Внедрете правилно обработката на цифрови фактури в 10 стъпки

Необходимостта от цифровизация сега е важен аспект за всички.

В нашето ръководство сега ще намерите няколко доклада за това как цифровизацията трябва да се извършва около компаниите и колко предимства носи това за вас.

Но почти всеки 3 въпрос, който идва от нашите клиенти, се отнася до дигиталното внедряване на обработката на фактури. Затова решихме да разгледаме по-отблизо тази тема.

В текущата статия гледаме малко по-дълбоко в информацията за цифровата обработка на фактури. Предимствата на цифровизация фактури. Ще Ви покажем как можете да реализирате всичко и да опишете въздействието на успешното изпълнение.

Преди да се обърнем към действителното изпълнение, нека отговорим на въпроса:

Защо е необходимо да се цифровизират фактурите и документите във фирмите?

Това е въпрос, който все повече компании задават: "Наистина ли трябва да цифровизирам счетоводството си"? Отговорът е "да", трябва. Наред с другото, защото законодателят изисква да е така. Все повече компании са изправени пред това да се налага да спазват документацията за процеса.

Какво изискват правните разпоредби?

Правните разпоредби изискват спазването на изискванията по отношение на получаването, обработката и архивирането на всички входящи документи, които са от значение за изпитването.

В настоящата ни статия показваме няколко практически примера. Как можете лесно да разрешите цифровизацията благодарение на PaperOffice DMS. Но първо стигаме до общите предимства на дигиталната обработка на фактурите.

Какви са предимствата на цифровизацията?

В днешния свят на домашния офис и цифровите медии все още е обичайно да се виждат хартиени сметки, трупани на рафтове и маси.

Основните причини за използването на хартия са, че на служителите им е трудно да приемат цифровизация или да започнат с нея. Тя се крие в предизвикателствата на справянето с промяната и цифровизацията.

Копие на физически документ въпреки цифровизацията

Много хора обичат да пазят физическо копие на документите, с които работят. Но процесът на боравене с хартия, която е репетирана от години, също играе роля тук.

По темата за преобразуването без хартия вече сме написали подробна статия. Тук изрично разглеждаме темата за цифровото счетоводство.

Ръчното въвеждане на фактурата не само означава много време, но и скрити високи разходи. Получаването му правилно може да спести много време и пари.

Ключовите ползи включват:

• Можете да намерите всяка фактура за секунди / спестете време

  Тъй като благодарение на цифровизацията на вашите документи, можете да намерите всички фактури, съхранени в PaperOffice за броени секунди. Вече не трябва трудоемко да листваш през дебели папки. Чрез цифровизацията на всички фактури във вашата фирма се нуждаете само от няколко кликвания, за да ги намерите в системата.

  Това ни води и до втората точка:

• Вие се възползвате от оптимизирана работа / икономия на хартия

  Вече нямате нужда от място за физически папки. Отсега нататък можете да архивирате фактурите си в PaperOffice. Намаляването на консумацията на хартия води до чисти и подредени офиси.

• Опростяване на счетоводните процеси / Например с работни потоци

  Управлявайки фактурите си дигитално, спестявате време и усилия. Както и разходи за създаването, доставката и обработката. Не правете копия за разширени задачи, работни потоци и препращане. Всичко работи дигитално и е прозрачно и разбираемо.

  Благодарение на цифровизацията на фактурите ви, вече няма да пропускате ценни срокове за отстъпка.

• Задаване на разрешение за достъп до бутон за натискане

  Индивидуалните права за достъп до отделни документи и папки гарантират ясна сигурност. Можете да предоставите достъп до физически лица или цели отдели. Като счетоводство.

• Автоматично откриване на контакти

  PaperOffice интелигентно разпознава адресните данни в съдържанието на документа. След това логично свързва документа със съществуващите ви контакти. Това позволява, наред с други неща, показването на всички документи за конкретен контакт само с няколко кликвания.

• Автоматизирана ключова дума

  PaperOffice ви поддържа с интелигентно разпознаване на ИИ и ключова дума. По този начин фактурата се търси за най-важните данни за документи.

  KI PIA интелигентно чете данните от документа. След това подайте документа с пълни ключови думи. Ако е необходимо с вашия тест или автоматично на заден план.

• Функция за вграждане / износ на данъчни консултанти

  Лесно можете да предадете фактурите си. С присвояване на акаунт и ключова дума. Благодарение на разширеното търсене имате всичко необходимо за износа. Като всички сметки от миналия месец например.

  Вкл. структурата на папката, PDF файл, Excel файл с цялата информация. В резултат на това вашият счетоводител или счетоводител може лесно да импортира документацията.

• Опции за бързо редактиране

  Счетоводството може да се реализира бързо в бъдеще. Не само, че можете да намерите всички документи незабавно, можете също така да ги редактирате/ класифицирате директно, например. Всички законови изисквания са изпълнени благодарение на архивирането, което е доказателство за одит. Проверката и одобряването по този начин е детска игра.

  Цифровизацията на фактурите е неизбежна по няколко причини. Много компании също вече са убедени, че цифровизацията на фактурите е бъдещето. Това също трябва да бъде прието днес и сега.

  Независимо от това мнозина все още се опасяват, че тази стъпка ще бъде свързана с продължижен проект. Което ще бъде трудно, скъпо, рисковано и дестабилизиращо. Добрата новина е, че в крайна сметка, благодарение на PaperOffice, това вече не е така!

Какво трябва да се обмисли, преди да се цифровизират фактурите?

На първо място, важно е да не бъркате или намалявате цифровизацията до сканирането на входящите фактури. За да могат след това да влязат в процеса на работен поток за валидиране, плащане и архивиране по-лесно и бързо. Цифровизацията е много повече.

Предимства на разпознаването на текст на OCR: Благодарение на разпознаването на текст на OCR много неща могат да бъдат автоматизирани. Например с изкуствен интелект (ИИ). По този начин учебните функции стават все по-мощни и надеждни алгоритми за откриване.

Елементите, които фигурират във фактурата, могат незабавно да бъдат идентифицирани и извлечени от документа. Документът се подава и може да бъде предоставен на счетоводната или ERP системата.

Например с цифровизацията доставчикът на финансови услуги се възползва от надеждна информация в реално време, когато фактурата е получена.

Стигаме до истинския въпрос на тази статия:

Как да внедря обработка на фактури?

Ако управлявате фактурите си с PaperOffice, обработката на входящите фактури е напълно електронна. Вече ще получите входящата фактура по цифров път, т.е. по имейл или като я сканирате. Това няма никакво значение.

Цифровизация на входящи фактури с DropMail, как?

Ако вече получавате входящите си фактури в цифров формат, препоръчваме модула DropMail, интегриран в PaperOffice. Това ви позволява да създадете личен имейл адрес DropMail в PaperOffice. Изпращате фактури само на тях.

Всички фактури, които се изпращат на вашия DropMail адрес като прикачен файл към имейл, автоматично се архивират в PaperOffice. С дефинирани правила за подаване и без работа.

PaperOffice разпознава фактурата и прочита съответните данни. След това софтуерът подава фактурата в съответната папка. Благодарение на интелигентния ИИ по желание се стартират допълнителни процеси на одобрение, задачи и работни процеси.

Всички служители, които трябва да участват в процеса, са информирани. Работният поток на фактурата се изпълнява автоматично.

Поетапна обработка на цифрови фактури:

Разписка за фактура

Просто създайте желания от вас адрес във формат "meine_rechnungen@paperoffice.com", посочете маска за съхранение или активирайте PIA и това е!

Обработка на цифрови фактури

PaperOffice автоматично улавя фактурата и започва обработката

Изпълнени са дефинирани правила за подаване. Архивирането, което е доказателство за одит, се извършва автоматично на заден план по план.

Можете да проверите фактурата, да я одобрите и да изпълните работни потоци.

Напред

Експортирайте фактурите в данъчния консултант или системите на трети страни със съответната информация.

Как изглежда бъдещето на цифровизацията на фактурата. Къде отива пътуването?

На първо място, цифровизацията на фактурите носи значителни и непосредствени увеличения на производителността. Цифровизацията не само освобождава служителите от отнемаща време, плътна оперативна задача. Освен това ще бъдат решени проблеми със забавянето и спора поради ръчна грешка.

Присъщите разходи за съхранение, търсене и загуба на важни хартиени документи се намаляват драстично. В допълнение, рационализацията и автоматизацията на процесите на валидиране и контрол в целия процес платими сметки.

От заявка за покупка до плащане, умножете тези ползи още повече.

Какво постига една компания благодарение на цифровизацията?

Чрез цифровизацията фирмата успява да освободи важни човешки и финансови ресурси. Било то да поеме растежа на активността с постоянни ресурси. Или да мобилизирате екипите си в проекти за трансформация. За служителите цифровизацията на фактурите не е враг. Напротив – съюзникът. Те правят работата им по-интересна и създават добавена стойност за финансовото управление на компанията.

Може ли хартията да бъде унищожена след цифровизацията?

На първо място, много е важно да се отбележи, че трябва да се спазват факторите за цифрово архивиране на документи. Според GoBD документите на хартиен носител могат да бъдат унищожени. Освен ако не трябва да се съхраняват в оригинала в съответствие с чуждестранните данъчни или данъчни разпоредби.

Това включва например откриване на баланси и документи по сградното право. GoBD също така казва, че хартиените документи трябва да бъдат изтеглени от по-нататъшна обработка. Също така файлът може да не се променя след процеса на сканиране.

Водоустойчива на ревизия според версията, съвместима с GoBD

Която се дава по всяко време благодарение на версията в PaperOffice. Документът трябва да бъде достъпен и оценен за срока на периода на задържане.

По този начин PaperOffice отговаря на всички изисквани стандарти чрез сертифициране и тестване на всички софтуерни изисквания съгласно GOBD.

Периодът

Въпросът за периода на задържане излиза отново и отново с нашите клиенти. Тъй като няма ясни инструкции за това как и дали оригиналната фактура трябва да се пази. На първо място, трябва да се свържете с вашия отговорен данъчен орган, т.е. с отговорния одитор.

Какви документи се приемат?

Все още се изисква документите от правно значение, като договори, да бъдат запазени в оригинала.

За да стигнете до точката:

Данъчната служба приема електронни разписки. Съдът в случай на спор само оригинали.

Това е свързано с факта, че даден подпис може да бъде проверен само за автентичност върху оригинални документи. Препоръчваме никога да не изхвърляте Original.

Оказва се, че трябва да обмислите няколко аспекта, за да обработите успешно входящите фактури.

Нека обобщим:

За да прогоните напълно хартията от процеса, трябва да внедрите непрекъсната цифровизация на всички входящи фактури. Подобренията идват от автоматизирането на процеса, доколкото е възможно.

Такъв цифров документ има пакет от предимства за компанията. Специално пригоденият софтуер осигурява значително по-голяма производителност във фирмата.

Така че, цифровизацията на фактурите е важна стъпка в превръщането на бизнеса ви в офис без хартия. Спестява време и труд. Повишава качеството на вашите работни резултати.

Използвайте всички предимства на офис без хартия.

Не забравяйте да избегнете тази грешка

Докато големите компании отдавна назначават служители по цифровизацията, които се занимават с темата за конвертиране на аналогови документи на пълен работен ден, малките и средните компании обикновено нямат човешки ресурси, особено след като се изискват подходящи професионални квалификации.
Това обаче е често срещана грешка и води до лоши инвестиции, защото много производители се възползват от това невежества.