Smanjite ljudske greške povećanjem tačnosti
Izvođenje ponavljajućih zadataka, poput ručnog unošenja podataka, može biti dosadno i može narušiti kvalitet vaših podataka kada zaposleni postanu umorni ili su rastrojeni te zaborave ili zamene sve brojeve i reči.
Takođe, faktor pristupa i korisničkih prava predstavlja ograničenu grupu, jer ne svi zaposleni u vašoj firmi imaju pravo da vide vaše poslovne podatke i informacije.
Za softver koji uključuje automatsko prepoznavanje teksta, nije teško ostati fokusiran i može prepoznati tekst, pregledati osetljive podatke, izvući ih i organizovati izlaze sa visokom tačnošću, ne otkrivajući poslovne tajne.
Smanjite troškove i maksimizirajte kancelarijski prostor
Ručni unos podataka može biti izuzetno radno intenzivan, a što više dokumenata morate obraditi, viši će biti troškovi radne snage. Osim toga, mogu nastati neki dodatni troškovi povezani s netačnostima podataka zbog ljudskih grešaka.
Kroz automatiziranu obradu i izvlačenje podataka pomoću umjetne inteligencije (AI), sistem za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS može vam pomoći da smanjite te troškove i istovremeno oslobodite prostor u kancelariji, jer ne morate zaposliti dodatno osoblje da ručno digitalizira dokumente ili da čuva hrpu dokumenata u vašoj kancelariji.
Zadržite integritet podataka i poboljšajte sigurnost podataka.
Iako se digitalne datoteke i fizički papirni dokumenti mogu izgubiti ili oštetiti zbog fizičkih, ekoloških ili tehnoloških opasnosti, većina preduzeća i dalje gubi vreme stvrdnjavanjem svega u fizičkom arhivu i korišćenjem lokalnih ili Cloud skladišta za digitalne dokumente.
Savet
U vezi sa temom skladištenja u oblaku i zašto ne preporučujemo ovaj način skladištenja, postoji poseban članak:
Zahvaljujući PaperOffice-u, sva vaša dokumentacija se direktno čuva na serverskoj bazi podataka na vašem vlastitom serveru i tako vam pruža potpunu neograničenu kontrolu nad svim podacima. Pritom vam nije potrebna instalacija servera, jer PaperOffice preuzima sve daljnje korake nakon instalacije za vas.
Ili koristite svoj Synology ili QNAP NAS uređaj i upravljajte svom dokumentacijom na svom vlastitom NAS uređaju! Ovdje smo naveli 7 mjera koje možete poduzeti da biste izvukli maksimum iz svog Synology NAS uređaja, saznajte više.
Mora biti osigurana pouzdanost revizije
Takođe, sigurnost podataka i upravljanje pristupom postaju lakši kada se dokumenti digitalizuju pomoću PaperOffice-a, jer se podaci čuvaju sigurno šifrovani i arhivirani u vašoj bazi podataka na koju niko, osim vas, nema pristup.
PaperOffice automatski verzionira svaki promenjeni dokument, kreira senku i čuva je posebno tako da uvek možete otvoriti verziju koju želite.
Pokazaćemo vam kako možete garantovati verzioniranje i sigurno arhiviranje dokumenata.
Savet
U vezi sa temom "Verzioniranje dokumenata sa PaperOffice-om u skladu sa GoBD standardima" postoji i video na YouTubeu koji objašnjava ovaj proces na razumljiv način:
Koje su izazovi kod digitalizacije dokumenata pomoću OCR?
Pri izvlačenju podataka pomoću OCR prepoznavanja teksta postoje neki izazovi koje treba uzeti u obzir. Izgledi računa su vrlo različiti, budući da svaka firma ima vlastiti format.
Da bi vaši dokumenti mogli biti tačno izvučeni, PaperOffice ima automatsko prepoznavanje dokumenata putem veštačke inteligencije (AI) pod nazivom PIA.
PIA koristi posebne algoritme i tehnologije prepoznavanja.
PIA ima obimni ugrađeni rečnik koji automatski prepoznaje pogrešno prepoznate termine, poravnava ih i zamenjuje ispravnim. Možete biti sigurni da je tačno prepoznavanje teksta vašeg dokumenta odabrano.
