الماسحات الضوئية وإدارة الوثائق: الفوائد والاستخدامات

هناك انقسام في معظم المكاتب في جميع أنحاء العالم. من ناحية ، فإن المنطقة الرقمية مع أجهزة الكمبيوتر الفردية والشبكات ، من ناحية أخرى توثق في شكل ورقي. هذا يسبب في بعض الأحيان الفوضى ، وقبل كل شيء ، يضيع الوقت. الوقت المستغرق في البحث عن المحتوى.

Paperless work through digital processes

وفقا لتقرير دولي صادر عن شركة ماكينزي ، يقضي موظفو المكاتب 1.8 ساعة يوميا في البحث عن المعلومات وجمعها، أي بمعدل 9.3 ساعة في الأسبوع.

المحاسبون والأمناء والمشترين والكتبة والمرسلين والعديد من المجموعات المهنية الأخرى مشغولون بمعالجة العمليات الإدارية كل يوم. غالبا ما يعتمد عمل موظف واحد على عمل موظف آخر.

كل شركة لديها الآن جهاز متعدد الوظائف يدعم أيضا وظيفة المسح. ولكن بالنسبة للكثيرين ، لا يزال مصطلح واستخدام نظام إدارة الوثائق غير معروفين.

في المقالة الحالية نوضح أنه يجدر استخدام نظام إدارة المستندات مع الماسح الضوئي الخاص بك. سنقدم لك ما لا يقل عن 15 سببا لاستخدامه ، مما سيمكنك من جعل مكتبك غير ورقي ورقي ورقمي وكيف يمكنك استخدامه لزيادة كفاءة الأعمال الأساسية لشركتك.

قبل أن ندخل في أسباب ذلك ، دعنا نجيب على السؤال:

ما فائدة نظام إدارة الوجهات السياحية في الشركة؟

الفواتير أو سندات الشحن أو الرسائل المصاحبة أو الشحنات أو تعليمات التشغيل للأجهزة الجديدة وشهادات الضمان المرتبطة بها ، على سبيل المثال لا الحصر؟ غالبا ما تكون رقمنتها طويلة قادمة ، ببساطة لأن هناك نقصا في الموظفين والوقت. نتيجة لذلك ، ينمو الجبل التناظري.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

باستخدام DMS والماسح الضوئي المناسب لاحتياجاتك ، يمكنك التحكم في الانقسام وفقدان الوقت غير الضروري.

ويشير نظام إدارة الوثائق أيضا إلى برمجيات إدارة الوثائق ويهدف إلى إدارة الوثائق، وخاصة الوثائق الرقمية، التي تشمل التحويل من التماثلية إلى الرقمية. PaperOffice DMS هو مثل هذا البرنامج.

لأن PaperOffice DMS يجعل من الممكن للورق التناظري أن يصبح محتوى رقميا حيث يحدث.

تقوم الفهرسة المنظمة بذكاء بتعيين كل مستند للعملية الصحيحة عن طريق إدخال كلمة رئيسية. باستخدام محرك البحث الخاص في PaperOffice ، يمكن بعد ذلك العثور على جميع المستندات واستدعائها. اعتمادا على المتطلبات ، يتم تحويل الحروف المسجلة باستخدام التعرف الضوئي على الحروف للنص حتى تتمكن من معالجتها باستخدام برامج Office المتوافقة.

لقد أدركنا الحاجة ، ولكن:

ما هي مزايا المكتب غير الورقي؟

في عالم اليوم ، يتعامل الموظفون مع عدد كبير من المستندات المختلفة: المستندات الورقية الأصلية مثل الرسائل أو العقود وملفات PDF والمستندات الإلكترونية مثل الملفات ورسائل البريد الإلكتروني.

في العديد من الشركات ، يتم نسخ هذه المستندات وطباعتها وإعادة توجيهها وتوزيعها وإيداعها في أماكن مختلفة. أصبح البحث عن المعلومات المهمة صعبا بشكل متزايد ويؤدي إلى سير عمل غير اقتصادي وموظفين مثقلين بالأعباء. لدينا مقالة مفصلة ، حيث يتم وصف الحاجة إلى أنظمة إدارة المستندات ويتم سرد مزايا استخدامها.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

ومع ذلك ، إذا بدأ موظفوك في التخلص من استهلاك الورق أو على الأقل تقليله في المكاتب أو الشركة بأكملها ، فستقوم أيضا بتحسين العمليات وزيادة الإنتاجية عن طريق رقمنة البيانات واستخدام الأساليب غير الورقية وبالتالي تقليل التكاليف.

وقد نوقشت بالفعل العديد من المزايا والجوانب الأخرى في مقال مفصل عن "التنفيذ في مكتب غير ورقي".

ما هي الماسحات الضوئية المناسبة للتعاون المثالي؟

على سبيل المثال ، الأجهزة متعددة الوظائف (MFP) مثل تلك الصادرة عن Brother أو Konica Minolta وغيرها من الشركات المصنعة.

الطابعة والماسحة الضوئية والناسخة الكل في واحد: تنتقل المستندات الممسوحة ضوئيا إلى الدليل المركزي عبر هذه الأجهزة المركزية أو عبر "المسح الضوئي المباشر إلى البريد" كبريد إلكتروني إلى صندوق بريد في Outlook الخاص بك ، والذي تتم مراقبته بواسطة PaperOffice ، على سبيل المثال ، وبالتالي يدخل تلقائيا برنامج إدارة المستندات.

أو ببساطة قم بدمج عنوان PaperOffice المخصص الخاص بك في الماسح الضوئي الخاص بك ، ما يسمى عنوان البريد الإلكتروني DropMail ، كموقع تخزين لملفاتك الممسوحة ضوئيا. يقوم PaperOffice بأرشفة جميع الملفات بسهولة عن طريق البريد الإلكتروني.

بالنسبة لأولئك الذين يرغبون في مسح المستندات الورقية ضوئيا بالطريقة العادية ، فإن وحدة "ScanConnect" المدمجة افتراضيا في PaperOffice مثالية. لأن هذا يدعم كل ماسح ضوئي أو جهاز متعدد الوظائف أو ناسخة ذات سعة كبيرة مع وحدة مسح ضوئي مدمجة وسهل الاستخدام للغاية.

ومع ذلك ، من غير المهم كيفية وصول مستنداتك الورقية إلى PaperOffice ، لأنه بفضل التعرف التلقائي على نص OCR ، يتم التعرف على محتوى جميع مستنداتك الممسوحة ضوئيا.

بغض النظر عن الورق المصنوع من الورق ، يتم مسحه ضوئيا وتسجيله بدقة عالية بفضل التحسين القائم على الذكاء الاصطناعي.

بمجرد تسجيل المستندات، تتم فهرسة محتواها باستخدام تحلل النص الخام. ببساطة ، يتم كتابة المحتوى كلمة بكلمة في سجل خاص ، حيث تتعرف الخوارزمية على الكلمات الفردية في مجموعة من الكلمات وتسجيلها بنفس الطريقة.

الرقمنة وإدارة الوثائق

عندما نتحدث عن أنظمة إدارة المستندات ، يجب ألا ننسى: كلما ارتفع مستوى رقمنة المعلومات التي تشكل جزءا من العمليات ، زاد مستوى التحكم والأتمتة الذي يمكننا تحقيقه. لقد كتبنا بالفعل مقالا عن مزايا الرقمنة ، انقر هنا.

في الخطوة الأولى ، يمكنك تحديد المستندات التي تنتمي إلى عملياتنا ، وكيف نقوم بدمجها في نظام إدارة المستندات الخاص بنا والمعلومات التي سيتم استخراجها وتخزينها مع المستندات الموجودة في قاعدة البيانات الخاصة بك. بمجرد تضمين المعلومات ، نحدد دورة حياتها ، وكيف ستتفاعل مع العمليات الأخرى وكيف يمكننا دمجها.

المعلومات تأتي من مصادر مختلفة

على الأرجح ، سوف نصادف معلومات قادمة من مصادر مختلفة وبتنسيقات مختلفة. بعضها في شكل رقمي ، مخزنة في ملفات أو قواعد بيانات وبعضها في شكل مستندات مطبوعة.

ماذا نفعل بالمستندات الرقمية بتنسيق pdf و doc وما إلى ذلك؟ هنا العملية بسيطة للغاية.

اسحب المستند الرقمي إلى واجهة PaperOffice. أو يمكنك مراقبة مجلدات Windows بسهولة بعد استلام المستندات.

يمكن بسهولة مسح المستندات في شكل ورقي وتحويلها إلى تنسيق رقمي بفضل الماسحة الضوئية المدمجة.

بفضل برنامج التعرف الضوئي على الأحرف (OCR = التعرف الضوئي على الأحرف) ، اتخذنا بالفعل خطوة مهمة. باستخدام ماسح ضوئي أو جهاز رقمنة آخر ، لا نقوم فقط بتحويل المستند إلى صورة ، ولكن يمكننا أيضا "قراءة" محتواه إلكترونيا.

لا يقتصر الأمر على تضمين نص OCR النقي في قاعدة البيانات ، بفضل الذكاء الاصطناعي (الذكاء الاصطناعي) المسمى PIA ، بل يمكن تحديد الأتمتة إما يدويا أو تلقائيا.

هذه هي الطريقة التي نستخدم بها النظام للتعرف على مناطق المستندات التي يجب قراءتها تلقائيا وتحديدها. مثل رقم الفاتورة والتاريخ والمنتجات والمبالغ وما إلى ذلك. وفقا لذلك ، لدينا جميع المعلومات اللازمة في نظام إدارة الوثائق لدينا.

إن رقمنة المعلومات عبر OCR تجعل من السهل دمج مجموعة واسعة من الوثائق في إدارة العمليات وسير العمل.

كل شيء يبدو جيدا ، ولكن كيف تتم الأرشفة الجماعية من الماسح الضوئي؟

أخذ PaperOffice DMS أيضا الأرشفة الجماعية من الماسح الضوئي الخاص بك في الاعتبار لأهم الميزات المتعلقة بالتعرف على النص وتكامل الذكاء الاصطناعي والصياغة الرئيسية.

لا توفر وحدة ScanConnect اتصالا مباشرا بين الماسحة الضوئية وPaperOffice DMS فحسب. ScanConnect هي أداة ماسح ضوئي قوية للمسح اليدوي وتخفي ميزات أخرى مثيرة للاهتمام لمساعدتك في المسح الضوئي المجمع.

قم أولا بإعداد كافة صفحات المستندات للمسح الضوئي ثم ضع صفحات الفاصل بين المستندات الفردية التي تريد فصلها.

يتعرف PaperOffice على صفحات الفاصل ويحفظ المستندات بشكل فردي.

15 سببا لاستخدام الماسحة الضوئية الخاصة بك مع PaperOffice DMS

• السبب 1 - البحث عن المستندات بسرعة في PaperOffice DMS

  فهرسة النص الكامل والبحث الشبيه ب Google: في نظام إدارة المستندات مثل PaperOffice DMS، يمكنك العثور على المستندات والإيصالات والمعلومات الممسوحة ضوئيا في ثوان. هذا ممكن لأنه يتم تحليل مستنداتك وفهرستها مع التعرف على النص الكامل بمجرد تخزينها.

  يمكنك ببساطة إدخال مصطلح بحث ، كما هو الحال مع Google ، ويسرد PaperOffice جميع النتائج. نعم، تماما كما هو الحال مع Google: لأنه يمكنك العثور على أي محتوى نصي لأي مستند في غضون ثوان باستخدام محرك البحث المتكامل والبحث عن النص الكامل ووظائف التصفية الإضافية.

  لن ترغب أبدا في التخلي عن البحث عن الكلمات الرئيسية في PaperOffice مرة أخرى ، ومع مرشح البحث ، ستجد كل مستند ، بغض النظر عن مدى تفصيله - بما في ذلك إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو التصدير إلى Excel أو نظام الملفات!

• السبب 2 - إصدار المستندات الورقية تلقائيا

  يقوم PaperOffice تلقائيا بإصدار كل مستند تم تغييره وإنشاء نسخة احتياطية وحفظه بشكل منفصل بحيث يمكنك فتح الإصدار المطلوب مرة أخرى في أي وقت.

  بفضل VersionControl المدمج، يتم التعرف على كل تغيير في المستند وحفظه كنسخة احتياطية كإصدار مستند جديد. يمكنك فتح كل إصدار وتصديره وتحريره بشكل مستقل.

• السبب 3 - فواصل للمسح الضوئي الدفعي لمستندات متعددة

  ما عليك سوى وضع صفحة فاصل PaperOffice أمام كل مستند يجب فصله. يتعرف PaperOffice على صفحات الفاصل أثناء عملية المسح الضوئي ويحفظ المستندات بشكل منفصل.

• السبب 4 - صفحات الفاصل الذكية للإيداع المباشر من الماسح الضوئي

  يوفر لك PaperOffice خيار الإيداع اليدوي إلى الإيداع الآلي بالكامل دون أي تدخل. يتم ملء جميع الحقول تلقائيا وحتى مسار التخزين يمكن إنشاؤه واستخدامه ديناميكيا اعتمادا على التاريخ.

• السبب 5 - تمكين رموز QR XML / JSON على صفحات الفاصل

  قم بتخزين رموز QR القادرة على XML/JSON مع الكلمات الرئيسية على صفحات الفاصل ومسح مكدس المستندات ضوئيا - يتعرف PaperOffice على صفحات الفاصل ورموز QR باستخدام أوامر XML/JSON والكلمات الرئيسية للمستندات عند تخزينها.

  وبهذه الطريقة ، يمكنك حفظ صفحات الفاصل الفردية بنوع مستند ، على سبيل المثال "فاتورة" وموقع تخزين خاص للمسح الشامل الخاص بك ، وبالتالي حفظ ملفات المسح الضوئي الخاصة بك بطريقة مستهدفة.

• السبب 6 - مراقبة دليل مجلد المسح الضوئي

  هل يمكن للناسخة تخزين عمليات الفحص في مجلد معين؟ عظيم ، فقط قم بمراقبة هذا المجلد وسيكون لديك إيداع تلقائي بالكامل في ثوان!

  اطلب من PaperOffice مراقبة أي مجلد تلقائيا. بمجرد ظهور ملفات جديدة في هذا المجلد ، يتم أرشفتها وفقا لمواصفاتك ومعالجتها بشكل مستقل تماما.

• السبب 7 - إعداد قواعد الإيداع لشاشات الدليل

  هل ترغب في التقاط المستندات الورقية تلقائيا بعد المسح الضوئي ، ولكن أيضا وضع علامة عليها تلقائيا وصولا إلى أصغر التفاصيل؟ قم أولا بمسح جميع المستندات ضوئيا في مجلد، ثم قم بإعداد مراقبة الدليل. ثم حدد أنه يتم استخدام قناع ملف معين بمجرد وجود شيء ما في المجلد.

  بالإضافة إلى المراقبة ، يمكنك أيضا تحديد جميع المعلومات ذات الصلة مثل الاسم وموقع التخزين ونوع المستند وما إلى ذلك. يعتني PaperOffice بالإيداع بالكامل نيابة عنك.

• السبب 8 - أداة ماسح ضوئي قوية للمسح اليدوي

  صفحات فردية أو عمليات مسح ضوئي مجمعة أو عمليات مسح ضوئي للصور: بغض النظر عن الورق المصنوع من الورق ، يتم مسحه ضوئيا وتسجيله بدقة عالية بفضل التحسين القائم على الذكاء الاصطناعي.

  يدعم ScanConnect المدمج كل ماسحة ضوئية أو جهاز متعدد الوظائف أو ناسخة ذات سعة كبيرة مع وحدة مسح ضوئي مدمجة وهو سهل الاستخدام للغاية.

• السبب 9 - دعم Scan2Folder

  إذا لم يكن الماسح الضوئي الخاص بك ماسحا ضوئيا WIA أو TWAIN، فإن PaperOffice يقدم خيار Scan2Folder. حفظ المستندات الممسوحة ضوئيا في مجلد تتم مراقبته بواسطة PaperOffice.

• السبب 10 - التعرف على نص التعرف الضوئي على الحروف للمستندات التماثلية بأكثر من 100 لغة

  يقوم PaperOffice بتحويل النص التناظري بشكل موثوق من أكثر من 100 لغة، بما في ذلك مجموعات الأحرف السيريلية والآسيوية.

  هذه هي الطريقة التي يمكن بها مسح المستندات الدولية ضوئيا في شركتك - يتعرف PaperOffice DMS على اللغة وينفذ التعرف على النص. يتيح لك ذلك البحث عن المستند داخل قاعدة البيانات الخاصة بك والعثور عليه في غضون ثوان.

• السبب 11 - التحويل التلقائي إلى PDF / A للأرشفة على المدى الطويل
  يتم حفظ المستندات الورقية تلقائيا في معيار ISO 19005 PDF/A الساري المفعول قانونا. تنسيق PDF / A-1 هو التنسيق الأكثر تقييدا ، والذي يتكون من مستويين: PDF / A-1b للاستنساخ المرئي و PDF / A-1a لتعيين Unicode وهيكلة المحتوى.
• السبب 12 - لا توجد سحابة منشورة و / أو مطلوبة

  يعتمد PaperOffice على قواعد البيانات التي تستخدمها محليا أو على NAS، مثل Synology أو QNAP. وبهذه الطريقة، يتم تخزين جميع المعلومات حول مستنداتك، مثل الصور المصغرة والتعرف على النص الذي تم تنفيذه، بالإضافة إلى الكلمات الرئيسية الأخرى، في قاعدة البيانات الخاصة بك.

  وبهذه الطريقة ، لا ينتهي الأمر بالبيانات في موفري الخدمات السحابية التابعين لجهات خارجية ولا يتعين عليك دفع تكاليف شهرية لتخزين البيانات.

• السبب 13 - تخزين الناتج المحلي الإجمالي و GOBD

  بغض النظر عما إذا كنت تقوم بإزالة الصفحات أو تدويرها أو تعتيم المناطق باستخدام PaperOffice - يتم إصدار كل شيء بطريقة مقاومة للتدقيق وفقا ل GOBD للحصول على إيداع مثالي.

  يقوم PaperOffice تلقائيا بإصدار كل مستند تم تغييره وإنشاء نسخة احتياطية وحفظه بشكل منفصل بحيث يمكنك فتح الإصدار المطلوب مرة أخرى في أي وقت.

• السبب 14 - استدعاء المستندات الرقمية عبر رمز الاستجابة السريعة (مسح الكاميرا)

  يفتح استخدام رموز QR الخاصة ب PaperOffice إمكانيات ممتازة ، مثل الإصدار التلقائي للمستندات الورقية المؤرشفة والمتغيرة بالفعل والتي تحتوي على نفس رمز الاستجابة السريعة.

  يمكنك أيضا البحث بسهولة عن المستندات في PaperOffice باستخدام رمز الاستجابة السريعة - افتح البحث عن رمز الاستجابة السريعة واحتفظ برمز الاستجابة السريعة لمستند PaperOffice في كاميرا الويب لعرضه في PaperOffice.

• السبب 15 - قيمة لا تقبل المنافسة مقابل المال

  تتمتع تراخيص شراء PaperOffice بصلاحية مدى الحياة دون تكاليف متابعة ومع PaperOffice PLUS الاختياري حتى جميع تحديثات المتابعة والإصدارات السنوية الجديدة والدعم الشخصي المجاني عبر الهاتف وبرنامج Teamviewer بسعر ثابت قابل للحساب دون أي مفاجآت سيئة.

  كانت هذه مجرد 15 سببا لماذا يجب عليك استخدام الماسح الضوئي الخاص بك مع نظام إدارة المستندات. بالإضافة إلى تلك المذكورة أعلاه ، يقدم لك PaperOffice العديد من الأسباب الأخرى: إدارة دورات الحياة (فترات الاستبقاء) ، وتسجيل الوصول ، والحماية من الوصول والتشفير غير المصرح به ، والتكامل البديهي في Outlook / Office ، وفهرسة المستندات (بيانات التعريف) ، وحلول سير العمل وأكثر من ذلك بكثير.

  يمكنك رؤية الميزات من خلال الانتقال إلى موقعنا والانتقال إلى "ما الذي يمكن أن يفعله PaperOffice".

يوفر مسح المستندات ضوئيا وأرشفتها في DMS للشركات مزايا هائلة. يتم تحسين جميع العمليات التي تنطوي على المستندات. تظل حماية البيانات وأمنها مضمونة.

المكتب غير الورقي يخفف من الموظفين. يمكنك توفير الكثير من جهد البحث والتكاليف. وأنت تحسن اليقين القانوني لعملياتك الإدارية.

بالنسبة للعديد من الشركات ، يعد PaperOffice DMS الخطوة الأولى نحو الرقمنة. من خلال مسح المستندات ضوئيا وأرشفتها رقميا ، يمكنك إنشاء أكثر بكثير من مجرد نسخة رقمية من النسخة الأصلية. يحول المسح الضوئي المعلومات غير المنظمة إلى بيانات منظمة.

تأكد من تجنب هذا الخطأ

في حين أن الشركات الكبيرة قد عينت منذ فترة طويلة موظفي الرقمنة الذين يتعاملون مع موضوع تحويل الوثائق التناظرية بدوام كامل ، فإن الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم تفتقر عادة إلى الموارد البشرية ، خاصة وأن المؤهلات المهنية المناسبة مطلوبة.
ومع ذلك ، هذا خطأ شائع ويؤدي إلى استثمارات سيئة ، لأن العديد من الشركات المصنعة تستفيد من هذا الجهل.

الاستنتاج المؤقت

لا تحتاج إلى أخصائي تكنولوجيا معلومات أو أمين مكتبة مدرب!

كل ما تحتاجه حقا هو

• البرنامج المناسب
• شريك موثوق لتكنولوجيا المعلومات
• الأجهزة المقابلة

في بعض الأحيان ، غالبا ما تكون الأجهزة موجودة بالفعل ، ولديها إمكانات أكثر من ذي قبل ويمكن استخدامها على الفور.

بقشيش

بالمناسبة ، هناك مقال خاص حول موضوع "معالجة الفواتير الرقمية" ، والتي أبلغت عن مزايا الرقمنة أو معالجة الفواتير الرقمية:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide