نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نريد أن نكون أصدقاء

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

صداقة ثقة كلمة شرف
لن نشارك أبدًا عنوان بريدك الإلكتروني مع أي شخص آخر وكل رسالة بريد إلكتروني تتضمن رابطًا لإلغاء الاشتراك بنقرة واحدة.

العمل غير الورقي من خلال العمليات الرقمية


أنظمة إدارة الوثائق هي أساس الرقمنة في الشركات وتحقيق العمليات التجارية الرقمية. هذه تقدم مساهمة كبيرة في كفاءة ونجاح شركتك ونحو مكتب غير ورقي. إذا تم دمج جميع المصادر التناظرية في العمليات الرقمية ، تزداد كفاءة الأعمال الأساسية للشركة.

نصيحة مهنية

هل ترغب في تقليل استهلاك الورق في شركتك أو رقمنة بياناتك أو تعلم كيفية الاستغناء عن الورق في المكتب؟ في هذه المقالة ، اخترنا بعض الخطوات التي يمكن أن تكون مفيدة جدا لتحقيق مكتب غير ورقي.

ويزداد تركيز التقارير الإعلامية على نهج المكتب غير الورقي، ولكنه بالكاد يستخدم في الممارسة العملية - ولا سيما في الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. الأمر لا يتعلق فقط بالوقت والمال المعنيين.

PaperOffice employee holds her hands over her head
Paperless office can bring many benefits to your business

ومع ذلك ، مع عدد قليل من التدابير ، يمكن تقليل استهلاك الورق بشكل كبير. تستفيد الشركات الصغيرة والمتوسطة من التسلسلات الهرمية المسطحة والهياكل المرنة.

في المقالة الحالية ، نلقي نظرة فاحصة على موضوع المكتب غير الورقي ، أو "المكتب الرقمي" كما هو معروف أيضا. سنوضح لك أن الانتقال أسهل بكثير مما تتخيل. سوف تتلقى أيضا نصائح لتنظيم الشركات ، وسوف نخبرك بمزايا العمل بدون ورق ونصف آثار التنفيذ الناجح.

التكنولوجيا تزداد سرعة وسرعة

في الوقت الذي دفعتنا فيه التكنولوجيا إلى الاتصال بالعالم من خلال هواتفنا الذكية ، فمن غير المنطقي أننا ما زلنا نستخدم الورق في العديد من أنشطتنا اليومية.

اليوم اعتدنا على التعامل مع المحتوى الرقمي (الموسيقى والتصوير الفوتوغرافي والمسلسلات التلفزيونية) ، ولكن رقمنة الوثائق ليست منتشرة بعد في بيئة العمل والأعمال. في الوقت الحاضر ، تتمتع جميع الشركات تقريبا بإمكانية الوصول إلى أجهزة الكمبيوتر والأجهزة المحمولة ، فلماذا نستمر في ملء مكاتبنا بالورق؟

تكمن الأسباب الرئيسية لاستمرار استخدام الورق في تحديات التعامل مع التغيير والرقمنة. كثير من الناس يحبون الاحتفاظ بنسخة مادية من الوثائق التي يعملون معها.

ومع ذلك ، عندما يبدأ موظفوك في التخلص من كمية الورق المستخدمة في المكتب أو في جميع أنحاء المؤسسة أو على الأقل تقليلها ، فإنك تعمل أيضا على تحسين العمليات التي تزيد من الإنتاجية عن طريق رقمنة البيانات ، باستخدام أساليب غير ورقية وبالتالي تقليل التكاليف.

خاصة في الأوقات الصعبة حاليا مثل الحاجة إلى المكاتب المنزلية كورونا ، من المهم جدا لجميع الشركات تعزيز القدرة التنافسية للشركة من خلال جعلها غير ورقية أو رقمية وضمان أن الموظفين يمكنهم أيضا العمل بمرونة من المنزل في المكتب المنزلي. في نهاية المطاف ، يجب على الشركة مواكبة العصر الرقمي وتحقيق الطريق إلى المكتب غير الورقي.

لماذا يجب عليك تقليل استهلاك الورق في شركتك؟

المكتب غير الورقي هو هدف تسعى المزيد والمزيد من الشركات بالتأكيد إلى تحقيقه ويقدم العديد من الفوائد التي تتجاوز توفير التكاليف وتقليل البصمة الكربونية للشركة.

تشير التقديرات إلى أن الموظف الذي يقضي ما مجموعه ساعتين مع المستندات يستخدم ما معدله 10000 ورقة سنويا (بيانات وكالة البيئة الفيدرالية). ولهذا السبب، من المهم استخدام الحلول والأدوات التي تعمل على تحسين الوصول إلى المعلومات وإدارتها وتوطينها. ومع ذلك ، فإن أي تغيير في العملية التجارية يستغرق وقتا ويتطلب تغييرا تدريجيا في ثقافة الشركة.
بالإضافة إلى التأثير الإيجابي على البيئة من خلال الحد من استهلاك ورق الأعمال ، توفر رقمنة المستندات وبيانات الشركة العديد من المزايا الأخرى.

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

مزايا المكتب غير الورقي

فيما يلي المزايا الرئيسية لمكتب غير ورقي:

  • تحسين جميع عمليات العمل

    بفضل التحول إلى مكتب غير ورقي ، يمكنك أن تكون أول من يتخذ خطوة نحو التحول الرقمي لشركتك.
    لأنه بفضل حلول سير العمل من يمكنك زيادة تبسيط وتسريع العمليات التجارية الخاصة بك. إنهم يعفون الكتبة من خلال تولي الكثير من الأعمال الروتينية المعقدة. يتم دمج المتطلبات القانونية التي يجب مراعاتها مباشرة في سير العمل.

  • العمل المرن، بغض النظر عن مكان وجودك

    إذا قمت برقمنة مستنداتك، فيمكنك القيام بذلك في أي وقت وفي أي مكان وباستخدام أي جهاز للوصول إلى المستندات. هذا مهم بشكل خاص إذا كان لديك العديد من الفروع ، أو يريد موظفوك / يضطرون إلى القيام بعملهم من مكاتبهم المنزلية أو يضطرون إلى إصدار الموافقات.

  • تخفيض هائل في التكاليف في جميع المجالات

    تؤثر رقمنة المستندات تأثيرا مباشرا على خفض تكاليف شركتك، ليس فقط لأنك لم تعد تشتري الكثير من الورق، ولكن أيضا لأنك توفر على صيانة الطابعة وشراء الحبر وقطع الغيار.
    بالطبع ، هذا يقلل أيضا من تكاليف التخزين ، أي الملفات والمجلدات والأرفف وخزائن الملفات. لم تعد المساحة القيمة لتخزين المستندات الورقية مهدرة.

    خلاصة القول هي أنه بمجرد استخدام البيانات الرقمية ، يعمل موظفوك بكفاءة أكبر في المكتب ويستثمرون الوقت الثمين المكتسب بطريقة معقولة ومستهدفة في الشركة .
    يؤدي الانخفاض الكبير في مساحة التخزين من خلال الرقمنة و / أو تقليل استهلاك الورق إلى مكاتب أنظف وأكثر ترتيبا .

  • أقصى درجات الأمان ضد السرقة والفقدان

    أمن معلومات أعلى من خلال استخدام البرامج مع نظام تخزين قاعدة البيانات. أمن المعلومات المخزنة رقميا أعلى بكثير من أمن الوثائق المؤرشفة على الورق.

    احرص على عدم استخدام حل سحابي في شركتك ، لأن حلول DMS المستندة إلى السحابة وبرامج DMS تمثل فجوة أمنية.

  • ضغط أقل من خلال التشغيل الآلي

    مع التحول من سير العمل اليدوي إلى سير العمل الآلي ، يتم توحيد العمليات التجارية وتقليل التكاليف. على سبيل المثال، يمكن أن يؤدي تحسين سير العمل إلى تحصيل أسرع وخفض تكاليف الاستحواذ.
    لم تعد مدفوعات الفواتير منسية ، ويمكن خصم الخصومات في الوقت المناسب.

  • تقليل المخاطر في العمليات التجارية

  • تحسين علاقات العملاء

    تمنح الرقمنة في شركتك علاقات العملاء مزيدا من العمق والحجم. وهذا يعني أن جمع البيانات الشامل في المعاملات التجارية بمساعدة البيانات الضخمة ، والربط المتسق للعمليات الداخلية ، وأوقات رد الفعل في غضون ثوان ، بالإضافة إلى الاتصال الشخصي مع عدد كبير من العملاء في نفس الوقت والتخطيط الدقيق للمتطلبات الموجهة نحو الطلب للغاية سيجلب شركتك إلى الأمام.

    الرقمنة آخذة في الارتفاع في جميع مجالات الشركة - ليس أقلها في خدمة العملاء. سيكون من الخطأ لأي شركة أن تقلل من شأن هذه الإمكانات. إذا كنت لا ترغب في التخلف عن المنافسة وحتى التسرع أمامها ، فمن الضروري التعامل مع الرقمنة في هذا المجال. لم يحدث من قبل أن كان من الممكن التواصل بشكل أكثر مرونة وبشكل فردي مع العميل حول احتياجاتهم ورغباتهم الخاصة.

  • زيادة الشفافية الداخلية

  • تحسن ملحوظ في بيئة العمل بين الموظفين

    الشركات التي تختار رقمنة مستنداتها من خلال استخدام برامج إدارة المستندات المناسبة تحصل على فوائد كبيرة في المقابل، مثل:

    • مساحة مادية أكثر حرية
    • بحث أسرع في المستندات
    • تنظيم أفضل للوثائق
    • مما يؤدي إلى تقليل الوقت المستغرق في البحث عن المستندات وتقليل الضغط على العملاء المحتملين.
    • الاستدامة والقدرة التنافسية
    • التواصل المبسط وحل المهام
    • زيادة إنتاجية شركتك
    • والشيء الأكثر أهمية هو - أنت في الطريق الصحيح إلى مكتب غير ورقي.

تجنب هذا الخطأ بأي ثمن!

خاصة بالنسبة للمشاريع ذات الرقمنة غالبا ما يقابل بتردد كبير ، حيث تخشى العديد من الشركات من أن يتطور مثل هذا المشروع إلى حفرة لا قاع لها. السبب الأكثر شيوعا لذلك هو نقص المعرفة من قبل الشركات نفسها والثقة الإضافية في الشركات المصنعة للبرامج غير الكفؤة التي تقدم برامج لا تعمل. تستفيد العديد من الشركات المصنعة للبرامج من الجهل.

في هذه المرحلة ، سيكون من دواعي سرور PaperOffice مساعدتك في تنفيذ الرقمنة. بفضل 20 عاما من الخبرة في مجال إدارة المستندات والأتمتة ، يمكن ل PaperOffice أن يقدم لك اقتراحات عمل من الممارسة ويرافقك خلال التنفيذ الكامل.

الاستنتاج المؤقت 1/3

لا يلزم وجود أخصائي تكنولوجيا معلومات ولا أمين مكتبة واحد مدرب!

كل ما تحتاجه حقا هو

  • البرنامج المناسب
  • شريك موثوق لتكنولوجيا المعلومات
  • الأجهزة المقابلة
في بعض الأحيان ، غالبا ما تكون الأجهزة موجودة بالفعل ، ولديها إمكانات أكثر من ذي قبل ويمكن استخدامها على الفور.

بقشيش

بالمناسبة ، هناك مقال خاص حول موضوع "رقمنة المستندات الورقية: أهم 10 مزايا" ، والتي أبلغت عن مزايا الرقمنة العامة:

PaperOffice employee is happy to digitize all documents in paper so far and raises her hands in joy
The 10 most important advantages of digitizing paper documents: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

ما هي الخطوات ال 5 التي تحتاج إلى اتباعها لتقليل استهلاك الورق في مكتبك؟

لقد أدرجنا خمس خطوات تحتاج إلى اتباعها لتقليل استهلاك الورق في المكتب والتحول الرقمي:

  • استراتيجية وتحليل العمليات

    خطط لنشرك في المكتب غير الورقي جيدا. خذ وقتا كافيا لتحليل العمليات في شركتك. ما الذي يجب أن يكون متاحا أو محفوظا في شكل ورقي؟ ما هي المستندات الكافية في الشكل الرقمي؟ الوثائق والمعلومات تأتي من مصادر مختلفة سوف تصادف على الأرجح معلومات تأتي من مصادر مختلفة وبتنسيقات مختلفة. بعضها في شكل رقمي ، مخزنة في ملفات أو قواعد بيانات وبعضها في شكل مستندات مطبوعة.

    قد ترغب في مسح جميع الوثائق السابقة ضوئيا ورقمنتها ، أو الانتقال إلى مكتب / نظام غير ورقي بحلول تاريخ معين ، بالإضافة إلى استخدام البيانات الرقمية لمواصلة العمل والعمل بكفاءة في المستقبل. استخدم طابعة/ماسحة ضوئية متعددة الوظائف للمسح الضوئي ومراقبة الدليل أو الأرشفة الجماعية لكميات كبيرة من المستندات.

    الخيار الأول يتطلب المزيد من الوقت والموارد. من الناحية المثالية ، ستقرر أنت وفريقك كيفية تنظيم الملفات الإلكترونية وإعداد عملية مسح ضوئي مستمرة خطوة بخطوة بحيث يتم رقمنة جميع المستندات المستقبلية.

    تخطيط الوقت والموظفين لمشروع المكتب غير الورقي

    ربع أو 90 يوما هو إطار زمني معقول لتنفيذ الإجراءات اللازمة للانتقال إلى المكتب غير الورقي.

    إنها أيضا فترة تسمح بالانتقال السلس. عادة ما تكون حلول الإصلاح السريع التي تجبر الموظفين على إجراء تغييرات من يوم إلى آخر قصيرة الأجل. ومن الممكن أيضا بهذه الطريقة عدم تعطيل العمليات.

    في الأساس ، عند التبديل إلى المكتب غير الورقي باستخدام PaperOffice DMS ، ليست هناك حاجة إلى فريق مشروع يتكون من عدة أشخاص.

    وفي العديد من المشاريع الصغيرة والمتوسطة الحجم، لا يمكن أو يستصوب خصمها من مهامها الفعلية. ومع ذلك ، فإن ما هو منطقي هو جعل شخص واحد على الأقل لديه سلطة إصدار توجيهات إلى CDO ، كبير المسؤولين الرقميين. إذا لم تكن حريصا جدا على الاختصارات الأمريكية ، فيمكنك تعيينه كمدير مشروع مكتب غير ورقي.

    من المهم أن يتعرف الشخص المعني تماما على PaperOffice DMS.

    نظرا للهيكل المنظم بوضوح للبرنامج والبرامج التعليمية ومقاطع الفيديو الشاملة وسهلة الفهم حول كل جانب ، فهذا شيء لا يتطلب درجة في تكنولوجيا المعلومات أو تدريبا خارجيا. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن القيام بذلك ك "التعلم بالممارسة" المصاحب لتدابير التحويل الأولى.

  • تحديد فترات الانتقال إلى المكتب غير الورقي

    إن تقسيم ال 90 يوما المقصودة إلى فترات زمنية أصغر يهدف إلى القدرة على التركيز على كل مرحلة من مراحل الانتقال والقدرة على التفكير في العمليات المعنية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن توثيق النجاحات في التغيير بسهولة أكبر. يحصل الموظفون على فهم أفضل للتدابير ولا يشعرون بالإرهاق. في الوقت نفسه ، يجب توصيل الأهداف داخليا ، وهو ما يتماشى مع التغيير العقلي. وقد سبق شرح مدى أهمية ذلك في المقدمة.

    من المنطقي تقسيم أيام 90 إلى ثلاثة أقسام مدة كل منها 30 يوما.

    يتم استخدام أول 30 يوما لتحليل جميع العمليات التي سيتم تحويلها من التناظرية إلى الرقمية.
    في الأيام ال 30 الثانية ، سيتم تقديم PaperOffice DMS والأجهزة المطلوبة ، ولكن في البداية فقط لأغراض التدريب والعمليات الجارية المصاحبة ، إذا نشأ ذلك.

    تم تناول آخر 30 يوما في عملية الانتقال من التناظرية إلى الرقمية ، مع ظهور أسئلة من الموظفين بلا شك. واحدة أو أخرى من العمليات غير الصحيحة ممكنة أيضا ، ولكن يمكن تصحيح ذلك في أي وقت بفضل الهيكل الهرمي ل PaperOffice DMS.

    في نهاية آخر 30 يوما وبالتالي أيضا 90 يوما ، هناك نظام متكامل تماما لإدارة الوثائق يسمح بالفعل بإجراء تحليل في هذه المرحلة الزمنية لمدى ضخامة الوفورات والمزايا التي ستكون وستكون في المستقبل.

  • اكتشاف مسارات الاستحواذ وتحديد تخزين البيانات

    في الأيام ال 30 الأولى ، ينصب التركيز الآن على دراسة العمليات التي لعبت فيها الورقة الدور الرئيسي حتى الآن. للقيام بذلك ، من الضروري التعرف على واجهات الاتصالات الخارجية والداخلية في الشركة ومتابعة دورة حياتها ، والتي يمكن أن تكون هناك:

    • المكالمات الهاتفية (مثل نموذج الطلب الذي يتم تعبئته بعد ذلك)
    • حركة البريد الإلكتروني (على سبيل المثال، سيتم طباعة البريد للاجتماع التالي)
    • رسائل
    • زيارة العملاء من رجال الأعمال (على سبيل المثال: انظر المكالمات الهاتفية)
    • الوثائق المرفقة
    • المراسلات الداخلية

    الشيء التالي الذي يجب تحديده هو متى وأين ، في حالة النماذج الإلكترونية ، يتم الانتقال إلى الورق المطبوع ، وكذلك المسار من الورق إلى الأرشفة أو فقط إلى سلة المهملات.

    تصميم المستندات رقميا من الآن فصاعدا

    من الآن فصاعدا ، استغني عن الورق قدر الإمكان: يمكن إنشاء الاجتماعات والمحاضر والبريد الوارد والفواتير الصادرة والملاحظات مباشرة في PaperOffice. يتم أيضا تنفيذ المهام وسير العمل رقميا.

    رقمنة الفواتير وتنفيذ المحاسبة غير الورقية تدريجيا

    وإصدار الفواتير في حد ذاتها هو أيضا جزء من المكتب غير الورقي، وإن لم يكن ينظر إليه فقط في هذا السياق. وتمثل الرقمنة والمعالجة السليمة مشكلة ويجب أيضا التخطيط لها وتنفيذها بشكل جيد.

    أي شخص يحتفظ بفواتيره رقميا ويقوم أيضا بإنشاء مسك الدفاتر الرقمية الخاصة به يدرك إمكانات أكبر لتحقيق وفورات ويمكن أن يجعل عملية المحاسبة العامة أكثر كفاءة.

    تخزين البيانات

    إذا كنت قد قررت بالفعل أن ملفاتك الفعلية ستصبح الآن ملفات رقمية ، فإن السؤال الفوري هو أين ستقوم بتخزين هذه الملفات الرقمية. هل ستقوم بتخزينها في قاعدة بيانات محليا أو على جهاز NAS خارجي؟

    عند التبديل إلى مكتب غير ورقي ، يجب ألا تبخل على أحد أهم الجوانب. تخزين البيانات المحلية واستخدام أجهزة NAS.

    أو هل لا تريد أن يكون لديك تخزين البيانات أو قاعدة البيانات في شركتك على الإطلاق؟ من أجل تجنب الحريق والسرقة وما إلى ذلك ، ومع ذلك ، فإن استخدام حل سحابي غير وارد بالنسبة لك لأسباب قانونية. ثم ، بالطبع ، يعد حل استخدام قاعدة البيانات على خادم مخصص ، والذي يتم تعيينه لك وحدك ، حلا جيدا للغاية.
    الاختيار كبير.

    في الواقع ، ينتمي البحث عن الحلول أيضا إلى قسم أول 30 يوما. مع إدارة مستندات PaperOffice DMS وأجهزة NAS ، المدمجة في شبكة الشركة ، تتوفر جميع الحلول لتنفيذ الانتقال من الورق إلى الرقمي.

  • Zugriff von mobilen Geräten sowie Computer auf dedizierten Server PaperOffice
    Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile

  • مقدمة من PaperOffice DMS بالإضافة إلى الأجهزة

    بعد تثبيت البرنامج على أجهزة الكمبيوتر في الشركة ، تم تعيين مستويات التسلسل الهرمي وتم إعداد خوادم NAS وتوصيلها بالشبكة ، ويتم تدريب البرنامج.

    ليست هناك حاجة لمستشارين خارجيين (عادة ما يكونون مرادفين للاستشارات "باهظة الثمن"). موظفو PaperOffice متاحون بالطبع إذا لزم الأمر. أكثر من مليون شركة تعمل مع PaperOffice DMS في جميع أنحاء العالم قد حصلت حتى الآن بشكل جيد للغاية مع البرامج التعليمية ومقاطع الفيديو التفصيلية أو مع المشورة الهاتفية حول الأسئلة حول PaperOffice DMS.

    معظم العمليات لا تحتاج إلى شرح وتكون مصحوبة بقائمة مساعدة موضوعة بشكل جيد للغاية. بالمناسبة ، ليس عليك أن تكون عنيدا بشأن الالتزام بأيام 30. إذا كان كل من يشارك في التحول من التناظرية إلى الرقمية يرى أنه سيعمل ، فيمكن تقصير العملية حسب الرغبة.

    بنية المجلد

    تعد بنية المجلد ذات المغزى مهمة حتى تتمكن من العثور على نفسك بسهولة بعد التغيير. قم بتنظيم بنية المجلد الرقمي الخاص بك بسهولة وفقا لبنية المجلد "الحقيقية" الحالية.

    الاعتماد على التشغيل الآلي

    بفضل التعرف الذكي على الذكاء الاصطناعي، يمكنك التعرف على بيانات المستندات المهمة في المستند واستخراجها واستخدامها في الصياغة الرئيسية للمستند. هذا يوفر الوقت وبالتالي المال.

  • أكمل الانتقال إلى المكتب غير الورقي

    تبدأ آخر 30 يوما (أو أقل) وينهي الموظفون مرحلة التعليم والتدريب. لم تعد رسائل البريد الإلكتروني مطبوعة، بل يتم حفظها.

    استخدام مهام سير العمل والطوابع

    يمكن الوصول إلى المستندات ورسائل البريد الإلكتروني وتحريرها وإتاحتها للموظفين الآخرين في أي وقت عبر وظيفة سير العمل في PaperOffice DMS. يتم رقمنة مستندات الشحن من عمليات التسليم أو الرسائل الواردة باستخدام ماسح ضوئي أو كاميرا هاتف خلوي وتحويلها إلى مستندات نصية باستخدام برنامج OCR من PaperOffice.

    تتيح وظيفة الختم تشغيل مهام سير العمل المختلفة وتنفيذ المزيد من الإجراءات. يمكن إضافة المتغيرات الديناميكية إلى الطوابع وحتى إشعارات البريد الإلكتروني يتم إرسالها تلقائيا عند الاستخدام.

    لا تنس النسخ الاحتياطي

    لا يوجد سوى وحدة تخزين مركزية واحدة مع وظيفة النسخ الاحتياطي. لا يطرح السؤال مرة أخرى حول الموظف الذي لديه مستند معين مخزن على جهاز الكمبيوتر الخاص به وكيفية الوصول إليه لأنه في إجازة وغير متاح.

    طريقة تشفير البيانات التي يستخدمها الجيش الأمريكي أيضا. ترتد اللعبة الشائعة والمربحة حاليا للمتسللين الذين يستخدمون برامج الفدية من PaperOffice.

    حافظ على اتساقك: البداية صعبة دائما ، لأن العمليات التي تم التدريب عليها لسنوات جديدة في الوقت الحالي. لا تعود إلى النمط القديم.

  • حافظ على اتساقك واختبر المكتب غير الورقي.

    الدليل النهائي المكون من 5 خطوات

    بقشيش

    لقد أنشأنا الدليل النهائي المكون من 5 خطوات للاستغناء عن الورق ورقمنة عملك كمستند قابل للتنزيل ، مع تفصيل كل خطوة 5 والمدة التي يستغرقها:

    The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

    الاستنتاج المؤقت 2/3

    مع البرنامج المناسب ، يعني المكتب غير الورقي عدم وجود عمل إضافي!

    كل ما هو مطلوب حقا هو بعض البرامج

    • أتمتة استلام الفواتير بالكامل عن طريق رسائل البريد الإلكتروني المخصصة ، إذا كانت الفواتير متوفرة رقميا
    • في حالة الفواتير الورقية ، بفضل سلامة الماسحة الضوئية ، يمكن التقاطها تلقائيا عن طريق المسح الضوئي الدفعي
    • فهرسة المستندات الممسوحة ضوئيا وقراءتها
    • والشيء الأكثر أهمية: يمكن تخزين المستندات الرقمية والممسوحة ضوئيا تلقائيا اعتمادا على محتواها!

    وتجنب هذا الخطأ الشائع

    على أي حال ، تأكد من أن اختيار البرنامج الخاص بك يقع على DMS الذي يمكنك من خلاله إجراء التسجيل التلقائي (مثل مراقبة الدليل) وتدريس المستندات بنفسك حتى لا تدخل في فخ تكلفة لا يمكن السيطرة عليه ولا تعتمد على الشركة المصنعة لتكون!

اختتام التحول الرقمي

بالنسبة للعديد من الشركات ، فإن المكتب الحديث والفعال غير الورقي ليس إنجازا بين عشية وضحاها ، ولكنه أيضا ليس مدينة فاضلة. لتحقيق رقمنة مستنداتك أخيرا ، تحتاج إلى إنشاء سياسات لتقليل الورق وإيجاد حلول للتخلص من كل ما لم تعد بحاجة إليه.

يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المستندات من PaperOffice على رقمنة المستندات وتنفيذ مكتب غير ورقي. حلول DMS هي حلول كاملة توفر بنية تحتية متسقة.
ونتيجة لذلك ، يتم تعيين العمليات التجارية بشفافية ، ويمكن تنفيذ سير العمل رقميا ويمكن عرض جميع المعلومات المهمة بسهولة.

بفضل حلول DMS ، يمكنك أيضا معالجة وتخزين المستندات الرقمية والمحتوى بطريقة مقاومة للتدقيق ، على سبيل المثال لتوفير المتاعب أثناء عمليات التدقيق في الشركة والضرائب.

نصائح وحيل لمكتب رقمي

لقد لخصنا لك 9 نصائح حتى يعمل المكتب غير الورقي بالفعل!

باختصار ، يتعلق الأمر برقمنة مجموعة واسعة من المستندات في الشركة ، مثل العقود والإيصالات وملاحظات التسليم والفواتير الواردة ، أي كل ما هو على الورق. بالإضافة إلى ذلك ، ليس فقط الورقة حول الماضي ، ولكن أيضا ورقة المستقبل موضع تساؤل.

الاتصالات هي أيضا شريك ذي صلة في المكتب غير الورقي. لا داعي للقلق من الناحية القانونية ، فقط انتبه إلى اثنين من "التفاصيل الدقيقة". يمكن بسهولة تسليم بعض المستندات ، بما في ذلك بنية المجلد وبتنسيق PDF ، إلى مستشار الضرائب أو الزملاء كأرشيف ذاتي الدعم - يتم ذلك ببضع نقرات بالماوس.

برنامج إدارة المستندات المناسب يحل المشكلة التناظرية الرقمية

DMS تعني نظام إدارة الوثائق ويهدف إلى إدارة المستندات ، وخاصة المستندات الرقمية ، والتي تشمل التحويل من التناظرية إلى الرقمية. PaperOffice DMS هو مثل هذا النظام. مجموعة وظائفها رائعة تماما مثل التنقل في القائمة المصممة بشكل حدسي ، والتي لا تتطلب سوى تدريب بسيط. لا تحتاج إلى مستشارين باهظي الثمن في الموقع. يمكن لدروس الفيديو التعليمية الموضحة جيدا على PaperOffice DMS القيام بذلك أيضا وأرخص بكثير ، مجانا.

المسح الضوئي ، OCR ، الأرشفة باستخدام الصياغة الرئيسية التلقائية ، دمج المستندات التي يتم التحكم فيها الذكاء الاصطناعي ، محرك البحث المتكامل ، وظيفة سير العمل ، التشفير باستخدام 1024Mbit ، التكامل المباشر في MS Office ، الحماية من برامج الفدية ، إنشاء القوالب الآلي ، وظيفة الطوابع ، إدارة المهام والملاحظات.

هذه هي اثنين من أهم وظائف PaperOffice DMS وكما قلت ، لا يتعين عليك أنت ولا موظفيك إكمال درجة تكنولوجيا المعلومات.

الاستنتاج المؤقت 3/3

1. اتصل بالشركة المصنعة مع الدراية الفنية والبرامج التي تتوافق مع GOBD (وكذلك الناتج المحلي الإجمالي)!

2. لا يوجد برنامج DMS واحد مناسب. كل DMS له مبرراته وفي النهاية يجب أن يتناسب المنتج مع الغرض.

3. سواء كان الخادم الخاص بك أو خادم PaperOffice المخصص في مركز بيانات Strato AG في برلين (ألمانيا) أو NAS - احفظ مستندك NEVER على التخزين السحابي التابع لجهة خارجية والذي أ) لا يتم استخدامه على أساس مخصص و ب) لا يوجد في بلد آمن ج) لا يمكن تصديره بنقرة واحدة

بقشيش

إذا اتبعت النصيحة وستستخدم NAS لتخزين المستندات الآمن داخليا - PaperOffice ليس مثاليا لهذا الغرض فحسب ، بل إنه حتى DMS الرسمي الوحيد لأكبر شركة مصنعة ل NAS في العالم - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice on a laptop and a QNAP NAS next to it
PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.

FAQs

أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "مكتب غير ورقي: هذه هي الطريقة التي تنجح بها الرقمنة في الشركة":

من هو المكتب غير الورقي المناسب؟

الإجابة السريعة والسهلة على السؤال هي: لكل شركة. تستفيد جميع قطاعات الأعمال وأحجامها من مكتب غير ورقي ، من الشركات الصغيرة والمتوسطة والشركات الناشئة إلى الشركات الكبيرة. ومع ذلك ، فإن التحويل ذو قيمة خاصة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم: ويؤدي الانخفاض في جهود المعالجة وتكاليفها إلى تحرير الميزانية اللازمة لمزيد من معززات النمو.

هل يمكنني استخدام موفر DMS مستند إلى السحابة لمكتبي غير الورقي؟

لا. هناك عامل آخر كان على شفاه الجميع منذ دخول اللائحة العامة لحماية البيانات حيز التنفيذ في عام 2018 على أبعد تقدير وهو حماية البيانات. تستخدم حلول DMS وبرامج DMS لمعالجة وإدارة وتخزين المستندات التي غالبا ما تحتوي على بيانات شخصية حساسة. في حالة حدوث انتهاكات للقانون العام لحماية البيانات (GDPR) ، ينص المشرع على غرامات عالية.

الاستنتاج

  • الفوائد تبرر الجهد والتكاليف

    سيكون العمل رقميا وجلب المستندات القديمة إلى العصر الجديد أفضل استثمار رئيسي لتوفير قدر لا يصدق من الوقت والمال والأعصاب في المستقبل.

  • أنت بحاجة إلى شخص يعرف

    لا تحتاج إلى أخصائي تكنولوجيا المعلومات الخاص بك للاستفادة من جميع مزايا الرقمنة.
    ما تحتاجه هو الشريك المناسب إلى جانبك الذي ، بفضل خبرته ، يمكنه تنفيذ ما تحتاجه بالضبط. تجنب التخويف واختر مواضع الاختبار بدلا من عروض PowerPoint التقديمية الفاخرة دون اختبارها حقا.

  • عادة ما يكون الجهاز متاحا بالفعل

    وقد أظهرت التجربة أن كل عملية وشركة وشركة تقريبا لديها ناسخة كبيرة لا تستخدم إمكاناتها. تحب هذه الأجهزة المسح الشامل ، وهي متسامحة مع مشابك الورق ويمكن أن تكون أساسا لبداية رقمية دون استثمار الماسح الضوئي.

  • أرخص من المتوقع مع DMS الصحيح

    تجنب فخاخ التكلفة مع أنظمة DMS / ECM حيث تكون بلا رحمة الشركات المصنعة. لا تقدم أي تنازلات عندما يتعلق الأمر بخيارات الإدارة الخاصة بك ، مثل تدريس المستندات وإجراء الإعدادات بنفسك. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة ، فستكون الشركة المصنعة سعيدة لمساعدتك ، ولكن تظل مستقلا.

  • الأتمتة الرقمية هي المستقبل

    ستكون الإجراءات متطابقة تماما في المستقبل ، ولكنها مؤتمتة بالكامل.
    فاتورة قادمة؟ يتم تشغيل سير العمل ويسير كل شيء في طريقه المحدد.
    البحث من خلال جميع المجلدات 1000؟ لا توجد مشكلة ، لأن لديك Google الخاص بك!

تحل PaperOffice كل مشكلة: مضمونة.

دراسة حالة

خدمة إدارة الميراث الفعالة مع PaperOffice: تكامل ناجح وحماية ضد هجمات الفدية.