نصيحة مهنية
لم يعد سرا أن أنظمة إدارة الوثائق لديها إمكانات كبيرة للشركات.
بفضل استخدام نظام إدارة المستندات ، فإنك لا تقدم فقط رقمنة شركتك. بالإضافة إلى ذلك ، فإنك تشكل حجر الزاوية لتحقيق أهداف شركتك وتأمين نجاح شركتك على المدى الطويل.
لأن إدارة المستندات الرقمية تخلق علاجا واضحا هنا وتأخذك خطوة كبيرة إلى الأمام في التحول الرقمي. في المقالة الحالية ، سنسرد كيفية عمل نظام إدارة المستندات (DMS) ، وما الذي يجب مراعاته وما هي المزايا التي يجلبها للشركات.
ما هو نظام إدارة الوثائق المستخدم؟
ببساطة: يستخدم نظام إدارة المستندات (DMS) لتخزين وإدارة ومراقبة تدفق المستندات والمعلومات داخل المؤسسة.
يمكنك تنظيم جميع المعلومات ، مثل المستندات الورقية أو ملفات Windows أو رسائل البريد الإلكتروني ، في موقع مركزي ، ونظام إدارة المستندات الخاص بك ، والذي يمكن للموظفين الوصول إليه بسهولة ودون أي مشاكل ، بما في ذلك الوظائف الفريدة للعمل الجماعي ومشاركة المستندات وواجهة برنامج مبتكرة فريدة من نوعها في جميع أنحاء العالم.
أصبحت أنظمة إدارة المستندات ذات أهمية متزايدة للشركات حيث أن كمية المعلومات التي تولدها الشركات اليوم تنمو بشكل كبير.
أصبحت إدارة ومراقبة الكم الهائل من الوثائق الخارجية والداخلية التي تشكل جزءا من العمليات التجارية في الإدارة العامة أو إدارة الأعمال تحديا يشجع على اعتماد تطبيقات مختلفة.
وبالتالي، ينبغي لهذه التطبيقات المختلفة أن تيسر الرقابة على المعلومات والوثائق وأن توفر تخفيضات كبيرة في وقت البحث والمناولة وتوفير التكاليف، وهي أمور بالغة الأهمية في عملياتنا الإدارية.
ولكن ألن تكون ميزة أن يكون لديك تطبيق واحد فقط يمكنه الوفاء بجميع الوظائف؟
سنوضح لك أن نظام إدارة المستندات PaperOffice يمكن أن يكون بالضبط هذا التطبيق الوحيد لشركتك الذي يحتوي على جميع الوظائف اللازمة على متن الطائرة.
أين يتم تخزين المستندات؟
بعد خيارات التشغيل الآلي والمراقبة والبحث ، هذا هو السؤال الأكثر شيوعا ، لأنه سواء كان خاصا أو تجاريا - لا أحد يريد ترك البيانات في الأيدي الخطأ. بادئ ذي بدء لأن هذا مطلوب أيضا بموجب القانون.
يسير PaperOffice DMS في الطريق الآمن ، لأنه يتم تخزين جميع البيانات في قاعدة بيانات مشفرة آمنة للغاية ، والتي يمكن العثور عليها على NAS الخاص بك ، مثل Synology أو QNAP. وهذا يعني أنه يمكنك دائما الوصول إلى بياناتك والتحكم فيها.
وبالتالي ، فإن "قلب" نظام إدارة الوثائق هو قاعدة بيانات يتم فيها تخزين المعلومات بطريقة يمكن العثور عليها واسترجاعها بطريقة بسيطة وخاضعة للرقابة.
ولكن من خلال تخزين المعلومات بطريقة منظمة، ليس لدينا سوى جزء من المعادلة.
"الدماغ" الذي يتحكم في النظام هو منطق سير العمل ، مما يجعل من الممكن إنشاء تبعيات بين المستندات والعمليات وربط هذه المعلومات في تدفقات مرنة ومحددة مسبقا.
وتتمثل إحدى الخطوات الأساسية في تنفيذ "سير العمل" المتطور هذا في توفر أكبر قدر ممكن من الوثائق في شكل رقمي.
الرقمنة وإدارة الوثائق
عند الحديث عن أنظمة إدارة الوثائق ، يجب ألا ينسى المرء: كلما ارتفعت درجة رقمنة المعلومات التي تشكل جزءا من العمليات ، زادت درجة التحكم والأتمتة التي يمكن تحقيقها.
في الخطوة الأولى ، يتم تحديد المستندات التي تنتمي إلى العمليات ، وكيف يمكن دمج هذه المستندات في نظام إدارة المستندات والمعلومات التي يجب استخراجها وحفظها مع المستندات الموجودة في قاعدة البيانات.
بمجرد تضمين المعلومات ، يتم تحديد دورة حياتها ، وكيفية تفاعلها مع العمليات الأخرى وكيف يمكن دمجها.
على الأرجح ، ستكون هناك أيضا معلومات قادمة من مصادر مختلفة وبتنسيقات مختلفة. بعضها في شكل رقمي ، مخزنة في ملفات أو قواعد بيانات وبعضها في شكل مستندات مطبوعة.
عندما تأتي المعلومات من قواعد بيانات أخرى أو بتنسيق XML ، يكون الاستعلام عنها واستخراجها أمرا سهلا ، ولكن. ماذا يحدث للمستندات الرقمية بتنسيق pdf و doc وما إلى ذلك؟ سيكون الأمر أكثر تعقيدا بعض الشيء ، ولكن يمكن الوصول إلى محتواه بطرق مختلفة ، على سبيل المثال مع برامج معينة ، أو الوصول إلى الملف مباشرة أو إرساله لطباعة المعلومات واستخراجها من خلال التخزين المؤقت للطباعة (قائمة الانتظار).
يصبح الأمر أكثر تعقيدا قليلا عندما يأتي المستند في شكل ورقي ، مثل مذكرة تسليم أو فاتورة. ولكن عندما يتضمن الحل برنامجا متطورا للتعرف الضوئي على الأحرف (OCR) ، فقد تم بالفعل اتخاذ خطوة مهمة.
الماسح الضوئي ونظام إدارة الوثائق
باستخدام الماسح الضوئي أو أي جهاز رقمنة آخر ، لا يتم تحويل المستند إلى صورة فحسب ، بل يمكن أيضا "قراءة" محتوياته إلكترونيا.
إذا كان من الممكن الآن استخدام النظام للتعرف على معلومات المستند الموجودة بشكل منفصل في المعلومات الموجودة في نظام إدارة المستندات وتعريفها بالكامل.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
إن رقمنة المعلومات عبر OCR تجعل من السهل دمج مجموعة واسعة من الوثائق في إدارة العمليات وسير العمل.
كيف يمكنك الاستفادة من نظام إدارة الوثائق PaperOffice
يشبه نظام إدارة الوثائق في PaperOffice موهبة شاملة ، لأنه بالإضافة إلى أرشفة المستندات العامة ، يتم دمج العديد من الوظائف الأخرى المتعلقة بالمستندات والمعلومات المرتبطة بها ، مثل بعضها:
- الوصول إلى معلوماتك في أي وقت ومن أي مكان
- البحث في المستندات والبحث عنها
- مؤتمتة بالكامل
- أرشفة الوثائق المتوافقة مع القانون والمقاومة للتدقيق
- أتمتة مهام سير العمل
يتم تخزين جميع البيانات بأمان معك وليس في سحابة.
ابق مستقلا من خلال إدارة جميع بياناتك بنفسك بدلا من استخدام سحابة تابعة لجهة خارجية مع تكاليف المتابعة.
يدعم PaperOffice جميع الأجهزة مثل الكمبيوتر المحلي أو QNAP NAS أو Synology NAS أو Windows أو Linux وخدمات الويب مثل AWS أو Azure.
يمكنك الحصول على جميع مزايا السحابة ولكن باستخدام خادم قاعدة البيانات الخاص بك. يمكنك الوصول إلى قاعدة بيانات PaperOffice المشفرة وبأمان من أي كمبيوتر شخصي آخر في العالم.
اكتشف المزيد.
يقوم PaperOffice ببساطة بفهرسة كل شيء ، سواء كان مستندات أو ملفات ممسوحة ضوئيا. يتم تخزين محتوى النص بشكل آمن في قاعدة البيانات دون تدخلك. حتى تتمكن من البحث بسهولة عن أي مقتطف كلمة ومبلغ وكلمة رئيسية في غضون ثوان والعثور على إدخالات مطابقة.
مزيد من المعلومات حول البحث المتكامل.
تقوم المراقبة القابلة للتعريف بحرية تلقائيا بتخزين جميع المستندات وفقا لمواصفاتك.
لا يمكن مراقبة الدلائل بأكملها فحسب ، بل يمكن أيضا مراقبة حسابات البريد الإلكتروني ومجلدات Outlook وحتى النماذج المستندة إلى الويب.
تعرف على المزيد حول أتمتة المراقبة.
تلتزم كل شركة بالاحتفاظ بالمستندات ذات الصلة بالضرائب لمكتب الضرائب.
يتمثل التحدي في أرشفة العدد المتزايد من المستندات الرقمية والورقية كما هو مطلوب من قبل GoBD: بالتنسيق الأصلي وغير القابل للتغيير.
PaperOffice DMS يجعل من الممكن ، تعرف على كيفية:
أرشفة متوافقة مع القانونكما ذكرنا سابقا ، من الضروري أن تحتوي الإدارة المتقدمة للمستندات على جميع المعلومات في شكل رقمي ومنظم في قاعدة بيانات. يتيح لك ذلك العثور بسهولة على المستندات ووضع القواعد المتعلقة بمن يمكنه الوصول إلى معلوماتك وتعديلها وحذفها / أرشفتها في موقع ويب مركزي واحد.
أحد ركائز حل إدارة المستندات PaperOffice هو محرك سير العمل الشامل. يتيح لك ذلك تحديد كل خطوة من خطوات عملية الأعمال مع الأنشطة والتبعيات المرتبطة بها ، بالإضافة إلى الإدارات والأدوار المعنية. ولكن يمكنك أيضا تحديد الإشعارات التلقائية التي يتم تنشيطها اعتمادا على الأنشطة والأحداث التي تحدث طوال العملية.
كل هذا لا يقلل فقط من الوقت المستغرق في إدارة المهام ، ولكنه يقلل أيضا من احتمال النسيان والأخطاء في هذه العملية.
يساعدك PaperOffice على أتمتة جميع عمليات العمل الخاصة بك ، وتعيين عمليات العمل بأكملها رقميا ، بحيث تظل دائما على اطلاع.
لديك دائما نظرة عامة على المهام والعمليات من خلال مهام سير العمل التي تدعمك في أتمتة عملك اليومي.
قم بتعيين سير العمل المطلوب بتاريخ استحقاق ، واربطه بالقرارات والمهام المحتملة ، ومن التنشيط ، يعتني PaperOffice بكل شيء آخر حتى الانتهاء.
هذا يجعل من السهل عليك الامتثال لسياسات الشركة والمتطلبات القانونية.
تعرف على المزيد حول أتمتة سير العمل:
سير العملوالعديد من الميزات الأخرى.
يمكن أن يكون العمل مع المستندات وإدارتها سهلا وآمنا وفعالا في نفس الوقت.
القيمة المضافة وفوائد إدارة الوثائق
فيما يلي قائمة ببعض أبرز فوائد تنفيذ نظام إدارة المستندات PaperOffice:
- التحكم في من يمكنه الوصول إلى المستندات ومتى وما هي الأنشطة التي يمكن تنفيذها عليها
- الوصول المركزي والسهل إلى جميع وثائق الشركة ذات الصلة وإمكانية تعاون أطراف متعددة على نفس المستند
- الأمن ، ليس فقط في التحكم في الوصول ، ولكن أيضا في الحراسة والأمن الذي يأتي مع إدخال تقنيات وقواعد بيانات جديدة
- توفير الوقت في البحث عن الوثائق وإدارة التكاليف وتخزينها
- الحد من حالات التكرار مثل ازدواجية الوثائق والنسخ وتسجيل البيانات
- خفة الحركة وأتمتة المهام الإدارية مع إنشاء سير العمل الذي يسمح بدمج المستندات والعمليات التجارية في بيئة خاضعة للرقابة وأنشطة محددة بوضوح وخاضعة للمراقبة
- لا ننسى "الآثار الجانبية" الإيجابية لارتفاع رضا العملاء الداخليين والخارجيين
FAQs
أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "":
هل أحتاج إلى الإنترنت للعمل مع PaperOffice؟
لا! لا يتطلب PaperOffice اتصالا بالإنترنت للعمل.
الإنترنت مطلوب فقط لتنزيل حزمة الإعداد وإنشاء حساب المستخدم وإنشاء قاعدة البيانات وإضافة الجهاز.
هل يمكنني استخدام Synology NAS لتخزين قاعدة البيانات؟
نعم، بالتأكيد! يعمل PaperOffice بشكل مثالي مع Synology NAS.
أين يتم تخزين المستندات والملفات؟
يتم تخزين جميع المستندات والملفات إما مباشرة معك أو على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو في قاعدة بيانات مشفرة أو ، إذا تم تخزين مستنداتك ضمن "مستندات Windows الخاصة بي" ، غير مشفرة في دليل Windows المحلي الخاص بك.
لديك أيضا خيار إعداد قاعدة البيانات على جهاز NAS وحفظ بياناتك على NAS.
في جميع الحالات، يمكنك الوصول إلى بياناتك في أي وقت.
هل يتم تخزين بياناتي في سحابة؟
لا، لا يتم تخزين بياناتك بشكل عام في السحابة!
في حالة إعداد قاعدة البيانات الخاصة بك على خادم NAS (مثل QNAP أو Synology) ، سيتم تخزين بياناتك في قاعدة البيانات على خادم NAS.
هل قواعد البيانات التي تم إنشاؤها بواسطة PaperOffice مشفرة دائما؟
تتم حماية كل قاعدة بيانات تم إنشاؤها بواسطة PaperOffice بكلمة مرور عالية المستوى. يتم تشفير جميع المستندات المضمنة بواسطة PaperOffice ChunkCrypt بتشفير عسكري 1024 بت.
الاستنتاج
لا يهم ما إذا كنت ترغب فقط في العثور على مستنداتك والمعلومات ذات الصلة ، أو ما إذا كنت بحاجة إلى وضع علامة على المستندات ودمجها في مهام سير العمل ، ولكن في الوقت نفسه تأكد من أنك تعمل وفقا لمختلف الإرشادات واللوائح - يحتوي PaperOffice DMS على مجموعة متنوعة من الوظائف لمساعدتك.
البدء أسهل مما تعتقد.
هل ما زلت قلقا بشأن عدم القيام بذلك؟
تحقق من دراسات الحالة لعملائنا حول التحول الرقمي في مختلف الصناعات وشاهد بنفسك سهولة التكامل.