Най-високи възможни оферти за отстъпка.
Изключителни новини от вътрешния кръг
Безплатни бонус ъпгрейди
Най-високи възможни оферти за отстъпка.
Изключителни новини от вътрешния кръг
Безплатни бонус ъпгрейди
Приятелство, доверие, слово от честност
Никога няма да предоставим Вашия имейл адрес на никой друг и всяко имейл съдържа връзка за отписване с едно щракване.
Дигиталната обработка на фактури, в комбинация със системата за управление на документи (DMS), допринася значително за ефективността и успеха на вашата фирма и към офис без хартия. Необходимостта от цифрова обработка на фактури сега е важен аспект за всички.
Проучвайте, чтобы останете в идеална форма
В текущата статия ви показваме как да внедрите правилно дигиталната обработка на фактури, да изброите предимствата на изпълнението и да опишете ефектите от успешното изпълнение.Необходимостта от цифровизация сега е важен аспект за всички.
В нашето ръководство сега ще намерите няколко доклада за това как цифровизацията трябва да се извършва около компаниите и колко предимства носи това за вас.
Но почти всеки 3 въпрос, който идва от нашите клиенти, се отнася до дигиталното внедряване на обработката на фактури. Затова решихме да разгледаме по-отблизо тази тема.
В текущата статия гледаме малко по-дълбоко в информацията за цифровата обработка на фактури. Предимствата на цифровизация фактури. Ще Ви покажем как можете да реализирате всичко и да опишете въздействието на успешното изпълнение.
Преди да се обърнем към действителното изпълнение, нека отговорим на въпроса:
Това е въпрос, който все повече компании задават: "Наистина ли трябва да цифровизирам счетоводството си"? Отговорът е "да", трябва. Наред с другото, защото законодателят изисква да е така. Все повече компании са изправени пред това да се налага да спазват документацията за процеса.
Правните разпоредби изискват спазването на изискванията по отношение на получаването, обработката и архивирането на всички входящи документи, които са от значение за изпитването.
В настоящата ни статия показваме няколко практически примера. Как можете лесно да разрешите цифровизацията благодарение на PaperOffice DMS. Но първо стигаме до общите предимства на дигиталната обработка на фактурите.
В днешния свят на домашния офис и цифровите медии все още е обичайно да се виждат хартиени сметки, трупани на рафтове и маси.
Основните причини за използването на хартия са, че на служителите им е трудно да приемат цифровизация или да започнат с нея. Тя се крие в предизвикателствата на справянето с промяната и цифровизацията.
Много хора обичат да пазят физическо копие на документите, с които работят. Но процесът на боравене с хартия, която е репетирана от години, също играе роля тук.
По темата за преобразуването без хартия вече сме написали подробна статия. Тук изрично разглеждаме темата за цифровото счетоводство.
Ръчното въвеждане на фактурата не само означава много време, но и скрити високи разходи. Получаването му правилно може да спести много време и пари.
Тъй като благодарение на цифровизацията на вашите документи, можете да намерите всички фактури, съхранени в PaperOffice за броени секунди. Вече не трябва трудоемко да листваш през дебели папки. Чрез цифровизацията на всички фактури във вашата фирма се нуждаете само от няколко кликвания, за да ги намерите в системата.
Това ни води и до втората точка:
Вече нямате нужда от място за физически папки. Отсега нататък можете да архивирате фактурите си в PaperOffice. Намаляването на консумацията на хартия води до чисти и подредени офиси.
Управлявайки фактурите си дигитално, спестявате време и усилия. Както и разходи за създаването, доставката и обработката. Не правете копия за разширени задачи, работни потоци и препращане. Всичко работи дигитално и е прозрачно и разбираемо.
Благодарение на цифровизацията на фактурите ви, вече няма да пропускате ценни срокове за отстъпка.
Индивидуалните права за достъп до отделни документи и папки гарантират ясна сигурност. Можете да предоставите достъп до физически лица или цели отдели. Като счетоводство.
PaperOffice интелигентно разпознава адресните данни в съдържанието на документа. След това логично свързва документа със съществуващите ви контакти. Това позволява, наред с други неща, показването на всички документи за конкретен контакт само с няколко кликвания.
PaperOffice ви поддържа с интелигентно разпознаване на ИИ и ключова дума. По този начин фактурата се търси за най-важните данни за документи.
KI PIA интелигентно чете данните от документа. След това подайте документа с пълни ключови думи. Ако е необходимо с вашия тест или автоматично на заден план.
Лесно можете да предадете фактурите си. С присвояване на акаунт и ключова дума. Благодарение на разширеното търсене имате всичко необходимо за износа. Като всички сметки от миналия месец например.
Вкл. структурата на папката, PDF файл, Excel файл с цялата информация. В резултат на това вашият счетоводител или счетоводител може лесно да импортира документацията.
Счетоводството може да се реализира бързо в бъдеще. Не само, че можете да намерите всички документи незабавно, можете също така да ги редактирате/ класифицирате директно, например. Всички законови изисквания са изпълнени благодарение на архивирането, което е доказателство за одит. Проверката и одобряването по този начин е детска игра.
Цифровизацията на фактурите е неизбежна по няколко причини. Много компании също вече са убедени, че цифровизацията на фактурите е бъдещето. Това също трябва да бъде прието днес и сега.
Независимо от това мнозина все още се опасяват, че тази стъпка ще бъде свързана с продължижен проект. Което ще бъде трудно, скъпо, рисковано и дестабилизиращо. Добрата новина е, че в крайна сметка, благодарение на PaperOffice, това вече не е така!
На първо място, важно е да не бъркате или намалявате цифровизацията до сканирането на входящите фактури. За да могат след това да влязат в процеса на работен поток за валидиране, плащане и архивиране по-лесно и бързо. Цифровизацията е много повече.
Предимства на разпознаването на текст на OCR: Благодарение на разпознаването на текст на OCR много неща могат да бъдат автоматизирани. Например с изкуствен интелект (ИИ). По този начин учебните функции стават все по-мощни и надеждни алгоритми за откриване.
Елементите, които фигурират във фактурата, могат незабавно да бъдат идентифицирани и извлечени от документа. Документът се подава и може да бъде предоставен на счетоводната или ERP системата.
Например с цифровизацията доставчикът на финансови услуги се възползва от надеждна информация в реално време, когато фактурата е получена.
Стигаме до истинския въпрос на тази статия:
Ако управлявате фактурите си с PaperOffice, обработката на входящите фактури е напълно електронна. Вече ще получите входящата фактура по цифров път, т.е. по имейл или като я сканирате. Това няма никакво значение.
Ако вече получавате входящите си фактури в цифров формат, препоръчваме модула DropMail, интегриран в PaperOffice. Това ви позволява да създадете личен имейл адрес DropMail в PaperOffice. Изпращате фактури само на тях.
Всички фактури, които се изпращат на вашия DropMail адрес като прикачен файл към имейл, автоматично се архивират в PaperOffice. С дефинирани правила за подаване и без работа.
Бакшиш
По темата "DropMail - Автоматично архивиране на документи по имейл, когато сте в движение" има и видеоклип в YouTube, който обяснява този процес по прост и разбираем начин:
PaperOffice разпознава фактурата и прочита съответните данни. След това софтуерът подава фактурата в съответната папка. Благодарение на интелигентния ИИ по желание се стартират допълнителни процеси на одобрение, задачи и работни процеси.
Всички служители, които трябва да участват в процеса, са информирани. Работният поток на фактурата се изпълнява автоматично.
Поетапна обработка на цифрови фактури:
Просто създайте желания от вас адрес във формат "meine_rechnungen@paperoffice.com", посочете маска за съхранение или активирайте PIA и това е!
PaperOffice автоматично улавя фактурата и започва обработката
Изпълнени са дефинирани правила за подаване. Архивирането, което е доказателство за одит, се извършва автоматично на заден план по план.
Можете да проверите фактурата, да я одобрите и да изпълните работни потоци.
Експортирайте фактурите в данъчния консултант или системите на трети страни със съответната информация.
На първо място, цифровизацията на фактурите носи значителни и непосредствени увеличения на производителността. Цифровизацията не само освобождава служителите от отнемаща време, плътна оперативна задача. Освен това ще бъдат решени проблеми със забавянето и спора поради ръчна грешка.
Присъщите разходи за съхранение, търсене и загуба на важни хартиени документи се намаляват драстично. В допълнение, рационализацията и автоматизацията на процесите на валидиране и контрол в целия процес платими сметки.
От заявка за покупка до плащане, умножете тези ползи още повече.
Като цяло времето за цикъл на обработка на документи може да бъде намалено с 5. Административни разходи с 80%.
С тези цифри веднага разбирате спешност на цифровизацията на фактурите. В крайна сметка тези числа не са единствените, които трябва да се вземат предвид.
На първо място, много е важно да се отбележи, че трябва да се спазват факторите за цифрово архивиране на документи. Според GoBD документите на хартиен носител могат да бъдат унищожени. Освен ако не трябва да се съхраняват в оригинала в съответствие с чуждестранните данъчни или данъчни разпоредби.
Това включва например откриване на баланси и документи по сградното право. GoBD също така казва, че хартиените документи трябва да бъдат изтеглени от по-нататъшна обработка. Също така файлът може да не се променя след процеса на сканиране.
Която се дава по всяко време благодарение на версията в PaperOffice. Документът трябва да бъде достъпен и оценен за срока на периода на задържане.
По този начин PaperOffice отговаря на всички изисквани стандарти чрез сертифициране и тестване на всички софтуерни изисквания съгласно GOBD.
Въпросът за периода на задържане излиза отново и отново с нашите клиенти. Тъй като няма ясни инструкции за това как и дали оригиналната фактура трябва да се пази. На първо място, трябва да се свържете с вашия отговорен данъчен орган, т.е. с отговорния одитор.
Все още се изисква документите от правно значение, като договори, да бъдат запазени в оригинала.
Бакшиш
Създадохме върховното ръководство от 5 стъпки за оставане без хартия и цифровизация на бизнеса Ви като изтеглим документ, в който подробно се описват всеки 5 стъпки и колко време отнема:
Данъчната служба приема електронни разписки. Съдът в случай на спор само оригинали.
Това е свързано с факта, че даден подпис може да бъде проверен само за автентичност върху оригинални документи. Препоръчваме никога да не изхвърляте Original.
Оказва се, че трябва да обмислите няколко аспекта, за да обработите успешно входящите фактури.
За да прогоните напълно хартията от процеса, трябва да внедрите непрекъсната цифровизация на всички входящи фактури. Подобренията идват от автоматизирането на процеса, доколкото е възможно.
Такъв цифров документ има пакет от предимства за компанията. Специално пригоденият софтуер осигурява значително по-голяма производителност във фирмата.
Така че, цифровизацията на фактурите е важна стъпка в превръщането на бизнеса ви в офис без хартия. Спестява време и труд. Повишава качеството на вашите работни резултати.
Използвайте всички предимства на офис без хартия.
Докато големите компании отдавна назначават служители по цифровизацията, които се занимават с темата за конвертиране на аналогови документи на пълен работен ден, малките и средните компании обикновено нямат човешки ресурси, особено след като се изискват подходящи професионални квалификации.
Това обаче е често срещана грешка и води до лоши инвестиции, защото много производители се възползват от това невежества.
Нямате нужда от ИТ специалист или обучен библиотекар!
Всичко, от което наистина се нуждаете, е
Понякога хардуерът често е вече там, има повече потенциал от преди и може да се използва веднага.
Бакшиш
Между другото, има специална статия по темата "дигитална обработка на фактури", която отчита за предимствата на дигитализацията или цифровата обработка на фактури:
Накрая, отговаряме на още няколко често задавани въпроси относно темата. "Внедрете правилно обработката на цифрови фактури в 10 стъпки":
На първо място, много е важно да се отбележи, че трябва да се спазват факторите за цифрово архивиране на документи. Според GoBD документите на хартиен носител могат да бъдат унищожени. Освен ако не трябва да се съхраняват в оригинала в съответствие с чуждестранните данъчни или данъчни разпоредби.
Това включва например откриване на баланси и документи по сградното право.
Струва си да използвате DMS за всякакъв размер на компанията, за да цифровизирате фактурите си. Не само можете да архивирате документи в съответствие със законовите разпоредби, но и можете да опростите обширни процеси в счетоводството, например чрез работни потоци.
На първо място, цифровизацията на фактурите носи значителни и непосредствени увеличения на производителността. Цифровизацията не само освобождава служителите от отнемаща време, плътна оперативна задача. Освен това ще бъдат решени проблеми със забавянето и спора поради ръчна грешка.
Присъщите разходи за съхранение, търсене и загуба на важни хартиени документи се намаляват драстично. В допълнение, рационализацията и автоматизацията на процесите на валидиране и контрол в целия процес платими сметки.
От заявка за покупка до плащане, умножете тези ползи още повече.
Работата дигитално и внасянето на стари документи в новата епоха ще бъде най-добрата ключова инвестиция за спестяване на невероятно количество време, пари и нерви в бъдеще.
Нямате нужда от собствен ИТ специалист, за да се възползвате от всички предимства на цифровизацията.
Това, от което се нуждаете, е правилният партньор на ваша страна, който благодарение на опита си може да внедри точно това, от което се нуждаете. Избягвайте плашене и изберете тестови позиции вместо фантазия PowerPoint презентации, без да са го тествали наистина.
Опитът показва, че почти всяка операция, компания и компания има голяма копирна, която не използва потенциала си. Тези устройства обичат масовите сканирания, толерантни са към кламерите и могат да бъдат основа за дигитален старт без инвестиция на скенер.
Избягвайте капани за разходи с DMS / ECM системи, където сте безмилостно на милостта на производителите. Не правете никакви компромиси, когато става въпрос за вашите собствени възможности за администриране, като например учебни документи и правене на настройки сами. Ако имате нужда от помощ, производителят ще се радва да ви помогне, но да остане независим.
Процедурите ще бъдат напълно идентични в бъдеще, но напълно автоматизирани.
Фактура влиза? Работният поток се задейства и всичко върви по определения му начин.
Търсене през всички 1000 папки? Няма проблем, защото имате свой собствен Google!
"Ръчното обработване на документите в такава голяма общност щеше да ни струва много време.
С автоматизираното решение от PaperOffice DMS ръчното усилие би могло да бъде значително намалено, като в същото време бяха направени инвестиции в ориентирана към бъдещето технология. Ние сме пионери в управлението на дигиталната собственост."
Г-н Алехандро Кампос
ИТ специалист и ръководител на проекта в управлението на имоти Ел Гуиджо
