وعلى الرغم من أن التقنيات الأساسية لإدارة الوثائق قد استخدمت في مراقبة الوثائق المؤسسية لعقود من الزمن وتطورت على مر السنين، فإن الحاجة إلى نظام لإدارة الوثائق ومزايا تطبيقه لا تزال موضع تقدير ضئيل.
وقد أظهرت الدراسات أن الموظفين يقضون ما يصل إلى ثلاثين في المئة من وقتهم في البحث عن الوثائق اللازمة في الشركة. في المتوسط ، يفقد الموظفون أكثر من يوم عمل واحد في الأسبوع نتيجة لذلك. يزداد الأمر سوءا ، لأنه: في 70٪ من جميع الحالات ، يكون البحث غير ناجح. يتم إنشاء المستند مرة أخرى ولم يعد بإمكان الزملاء فهم الوضع الحالي للمستندات.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
ولكن ما هو المعيار ، ما الذي يمكن أن يتوقعه العميل من DMS؟
في المقالة الحالية ، سنوضح لك مزايا استخدام إدارة البيانات الإلكترونية (نظام إدارة المستندات).
يمكن تفسير ذلك نقطة بنقطة باستخدام برنامج إدارة مستندات PaperOffice.
قبل أن ندخل في الفوائد ، دعنا نوضح التعريف:
ما هو نظام إدارة الوثائق؟
يستخدم نظام إدارة المستندات (DMS) لتخزين وإدارة ومراقبة تدفق المستندات داخل المؤسسة.
وهذا يعني أن الشركات من مجموعة واسعة من الصناعات تتراكم وثائق مهمة كل يوم: المرافعات ووثائق العقود والمسودات والرسائل الخارجية والبحوث وآراء الخبراء وأكثر من ذلك بكثير. هذه لا تصل فقط عن طريق البريد ، بل تصل العديد من الوثائق أيضا عن طريق البريد الإلكتروني.
يمكنك تنظيم جميع المعلومات ، مثل المستندات الورقية أو ملفات Windows أو رسائل البريد الإلكتروني ، في موقع مركزي ، ونظام إدارة المستندات الخاص بك ، والذي يمكن للموظفين الوصول إليه بسهولة ودون أي مشاكل.
بما في ذلك وظائف فريدة للعمل الجماعي ومشاركة المستندات وواجهة برنامج مبتكرة فريدة من نوعها في جميع أنحاء العالم.
أصبحت أنظمة إدارة المستندات ذات أهمية متزايدة للشركات حيث أن كمية المعلومات التي تولدها الشركات اليوم تنمو بشكل كبير.
يساعدك إدخال نظام إدارة المستندات ، DMS باختصار ، أيضا على جلب بنية واضحة لمستنداتك والتعامل مع فيضان المعلومات.
ويشير نظام إدارة الوثائق أيضا إلى برمجيات إدارة الوثائق ويهدف إلى إدارة الوثائق، وخاصة الوثائق الرقمية، التي تشمل التحويل من التماثلية إلى الرقمية. PaperOffice DMS هو مثل هذا البرنامج.
أصبحت إدارة ومراقبة الكم الهائل من الوثائق الخارجية والداخلية التي تشكل جزءا من العمليات التجارية في الإدارة العامة أو إدارة الأعمال تحديا. هذا يعزز إدخال برنامج إدارة المستندات الذي يجعل من السهل إدارتها.
يضمن إدخال نظام إدارة الوجهات السياحية تخفيضات كبيرة في وقت البحث والمناولة وتوفير التكاليف ، وهي مهمة جدا في عملياتنا الإدارية.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
قلب نظام إدارة الوجهات السياحية
نظام إدارة الوثائق المتقدم له "قلبه" في قاعدة بيانات ، حيث يتم تخزين المعلومات بطريقة تسمح بالعثور عليها واسترجاعها بطريقة سهلة وخاضعة للرقابة.
يمكن إعداد قاعدة البيانات محليا أو على نظام NAS ، مثل QNAP NAS أو Synology NAS. ولكن من خلال تخزين المعلومات بطريقة منظمة، ليس لدينا سوى جزء من المعادلة.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
"الدماغ" الذي يتحكم في النظام هو منطق سير العمل ، مما يجعل من الممكن إنشاء تبعيات بين المستندات والعمليات وربط هذه المعلومات في تدفقات مرنة ومحددة مسبقا.
وتتمثل إحدى الخطوات الأساسية في تنفيذ "سير العمل" المتطور هذا في توفر أكبر قدر ممكن من الوثائق في شكل رقمي.
الرقمنة وإدارة الوثائق
عندما نتحدث عن أنظمة إدارة المستندات ، يجب ألا ننسى: كلما ارتفع مستوى رقمنة المعلومات التي تشكل جزءا من العمليات ، زاد مستوى التحكم والأتمتة الذي يمكننا تحقيقه. لقد كتبنا بالفعل مقالا عن مزايا الرقمنة ، انقر هنا.
في الخطوة الأولى ، يمكنك تحديد المستندات التي تنتمي إلى عملياتنا ، وكيف نقوم بدمجها في نظام إدارة المستندات الخاص بنا والمعلومات التي سيتم استخراجها وتخزينها مع المستندات الموجودة في قاعدة البيانات الخاصة بك. بمجرد تضمين المعلومات ، نحدد دورة حياتها ، وكيف ستتفاعل مع العمليات الأخرى وكيف يمكننا دمجها.
المعلومات تأتي من مصادر مختلفة
على الأرجح ، سوف نصادف معلومات قادمة من مصادر مختلفة وبتنسيقات مختلفة. بعضها في شكل رقمي ، مخزنة في ملفات أو قواعد بيانات وبعضها في شكل مستندات مطبوعة.
ماذا نفعل بالمستندات الرقمية بتنسيق pdf و doc وما إلى ذلك؟ هنا العملية بسيطة للغاية.
اسحب المستند الرقمي إلى واجهة PaperOffice. أو يمكنك مراقبة مجلدات Windows بسهولة بعد استلام المستندات.
بقشيش
بالمناسبة ، هناك مقطع فيديو على YouTube حول موضوع "مراقبة الدليل والأرشفة الجماعية للمستندات" يشرح هذه العملية بطريقة مفهومة:
يمكن بسهولة مسح المستندات في شكل ورقي وتحويلها إلى تنسيق رقمي بفضل الماسحة الضوئية المدمجة.
بقشيش
حول موضوع "الأرشفة الآلية بالكامل للمستندات الورقية من الماسح الضوئي" ، يوجد أيضا مقطع فيديو على YouTube يشرح هذه العملية بطريقة بسيطة ومفهومة:
بفضل برنامج التعرف الضوئي على الأحرف (OCR = التعرف الضوئي على الأحرف) ، اتخذنا بالفعل خطوة مهمة. باستخدام ماسح ضوئي أو جهاز رقمنة آخر ، لا نقوم فقط بتحويل المستند إلى صورة ، ولكن يمكننا أيضا "قراءة" محتواه إلكترونيا.
لا يقتصر الأمر على تضمين نص OCR النقي في قاعدة البيانات ، بفضل الذكاء الاصطناعي (الذكاء الاصطناعي) المسمى PIA ، بل يمكن تحديد الأتمتة إما يدويا أو تلقائيا.
هذه هي الطريقة التي نستخدم بها النظام للتعرف على مناطق المستندات التي يجب قراءتها تلقائيا وتحديدها. مثل رقم الفاتورة والتاريخ والمنتجات والمبالغ وما إلى ذلك. وفقا لذلك ، لدينا جميع المعلومات اللازمة في نظام إدارة الوثائق لدينا.
إن رقمنة المعلومات عبر OCR تجعل من السهل دمج مجموعة واسعة من الوثائق في إدارة العمليات وسير العمل.
