نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نريد أن نكون أصدقاء

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

صداقة ثقة كلمة شرف
لن نشارك أبدًا عنوان بريدك الإلكتروني مع أي شخص آخر وكل رسالة بريد إلكتروني تتضمن رابطًا لإلغاء الاشتراك بنقرة واحدة.

تقليل التكاليف من خلال التحول الرقمي


تعد الرقمنة أو التحول الرقمي لمستنداتك الورقية شرطا أساسيا لكفاءة شركتك ونجاحها. أصبحت الحاجة إلى الرقمنة الآن جانبا مهما للجميع.

نصيحة مهنية

في المقالة الحالية ، نود أولا شرح تعريف نظام إدارة المستندات ومعالجة رقمنة المستندات التماثلية والرقمية ، بالإضافة إلى توضيح مزايا استخدام إدارة المستندات الإلكترونية (DMS) على العمليات التجارية المرتبطة بها عند إنشاء المستندات وإدارتها وتصديرها والتحقق منها.

وعلى الرغم من أن التقنيات الأساسية لإدارة الوثائق قد استخدمت في مراقبة الوثائق المؤسسية لعقود من الزمن وتطورت على مر السنين، فإن الحاجة إلى نظام لإدارة الوثائق ومزايا تطبيقه لا تزال موضع تقدير ضئيل.

وقد أظهرت الدراسات أن الموظفين يقضون ما يصل إلى ثلاثين في المئة من وقتهم في البحث عن الوثائق اللازمة في الشركة. في المتوسط ، يفقد الموظفون أكثر من يوم عمل واحد في الأسبوع نتيجة لذلك. يزداد الأمر سوءا ، لأنه: في 70٪ من جميع الحالات ، يكون البحث غير ناجح. يتم إنشاء المستند مرة أخرى ولم يعد بإمكان الزملاء فهم الوضع الحالي للمستندات.

PaperOffice employee holds a tablet in her hands
Advantages of electronic data management (document management DMS)

ولكن ما هو المعيار ، ما الذي يمكن أن يتوقعه العميل من DMS؟

في المقالة الحالية ، سنوضح لك مزايا استخدام إدارة البيانات الإلكترونية (نظام إدارة المستندات).

يمكن تفسير ذلك نقطة بنقطة باستخدام برنامج إدارة مستندات PaperOffice.

قبل أن ندخل في الفوائد ، دعنا نوضح التعريف:

ما هو نظام إدارة الوثائق؟

يستخدم نظام إدارة المستندات (DMS) لتخزين وإدارة ومراقبة تدفق المستندات داخل المؤسسة.

وهذا يعني أن الشركات من مجموعة واسعة من الصناعات تتراكم وثائق مهمة كل يوم: المرافعات ووثائق العقود والمسودات والرسائل الخارجية والبحوث وآراء الخبراء وأكثر من ذلك بكثير. هذه لا تصل فقط عن طريق البريد ، بل تصل العديد من الوثائق أيضا عن طريق البريد الإلكتروني.

يمكنك تنظيم جميع المعلومات ، مثل المستندات الورقية أو ملفات Windows أو رسائل البريد الإلكتروني ، في موقع مركزي ، ونظام إدارة المستندات الخاص بك ، والذي يمكن للموظفين الوصول إليه بسهولة ودون أي مشاكل.

بما في ذلك وظائف فريدة للعمل الجماعي ومشاركة المستندات وواجهة برنامج مبتكرة فريدة من نوعها في جميع أنحاء العالم.

أصبحت أنظمة إدارة المستندات ذات أهمية متزايدة للشركات حيث أن كمية المعلومات التي تولدها الشركات اليوم تنمو بشكل كبير.

يساعدك إدخال نظام إدارة المستندات ، DMS باختصار ، أيضا على جلب بنية واضحة لمستنداتك والتعامل مع فيضان المعلومات.

ويشير نظام إدارة الوثائق أيضا إلى برمجيات إدارة الوثائق ويهدف إلى إدارة الوثائق، وخاصة الوثائق الرقمية، التي تشمل التحويل من التماثلية إلى الرقمية. PaperOffice DMS هو مثل هذا البرنامج.

أصبحت إدارة ومراقبة الكم الهائل من الوثائق الخارجية والداخلية التي تشكل جزءا من العمليات التجارية في الإدارة العامة أو إدارة الأعمال تحديا. هذا يعزز إدخال برنامج إدارة المستندات الذي يجعل من السهل إدارتها.

يضمن إدخال نظام إدارة الوجهات السياحية تخفيضات كبيرة في وقت البحث والمناولة وتوفير التكاليف ، وهي مهمة جدا في عملياتنا الإدارية.

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

قلب نظام إدارة الوجهات السياحية

نظام إدارة الوثائق المتقدم له "قلبه" في قاعدة بيانات ، حيث يتم تخزين المعلومات بطريقة تسمح بالعثور عليها واسترجاعها بطريقة سهلة وخاضعة للرقابة.

يمكن إعداد قاعدة البيانات محليا أو على نظام NAS ، مثل QNAP NAS أو Synology NAS. ولكن من خلال تخزين المعلومات بطريقة منظمة، ليس لدينا سوى جزء من المعادلة.

QNAP and Synology NAS devices are on the table as data storage with PaperOffice DMS
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form

"الدماغ" الذي يتحكم في النظام هو منطق سير العمل ، مما يجعل من الممكن إنشاء تبعيات بين المستندات والعمليات وربط هذه المعلومات في تدفقات مرنة ومحددة مسبقا.

وتتمثل إحدى الخطوات الأساسية في تنفيذ "سير العمل" المتطور هذا في توفر أكبر قدر ممكن من الوثائق في شكل رقمي.

الرقمنة وإدارة الوثائق

عندما نتحدث عن أنظمة إدارة المستندات ، يجب ألا ننسى: كلما ارتفع مستوى رقمنة المعلومات التي تشكل جزءا من العمليات ، زاد مستوى التحكم والأتمتة الذي يمكننا تحقيقه. لقد كتبنا بالفعل مقالا عن مزايا الرقمنة ، انقر هنا.

في الخطوة الأولى ، يمكنك تحديد المستندات التي تنتمي إلى عملياتنا ، وكيف نقوم بدمجها في نظام إدارة المستندات الخاص بنا والمعلومات التي سيتم استخراجها وتخزينها مع المستندات الموجودة في قاعدة البيانات الخاصة بك. بمجرد تضمين المعلومات ، نحدد دورة حياتها ، وكيف ستتفاعل مع العمليات الأخرى وكيف يمكننا دمجها.

المعلومات تأتي من مصادر مختلفة

على الأرجح ، سوف نصادف معلومات قادمة من مصادر مختلفة وبتنسيقات مختلفة. بعضها في شكل رقمي ، مخزنة في ملفات أو قواعد بيانات وبعضها في شكل مستندات مطبوعة.

ماذا نفعل بالمستندات الرقمية بتنسيق pdf و doc وما إلى ذلك؟ هنا العملية بسيطة للغاية.

اسحب المستند الرقمي إلى واجهة PaperOffice. أو يمكنك مراقبة مجلدات Windows بسهولة بعد استلام المستندات.

بقشيش

بالمناسبة ، هناك مقطع فيديو على YouTube حول موضوع "مراقبة الدليل والأرشفة الجماعية للمستندات" يشرح هذه العملية بطريقة مفهومة:

يمكن بسهولة مسح المستندات في شكل ورقي وتحويلها إلى تنسيق رقمي بفضل الماسحة الضوئية المدمجة.

بقشيش

حول موضوع "الأرشفة الآلية بالكامل للمستندات الورقية من الماسح الضوئي" ، يوجد أيضا مقطع فيديو على YouTube يشرح هذه العملية بطريقة بسيطة ومفهومة:

بفضل برنامج التعرف الضوئي على الأحرف (OCR = التعرف الضوئي على الأحرف) ، اتخذنا بالفعل خطوة مهمة. باستخدام ماسح ضوئي أو جهاز رقمنة آخر ، لا نقوم فقط بتحويل المستند إلى صورة ، ولكن يمكننا أيضا "قراءة" محتواه إلكترونيا.

لا يقتصر الأمر على تضمين نص OCR النقي في قاعدة البيانات ، بفضل الذكاء الاصطناعي (الذكاء الاصطناعي) المسمى PIA ، بل يمكن تحديد الأتمتة إما يدويا أو تلقائيا.

هذه هي الطريقة التي نستخدم بها النظام للتعرف على مناطق المستندات التي يجب قراءتها تلقائيا وتحديدها. مثل رقم الفاتورة والتاريخ والمنتجات والمبالغ وما إلى ذلك. وفقا لذلك ، لدينا جميع المعلومات اللازمة في نظام إدارة الوثائق لدينا.

إن رقمنة المعلومات عبر OCR تجعل من السهل دمج مجموعة واسعة من الوثائق في إدارة العمليات وسير العمل.

سير العمل وإدارة الوثائق

كما ذكرنا سابقا ، من الضروري أن تحتوي الإدارة المتقدمة للمستندات على جميع المعلومات في شكل رقمي ومنظم في قاعدة بيانات. حتى تتمكن من البحث عن جميع المستندات المحفوظة في PaperOffice مثل Google. يمكنك أيضا تعيين قواعد من يمكنه الوصول إلى معلوماتك وتعديلها وحذفها / أرشفتها.

PaperOffice interface with workflow module
The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

لكننا نريد أن نذهب إلى أبعد من ذلك ونبسط عملياتنا التجارية. أحد ركائز حل إدارة المستندات لدينا هو محرك سير العمل. وهذا يسمح لنا بتحديد كل خطوة من خطوات عملية الأعمال مع الأنشطة والتبعيات المرتبطة بها، فضلا عن الإدارات والأدوار المعنية.

يمكننا أيضا تحديد الإشعارات التلقائية التي سيتم تنشيطها اعتمادا على الأنشطة والأحداث التي تحدث طوال العملية.

كل هذا لا يقلل فقط من الوقت المستغرق في إدارة المهام ، ولكن أيضا يقلل من احتمال النسيان والأخطاء في هذه العملية.

القيمة المضافة وفوائد الأرشفة الإلكترونية للبيانات

فيما يلي بعض أبرز فوائد تنفيذ نظام إدارة الوثائق:

  • توافر: من خلال تخزين وإدارة جميع المستندات الخاصة بك وإصداراتها والتحديثات والملاحظات وجهات الاتصال المخزنة وبيانات المستندات في قاعدة بيانات مركزية ، تشكل جميع المعلومات تدريجيا قاعدة بيانات معرفية مركزية.

    الوصول المركزي والسهل إلى جميع وثائق الشركة ذات الصلة وقدرة أطراف متعددة على التعاون في نفس المستند يجعلها على رأس قائمة الفوائد.

  • إذن الوصول: تحكم في من يمكنه الوصول إلى المستندات ومتى والأنشطة التي يمكن تنفيذها عليها.

    تجعل إعدادات المجلدات والمستندات ومستويات الإصدار والحقوق وكذلك المجموعات والإدارات الوصول إلى المستندات الحساسة شفافا وآمنا.

  • الأمن ، ليس فقط في التحكم في الوصول ، ولكن أيضا في الحراسة والأمن الذي يأتي مع إدخال تقنيات وقواعد بيانات جديدة.

    بادئ ذي بدء ، يقوم PaperOffice DMS بتشفير جميع المستندات عند حفظها للأمان ، وفقا لأحد أعلى معايير الأمان المتاحة حاليا ، AES-1024bit.

    يمكن التحويل مرة أخرى إلى مستندات قابلة للقراءة بأي تنسيق حالي ، حيث يقوم PaperOffice بتحديث تنسيقات ملفاته بانتظام ، مما يعني أن المستندات ستكون قابلة للقراءة أيضا في المستقبل.

  • إمكانية الاسترجاع وتوفير الوقت: جميع المستندات الخاصة بك ، التي كانت في السابق ورقية ، متاحة الآن رقميا ، وكذلك رسائل البريد الإلكتروني ، يتم تخزينها مركزيا في قاعدة البيانات الخاصة بك. في الوقت نفسه ، يتم حفظ التاريخ والوقت ورقم الإصدار والصياغة الرئيسية ، والتي يمكن لمحرك بحث PaperOffice استخدامها للعثور على المستندات حتى لو كان الشخص الذي يبحث يعرف محتوى المستند بشكل بدائي فقط.

    كل ما يتم تخزينه في PaperOffice DMS يتم التعرف عليه أيضا بنص OCR ، ويتم تحسينه باستخدام قواميس الأعمال وفهرسته للبحث عن الكلمات الرئيسية المثالية في قاعدة بيانات SQL للبحث عن الكلمات الرئيسية.

    وفر الوقت في البحث عن الوثائق وتكاليف إدارتها وتخزينها.

  • الحد من حالات التكرار مثل تكرار الوثائق والنسخ وتسجيل البيانات.
  • خفة الحركة وأتمتة المهام الإدارية مع إنشاء سير العمل الذي يسمح بدمج المستندات والعمليات التجارية في بيئة خاضعة للرقابة وأنشطة محددة بوضوح ومراقبة.
  • لا ننسى "الآثار الجانبية" الإيجابية لارتفاع رضا العملاء الداخليين والخارجيين. يتيح لك استخدام نظام إدارة المستندات الاستجابة بشكل أسرع وأكثر موثوقية وبالتالي أفضل لرغبات عملائك.

    الزيادة في رضا العملاء ملحوظة بسرعة كبيرة ، وقبل كل شيء ، بشكل مستدام - سواء من حيث المبيعات أو سمعة الشركة.

  • أحد أهم الجوانب عند تخزين المستندات عبر نظام إدارة المستندات هو الامتثال للوائح القانونية أو مواصفات GoBD.

    اختصار GoBD يرمز إلى "مبادئ الإدارة والتخزين المناسبين للدفاتر والسجلات والوثائق في شكل إلكتروني والوصول إلى البيانات".

    على وجه الخصوص ، نظرا لتخزين المستندات المضاد للتدقيق والمشفر للغاية مباشرة في قاعدة بيانات SQL مركزية ، يلبي PaperOffice جميع متطلبات معايير المستندات والمبادئ التوجيهية القانونية أو أعلى معيار ألماني GOBD في العالم.

    مصطلح تعيين الإصدار ليس كلمة أجنبية داخل نظام إدارة المستندات (DMS). أصبحت الحاجة إلى استخدام نظام إدارة المستندات الذي يحتوي على التحكم في الإصدار المتوافق مع GoBD وإصدار الإصدار المقاوم للتدقيق أكثر وضوحا من أي وقت مضى.

    PaperOffice يتجاوز جميع المتطلبات القانونية

    تطوير PaperOffice DMS متوافق مع GoBD ، بحيث يمكنك استخدام البرنامج دون أي قلق من الاضطرار إلى جعلك تكسر قاعدة. على سبيل المثال، في كل مرة يقوم فيها شخص ما بتغيير مستند، يتم إنشاء إصدار جديد من هذا المستند. وبهذه الطريقة يمكنك تتبع المحتوى الذي كان يحتوي عليه المستند في أي وقت.

    بالمناسبة ، هناك مقطع فيديو على YouTube لإعداد Synology NAS MariaDB 10 ونظام إدارة المستندات PaperOffice الذي يشرح هذه العملية بطريقة مفهومة:

    وفي كلتا الحالتين، حتى في أسوأ السيناريوهات، يتم ضمان استعادة قواعد البيانات المؤرشفة على المدى القصير وبالتالي مراعاة فترات الاحتفاظ بها دائما.

تأكد من تجنب هذا الخطأ

في حين أن الشركات الكبيرة قد عينت منذ فترة طويلة موظفي الرقمنة الذين يتعاملون مع موضوع تحويل الوثائق التناظرية بدوام كامل ، فإن الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم تفتقر عادة إلى الموارد البشرية ، خاصة وأن المؤهلات المهنية المناسبة مطلوبة.
ومع ذلك ، هذا خطأ شائع ويؤدي إلى استثمارات سيئة ، لأن العديد من الشركات المصنعة تستفيد من هذا الجهل.

الاستنتاج المؤقت

لا تحتاج إلى أخصائي تكنولوجيا معلومات أو أمين مكتبة مدرب!

كل ما تحتاجه حقا هو

  • البرنامج المناسب
  • شريك موثوق لتكنولوجيا المعلومات
  • الأجهزة المقابلة
في بعض الأحيان ، غالبا ما تكون الأجهزة موجودة بالفعل ، ولديها إمكانات أكثر من ذي قبل ويمكن استخدامها على الفور.

بقشيش

بالمناسبة ، هناك مقال خاص حول موضوع "معالجة الفواتير الرقمية" ، والتي أبلغت عن مزايا الرقمنة أو معالجة الفواتير الرقمية:

Notebook with PaperOffice interface for digital invoice processing
Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

FAQs

أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "المزايا الحاسمة لإدارة البيانات الإلكترونية":

ما الماسح الضوئي الذي يجب استخدامه لنظام إدارة الوجهات السياحية؟

لمسح المستندات المنضمة ضوئيا، يوصى باستخدام ماسحة ضوئية مزودة بورقة بدقة 300 نقطة في البوصة على الأقل. أراد الماسح الضوئي الحصول على وظيفة المسح الضوئي إلى fodler وبرامج تشغيل WIA/TWAIN اختيارية. لقد مررنا بتجارب جيدة مع Fujitsu Scansnap ، والتي تعمل بشكل موثوق للغاية.

ما هي أفضل طريقة لأرشفة المستندات؟

يجب عموما مسح المستندات الورقية ضوئيا بتنسيق PDF / A ثم حفظها في برنامج إدارة مستندات DMS - أو مباشرة إذا كان البرنامج يدعم ذلك أو يقوم بأتمتته ، على سبيل المثال من خلال المراقبة.

هل يمكنني التخلص من المستندات الأصلية؟

إذا كنت تستخدم برنامجا لائقا يحصل على تحديثات منتظمة ولديه استراتيجية نسخ احتياطي للبيانات ، فإن الإجابة هي نعم للمستندات غير الهامة. كل ما يمكن أن يتطلب قانونا الأصل يجب أن يبقى أيضا في الأصل. على سبيل المثال، يحتوي PaperOffice DMS على خيار تخزين موقع التخزين الأصلي في خصائص المستند.

الاستنتاج

الاستثمار الذي يؤتي ثماره

يشمل مصطلح إدارة المستندات أكثر بكثير مما قد يتخيله المرء في البداية. يعد إدخال نظام إدارة المستندات في شركتك الآن شرطا أساسيا لكفاءة شركتك ونجاحها. أصبحت الحاجة إلى الرقمنة الآن جانبا مهما للجميع.

القائمة أعلاه لمزايا إدارة البيانات الإلكترونية ليست كاملة بأي حال من الأحوال ، ولكنها تحد فقط من إبداعك ومهنيتك ، اعتمادا على مجال التطبيق! إذا تم النظر في رقمنة الأرشيف التماثلي من وجهات النظر هذه وتم إجراء حساب مضاد ، يصبح من الواضح أن الجهد جدير بالاهتمام وكيف ، على سبيل المثال ، يجب النظر في الاستثمار في آلة جديدة وأكثر حداثة وأسرع.

تحل PaperOffice كل مشكلة: مضمونة.

دراسة حالة

الطريق إلى قاعة المدينة الرقمية - رقمنة الإدارة

"لقد وفر التكامل والتشغيل السهلان ل PaperOffice DMS الحل الشامل الذي تحتاجه هذه الصناعة: تقليل استهلاك الورق ، وتسريع عمليات البحث ، وأتمتة التعيين للكتبة وتمكين تخزين البيانات المتعلقة بالعملية."

السيد كارلوس أ. غارسيا مدير التسويق والاتصالات