достатъчно време, за да анализирате процесите във вашата компания. Какво трябва да бъде налично или държано на хартиен носител? Кои документи са достатъчни в цифрова форма? Документи и информация идват от различни източници Най-вероятно ще попаднете на информация, която идва от различни източници и в различни формати. Някои от него в цифров вид, съхранени във файлове или бази данни и някои под формата на печатни документи.
Може да желаете да сканирате и дигитализирате всички предишни документи, или преход към офис/система без хартия до определена дата, както и да използвате цифрови данни, за да продължите и работите ефективно в бъдеще. Използвайте мултифункционален принтер/скенер за наблюдение на сканиране и директория или масово архивиране за големи количества документи.
Първата опция изисква повече време и ресурси. В идеалния случай вие и вашият екип ще решите как да организирате електронни файлове и да настроите непрекъснат процес на сканиране стъпка по стъпка, така че всички бъдещи документи да бъдат цифровизирани.
Планиране на времето и персонала за проекта за офис без хартия
Една четвърт или 90 дни е разумен срок за изпълнение на действията, необходими за преминаване към офиса без хартия.
Това е и период, който позволява плавен преход. Бързите решения за фиксиране, които принуждават служителите да правят промени от един ден на следващия, обикновено са краткотрайни. Възможно е и по този начин да не се нарушават операциите.
По принцип, при преминаване към офиса без хартия с PaperOffice DMS, няма нужда от проектен екип, съставен от няколко души.
В много МСП приспадането на тези от действителните им задачи не е нито възможно, нито желателно. Това, което има смисъл обаче, е да се направи поне един човек с правомощия да издава директиви ЗНП, главния дигитален директор. Ако не сте твърде запалени по американските съкращения, можете да го назначите за мениджър на проект за офис без хартия.
Важно е заинтересованото лице да се запознае задълбочено с ДМС paperOffice.
Поради ясно структурираната структура на софтуера и обширните и лесни за разбиране уроци и видеоклипове за всеки аспект, това е нещо, което изисква нито ИТ степен, нито външно обучение. Освен това може да се направи като "учене чрез правене", придружаващо първите мерки за преобразуване.
Прекъсването на предвидените 90 дни в по-малки периоди от време има за цел да може да се съсредоточи върху всяка фаза на прехода и да може да разсмива върху участващите процеси. Освен това успехите в смяната могат да бъдат документирани по-лесно. Служителите получават по-добро разбиране на мерките и не се чувстват претоварени. В същото време целите трябва да бъдат съобщени вътрешно, което е в съответствие с психическата промяна. Колко важно е това вече е обяснено в предговора.
Логично е 90-те дни да се разделят на три секции по 30 дни всеки.
Първите 30 дни се използват за анализ на всички процеси, които трябва да бъдат преобразувани от аналогови в цифрови.
През вторите 30 дни ще бъдат въведени PaperOffice DMS и необходимият хардуер, но първоначално само за целите на обучението и съпътстващи текущи процеси, ако това възникне.
Последните 30 дни бяха поети с осъществяване на процеса преход от аналогов към цифров, като без съмнение възникват въпроси от служители. Едната или другата неправилна операция също е възможна, но това може да бъде коригирано по всяко време благодарение на йерархичната структура на PaperOffice DMS.
В края на последните 30 и по този начин също 90-те дни има напълно интегрирана система за управление на документи, която вече позволява анализ в този момент във времето на това колко големи са спестяванията и предимствата и ще бъде в бъдеще.
През първите 30 дни фокусът сега е върху разглеждането на процесите, в които досега хартията е играла основната роля. За да направите това, е необходимо да разпознаете интерфейсите на външната и вътрешната комуникация във фирмата и да следвате жизнения им цикъл, който може да бъде там:
Следващото нещо, което трябва да се определи, е кога и къде, в случай на електронни форми, се осъществява преходът към печатна хартия, както и пътеката от хартия до архивиране или просто към отпадъчнабаскета.
Проектиране на документи цифрово отсега нататък
Отсега нататък направете без хартия, доколкото е възможно: срещи, минути, входяща поща, изходящи фактури и бележки могат да бъдат създадени директно в PaperOffice. Задачите и работните процеси също се изпълняват цифрово.
Цифровизирайте фактурите и постепенно внедрявайте счетоводство без хартия
Издаването на фактури като такива също е част от офиса без хартия, въпреки че не само да се види в този контекст. Цифровизацията и правилната обработка са проблем и също трябва да бъдат добре планирани и реализирани.
Всеки, който поддържа фактурите си дигитално и също така създава своя дигитален книговодство, признава по-голям потенциал за икономии и може да направи общия счетоводен процес по-ефективен.
Съхранение на данни
Ако вече сте решили, че физическите ви файлове сега ще бъдат цифрови файлове, непосредственият въпрос е къде ще съхранявате тези цифрови файлове. Ще ги съхранявате ли в база данни локално или на външно NAS устройство?
Когато преминавате към офис без хартия, не трябва да скимнете върху един от най-важните фасети. Локално съхранение на данни и използване на NAS устройства.
Или изобщо не искате да разполагате със съхранението на данни или базата данни във вашата фирма? За да се избегне пожар, грабеж и т.н., обаче, използването на облачно решение е извън въпроса за вас по правни причини. След това, разбира се, решението за използване на базата данни на специализиран сървър, който ви е присвоен сам, е много добро решение.
Селекцията е голяма.
Всъщност търсенето на решения също принадлежи в раздела от първите 30 дни. С хардуера paperOffice DMS за управление на документи и NAS, интегриран във фирмената мрежа, всички решения са достъпни за внедряване на прехода от хартия към цифров.
След като софтуерът е бил инсталиран на компютрите във фирмата, нивата на йерархията са били присвоени и nas сървърите са били настроени и мрежови, софтуерът е обучен.
Няма нужда от външни (обикновено синоним на "скъпи") консултанти. Служителите на PaperOffice са разбира се достъпни, ако се изисква. Повече от един милион компании, които работят с PaperOffice DMS в световен мащаб досега са се разбирали много добре с подробните уроци и видеоклипове или с телефонните съвети по въпроси за PaperOffice DMS.
Повечето от процесите са саморазяснителни и са придружени от много добре изложено меню за помощ. Между другото, не е нужно да си упорит, че се придържаш към 30-те дни. Ако всеки, участващ в смяната от аналогов към цифров, е на мнение, че ще работи, процесът може да бъде съкратен по желание.
Структура на папките
Смислен папка структура е важно, така че лесно можете да намерите себе си след смяната. Лесно организирайте структурата на цифровата си папка според съществуващата си "реална" структура на папките.
Разчитайте на автоматизацията
Благодарение на интелигентното разпознаване на ИИ можете да разпознаете важни данни за документи в документа, да ги извлечете и да ги използвате за ключова дума за документи. Това спестява време и следователно пари.
Последните 30 дни (или по-малко) започват и служителите завършват фазата на образование и обучение. Имейлите вече не се разпечатват, а се записват.
Използване на работни потоци и печати
Документите и имейлите могат да бъдат достъпни, редактирани и предоставени на други служители по всяко време чрез функцията за работен поток в PaperOffice DMS. Товарните документи от доставки или входящи писма се цифровизират с помощта на скенер или камера за мобилен телефон и се превръщат в текстови документи с помощта на OCR софтуера на PaperOffice.
Функцията за печат дава възможност да се задействат различни работни потоци и да се извършат допълнителни действия. Динамичните променливи могат да се добавят към печати и дори имейл известията автоматично се изпращат при употреба.
Не забравяйте да архивиране
Има само едно централно място за съхранение с функция за архивиране. Въпросът никога повече не възниква за това кой служител има конкретен документ, съхраняван на компютъра му и как да стигне до него, защото е на почивка и е недостъпен.
Метод за криптиране на данни, който се използва и от американските военни. В момента популярната и доходоносна игра на хакери с рансъмуер отскача от PaperOffice.
Останете последователни: Началото винаги е трудно, защото процесите, които са репетирали от години, са нови за момента. Не попадай обратно в стария модел.
Останете последователни и изживейте офиса без хартия.
Бакшиш
Създадохме върховното ръководство от 5 стъпки за оставане без хартия и цифровизация на бизнеса Ви като изтеглим документ, в който подробно се описват всеки 5 стъпки и колко време отнема:
С правилния софтуер офис без хартия означава без допълнителна работа!
Всичко, което наистина е необходимо, е някакъв софтуер
И избягвайте тази често срещана грешка
Във всеки случай се уверете, че вашият софтуерен избор попада върху DMS, с който можете да извършите автоматичния запис (напр. мониторинг на директорията) и преподаването на документите САМИ, за да не стъпите в неконтролируем капан за разходи и да не бъдете зависими от производителя да бъде!
За много компании модерен и ефективен офис без хартия не е овърнайт постижение, но също така не е утопия. За да постигнете най-накрая цифровизация на вашите документи, трябва да установите правила за намаляване на хартията и да намерите решения, за да се отървете от всичко, от което вече не се нуждаете.
Софтуерът за управление на документи от PaperOffice може да ви помогне да цифровизирате документи и да внедрите офис без хартия. DMS решенията са цялостни решения, които предлагат последователна инфраструктура.
В резултат на това бизнес процесите се картонират прозрачно, работните процеси могат да се извършват цифрово и цялата важна информация може лесно да се разглежда.
Благодарение на решенията за DMS вие също така сте в състояние да обработвате и съхранявате цифрови документи и съдържание по одитен начин, например за да си спестите неприятности по време на фирмени и данъчни одити.
Обобщихме 9 съвета за вас, така че офисът без хартия всъщност да работи!
Накратко, става въпрос за цифровизация на голямо разнообразие от документи във фирмата, като договори, разписки, бележки за доставка, входящи фактури, т.е. всичко, което е на хартия. В допълнение, не само хартията за миналото, но и бъдещата хартия идва под въпрос.
Комуникацията също е съответен партньор в офиса без хартия. Не е нужно да се притеснявате законно, просто обърнете внимание на няколко "тънкости". Определени документи, включително структурата на папките и в PDF формат, лесно могат да бъдат предадени на данъчния консултант или колегите като самоподдържащ се архив - това се прави само с няколко кликвания на мишката.
DMS означава Система за управление на документи и е предназначена за управление на документи, особено цифрови документи, което включва преобразуването от аналогов в цифров. PaperOffice DMS е такава система. Неговата гама от функции е също толкова забележителна, колкото интуитивно проектираната му навигация в менюто, която изисква само незначително обучение. Не ви трябват скъпи консултанти на място. Добре обяснени видео уроци за PaperOffice DMS могат да направят това също толкова добре и много по-евтино, безплатно.
Сканиране, OCR, архивиране с автоматична ключова дума, сливане на документи, контролирани с ИИ, интегрирана търсачка, функция за работен поток, криптиране с 1024Mbit, директна интеграция в MS Office, защита срещу рансъмуер, автоматизирано създаване на шаблони, функция за печат, управление на задачи и бележки.
Това са няколко от най-важните функции на PaperOffice DMS и както казах, нито вие, нито вашите служители трябва да завършите ИТ степен.
2. Няма никой подходящ DMS софтуер. Всеки DMS има своята обосновка и в крайна сметка продуктът трябва да пасне на целта.
3. Независимо дали това е ваш собствен сървър, PaperOffice посветен сървър в центъра за данни на Strato AG в Берлин (Германия) или NAS - запишете вашия НИКОГА документ на трети страни облак съхранение кой а) не се използва на специализирана основа и б) не се намира в сигурна страна в) не може да се експортира с едно кликванеБакшиш
Ако следвате съветите и ще използвате NAS за вътрешнофирмено защитено съхранение на документи - PaperOffice е не само перфектен за това, но дори е единственият официален DMS за най-големия производител на NAS в света - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
ERROR: LID-5759 missing
ERROR: LID-6036 missing
ERROR: LID-6035 missing
ERROR: LID-5763 missing
ERROR: LID-6039 missing
ERROR: LID-6035 missing
ERROR: LID-5756 missing
ERROR: LID-6042 missing
ERROR: LID-5803 missing
ERROR: LID-5793 missing
ERROR: LID-6069 missing
ERROR: LID-6070 missing
ERROR: LID-5787 missing
ERROR: LID-6072 missing
ERROR: LID-6035 missing
ERROR: LID-5789 missing
ERROR: LID-6077 missing
ERROR: LID-6070 missing
ERROR: LID-6074 missing
ERROR: LID-5771 missing
ERROR: LID-6075 missing
ERROR: LID-6035 missing
ERROR: LID-5777 missing
ERROR: LID-5759 missing
ERROR: LID-5763 missing
ERROR: LID-5800 missing
ERROR: LID-5769 missing
ERROR: LID-6082 missing
ERROR: LID-6083 missing
