Най-високи възможни оферти за отстъпка.
Изключителни новини от вътрешния кръг
Безплатни бонус ъпгрейди
Най-високи възможни оферти за отстъпка.
Изключителни новини от вътрешния кръг
Безплатни бонус ъпгрейди
Приятелство, доверие, слово от честност
Никога няма да предоставим Вашия имейл адрес на никой друг и всяко имейл съдържа връзка за отписване с едно щракване.
Дигитализацията или дигиталната трансформация на вашите хартиени документи е предпоставката за ефективност и успеха на вашата фирма. Необходимостта от цифровизация сега е важен аспект за всички.
Проучвайте, чтобы останете в идеална форма
В настоящата статия обясняваме най-важните предимства на цифровизацията, изброяваме функциите и описваме въздействието на успешното изпълнение.Тъй като целият свят става все по-"цифров", все повече компании, особено МСП, се нуждаят от "тласък", за да започнат. Защото мнозина вече са ужасени от самата мисъл да се посветят на темата или да се справят с нея.
В настоящата статия ще ви покажем, че преходът от хартиени документи към цифрови документи е много по-лесен, отколкото изглежда в кошмарите ви. Следвайте нашите съвети тя ще се изплати за вашия бизнес.
До известна степен аналоговата архива все още е необходимост дори и днес. Въпреки това, 99% от времето няма нужда да се работи с него.
Напротив, печатната хартия е анахронизъм, който се поддържа или по навик, или чисто технически, тъй като определени документи трябва да бъдат запазени под формата, в която са били направени, като например актове или договори. Но те могат да бъдат сканирани и с цел работа със съответното им съдържание на компютъра.
Действителното пътуване до архива, търсенето на рафтове или шкафове за подаване на документи, премахването на документа, работата с него и возянето му обратно и подреждането му отново в архива. Само описването и четенето на този процес отнема много време. Извикването на дигиталния архив, от друга страна, отнема няколко кликвания и нищо повече.
Преди да влезем в ползите, нека отговорим на следния въпрос:
Гъвкава работа, независимо къде се намирате
Оптимизация на всички работни потоци
Дигитална разписка и изпращане
Намаляване на разходите във всички области
Опростено боравене с крайните срокове
По-бърза вътрешна и външна комуникация
Интегриране в офис софтуер
Търсене на съдържание с помощта на ключови думи
Спестяване на работно време
Дългосрочно архивиране във формат PDF/A
Докато големите компании отдавна назначават служители по цифровизацията, които се занимават с темата за конвертиране на аналогови документи на пълен работен ден, малките и средните компании обикновено нямат човешки ресурси, особено след като се изискват подходящи професионални квалификации.
Това обаче е често срещана грешка и води до лоши инвестиции, защото много производители се възползват от това невежества.
Нямате нужда от ИТ специалист или обучен библиотекар!
Всичко, от което наистина се нуждаете, е
Понякога хардуерът често е вече там, има повече потенциал от преди и може да се използва веднага.
Бакшиш
Между другото, има специална статия по темата "дигитална обработка на фактури", която отчита за предимствата на дигитализацията или цифровата обработка на фактури:
Казано много просто, това е процесът на замяна на физически документ, в смисъл на хартия, с цифров формат.
Повечето хора трябва да са запознати с процеса, поне по елементарни начин. Сканира се или снима документ, за който обикновено се използват скенери. Зависи обаче от съответния интерфейс. Документ може да бъде цифровизиран и с помощта на камера за мобилен телефон.
За много компании промяната от хартия и папки към електронни формати е една от най-важните, а също и значими мерки в процеса на цифровизация.
С PaperOffice всичко, което трябва да направите, е да сканирате документа си със скенера си (PaperOffice работи с всички), а PaperOffice създава цифрова версия.
Бакшиш
На тема "Автоматизирано архивиране на хартиени документи" има видеоклип в YouTube, който обяснява този процес по разбираем начин:
Документите за сканиране се добавят чрез интегрирания модул скенер ScanConnect, който, наред с други неща, дава възможност за заснемане на документи от всички скенери, мултифункционални устройства, мобилни приложения и също големи копирни устройства, като компанията Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox и други.
Взема се предвид автоматичната версия за съществуващи документи, а методът на сканиране благодарение на разделителните страници се поддържа за масови сканирания на купчини документи и след това подразделяне в отделни документи.
Ако сканирате много документи, PaperOffice е особено полезен, защото разпознава разделителните листове и разделя документите за архивиране. Чудесна функция, която е особено полезна, ако вашата фирма редовно работи с документи със сложен формат, е, че PaperOffice използва ИИ, за да разпознае съдържанието върху вашите документи, като например: общи суми, видове документи, дати, данни за контакт и др.
Сега текстът на документ трябва не само да може да се чете, но и да е достъпен по такъв начин, че лесно да търсите фрагмент от текст.
Веднага след като документите се вмъкнат в PaperOffice, PIA се грижи за всичко, което иначе ви задържа.
Без значение какво и без значение от кой източник скенер!
Това означава, че PIA ви предоставя собствена мощна търсачка за цялата ви информация, която може да търси и намира текст базирани като класически търсачки като Google, но също така може да направи цялото нещо визуално, т.е. да сравни и разпознае документ визуално може.
PaperOffice автоматично ще разпознае всички документи, които са били преподавани в PIA от тази точка във времето, което от своя страна може да задейства автоматични правила и маски за подаване.
За да съхранявате автоматично вашите документи и разписки, документът се преподава за първи път в PaperOffice. Маските за подаване в PaperOffice се грижат за мястото за индексиране и подаване.
Веднага след като бъде разпознат шаблон за преподаван документ, автоматично се задейства маска за съхранение, която отговаря за автоматизираната ключова дума и мястото за съхранение.
Маските за съхранение не само могат да се задействат автоматично от преподаваните шаблони за документи - те също могат да бъдат избрани ръчно в диалога PIA.
PIA става напълно автономна, без никакво взаимодействие на потребителя и за неограничен брой документи според дефинираните маски за съхранение:
Един от най-важните аспекти при съхраняването на документи чрез система за управление на документи е спазването на правните разпоредби или изискванията на GOBD.
Съкращението GoBD означава "Принципи за правилно управление и съхранение на книги, записи и документи в електронна форма и за достъп до данни".
По-специално, поради проверяваното, високо криптирано съхранение на документи директно в централна SQL база данни PaperOffice отговаря на всички изисквания за стандартите на документите и правните насоки или най-високия немски стандарт GOBD в света.
Терминът версия не е чужда дума в рамките на система за управление на документи (DMS). Необходимостта да се използва система за управление на документи, която е съвместима с GoBD контрол на версиите и проверка-доказателство за версия е по-ясна от всякога.
Терминът версия може да се обясни много лесно: Като цяло става въпрос за функционалността, използвана за запис на промени в документи или файлове. Промяната на документа може да бъде откривана и записвана като скрито копие като нова версия на документ.
Всяка промяна на документ поставя "по-нова" версия на документа в съответен архив. Сечта прави промените прозрачни и проследими по всяко време. В този момент последващият зрител знае кога и с кой редактор е направена промяната в документа. Това ви дава общ преглед на целия жизнен цикъл на документа. Версията може да се извърши автоматично или ръчно.
За да се гарантира сигурността при ревизията, всички подробности за промяна на документи и файлове трябва да бъдат ясно проследими. Трябва да се гарантира, че само упълномощени служители могат да направят такава промяна. Но също толкова важно е да знаете години по-късно кои служители са променили какво и кога.
Ясно се демонстрира фактът, че цифровизацията на аналоговите документи има предимства.
По-скъпият вариант на цифровизацията е да възложите на фирма, специализирана в това. В зависимост от обстоятелствата файловете и папките от архива се изпращат на фирмата като товарен превоз, където се цифровизират и връщат отново. Форматът на данните, които трябва да бъдат цифровизирани, е определен преди това. Но да дадем важни фирмени данни? Въпреки че всички компании, които се занимават с цифрово архивиране, уверяват най-високото ниво на поверителност, няма гаранции.
При заявка фирмите могат да донесат и камион със скенери за барабани и да се цифровизират директно на място, на паркинга на собствените си фирмени помещения. Това обаче подтиква сметката изключително много. Скъпоструваната извъндомна услуга, която може да отнеме няколко дни в зависимост от размера на архива, трябва да бъде платена отделно.
За щастие на всички компании, докато архивите трябва да бъдат архиви, информацията, която съдържат, независимо дали е аналогова или цифрова, не всички трябва да бъдат достъпни едновременно. Това дава възможност на компаниите да цифровизират архивите стъпка по стъпка, според логистичния принцип на последно в <> първа навън. Първо цифровизирайте най-скоро получените аналогови документи.
Съвременните документи обикновено са необходими далеч повече от времето далечни документи в ежедневния работен поток. Така че трябва първо да цифровизирате тези своевременни документи, което ускорява работния процес благодарение на по-добрата ви наличност. В най-добрия случай има баланс между усилията, участващи в дигитализацията (премахване на архива, сканиране, записване дигитално, връщане на аналоговия документ) и ускорението на процеса, което сега е налично, тъй като няма нужда да отидете в архива и можете да направите всички процеси на компютъра.
Друг положителен ефект от този подход е, че периодите на задържане могат оптимално да се използват, за да се намали аналоговия архивен запас и да не се цифровизират файлове, чиито периоди на задържане изтичат шест месеца по-късно.
Броят на административните служители във фирма или броят на вДУ работните места, които влизат под въпрос, понякога се различават значително, така че е невъзможно да се каже колко от служителите трябва да възложите с цифровизация във връзка с размера на компанията.
Най-малкото всеки служител трябва да има достъп до устройство с функция на скенера, за предпочитане скенер за документи, който позволява сканирането на няколко информационни канали, както и на различни формати.
Обхватът на всяка цифровизация е също толкова труден, колкото и броят на хората, участващи в цифровизацията, защото с тази система цифровизацията е почти инцидентна. Това може да се реализира например под формата, че служител Z обработва процес във връзка с фирма XYZ. В същото време това може да бъде спусъкът за цифровизация на целия аналогов архивиран файл на фирма XYZ.
Въпреки това, дългосрочни бизнес отношения, например, може да се прояви в доста голям брой файлове. Друг вариант би бил да се цифровизират само определени сегменти от бизнес отношенията, именно тези, които подлежат на най-честата обработка. Например фактуриране или бележки за доставка. С правилния софтуер съпътстващата процеса цифровизация може да бъде реализирана без никакви проблеми.
Бакшиш
Създадохме върховното ръководство от 5 стъпки за оставане без хартия и цифровизация на вашия бизнес, подробно описване на всеки 5 стъпки и колко време отнема:
Всеки, който като предприемач или отговорно лице иска да направи живота наистина труден за себе си и за служителите си по отношение на цифровизацията, обединява софтуера:
Програма за събиране на данните от процеса на сканиране.
OCR софтуер за разпознаване на текст.
Програма за бази данни.
Софтуер за търсене и така нататък.
Накрая всичко свършва в някакъв облак.
Накратко: Младите хора проучват без рима или причина.
Софтуерният състав на много компании прилича на тяхната фирмена история, структура, която се е разраснала бавно. Толкова е сложно, че само няколко дългогодишни служители го разбират.
По-доброто решение е софтуер, който извършва всички процеси от сканиране до осигуряване до архивиране и в същото време предлага интерфейси за свързване на друг софтуер. Софтуер със саморазяснително меню навигация, която в крайна сметка дава дигитални документи на една компания дом, който също отговаря на всички изисквания по отношение на обработка и обработка на данни, както и сигурност.
Точно така, но нещо просто и функциониращо патос е по-добро от торент от ИТ технически жаргон, който кара служителите да избухнат в пот.
PaperOffice е идеален за цифровизация на документи.
DMS означава софтуер за управление на документи и е предназначен за управление на документи, особено цифрови документи, което включва преобразуването от аналогово в цифрово. PaperOffice DMS е такъв софтуер. Неговата гама от функции е също толкова забележителна, колкото интуитивно проектираната му навигация в менюто, която изисква само незначително обучение. Не ви трябват скъпи консултанти на място. Добре обяснени видео уроци за PaperOffice DMS могат да направят това също толкова добре и много по-евтино, безплатно.
Сканиране, OCR, архивиране с автоматична ключова дума, сливане на документи, контролирани с ИИ, интегрирана търсачка, функция за работен поток, криптиране с 1024Mbit, директна интеграция в MS Office, защита срещу рансъмуер, автоматизирано създаване на шаблони, функция за печат, управление на задачи и бележки.
Това са няколко от най-важните функции на PaperOffice DMS и както казах, нито вие, нито вашите служители трябва да завършите ИТ степен.
Препоръчваме на нашите клиенти да архивират цифровизираните данни или в база данни, разположена на NAS устройство като Synology или QNAP, или на специализиран сървър. Със собствения си външен (посветен) PaperOffice сървър получавате всички предимства на облак с перфектна защита на данните и спестявате пари и много работа всеки месец.
Със сървър на PaperOffice имате всички предимства на облачно решение само с една огромна разлика: Той е ваш собствен специализиран сървър за бази данни и никой не има достъп до него, освен до вас.
Не искате да използвате сървър? Няма проблеми.
A NAS, мрежа прикрепена съхранение, на немски език устройство за съхранение с мрежова връзка, както и съвместимия софтуер за PaperOffice DMS и вътрешния облак е готов. Абсолютно безопасно от държавно и недържавно любопитство и, благодарение на резервната функция, също безопасно от катастрофа на твърдия диск.
2. Няма никой подходящ DMS софтуер. Всеки DMS има своята обосновка и в крайна сметка продуктът трябва да пасне на целта.
3. Независимо дали това е ваш собствен сървър, PaperOffice посветен сървър в центъра за данни на Strato AG в Берлин (Германия) или NAS - запишете вашия NEVER документ на трета страна облак съхранение кой а) не се използва на специализирана основа и б) не се намира в сигурна страна в) не можете да експортирате с едно кликванеБакшиш
Ако следвате съветите и ще използвате NAS за вътрешнофирмено защитено съхранение на документи - PaperOffice е не само перфектен за това, но дори е единственият официален DMS за най-големия производител на NAS в света - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
Накрая, отговаряме на още няколко често задавани въпроси относно темата. "10-те най-важни предимства на цифровизацията на хартиените документи":
За сканиране на обвързани документи се препоръчва скенер за листови с поне 300dpi. Скенерът искаше да има функция за сканиране към фодлер и опционални WIA/TWAIN драйвери. Имали сме добри преживявания с Fujitsu Scansnap, които работят много надеждно.
Документите на хартиен носител по принцип следва да се сканират във формат PDF/A и след това да се записват в софтуер за управление на документи на DMS - или директно, ако софтуерът го поддържа или автоматизира, например чрез мониторинг.
Ако използвате приличен софтуер, който получава редовни актуализации и има стратегия за архивиране на данни, отговорът е ДА за некритични документи. Всичко, което би могло законно да изисква оригинала, също трябва да се пази в оригинала. Например PaperOffice DMS има възможност за съхранение на първоначалното място за съхранение в свойствата на документа.
Работата дигитално и внасянето на стари документи в новата епоха ще бъде най-добрата ключова инвестиция за спестяване на невероятно количество време, пари и нерви в бъдеще.
Нямате нужда от собствен ИТ специалист, за да се възползвате от всички предимства на цифровизацията.
Това, от което се нуждаете, е правилният партньор на ваша страна, който благодарение на опита си може да внедри точно това, от което се нуждаете. Избягвайте плашене и изберете тестови позиции вместо фантазия PowerPoint презентации, без да са го тествали наистина.
Опитът показва, че почти всяка операция, компания и компания има голяма копирна, която не използва потенциала си. Тези устройства обичат масовите сканирания, толерантни са към кламерите и могат да бъдат основа за дигитален старт без инвестиция на скенер.
Избягвайте капани за разходи с DMS / ECM системи, където сте безмилостно на милостта на производителите. Не правете никакви компромиси, когато става въпрос за вашите собствени възможности за администриране, като например учебни документи и правене на настройки сами. Ако имате нужда от помощ, производителят ще се радва да ви помогне, но да остане независим.
Процедурите ще бъдат напълно идентични в бъдеще, но напълно автоматизирани.
Фактура влиза? Работният поток се задейства и всичко върви по определения му начин.
Търсене през всички 1000 папки? Няма проблем, защото имате свой собствен Google!
С правилната стратегия преобразуването от аналогови в цифрови архиви няма да бъде скъп процес. Всеки предприемач трябва да осъзнае, че тази стъпка трябва да бъде предприета по някое време, по-добре днес от утре.
Както е показано тук, с правилните инструменти промяната може да доведе до бърза амортизация на инвестициите и значително да намали разходите и времето, необходими за бъдещите процеси.
Промяната просто трябва да се случи.
Екипът на PaperOffice с радост споделя 20-годишен опит и ви предпазва от грешки!
