Dokumendihalduse ja salvestamise üheaegne kasutamine NAS seadmes on ettevõtetele ja organisatsioonidele üha populaarsem lahendus, kui nad otsivad tõhusat viisi oma andmete turvaliseks ja usaldusväärseks salvestamiseks ja haldamiseks.
Selles artiklis vaatleme NAS seadmete kasutamise eeliseid dokumendihalduse jaoks ning kuidas neid parimal viisil kasutada ja PaperOffice abil korraldada.
Mis on NAS seade ja millised on selle kasu dokumendihalduseks?
NAS (võrguhoidla) seade on iseseisev salvestusseade, mis on ühendatud võrguga ühe või mitme arvutiga. See võimaldab kasutajatel ühiskasutatavate andmetega ja failidega ligi pääseda ja neid salvestada.
Enamasti on NAS seadmetes mitu kõvaketast ja nad pakuvad funktsioone, nagu RAID tugi ja võimalus andmetele pilvligipääsuks internetiühenduse kaudu.
Dokumentide keskne salvestamine NAS seadmetel annab ettevõtetele võimaluse salvestada ja haldada asjakohaseid andmeid ja dokumente ühes kohas tõhusalt.
See välistab vajaduse dokumentide salvestamiseks ja sünkroonimiseks erinevatel arvutitel või välistel draividel.
NAS-Geräte können dabei helfen die Speicherung und den Zugriff zusammen mit dem Einsatz eines Dokumentenverwaltungssystems auf Dokumente zu verbessern
Lisaks kesksele salvestamisele pakuvad NAS seadmed ka muud kasu, mis muudavad need ettevõtetele atraktiivseks. Nende hulka kuuluvad kõrge laiendatavus, turvalisus, kulutõhusus ja võimalus andmeid kõikjalt juurde pääseda. Nende eeliste kombineerimisel muutub NAS seadmete kasutamine ettevõtete andmete ja dokumentide salvestamise ja haldamise tõhusaks lahenduseks.
Miks tasub koos NAS seadmega kasutada dokumendihaldussüsteemi?
Dokumentide jaandmete haldamine on ettevõtetele igas suuruses oluline. Tõhus dokumendihaldus võib aidata ettevõtetel optimeerida oma äriprotsesse, suurendada efektiivsust ja parandada tootlikkust.
NAS seade võib aidata parandada dokumentide salvestamist ja juurdepääsu, kuid dokumendihaldussüsteemi kasutamine koos NAS seadmega pakub veelgi rohkem eeliseid.
Tõhus dokumentide korraldamine ja haldamine: Dokumendihaldussüsteem võib aidata dokumente korraldada ja kategoriseerida, et neid oleks kiire ja lihtne leida. Dokumente saab lihtsalt sorteerida ja otsida märksõnade, märkide ja kohandatavate väljade abil.
Automatiseeritud tööprotsessid: Dokumendihaldussüsteem võib aidata automatiseerida manuaalseid protsesse, mis suurendab efektiivsust ja tootlikkust. Näiteks saab töövooge automatiseerida, et edastada dokumendid õigetele isikutele või saada lubasid.
PaperOffice ist das weltweit einzige und exklusiv authorisierte Dokumentenmanagement System für alle QNAP NAS Geräte.
Juurdepääsu kontroll ja turvalisus: Dokumendihaldussüsteem võib aidata kontrollida ja piirata juurdepääsu dokumentidele, veendumaks, et tundlikud andmed ei satu valedesse kätesse. Juurdepääsuõiguste ja järelevalvefunktsioonide kasutamisega saavad ettevõtted parandada andmete turvalisust.
Integreerumine teiste rakendustega: Dokumendihaldussüsteemi saab integreerida teiste rakendustega, et tagada sujuv töövoog. Näiteks saab seda integreerida e-posti programmidega, kalendritega ja muude ärirakendustega.
Parem koostöö: Dokumendihaldussüsteem võib aidata parandada meeskondade ja osakondadevahelist koostööd, muutes dokumente ja teavet kõigile kättesaadavaks. Kommentaarifunktsioonide kasutamisega.
