10-те най-важни предимства на цифровизацията на хартиените документи

Тъй като целият свят става все по-"цифров", все повече компании, особено МСП, се нуждаят от "тласък", за да започнат. Защото мнозина вече са ужасени от самата мисъл да се посветят на темата или да се справят с нея.

Digitization brings many advantages

В настоящата статия ще ви покажем, че преходът от хартиени документи към цифрови документи е много по-лесен, отколкото изглежда в кошмарите ви. Следвайте нашите съвети тя ще се изплати за вашия бизнес.

До известна степен аналоговата архива все още е необходимост дори и днес. Въпреки това, 99% от времето няма нужда да се работи с него.

Напротив, печатната хартия е анахронизъм, който се поддържа или по навик, или чисто технически, тъй като определени документи трябва да бъдат запазени под формата, в която са били направени, като например актове или договори. Но те могат да бъдат сканирани и с цел работа със съответното им съдържание на компютъра.

Действителното пътуване до архива, търсенето на рафтове или шкафове за подаване на документи, премахването на документа, работата с него и возянето му обратно и подреждането му отново в архива. Само описването и четенето на този процес отнема много време. Извикването на дигиталния архив, от друга страна, отнема няколко кликвания и нищо повече.

Преди да влезем в ползите, нека отговорим на следния въпрос:

10 предимства на цифровизацията на хартиени документи:

• Гъвкавост

  Гъвкава работа, независимо къде се намирате

• Ефективност

  Оптимизация на всички работни потоци

• Закрепям

  Дигитална разписка и изпращане

• Спестяване на разходи

  Намаляване на разходите във всички области

• Надеждност

  Опростено боравене с крайните срокове

• Заедно

  По-бърза вътрешна и външна комуникация

• Безшевни

  Интегриране в офис софтуер

• Търсене в "Google-подобен"

  Търсене на съдържание с помощта на ключови думи

• Спестяване на време

  Спестяване на работно време

• За вечността

  Дългосрочно архивиране във формат PDF/A

Не забравяйте да избегнете тази грешка

Докато големите компании отдавна назначават служители по цифровизацията, които се занимават с темата за конвертиране на аналогови документи на пълен работен ден, малките и средните компании обикновено нямат човешки ресурси, особено след като се изискват подходящи професионални квалификации.
Това обаче е често срещана грешка и води до лоши инвестиции, защото много производители се възползват от това невежества.

Междинно заключение 1 / 3

Нямате нужда от ИТ специалист или обучен библиотекар!

Всичко, от което наистина се нуждаете, е

• правилния софтуер
• надежден ИТ партньор
• съответния хардуер

Понякога хардуерът често е вече там, има повече потенциал от преди и може да се използва веднага.

Бакшиш

Между другото, има специална статия по темата "дигитална обработка на фактури", която отчита за предимствата на дигитализацията или цифровата обработка на фактури:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Какво означава подробно цифровизацията на документите?

Казано много просто, това е процесът на замяна на физически документ, в смисъл на хартия, с цифров формат.

Повечето хора трябва да са запознати с процеса, поне по елементарни начин. Сканира се или снима документ, за който обикновено се използват скенери. Зависи обаче от съответния интерфейс. Документ може да бъде цифровизиран и с помощта на камера за мобилен телефон.

За много компании промяната от хартия и папки към електронни формати е една от най-важните, а също и значими мерки в процеса на цифровизация.

Как да сканирате хартиени документи

Документите за сканиране се добавят чрез интегрирания модул скенер ScanConnect, който, наред с други неща, дава възможност за заснемане на документи от всички скенери, мултифункционални устройства, мобилни приложения и също големи копирни устройства, като компанията Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox и други.

Взема се предвид автоматичната версия за съществуващи документи, а методът на сканиране благодарение на разделителните страници се поддържа за масови сканирания на купчини документи и след това подразделяне в отделни документи.

Ако сканирате много документи, PaperOffice е особено полезен, защото разпознава разделителните листове и разделя документите за архивиране. Чудесна функция, която е особено полезна, ако вашата фирма редовно работи с документи със сложен формат, е, че PaperOffice използва ИИ, за да разпознае съдържанието върху вашите документи, като например: общи суми, видове документи, дати, данни за контакт и др.

OCR или как хартиените документи се правят достъпни за търсене?

Сега текстът на документ трябва не само да може да се чете, но и да е достъпен по такъв начин, че лесно да търсите фрагмент от текст.

Подаване на напълно автоматично и без ръчно усилие.

Веднага след като документите се вмъкнат в PaperOffice, PIA се грижи за всичко, което иначе ви задържа.

Това означава, че PIA ви предоставя собствена мощна търсачка за цялата ви информация, която може да търси и намира текст базирани като класически търсачки като Google, но също така може да направи цялото нещо визуално, т.е. да сравни и разпознае документ визуално може.

PaperOffice автоматично ще разпознае всички документи, които са били преподавани в PIA от тази точка във времето, което от своя страна може да задейства автоматични правила и маски за подаване.

Може ли съхранението и разпознаването на документи да бъдат автоматизирани?

За да съхранявате автоматично вашите документи и разписки, документът се преподава за първи път в PaperOffice. Маските за подаване в PaperOffice се грижат за мястото за индексиране и подаване.

Веднага след като бъде разпознат шаблон за преподаван документ, автоматично се задейства маска за съхранение, която отговаря за автоматизираната ключова дума и мястото за съхранение.

Data from the document is recognized and read out

Маските за съхранение не само могат да се задействат автоматично от преподаваните шаблони за документи - те също могат да бъдат избрани ръчно в диалога PIA.

PIA става напълно автономна, без никакво взаимодействие на потребителя и за неограничен брой документи според дефинираните маски за съхранение:

• Автоматично прочитане
• Етикет напълно
• Направете търсенето
• Добавяне и наблюдение на задачи и работни потоци, които трябва да бъдат извършени
• Индекс
• Създаване на нови структури на целева папка
• Записване в целева папка
• Създаване на миниатюри
• Попълнете сами задължителните полета
• Връзка към контакти и оптимизиране за търсене на контакти

Спазване на съвместима с GoBD цифровизация и законови разпоредби

Един от най-важните аспекти при съхраняването на документи чрез система за управление на документи е спазването на правните разпоредби или изискванията на GOBD.

Съкращението GoBD означава "Принципи за правилно управление и съхранение на книги, записи и документи в електронна форма и за достъп до данни".

По-специално, поради проверяваното, високо криптирано съхранение на документи директно в централна SQL база данни PaperOffice отговаря на всички изисквания за стандартите на документите и правните насоки или най-високия немски стандарт GOBD в света.

Терминът версия не е чужда дума в рамките на система за управление на документи (DMS). Необходимостта да се използва система за управление на документи, която е съвместима с GoBD контрол на версиите и проверка-доказателство за версия е по-ясна от всякога.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Версията прави всички промени проследими

Терминът версия може да се обясни много лесно: Като цяло става въпрос за функционалността, използвана за запис на промени в документи или файлове. Промяната на документа може да бъде откривана и записвана като скрито копие като нова версия на документ.

Осигуряване на неизменимост

Всяка промяна на документ поставя "по-нова" версия на документа в съответен архив. Сечта прави промените прозрачни и проследими по всяко време. В този момент последващият зрител знае кога и с кой редактор е направена промяната в документа. Това ви дава общ преглед на целия жизнен цикъл на документа. Версията може да се извърши автоматично или ръчно.

За да се гарантира сигурността при ревизията, всички подробности за промяна на документи и файлове трябва да бъдат ясно проследими. Трябва да се гарантира, че само упълномощени служители могат да направят такава промяна. Но също толкова важно е да знаете години по-късно кои служители са променили какво и кога.

Правилната стратегия за цифровизация:
"Стъпка по стъпка" и "Последно в<>първа навън"

Ясно се демонстрира фактът, че цифровизацията на аналоговите документи има предимства.

Но как могат да бъдат намалени краткосрочните недостатъци?

По-скъпият вариант на цифровизацията е да възложите на фирма, специализирана в това. В зависимост от обстоятелствата файловете и папките от архива се изпращат на фирмата като товарен превоз, където се цифровизират и връщат отново. Форматът на данните, които трябва да бъдат цифровизирани, е определен преди това. Но да дадем важни фирмени данни? Въпреки че всички компании, които се занимават с цифрово архивиране, уверяват най-високото ниво на поверителност, няма гаранции.

При заявка фирмите могат да донесат и камион със скенери за барабани и да се цифровизират директно на място, на паркинга на собствените си фирмени помещения. Това обаче подтиква сметката изключително много. Скъпоструваната извъндомна услуга, която може да отнеме няколко дни в зависимост от размера на архива, трябва да бъде платена отделно.

За щастие на всички компании, докато архивите трябва да бъдат архиви, информацията, която съдържат, независимо дали е аналогова или цифрова, не всички трябва да бъдат достъпни едновременно. Това дава възможност на компаниите да цифровизират архивите стъпка по стъпка, според логистичния принцип на последно в <> първа навън. Първо цифровизирайте най-скоро получените аналогови документи.

Причината е проста

Съвременните документи обикновено са необходими далеч повече от времето далечни документи в ежедневния работен поток. Така че трябва първо да цифровизирате тези своевременни документи, което ускорява работния процес благодарение на по-добрата ви наличност. В най-добрия случай има баланс между усилията, участващи в дигитализацията (премахване на архива, сканиране, записване дигитално, връщане на аналоговия документ) и ускорението на процеса, което сега е налично, тъй като няма нужда да отидете в архива и можете да направите всички процеси на компютъра.

Друг положителен ефект от този подход е, че периодите на задържане могат оптимално да се използват, за да се намали аналоговия архивен запас и да не се цифровизират файлове, чиито периоди на задържане изтичат шест месеца по-късно.

От съществено значение е да се осигури хардуер или лесна връзка и да се определи обхватът на цифровизацията в къщата!

Броят на административните служители във фирма или броят на вДУ работните места, които влизат под въпрос, понякога се различават значително, така че е невъзможно да се каже колко от служителите трябва да възложите с цифровизация във връзка с размера на компанията.

Най-малкото всеки служител трябва да има достъп до устройство с функция на скенера, за предпочитане скенер за документи, който позволява сканирането на няколко информационни канали, както и на различни формати.

Обхватът на всяка цифровизация е също толкова труден, колкото и броят на хората, участващи в цифровизацията, защото с тази система цифровизацията е почти инцидентна. Това може да се реализира например под формата, че служител Z обработва процес във връзка с фирма XYZ. В същото време това може да бъде спусъкът за цифровизация на целия аналогов архивиран файл на фирма XYZ.

Въпреки това, дългосрочни бизнес отношения, например, може да се прояви в доста голям брой файлове. Друг вариант би бил да се цифровизират само определени сегменти от бизнес отношенията, именно тези, които подлежат на най-честата обработка. Например фактуриране или бележки за доставка. С правилния софтуер съпътстващата процеса цифровизация може да бъде реализирана без никакви проблеми.

Върховното ръководство за 5 стъпки

Бакшиш

Създадохме върховното ръководство от 5 стъпки за оставане без хартия и цифровизация на вашия бизнес, подробно описване на всеки 5 стъпки и колко време отнема:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Изграждане на DMS софтуер сами или с отворен код?

Кой софтуер ми отива?

Софтуерният състав на много компании прилича на тяхната фирмена история, структура, която се е разраснала бавно. Толкова е сложно, че само няколко дългогодишни служители го разбират.

По-доброто решение е софтуер, който извършва всички процеси от сканиране до осигуряване до архивиране и в същото време предлага интерфейси за свързване на друг софтуер. Софтуер със саморазяснително меню навигация, която в крайна сметка дава дигитални документи на една компания дом, който също отговаря на всички изисквания по отношение на обработка и обработка на данни, както и сигурност.

Това звучи малко жалко?

Точно така, но нещо просто и функциониращо патос е по-добро от торент от ИТ технически жаргон, който кара служителите да избухнат в пот.

PaperOffice е идеален за цифровизация на документи.

Правилният софтуер за управление надокументирешава аналогово-цифровия проблем

DMS означава софтуер за управление на документи и е предназначен за управление на документи, особено цифрови документи, което включва преобразуването от аналогово в цифрово. PaperOffice DMS е такъв софтуер. Неговата гама от функции е също толкова забележителна, колкото интуитивно проектираната му навигация в менюто, която изисква само незначително обучение. Не ви трябват скъпи консултанти на място. Добре обяснени видео уроци за PaperOffice DMS могат да направят това също толкова добре и много по-евтино, безплатно.

Сканиране, OCR, архивиране с автоматична ключова дума, сливане на документи, контролирани с ИИ, интегрирана търсачка, функция за работен поток, криптиране с 1024Mbit, директна интеграция в MS Office, защита срещу рансъмуер, автоматизирано създаване на шаблони, функция за печат, управление на задачи и бележки.

Това са няколко от най-важните функции на PaperOffice DMS и както казах, нито вие, нито вашите служители трябва да завършите ИТ степен.

Къде е най-доброто място за записване на документите за сканиране?

Препоръчваме на нашите клиенти да архивират цифровизираните данни или в база данни, разположена на NAS устройство като Synology или QNAP, или на специализиран сървър. Със собствения си външен (посветен) PaperOffice сървър получавате всички предимства на облак с перфектна защита на данните и спестявате пари и много работа всеки месец.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Със сървър на PaperOffice имате всички предимства на облачно решение само с една огромна разлика: Той е ваш собствен специализиран сървър за бази данни и никой не има достъп до него, освен до вас.

Не искате да използвате сървър? Няма проблеми.

Защо ЕДИН NAS е идеален за архивиране на документи

A NAS, мрежа прикрепена съхранение, на немски език устройство за съхранение с мрежова връзка, както и съвместимия софтуер за PaperOffice DMS и вътрешния облак е готов. Абсолютно безопасно от държавно и недържавно любопитство и, благодарение на резервната функция, също безопасно от катастрофа на твърдия диск.

Междинно заключение 3/ 3

1. Свържете се с производител с ноу-хау и софтуер, който отговаря на GOBD (а също и GDPR)!

2. Няма никой подходящ DMS софтуер. Всеки DMS има своята обосновка и в крайна сметка продуктът трябва да пасне на целта.

3. Независимо дали това е ваш собствен сървър, PaperOffice посветен сървър в центъра за данни на Strato AG в Берлин (Германия) или NAS - запишете вашия NEVER документ на трета страна облак съхранение кой а) не се използва на специализирана основа и б) не се намира в сигурна страна в) не можете да експортирате с едно кликване

Бакшиш

Ако следвате съветите и ще използвате NAS за вътрешнофирмено защитено съхранение на документи - PaperOffice е не само перфектен за това, но дори е единственият официален DMS за най-големия производител на NAS в света - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.