Dagoeneko ez da sekretua dokumentu-kudeaketako sistemek potentzial handia dutela enpresentzat.
Dokumentu-kudeaketako sistema baten erabilerari esker, ez duzu bakarrik zure enpresaren digitalizazioan aurrera egiten. Gainera, zure helburu korporatiboak lortzeko eta epe luzerako arrakasta korporatiboa ziurtatzeko giltzarra osatzen duzu.
Dokumentu digitalen kudeaketak hemen erremedio argia sortzen duelako eta eraldaketa digitalean aurrerapauso handia ematen diolako. Gaur egungo artikuluan, dokumentu-kudeaketako sistema batek (DMS) nola funtzionatzen duen, zer hartu behar den eta enpresei zer abantaila ematen dizkien azalduko dugu.
Zertarako erabiltzen da dokumentu-kudeaketarako sistema bat?
Hitz gutxitan: dokumentuak kudeatzeko sistema bat (DMS) erakunde baten barruan dokumentuen eta informazioaren fluxua biltegiratu, administratu eta kontrolatzeko erabiltzen da.
Informazio guztia antola dezakezu, hala nola paperezko dokumentuak, Windows-en artxiboak edo posta elektronikoak, kokapen zentral batean, dokumentuak kudeatzeko sisteman, eta langileek erraz eta inolako arazorik gabe eskura dezakete, talde-lanerako eta dokumentuen trukerako funtzio bakarrak eta mundu osoan bakarra den programa-interfaze berritzailea barne.
Dokumentu-kudeaketarako sistemak gero eta garrantzitsuagoak dira enpresentzat, gaur egungo enpresek sortutako informazio kopurua esponentzialki hazten ari baita.
Administrazio publikoan edo enpresa-administrazioan negozio-prozesuen parte diren kanpoko eta barneko dokumentuen kopuru handia kulatzea eta kontrolatzea erronka bihurtu da, hainbat aplikazio hartzea sustatzen duena.
Beraz, aplikazio horiek informazioa eta dokumentuen kontrola erraztu behar dute, eta kostuak bilatzeko, erabiltzeko eta aurrezteko denboran murrizketa esanguratsuak eman behar dituzte, horiek oso garrantzitsuak baitira gure administrazio-prozesuetan.
Baina, ez al litzateke abantaila izango funtzio guztiak bete ditzakeen aplikazio bakarra izatea?
PaperOffice dokumentuak kudeatzeko sistema bere enpresarentzat izan daitekeela erakutsiko diogu, ontzian beharrezkoak diren funtzionalitate guztiak baititu.
Non gordetzen dira dokumentuak?
Automatizazio, monitore eta bilaketa aukeren ondoren, galderarik ohikoena da, pribatua edo komertziala delako, inork ez ditu datuak esku okerretan utzi nahi. Lehenik eta behin, legeak hori ere eskatzen duelako.
PaperOffice DMS bide segurutik doa, datu guztiak oso seguruak diren datu-base batean gordetzen baitira, eta NAS-en kokatu daiteke, Synology edo QNAP-etik, esaterako. Horrek esan nahi du beti duela bere datuen gaineko sarbidea eta kontrola.
Beraz, dokumentuen kudeaketarako sistemaren"korare"-a datu-base bat da, non informazioa modu sinple eta kontrolatuan aurkitu eta berreskuratu ahal den.
Baina informazioa modu egituratuan biltegiratzean, ekuazioaren zati bat baino ez dugu.
Sistema kontrolatzen duen"cerebroa" lan-fluxuaren logika da, dokumentuen eta prozesuen arteko bulegoak sortzeko eta informazio hori aldez aurretik definitutako fluxu malgu eta zehatzetan lotzeko aukera ematen duena.
Hain sofistikatua den" lan-fluxua" ezartzeko funtsezko urrats bat da ahalik eta dokumentazio gehien modu digitalean eskuragarri egotea.
Digitalizazioa eta dokumentuen kudeaketa
Dokumentu-kudeaketako sistemei buruz hitz egiten denean, ez da ahaztu behar: zenbat eta handiagoa izan prozesuen parte den informazioaren digitalizazio-maila, orduan eta handiagoa izango da lor daitekeen kontrol- eta automatizazio-maila.
Lehenengo urratsean, prozesuei dagozkien dokumentuak, dokumentu horiek dokumentu-kudeaketako sisteman nola txertatu daitezkeen eta zer informazio atera eta gorde behar den zehazten da, dokumentuekin batera datu-basean.
Behin informazioa sartuta, bere bizi-zikloa definitzen da, beste prozesu batzuekin nola eragiten duen eta nola integra daitekeen.
Litekeena da hainbat iturritatik eta formatu ezberdinetatik datorren informazioa ere egotea. Horietako batzuk modu digitalean, artxiboetan edo datu-baseetan gordeta, eta beste batzuk dokumentu inprimatu moduan.
Informazioa beste datu-base batzuetatik datorrenean edo XML formatuan dagoenean, kontsultatzea eta ateratzea erraza da, baina. Zer gertatzen da pdf, doc eta abar formatuko dokumentu digitalekin? Pixka bat konplexuagoa izango da, baina hainbat modutan eskura daiteke edukira, adibidez, zenbait programarekin, artxibora zuzenean sartuz edo informazioa inprimatzera eta inprimatzera bidaliz, inprimatzeko bobinaren bidez (kola).
Pixka bat zailagoa da dokumentua paperean etortzen denean, hala nola entregatzeko albaran bat edo faktura bat. Baina konponbideak karaktereak (OCR) optikoki ezagutzeko programa sofistikatu bat barne hartzen duenean, urrats garrantzitsua eman da.
Eskanerra eta dokumentuak kudeatzeko sistema
Eskaner batekin edo digitalizaziorako beste gailu batekin, dokumentua ez da irudi bat bakarrik, baizik eta bere edukia elektronikoki ere" irakurri" daiteke.
Sistema orain dokumentuaren zer informazio dagoen aitortzeko eta zehazteko erabil badaiteke, dokumentuak kudeatzeko sisteman osorik.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
Informazioa OCR bidez digitalizatzeak erraztu egiten du lan-prozesuen eta-fluxuen kudeaketan dokumentazio ugari integratzea.
Nola balia zaitezke PaperOffice dokumentu-kudeaketako sistemaz
PaperOfficeren dokumentu-kudeaketarako sistema talentu integrala da, dokumentuen artxibo orokorraz gain, dokumentuekin eta lotutako informazioarekin lotutako beste funtzio asko ere biltzen baitira, hala nola:
- Sar zaitez zure informazioa edozein unetan eta edozein lekutan
- Dokumentuak bilatu eta aurkitu
- Guztiz automatizagarria
- Legez bat datozen dokumentuak artxibatzea eta auditoretza-frogak
- Lan-fluxuak automatizatzea
Datu guztiak modu seguruan gordetzen dira zurekin, eta ez hodei batean.
Independentea izan zaitez zeure datu guztiak emanez, jarraipen-kostuak dituzten hirugarrenen hodei batean izan beharrean.
PaperOffice bateragarria da gailu guztiekin, hala nola PC lokalarekin, NAS de QNAPekin, Synology NASekin, Windows edo Linux zerbitzariekin eta AWS edo Azure bezalako web zerbitzuekin.
Hodei baten abantaila guztiak lortzen ditu, baina bere datu-baseko zerbitzaria erabiliz. PaperOfficeren datu-basera modu enkriptatu eta seguruan sar zaitezke munduko beste edozein PC-tik.
Informazio gehiago.
PaperOfficek dena indexatzen du, dokumentu eskaneatuak edo artxiboak izan. Testuaren edukia modu seguruan biltegiratzen da datu-basean, bere esku-hartzerik gabe. Beraz, segundo gutxiren buruan edozein hitz, kantitate eta hitz gakoren bat bilatu eta sarrera kointzidenteak aurki ditzakezu.
Bilatu bilaketa integratuari buruzko informazio gehiago.
Libreki defini daitekeen monitoreak automatikoki gordetzen ditu dokumentu guztiak, bere zehaztapenen arabera.
Direktorio osoak ez ezik, posta elektronikoko kontuak, Outlook karpetak eta webean oinarritutako formularioak ere ikus daitezke.
Ikus ezazue ikuskapena automatizatzeko moduari buruzko informazio gehiago.
Enpresa bakoitzak zerga-bulegorako dokumentu garrantzitsuak gorde beharko ditu.
Beliceko Gobernuak eskatzen duen bezala, dokumentu digitalen eta paperezkoen kopurua artxibatzea da erronka : formatu original eta aldaezinean.
PaperOffice DMSk posible egiten du, ikasi nola:
Archiving legearen araberaAipatu bezala, funtsezkoa da dokumentuen kudeaketa aurreraturako informazio guztia modu digitalean eta datu-base batean egituratuta izatea. Horri esker, dokumentuak erraz aurkitu eta web gune zentral batean nork sar, aldatu eta ezabatu dezakeen jakiteko arauak ezarri ahal izango dituzu.
PaperOffice dokumentu-kudeaketaren konponbidearen zutabeetako bat lan-fluxuaren motore zabala da. Horri esker, negozio-prozesu baten urrats bakoitza zehaztu ahal izango du, lotutako jarduera eta dependentziekin, bai eta tartean dauden sail eta rolekin ere. Baina prozesuan zehar gertatzen diren jarduera eta ekitaldien arabera aktibatzen diren jakinarazpen automatikoak ere defini ditzake.
Horrek guztiak, zereginen kudeaketan emandako denbora gutxitzeaz gain, prozesuan ahanztura eta akatsen probabilitatea ere minimizatzen du.
PaperOfficek bere lan-prozesu guztiak automatizatzen laguntzen dio, digitalki oso-osorik lan-prozesuak mapeatzen ditu, beti informatuta egon dadin.
Beti izaten du zereginen eta prozesuen ikuspegi orokorra, eguneroko lana automatizatzen laguntzen dioten lan-fluxuen bidez.
Nahi den lan-fluxua epemuga batekin ezartzea, erabaki eta zereginekin lotzea, eta aktibatzen denetik, PaperOffice gainerako guztiaz arduratzen da, amaitu arte.
Hori dela eta, erraza da zuretzat enpresaren politikak eta lege-baldintzak betetzea.
Lortu lan-fluxuaren automatizazioari buruzko informazio gehiago:
Lan-fluxuakEta askoz ere ezaugarri gehiago.
Dokumentuak lantzea eta administratzea erraza, segurua eta eraginkorra izan daiteke aldi berean.
Balio erantsia eta dokumentu-kudeaketaren onurak
Jarraian, PaperOffice dokumentuak kudeatzeko sistema ezartzeak dituen onura nabarmenetako batzuk zerrendatzen ditugu:
- Dokumentuak nork eskura ditzakeen, horietan noiz eta zein jarduera egin daitezkeen kontrolatzea
- Enpresaren dokumentazio garrantzitsu guztia eskuratzeko sarbide zentrala eta erraza, eta hainbat aldek dokumentu berean laguntzeko aukera
- Segurtasuna, ez bakarrik sarbideen kontrolean, baita teknologia berriak eta datu-baseak sartzeak dakarren zaintzan eta segurtasunean ere.
- Denbora aurreztu dokumentazioa eta kostuak bilatuz, administratuz eta biltegiratuz
- Erredakuentziak murriztea, hala nola dokumentuak bikoiztea, fotokopiak, datuen erregistroa
- Administrazio-zereginen arintasuna eta automatizazioa, lan-fluxuak sortuz, dokumentuak eta negozio-prozesuak ingurune kontrolatu batean eta argi eta garbi definitutako eta monitorizatutako jarduerak integratzeko aukera izan dezaten.
- Barne- eta kanpo-bezeroaren gogobetetasun handiagoaren" bigarren mailako efektu positiboa" ahaztu gabe
