Eskanerrak eta dokumentu-kudeaketa: abantailak eta erabilerak

Dikotomia bat mundu osoko bulego gehienetan. Alde batetik, eremu digitala banakako eta sareko ordenagailuekin, bestetik, paperezko dokumentuak. Horrek batzuetan kaosa eragiten du eta, batez ere, denbora galtzen da. Edukia bilatzeko denbora.

Paperless work through digital processes

McKinseyren nazioarteko txosten baten arabera, bulegoko langileek egunean 1,8 ordu ematen dituzte informazioa bilatzen eta biltzen, hau da, astean 9,3 ordu batez beste.

Contadores, idazkariak, erosleak, langileak, langileak eta beste talde profesional asko egunero ari dira administrazio-prozesuak prozesatzen. Enplegatu baten lana, sarritan, beste batenaren araberakoa izaten da.

Enpresa bakoitzak funtzio anitzeko gailu bat du orain, eta eskaneatzeko funtzioa ere onartzen du. Baina askorentzat, dokumentuen kudeaketarako sistema baten terminoa eta erabilera oraindik ez dira ezagutzen.

Gaur egungo artikuluan azaltzen dugu merezi duela dokumentu-kudeaketarako sistema bat erabiltzea bere eskanerrarekin. Gutxienez 15 arrazoi emango dizkiogu erabiltzeko, eta, horri esker, bere bulegoa digitala eta paperik gabea izan dadin eta bere enpresaren negozio nagusiaren eraginkortasuna handitzeko nola erabil dezakeen esango diogu.

Arrazoietan sartu baino lehen, erantzun diezaiogun galderari:

Zertarako balio du DMS batek enpresan?

Fakturak, ontziratze-agiriak, erantsitako gutunak, bidalketak edo funtzionamendu-jarraibideak gailu berrietarako eta lotutako berme-ziurtagirietarako, adibide batzuk bakarrik aipatzearren? Digitalizazioa maiz iristen da, langile eta denbora falta dagoelako. Ondorioz, mendi analogikoa hazi egiten da.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

DMS batekin eta bere beharretara egokitzen den eskaner batekin, dikotomia eta behar ez den denbora-galera kontrola ditzake.

DMSk dokumentuak kudeatzeko softwarea ere esan nahi du, eta dokumentuak administratzera bideratuta, bereziki dokumentu digitalak, analogikotik digitalera bihurtzea barne. PaperOffice DMS software hori da.

Izan ere, PaperOffice DMS-ek paper analogikoa eduki digital bihurtzea posible egiten du.

Modu adimendunean egituratutako indexazioak dokumentu bakoitza prozesu zuzenari esleitzen dio, hitz gako bat sartuz. PaperOffice-n bilaketa-motorrarekin, dokumentu guztiak aurkitu eta dei daitezke. Betekizunen arabera, grabatutako letrak OCR testua aitortuz bihurtzen dira, Office-ren software bateragarriarekin prozesatu ahal izateko.

Beharra ezagutzen dugu, baina:

Zein dira paperik gabeko bulego baten abantailak?

Gaur egungo munduan, langileek dokumentu ugari dituzte: paperezko jatorrizko dokumentuak, hala nola gutunak edo kontratuak, PDF eta dokumentu elektronikoak, hala nola artxiboak eta posta elektronikoak.

Enpresa askotan, dokumentu horiek hainbat lekutan kopiatu, inprimatu, birbidaldu, banatu eta artxibatu egiten dira. Informazio garrantzitsua bilatzea gero eta zailagoa da, eta lan-fluxu antiekonomikoetara eta gainkargatutako enplegatuetara eramaten du. Artikulu xehatu bat dugu, non dokumentu-kudeaketarako sistemen beharra deskribatzen den eta horiek erabiltzearen abantailak zerrendatzen diren.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Hala ere, zure langileak bulegoetan edo enpresa osoan paper-kontsumoa ezabatzen edo murrizten hasten badira, prozesuak ere hobetuko dituzu, produktibitatea handituko duzu datuak digitalizatuz, paperik gabeko metodoak erabiliko dituzu eta horrela kostuak murriztuko dituzu.

Beste abantaila eta alderdi asko dagoeneko eztabaidatu dira "Paperik gabeko bulego batean inplementatzea" gaiari buruzko artikulu zehatz batean.

Zer eskanerrak dira egokiak lankidetza perfekturako?

Adibidez, funtzio anitzeko gailuak (MFP), Brother edo Konica Minolta eta beste fabrikatzaile batzuenak, esaterako.

Inprimagailua, eskanerra eta kopiagailua: Eskaneatutako dokumentuak direktorio nagusira joaten dira gailu zentral horien bidez edo "eskaneo zuzenaren bidez" postara, paperOffice-k monitorea den postontzi batera mezu elektroniko bat bezala, paperOffice-k monitorea, adibidez, eta horrela automatikoki sartzen da dokumentu-kudeaketako softwarean.

Edo, besterik gabe, PaperOfficeren helbide pertsonalizatua bere eskaner-ean, DropMail-en helbide elektronikoa, bere artxibo eskaneatuen biltegiratze-kokapena bezala. PaperOfficek artxibo guztiak erraz artxibatzen ditu posta elektronikoz.

Paperezko dokumentuak modu normalean eskaneatu nahi dituztenentzat, PaperOffice-n akatsez integratutako"ScanConnect" modulua egokia da. Izan ere, hori bateragarria da eskanener, gailu multifunzio edo kopiagailu guztiekin, eskaneatzeko unitate integratu batekin, eta oso erraza da erabiltzen.

Hala ere, ez da garrantzitsua paperezko dokumentuak PaperOfficera nola iristen diren, OCR testuaren aitorpen automatizatuari esker, eskaneatutako dokumentazio guztiaren edukia aitortzen baita.

Ez dio axola zer dagoen paperez eginda, eskaneatzen eta zehaztasun handiz grabatzen da IAn oinarritutako optimizazioari esker.

Dokumentuak erregistratzen diren bezain laster, bere edukia prozesatu gabeko testu-deskonposizioaren bidez indexatzen da. Hitz gutxitan, edukia hitzez hitz idazten da erregistro berezi batean, algoritmoarekin, hitz indibidualak hitzen konbinazio batean ezagutuz eta era berean grabatuz.

Digitalizazioa eta dokumentuen kudeaketa

Dokumentu-kudeaketako sistemei buruz hitz egiten dugunean, ez dugu ahaztu behar: zenbat eta handiagoa izan prozesuen parte den informazioaren digitalizazio-maila, orduan eta handiagoa izango da lor dezakegun kontrol- eta automatizazio-maila. Artikulu bat idatzi dugu digitalizazioaren abantailei buruz, egin klik hemen.

Lehenengo urratsean, zuk zehazten duzu zein dokumenturi dagozkion gure prozesuei, nola integratzen ditugun gure dokumentu-kudeaketako sisteman, eta zer informazio atera eta gordeko den zure datu-baseko dokumentuekin batera. Behin informazioa sartuta, bere bizi-zikloa zehazten dugu, beste prozesu batzuekin nola interaktuatuko duen eta nola integratu dezakegun.

Informazioa hainbat iturritatik dator

Litekeena da hainbat iturritatik eta formatu ezberdinetatik datorren informazioa aurkitzea. Horietako batzuk modu digitalean, artxiboetan edo datu-baseetan gordeta, eta beste batzuk dokumentu inprimatu moduan.

Zer egiten dugu dokumentu digitalekin pdf formatuan, doc formatuan, etab.? Hemen prozesua oso erraza da.

PaperOfficeren interfazeari dokumentu digitala arrastatu. Edo Windows-en karpetak erraz monitorizatu daitezen dokumentuak jaso ondoren.

Papereko dokumentuak erraz eskaneatu eta formatu digitalera bihur daitezke eskaner integratuari esker.

Karaktereen Ezagutza Optikoa (OCR = Karaktereen Aitorpen Optikoa) programari esker, urrats garrantzitsua eman dugu. Eskaner bat edo digitalizaziorako beste gailu bat erabiliz, dokumentua irudi bihurtu ez ezik, edukia elektronikoki" irakurri" ere egin dezakegu.

OCR puru testua datu-basean ez ezik, PIA izeneko adimen artifizialari esker(IA) ere, automatizazioa eskuz edo automatikoki zehaztu daiteke.

Horrela erabiltzen dugu sistema dokumentuaren zein arlo irakurri behar diren automatikoki aitortu eta zehazteko. Faktura-zenbakia, data, produktuak, zenbatekoak, etab. Ondorioz, gure dokumentu-kudeaketa sisteman behar den informazio guztia dugu.

Informazioa OCR bidez digitalizatzeak erraztu egiten du lan-prozesuen eta-fluxuen kudeaketan dokumentazio ugari integratzea.

Dena ondo, baina nola egiten da artxibatu masiboa eskanerretik?

PaperOffice DMSk bere eskanerraren artxibatze masiboa ere hartu du kontuan, testu-aitorpenarekin, IAren integrazioarekin eta funtsezko hitzekin zerikusia duten ezaugarri garrantzitsuenetarako.

ScanConnect moduluak ez du soilik bere eskaner eta PaperOffice DMSren arteko lotura zuzena eskaintzen. ScanConnect eskaneoetarako eskaner-tresna indartsua da, eta eskaneaketa masiboarekin laguntzeko beste ezaugarri interesgarri batzuk ezkutatzen ditu.

Lehenik eta behin, dokumentuaren orrialde guztiak eskaneatzeko prestatzen ditu eta, ondoren, orri bereizleak bereizi nahi dituen dokumentu indibidualen artean jarri.

PaperOfficek orri bereizleak ezagutzen ditu eta dokumentuak banan-banan gordetzen ditu.

15 arrazoi bere eskanerra PaperOffice DMSrekin batera erabiltzeko

• Arrazoia 1 - Aurki ditzake dokumentuak PaperOffice DMS-en

  Testu osoaren indexazioa eta Googleren antzeko bilaketa: PaperOffice DMS bezalako dokumentuak kudeatzeko sistema batean, bere dokumentu eskaneatuak, ordainagiriak eta informazioa segundotan aurki ditzakezu. Hori posible da bere dokumentuak testu osoaren aitorpenez aztertzen eta indexatzen direlako, biltegiratu bezain laster.

  Bilaketa-muga bat sartu besterik ez du egiten, Googlerekin bezala, eta PaperOfficek emaitza guztiak zerrendatzen ditu. Bai, Googlerekin bezala: Segundo gutxiren buruan edozein dokumenturen edozein testu-eduki aurki dezakeelako, bilaketa integratuko motorra, testu osoaren bilaketa eta iragazki gehigarrien funtzioak erabiliz.

  PaperOffice-n hitz gakoen bilaketari uko egin nahi ez dio, eta bilaketa-iragazkiarekin dokumentu guztiak aurkituko ditu, zein diren zehaztuak, mezu elektronikoak bidaltzea, Excelera esportatzea edo artxibo-sistema erabiltzea barne!

• Arrazoia 2 – Paperezko dokumentuen bertsio automatikoa

  PaperOfficek automatikoki bertsionatzeko aukera ematen du, argazki bat sortzen du eta banan-banan gordetzen du, nahi duen bertsioa edozein unetan ireki ahal izateko.

  Bertsio-bertsio integratuari esker, dokumentu-aldaketa bakoitza dokumentuaren bertsio berri gisa aitortzen da eta gorde egiten da. Bertsio bakoitza modu independentean ireki, esportatu eta editatu dezakezu.

• 3. arrazoia – Eskaneoetarako bereizgailuak hainbat dokumentutako sortak direla-eta

  PaperOfficeren orrialde banatzaile bat jarri besterik ez du egin, bereizi beharreko dokumentu bakoitzaren aurrean. PaperOfficek eskaneatzeko prozesuan orri bereizleak ezagutzen ditu eta dokumentuak banan-banan gordetzen ditu.

• Arrazoia 4 – Eskanerretik zuzenean artxiborako orri adimendunak

  PaperOfficek eskuz aurkezteko aukera eskaintzen dio aurkezpen guztiz automatizatuari, inolako esku-hartzerik gabe. Eremu guztiak automatikoki betetzen dira eta biltegiratzeko ibilbidea ere dataren arabera sortu eta erabil daiteke.

• 5. arrazoia: XML / JSON-erako gaitutako QR kodeak orrialde bereizgailuetan

  XML / JSON-ekin bateragarriak diren QR kodeak gordetzen ditu orri bereizleetan hitz gakoekin eta eskaneatzea bere dokumentu-pila: PaperOffice-k orrialde bereizleak eta QR kodeak ezagutzen ditu bere XML / JSON komandoekin eta dokumentuen hitz gakoak gordetzen direnean.

  Horrela, dokumentu mota bat duten orri bereizgarri indibidualak gorde ditzake, adibidez,"faktura" eta biltegiratze-kokapen berezia, eskaneatzeko, eta, horrela, eskaneatzeko artxiboak modu espezifikoan gorde ditzake.

• Arrazoia 6 - Eskaneatzeko karpeten direktorioen monitoreoa

  Zure kopiatzaileak karpeta berezi batean gorde al ditzake eskanearrak? Genial, karpeta monitoreatu hau besterik ez duzu, eta artxibo erabat automatikoa izango duzu segundotan!

  Ikus ezazu PaperOfficek edozein karpeta automatikoki ikuska dezala. Karpeta honetan artxibo berriak agertu bezain laster, beren zehaztapenen arabera artxibatzen dira eta modu erabat autonomoan prozesatzen dira.

• Arrazoia 7 : Direktorioko begiraleentzako aurkezpen-arauak konfiguratzea

  Gustatuko al litzaizuke dokumentuak paperean harrapatzea, eskaneatu ondoren, baina baita automatikoki etiketatzea ere, xehetasunik txikienera arte? Lehenik eta behin, dokumentu guztiak karpeta batean eskaneatu eta, ondoren, direktorioen ikuskapena konfiguratu. Jarraian, zehaztu artxiboko maskara espezifiko bat erabiltzen dela karpetan zerbait dagoen bezain laster.

  Gainbegiratzeaz gain, informazio garrantzitsu guztia ere zehaztu dezake, hala nola izena, biltegiratzeko kokapena, dokumentu mota, etab. PaperOffice zure aurkezpenaz arduratzen da.

• Arrazoia 8 – Eskaneetarako eskaner-tresna indartsua eskuzko eskaneetarako

  Banakako orriak, eskanea masiboak edo argazki eskaneak: Ez dio axola zer dagoen paperez eginda, eskaneatzen eta zehaztasun handiz grabatzen da IAn oinarritutako optimizazioari esker.

  ScanConnect integratua bateragarria da eskaneurri-unitate integratua duten eskaneurri, multifuntzio anitzeko gailu edo fotokopiagailu guztiekin, eta oso erraz erabiltzen da.

• Arrazoia 9 – Scan2Folderren euskarri teknikoa

  Bere eskanerra WIA eskaner edo TWAIN bat ez bada, PaperOfficek Scan2Folder aukera eskaintzen du. PaperOfficek gainbegiratutako karpeta batean gorde itzten ditu dokumentuak eskaneatuta.

• Reason 10 - 100 hizkuntza baino gehiagotan dokumentu analogikoen OCR testua aitortzea

  PaperOfficek 100 hizkuntza baino gehiagoren testu analogikoa modu fidagarrian bihurtzen du, karaktere zirilikoak eta asiarrak barne.

  Horrela eskaneatu daitezke nazioarteko dokumentuak bere enpresan: PaperOffice DMS-k hizkuntza aitortzen du eta testu-aitorpena egiten du. Horri esker, dokumentua bere datu-basearen barruan bilatu eta segundo gutxiren buruan aurkitu ahal izango duzu.

• Arrazoia 11 – Epe luzerako artxibingerako PDF/A bihurketa automatikoa
  Papereko dokumentuak automatikoki gordetzen dira ISO 19005 PDF/ A arauan. PDF/ A-1 formatua da formaturik murriztaileena, 2 maila ditu: PDF/ A-1b ikusmen-erreproduzigarritasunerako eta PDF/ A-1a mapeo Unicode eta edukien egituraziorako.
• Arrazoia 12 – Ez da hodeirik inplementatzen eta ez da behar

  PaperOffice tokian bertan erabiltzen dituen datu-baseetan edo NAS-en oinarritzen da, Synology edo QNAP kasu. Horrela, zure dokumentuei buruzko informazio guztia, hala nola miniaturak eta egin den testu-aitorpena, bai eta beste hitz gako batzuk ere, zure datu-basean gordetzen da.

  Horrela, datuak ez dira hirugarrenen hodei-hornitzaileetan amaitzen, eta ez du hileroko kosturik ordaindu behar datuak biltegiratzeagatik.

• Arrazoia 13 – GDPR eta GOBD biltegiratzea

  Orriak kentzen dituen, hautsi edo paperOfficerekin belzten dituen alde batera utzita, dena modu egokian bertsionatuta, GOBDren arabera, aurkezpen perfektu baterako.

  PaperOfficek automatikoki bertsionatzeko aukera ematen du, argazki bat sortzen du eta banan-banan gordetzen du, nahi duen bertsioa edozein unetan ireki ahal izateko.

• Arrazoia 14 – Dokumentu digitaletara deitzea QR kode baten bidez (kamera-eskaneoa)

  PaperOfficeren QR kodeak erabiltzeak aukera bikainak irekitzen ditu, hala nola, QR kode bera duten paperezko dokumentuen bertsio automatikoak kontrolatzea.

  Era berean, PaperOfficeko dokumentuak erraz bilatu ditzakezu QR kode bat erabiliz: ireki QR kodearen bilaketa eta PaperOfficeren dokumentuaren QR kodea web kameran, PaperOffice-n erakusteko.

• Arrazoia 15 - Kalitate-prezio erlazio ezin hobea

  PaperOffice erosteko lizentziek bizi-balioa dute, jarraipen-kosturik gabe, eta PaperOffice PLUS aukerakoarekin, jarraipen-eguneratze guztiak, urteko bertsio berriak eta telefono bidezko eta Teamviewer-en doako euskarri pertsonala, ezusteko desatseginik gabeko prezio finkoan.

  15 arrazoi baino ez ziren izan, eta horregatik erabili beharko luke eskanerra dokumentuak kudeatzeko sistema batekin. Aurretik zerrendatutakoez gain, PaperOfficek askoz arrazoi gehiago eskaintzen dizkio: bizi-zikloen kudeaketa (atxikipen-aldiak), sarbide-erregistroa, baimenik gabeko eta zifratutako sarbideen aurkako babesa, Outlook / Office-n intuitiboa integratzea, dokumentuen indexazioa (metadatuak), lan-fluxuko soluzioak eta askoz gehiago.

  Gure tokira joanez eta" Zer egin dezake PaperOffice"-ra joaten.

Dokumentuak eskaneatzea eta DMSn artxibatzeak abantaila handiak eskaintzen dizkie enpresei. Dokumentuak barne hartzen dituzten prozesu guztiak optimizatuta daude. Datuen babesa eta datuen segurtasuna bermatuta daude oraindik.

Paperik gabeko bulegoak langileak arintzen ditu. Bilaketa-ahalegin handia eta kostuak aurrezten ditu. Eta bere administrazio-prozesuen segurtasun juridikoa hobetzen du.

Enpresa askorentzat, PaperOffice DMS digitalizaziorako lehen urratsa da. Dokumentuak eskaneatzean eta digitalki artxibatzean, jatorrizkoaren kopia digital bat baino askoz gehiago sortzen du. Eskaneatzeak egituratu gabeko informazioa datu egituratu bihurtzen du.

Ziurtatu akats hau saihestuko duzula

Enpresa handiek denbora luzez digitalizazioko funtzionarioak izendatu dituzten bitartean, dokumentu analogikoak lanaldi osoko bihurtzeaz arduratzen direnak, enpresa txiki eta ertainek ez dute giza baliabiderik, batez ere kalifikazio profesional egokiak behar direlako.
Hala ere, hau akats komuna da eta inbertsio txarretara eramaten du, fabrikatzaile askok ezjakintasun horretaz baliatzen baitira.

Behin-behineko ondorioa

Ez duzu TI-n espezialistarik edo liburuzain trebaturik behar!

Benetan behar duzun guztia

• software egokia
• FI-ko bazkidea
• Dagokion hardwarea

Batzuetan, hardwarea sarritan hor, lehen baino potentzial handiagoa du eta berehala erabil daiteke.

Eskupeko

Bestalde, artikulu berezi bat dago"Fakturen prozesamendu digitala" gaiari buruz, digitalizazioaren abantailei edo faktura digitalen prozesamenduari buruzko informazioa eman zuena:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide