Gehieneko deskontu ofertarik altuena
Exklusiboko barrukako albisteak
Doako bira eguneraketak
Gehieneko deskontu ofertarik altuena
Exklusiboko barrukako albisteak
Doako bira eguneraketak
Adiskidetasuna Sinadura Hitza Onurarako
Ez dugu zure helbide elektronikoa inori emanen eta gurekin bidaltzen duen edozein email-ek deskarga ezazu estekaren botoi bat baino ez du.
Dokumentu-kudeaketako sistemek, laburtzeko DMSk, bere enpresa babesten dute merkataritza-dokumentuen kudeaketa elektroniko eta sistematikoan. Beraz, DMS bat da, zentzu askotan, paperik gabeko bulego baterantz lehen urratsa. Zure eskanerrarekin batera, zu artxibo analogikoak digitalizatzeko eta bilaketa eta artxibo prozesuak bizkortzeko ekipo ezin hobea zara.
Bazkidea emateko
Gutxienez 15 arrazoi ematen dizkiogu Dokumentuak Kudeatzeko Sistema (DMS) bere eskanerarekin batera erabili behar dituzunak. PaperOffice DMS-rekin eskaneoa eta administrazio sinplifikatuaDikotomia bat mundu osoko bulego gehienetan. Alde batetik, eremu digitala banakako eta sareko ordenagailuekin, bestetik, paperezko dokumentuak. Horrek batzuetan kaosa eragiten du eta, batez ere, denbora galtzen da. Edukia bilatzeko denbora.
McKinseyren nazioarteko txosten baten arabera, bulegoko langileek egunean 1,8 ordu ematen dituzte informazioa bilatzen eta biltzen, hau da, astean 9,3 ordu batez beste.
Contadores, idazkariak, erosleak, langileak, langileak eta beste talde profesional asko egunero ari dira administrazio-prozesuak prozesatzen. Enplegatu baten lana, sarritan, beste batenaren araberakoa izaten da.
Enpresa bakoitzak funtzio anitzeko gailu bat du orain, eta eskaneatzeko funtzioa ere onartzen du. Baina askorentzat, dokumentuen kudeaketarako sistema baten terminoa eta erabilera oraindik ez dira ezagutzen.
Gaur egungo artikuluan azaltzen dugu merezi duela dokumentu-kudeaketarako sistema bat erabiltzea bere eskanerrarekin. Gutxienez 15 arrazoi emango dizkiogu erabiltzeko, eta, horri esker, bere bulegoa digitala eta paperik gabea izan dadin eta bere enpresaren negozio nagusiaren eraginkortasuna handitzeko nola erabil dezakeen esango diogu.
Arrazoietan sartu baino lehen, erantzun diezaiogun galderari:
Fakturak, ontziratze-agiriak, erantsitako gutunak, bidalketak edo funtzionamendu-jarraibideak gailu berrietarako eta lotutako berme-ziurtagirietarako, adibide batzuk bakarrik aipatzearren? Digitalizazioa maiz iristen da, langile eta denbora falta dagoelako. Ondorioz, mendi analogikoa hazi egiten da.
DMS batekin eta bere beharretara egokitzen den eskaner batekin, dikotomia eta behar ez den denbora-galera kontrola ditzake.
DMSk dokumentuak kudeatzeko softwarea ere esan nahi du, eta dokumentuak administratzera bideratuta, bereziki dokumentu digitalak, analogikotik digitalera bihurtzea barne. PaperOffice DMS software hori da.
Izan ere, PaperOffice DMS-ek paper analogikoa eduki digital bihurtzea posible egiten du.
Modu adimendunean egituratutako indexazioak dokumentu bakoitza prozesu zuzenari esleitzen dio, hitz gako bat sartuz. PaperOffice-n bilaketa-motorrarekin, dokumentu guztiak aurkitu eta dei daitezke. Betekizunen arabera, grabatutako letrak OCR testua aitortuz bihurtzen dira, Office-ren software bateragarriarekin prozesatu ahal izateko.
Beharra ezagutzen dugu, baina:
Gaur egungo munduan, langileek dokumentu ugari dituzte: paperezko jatorrizko dokumentuak, hala nola gutunak edo kontratuak, PDF eta dokumentu elektronikoak, hala nola artxiboak eta posta elektronikoak.
Enpresa askotan, dokumentu horiek hainbat lekutan kopiatu, inprimatu, birbidaldu, banatu eta artxibatu egiten dira. Informazio garrantzitsua bilatzea gero eta zailagoa da, eta lan-fluxu antiekonomikoetara eta gainkargatutako enplegatuetara eramaten du. Artikulu xehatu bat dugu, non dokumentu-kudeaketarako sistemen beharra deskribatzen den eta horiek erabiltzearen abantailak zerrendatzen diren.
Hala ere, zure langileak bulegoetan edo enpresa osoan paper-kontsumoa ezabatzen edo murrizten hasten badira, prozesuak ere hobetuko dituzu, produktibitatea handituko duzu datuak digitalizatuz, paperik gabeko metodoak erabiliko dituzu eta horrela kostuak murriztuko dituzu.
Beste abantaila eta alderdi asko dagoeneko eztabaidatu dira "Paperik gabeko bulego batean inplementatzea" gaiari buruzko artikulu zehatz batean.
Adibidez, funtzio anitzeko gailuak (MFP), Brother edo Konica Minolta eta beste fabrikatzaile batzuenak, esaterako.
Inprimagailua, eskanerra eta kopiagailua: Eskaneatutako dokumentuak direktorio nagusira joaten dira gailu zentral horien bidez edo "eskaneo zuzenaren bidez" postara, paperOffice-k monitorea den postontzi batera mezu elektroniko bat bezala, paperOffice-k monitorea, adibidez, eta horrela automatikoki sartzen da dokumentu-kudeaketako softwarean.
Edo, besterik gabe, PaperOfficeren helbide pertsonalizatua bere eskaner-ean, DropMail-en helbide elektronikoa, bere artxibo eskaneatuen biltegiratze-kokapena bezala. PaperOfficek artxibo guztiak erraz artxibatzen ditu posta elektronikoz.
Eskupeko
"Archivo erabat automatizado de documentos paperean eskanerretik" gaiari buruz, YouTuben bideo bat ere badago, prozesu hau modu sinple eta ulergarrian azaltzen duena:
Paperezko dokumentuak modu normalean eskaneatu nahi dituztenentzat, PaperOffice-n akatsez integratutako"ScanConnect" modulua egokia da. Izan ere, hori bateragarria da eskanener, gailu multifunzio edo kopiagailu guztiekin, eskaneatzeko unitate integratu batekin, eta oso erraza da erabiltzen.
Hala ere, ez da garrantzitsua paperezko dokumentuak PaperOfficera nola iristen diren, OCR testuaren aitorpen automatizatuari esker, eskaneatutako dokumentazio guztiaren edukia aitortzen baita.
Ez dio axola zer dagoen paperez eginda, eskaneatzen eta zehaztasun handiz grabatzen da IAn oinarritutako optimizazioari esker.
Dokumentuak erregistratzen diren bezain laster, bere edukia prozesatu gabeko testu-deskonposizioaren bidez indexatzen da. Hitz gutxitan, edukia hitzez hitz idazten da erregistro berezi batean, algoritmoarekin, hitz indibidualak hitzen konbinazio batean ezagutuz eta era berean grabatuz.
Dokumentu-kudeaketako sistemei buruz hitz egiten dugunean, ez dugu ahaztu behar: zenbat eta handiagoa izan prozesuen parte den informazioaren digitalizazio-maila, orduan eta handiagoa izango da lor dezakegun kontrol- eta automatizazio-maila. Artikulu bat idatzi dugu digitalizazioaren abantailei buruz, egin klik hemen.
Lehenengo urratsean, zuk zehazten duzu zein dokumenturi dagozkion gure prozesuei, nola integratzen ditugun gure dokumentu-kudeaketako sisteman, eta zer informazio atera eta gordeko den zure datu-baseko dokumentuekin batera. Behin informazioa sartuta, bere bizi-zikloa zehazten dugu, beste prozesu batzuekin nola interaktuatuko duen eta nola integratu dezakegun.
Litekeena da hainbat iturritatik eta formatu ezberdinetatik datorren informazioa aurkitzea. Horietako batzuk modu digitalean, artxiboetan edo datu-baseetan gordeta, eta beste batzuk dokumentu inprimatu moduan.
Zer egiten dugu dokumentu digitalekin pdf formatuan, doc formatuan, etab.? Hemen prozesua oso erraza da.
PaperOfficeren interfazeari dokumentu digitala arrastatu. Edo Windows-en karpetak erraz monitorizatu daitezen dokumentuak jaso ondoren.
Eskupeko
Bestalde, YouTuben bideo bat dago , "Monitoreo de directorios y archivo masibo" gaiari buruzkoa, eta prozesu hau modu ulergarrian azaltzen du:
Papereko dokumentuak erraz eskaneatu eta formatu digitalera bihur daitezke eskaner integratuari esker.
Karaktereen Ezagutza Optikoa (OCR = Karaktereen Aitorpen Optikoa) programari esker, urrats garrantzitsua eman dugu. Eskaner bat edo digitalizaziorako beste gailu bat erabiliz, dokumentua irudi bihurtu ez ezik, edukia elektronikoki" irakurri" ere egin dezakegu.
OCR puru testua datu-basean ez ezik, PIA izeneko adimen artifizialari esker(IA) ere, automatizazioa eskuz edo automatikoki zehaztu daiteke.
Horrela erabiltzen dugu sistema dokumentuaren zein arlo irakurri behar diren automatikoki aitortu eta zehazteko. Faktura-zenbakia, data, produktuak, zenbatekoak, etab. Ondorioz, gure dokumentu-kudeaketa sisteman behar den informazio guztia dugu.
Informazioa OCR bidez digitalizatzeak erraztu egiten du lan-prozesuen eta-fluxuen kudeaketan dokumentazio ugari integratzea.
PaperOffice DMSk bere eskanerraren artxibatze masiboa ere hartu du kontuan, testu-aitorpenarekin, IAren integrazioarekin eta funtsezko hitzekin zerikusia duten ezaugarri garrantzitsuenetarako.
ScanConnect moduluak ez du soilik bere eskaner eta PaperOffice DMSren arteko lotura zuzena eskaintzen. ScanConnect eskaneoetarako eskaner-tresna indartsua da, eta eskaneaketa masiboarekin laguntzeko beste ezaugarri interesgarri batzuk ezkutatzen ditu.
Lehenik eta behin, dokumentuaren orrialde guztiak eskaneatzeko prestatzen ditu eta, ondoren, orri bereizleak bereizi nahi dituen dokumentu indibidualen artean jarri.
PaperOfficek orri bereizleak ezagutzen ditu eta dokumentuak banan-banan gordetzen ditu.
Testu osoaren indexazioa eta Googleren antzeko bilaketa: PaperOffice DMS bezalako dokumentuak kudeatzeko sistema batean, bere dokumentu eskaneatuak, ordainagiriak eta informazioa segundotan aurki ditzakezu. Hori posible da bere dokumentuak testu osoaren aitorpenez aztertzen eta indexatzen direlako, biltegiratu bezain laster.
Bilaketa-muga bat sartu besterik ez du egiten, Googlerekin bezala, eta PaperOfficek emaitza guztiak zerrendatzen ditu. Bai, Googlerekin bezala: Segundo gutxiren buruan edozein dokumenturen edozein testu-eduki aurki dezakeelako, bilaketa integratuko motorra, testu osoaren bilaketa eta iragazki gehigarrien funtzioak erabiliz.
PaperOffice-n hitz gakoen bilaketari uko egin nahi ez dio, eta bilaketa-iragazkiarekin dokumentu guztiak aurkituko ditu, zein diren zehaztuak, mezu elektronikoak bidaltzea, Excelera esportatzea edo artxibo-sistema erabiltzea barne!
PaperOfficek automatikoki bertsionatzeko aukera ematen du, argazki bat sortzen du eta banan-banan gordetzen du, nahi duen bertsioa edozein unetan ireki ahal izateko.
Bertsio-bertsio integratuari esker, dokumentu-aldaketa bakoitza dokumentuaren bertsio berri gisa aitortzen da eta gorde egiten da. Bertsio bakoitza modu independentean ireki, esportatu eta editatu dezakezu.
PaperOfficeren orrialde banatzaile bat jarri besterik ez du egin, bereizi beharreko dokumentu bakoitzaren aurrean. PaperOfficek eskaneatzeko prozesuan orri bereizleak ezagutzen ditu eta dokumentuak banan-banan gordetzen ditu.
PaperOfficek eskuz aurkezteko aukera eskaintzen dio aurkezpen guztiz automatizatuari, inolako esku-hartzerik gabe. Eremu guztiak automatikoki betetzen dira eta biltegiratzeko ibilbidea ere dataren arabera sortu eta erabil daiteke.
XML / JSON-ekin bateragarriak diren QR kodeak gordetzen ditu orri bereizleetan hitz gakoekin eta eskaneatzea bere dokumentu-pila: PaperOffice-k orrialde bereizleak eta QR kodeak ezagutzen ditu bere XML / JSON komandoekin eta dokumentuen hitz gakoak gordetzen direnean.
Horrela, dokumentu mota bat duten orri bereizgarri indibidualak gorde ditzake, adibidez,"faktura" eta biltegiratze-kokapen berezia, eskaneatzeko, eta, horrela, eskaneatzeko artxiboak modu espezifikoan gorde ditzake.
Zure kopiatzaileak karpeta berezi batean gorde al ditzake eskanearrak? Genial, karpeta monitoreatu hau besterik ez duzu, eta artxibo erabat automatikoa izango duzu segundotan!
Ikus ezazu PaperOfficek edozein karpeta automatikoki ikuska dezala. Karpeta honetan artxibo berriak agertu bezain laster, beren zehaztapenen arabera artxibatzen dira eta modu erabat autonomoan prozesatzen dira.
Gustatuko al litzaizuke dokumentuak paperean harrapatzea, eskaneatu ondoren, baina baita automatikoki etiketatzea ere, xehetasunik txikienera arte? Lehenik eta behin, dokumentu guztiak karpeta batean eskaneatu eta, ondoren, direktorioen ikuskapena konfiguratu. Jarraian, zehaztu artxiboko maskara espezifiko bat erabiltzen dela karpetan zerbait dagoen bezain laster.
Gainbegiratzeaz gain, informazio garrantzitsu guztia ere zehaztu dezake, hala nola izena, biltegiratzeko kokapena, dokumentu mota, etab. PaperOffice zure aurkezpenaz arduratzen da.
Banakako orriak, eskanea masiboak edo argazki eskaneak: Ez dio axola zer dagoen paperez eginda, eskaneatzen eta zehaztasun handiz grabatzen da IAn oinarritutako optimizazioari esker.
ScanConnect integratua bateragarria da eskaneurri-unitate integratua duten eskaneurri, multifuntzio anitzeko gailu edo fotokopiagailu guztiekin, eta oso erraz erabiltzen da.
Bere eskanerra WIA eskaner edo TWAIN bat ez bada, PaperOfficek Scan2Folder aukera eskaintzen du. PaperOfficek gainbegiratutako karpeta batean gorde itzten ditu dokumentuak eskaneatuta.
PaperOfficek 100 hizkuntza baino gehiagoren testu analogikoa modu fidagarrian bihurtzen du, karaktere zirilikoak eta asiarrak barne.
Horrela eskaneatu daitezke nazioarteko dokumentuak bere enpresan: PaperOffice DMS-k hizkuntza aitortzen du eta testu-aitorpena egiten du. Horri esker, dokumentua bere datu-basearen barruan bilatu eta segundo gutxiren buruan aurkitu ahal izango duzu.
PaperOffice tokian bertan erabiltzen dituen datu-baseetan edo NAS-en oinarritzen da, Synology edo QNAP kasu. Horrela, zure dokumentuei buruzko informazio guztia, hala nola miniaturak eta egin den testu-aitorpena, bai eta beste hitz gako batzuk ere, zure datu-basean gordetzen da.
Horrela, datuak ez dira hirugarrenen hodei-hornitzaileetan amaitzen, eta ez du hileroko kosturik ordaindu behar datuak biltegiratzeagatik.
Orriak kentzen dituen, hautsi edo paperOfficerekin belzten dituen alde batera utzita, dena modu egokian bertsionatuta, GOBDren arabera, aurkezpen perfektu baterako.
PaperOfficek automatikoki bertsionatzeko aukera ematen du, argazki bat sortzen du eta banan-banan gordetzen du, nahi duen bertsioa edozein unetan ireki ahal izateko.
PaperOfficeren QR kodeak erabiltzeak aukera bikainak irekitzen ditu, hala nola, QR kode bera duten paperezko dokumentuen bertsio automatikoak kontrolatzea.
Era berean, PaperOfficeko dokumentuak erraz bilatu ditzakezu QR kode bat erabiliz: ireki QR kodearen bilaketa eta PaperOfficeren dokumentuaren QR kodea web kameran, PaperOffice-n erakusteko.
PaperOffice erosteko lizentziek bizi-balioa dute, jarraipen-kosturik gabe, eta PaperOffice PLUS aukerakoarekin, jarraipen-eguneratze guztiak, urteko bertsio berriak eta telefono bidezko eta Teamviewer-en doako euskarri pertsonala, ezusteko desatseginik gabeko prezio finkoan.
15 arrazoi baino ez ziren izan, eta horregatik erabili beharko luke eskanerra dokumentuak kudeatzeko sistema batekin. Aurretik zerrendatutakoez gain, PaperOfficek askoz arrazoi gehiago eskaintzen dizkio: bizi-zikloen kudeaketa (atxikipen-aldiak), sarbide-erregistroa, baimenik gabeko eta zifratutako sarbideen aurkako babesa, Outlook / Office-n intuitiboa integratzea, dokumentuen indexazioa (metadatuak), lan-fluxuko soluzioak eta askoz gehiago.
Gure tokira joanez eta" Zer egin dezake PaperOffice"-ra joaten.
Dokumentuak eskaneatzea eta DMSn artxibatzeak abantaila handiak eskaintzen dizkie enpresei. Dokumentuak barne hartzen dituzten prozesu guztiak optimizatuta daude. Datuen babesa eta datuen segurtasuna bermatuta daude oraindik.
Paperik gabeko bulegoak langileak arintzen ditu. Bilaketa-ahalegin handia eta kostuak aurrezten ditu. Eta bere administrazio-prozesuen segurtasun juridikoa hobetzen du.
Enpresa askorentzat, PaperOffice DMS digitalizaziorako lehen urratsa da. Dokumentuak eskaneatzean eta digitalki artxibatzean, jatorrizkoaren kopia digital bat baino askoz gehiago sortzen du. Eskaneatzeak egituratu gabeko informazioa datu egituratu bihurtzen du.
Enpresa handiek denbora luzez digitalizazioko funtzionarioak izendatu dituzten bitartean, dokumentu analogikoak lanaldi osoko bihurtzeaz arduratzen direnak, enpresa txiki eta ertainek ez dute giza baliabiderik, batez ere kalifikazio profesional egokiak behar direlako.
Hala ere, hau akats komuna da eta inbertsio txarretara eramaten du, fabrikatzaile askok ezjakintasun horretaz baliatzen baitira.
Ez duzu TI-n espezialistarik edo liburuzain trebaturik behar!
Benetan behar duzun guztia
Batzuetan, hardwarea sarritan hor, lehen baino potentzial handiagoa du eta berehala erabil daiteke.
Eskupeko
Bestalde, artikulu berezi bat dago"Fakturen prozesamendu digitala" gaiari buruz, digitalizazioaren abantailei edo faktura digitalen prozesamenduari buruzko informazioa eman zuena:
Azkenik, gaiarekin lotutako galdera askoren erantzunak ematen ditugu "Eskanerrak eta dokumentu-kudeaketa: abantailak eta erabilerak":
Galderari azkar eta erraz erantzuten diona hauxe da: enpresa bakoitzarentzat. Enpresa-sektore eta-tamaina guztiek paperik gabeko bulego baten onura jasotzen dute, enpresa txiki eta ertainak eta start-up-ak eta enpresa handiak. Hala ere, konbertsioa bereziki baliotsua da enpresa txiki eta ertainentzat: Prozesatze-ahalegina murrizteak eta kostuek hazkundea are gehiago bultzatzeko behar den aurrekontua askatzen dute.
Ez. GDPR 2018an indarrean sartu zenetik, beranduenez, datuen babesa izan da denon ahotan egon den beste faktore bat. DMS soluzioak eta DMS softwarea datu pertsonal konfidentzialak dituzten dokumentuak prozesatzeko, administratzeko eta biltegiratzeko erabiltzen dira. GDPRren urraketak gertatuz gero, legegileak isun handiak aurreikusten ditu.
Digitalki lan egitea eta dokumentu zaharrak aro berrira eramatea izango da inbertsiorik onena etorkizunean denbora, diru eta urduritasun kopuru izugarria aurrezteko.
Ez du bere espezialista propiorik behar digitalizazioaren abantaila guztiak aprobetxatzeko.
Bere ondoan dagoen bazkide egokia behar du, bere esperientziari esker behar duena zehatz-mehatz inplementatu ahal izateko. Saihestu alarmismoa eta aukeratu proba-posizioak, PowerPoint-en aurkezpen dotoreen ordez, benetan probatu gabe.
Esperientziak erakutsi du ia eragiketa, enpresa eta enpresa guztiek badutela kopiagailu handi bat, bere potentziala erabiltzen ez duena. Gailu horiei eskaneo masiboak gustatzen zaizkie, klipekiko toleranteak dira eta eskanerretan inbertsiorik egin gabe hasiera digitala izateko oinarria izan daitezke.
Saihestu kostuen tranpak DMS / ECM sistemekin, non errukirik gabe dagoen fabrikatzaileen esku. Ez egin konpromisorik zure administrazio-aukerak direnean, hala nola dokumentuak irakastea eta zuk zeuk konfiguratzea. Laguntza behar badu, fabrikatzailea oso pozik egongo da hari laguntzeaz, baina independente izaten jarraituko du.
Prozedurak guztiz berdinak izango dira etorkizunean, baina erabat automatizatuak.
Sartzen den faktura? Lan-fluxua aktibatzen da eta denak bere bide zehatzari jarraitzen dio.
1.000 karpetan bilatu? Ez arazorik, zure Google propioa duzulako!
"Sareen industrian, digitalizazioaren gaia gero eta nabarmenagoa bihurtzen ari da. Hori, adibidez, gure albaranei, piezen zerrendei edo gure planoei, marrazkiei eta konfiguratzaileei aplikatzen zaie. PaperOffice DMS sartu ondoren, eskuzko ahalegina murriztu egin daiteke. Orain aitzindariak gara sare digitalen fabrikatzaile gisa".
Stephan Reichel jauna
K60 Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG
