Datuen kudeaketa elektronikoaren abantaila erabakigarriak

Dokumentuen kudeaketarako oinarrizko teknikak hainbat hamarkadatan zehar dokumentu-kontrol korporatiboan erabili diren arren, eta urteetan zehar bilakaera izan duten arren, dokumentuen kudeaketarako sistema baten beharra eta aplikazio-abantailak oraindik gutxietsi egiten dira.

Ikerketek erakutsi dutenez, langileek beren denboraren% 30era arte igarotzen dute enpresan beharrezkoak diren dokumentuen bila. Batez beste, langileek astean egun baliodun bat baino gehiago galtzen dute emaitza gisa. Are okerrago jartzen da, izan ere, kasu guztien% 70ean bilaketak ez du arrakastarik. Dokumentua berriro sortzen da eta lankideek ezin dute dokumentuen egungo egoera ulertu.

Advantages of electronic data management (document management DMS)

Baina, zein da estandarra, zer espero dezake DMS baten bezeroak?

Gaur egungo artikuluan, datuen kudeaketa elektronikoa (dokumentu-kudeaketako sistema) erabiltzearen abantailak erakutsiko dizkiogu.

Hori puntuz puntu azal daiteke PaperOffice dokumentuak kudeatzeko softwarea erabiliz.

Onuretan sartu baino lehen, azalduko dugu definizioa:

Zer da dokumentuen kudeaketarako sistema bat?

Dokumentuak kudeatzeko sistema bat (DMS) erakunde baten barruan dokumentuen fluxua biltegiratu, kudeatu eta kontrolatzeko erabiltzen da.

Horrek esan nahi du industria ugariko enpresek dokumentu garrantzitsuak metatzen dituztela egunero: alegatuak, kontratu-dokumentuak, zirriborroak, kanpo-gutunak, ikerketak, adituen iritziak eta askoz gehiago. Horiek ez dira postaz bakarrik iristen, dokumentu asko posta elektronikoz ere iristen dira.

Informazio guztia antola dezakezu, hala nola paperezko dokumentuak, Windows-en artxiboak edo posta elektronikoak, kokapen zentral batean, dokumentuak kudeatzeko sisteman, eta langileek erraz eta inolako arazorik gabe eskura dezakete.

Talde-lanerako eta dokumentuen trukerako funtzio bakarrak eta mundu osoan bakarra den programa-interfaze berritzailea biltzen ditu.

Dokumentu-kudeaketarako sistemak gero eta garrantzitsuagoak dira enpresentzat, gaur egungo enpresek sortutako informazio kopurua esponentzialki hazten ari baita.

Dokumentuak kudeatzeko sistema bat sartzeak, laburtzeko DMSk, bere dokumentuei egitura argia ematen eta informazio-oldeari aurre egiten ere laguntzen dio.

DMSk dokumentuak kudeatzeko softwarea ere esan nahi du, eta dokumentuak administratzera bideratuta, bereziki dokumentu digitalak, analogikotik digitalera bihurtzea barne. PaperOffice DMS software hori da.

Administrazio publikoko edo enpresa-administrazioko negozio-prozesuen parte diren kanpoko eta barneko dokumentuen kopuru handia kulatzea eta kontrolatzea erronka bihurtu da. Horrek dokumentuak kudeatzeko softwarea sartzea sustatzen du, kudeaketa errazten duena.

DMSa sartzeak murrizketa esanguratsuak bermatzen ditu bilaketa-denboran, erabileran eta kostuen aurrezpenean, eta horiek oso garrantzitsuak dira gure administrazio-prozesuetan.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

DMS baten bihotza

Dokumentuen kudeaketarako sistema aurreratu batek bere "koramea" du datu-base batean, non informazioa modu erraz eta kontrolatuan aurkitu eta berreskuratzeko aukera ematen duen.

Datu-basea tokian-tokian edo NAS sistema batean konfigura daiteke, QNAP NAS edo Synology NAS kasu. Baina informazioa modu egituratuan biltegiratzean, ekuazioaren zati bat baino ez dugu.

All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form

Sistema kontrolatzen duen"cerebroa" lan-fluxuaren logika da, dokumentuen eta prozesuen arteko bulegoak sortzeko eta informazio hori aldez aurretik definitutako fluxu malgu eta zehatzetan lotzeko aukera ematen duena.

Hain sofistikatua den" lan-fluxua" ezartzeko funtsezko urrats bat da ahalik eta dokumentazio gehien modu digitalean eskuragarri egotea.

Digitalizazioa eta dokumentuen kudeaketa

Dokumentu-kudeaketako sistemei buruz hitz egiten dugunean, ez dugu ahaztu behar: zenbat eta handiagoa izan prozesuen parte den informazioaren digitalizazio-maila, orduan eta handiagoa izango da lor dezakegun kontrol- eta automatizazio-maila. Artikulu bat idatzi dugu digitalizazioaren abantailei buruz, egin klik hemen.

Lehenengo urratsean, zuk zehazten duzu zein dokumenturi dagozkion gure prozesuei, nola integratzen ditugun gure dokumentu-kudeaketako sisteman, eta zer informazio atera eta gordeko den zure datu-baseko dokumentuekin batera. Behin informazioa sartuta, bere bizi-zikloa zehazten dugu, beste prozesu batzuekin nola interaktuatuko duen eta nola integratu dezakegun.

Informazioa hainbat iturritatik dator

Litekeena da hainbat iturritatik eta formatu ezberdinetatik datorren informazioa aurkitzea. Horietako batzuk modu digitalean, artxiboetan edo datu-baseetan gordeta, eta beste batzuk dokumentu inprimatu moduan.

Zer egiten dugu dokumentu digitalekin pdf formatuan, doc formatuan, etab.? Hemen prozesua oso erraza da.

PaperOfficeren interfazeari dokumentu digitala arrastatu. Edo Windows-en karpetak erraz monitorizatu daitezen dokumentuak jaso ondoren.

Papereko dokumentuak erraz eskaneatu eta formatu digitalera bihur daitezke eskaner integratuari esker.

Karaktereen Ezagutza Optikoa (OCR = Karaktereen Aitorpen Optikoa) programari esker, urrats garrantzitsua eman dugu. Eskaner bat edo digitalizaziorako beste gailu bat erabiliz, dokumentua irudi bihurtu ez ezik, edukia elektronikoki" irakurri" ere egin dezakegu.

OCR puru testua datu-basean ez ezik, PIA izeneko adimen artifizialari esker(IA) ere, automatizazioa eskuz edo automatikoki zehaztu daiteke.

Horrela erabiltzen dugu sistema dokumentuaren zein arlo irakurri behar diren automatikoki aitortu eta zehazteko. Faktura-zenbakia, data, produktuak, zenbatekoak, etab. Ondorioz, gure dokumentu-kudeaketa sisteman behar den informazio guztia dugu.

Informazioa OCR bidez digitalizatzeak erraztu egiten du lan-prozesuen eta-fluxuen kudeaketan dokumentazio ugari integratzea.

Lan-fluxua eta dokumentu-kudeaketa

Aipatu bezala, funtsezkoa da dokumentuen kudeaketa aurreraturako informazio guztia modu digitalean eta datu-base batean egituratuta izatea. Beraz, PaperOffice-n gordetako dokumentu guztiak google gisa bila ditzakezu. Era berean, informazioa nork eskuratu, aldatu eta ezabatu dezakeen ere ezar ditzake.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Baina urrunago joan nahi dugu eta gure negozio-prozesuak arinizatu. Dokumentuen kudeaketarako gure konponbidearen zutabeetako bat lan-fluxuaren motorra da. Horri esker, negozio-prozesu baten urrats bakoitza zehaztu ahal izango dugu, lotutako jarduera eta bulegoekin, bai eta tartean dauden sail eta rolekin ere.

Prozesuan zehar gertatzen diren jarduera eta ekitaldien arabera aktibatuko diren jakinarazpen automatikoak ere defini ditzakegu.

Horrek guztiak, zereginen kudeaketari eskainitako denbora gutxitzeaz gain, prozesuan ahanztura eta akatsak izateko probabilitatea ere minimizatzen du.

Balio erantsia eta datuen artxibo elektronikoaren onurak

Hauek dira dokumentuak kudeatzeko sistema bat ezartzearen onura nabarmenetako batzuk:

• Erabilgarritasuna: Bere dokumentu guztiak eta bertsioak, eguneraketak, oharrak, bildutako kontaktuak, dokumentuen datuak datu-base zentral batean bildu eta administratzean, informazio guztia ezagutzako datu-base zentral bat da pixkanaka.

  Enpresaren dokumentazio garrantzitsu hori guztia eskuratzeko modu zentrala eta erraza, eta hainbat aldek dokumentu berean laguntzeko duten gaitasuna dela-eta, etekinen zerrendako lehena da.

• Sartzeko baimena: Kontrolatu nork eskura ditzakeen dokumentuak, noiz eta zein jarduera egin daitezkeen horietan.

  Karpetak eta dokumentuak konfiguratzeak, bertsio-mailak eta eskubideak, bai eta talde eta departamentuak ere, dokumentu konfidentzialetarako sarbidea gardena eta segurua izatea eragiten du.

• Segurtasuna, ez bakarrik sarbideen kontrolean, baita teknologia berriak eta datu-baseak sartzeak dakarren zaintzan eta segurtasunean ere.

  Lehenik eta behin, PaperOffice DMSk dokumentu guztiak segurtasunaren arabera gordetzen direnean zifratzen ditu, gaur egun eskuragarri dagoen segurtasun-estandar altuenetako baten arabera, AES-1024bit.

  Gaur egungo edozein formatutan, artxiboko formatuak erregularki eguneratuz, dokumentu irakurgarri bihur daiteke berriro, eta horrek esan nahi du dokumentuak ere irakurgarriak izango direla etorkizunean.

• Denbora berreskuratzeko eta aurrezteko gaitasuna: Bere dokumentu guztiak, lehen paperean, digitalki daude eskuragarri, baita posta elektronikoak ere, zentralki bere datu-basean gordetzen dira. Aldi berean, data eta ordua gordetzen dira, bertsio-zenbaki bat eta hitz gako bat, PaperOfficeren bilaketa-motorrak dokumentuak aurkitzeko erabil ditzakeena, baita bilatzen duen pertsonak dokumentuaren edukia aztarnaka bakarrik ezagutzen badu ere.

  PaperOffice DMS-en gordetzen den guztia OCR testuaren bidez ere aitortzen da, negozio-hiztegiekin optimizatua eta hitz gakoen bilaketarako SQL datu-basean funtsezko hitzak bilatzeko indexatua.

  Denbora aurrezten du dokumentazioa eta kostuak bilatuz, administratuz eta biltegiratuz.

• Erredakuentziak murriztea, hala nola dokumentuak bikoiztea, fotokopiak, datuen erregistroa.
• Administrazio-zereginen arintasuna eta automatizazioa , lan-fluxuak sortuz, dokumentuak eta negozio-prozesuak ingurune kontrolatu batean eta argi eta garbi definitutako eta monitorizatutako jardueretan integratzeko aukera ematen dutenak.
• Barneko eta kanpoko bezeroaren gogobetetasun handiagoaren" bigarren mailako efektu positiboa" ahaztu gabe. Dokumentuak kudeatzeko sistema bat erabiltzeak azkarrago eta fidagarriago erreakzionatzeko aukera ematen dio, eta, beraz, bezeroen nahiei hobeto erantzuten die.

  Bezeroaren gogobetetasuna oso azkar igartzen da, eta, batez ere, modu jasangarrian, bai salmentei dagokienez, bai enpresaren izen onari dagokienez.

Dokumentuak dokumentu bidez biltegiratzeko orduan, alderdi garrantzitsuenetako bat lege-arauak edo GoBDren zehaztapenak betetzea da.

GoBD laburdurak esan nahi du "Liburuak, erregistroak eta dokumentuak formatu elektronikoan kudeatzeko eta biltegiratzeko eta datuak eskuratzeko printzipioak" direla.

Bereziki, SQL datu-base zentral batean zuzenean auditoretza-proban enkriptatutako dokumentuak biltegiratzearen ondorioz , PaperOfficek baldintza guztiak betetzen ditu dokumentuen estandarretarako eta lege-jarraibideetarako edo Alemaniako GOBD estandar altuenerako.

Bertsionatutako terminoa ez da atzerriko hitza dokumentuak kudeatzeko sistema baten barruan (DMS). GoBDrekin bateragarria den bertsioen kontrola eta auditoretzen probako bertsioen kontrola izango dituen dokumentuak kudeatzeko sistema bat erabiltzeko beharra inoiz baino argiagoa da.

PaperOfficek legezko baldintza guztiak gainditu ditu

PaperOffice DMSren garapena goBDrekin bateragarria da, eta, beraz, softwarea erabil dezake arau bat hautsi behar izateaz arduratu gabe. Adibidez, norbaitek dokumentu bat aldatzen duen bakoitzean, dokumentu horren bertsio berri bat sortzen da. Horrela, dokumentuak zein edukitan zegoen jarraipena egin dezake.

Bestalde, Bideo bat YouTuben Synology NAS MariaDB 10 konfiguratzeko eta PaperOffice dokumentuak kudeatzeko sistema , prozesu hau modu ulergarrian azaltzen duena:

Bi kasuetan, kasurik txarrenean ere, artxibatutako datu-baseak epe laburrera berrezartzea bermatzen da, eta, beraz, beti ikusten dira atxikipen-aldiak.

Ziurtatu akats hau saihestuko duzula

Enpresa handiek denbora luzez digitalizazioko funtzionarioak izendatu dituzten bitartean, dokumentu analogikoak lanaldi osoko bihurtzeaz arduratzen direnak, enpresa txiki eta ertainek ez dute giza baliabiderik, batez ere kalifikazio profesional egokiak behar direlako.
Hala ere, hau akats komuna da eta inbertsio txarretara eramaten du, fabrikatzaile askok ezjakintasun horretaz baliatzen baitira.

Behin-behineko ondorioa

Ez duzu TI-n espezialistarik edo liburuzain trebaturik behar!

Benetan behar duzun guztia

• software egokia
• FI-ko bazkidea
• Dagokion hardwarea

Batzuetan, hardwarea sarritan hor, lehen baino potentzial handiagoa du eta berehala erabil daiteke.

Eskupeko

Bestalde, artikulu berezi bat dago"Fakturen prozesamendu digitala" gaiari buruz, digitalizazioaren abantailei edo faktura digitalen prozesamenduari buruzko informazioa eman zuena:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide