Erakunde publikoa
Udala
Kondeen karrioia
Carlos A. Garcías Marketin eta Komunikazio gerentea
Hasierako posizioa
Erakunde publikoan autoritate gisa, Carrión de los Condes hiriko udalak dokumentu garrantzitsu ugari kudeatu behar ditu: dokumentuak, eskaerak, identifikazio-txartelak, erregistro-ziurtagiriak, baina baita eraikuntza-artxiboak eta merkataritza-agiriak ere, korrespondentzia eta askoz gehiago.
Zoritxarrez, orain arte udalak ez du nabarmenki onurarik atera dokumentu egokiak kudeatzeko software egoki bat erabiltzeaz, oraindik ez baita konponbide egokirik aurkitu.
Bilaketa errazagoa eta eraginkorragoa egiteko, hiriko artxiboak dokumentazioa digitalizatzea eta edukia barne-artxiboko datu-basean sartzea planifikatu zuen.
Eskuzko prozesamenduak denbora gehiegi beharko zuen, eta, beraz, informazioa modu automatizatuan ateratzea bilatu zuten.
Hiriko administrazioaren helburua paperezko dokumentuak digitalizatzea zen, prozesuen optimizazioa eta lan-fluxuaren kontrola sartzea sartzen diren dokumentu eta irten guztien gainean, prozesuen zati handi bat bigarren mailan automatizatzea eta, beraz, propietateak kudeatzeko prozesua optimizatzea.
Dagoen arazoa
Iraganean, gobernu sistema osoa paperean oinarritzen zen. Herritarrek aurkeztutako eskaerak artxiboetan sailkatzen ziren erregistro-bulegoan, udaletxera bidaltzen ziren, eta bertan dokumentu gehigarriak gehitzen ziren.
Gero, dokumentuak bulegoko horma guztiak estaltzen zituzten metro bateko luzerako apaletako hormetara migratu ziren, eta urte luzez bildu ziren han.
Baina dauden eta egunero sartzen diren dokumentuekin, Carrión de los Condeseko udalaren eskuzko sistema bere mugetara iritsi zen: banakako ordainagiriak sarritan oker agertzen ziren edo aldez aurretik lankideek kentzen zituzten eta oraindik ez ziren itzuli. Kanpoko erakundeen parte-hartzea ere zaila izan zen, adibidez, udalek edo adituek eskaerak ebaluatzeko sarbidea behar zutenean.
"Karpetatan dokumentuak artxibatzean saihestu daitezkeen biltegiratze-kostuak genituen. Gainera, dokumentuak bilatzeko denbora asko behar izaten zen, eta askotan artxibora bisita egitea eskatzen zuen".
Carlos A. García, marketin eta komunikazio gerentea.
Emaitza prozesatze-denbora luzeak izan ziren, eta ez ziren eraginkorrak izan beharrezko dokumentazioa prozesatzeko, berreskuratzeko eta bidaltzeko.
Baina arazorik handiena dokumentuen antzinatasuna zen, hautsi egiten zirelako. Ondorioz, dokumentu digitalen kudeaketaren bila joan zen agintaritza.
Kasu-azterketa PaperOffice dokumentu-kudeaketako sistemarekin batera egin zen, eta kezkan oinarritu zen, edozein administrazio-organotan ohikoa den bezala, paperezko erregistro eta artxibo ugariak mantentzea eta biltegiratzeko, sailkatzeko eta antolatzeko espazio fisiko eta pertsonala izatea( batzuk egoera kritikoan) izateko.
Aurrekontu-marjina gorabehera, Carrión de los Condeseko udal-agintaritzak ondorioztatu zuen sistema zaharkitu horren ordez moderno moderno eta digital batek ordezkatu behar zuela. Horrela, dokumentuak bilatu beharrean, erakunde publikoa hiriko administrazio baten benetako zereginean ari daiteke: herritarrak.
"Lanean aurrera egin berri dugu eta orain abantaila bat dugu".
Carlos A. Garcíak, Carrión de los Condes administrazioko Marketin eta Komunikazio Gerenteak, erakunde publiko guztiek aurre egin beharreko arazo guztiak digitalizatzeko irtenbide bat bilatzen zuen. Udalerriko administrazio-lan guztiak digitalizatzea ere aurreikusi zen, lehen, neurri handi batean , antzekoak baitziren.
Zergatik aukeratu zuen Udalak PaperOffice DMS
Hautaketa-irizpide garrantzitsuenak fidagarritasuna eta segurtasuna izan ziren, kudeatutako dokumentuak isilpekoak baitira, hala nola dokumentu pertsonalak edo eskatzailearen finantza-egoera.
Hodei-hornitzaile batzuk edo kode irekiko konponbideak ez ziren aintzat hartu erakunde publikoan datuak babesteko erregulazioak zirela-eta, ezin baitzen bermatu GDPR datu pertsonalen segurtasuna eta epe luzerako inbertsioaren segurtasuna.
PaperOffice DMS ez denez aplikazio bat hodeian eta datu guztiak udaletxean dagoen datu-base zentral batean gordetzen dituenez, azkenean proba batekin probatzea erabaki zen.
"PaperOfficerekin egindako lehen hitzorduan, PaperOfficek dokumentuen kudeaketaren arloan egindako 20 urteko esperientzia nabaritzen da".
PaperOfficek dokumentu eta lege-jarraibideen estandar guztiak gainditzen ditu, batez ere udalean zuzenean enkriptatu diren dokumentuak biltegiratzeagatik, eta ez hodei batean.
Bertsio bateragarrien kontrola eta auditoretzen probako bertsioen kontrola izango dituen dokumentuak kudeatzeko sistema bat erabiltzeko beharra inoiz baino argiagoa da.
Erabakitzeko arrazoi handi bat babesaren eskuragarritasuna izan zen, izan ere, iraganean beste hornitzaile batzuekin oso esperientzia txarrak egin dira, eta horrek udala geldiaraztea ere ekarri zuen.
Bereziki, fidagarritasuna bermatzeko eta benetako arazoak simulatzeko, paperOfficeren euskarriarekin harremanetan jarri zen behin baino gehiagotan, epeak betetzen ziren eta euskarriaren kalitatea zein zen ebaluatzeko.
PaperOffice beste edozein fabrikatzaileren aurretik hemen.PaperOfficek erronka onartu du: helburuak eta egutegia
Dokumentu guztiak paperean digitalizatzeko erabakia hartu zen, artxibo digital batean.
Eraldaketa digitalerako bereziki, Carrión de los Condeseko Udalak prestakuntza eta enplegu programa misto bat sortu zuen,"Artxibo digital baten sorrera" izenburupean. Erakunde honek, PaperOfficeko espezialistekin batera, zortzi ikasle eta bi irakasle trebatzen ari da gaur egun.
Bertan, eskuratutako ezagutzak praktika erreal batean aplikatzen dira, denbora optimizatzen eta artxibo historikoaren digitalizazio-soluzioa abian jartzen laguntzen duen lan-fluxu zehatz batekin, 1820ko hamarkadatik aurrera.
"Dokumentuak eskuz prozesatzea denbora asko kostatuko zitzaigun. PaperOffice DMSren soluzio automatizatuarekin, eskuzko ahalegina neurri handi batean murriztu daiteke, eta, aldi berean, etorkizunera begirako teknologian inbertitzen da".
IAko dokumentuen prozesamendu adimendunaren arloan aditua izanik, PaperOffice DMSk dokumentazioa digitalizatzeko enkargua jaso zuen.
Paperean dauden dokumentuak Udaleko langileek kontu handiz eskaneatu zituzten eta PaperOffice DMSn artxibatu zituzten. Jarraian, dokumentuak kudeatzeko sistemak eskaneatutako dokumentu guztien miniatura sortzen du eta testu-azterketa xehatua egiten du. Horrek esan nahi du dokumentu guztien edozein testu-eduki bigarren mailan aurki daitekeela PaperOffice-n integratutako bilaketa-motorra erabiliz.
PaperOffice-rekin digitalizazioaren bidez onurak
PaperOfficeren digitalizazioaren ezarpenari esker, Carrión de los Condeseko udal artxiboak ahal izan zuen:
- Denbora eta baliabideak aurreztu
- Dokumentuak erraz eskuratzeko aukera
- Baimendutako enplegatu bakoitzarentzat dokumentuen erabilgarritasuna
- Aurkezpen argia eman
Orain, datuen eta dokumentuen eskuragarritasuna, udalaren prozesuak aldatzen ari da. Administrazio-ezagutza orain modu gardenean eta eskuragarrian une egokian.
"Datuen segurtasunak, lan-fluxu automatizatuek, dokumentuen digitalizazioak eta PaperOffice administrazio-ingurune batean erraz integratzeak behar zuena eman zuten hiriko administrazio honek paper-kontsumoa murrizteko, paper-prozesuak minimizatzeko, dokumentu hauskorrak artxibatzeko eta epe luzera zaintzeko, eta, horrela, kostuak aurrezteko".
Ildo horretan, administrazio publikoko dokumentuetan oinarritutako prozesu guztiak digitalizatzeko oinarria PaperOffice DMS sistemarekin ezartzen da.
Artxibo-prozesu orokorraz gain:
- Artxibatzea berrikuspen-proban
- Antolaketa-prozesuen optimizazioa
- Dokumentazioa hobeto antolatu
- Dokumentu azkarragoak bilatzea
- Komunikazio sinplifikatua eta zereginen ebazpena
bermatua.
Azken emaitza
Udalak paperezko datuen arazoa ezabatu du, artxiboan sortzen diren dokumentu hauskor guztiak kontu handiz eskaneatu dira eta, beraz, artxibatu egin dira. PaperOfficek OCR testuaren aitorpena datu guztietan egiten duenez, udaleko langileek ez dituzte dokumentuak atera behar, paperOfficeren barruan bakarrik bilatu besterik ez dute egin behar.
Hiriko administrazioak orain lan-fluxurako gaitutako dokumentuak kudeatzeko sistema zentral bat erabiltzen du.
Udalak orain kasuen artxiboak aurki ditzake, baita kasuen zenbakiak ere, haien izen, kokapen eta data elkartuekin, segundo gutxiren buruan. Beraz, artxiboak herritarrentzat azkarrago eta zehaztasun handiagoz lagundu dezake, eta originalak, berriz, bere horretan dirau.
Carrión de los Condeseko udaletxeari buruz
Azalera: 63,37 km². Populazioa: 2,096 (2018)
Probintzia: Palentzia. Gaztela eta Leongo Erkidegoa
Alkatea: José Manuel Otero Sanz.
Biztanleguneak: Kondeen Karrión;
2.000 biztanletik gorako hiri hau Palentziako probintziaren erdialdean. Aurkikuntza arkeologikoen arabera, herriaren jatorria erromatarren aurreko garaikoa da.
Gaur egun, Donejakue Bidea zeharkatzen duten erromes guztiek ezagutzen dute hiria, hiria Donejakue Bidean dagoelako eta erromesen aterpetxeak dituelako.
