7 funtzio garrantzitsu, zure dokumentu-kudeaketako sistemak bete behar dituenak

DMS baten eskariak, dokumentuak kudeatzeko sistema batenak, izugarri hazi dira, edo, hobeto esanda, modu naturalean azken urteotan. Datu-base gisa hasi zena, non jatorriz analogikoak ziren dokumentu gehienak eskaneatuz eta biltegiratuz digitalizatzen ziren, bulego integraleko software bihurtu da, eta gaur egun bulego bateko administrazio-zereginen zati nagusia bere gain hartzen du.

Baina, zein da estandarra, zer espero dezake DMS baten bezeroak?

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Gaur egungo artikuluan, dokumentu-kudeaketako sistema batek zer funtzio garrantzitsu izan behar dituen erakutsiko dizugu. Hori puntuz puntu azal daiteke PaperOffice DMS dokumentu-kudeaketarako software berritzailea erabiliz.

Etekinetan sartu baino lehen, erantzun diezaiogun honako galdera honi:

Nola lagun diezadakezu dokumentu-kudeaketarako sistema bat sartzeak niri eta nire enpresari?

Dokumentuak kudeatzeko sistema bat sartzeak, laburtzeko DMS, bere dokumentuetan egitura argia izaten laguntzen dio, eta informazio-oldeari aurre egiten laguntzen dio.

DMSk dokumentuak kudeatzeko softwarea ere esan nahi du, eta dokumentuak administratzera bideratuta, bereziki dokumentu digitalak, analogikotik digitalera bihurtzea barne. PaperOffice DMS software hori da.

PaperOffice DMSk denbora asko kontsumitzen duten botila-lepo guztiak kentzen ditu, eta dokumentu garrantzitsuen ikuspegi orokorra sortzen du, hala nola kontratuak edo gutunak, etorkizunean DMSan digitalki administratuz.

PaperOffice ez da bereizten dokumentu moten artean, bezeroen kontratuak, alegatuak, ordainsari-aitorpenak, epaiketak eta posta elektroniko bidezko korrespondentzia kudeatzeko laguntza behar duen alde batera utzita: dokumentu-kudeaketako sistemari esker, bere enpresan edo erakundean dituen aurreko prozesuak digitalizatu egiten dira, eraginkorragoak, gardenagoak eta nabarmenki malguagoak bihurtuz.

Dokumentu eskaneatuak eta digitalak PaperOffice erabiliz aurkitu, editatu, gorde, banatu, etiketatu eta segundotan bidal daitezke. Dokumentuen datuak automatikoki ezagutu eta irakur daitezke, eta kanpoko sistemetara transmiti daitezke, hala nola CRM edo ERP.

Egia esan, badakizu dokumentu analogikoak ez daudela eguneratuta. Hala ere, dagoen artxibo analogikoa datu digital bihurtzean dauden konplikazioak ere ikusiko ditu. Dokumentuak digitalizatzea joera bat baino zerbait gehiago delako. Izan ere, orain aldez aurreko baldintza da lehiakorra izaten jarraitzeko eta sektore bereko gainerako enpresa guztiekin eguneratuta jarraitzeko.

Beraz, zentzua du dokumentuak kudeatzeko sistema bat bere enpresan sartzeak.

Beraz, DMS bat zer den eta sartzeak zer ekarriko lidakeen eta artikuluaren benetako galderara zer ekarriko lukeen argitu dugu:

Zer 7 funtzio garrantzitsu bete behar dituzu zure dokumentu-kudeaketa sistemak?

1. funtzioa: Kokapena. Artxibo digital batean gorde

Dokumentuen kudeaketarako sistema guztien eginkizunik garrantzitsuena eta lehena dokumentu guztien bilera eta informazioa da. Horrela, dokumentu eskaneatuak eta digitalak artxibatzea eta administratzea, baita posta elektronikoak ere, datu-base batean gertatzen da, artxibo digital batean, nolabait esateko.

PaperOfficek informazio guztia zuzenean gordetzen du MySQL / MariaDB datu-baseetan, eta horiek zuzenean jardun daitezke edozein plataformatan, tokiko PCtik, NAS( QNAP eta Synology) gailuen bidez edo zerbitzari propio edo eskainien bidez, etxeko bulegotik urrutiko sarbidea barne.

Ez dio axola zer dokumentu mota den.

Dokumentu mota guztiak DMSn modu zentralizatuan biltegira daitezke eta, beraz, eskuragarri daude sail eta negozio-arlo guztientzat.

Enpresarentzat garrantzitsuak diren dokumentu guztiak modu zentralizatuan gordetzen dira eta langile guztiek aurki ditzakete.

Non kokatu behar da artxibo digitala?

Gure bezeroei gomendatzen diegu NAS gailu batean( Synology edo QNAP) edo zerbitzari batean dagoen datu-base batean digitalizatutako datuak artxibatzea. Bere kanpoko PaperOffice zerbitzariarekin (eskainia), datu-babes perfektua duen hodei baten abantaila guztiak lortzen ditu, eta hilero dirua eta lan asko aurrezten ditu.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

PaperOffice zerbitzari batekin, alde bakarra duen hodeiaren soluzio baten abantaila guztiak ditu: Zure datu-baseko zerbitzaria bera da, eta inor ez da bertara sartzen, zu izan ezik.

Ez al duzu zerbitzari bat erabili nahi? Ez arazorik.

Zergatik da egokia NAS dokumentuen artxibatzeko

NAS bat, sarera konektatutako biltegiratze bat, alemanez sare-konexioa duen biltegiratze-gailu bat, eta PaperOffice DMSrentzat bateragarria den softwarea eta barne-hodeia prest daude. Estatuaren eta ez estatuaren jakin-minetik salbu, eta segurtasun-kopiaren funtzioari esker, baita disko gogorraren blokeo batetik salbu ere.

2. funtzioa: Dokumentuak erraz berreskuratzea. Bilatu eta aurkitu

PaperOfficek oraindik binarioak ez diren dokumentuak eskaneatzen ditu eta irakurketa eta idazketa formatu digital bihurtzen ditu, OCR softwarea erabiliz.

Aldi berean, data eta ordua, bertsio zenbaki bat eta hitz gako bat gordetzen dira, PaperOfficeren bilaketa-motorrak dokumentuak aurkitzeko erabil ditzakeena, baita bilatzen duen pertsonak dokumentuaren edukia aztarnaka bakarrik ezagutzen badu ere.

Errazago egiteko, PaperOfficek berriki gordetako dokumentuak erakusten ditu, aldez aurreko bista-zerrenda batean. PaperOffice-n gordetzen duen guztia paperOffice FileOCRmax-ekin erabat ezagutzen da automatikoki, negozio-hiztegiekin optimizatua eta SQL datu-basean funtsezko hitzak bilatzeko indexatua, hitz gakoen bilaketarako.

Hizkuntzaren ezagutza eta optimizazio automatikoa: PaperOfficek automatikoki aitortzen du dokumentuaren hizkuntza, eta, beraz, OCR testuaren aitorpena optimizatzen du, dokumentu guztiak ahalik eta testurik onenean aitortzeko.

Biltegiratutako dokumentuen epe luzerako irakurgarritasuna

Lehenik eta behin, PaperOffice DMSk dokumentu guztiak segurtasunaren arabera gordetzen direnean zifratzen ditu, gaur egun eskuragarri dagoen segurtasun-estandar altuenetako baten arabera, AES-1024bit.

Gaur egungo edozein formatutan, artxiboko formatuak erregularki eguneratuz, dokumentu irakurgarri bihur daiteke berriro, eta horrek esan nahi du dokumentuak ere irakurgarriak izango direla etorkizunean.

3. funtzioa: Legezko atxikipen-aldiak bermatzea

Dokumentuak dokumentu bidez biltegiratzeko orduan, alderdi garrantzitsuenetako bat lege-arauak edo GoBDren baldintzak betetzea da.

GoBD laburdurak esan nahi du "Liburuak, erregistroak eta dokumentuak formatu elektronikoan kudeatzeko eta biltegiratzeko eta datuak eskuratzeko printzipioak" direla.

Bereziki, SQL datu-base zentral batean zuzenean auditoretza-proban enkriptatutako dokumentuak biltegiratzearen ondorioz , PaperOfficek baldintza guztiak betetzen ditu dokumentuen estandarretarako eta lege-jarraibideetarako edo Alemaniako GOBD estandar altuenerako.

Bertsionatutako terminoa ez da atzerriko hitza dokumentuak kudeatzeko sistema baten barruan (DMS). GoBDrekin bateragarria den bertsioen kontrola eta auditoretzen probako bertsioen kontrola izango dituen dokumentuak kudeatzeko sistema bat erabiltzeko beharra inoiz baino argiagoa da.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Bertsioen kontrola dela eta, aldaketa guztiak arakatzen dira

Bertsioen kontrol hitza oso erraz azal daiteke: oro har, dokumentuetan edo artxiboetan aldaketak erregistratzeko erabiltzen den funtzionaltasuna da. Dokumentuaren aldaketa dokumentuaren bertsio berri bat bezala detektatu eta gorde daiteke.

Aldaezintasuna bermatzea

Dokumentu-aldaketa bakoitzak dokumentuaren bertsio" berriago" bat jartzen du dagokion artxibo batean. Erregistroaren arabera, aldaketak gardenak eta arakatzen dira une oro. Puntu honetan, ondorengo ikusleak badaki noiz eta zergatik egin zen aldaketa dokumentuan. Horrek dokumentuaren bizi-ziklo osoaren ikuspegi orokorra ematen dio. Bertsioen kontrola modu automatikoan edo eskuz egin daiteke.

Berrikuspenaren segurtasuna bermatzeko, dokumentu eta artxiboetan egindako aldaketa baten xehetasun guztiak argi eta garbi arakatu behar dira. Bermatu behar da baimendutako langileek bakarrik egin ahal izango dutela aldaketa hori. Baina garrantzitsua da urte batzuk geroago zer eta noiz aldatu zuten jakitea.

Bi kasuetan, kasurik txarrenean ere, artxibatutako datu-baseak epe laburrera berrezartzea bermatzen da, eta, beraz, beti ikusten dira atxikipen-aldiak.

4. funtzioa: Detekzio automatikoa eta hitz gakoen sorrera

PaperOfficek IA bat du, bere dokumentuan informazioa modu independentean aitortzen duena eta automatikoki behar bezala esleitzen duena.

Horrek esan nahi du PIAk bere bilaketa-motorra ematen diola informazio guztiarentzat, Google bezalako bilaketa-motor klasikoetan oinarritutako testua bilatu eta aurki dezakeela, baina dena bisualki egin dezake, hau da, dokumentu bat bisualki alderatu eta ezagutu.

PaperOfficek automatikoki aitortuko ditu une honetatik aurrera PIAk erakutsitako dokumentu guztiak, eta horrek, aldi berean, arau automatikoak eta artxiboko maskarak aktiba ditzake.

PIAk dokumentuan balio garrantzitsuenak aitortuko ditu eta dagoeneko beteko du zuregatik funtsezko hitzen formularioa. Jarraian, balioak egiaztatu eta zuzendu edo gehitu ditzake, beharrezkoa izanez gero. Prozesu hau eskuz edo automatikoki egin daiteke bigarren planoan.

5. funtzioa: Dokumentuak harrapatzea automatizatzea

Karpeten monitore adimendunak bere gain hartzen du geldiarazten ari dena: automatikoki bigarren mailan, bere zehaztapenen arabera, oso zehatza eta fidagarria.

• Gailu guztiak integratu

  Gailu guztiak, kopiagailuak edo eskanerrak, klik gutxi batzuekin sar daitezke. Artxibo bat karpeta zehatz batean agertu bezain laster, prozesatu egiten da.

• Edozein monitore-kopuru

  Inportazioaren ondoren zer gertatu behar den ikuskatzeko eta zehazteko edozein karpeta ezberdin sortzen du. PaperOfficek artxibo artxibatuak ere mugi ditzake azpikarpeta berri batera.

• IAn oinarritutako dokumentu-txantiloiak

  PIA AutoFill-en indexazio automatikoak eta PIA AutoContact-i esker kontaktuak aitortzeak bikain funtzionatzen dute monitorizazioarekin batera. Dokumentuaren eduki garrantzitsu guztia aitortzen da eta dokumentua automatikoki indexatzen da. Horrek ere funtzionatzen du kontaktuekin!

• Hitz gakoak eta lan-fluxu finkoak

  Inportazio masiborako modu optimizatua ezartzen du, IAren prozesamendua alde batera eginez, artxiboko abiadurarik handiena lortzeko.

  PaperOfficeko artxibo berriak non gordetzen diren zehatz-mehatz zehaztu dezakezu, dokumentu finko mota bat eta dokumentuaren egoera dokumentu berri bakoitzari esleitu eta lan-fluxuak sortzea.

6. funtzioa: Erabiltzaileen administrazioa eta sarbide-baimenak

PaperOfficeren erabiltzaileek baimendutakoa bakarrik ikusiko dute, zehaztutako bertsio-maila dela eta, eta FolderLockekin karpetak eta azpikarpeta osoak ezkuta ditzake, baita edukia ere.

Era berean, zer egin dezaketen ere zehaztu dezake, eta erabiltzaile-taldeetan eta sail finkoetan banatu, nork ikus dezakeen eta zer ikus dezakeen kontrolatu ahal izateko.

• Baimen-mailak eta-eskubideak

  Horrek esan nahi du erabiltzaile bakoitzak bere jaurtiketa-mailari edo beheragoko mailari dagokiona bakarrik ikusten duela, eta aurretik definitu duena bakarrik egiteko aukera ematen zaiola.

• Karpetak eta dokumentuak ezkutatzea

  PaperOffice FolderLock-ekin karpeta osoak eta bere azpikarpetak ezkuta ditzake etengabe, baita zenbait erabiltzaileren dokumentuak ere, eta horrela, galdera indiskretuak saihestu. Erabili FolderLock karpeta osoak etengabe ezkutatzeko, azpikarpetak eta erabiltzaile jakin batzuen dokumentuak barne.

• Taldeak eta sailak

  Erabiltzaileak askatasunez defini daitezkeen talde eta sailei esleitzen dizkie, eta horiek ere erabil ditzake lan-fluxuetarako eta zereginetarako.

• Hainbat mailatako erabiltzaile-eskubide definigarriak

  Bere kabuz erabaki dezake nork duen paperOffice-n zer funtzio bete behar dituen, gero sare osoan aplikatzen diren erabiltzaile-eskubideak definitu ahal izateko.

7. ezaugarria: Lan-fluxuaren sistema indartsua

Iraganean arazo handi bat da, baina oraindik ere, artxiboak bikoiztea da, dokumentuen edo proiektuen prozesatze-egoeraren aurrean anbiguotasuna eta biltegiratze anizkoitza direla eta. PaperOfficek lan-fluxuaren kudeaketa oso osoa du, eta zereginen esleipena ere badu, prozesu guztiak modu zentralizatuan gordetzen dituena. Proiektu-lana edo dokumentuak prozesatzea.

Lan-fluxu digitalek beren lan-prozesuak automatizatzen dituzte: behin definituta, dena modu automatikoan egiten da: dokumentu bati aurredefinitutako lan-fluxu bat esleitzen dio edo PIAk automatikoki erabakitzen uzten badu. Jakinarazpena posta elektronikoz barne!

Langile bakoitza Beti eguneratuta PaperOfficeren lan-fluxuaren funtzioaren bidez. Beharrezkoa bada, dokumentu bat blokeatu daiteke beste batzuentzat, aldaketa bat egin arte. Jakina, bertsioen kontrola hemen ere aplikatzen da.

• Lan-fluxuaren edozein definizio

  Lan-fluxuak edozein sakoneran hazta daitezke, eta edozein erabaki gorri/berde izan daitezke lan-fluxuak eta ondorengo prozesuak kateatzeko.

• Erantzukizuna eta mugaeguna

  Zehaztu erabiltzaile edo sail oso batek lana osatu dezakeen. PaperOfficek automatikoki esleitzen dio lan-fluxua arduradunari.

• Erabateko kontrola

  Beharrezkoa bada, dokumentuaren egoera modu independentean doitu daiteke hainbat ekitalditarako, zehaztapenen arabera, eta jakinarazpen-mezu elektronikoak ere bidal daitezke.

Ziurtatu akats hau saihestuko duzula

Enpresa handiek denbora luzez digitalizazioko funtzionarioak izendatu dituzten bitartean, dokumentu analogikoak lanaldi osoko bihurtzeaz arduratzen direnak, enpresa txiki eta ertainek ez dute giza baliabiderik, batez ere kalifikazio profesional egokiak behar direlako.
Hala ere, hau akats komuna da eta inbertsio txarretara eramaten du, fabrikatzaile askok ezjakintasun horretaz baliatzen baitira.

5 urratseko behin betiko gida

Eskupeko

5 urratseko behin betiko gida sortu dugu papera erabiltzeari uzteko eta bere negozioa digitalizatzeko, 5 urratsetik behin eta zenbat denbora daraman zehaztuz:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months