ASUSTOR dokumendihaldus DMS jaoks NAS

Süsteemid dokumentide haldamiseks, dokumendihaldus, ka DMS nime all, toetavad teie organisatsiooni äridokumentide elektroonilisel ja struktureeritud korraldamisel. DMS on seega oluline samm paberivaba kontori poole.

Koos teie ASUSTOR NAS moodustate ideaalse duo, et digitaliseerida analoogarhiivid ja suurendada otsingu- ja arhiveerimisprotsesside tõhusust.

Dokumendihaldus PaperOffice on ainus DMS süsteem maailmas, mis on ASUSTOR ametlikult heaks kiidetud teie ASUSTOR seadmete jaoks.

Mis on NAS?

„ASUSTOR NAS“ nime all müüb Taiwani ettevõte ASUSTOR mitmesuguseid Network-Attached-Storage seadmeid (NAS seadmeid). Need seadmed võimaldavad nii ettevõtetel kui ka erakasutajatel oma andmeid tõhusalt kaitsta ning neid individuaalselt organiseerida ja kasutada.

Seega on NAS failiserver, millel on oma operatsioonisüsteem ja mis pakub oma salvestusruumi võrgu kaudu.

ASUSTOR NAS pakub suurepäraseid tingimusi kõigile ettevõtetele, kuid eriti VKE-dele, ettevõtte andmete kiireks ja lihtsaks salvestamiseks.

Järgmises artiklis näitame teile, kuidas oma ASUSTOR NAS seadmega ettevõtte jaoks maksimaalset kasu saada ning kuidas dokumendihaldus saab toimida lihtsalt ja Dockerita.

Miks kasutada NAS-i pilve asemel?

On mitmeid põhjuseid, miks te peaksite kasutama NAS (Network Attached Storage) lahendust pilvepõhise lahenduse asemel, siin toome välja mõned näited:

• 1. Kontroll ja turvalisus: NAS on ettevõtte füüsilises kontrollis, mis tähendab, et ettevõttel on täielik kontroll oma andmete üle ja saab tagada, et andmed on turvalised ja kaitstud.
  Pilvekeskkonnas edastatakse teie andmed aga välisele teenusepakkujale ja need ei allu samadele turvastandarditele nagu ettevõtte enda andmed.


• 2. Andmekaitse: Ettevõtted peavad isikuandmete säilitamisel järgima Euroopa Liidu üldist andmekaitsemäärust (GDPR). Seega peavad ettevõtted salvestustehnoloogiate ja -teenuste valimisel tagama, et need vastavad andmekaitsemäärustele.
  NAS (võrguga ühendatud talletusruum) on sobivam valik kui pilvelahendus, kui tegemist on GDPR-i reeglite järgimisega.
  Kuna see jääb ettevõtte omandusse, saab andmeid otse ettevõte kontrollida, edasi töödelda ja kaitsta. NAS pakub ka suurt paindlikkust, kuna andmeid ei pea salvestama välises andmekeskuses. Lisaks saavad ettevõtted NAS-is andmeid krüpteerida, et kaitsta neid volitamata juurdepääsu eest.
• 3. Internetiühendus: NAS-i saab kasutada sõltumata internetiühendusest, mis teeb selle ideaalseks ettevõtetele, kes tegutsevad maapiirkondades või piirkondades, kus on ebastabiilsed internetiühendused.


• 4. Kulud: Kulud on oluline eelis, mida NAS pakub pilvehoiustuse ees. NAS on soodsam kui pilveteenus, kuna selle eest tuleb maksta ainult ühe korra ja see kuulub täielikult teile.
  Lisaks on NAS-i igakuised kulud oluliselt madalamad kui pilveteenuse puhul. NAS-i puhul ei pea maksma igakuiseid tellimistasusid. Samuti ei ole NAS-i puhul täiendavaid ribalaiuse tasusid, mis võivad pilveteenuse puhul tekkida.


• 5. Paindlikkus: NAS pakub ettevõtetele suuremat paindlikkust riistvara ja salvestusmahu valimisel. See võimaldab ka salvestusruumi laiendamist, et rahuldada ettevõtte kasvavaid nõudmisi.

ASUSTOR NAS kombinatsioonis PaperOffice DMS-iga pakub teie ettevõttele lihtsat ja usaldusväärset lahendust dokumentide haldamiseks.

PaperOffice DMS on kasutajasõbralik tarkvara, mis võimaldab ettevõtetel korraldada, talletada, kategooriseerida ja hallata oma dokumente, nii et neid saaks kergesti ja igal ajal kasutada.

Kombineerides NAS-i ja PaperOffice DMS-i efektiivse haldamise, saate suurendada oma ettevõtte tootlikkust, tagades, et dokumente saab kiirelt ja usaldusväärselt kätte. See pakub ka lisakaitset andmetele, kuna andmeid ei salvestata kohalikes arvutites ega välises pilves.

Kui töömahukas on andmebaasi paigaldamine ja seadistamine?

Andmebaasi paigaldamine ja seadistamine teie ASUSTOR NAS-s ei ole üldse töömahukas ja ei vaja IT-spetsialisti.

PaperOffice YouTube'i videote abil saab seadistamise isegi algaja mõned minutid hakkama.

Kuidas jõuavad Teie andmed ASUSTOR NASile?

ASUSTOR NASi (Network Attached Storage) põhjal töötava PaperOffice'i dokumendihaldussüsteemi (DMS) andmete edastamiseks on mitu võimalust. Siin on mõned näited:

Dokumentide skaneerimine

Protsess on lihtne: kui andmed ei ole veel digitaalsed, tuleb paberil olevad dokumendid esmalt skaneerida või pildistada.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Teie skanneri või muu digitaliseerimisseadme abil muudetakse dokument mitte ainult pildiks, vaid selle sisu saab ka elektrooniliselt "välja lugeda". Selleks ühendatakse PaperOffice DMS-is integreeritud skanneri funktsioon Teie skanneriga ja edastatakse digitaalne meedium dokumendihaldustarkvarasse.

Oleme juba teises artiklis kirjutanud, kuidas kõige paremini oma skannerit integreerida, et dokumente digitaliseerida.

Digitaalne dokumendihoidla

Digitaalsetel andmetel, näiteks e-kirjadel või digifailidel, on võimalik lihtsalt hiirega lohistades PaperOffice'i kasutajaliidesesse tõmmata. Kui soovite ilma käsitsitööta arhiveerida mitu dokumenti korraga, sobib selleks PaperOffice'i integreeritud kaustade jälgimise funktsioon. See võimaldab sujuvat taustal arhiveerimist.

Olemasolevad andmed

PaperOffice'i dokumendihaldussüsteem teeb kasutajatele lihtsaks ka kõvaketastel olevate, juba digitaliseeritud andmete üleviimise ühiskasutatavale andmemälule, ASUSTOR NASile.

Nii saab kõik olemasolevad andmed vaid ühe hiireklõpsuga dokumendihaldussüsteemi importida.

ASUSTOR NASi ja PaperOffice DMSi lisaväärtus ja eelised

ASUSTOR NASi (Network Attached Storage) kasutamine koos dokumendihaldussüsteemiga (DMS) PaperOffice pakub mitmeid eeliseid, mõned neist on:

• 1. Tsentraliseeritud andmehaldus: DMS võimaldab salvestada ja korraldada kõik dokumendid ja failid ühes keskses kohas, mis lihtsustab koostööd ja juurdepääsu andmetele, kuna iga töötaja saab vajalikke faile kasutada ilma neid USB-mälupulgale kopeerimata.
  See säästab aega ja väldib vigu, mis võivad tekkida käsitsi ülekandmisel.


• 2. Suurenenud turvalisus: NAS pakub täiendavaid turvaelemente, nagu krüptimine ja liiasus, et kaitsta andmeid kaotuse või volitamata juurdepääsu eest. Samuti kõrge andmeturvalisus mitmesuguste varundamisvõimaluste kaudu.
  Saab luua automaatseid varukoopiaid, et rikke või oluliste failide juhusliku kustutamise korral saaks neid taastada. Samuti on võimalus andmeid krüpteerida, et tagada tundlike andmete kaitse volitamata juurdepääsu eest.


• 3. Suurenenud juurdepääsukiirus: NAS võimaldab andmeid kiiremini kasutada ja töödelda, mis suurendab tootlikkust.


• 4. Lihtne hooldus ja uuendamine: DMS ja NAS on sõltumatud ja neid saab eraldi hooldada ja uuendada, mis lihtsustab hooldust.


• 5. Suurenenud paindlikkus: ASUSTOR NASi ja PaperOffice DMSi kombinatsioon pakub mitmesuguseid konfiguratsiooni- ja kohandamisvõimalusi, et täita ettevõtte vajadusi.


• 6. Salvestusruumi lihtne laiendamine: Kuna ettevõtted sageli kasvavad ja vajavad rohkem salvestusruumi, saab ASUSTOR NASi lihtsalt laiendada, et täita kasvavaid vajadusi. See on võrreldes teiste salvestuslahendustega, nagu näiteks välised kõvakettad või pilvelahendused, kuluefektiivsem ja lihtsam teostada.


• 7. Mobiilse juurdepääsu ja kaugtöö tugi: ASUSTOR NASi ja PaperOffice DMSi kasutamisel saab andmetele ligi ja neid töödelda kõikjalt, mis laiendab kaugtöö ja mobiilse koostöö võimalusi.


• 8. Suurenenud efektiivsus: PaperOffice DMSi ja ASUSTOR NASi kasutamine võimaldab andmeid kiiremini leida, organiseerida ja protsesse automatiseerida, mis suurendab efektiivsust.


• 9. Ulatuslik kasutajahaldus: Muuhulgas võimalus luua ja hallata mitut kasutajakontot.
  See võimaldab ettevõtetel määrata erinevatele töötajatele või osakondadele erinevad juurdepääsuõigused. Näiteks võib raamatupidaja pääseda ligi rahandusdokumentidele, samas kui turundustöötaja pääseb juurde ainult turundusdokumentidele.

DMS võimaldab ettevõtetel salvestada ja hallata oma dokumente ja faile keskelt. See lihtsustab otsingut ja koostööd, kuna töötajad saavad vajalikele failidele igalt poolt ligi pääseda. Samuti pakub see võimalust töövooge automatiseerida, et säästa aega ja ressursse.

Dokumendihaldus (DMS) ühenduses ASUSTOR NASiga (Network Attached Storage) pakub ettevõtetele võimsat ja usaldusväärset lahendust dokumentide haldamiseks ja salvestamiseks ning juurdepääsuks teie dokumentidele ja failidele.